DataHub - efter Prince2_2009 principper

Transkript

1 Til Hvem det måtte interessere 12. november 2009 JDP / JHH DataHub - efter Prince2_2009 principper _v1_Prince2 notat til DH-hjemmesiden 1/5

2 1. Indhold 1. Indhold Baggrund Kort om Prince Resultatorienteret ledelse med Prince Projekttrekanten - resultatfokus med balance Styregruppens ansvar - helt overordnet Fokusområder - nogle af vores udvalgte Business Casen Ændringskontrol Risikostyring Kvalitetssikring Faseovergange Afslutning af projektet Værktøjer udover Prince Relevante links Baggrund Dette notat forklarer ganske kort, hvordan vi opfatter og arbejder med Prince2 metoder og principper i DataHub projektet, så personer uden særlig projektmæssig baggrund kan orientere sig nærmere. 3. Kort om Prince2 Prince2 (PRojects IN Controlled Environments) er en struktureret metode til effektiv projektledelse. Metoden er oprindeligt udviklet i 1989 af CCTA i Storbritannien (Central Computer & Telecommunication Agency). CCTA hedder i dag Office of Government Commerce - og OCG er i dag arnested for Prince2's videreudvikling. 4. Resultatorienteret ledelse med Prince2 Vi anvender primært Prince2 til at sikre målrettet styring af projektet, så vi når vores mål og resultater og sikrer balanceret udnyttelse af ressourcer, teknologi, viden og ideer. Vi betragter Prince2 som en værktøjskasse og har udvalgt - som anbefalet i 2009 versionen - det sæt af værktøjer, som vi mener, er relevante for at nå sikkert i mål på DataHub projektet. 4.1 Projekttrekanten - resultatfokus med balance Systematisk og struktureret projektledelse er en forudsætning for at sikre balancen mellem elementer i projekt-trekanten så summen af de ønskede mål overholdes _v1_Prince2 notat til DH-hjemmesiden 2/5

3 Ressourcer Kvalitet Tid Projekttrekanten Vi anvender projekttrekanten som reference, når vores ideer og diskussioner er ved at løbe af sporet, og vi gør os stor umage for at styre "scope-sliding" 4.2 Styregruppens ansvar - helt overordnet Prince2 er en af de mest udbredte metoder for projektledelse og -styring, med mange års anvendelse og succesfuld effekt. Prince2 giver også anvisninger på hvilke rammer, regler og arbejdsdiscipliner, der er vigtige for projektets gennemførelse. Ensure effective communication Be accountable Provide unified direction Support Project Manager Duties & Behaviours Delegate effectively Ensure effective decision making Commits resources Facilitate cross-functional integration Prince2 Styregruppens ansvar i oversigt _v1_Prince2 notat til DH-hjemmesiden 3/5

4 Vi vælger at fokusere på de mest relevante af ovennævnte ansvarsområder for styregruppen og beskriver et passende niveau for eksekvering, så styregruppen sikrer projektets kontrol og retning. 4.3 Fokusområder - nogle af vores udvalgte Vi har bl.a. følgende fokusområder i DataHub projektet Business Casen En gennemgående og kontinuerligt opdateret Business Case (formål, costbenefit og rentabilitet) er et af nøglekravene, hvis man arbejder efter Prince2. Formålet med den gennemgående Business Case er at sikre, at efterhånden som "verden bevæger sig i takt med tiden", sikres det, at de nødvendige ændringer løbende behandles og retfærdiggøres forretningsmæssigt i projektets levetid - med styregruppens godkendelse Ændringskontrol Til at sikre den kontinuerligt opdaterede Business Case er det vigtig, at ændringsprocedurer, -regler og -log er beskrevet og efterleves. Hvis ændringsønsker overskrider de rammer og beføjelser styregruppen har givet projektledelsen, bliver de forelagt styregruppen som en 'mini business case' til beslutning Risikostyring Via en grundig risikoanalyse dannes en risikomatrix, og de risici, der bedømmes som mest "truende" på sandsynlighed og konsekvens for projektet, bliver forelagt styregruppen, så den kan bestemme hvilke planer og forholdsregler, der skal forberedes og iværksættes til imødegåelse. Konsekvens Projekt: DataHub Sandsynlighed Dok.nr. 5 DataHub risiko template Kvalitetssikring Udover Energinet.dk's interne kvalitetssikring, vil der blive foretaget ekstern kvalitetssikring på de væsentligste projektprodukter - eks. kravspecifikationen _v1_Prince2 notat til DH-hjemmesiden 4/5

5 4.3.5 Faseovergange Med særligt fokus på projektets faseovergange sikrer vi - at styregruppen vurderer om den givne fase blev gennemført med de ønskede resultater - at business casen stadig holder - at projektplanen er opdateret - at målene for næste fase er klare og præcise og - at risikomatrix er på plads, så vi har det rette flow i projektet Afslutning af projektet Når vi afslutter projektet, bliver det med sikkerhed for - at alle produkter og leverancer er testet og godkendt af respektive brugere - at service-aftaler og træning af service-personale på plads - at projektets læring rapporteres til relevante interne parter - at der udarbejdes en afsluttende statusrapport og sidst men ikke mindst - at der efter en passende driftsperiode på projektets leverancer udarbejdes en "høst-rapport" (harvest report), der opgør i hvilken grad business casen kom til at matche virkeligheden. 5. Værktøjer udover Prince2 De væsentligste værktøjer vi anvender udover Prince2, til håndtering af projektet er nogle få velvalgte: - MS Office - "den store pakke" - MS SharePoint - MEGA Suite - et repository værktøj ( 6. Relevante links _v1_Prince2 notat til DH-hjemmesiden 5/5