RELATIONEL KOORDINERING, TRIVSEL OG EFFEKTIVITET

Transkript

1 RELATIONEL KOORDINERING, TRIVSEL OG EFFEKTIVITET TEK SAM ÅRSDAG Onsdag d. 12. oktober 2016 Eva Thoft

2 UDFORDRINGER I SAMARBEJDET PÅ TVÆRS Salgsafdelingen lover mere/andet end produktionen kan leve op til Udviklingsafdelingen informerer for sent/for lidt/for uklart om nye produkter Den ene produktionslinje kører problemfrit, den anden oplever arbejdspres og fejl hele tiden Kvalitetsafdelingen gennemfører tiltag, der er svære at finde mening i Planlægningsafdelingen er for sent ude med deres planer Produktionen leverer varerne på en måde, der gør det besværligt for pakkeafdelingen Enheder i samme afdeling, men spredt geografisk, taler forskellige sprog, som medfører misforståelser og fejl i planlægningen Relationel koordinering kan være et svar på disse udfordringer Bisca et eksempel: Ny-ansatte i administrationen skal arbejde 14 dage i produktionen for at forstå, hvordan produktionen foregår Udvikling af nye produkter: ved at samarbejde Produktion, Projekt-afdeling og Kvalitet lykkedes det at ændre produktionen, så den nu foregår på en linje. Før blev kiks produceret og pakket et sted, flyttet til et andet sted og overtrukket med chokolade og pakket igen. 2

3 TRIVSEL ELLER EFFEKTIVITET TRIVSEL OG EFFEKTIVITET Produktivitet og kvalitet Kunde - tilfredshed Integreret stræben efter arbejdsmiljø, produktivitet og kvalitet Arbejdsmiljø Hvilken vej vælger vi?: Low road: Effektivisering på bekostning af arbejdsforhold, kvalitet High road: Fokusere på effektivitet, arbejdsforhold og kvalitet Helbred og trivsel 3 Sirdal-modellen, efter Tage Søndergaard Kristensen

4 RELATIONEL KOORDINERING DEN BLØDE SIDE AF LEAN Aktivitet Ansvarlig Gennemløbstid Justering - Forarbejdning Planlægning Forarbejdning Forarbejdning 2 dage 2 dage dg. -2 dage -x dage Pakning Total x dage Procestid x min x min x min x min x min x min x 81 min. Symboler: = Aktivitet = Ventetid = Spild Relationer 4

5 SILOER OG RELATIONEL KOORDINERING Virksomhed Administration Kvalitet, HR Produktion Salg Udvikling 5

6 RELATIONEL KOORDINERING DET ER IKKE NOK, AT DE ANSATTE ER DYGTIGE TIL DERES FAG Fælles sprog og viden Fælles mål Gensidig respekt 6 Kommunikation og samarbejde Hyppighed Timing Præcision Problemløsning 1 Kerneopgave eller arbejdsproces Jody Hofer Gittell Bedre produktivitet Bedre kvalitet Bedre trivsel

7 GITTELS UNDERSØGELSE AF LUFTFARTSSELSKABER Selskaber med høj relationel koordinering havde: Lavere gate-tid pr. flyafgang Færre medarbejdere pr. passager Færre kundeklager Færre mistede kufferter Færre forsinkelser Højere trivsel blandt de ansatte 7

8 AMA: Fælles mål Halvfems procent af dem på rampen er ligeglade med, hvad der sker. Selvom murene faldt sammen. Så længe de bare får deres løncheck. Efter Gittell

9 SWA: Fælles mål Jeg har aldrig set så mange mennesker arbejde så hårdt. Man kan se folk tjekke deres ure for at sikre departure til tiden. De arbejder virkeligt hårdt. Når det så er klaret, er man tilbage til schedule Efter Gittell

10 AMA: Gensidig respekt Site 1: Mutual Respect Der arbejder folk her, som mener de er mere værd end andre. Check in og billetfolk mener de betyder mere end rampen. På rampen synes de, at de er bedre end flyrengøring det er et tøse job. Flyrengøringsfolkene ser ned på rengøring på landsite, og mekanikerne synes rampen er en bande bagageslæbere. Efter Gittell

11 Site 2: Mutual Respect SWA: Gensidig respekt Ingen tager en andens arbejdsopgave for givet. Lufthavnsoperatøren er lige så betydningsfuld som piloten. Du kan altid regne med ham, der står ved siden af dig. Der er ikke en afdeling som betyder mere end en anden. Efter Gittell

12 VIGTIGT I SAMARBEJDET PÅ TVÆRS I ORGANISATIONEN Fælles mål Delt viden Gensidig respekt Kommunikation, der er - Tilpas hyppig - Rettidig - Præcis og forståelig - Problemløsende Den negative spiral Den positive spiral Bedre kvalitet Bedre produktivitet Bedre Trivsel Funktionsrettede mål Specialiseret viden Manglende respekt Kommunikation, der er - Sjælden - Forsinket - Upræcis - Fingerpegende 12

13 MÅLING AF SAMARBEJDET PÅ TVÆRS Produktion Udvikling Lager Hvis der er stordriftsulemper Hvis opgaver falder mellem to stole Hvis projekter løber ud i sandet Hvis implementering af løsninger løber ind i vanskeligheder Hvis man ændrer i organisationen Hvis man skal udvikle et nyt produkt Hvis man skal løse opgaverne på en ny måde Salg og Marketing Administration og kvalitet 13

14 HVAD SAMARBEJDER VI OM Produktion af pumper Generelt Specifik Udvikling af ny ventil 14

15 7 SPØRGSMÅL I ET SPØRGESKEMA FÆLLES MÅL Deler hver af disse grupper dine mål for arbejdet med arbejdsopgaven? FÆLLES VIDEN Hvor meget ved kolleger fra hver af disse grupper om dit arbejde med arbejdsopgaven? GENSIDIG REPEKT Respekterer kolleger i hver af disse grupper dit arbejde med arbejdsopgaven? HYPPIG KOMMUNIKATION Hvor ofte taler eller skriver kolleger fra hver af disse grupper med dig om arbejdsopgaven? Afklares: Hvilken arbejdsopgave eller proces Hvilke faggrupper RETTIDIG KOMMUNIKATION Taler eller skriver dine kolleger fra hver af disse grupper med dig om arbejdsopgaven, når der er behov for det? PRÆCIS KOMMUNIKATION Taler eller skriver dine kolleger fra hver af disse grupper med dig om arbejdsopgaven på en måde, der er præcis og til at forstå? PROBLEMLØSENDE KOMMUNIKATION Når der opstår et problem med arbejdsopgaven, skyder kolleger fra hver af disse grupper skylden på andre, eller samarbejder de med dig om at løse problemet? 15

16 RELATIONERNES GENNEMSNITLIGE STYRKE Lager Salg og Marketing Udvikling Produktion Administration Inden for funktionsgrupper Mellem funktionsgrupper Svag < 4,0 < 3,5 16 Moderat 4,0 4,5 3,5 4,0 Stærk > 4,5 > 4,0

17 FÆLLES MÅL Lager Salg og Marketing Udvikling Produktion Administration Inden for funktionsgrupper Mellem funktionsgrupper Svag < 4,0 < 3,5 17 Moderat 4,0 4,5 3,5 4,0 Stærk > 4,5 > 4,0

18 PROBLEMLØSENDE KOMMUNIKATION Lager Salg og Marketing Udvikling Produktion Administration Inden for funktionsgrupper Mellem funktionsgrupper 18 Svag < 4,0 < 3,5 Moderat 4,0 4,5 3,5 4,0 Stærk > 4,5 > 4,0

19 GENSIDIG RESPEKT Lager Salg og Marketing Udvikling Produktion Administration Inden for funktionsgrupper Mellem funktionsgrupper 19 Svag < 4,0 < 3,5 Moderat 4,0 4,5 3,5 4,0 Stærk > 4,5 > 4,0

20 DIALOG OM SAMARBEJDET PÅ TVÆRS Vi får information i god tid Produktion Fælles mål Fælles sprog og viden Gensidig respekt Kommunikation: - Hyppig nok - På rette tid - Forståelig og brugbar - Problemløsende Udvikling Vi misforstår ofte hinanden Lager Nye KPI`er? Salg og Marketing Administration og kvalitet 20

21 HVORDAN RELATIONERNE KAN UNDERSTØTTES? Ledelse: Strategisk fokus på kerneopgaven Måling og styring Rekruttering og intro Informationssystemer Struktur og brobyggere Fokus på mellemledere Proaktiv konfliktløsning Lydhørhed og respekt Gennemskuelighed Kerneopgave eller arbejdsproces 3 Tillidsvalgte 5 4 Medarbejdere: Fokus på løsning af kerneopgaven også ud over egen funktion Bidrage med viden og erfaring Være brobyggere Lydhørhed og respekt Gennemskuelighed 21 Den fælles opgave i SU: Trivsel for både ansatte og virksomhed Handler også om relationel koordinering