RSD it-projektmodellen December 2013

Transkript

1 RSD it-projektmodellen December 2013 RSD projektmodel version

2 Indhold 1 Indledning Formål Introduktion Generelle overvejelser før etablering af et projekt organisering af projekt Indhold Ansvar og videreudvikling af RSD projektmodellen RSD projektmodellen De fem projekttrin med tilhørende beslutningspunkter Opdeling i faser Beslutningspunkter og hovedmilepæle Roller og ansvar Projekttrinnene Idé Analysetrinnet Anskaffelsestrinnet Gennemførelsestrinnet Realiseringstrinnet Centrale projektstyringsdokumenter Projektforslag Projektbeskrivelse Projektinitieringsdokumentet (PID en) Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsplan Projektstyringsdokumenter anvendelse i projekttrin Projektstyringsdokumenter anvendelse på styringsniveau.13 7 Processer Oprettelse af projekt Godkendelse og bevilling Rapportering Serviceintroduktion Ressource sign off...14 RSD projektmodel version

3 1 Indledning 1.1 Formål Den fælles projektmodel skal bidrage til en bedre og mere konsistent planlægning, styring og gennemførelse af it-projekter i Region Syddanmark. Modellen er udarbejdet på grundlag af PRINCE2 og vil herefter blive benævnt RSD itprojektmodellen. Modellen skal medvirke til at sikre en række formål i projektarbejdet. De vigtigste er Project Governance og Management. Modellen skal sikre dannelse af retvisende beslutningsgrundlag til virksomhedsledelsen (Udvalg for Sundheds-it). Beslutningsgrundlaget fremtræder med ensartet systematik og konsistens på tværs af projektporteføljen og understøtter dermed udvalgets godkendelse, porteføljestyring og prioritering af it-projekter i RSD. Projektstyregrupperne. Modellen sikrer retningslinier og procedurer samt konsistent grundlag for arbejdet i projektstyregrupperne. It-projektlederne. Modellen understøtter it-projektlederne i RSD i deres daglige arbejde med it-projekter. Modellen er et nødvendig grundlag for planlægning, organisering, styring og gennemførelse af it baserede projekter i RSD. Modellen bidrager endvidere til at tilvejebringe et bedre grundlag for informationsniveauet vedrørende it-baserede projekter. Anvendelse af modellen er obligatorisk for alle it-projekter i RSD, men tilpasses (skaleres til) det enkelte projekts styringsbehov. 1.2 Introduktion Dette afsnit giver et overblik over RSD it-projektmodellen Generelle overvejelser før etablering af et projekt. For at anvende projektarbejdsformen skal følgende være opfyldt: Der er tale om en enkeltstående kompleks og tidsafgrænset (startdato og slutdato) opgave med et veldefineret mål, hvor der ofte skal arbejdes tværorganisatorisk. Den nødvendige projektmodenhed til at gennemføre projektet med anvendelse af projektmodel og tilhørende værktøjer er tilstede. Projektet er korrekt og realistisk afgrænset, så det er muligt at styre projektets leverancer. Grundlaget for at realisere forretningsudbytte, gevinster og mål er til stede organisering af projekt RSD projektmodellen arbejder med organisering i tre niveauer: Ledelsesniveau, styringsniveau og udførende niveau. RSD projektmodel version

4 Uden for projektet udstikker direktionen / Udvalg for Sundheds-it rammerne for projektledelse og prioriterer porteføljen af it-projekter. For det enkelte projekt udpeger direktionen / Udvalg for Sundheds-it styregruppeformanden og styregruppemedlemmerne efter indstilling i Udvalg for Sundheds-it. Projektleder udpeges af systemejer. Direktionen/Udvalg for Sundheds-it godkender afslutning på projekttrin og overgang til nyt projekttrin ud fra it governance modellen på grundlag af projektstyringsdokumenter i RSD itprojektmodellen. På ledelsesniveau udmønter projektstyregruppen rammerne for det enkelte projekt. Det er på dette niveau, ressourcer tildeles, projektplaner samt overgang til næste fase og eventuelt afvigelser godkendes. På styringsniveau har projektlederen ansvaret for at levere de aftalte leverancer i overensstemmelse med projektets mål for tid, budget og kvalitet. På det udførende niveau har projektets deltagere med ansvar over for projektlederen opgaverne med at levere de enkelte leverancer i en kvalitet, der svarer til det aftalte og inden for rammerne af tidsplan og budget. Se Projektorganisering i RSD (indsæt link) for en mere uddybende beskrivelse af projektorganisering og roller og ansvar i RSD it-projektmodellen Indhold RSD it-projektmodellen er en fasemodel med opdeling af projektforløbet i fem overordnede projekttrin med underliggende faser. De fem projekttrin er beskrevet i afsnit 2. I afsnit 3 beskrives modellens enkelte projekttrin mere detaljeret med krav til overgang mellem projektrinnene. Afsnit 4 omtaler de fem projektstyringsdokumenter, som ligger til grund for direktionens / Udvalg for Sundheds-it s styring af og beslutninger i projektet. RSD it-projektmodellen er understøttet af et antal projektstyringsdokumenter, -værktøjer og - processer. Se oversigten over styringsdokumenter i afsnit 5 & 6 og processerne i afsnit Ansvar og videreudvikling af RSD projektmodellen Videreudvikling af RSD it-projektmodellen varetages af Afdelingen for Sundheds-it og godkendes af Udvalg for Sundheds-it. Videre udviklingen sker på baggrund af: - Anmodning fra Udvalg for Sundheds-it - Behov identificerede af Afdelingen for Sundheds-it. RSD projektmodel version

5 Det er altid muligt at kontakte Afdelingen for Sundheds-it for introduktion til it-projektmodellen eller rådgivning i brugen af modellen og det tilhørende sæt af projektstyringsdokumenter, -værktøjer og -processer. Projektstyringsdokumenter, værktøjer og vejledninger er tilgængelige på Afdelingen for Sundheds-its hjemmeside (intranet). 2 RSD projektmodellen I dette kapitel gives en overordnet introduktion til indholdet af RSD it-projektmodellen. RSD it-projektmodellen er beregnet til anvendelse på alle it-baserede projekter i RSD. I denne sammenhæng er det er vigtigt at vurdere det enkelte projekts styringsbehov og tilpasse anvendelsen af modellen i forhold hertil. Se evt. PRINCE2-manualen og afsnittet Tilpasning af PRINCE2 til projektmiljøet. Modellen omfatter overordnet set: - En model for opdeling af projektforløbet i fem projekttrin med underliggende faser. - Principper for overgang fra ét projekttrin til det næste samt overgang fra én fase til den næste. - Et antal projektstyringsdokumenter og værktøjer. 2.1 De fem projekttrin med tilhørende beslutningspunkter RSD it-projektmodellen opdeler projektforløbet i fem overordnede projekttrin med tilhørende beslutningspunkter. I hvert projekttrin udarbejdes projektstyringsdokumenter, som støtter styringen af projektet hen imod projektets samlede leverance. Figur 1. RSD it-projektmodellen de fem overordnede projekttrin Ide Analyse Anskaffelse Gennemførelse Realisering De fem projekttrin Idé: Ideen dokumenteres i form af et projektforslag, der omfatter en præliminær business case, samt forslag til indhold i og ressourcebehov for gennemførelse af analysetrinnet. Beslutningspunktet inden overgang til næste projekttrin kræver direktionens / Udvalget for Sundheds-it s godkendelse af Projektforslaget Analyse: Fokus i projekttrinnet er på de behov, der skal dækkes. Projektet defineres og beskrives i projektstyringsdokumentet Projektbeskrivelse med tilhørende business case. Beslutningspunktet er godkendelse af Projektbeskrivelsen Anskaffelse: Fokus i projekttrinnet er på, hvordan behovene skal dækkes. Specificering af krav og behov samt gennemførelse af anskaffelsesprocessen som typisk er via udbud. Beslutningspunktet kan omfatte godkendelse af en revideret projektbeskrivelse. RSD projektmodel version

6 Gennemførelse: Ved overgangen til gennemførelsestrinnet betegnes projektet som igangværende projekt. Projektinitieringsdokumentet (PID) udarbejdes og godkendes af styregruppen senest i begyndelsen af Gennemførelsestrinnet. PID en omfatter også dokumenter udarbejdet i analysetrinnet og kan opfattes som en Clips med alle styringsdokumenter, der udgør baseline for gennemførelse af projektet. Kontrakter underskrives, og projektets leverancer realiseres. Projekttrinnet løber frem, til alle leverancer er leveret og evt. udestående er overleveret. Beslutningspunktet inden overgang til Realiseringstrinnet omfatter godkendelse af projektstyringsdokumenterne Projektafslutningsrapport og Anbefaling af opfølgningsaktiviteter Realisering: Gevinstrealiseringsplanen overdrages til systemejer / forretning. Forretningsudbytte og gevinsterne hjemtages i henhold til projektets gevinstrealiseringsplan. Alle it-projekter opdeles i udgangspunktet i disse fem projekttrin. Projekttrinnene Idé og Realisering drives primært af forretningen, hvilket er vist i figuren med den lysegrå farve af projekttrinnene. De mellemliggende projekttrin drives af projektet af projektlederen og styregruppen. For at sikre beslutningspunkter og styregruppens stillingtagen til kritiske milepæle i projektet må projekttrinnene ikke overlappe hinanden. Inden igangsættelse af ny trin skal projektet godkendes iht. RSD Governance model for itprojekter. Se endvidere den mere detaljerede figur i RSD it-governance diagram. 2.2 Opdeling i faser Hvis et projekttrin strækker sig over lang tid eller indeholder store, komplekse og/eller omkostningstunge aktiviteter bør trinnet opdeles i flere underliggende faser. For det enkelte projekt skal projektstyregruppen tage stilling til, om der er foretaget en tilstrækkelig og hensigtsmæssig faseinddeling, der giver grundlaget for den nødvendige styring. Faseopdelingen i det enkelte projekt dokumenteres i PID en med tilhørende projektplan. Et projekts faser fastlægges ved projektets start. Faseopdelingen kan tage udgangspunkt i flere forhold - eksempelvis - Et skift i projektets karakter: F mellem udvikling og test - Udstrækning i tid: En fase bør ikke have en udstrækning på mere end 3-6 måneder - Organisatoriske: Implementering i forskellige dele af organisationen. - Ledelsesmæssigt: Ønske en tidsmæssig placering af en milepæl. Udover de godkendte projektstyringsdokumenter skal projektlederen overfor styregruppen dokumentere aktiviteterne i den forgangne fase i en faseafslutningsrapport, præsentere en faseplan og leveranceoversigt for den kommende fase, samt give et opdateret indblik i projektets samlede økonomi og herunder eventuelt opdatere projektets business case. 2.3 Beslutningspunkter og hovedmilepæle Et beslutningspunkt eller en hovedmilepæl markerer et skift i projektets tilstand. RSD projektmodel version

7 Beslutningspunktet markerer overgangen fra ét af de fem overordnede projekttrin til det næste trin og kræver godkendelse i henhold til it governance model af direktionen / Udvalget for Sundheds-it. En hovedmilepæl markerer overgang fra et projekttrins underliggende fase til den næste fase. Milepælen godkendes af projektstyregruppen, - undtagelsesvist også af direktionen / Udvalget for Sundheds-it, hvis der er tale om væsentlige ændringer af omkostninger, tidsplan eller indhold. Sammenhængen mellem beslutningspunkter, projekttrin, hovedmilepæle og faser samt de væsentligste projektstyringsdokumenter er vist i It governance modellen. 2.4 Roller og ansvar Ansvaret for ledelse og styring i de fem projekttrin og underliggende faser er forankret forskellige steder i organisationen. For at sikre, at ansvaret for beslutninger, ledelse og styring er forankret de rigtige steder, er der udarbejdet et dokument med projektorganisering i RSD, som indeholder et sæt standardroller og ansvarsbeskrivelse. Projektleder og styregruppe bør tage udgangspunkt i standardrollerne ved design af projektorganisationen og bemanding af projektet. 3 Projekttrinnene For hvert projekttrin skitseres efterfølgende grundlaget for påbegyndelse af trinnet samt kriterier for overgang til næste projekttrin. 3.1 Idé Projekttrinnet Idé er det første af fem projekttrin i et projektforløb. Formålet er at undersøge, om ideen er bæredygtig. Ledelsen (forretningen) tager stilling til, om der skal bruges ressourcer på at gå videre til analysen og danne projektorganisationen. Ejerskabet for idetrinnet ligger hos forretningen det er her behovet, og efterfølgende ideen, til projektet opstår. Kriterier for at starte projekttrinnet Ingen. Kriterier for at afslutte projekttrinnet Projektforslag. Projektejer / styregruppeformand udpeget. Idétrinnet gennemføres, før projektet formelt er etableret. Det påbegyndes typisk på baggrund af en forventning om enten at kunne effektivisere arbejdsgange, styrke kvaliteten af en service, eller fordi der er stillet krav om implementering af ny lovgivning eller imødekommelse af pejlemærker. I idétrinnet gennemføres en første analyse af, om ideen kan resultere i et bæredygtigt it-projekt. Det undersøges hvilket forretningsudbytte, der forventes, og der laves et overslag over projektets omkostninger. Endelig redegøres der for påkrævede ressourcer til at analysere idéen nærmere i det efterfølgende analysetrin. RSD projektmodel version

8 Resultatet beskrives i et projektforslag, som er ledelsens grundlag for at beslutte, om projektet kan gå videre til analysetrinnet. 3.2 Analysetrinnet Formålet med projekttrinnet Analyse er at fastlægge indhold og fordelagtigheder. På denne baggrund beslutter styregruppen og eventuelt direktionen / Udvalget for Sundheds-it, om der skal fortsættes til anskaffelsestrinnet. Ejerskabet for analysetrinnet ligger hos projektet. Kriterier for at starte trinnet Projektforslag godkendt. Projektleder udpeget. Kriterier for at slutte trinnet Projektbeskrivelse og evt. PID godkendt. Projektorganisation sammensat. Analysetrinnet bygger videre på projektforslaget og evt. udkast til business case, hvor der her foretages en grundig og detaljeret analyse af projektets omfang, forretningsudbytte, leverancer, kravene til ressourcer, udgifter, tidsplan, risici, kvalitet, etc. Resultaterne af arbejdet samles i Projektbeskrivelsen, der er det samlede grundlag for den forretningsmæssige vurdering af projektet. Projektlederen udpeges senest i starten af analysetrinnet, og har i samarbejde med styregruppeformanden ansvar for at skalere RSD it-projektmodellen, så den passer til projektet, for at tage initiativ til at få sammensat projektorganisationen, for at gennemføre analyser og for at samle alle de bidrag, der er nødvendige for at skabe styringsgrundlaget for et vellykket projekt. 3.3 Anskaffelsestrinnet I dette trin fastlægges behov og krav til det nye it-system og der gennemføres anskaffelse (udbud) frem til det tidspunkt, hvor kontrakten er klar til underskrift. Kriterier for at starte trinnet Projektbeskrivelse godkendt. Kriterier for at slutte trinnet Eventuelt opdateret projektbeskrivelse godkendt. Kravspecifikation og evt. udbud. Evt. kontrakt klar til underskrift. Arbejdet omfatter forberedelse og gennemførelse af udbud. Under forberedelsen vælges udbudsstrategi og udbudsform og behovene specificeres i kravspecifikationen. Under gennemførelsen af udbuddet gøres udbudsmaterialet færdigt, udbuddet offentliggøres og indkomne tilbud vurderes, således at kontrakten med den valgte leverandør kan underskrives, så snart styregruppen og evt. Direktion / Udvalg for Sundheds-it godkender overgang til gennemførelsestrinnet. Såfremt anskaffelsen indebærer en anlægsbevilling fra Regionsrådet, indhentes denne, inden gennemførelsestrinnet. Ved udbudsprojekter kan anskaffelsestrinnet med fordel inddeles i to faser, specificering og udbud. RSD projektmodel version

9 3.4 Gennemførelsestrinnet Det første skridt i dette trin er at underskrive kontrakten med leverandøren. Når kontrakten er underskrevet og evt. afklaringsfase(k01, K02) er gennemført, starter samarbejdet med leverandøren og PID udarbejdes. Kriterier for at starte trinnet Projektbeskrivelse endeligt godkendt. Evt. anlægsbevilling opnået. Kriterier for at slutte trinnet Projektafslutningsrapport. DAD (Drift Accept Dokumentation). Gennemførelsestrinnet er det trin, der typisk varer længst tid, og kræver mest af projektlederen. Dette projekttrin kan derfor med fordel opdeles i faser. Efter et udviklingsforløb i gennemførelsestrinnet er leverandørens beståelse af endelig overtagelsesprøve en vigtig milepæl. Herefter kommer idriftsættelsen med udrulning af systemet til brugerne, brugeruddannelse og projektevaluering. Omkostninger til disse aktiviteter henføres stadig til projektet. Projektafslutningen omfatter: Der er udarbejdet en projektafslutningsrapport. Alle projektaktiviteter er udført eller overdraget. Projektorganisation opløses. Projektafslutning markerer altid overgangen mellem gennemførelsestrinnet og realiseringstrinnet. Idriftsættelsen af it-systemet sker typisk i gennemførelsestrinnet. Ofte kan der derfor også påbegyndes realisering af gevinster i gennemførelsestrinnet i henhold til Gevinstrealiseringsplanen. 3.5 Realiseringstrinnet I dette trin realiseres det forretningsudbytte, der er beskrevet i projektbeskrivelsen Realiseringstrinnet ejes af forretningen, ligesom idétrinnet. Det er forretningens opgave at forankre it-systemet i organisationen og høste gevinsterne. Til at følge op på gevinstrealisering anvendes gevinstrealiseringsrapporten, der dokumenterer, om gevinstrealisering har fundet sted som planlagt. Kriterier for at starte trinnet Projektafslutningsrapport. Kriterier for at slutte trinnet Gevinstrealiseringsrapporten. Gevinstmålinger skal typisk fortsættes ud over det første år efter projektafslutning, da en del af gevinsterne ofte først realiseres senere. RSD projektmodel version

10 I realiseringstrinnet vil der ikke være projektrelaterede udgifter, så derfor skal udgifter henføres til driften i projektbeskrivelsen. 4 Centrale projektstyringsdokumenter Projektstyringsdokumenterne i RSD it-projektmodellen understøtter planlægning, styring og kontrol samt beslutninger i projektforløbet. 4.1 Projektforslag Projektforslaget skal sikre, at forretningen får et tilstrækkeligt grundlag til at vurdere, om der skal anvendes ressourcer til en videre analyse af projektets berettigelse. Dokumentet skitserer kort de overordnede rammer for det kommende projekt samt forventninger til projektets konsekvenser, omkostninger, ressourceforbrug og forretningsudbytte. Ansvaret for udarbejdelse af projektforslaget ligger hos forretningen og udarbejdes i idétrinnet. Det anbefales altid at forelægge et projektforslag for Udvalg for Sundheds-It. Det kan dog i visse tilfælde, hvor der er tale om et simpelt projekt, eller hvor projektet skal iværksættes pga. ændret lovgivning eller lignende, være mere hensigtsmæssigt at gå direkte til forelæggelse af projektbeskrivelse. 4.2 Projektbeskrivelse Projektbeskrivelsen er grundlaget for den endelige forretningsmæssige vurdering af projektet. Projektbeskrivelsen redegør for de samlede økonomiske og ikke-økonomiske konsekvenser af de potentielle omkostninger ved projektet. (Del 2 Business case) Projektbeskrivelsen er derfor et meget vigtigt beslutningsgrundlag. Det skal løbende kontrolleres, at projektets forudsætninger og vilkår som angivet i projektbeskrivelsen overholdes. Ændringer skal som minimum godkendes af projektstyregruppen og mere væsentlige ændringer kræver efter samråd med styregruppeformanden godkendelse i direktionen / Udvalget for Sundheds-it. Projektlederen er ansvarlig for at samle information til Projektbeskrivelsen, evt. sammen med en økonomimedarbejder. Business casen udarbejdes i analysetrinnet. 4.3 Projektinitieringsdokumentet (PID en) PID kan opfattes som en stor clips, der samler de projektstyringsdokumenter, der tilsammen udgør grundlaget for projektets gennemførelse. PID er opbygget med samme hovedindhold som projektbeskrivelsen. Formålet med PID er at foretage en yderligere detaljering af indholdet fra projektbeskrivelsen og tilføre yderligere elementer i form af f.eks. projektplan, så der bliver skabt et operationelt grundlag for at gennemføre projektet. RSD projektmodel version

11 I de afsnit i PID en, hvor der ikke er sket en yderligere detaljering i forhold til Projektbeskrivelsen, skal der blot henvises til denne. Indholdet i PID en er i skabelonen tilrettelagt efter typiske projekter og skal tilpasses det konkrete projekt. Det er således muligt både at udskille afsnit i selvstændige dokumenter, undlade at udfylde afsnit samt tilføje nye afsnit, hvis det er relevant for det pågældende projekt. Undlades det at udfylde afsnit, begrundes dette kort under den pågældende overskrift. PID'en udarbejdes senest i første fase af gennemførelsestrinnet. PID en kan opfattes som en kontrakt mellem styregruppen og projektlederen. Projektlederen er ansvarlig for udarbejdelse af PID samt vedligeholdelse og opdatering. Som minimum skal det ved hver overgang mellem faserne i gennemførelsestrinnet vurderes, om PID en bør revideres og opdateres. I givet fald kræver den opdaterede PID fornyet godkendelse i projektstyregruppen. PID godkendes af projektets styregruppe. Hvis arbejdet med yderligere detaljering af PID eller senere revideringer indebærer ændringer på væsentlige områder som tid, ressourcer, økonomi, risici eller business case, så skal projektbeskrivelsen revideres og forelægges på ny for direktionen / Udvalget for Sundheds-it. Seneste godkendte projektinitieringsdokument danner sammen med Projektbeskrivelsen baseline for projektet. Projektets status rapporteres altid i forhold til seneste baseline. 4.4 Projektafslutningsrapport Projektafslutningsrapporten skal sikre, at der sker en rapportering af, hvordan projektet er gennemført målt på økonomi og projektleverancer. Eventuelle opfølgningsaktiviteter på projektarbejdet anføres. Rapporten udgør styregruppens grundlag for at beslutte, om projektet kan afsluttes. Projektlederen er ansvarlig for udarbejdelse af rapporten, og efter godkendelse opløses projektorganisationen og projektleverancerne overdrages til forretningen. 4.5 Gevinstrealiseringsplan Gevinstrealiseringsplanen er et styringsdokument, der sikrer, at det er klart beskrevet og besluttet, hvordan og hvornår projektets gevinster realiseres i praksis. Gevinstrealiseringsplanen udarbejdes i analysetrinnet med udgangspunkt i projektbeskrivelsen og den tilhørende Business Case. Hvis der under projektforløbet konstateres væsentlige afvigelser fra den godkendte projektbeskrivelse, der påvirker gevinstrealiseringen, vil dette kræve fornyet godkendelse af projektbeskrivelsen og opdatering af gevinstrealiseringsplanen. Gevinstrealiseringsplanen godkendes i lighed med de øvrige styringsdokumenter af projektets styregruppeformand, som sikrer sig forretningsledelsens opbakning hertil. RSD projektmodel version

12 Ansvaret bør ved projektets afslutning normalt overdrages til systemejer, og det bør af gevinstrealiseringsplanen fremgå, hvornår systemejer afrapporterer gevinsthjemtagningen og til hvilket governance organ (f.eks. Udvalg for Sundheds-It). 5 Projektstyringsdokumenter anvendelse i projekttrin Projekttrin Idé Analyse Anskaffelse Gennemførelse Realisering Projektstyringsdokument Afvigelsesplan Afvigelsesrapport Anbefaling af opfølgningsaktiviteter Arbejdspakke Business Case regneark Emnelog Erfaringslog Erfaringsrapport Faseafslutningsrapport Faseplan Gevinstrealiseringsplan Interessentanalyse Kommunikationsplan Plan for Post Projekt review Produktbeskrivelse Produktnedbrydningsdiagram Projektafslutningsrapport Projektemne Projektforslag Projektbeskrivelse Projektinitieringsdokument - PID Projektorganisation Projektplan Risikoanalyse regneark og vejledning til analyse Risikolog Statusrapport Uden for specifikation Ændringsønske De farve markerede dokumenter skal foreligge godkendt senest samtidigt med godkendelse af Projektinitieringsdokument(PID). Dokumenterne udgør tilsammen baseline for projektet Afdelingen for Sundheds-it udarbejder projektstyringsdokumenterne og -værktøjerne, der understøtter dette arbejde. De kan hentes via afdelingens hjemmeside (intranet). RSD projektmodel version

13 6 Projektstyringsdokumenter anvendelse på styringsniveau Styringsniveau Governance organ Styregruppe Projekt Projektstyringsdokument Afvigelsesplan Afvigelsesrapport Anbefaling af opfølgningsaktiviteter Arbejdspakke Business Case regneark Emnelog Erfaringslog Erfaringsrapport Faseafslutningsrapport Faseplan Gevinstrealiseringsplan Interessentanalyse Kommunikationsplan Plan for Post Projekt review Produktbeskrivelse Produktnedbrydningsdiagram Projektafslutningsrapport Projektemne Projektforslag Projektbeskrivelse Projektinitieringsdokument - PID Projektorganisation Projektplan Risikoanalyse regneark og vejledning til analyse Risikolog Statusrapport Uden for specifikation Ændringsønske Afdelingen for Sundheds-it udarbejder projektstyringsdokumenterne og -værktøjerne, der understøtter dette arbejde. De kan hentes via afdelingens hjemmeside (intranet). RSD projektmodel version

14 7 Processer Dette afsnit gennemgår nogle af de kerneprocesser, som er vigtige at kende for projektlederen. 7.1 Oprettelse af projekt Alle it-projekter i RSD skal oprettes i Leverancesystemet, som danner grundlag for porteføljestyring og rapportering i RSD. Det er projektlederens værktøj til at lede projektet. Se Godkendelse og bevilling Sundheds-it projekter besluttes af sundhedsdirektion efter behandling i Udvalg for Sundheds-it. Såfremt et projekt indebærer en anlægsbevilling vil der skulle træffes beslutning herom i Sundhedsudvalg/Psykiatriudvalg, Forretningsudvalg og Regionsråd. Se processen Fra idé til bevilling (Her kommer link) 7.3 Rapportering Alle regionale it-projekter skal indgå i den månedlige rapportering til Udvalg for Sundheds-it. RSI & NSI projekter skal desuden rapportere iht. retningslinje angivet for dem Oversigten over projekter og seneste statusrapport offentliggøres på Afdelingen for Sundheds-its hjemmeside (intranet). 7.4 Serviceintroduktion Inden et projekt kan sættes i drift, skal der være sket en serviceintroduktion til dem som skal varetage driften i driften. Se infonet: Ressource sign off Skal projektet bruge ressource fra Regional-it til f.eks. etablering af drift miljø, så er der en bestemt proces for ressource bestilling. Se infonet: RSD projektmodel version