EU-UDBUD 2013/S Varer Offentligt udbud

Transkript

1 EU-UDBUD 2013/S Varer Offentligt udbud Levering af Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år Barnevogne, Klapvogne og Krybber samt diverse Babyudstyr til KomUdbud Rettelser med rødt er offentliggjort d på Rettelser med blå er offentliggjort d på Rettelser med lilla er offentliggjort d på Rettelser med grønt er offentliggjort d på Rettelser med brun er offentliggjort d på Rettelser med bordeaux er offentliggjort d på Udskriftskrav rettet d og offentliggjort på

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning / Kvalitetsvurdering Aftalegrundlag Delområder Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers E-handelssystem Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Serviceattest Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Side 2/71

3 16 Betalingsbetingelser E-handel Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger Procedure ved ændringer i E-kataloger Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1-5 Tilbudslister Bilag 6 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 7 Tro og love erklæringer Bilag 8 Aktindsigt Bilag 9 - Tidsplan Bilag 10 Konsortieerklæring Bilag 11 Kommunespecifikke -oplysninger bestående af 15 sider Bilag 12 Minimumskrav til delområde 1 og Bilag 13 Minimumskrav til delområde 3, 4 og Bilag 14 - Kvittering for modtagelse Bilag 15 E-handelssystemspecifikke bilag Opus Bilag 16 E-handelssystemspecifikke bilag Prisme Bilag 17 E-handelssystemspecifikke bilag Rakat Bilag 18 E-handelssystemspecifikke bilag True Trade Bilag 19 Vareprøver til kvalitetsvurdering 7, 8. og 9. oktober Bilag 20 Udskriftsvejledning Bilag 21 Måle vejledning Side 3/71

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år - Barnevogne, Klapvogne og Krybber samt diverse Babyudstyr til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte de herved udbudte rammeaftaler (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Se Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Områderne skal e-handles se pkt Aarhus X X Esbjerg (Fanø) X X Fredericia X X Herning X X Holstebro X X Ikast-Brande X X Kolding x X Lemvig X X Middelfart X X Odense X X Randers X X Silkeborg X X Svendborg X X Sønderborg X X Vejle X X Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Side 4/71

5 Af det kommunespecifikke bilag fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Silkeborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Silkeborg Kommune Søvej Silkeborg Att. Helle Bjerregaard helle.bjerregaard@silkeborg.dk Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalerne, beskrevet nedenfor pr. delområde, forudsættes indgået med flg. antal leverandører pr. delområde for perioden mulighed for aftaleforlængelse på år. Delområde Beskrivelse Antal leverandør(er) 1 Legetøj 3 2 Køretøjer 1 3 Barnevogne, Klapvogne og tilbehør 1 4 Letvægtskrybber 1 5 Diverse Babyudstyr 1 Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den / de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte Side 5/71

6 vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre ca. 22 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Delområde Beskrivelse Total køb i DKR ekskl. moms for og 2 Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år Barnevogne, Klapvogne og tilbehør Letvægtskrybber Diverse Babyudstyr I alt Det anførte forbrug er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1 5 Tilbudsliste. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5, Rammeaftale. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens 8, Tildeling af konkrete ordrer. Side 6/71

7 1.5 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver, indgås den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammeaftaler, der indgås på baggrund af rammeaftalen. Alle deltagende kommuner er kontraktparter på den samme rammeaftale. Det er således kun i forhold til de enkelte træk på rammeaftalen, at ordregiverne agerer selvstændigt. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysiske eksemplarer. Supplerende materiale som, prislister/varekataloger/vareprøver skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Den fremsendte tilbudsliste skal være den seneste udgave/ sidst tilrettet udgave, som er tilgængelig på komudbud.dk. Der kan kun fremsendes ét tilbud fra hver tilbudsgiver indeholdende tilbud på et eller flere delområder. Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delområder, må tilbuddene gerne sendes i én kuvert, ligesom der kun behøves at vedlægges én tro og love-erklæring og ét eksemplar af udvælgelseskriterierne. Gives der tilbud på flere delområder, skal det klart fremgå af tilbuddet, hvilke delområder der bydes på. Tilbudsliste og øvrige bilag der skal udfyldes skal være adskilt. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Side 7/71

8 Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten for det enkelte delområde, bilag 1-5 udfyldes elektronisk. Det er kun de blå felter, der skal udfyldes. Der må ikke tilføjes eller slettes kolonner i Tilbudslisten. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. Det skriftlige materiale skal printes så hver enkelt fane i Tilbudslisten (bilag 1-5) fylder så lidt som muligt, men stadig er læseligt. Hver fane må max fylde 3 sider ved udskrift. For vejleding omkring udskrivning se bilag 20 eller kontakt udbudspraktikant Henriette Høgh på henriette.hoeg@silkeborg.dk. Print i A3 format accepteres også. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Helle Bjerregaard pr. helle.bjerregaard@silkeborg.dk FAQ@Silkeborg.dk med emnet: "Spørgsmål Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år- senest den kl Side 8/71

9 Spørgsmål til udbudsmaterialet bedes mærket med pkt. nr. / nr. og side nr., så der ikke er tvivl om, hvortil spørgsmålet retter sig. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på hurtigst muligt efter den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der vil blive afholdt spørgemøde den kl på følgende adresse: Silkeborg Medborgerhus, lokale 2, Bindslev Plads 5, 8600 Silkeborg. Bekræft venligst antallet af deltagere senest kl til Henriette Høgh på mail: Henriette.Hoeg@silkeborg.dk. Hvis der ved tilmeldingsfristens udløb ikke er nogle tilmeldinger, vil spørgemødet blive aflyst. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år- og Må kun åbnes af Helle Bjerregaard. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest fredag den kl på følgende adresse: KomUdbud Silkeborg Kommune Indkøb, lokale C 330 Søvej 1 Helle Bjerregaard Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. Side 9/71

10 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier og/eller vurdering af overholdelse mindstekrav af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed til ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode. Vareprøverne skal leveres som anført under pkt Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af de i Tilbudslisten med GULT markerede linjer efter nærmere anvisning. Se bilag 19. For nogle varelinjers vedkommende f.eks. dukketøj, er der i tilbudslisten anført tre underliggende varelinjer, hvor der skal tilbydes f.eks. tre forskellige sæt tøj der skal kun fremsendes en af de underliggende varelinjer til kvalitetsvurderingen. Se eks. på underliggende varelinjer nedenfor Alle produkter til kvalitetsvurdering skal leveres samlede og vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte. Vareprøver skal være pakket ud, gælder kun for yderemballage så som plastik/pap rundt om biler mv. Varer som puslespil, skal leveres i original æske, som er fri fra yderplastik / folio med en elastik om til sikring. Hvis et puslespil fra producentens side kun er emballeret i folie og dermed ikke i en æske - er det ok at de leveres med emballagen på: Sammen med puslespillet skal der vedlægges en lynlåspose, som det kan genpakkes i, efter fagpersoner har brudt originalemballagen. Varer som konstruktionskloder skal ligeledes leveres i original æske, som er pakket fri af plastik, hægter/ståltråd mm. Iht. bilag 18 skal den enkelte vareprøve mærkes med produktlabel, hvorpå der anføres: Produktlabel Eks.: Delaftale 7 Varelinje i tilbudslisten 16 Firmanavn / CVR nr. LegeTøjsMageren A/S / Tilbudsgivers varenummer Producentens varenummer Slettet Pakket i karton / kolli nr. 3 Side 10/71

11 Særligt for delområde 1: Legetøj skal leveres på engangspaller af hensyn til den interne transport under kvalitetsvurderingen og opbevaring. Max pallebredde oplyses efterfølgende. Særligt for delområde 3 og 4: Det er vigtigt at madrasser mm. som er i lagt barnevogne og krybber også er mærket med en selvstændig produktlabel med samme oplysninger som de øvrige varer. Det kan ikke garanteres, at den enkelte vare gen-indpakkes i identisk emballage, ligesom den endelige sammenpakning for returtransport påhviler den enkelte leverandør Afprøvning / Kvalitetsvurdering Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve / kvalitetsvurdere de tilbudte produkter i perioden fra Produkterne skal være afleveret fredag den i tidsrummet kl til og afhentes torsdag den i tidsrummet til Produktlabels (se pkt. 2.9) SKAL være påsat ALLE produkter ved levering. Stedet for levering af varer til kvalitetsvurdering vil blive oplyst konditionsmæssige tilbudsgivere i uge 40. For detaljeret vejledning vedr. levering af produkter til kvalitetsvurdering, se bilag 19. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Vareprøverne skal afhentes igen efter endt afprøvning iht. ovenstående infoboks. Levering og afhentning at varer til produktevaluering sker for tilbudsgivers regning og risiko. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen. Det betyder, at produktet ikke bliver afprøvet og dermed ikke kan evalueres. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Sådanne eventuelle vareprøver skal leveres efter nærmere anvisning. Side 11/71

12 2.11 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Delområder Der kan afgives tilbud på et, flere eller alle udbudte delområder. Der kan ikke afgives bud på dele af det enkelte delområde Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 10 Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Side 12/71

13 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold. Tages der alligevel forbehold betragtes tilbuddet som værende ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. bilag 11 bestående af 15 individuelle underbilag) vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 8 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers E-handelssystem Ordregiver anvender E-handel på de udbudte områder. Medlemskommunerne anvender forskellige E-handelssystemer. Se mere i de E-handelssystemspecifikke bilag, De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers E-handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om E-handel, se rammeaftalens 16 E-handel. Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 5, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers E- handelssystem. Se hertil rammeaftalens 28, bod. Side 13/71

14 2.19 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 7 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1-5 på Udvælgelses fanen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, anføres egenkapital i DKK for regnskabsåret 2012 på min ,00, hvis tallet herfor foreligger. Er virksomheden nystartet, skal der på et realistisk grundlag fremgå af budgettet, hvilken omsætning og overskud der forventes i I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, soliditetsgrad på min. 10 % for regnskabsåret Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet, som ovenfor i form af hhv. egenkapital for 2012 på minimum ,00 kr. og soliditetsgrad på min. 10 % for året Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1-5 på Udvælgelse fanen. Den samlede egnethedsbedømmelse vil bero på ovennævnte parametre. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over fire sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet. Side 14/71

15 Udfyldes under Referencer på fanen Udvælgelse i Tilbudslisten bilag 1-5 med bemærkning om, at tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet. Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1-5 på Udvælgelse fanen Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det/de/den for KomUdbud økonomisk mest fordelagtige tilbud for delområderne 1,2,3,5 og for delområde 4 den laveste pris idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Til brug for vurdering af tildelingskriteriet Pris udfyldes Tilbudsliste, bilag 1-5. For kvalitetsvurdering se pkt Udfyldning af tilbudsliste priser Udbuddet består af 5 delområder: 1. Legetøj, herunder udeleg og udeliv 2. Køretøjer fra 0-8 år 3. Barnevogne, Klapvogne og tilbehør 4. Letvægtskrybber 5. Diverse Babyudstyr Til udbuddet hører 5 Tilbudslister (regneark) et for hvert delområde. Side 15/71

16 Alle Tilbudslister er opbygget således, at ved indtastning af enhedspris og rabatsats i % udregnes nettoprisen automatisk via regnearksformel. Særligt for delområde 1 og 2 Tilbudslisten for delområde 1, legetøj og delområde 2, køretøjer, består af hhv og 31 varelinjer, hvor der minimum skal udfyldes 85 % af varelinjerne, for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Der er ud for hvert underområde anført, hvor mange varelinjer disse 85 % udgør. Varelinjer, der ikke udfyldes af tilbudsgiver, vil af ordregiver blive udfyldt med den højest tilbudte pris på samme varelinje fra anden tilbudsgiver. Alle vare der i tilbudslisten er markeret med GULT skal der afgives tilbud på. De steder hvor der er underliggende varelinjer (se billede nedenfor) anføres der i de blå felter den tilbudte nettopris og rabatsats i % for de enkelte modeller hvorefter der automatisk udregnes en gennemsnitpris, der ganges med statisk totalt køb for produktet. Da der ikke findes valide tal for ovennævnte underliggende varelinjer, gennemføres derfor omtalte gennemsnitsberegning. Afgives der tilbud på varer med underliggende varelinjer, skal der kunne tilbydes samtlige underliggende varelinjer. Ved underliggende varelinjer udfyldes også kolonnen Leverandørens varetekst. Eks. ved underområdet Biler og tilbehør efterspørger vi Udrykningskøretøjer i 3 modeller her udfyldes der så i feltet Leverandørens varetekst (model 1) Brandbil 7-11 cm (model 2) Politibil 9-11 cm (model 3) Ambulance 7-10 cm. Alle tilbudte modeller skal selvfølgelig leve optil de krav der er stillet til hovedvarelinjen. De anførte mål/mængder for den enkelte tilbudte vare som fremgår af Tilbudslisten for delområde 1 - legetøj samt delområde 2 køretøjer fra 0-8 år må afvige med +/- 20 %. Såfremt de tilbudte produkter afviger med mere end +/- 20 % vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil således blive afvist. De anførte aldersangivelser er med intervaller og det betyder at alt inden for intervallet er konditionsmæssig. Aldersangivelserne må variere +/- 1 år. Side 16/71

17 I tilbudslisterne er der anført forskellige synonymer for variationer; f.eks. modeller, motiver, sæt, varianter og arter. (Sæt: tøj, motiver: puslespil, arter: dyr mm.) Alle disse forskellige synonymer skal fortolkes ens: der skal tilbydes flere variationer af varen. Ved tilbudsafgivelsen på delaftale 1 og 2 skal tilbudsgiver tilbyde samme procentvise rabatsats for øvrigt sortiment pr. undergruppe. Se Eksempel nedenfor: Hvis tilbudsgiver tilbyder en rabatsats på X % på tilbudslistens varelinjer for undergruppen båludstyr på delområdet 1 legetøj, skal der tilsvarende tilbydes X % på øvrigt sortiment inden for undergruppen båludstyr. Den tilbudte rabatsats på øvrigt sortiment anføres nederst i tilbudslisten. Særligt for delområde 3 Her skal der gives tilbud på alle varelinjer undtagen på varelinje hvor der minimum skal gives tilbud på 50 % af linjerne. Rabat på øvrige sortiment skal udfyldes i bunden af tilbudslisten. Varelinjer, der ikke udfyldes af tilbudsgiver, vil af ordregiver blive udfyldt med den højest tilbudte pris på samme varelinje fra anden tilbudsgiver. Side 17/71

18 Særligt for delområde 4 Her skal der afgives tilbud på alle varelinjer. Rabat på øvrige sortiment skal udfyldes i bunden af tilbudslisten. Særligt for delområde 5 Her skal der afgives tilbud på alle varelinjer med undtagelse af varelinje 5, som er valgfri. Denne vare vil ikke blive vægtet i det samlede tilbud. Rabat på øvrige sortiment skal udfyldes i bunden af tilbudslisten. Øvrigt sortiment For alle delområder skal der ved katalogindlæsning være mulighed for at kommunerne kan få indlæst øvrigt sortiment. Prisregulering af øvrigt sortiment skal ske samtidigt med kontraktmæssig prisregulering ifht. gældende prisliste én gang årligt. 3. Kravspecifikation Generelle mindstekrav til alle delområder: Tilbudsgiver skal garantere, at samtlige tilbudte produkter herunder også øvrigt sortiment Er velegnet til institutionsbrug over længere tid At kvaliteten modsvarer ensartet grad af holdbarhed ved daglig brug af produkterne og dermed er o lugtfrie og rengøringsvenlige o robuste og slagfaste o samlinger skal være solide og overfladerne stabile Produkter der kvalitetsmæssigt ikke er i orden tages omgående retur uden omkostning for udbyder. På forlangende skal der kunne rekvireres en udtømmende brugsvejledning på dansk. Emballagen skal holdes på et minimum og kunne destrueres som almindeligt husholdningsaffald. På udbyders forlangende skal leverandør uden udgifter for udbyder fremskaffe den dokumentation, udbyder måtte ønske omkring et produkt til brug for deres miljøvurdering af produktet. Side 18/71

19 Garanti: Tilbudsgiver skal som minimum yde to års garanti på delområde 2 - Køretøjer fra 0-8 år. Der skal dog ydes 5 års garanti på stellet. På delområde 3- Barnevogne, Klapvogne og tilbehør og delområde 4 Letvægtskrybber skal der som minimum ydes to års garanti. For delområderne 1 og 5 gælder købelovens bestemmelser. Kravspecifikation / minimumskrav på legetøj samt køretøjer se bilag 12. Kravspecifikation / minimumskrav på Barnevogne, Klapvogne, Krybber og tilbehør se bilag Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år ("Rammeaftalen") 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Områderne skal e- handles se pkt Aarhus X X Esbjerg (Fanø) X X Fredericia X X Herning X X Holstebro X X Ikast-Brande X X Kolding X X Lemvig X X Middelfart X X Odense X X Randers X X Silkeborg X X Svendborg X X Side 19/71

20 Sønderborg X X og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelse nr. 2013/S Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Såfremt vindende tilbudsgiver ikke er i stand til at fremvise ovenstående attest på forlangende, vil rammeaftalen blive tildelt den tilbudsgiver som har afgivet det næstbedste tilbud. 4 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Side 20/71

21 Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud. 5 Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder mv. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen. 7 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Side 21/71

22 Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Det vil være en fordel at tilbudsgiver har én fast konsulent tilknyttet den enkelte kommune med relevant erfaring, og som kan rådgive og servicere de enkelte afdelinger/institutioner i forbindelse med valg af produkter. Herunder bemærkes det, at konsulent-besøg alene må finde sted på opfordring, eller hvis det på forhånd er aftalt med den enkelte afdeling/institution. Den tilknyttede konsulent skal være dansktalende. Konsulenter skal som udgangspunkt søge forbruget placeret på produkter omfattet af aftalen. Det er derfor vigtigt at konsulenten har fuldt kendskab til aftalens indhold herunder hvilke produkter, der er omfattet af aftalen. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk. 8 Tildeling af konkrete ordrer Den eller de rammeaftaler, som indgås på baggrund af nærværende udbud, forventes primært at blive brugt til løbende indkøb af kommunernes daginstitutioner, dagpleje, SFO mm. med udgangspunkt i en vurdering af pris og kvalitet jf. udbudsmaterialets tildelingskriterier. For aftaler med en enkelt leverandør køretøjer 0 8 år, krybber, barnevogne og klapvogne samt babytilbehør tildeles alle ordrer til den valgte leverandør gennem den enkelte kommunes e-handelssystem. For aftale på legetøj, hvor der indgås aftale med tre sidestillede leverandører, vil den enkelte ordre blive tildelt efter, hvor godt den udfylder det aktuelle behov dvs. en afvejning af pris overfor kvalitet i hvert enkelt tilfælde. Se endvidere 9 i kontrakten, bestilling af varer. Se pkt Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers E-handelssystem, pr. og pr. telefon. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer eksempelvis udelukkende brug af ordregivers E-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette. Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers E- handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere E-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN- Side 22/71

23 nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EANnr. 10 Levering og leveringsbetingelser Levering for alle delområder Fragt fri levering ved ordre over kr. excl. moms. Ved køb under kr kr. excl. moms. må fragten maximalt være på 75 kr. Tilbudslistevare skal kunne leveres indenfor 10 arbejdsdage, når bestillingen sker inden kl Ved hastelevering kan leverandøren pålægge et gebyr på max 75 kr. (uanset ordrens størrelse). Haste levering skal være leveret max 3 dage efter bestillingen, når bestillingen sker inden kl Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers E- handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til alene at benytte de på ordren oplyste informationer vedrørende leveringsadressen. 11Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 12 Returvarer Hvis et bestilt produkt er i restordre, eller der undtagelsesvist er ekstraordinær lang leveringstid, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris, eller ordregiver kan annullere ordren og foretage erstatningskøb ved en anden leverandør. Ved fejlbestillinger har Ordregiver 14 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleverancer har Kontrakthaver pligt til at tage produktet retur. Returnering sker for Kontrakthavers regning og forudsætter, at produktet er intakt. Kontrakthaver er desuden forpligtet til hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance, således at produktet er ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter anmeldelse af fejlleverance. Alternativt ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Side 23/71

24 Ved reklamation er købeloven gældende. Ved reklamationen skal kontrakthaver indenfor 5 hverdage udbedre problemet ved at sende et nyt fejlfrit produkt og tage den defekte varer retur dette sker på kontrakthavers regning. Sendes der eventuelt løse dele(reservedele) til at udbedre fejlen, er det kontrakthavers ansvar at montere/reparere den defekte varer så der stadig er fuld garanti på produktet og det samtidig svarer til et nyt produkt. Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende. 13 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 (alternativt under profilen NES 5 i tilfælde af, at leverandøren ikke har mulighed for at modtage elektronisk respons). Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EANnummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre IDnumre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Side 24/71

25 CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers E-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift, miljø/ - gebyrer mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers E-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. 14 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Side 25/71

26 Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. Priser angives altid med to decimaler. 15 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer samt øvrigt sortiment. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. En gang årligt og iht. nettoprisindekset. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Helle Bjerregaard, Silkeborg Kommune, helle.bjerregaard@silkeborg.dk. Sammen med varslet skal der til ovennævnt også sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til helle.bjerregaard@silkeborg.dkinden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et Side 26/71

27 opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes E-handelssystem. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se 16 om E-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e- katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e- katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 16 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf E-handel Ordregiver anvender E-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers E-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers E-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %. De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger. Afklares ved kontraktstart med den enkelte kommune. Side 27/71

28 Det gøres opmærksom på, at aftalerne ikke markedsføres overfor de decentrale niveauer og der deraf følgende ikke kan indkøbes på aftalerne før der foreligger et godkendt og indlæst e-katalog hos den enkelte kommune. Det er op til den enkelte kommune, om de ønsker indlæst øvrigt sortiment ud over tilbudslistens varer. Som tovholder godkender Silkeborg Kommune tilbudslisten herunder aftaleretlige prisreguleringer samt erstatningsvarer. Evt. indlæsning af øvrigt sortiment i e-katalog sorterer ind under den enkelte kommune. For alle delområder er gældende, at der fremsendes en halvårlig opdatering af e-kataloget med nye varer / udgåede varer fra tilbudslisten. For alle delområder skal der ved katalogindlæsning være mulighed for at kommunerne kan få indlæst øvrigt sortiment. Prisregulering af øvrigt sortiment skal ske samtidigt med kontraktmæssig prisregulering ifht. Gældende prisliste en gang årligt Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes. I forbindelse med kontraktunderskrivelse i uge skal der forlægge: Excel-ark til Silkeborg Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Silkeborg Kommune. Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner eller efter aftale til Silkeborg Kommune indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Silkeborg Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal Side 28/71

29 kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Når excel-arket er godkendt af Silkeborg Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige E- handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e- katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL. Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn, indhold, stk. - pr. leveringsenhed/ krav materialer, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: Efter ønske fra den enkelte kommune evt. markering i e-kataloget for hhv. tilbudslistevarer, øvrigt sortiment og kampagnevarer Procedure ved ændringer i E-kataloger E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune. Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer med mindre andet er aftalt samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord. Til de E-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. Side 29/71