Opfølgning på visionsdag i Sæby Kirke

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Opfølgning på visionsdag i Sæby Kirke V/! Internationale Udviklingsstudier & Socialvidenskab Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Projektleder i REACT giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Forventninger til i dag! Hvad er dine forventninger til dagen? Hvad håber du konkret at I får ud af dagen?

3 Dagens program! Opfølgning på de tre visionsområder fra sidst Børn/unge/unge familier Åbenhed PR/Kommunikation Oplæg om kommunikation Idéudvikling og konkretisering af kommunikationsredskaber Opsamling og vejen videre

4 Kommunikation intern og ekstern

5 Hvorfor er det svært? Nævn eksempler hvor kommunikation ofte går skævt. Hvorfor går det galt?

6 Hvorfor er det vigtigt at fokusere på (intern)kommunikation?! Hvorfor er kommunikation en væsentlig opgave for en leder/org/kirke?! Fordi: Det er essentielt for den frivilliges oplevelse af motivation og ejerskab Det er nødvendig for at mange kan arbejde mod samme vison/mål (uden at alt ender i kaos) Særlig vigtigt i den frivillige kontekst, da de frivillige kun er i arbejdet 3-7 timer ugentligt. Dette gør behovet for kommunikation endnu større. Manglende eller uhensigtsmæssig kommunikation er kilden til mange frustrationer og misforståelser (eksempel fra bogen med forespørgsel til bestyrelsen)

7 Citat: Det med at få kommunikeret visioner ud, det har vi været for dårlige til, det ved jeg... Oprindelig var idéen udviklet sammen med medlemmerne, men i det, at vi i ledelsen beslutter os for at gøre det, det glemte vi at kommunikere ud til medlemmerne. Det er rigtig effektivt, at gennemføre idéer når vi er så få i ledelsen, som vi er, men man skal bare lige huske at kommunikere det ud til medlemmerne. (Frivillig leder. UPTV)

8 Kommunikation - 3 dele Kanal Afsender Modtager (Shannon & Weaver) Fokus er på afsenderen. Er budskabet klart og tydeligt fra afsenderens hånd, vil afkodningen hos modtageren lykkes og personen vil forstå budskabet Budskabet kan forstyrres af kommunikationsmediet / kanalen fx vælge en kanal hvorpå der er støj eller en, som modtageren ikke bruger

9 Dig, som afsender Formuler dig klart og enkelt (er du usikker på, hvad du skal formidle, så søg klarhed før du kommunikerer) Nævn kort hensigten med budskabet eller et manglende budskab (Megafoneffekten - hvis budskabet kan tolkes vil det blive tolket (ofte negativt)) Husk at kommunikere viden ud til kirken/sognet (vælg kanaler) Lad være med at overkommunikere - man hører/læser det ikke! Typiske årsager til dårlig/manglende kommunikation : lederen har ikke forstået indholdet, er uenig i indholdet, har for travlt eller kommunikationen bliver for indforstået

10 Kommunikation Op fx bestyrelsen, lederen, landskontoret, ministeriet På tværs fx teamledere, andre lokalgrupper, andre involverede grupper Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere/deltagere

11 Central eller decentral intern kommunikation Central kommunikation: her sker al kommunikation fra en central afsender (sekretariat, udvalgt PR/kommunikations ansvarlig, bestyrelsen/ menighedsrådet) Decentral kommunikation: her kan alle i princippet sende information ud (teamledere, ledere, ansvarspersoner)! Hvordan foregår kommunikationen i jeres organisation?

12 Citat Man skal vælge forskellige kommunikationskanaler, så man hører det samme minimum tre gange. Det er vigtigt, at tænke i hvilke kanaler eller samlinger man bruger til at kommunikere ting ud. Der ud over skal man være opmærksom på, at hvis man hører noget fra en, som man har tillid til, så er man bare mere lydhør. (Ansat. Ældre Sagen)

13 Kanal / medie Skriftlig: Mail, Facebook, Podio, sms, plakater, håndbøger, guides, fælles kalender fx på google osv. Mundtlig: Møder, telefonsamtaler, skype Skriftlig kommunikation - her går det ofte galt! - er bedst til: Viden- og informationsdeling mellem grupper / teams (fx Nu har jeg snakket med Jens om lån af trailer ) Rundsende invitation til fester mm. Korte spørgsmål, som kan besvares relativt enkelt (ikke debatter) Koordinere fx mødedatoer Positive updates Sammenfatte aftaler man har haft over telefonen

14 Kanal / medie Mundtlig kommunikation er bedst!!! til: Komplicerede / indviklede budskaber Diskussioner Visions, strategi eller kreativ idéudvikling Budskaber, som kan have en følelsesmæssig betydning for modtageren Overdragelse af viden (helst også skrifteligt) Hyggeligt sammenvær

15 Overvejelser omkring valg af kanal Er det vigtigt at skabe dialog omkring budskabet eller er det udelukkende en kort information? Skal jeg kommunikere til hele organisationen eller del af den? Hvilke kanaler bruger de frivillige, som skal medtage budskabet? Skal jeg kommunikere det samme budskab via flere forskellige kanaler? Tager mit budskab hensyn til den kanal jeg bruger? (fx er lange beskeder på Facebook en dårlig idé) Husker jeg at få alle relevante modtagere med når jeg sender budskabet (Op, på tværs, nedad)

16 Receptionsmodellen Fokus på modtageren! Definition af kommunikation: Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det Modtageren er styret af sin egen indre verden, hvor filtrering af budskaber sker

17 Fokus: modtageren Modtagerens lyttende indre verden afhænger bl.a. den følelsesmæssig tilstand Vi filtrerer typisk budskaber: Generaliseringer (tilsvarende erfaringer) Undladelser (høre kun det vi er optaget af) Forvrængninger (vores opfattelse, forventninger til afsenderen) Tillid til modtageren er afgørende for, hvordan vi afkoder budskabet Dobbeltkommunikation i kropsprog

18 Sikre kommunikation Vær opmærksom på, at vi lever i information overload. Vi er vant til mængder af information og forventer typisk, at den leveres nemt til os Sæt dig i modtagerens sted: Hvad vil denne tænke om budskabet? Hvilken kommunikationskanal er hensigtsmæssig at bruge? Forklar hensigten med budskabet Undersøg hvad modtageren har hørt (er budskabet forstået)- spørg ind til det, se kropssprog

19 Redskaber til idéudvikling 1. Hvad ville xxxxx synes I skulle gøre?/hvilken kanal: Håndværker Læge teenager Skuespiller Pædagog