IT-projektledelse F2006. Opfølgning og kvalitetssikring

Transkript

1 IT-projektledelse F2006 Opfølgning og kvalitetssikring

2 Hvorfor planlægge når projekter sjældent følger planen? Hvad er opfølgning? Hvad skal der følges op på?

3 Levels of control checkpoint reports project board project manager (stage manager) End-stage assessment event-driven Mid-stage assessment time-driven e.g. monthly checkpoint meetings e.g. weekly project team

4 Collecting project information Sources checkpoint meetings time sheets internal documents e.g. error reports

5 Graphical representation 3/01 4/01 5/01 6/01 7/01 8/01 9/01 SA SD1 SD2 CDR1 CDR2 Slip-chart red-line indicates position as of today A very uneven line suggests need for rescheduling

6 Rød, gul, grøn rød gul grøn plan overskredet: Korrektion problematisk Ikke på planen korrektion mulig på planen

7 Mulige korrektioner Replanlægning Flere ressourcer Redefiner mål (omfang) Ændre kvalitetskrav Produktivitetsfremmende tiltag som f.eks. uddannelse eller andre værktøjer.

8 Grundlæggende parametre i et IT-projekt Kalendertid Ressourcer Funktionalitet/omfang Kvalitet

9 Hvad opfølgning omfatter? Projektets Scope Projektets deltagere Interessenterne Leverandører Risici Kvalitet Projektets fremdrift

10 Opfølgning på projektets Scope Spørgsmål: Ændrer målet sig? Ændrer forudsætningerne sig? Er det fortsat de samme risici? Ændrer behovet for projektet sig (= benefit)? Imødegås f.eks. ved: Tæt kontakt til ejer/sponsor Brug styregruppemøde(r) og vær ikke for fin til lobbyvirksomhed Gentag/revider risikoanalyse

11 Opfølgning på projektdeltagerne Spørgsmål: Er deltagerne motiverede? Kan deltagerne samarbejde? Arbejder de effektivt? Imødegås f.eks. ved: Tæt kontakt til projektdeltagerne - Mindst hver uge! Slå ørene ud i kantinen og ved uformelle sammenkomster Inddragelse (forpligtelse) af deltagerne i estimering, planlægning og risikoanalyse

12 Opfølgning på interessenterne Spørgsmål: Er der modstand mod forandring hos målgruppen? Bakker ejer/sponsor fortsat op? Er igangsætterne med? Imødegås f.eks. ved: At tage kontakt til målgruppen: Hvad bekymrer? Hvad motiverer? At gå forrest og selv være forandringsparat At få ejer til at fortælle om visionen offentligt At finde, inddrage og motivere igangsættere tidligt

13 Opfølgning på projektets fremdrift Spørgsmål: Holder estimaterne? Holder projektplanen? Imødegås f.eks. ved: At bede projektdeltagerne om restestimater for de aktiviteter de er i gang med At bruge S-kurver til at sammenholde det forventede med det faktiske At beregne Earned Value i projektet

14 Tidsregistrering Hvis ikke man registrerer forbrugt tid, har man intet grundlag for seriøs opfølgning på fremdrift På den ene side skal man sørge for en nøjagtig og præcis registrering af forbrugt tid. På den anden side skal man sørge for at tidsregistreringen har hold i virkeligheden - og ikke bliver til det rene digt Det værste man kan gøre er, at kræve så og så mange timer registreret per dag/uge/måned

15 Restestimerings-teknikken Revideret budget budget = Aktuelt Aktuelt forbrug forbrug + Restestimat Beskrivelse Budget Dato Initial budget [Timer] Aktuelt Forbrug [Timer] Rest estimat [Timer] Revide ret budget [Timer] Aktivitet ALFA 2. januar Aktivitet ALFA 31. januar Aktivitet ALFA 6. marts Aktivitet ALFA 3. april Alle der arbejder på en aktivitet bliver bedt om at registrere hvor lang tid de har brugt, Samt hvor lang tid de forventer at der er tilbage Tallene summeres - som vist i eksemplet

16 S-kurver Forventet arbejde udført på på de de forbrugte 3000 timer => 3000/60 = Arb.enheder Earned Value Analysis Budgetteret arbejde = Arb-enheder á timer/styk Arbejdsenheder Budget Udf ørt Forbrugt Udført arbejde = Arb.enheder Tid Opgørelsestidspunkt

17 S-kurver 2 Vi har estimeret at projektets 120 arbejdsenheder (AE) vil tage 7200 timer at gennemføre (1 AE koster således 60 t. i gennemsnit) På opgørelsestidspunktet (tidspunkt 6) konstaterer vi at: Det budgetterede antal AE er 44 (svarende til 2640 t.) Der er gennemført 38 AE Men der er forbrugt 3000 timer (svarende 50 AE) Herefter kan vi lave et nyt estimat: 1 AE koster nu 3000/38 = Ca. 79 timer (nyt estimat) Nyt totalbudget = (120-38)*79 = 9478 T.

18 Earned Value teknikken Det totale antal timer i projektet estimeres. Hver aktivitet tildeles en procentværdi efter størrelse F.eks. vil en 50 timers aktivitet i et 2000 t. projekt få procentværdien 2,5 Når en aktivitet afsluttes siges værdien af den at være tjent ( Earned Value ) Vi har således tjent 2,5 når 50-timers aktiviteten afsluttes Earned value kan selvfølgelig vises i S-kurver

19 Kravstyring og styregruppen 10 forslag til ændringer Møde i styregruppen eller ændringsgruppen 4 får OK til implementering 2 udskydes til senere version 4 afvises og er dermed lukket

20 Krav- og ændringsstyring ( Project Change Control ) 1. Bruger foreslår ændring ( Request for Change ) 2. Brugers overordnede godkender forslag 3. Ansvarlig fra kunde vurderer forslag (Benefit) 4. Ansvarlig fra ledelse vurderer forslag (Strategisk Fit) 5. Forslaget dokumenteres som i en kravspecifikation 6. Dokumenterede krav godkendes af forslagsstiller 7. Detailkrav vurderes af udvikler (pris, tid, ressourcer ) 8. Beslutning om forslag træffes (GO/NOGO) 9. Implementering (program + dokumentation)

21 Evaluering ved projektafslutning Produkt: Er systemet godt - både teknisk og for brugeren? Hvad kom ikke med? - Afvist og uopfyldt Hvad kom produktet til at koste? - Efterkalkulation Hvilken dokumentation hører til produktet? Processen: Hvordan forløb projektet? Hvilke problemer? - Årsager og konsekvenser Hvilke succes er? - Årsager og konsekvenser Hvad skal gøres anderledes næste gang?

22 Kvalitetsledelse Kvalitetsplanlægning Klarlægge hvilke kvalitetskrav/kvalitetsstandarder, der er relevante for projektet og beslutte hvordan de opfyldes. Kvalitetssikring Løbende vurdering af projektets udførelse for at skabe tillid til, at projektet lever op til de ønskede kvalitetskrav/standarder. Kvalitetsstyring Kontrol af projektets resultater for at fastslå, om de er i overensstemmelse med de specificerede kvalitetskrav/standarder og træffe beslutning om evt. korrigerende tiltag.

23 Kvalitetssikring Review (plan, proces og dokumenter) Inspektion (plan og proces) Test (produkter)