Møde med Rigsrevisionen og Regionshuset i Region Nordjylland (RN), mandag, den 24. februar 2014

Transkript

1 Bilag 3 Notat Møde med og Regionshuset i Region Nordjylland (RN), mandag, den 24. februar 2014 Deltagere fra kl til 17.00: Ulrik Bundgaard Marie Holde Dorte Stigaard RN, Direktør med bl.a. ansvar for it Claus Wegener Kofoed RN, IT Chef Mikkel Grimmeshave RN, konst. Afdelingschef, Sundhed Plan og Kvalitet Lisbeth Røhr Kristiansen RN, FMK-projektleder, Koncern IT Andrea Welzel RN, FMK-projektleder, Sundhed Plan og Kvalitet Deltagere fra kl til 19.00: Ulrik Bundgaard Marie Holde Lisbeth Røhr Kristiansen RN, FMK-projektleder, Koncern IT Andrea Welzel RN, FMK-projektleder, Sundhed Plan og Kvalitet Sundhed - Plan og Kvalitet [Speciale] Niels Bohrs Vej Aalborg Øst Tlf.: Fax: FMK-Projektleder Andrea Welzel Direkte: andrea.w@rn.dk Indledning fra : Generelt forløb møderne i venlig og behagelig atmosfære, hvor alle kunne komme til ord. (RR) indledte med at rose det af regionen fremsendte materiale, som de anså for både overskueligt og godt, med mange relevante bilag (det var nogenlunde ordlyden). 27. februar 2014 Der fulgte en præsentationsrunde, hvor RR-medarbejderne fortalte, at de kom fra den afdeling i RR, der har med de større projekter at gøre. Herefter indledte RR med at forklare, hvordan undersøgelser i RR bliver sat i gang. Der er 2 muligheder, enten, at sagen bliver udpeget, eller at RR selv vælger et projekt. I FMK s tilfælde havde RR selv taget sagen op, i første omgang til en forundersøgelse. Forundersøgelsen afgjorde, at RR besluttede at gennemføre en tilbundsgående undersøgelse i forhold til FMK. RR ville gerne se hvad de 200 millioner kr., der var afsat til FMK projektet, var blevet brugt til, og hvorfor FMK ikke var implementeret både på sygehusene og hos de praktiserende læger med udgangen af 2011, som det oprindeligt var planen. Samtidigt ønskede RR, at resultaterne af denne undersøgelse bidrager til læringsprocessen for fremtidige projekter, da FMK nok ikke er det sidste større it-projekt,

2 der favner flere sektorer, indenfor sundhedsvæsenet. Det er ikke muligt for RR at foretage revision i forhold til kommunerne i denne sammenhæng, da RR ikke har revisionsret overfor dem. Ultimo marts i år vil der komme en høring, hvor vi kan give vore kommentarer til RR s skrivelse ang. mødet. Den endelige opfølgning er planlagt til september i år, men bliver sandsynligvis forsinket et par måneder, på grund af andre store projekter. RR havde i forvejen fremsendt spørgsmål (regionen modtog dem torsdagen før, om eftermiddagen, midt i vinterferien) og planen til mødet var, at disse skulle gennemgås. Trods udfordringen med vinterferie, fik FMK-projektlederne udarbejdet udkast til svar. Vi holdt internt i regionen formøde om mandagen fra kl , dvs. 2 timer inden møde med RR. På formødet deltog alle regionens deltagere, inkl. dem fra sygehusene, og vi drøftede nogle af RR s spørgsmål. Pga. tidsmangel blev ikke alle spørgsmål behandlet, men vi kom vidt omkring. RR nævnte, at de kunne høre, at vores region var kommet længere i implementeringsprocessen end de regioner, de allerede havde aflagt besøg hos (Region Midtjylland og Region Syddanmark). Vi havde andre udfordringer end dem. Besøg på Sjælland udestod endnu. Nedenfor følger en gennemgang af de spørgsmål og svar, som blev stillet og givet på begge møder, dvs. både del 1 (regionsledelsen samt projektlederne) og del 2 (kun projektlederne). Generelt var det de mere overordnede spørgsmål, der kom på banen i 1. del, mens de specifikke blev stillet efterfølgende på 2. del af mødet. Generelle og tværgående spørgsmål: Spørgsmål blev stillet jf. fremsendt spørgeark. - Hvad synes vi, der lykkedes særlig godt? Vi pegede på flere ting, ikke mindst i lyset af, at vi havde en leverandør (Theriak), der lige inden opstart med FMK var gået konkurs. Hurtig og effektiv implementering af et helt nyt medicinmodul inkl. FMK, der skulle tages i brug efter tidligere leverandørs konkurs Gnidningsfri teknisk installering God funktionalitet, som ligger i straksudstedelsen af den digitale medarbejdersignatur. De særlige kendetegn var, at vi i selve implementeringen både skulle overføre alle patienternes lægemiddelordinationer fra Theriak til CSC s medicinmodul OPUS Medicin (manuelt) og samtidigt implementere et nyt medicinmodul inkl. FMK. Spørgsmålene gik meget på, hvad topledelsen i regionen reelt havde foretaget sig og hvilke krav, der var blevet stillet fra national side. Her bl.a. om implementering var klart defineret, om rolle- og ansvarsfordelingen var entydig, om der lå et bestemt krav om anvendelsesprocent og krav til monitorering. Dvs. spørgsmålene handlede en del om, hvilke rammevilkår der var stillet fra national side. Vi påpegede op til flere gange manglende governance og mener, at dette budskab blev sagligt underbygget og kom klart igennem. - Eksempler havde vi jo nok af. Efter de generelle og tværgående spørgsmål, fulgte de mere detaljerede spørgsmål. Side 2 af 7

3 Specifikke spørgsmål: Hvilke kvalitetsmæssige mangler er der i den nationale løsning, hvordan og hvor fremsætter regionen dem? Her henviste vi til vort gode samarbejde med de andre regioner, ikke mindst i FMKprojektlederforum, det tværfaglige FMK-klinikerforum, og henviste til bl.a. regionernes fællesnotat fra ultimo 2010, som omhandler problematikker vedr. brugen af FMK. Hvad var skyld i forsinkelsen, hvorfor kom vi ikke i mål i 2011? Udover interne problemstillinger i forhold til vores daværende it-leverandør, blev konditionerne for FMK også ændret undervejs. Bl.a. havde projektlederne påpeget behovet for tilgang til FMK af andre faggrupper end læger og tandlæger, hvilket resulterede i en åbning for adgang til FMK for jordmødre, sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter. Dette var positivt, men betød samtidigt, at vi ændrede vore udviklingsplaner, da vi gerne vill have alle personalegrupper på FMK fra starten. Hvordan er RN organiseret? - Specielle spørgsmål til lægemiddelkomiteens rolle - Fordeling af undervisningsansvaret mellem regionshuset og sygehusene Især i anden del (kun FMK-projektlederne og RR), kom vi mere detaljeret ind på opgavefordelingen mellem Koncern IT og sygehusenes it bruger- og implementeringsorganisationen samt de undervisningsmetoder og -principper og det undervisningsmiljø vi bruger. Hvorfor havde nogle sygehuse obligatorisk undervisning ved opstart, og er flere ved at gå over til certificerede kurser og hvordan skal det foregå? Flere af disse spørgsmål har vi henvist til besvarelse af Aalborg Universitetshospital, som RR besøger mandag, den 3. marts Monitorering: Hvad kan vi måle på og hvordan? - Alle regioner måler efter en tværregional aftalt fælles liste. - Problemstilling omkring en målopfyldelse på 100 % - Problemstilling om at kunne finde de medicinkort, som der ikke skal foretages opslag på og som derfor ikke skal afstemmes. Et eksempel er den indlagte patient, hvor et opslag på medicinkortet ikke er klinisk relevant. - Manglende opdatering af cpr.nr. i FMK for nyfødte, en udfordring, som regionerne havde påpeget for flere år siden, og som fortsat ikke er løst. - Udfordringer på både anvendelse af FMK og monitorering på ambulatorierne. - Manglende krav til de praktiserende læger om at skulle medicinafstemme, (det er ikke et krav i deres overenskomst) hvilket ikke kun giver udfordringer på sygehusene, men kommer også til at give udfordringer for kommunerne. Praktiserende læger: Hele diskussionen omkring de praktiserende læger og deres udfordringer samt de muligheder regionen har, for at hjælpe de praktiserende læger, blev drøftet på både 1. og også 2. del af mødet. Vi prøvede at skitsere de udfordringer, som er os bekendt, både fra samtaler, end-toend tests, møder i den tværsektorielle gruppe, resultater fra recertificeringerne af samtlige systemer og også fra NSI s evalueringsrapport. Der blev drøftet overenskomst og manglende bekendtgørelse for FMK. Det blev en saglig diskussion, hvor vi bl.a. berørte dobbeltordinationsproblematikken. Vi har også oplyst RR om lægemiddelkomiteens forsøg på, at få en aftale med den lokale PLO-afdeling på plads ang. medicinafstemning for elektive henviste patienter og også samarbejdet med PLO, såfremt en læge ikke ønsker at implementere og bruge FMK. Måling Side 3 af 7

4 af anvendelsesprocenten i praksissektoren blev også forklaret, hvilket netop synliggjorde, at anvendelsesprocenterne i primær- og sekundærsektor ikke er sammenlignelige. I praksissektoren er anvendelsesprocenten et udtryk for det antal af læger (ydernr.), der har FMK installeret og sender recepter via FMK, mens anvendelsesprocenten i sekundærsektoren måler på antal medicinafstemninger. Det er vores opfattelse, at det var ny viden for RR. Ud over disse spørgsmål var det rolle- og ansvarsfordelingen mellem MedCom og regionen, som RR var interesseret i at høre om. Hvorfor er RN ikke i fuld anvendelse af FMK? Er certificeringskravene relevante og klar defineret? - Vi diskuterede brugervenligheden, og hvad regionen havde gjort, for at have et brugervenligt system. - Vi kunne fortælle om manglende certificeringskrav på brugervenligheden (med undtagelse af spæde forsøg i sidste recertificering), manglende krav til strukturerede data og en del andre ting; jfr. vores bruttoliste. - Certificeringskravene har primær teknisk karakter, men har ikke noget med anvendelsen i praksis at gøre. Hvordan sikrer regionen sig brugervenligheden i eget FMK system og har vi en fast procedure i forhold til brugertests? Vi forklarede i denne sammenhæng både om - lægemiddelkomiteens rolle, samt om vores - systemforvaltnings- og brugergruppe og det - servicetjek, som CSC har foretaget ude på sygehusene. I anden del af mødet kom vi nærmere ind på: - manglende governance ang. styring af snitflader og versionsnummer for disse - manglende inddragelse af regionerne mht. indhold i kommende snitflader - dato for frigivelse af nye og dato for lukning af gamle snitflader. Vi påpegede, at regionerne reelt betaler for disse services, og derfor gerne vil have mulighed for at komme med - ændringsønsker til fremtidige funktioner, samt - mulighed for at være med til, at prioritere disse. Hvem er initiativtager til forbedringsforslag (på det centrale FMK), som f.eks. udarbejdelse af en to-do liste og sidenhen bruttoliste, herunder også udarbejdelse af recertificeringskrav? Vi gav dem et klart indtryk af, at det var os, dvs. regionerne sammen med Danske Regioner, PLO og klinikerne, der havde taget teten og ikke NSI. Som eksempel nævnte vi, at de sidste recertificeringskrav er udarbejdet af regionernes projektledere, det tværfaglige FMK-klinikerforum og PLO i samarbejde, hvorefter de blev overgivet til NSI. De nye krav skulle bl.a. sikre forbedret kommunikationen på FMK mellem sektorerne. Dobbeltordinationer: Problematikken vedr. dobbeltordinationer og NSI s udsendelse af ca breve til lægerne ang. dobbeltordinationer blev drøftet. Side 4 af 7

5 I 2. del af mødet vil RR gerne have en forklaring på denne udsendelse, og lægernes reaktion derpå: Da en del af ordinationerne var korrekte, f.eks. en fast og en pn ordination, hvilket på FMK fremstår som 2 selvstændige ordinationer, reagerede mange sygehuslæger uforstående overfor en henvendelse fra NSI, der i øvrigt var fremsendt til lægernes privatadresse. FMK-projektlederne var ikke i forvejen blevet orienteret af NSI, hvilket var særdeles uheldigt. Hvad skal der til, for at nå i mål med 100 % anvendelse og hvad skete i tidsrummet fra vi var gået i drift med FMK og indtil vi havde udarbejdet en plan for fuld anvendelse? - Monitorering: Var desværre først muligt for os i Monitoreringen er nødvendigt som støtte, for at mobilisere brugerne og også ledelserne. - Arbejdsgange: Kræver en omlægning. Hvad har regionsledelsen gjort, for at øge anvendelsesgraden? - Mails til cheflægerne - Artikler i LederNyt - Pointering af FMK på diverse besøg og møder med sygehusledelserne - Bilaterale dialogmøder med sygehusledelser - Møder i Udvidet Direktion - Særskilt møde ultimo 2013 med alle cheflæger - Ikraftsættelse af regionens plan for fuld anvendelse af FMK inden udgangen af 2013, hvor der skulle udpeges og undervises FMK ambassadører på alle sygehusene. Af regionens plan for fuld anvendelse af FMK inden udgangen af 2013 fremgår det, at målet skulle nås, selv om de nye recertificeringskrav og nogle forbedringer jfr. bruttolisten først vil blive en realitet sidst på året. Hvad betyder det? - Vi skal køre på vejen, mens vi asfalterer den. Denne vending blev brugt flere gange under mødet for at understrege, at der løbende skete og sker forandringer og forbedringer, samtidigt med anvendelse af FMK fortsætter uændret og med fortsat fuld fokus på at nå i mål. Regionen nævnte flere gange i denne sammenhæng, at vi ser på vore egne udfordringer og arbejder på at blive bedre, selv om betingelserne ikke altid er de bedste (bl.a. at en del praksislæger endnu ikke bruger FMK, og programforbedringer endnu ikke er gennemført). Regionen gjorde flere gange under mødet opmærksom på, at vi tror, at opdragsgiverne fra starten har undervurderet opgavens størrelse og kompleksitet både ift. teknik, organisering og arbejdsgange. Vi bemærker, at alle aktører sådan set hele tiden har delt og fortsat deler visionen og begejstringen, og også haft og fortsat har fokus på og prioriterer opgaven. Der har dog været for kort tid, og specielt for kort forberedelsestid, hvorfor der er mange ting, der ikke er håndteret proaktivt, men reaktivt. Her nævntes bl.a.: - Mangel på den nødvendige tværsektorielle governance - Tydelig ansvars- og rollefordeling - Test Side 5 af 7

6 - Scope I et så stort projekt med så mange aktører, er det ikke muligt i så høj grad at "asfaltere mens man kører". Er adgangen for andre faggrupper til FMK tilfredsstillende? - Manglende adgang til FMK for kvalitetsmedarbejdere giver udfordringer mht.: patientsikkerhed manglende behandling og opfølgning på utilsigtede hændelser manglende hjælp til læger manglende mulighed for læring og tilretning af undervisningen, samt meget andet. - Manglende adgang for supportere giver udfordringer mht. fejlfinding m.m. i produktionssystemet. I del 2 (kun FMK-projektlederne sammen med RR) blev spørgsmålene mere konkrete: Planlægger regionen at gå på snitflade version eller 1.4.2? Vi fortalte RR om vore udfordringer med at komme på version 1.4.2, som vi gerne ville tilgå her i marts måned, men som endnu ikke er muligt, fordi der endnu ikke er udarbejdet certificeringskrav til snitfladen, og at vi siden august 2013 har efterlyst en snitfladebeskrivelse. Snitfladen indeholder bl.a. funktioner vi har brug for i forhold til at kommunerne skal på FMK, samt en automatisering af suspendering og frigivelse, som er beskrevet og godkendt i forår 2013, men hvor vi fortsat mangler en teknisk beskrivelse. Udfordringen er, at der skal medsendes en digital medarbejdersignatur (hvilket ikke kan lade sig gøre, hvis oplysningerne skal sendes automatisk), og det har sat udviklingen i stå. Vi mangler en tilbagemelding fra NSI på, om problematikken kan løses. Dermed var der nok gået hul på bylden med de tilbagemeldinger og afklaringer vi mangler fra NSI: - Udestående ang. analog substitution - Afslag fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse på ansøgning om, at både tilladelsespræparater og projektmedicin lægges på FMK, så at FMK kan give en komplet oversigt over borgerens medicinering. - Dosisdispensering, der allerede blev omtalt på mødets 1. del, som et eksempel på noget, som projektlederne allerede havde gjort opmærksom på for flere år siden, men som fortsat ikke er løst. - Udestående ang. kvalitetssikring af dosisenheder og doseringsforslag. - Manglende afklaring af løbende opdatering af dosisenhederne og hvem, der har ansvaret for denne opdatering. - Sagen ligger pt. i Sundhedsstyrelsen. - Udestående svar fra NSI ang. håndtering af (mange)dobbeltordinationer. Forespørgsler ang. doseringsenheder og dobbeltordinationer fik regionen sendt til NSI i november 2013, men trods rykkere har vi endnu ikke modtaget svar. Problematikken med (mange)dobbeltordinationer ønskede RR at få uddybet ud fra spørgsmålet, hvorfor opstår de? Vi gav dem en del eksempler, som de efterfølgende bad os om at fremsende, så at de var sikre på, at de havde forstået dem korrekt. - Som eksempler kan nævnes, at der er fejl og uhensigtsmæssigheder i praksislægernes systemer, manglende undervisning i brug af FMK for praksislægerne osv. Side 6 af 7

7 Har regionen et samarbejde med Aalborg Kommune, der forventes at gå i pilotdrift i 2. kvartal 2014? Vi henviste til en del initiativer på området: - Siden 2012 har regionen haft kontakt til FMK-projektlederen i Aalborg Kommune - I hele 2013 er der givet statusrapporter på FMK til Forum for elektronisk kommunikation - Afholdelse af møder med projektlederne i kommunen - Tilbud til kommunen om en end-to-end test inden pilotdrift - Optagelse af kommunale repræsentanter, inkl. en ekstra repræsentant fra Aalborg Kommune i Region Nordjyllands tværsektorielle opfølgningsgruppe for FMK - Tilbud om hjælp i form af erfaringsudveksling. Har Region Sjælland og Region Nordjylland samme version og samme funktionaliteter? - Der er kun ganske få forskelle og den væsentligste er, at vi ikke har en funktion kopier til epikrisen, der indebærer kopiering til en udklipsholder. Vi har her i regionen besluttet kun at arbejde enstrenget, hvorfor der arbejdes på at finde en automatiseret løsning. FMK-projektlederne er af den opfattelse, at budskabet blev forstået. Der var nogle gange, hvor RR spurgte efter noget, som der fremgik af vore indsendte bilag, men som de enten skulle have bekræftet, forklaret eller måske overset. Under hele forløbet prøvede vi at forholde os neutrale, vi argumenterede sagligt, og gav vores forklaring på de udfordringer lægerne møder i brugen af FMK. Vi undlod ikke at sige, at vi på trods af de udfordringer vi har haft undervejs, synes, at regionen har gjort et rigtigt godt stykke arbejde. Endelig påpegede vi, at NSI også er i en læringsproces og næppe har fået stillet ubegrænsede ressourcer til rådighed og at det er problematisk, at NSI både er den ansvarlige myndighed og samtidig er dem, der drifter systemet. I øvrigt roste vi indsatsen fra Danske Regioner, som har bevirket fremdrift i projektet. Vi mener, at RR fik indtryk af kompleksiteten vedr. FMK, og at det jo både er et tværregionalt og et tværsektorielt projekt. FMK er trods alt det første store tværsektorielle it-system, som blev søsat i Danmark. Side 7 af 7