Microsoft Excel Introduktion

Transkript

1 Gratis e-bog Microsoft Excel Introduktion 2010 Regn den ud med Microsoft Excel Jørgen Koch

2 Microsoft Excel Introduktion 2010 Regn den ud Microsoft Office 2010 Dansk programversion Jørgen Koch

3 Om forfatteren Jørgen Koch f. 1963, er en meget erfaren underviser og udvikler, der har haft egen virksomhed i itbranchen i mange år. Ud over at undervise i it har han blandt andet oversat en lang række it-fagbøger og udviklet kursusmaterialer til alle de førende programmer på markedet. Jørgen startede sit it-liv med Commodore 64 tilbage i sine unge teenageår og hoppede med på pc-bølgen, da denne startede i begyndelsen af 80 erne. Jobmæssigt startede Jørgen først i forsvaret og siden i politiet, men efter at have udviklet et personaleadministrationssystem til Hjemmeværnet, helligede han sig sin it-virksomhed på fuld tid i starten af 90 erne med fokus på udvikling og undervisning. Nærmest ved et tilfælde faldt han over udvikling af kursusmateriale til både egen og ekstern brug, da mange kursuscentre brugte kursusmateriale af meget blandet kvalitet, og har siden skrevet over 500 titler, der er udkommet både i indog udland. Jørgen har også udviklet en del større Office-applikationer til bl.a. projektstyring, risikostyring, utallige analyseprogrammer m.v. til en lang række internationale virksomheder og offentlige institutioner. Sideløbende med sin virksomhed har Jørgen uddannet sig til erhvervspilot og flyveinstruktør, og har både undervist erhvervspiloter og fløjet som pilot i flere forskellige selskaber. Han er således en alsidig herre, elsker at have mange bolde i luften, og bruger en del af sin sparsomme fritid på at skyde konkurrenceskydning og køre motorcykelrally, når der er tid og overskud til dette. Om Innovate Innovate ( er en personlig ejet virksomhed ejet af Jørgen Koch, der primært beskæftiger sig med undervisning, udvikling af kursusmateriale og Office-applikationer. Gratis e-bøger

4 Copyright 2012 Innovate Forfatter: Jørgen Koch Forlag: Innovate Materialet er beskyttet af copyright, hvorfor alle rettigheder er reserverede. Ingen dele af materialet må reproduceres på nogen måde uden skriftlig aftale med Innovate. ISBN (e-bog i pdf-format) Materialet i denne e-bog er et uddrag af Microsoft Excel 2010 Grundkursus, som kan fås i fuld version som både e-bog og fysisk bog. Enhver henvendelse skal ske til direkte til forlaget: Kursusfiler Du kan finde kursusfiler på eller

5 Indhold

6 INDHOLD Introduktion Læs dette først 9 Kursets indhold 10 Mål med dette materiale 10 Forudsætninger 10 Læsevejledning 11 Programkommandoer 11 Filnavne og indtastning 11 Taster 12 Musen 12 Noter og lignende 12 Kapitel 1 Kom godt i gang 13 Brugergrænsefladen 14 Introduktion til båndet 14 Backstage-visning 17 Miniværktøjslinjen 18 Værktøjslinjen Hurtig adgang 18 Genvejstaster 19 Boksen Navn 19 Statuslinje 20 Projektmappens opbygning 20 Titellinjen 20 Knappen Vælg alle 21 Markering af den aktive celle 21 Kolonneoverskrifter 21 Rækkeoverskrifter 22 Celler 22 Navigationsknapper og arkfaner 22 Vandret og lodret rullepanel 23 Et lille eksempel 23 Klar til start 24 Tilpasning af kolonnebredde 24 Indtastning af overskrifter 25 Indtastning af data 27 Indtastning af formler 28 Formatering af tabellen 29 Konverter til område 30 Formatering af titelteksterne 31 Oprettelse af et diagram 31 Tilpas arkfanerne 34 Gem dine data 35 Udskriv rapporten 35 Gem og luk rapporten 37 Kapitel 2 Navigation 39 Vinduer i Excel 40 Hvordan flytter man vinduer? 41 Hvordan skifter man mellem vinduer? 42 Hvordan kontrollerer jeg vinduer uden musen? 42 Navigation i regnearket 43 Brug tastaturet 43 Genvejsmenuer 44 Kapitel 3 Filer, projektmapper og regneark 45 Oprettelse af en ny projektmappe 46 Åbn eksisterende projektmapper 47 Gem projektmappen 48 Dokumentegenskaber 49 Luk projektmappen 52 Regneark og projektmapper 52 Tilføjelse af nye regneark 52 Aktivering og markering af regneark 53 Slet regneark 54 Ændring af regnearkets navn 54 Ændring af arkfanefarve 55 Flytning af et regneark 55 Kopiering af et regneark 56 Det nye filformat 56 Hvilke fordele er der ved Office XML-formater? 56 Hvad er de nye filtypenavne? 58 Kan forskellige versioner af Office dele de samme filer? 58 Kapitel 4 Redigering og dataindtastning 61 Datatyper 62 Tekst 62 Værdier 63 Formler 63 Indtastning af værdier 64 Indtastning af tekst 64 Datoer og klokkeslæt 65 Ændring eller sletning af værdier og tekster 65 Slette indholdet i cellen 65 Erstat indholdet i cellen 66 Rediger indholdet i cellen 66 Formatering af værdier 66 Automatisk talformatering 67 Formatering ved hjælp af båndet 67 Andre talformater 67 Grundlæggende celleformatering 69 Skrifttype og tegnformater 69 Justering 69 Rammer 70 Indtastnings- og opsætningstip 70 6

7 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Flyt markering efter Enter eller ej 70 Brug piltasterne i stedet for Enter 71 Marker cellerne før indtastning 71 Brug Ctrl+Enter til ens oplysninger 72 Autofuldførelse 72 Flere linjer i en celle 72 Kapitel 5 Formler 73 Introduktion til formler 74 Regnearksoperatorer 75 Operatorprioritet 76 Indtastning af formler 77 Manuel indtastning af formler 77 Indtastning ved udpegning 77 Absolutte og relative cellereferencer 78 Relative referencer 78 Absolutte referencer 79 Blandede referencer 79 Indtastning af ikke-relative referencer 80 Formeltips 81 Indtast aldrig faste værdier 81 Brug formellinjen til beregning 81 Konvertering af formler til værdier 81 Kapitel 6 Praktisk regnearksopbygning 83 Indtastning af fast tekst og faste tal 84 Indsættelse af ekstra kolonner 85 Indtastning af formler 86 Kopiering af celler og blokke 87 Justering af formlerne 88 Optimering af modellen 89 Indsættelse af en ekstra række i regnearket 89 Formler med absolutte cellereferencer 90 Formatering 91 Skab lidt luft 91 Ændring af kolonnebredde 92 Flet og centrer 92 Formater som tabel 93 Tal- og tekstformater 94 Omfarv titlen 95 Gitterlinjer 96 Arkfanen 96 Gem modellen 96 Sidehoved og sidefod 96 Udskriftsområde m.v. 98 Kapitel 7 Introduktion til funktioner 101 Indholdet er udeladt i denne gratis udgave Kapitel 8 Introduktion til navngivne celler 103 Indholdet er udeladt i denne gratis udgave Kapitel 9 Diagrammer 105 Indholdet er udeladt i denne gratis udgave Kapitel 10 Introduktion til Excel-tabeller 107 Indholdet er udeladt i denne gratis udgave Kapitel 11 Spændende funktioner i Excel 109 Indholdet er udeladt i denne gratis udgave Tillæg A Genvejstaster 111 Indholdet er udeladt i denne gratis udgave Stikord 119 7

8

9 i Læs dette først

10 INTRODUKTION LÆS DETTE FØRST Læs dette først Kursets indhold Excel 2010 Introduktion er et uddrag af vores Excel 2010 Grundkursus, der normalt bruges som kursusmateriale til vores professionelle it-kurser. Du vil efter kurset have kendskab til programmets opbygning og vil kunne anvende det til løsning af daglige regnearksopgaver. Efter kurset vil du blandt andet kunne: Forstå opbygningen af Excel. Forstå de grundlæggende begreber i regneark. Oprette, hente, gemme og udskrive regneark. Oprette og anvende formler og funktioner. Oprette og anvende navne. Oprette og anvende diagrammer. Oprette, sortere og søge i lister. Anvende de indbyggede revisionsværktøjer. Anvende datavalidering. Anvende målsøgning. Mål med dette materiale Tænk på dette materiale som en slags kogebog. Hent inspiration i materialet og benyt så programmets online-hjælp til at få emnet yderligere uddybet. Materialet er ment som en støtte i forbindelse med kurset med henblik på at forklare nogle af de anvendte begreber og kommandoer, men materialet kan også anvendes til selvstudium uden instruktørbistand. Materialet er ikke beregnet på at erstatte den dokumentation, der følger med programmet. Forudsætninger Det forudsættes, at kursisten har et grundlæggende kendskab til en pc og er vant til at arbejde med brugergrænsefladen i Windows. 10

11 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Læsevejledning I dette materiale er der anvendt forskellige typografiske konventioner for at lette læsningen, hvilket gennemgås i det følgende. Programkommandoer Som de andre Office 2010-programmer har Excel 2010 fået en ny og opdateret brugergrænseflade, som du kan læse meget mere om i kapitel 1, Kom godt i gang. Denne nye brugergrænseflade indeholder kommandoknapper grupperet i grupper fordelt på forskellige kommandofaner i stedet for menuer og menupunkter, som du sikkert er vant til fra andre Windows-programmer og tidligere udgaver af Excel. Båndet i Office 2010 er ændret i forhold til båndet i Office 2007, idet Microsoft har erstattet knappen Microsoft Office og menuen Filer i tidligere versioner af Microsoft Office-programmerne med fanen Filer. Når du klikker på fanen Filer, får du adgang til visningen Microsoft Office Backstage (også blot kaldet Backstage-visning), hvor du kan åbne, gemme, udskrive, dele og administrere filer og angive programindstillinger. NOTE Fanen Filer er i modsætning de øvrige faner farvelagt, så den følger Microsofts farveskema for Office-programmerne. Fanen Filer i Microsoft Office Excel 2010 er fx grøn, hvor den i Microsoft 2010 Word er blå. Hvis jeg skriver Klik på kommandofanen Filer for at åbne Backstage- Visning, og vælg kommandoen Gem, betyder det, at du skal klikke på fanen Filer, der er placeret i venstre side af båndet, og derefter klikke på kommandoen Gem i visningen Microsoft Office Backstage. Hvis jeg skriver Klik på kommandoen Pivottabel i gruppen Tabeller under Indsæt betyder det, at du skal klikke på kommandofanen Indsæt, hvis den ikke allerede er aktiv, og så klikke på kommandoknappen Pivottabel i gruppen Tabeller. Filnavne og indtastning Din indtastning via tastaturet vises i enten halvfed kursiv eller i denne skrift. Filnavne kan være skrevet med en anden skrifttype. Lange indtastninger skrives normalt på separate linier, hvor du for eksempel kan blive bedt om at skrive en tekst som vist her: Salgskoncept og projektplan for år

12 INTRODUKTION LÆS DETTE FØRST Taster Navne på taster på tastaturet vises i halvfed. Når der skal trykkes på to taster samtidig, skrives dette med et plustegn som vist her: Tryk på Ctrl+S for at gemme. Musen Du vil støde på følgende termer i forbindelse med brug af musen: Musemarkøren Den grafiske markør, som bevæger sig rundt på skærmen, når du flytter på musen. Musemarkøren er normalt en pil, men den ændrer form alt, efter hvilken arbejdsopgave du er i gang med. Peg Flyt musen, så musemarkøren placeres oven på et bestemt objekt. Tryk Tryk på den primære (normalt venstre) museknap, og hold den nede. Dette anvendes normalt i forbindelse med at trække. Klik Tryk på den primære museknap en enkelt gang, og slip den straks. Højreklik Tryk på den sekundære (normalt højre) museknap en enkelt gang, og slip den straks. Den sekundære museknap anvendes til at vise forskellige genvejsmenuer. Dobbeltklik Klik to gange umiddelbart efter hinanden på den primære museknap. Træk Tryk på den primære museknap, og hold den nede, mens du flytter musen. Dette anvendes oftest til at vælge et område med eller til at ændre størrelsen af et objekt. Noter og lignende Jeg har nogle steder valgt at anvende forskellige tekster i venstre margen for at henlede opmærksomheden på et bestemt afsnit: NOTE Dette symbol viser, at noget er vigtigt eller værd at notere sig. Det kan være nogle forklaringer, som hjælper dig med at forstå en bestemt opgave, eller noget fundamentalt for at forstå den efterfølgende gennemgang. TIP Dette symbol henviser til et tip. Et tip kan være en mere effektiv måde at gøre tingene på. EKSEMPEL Dette symbol henviser til forskellige filer på harddisken/disketten. 12

13 1 Kom godt i gang

14 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Kom godt i gang Når du begynder at bruge Excel, starter programmet med at vise en projektmappe, masser af underlige knapper og nogle nye kommandofaner. I dette kapitel vil jeg forklare de enkelte dele i programmets brugergrænseflade samt give et lille eksempel på, hvordan du let og hurtigt kan oprette et simpelt regneark. Brugergrænsefladen En af de mest iøjnefaldende ændringer i Excel 2010 og de andre programmer i Office 2010 er båndet, som er en stribe der går på tværs øverst i programmet, og som har erstattet det gamle udseende med menuer og værktøjslinjer. NOTE Båndet blev indført i forbindelse med lanceringen af Office 2007, men båndets udseendende i Office 2010 er dog ændret en smule i forhold til Office Dels er Office-knappen fjernet og erstattet af kommandofanen Filer og visningen Microsoft Office Backstage, og dels er båndet blevet noget mere strømlinet, så der ikke er så meget spildplads (selv om den gamle version efter min mening virkede mere elegant). Introduktion til båndet Båndet er som nævnt helt nyt, og samler alle programmets kommandoer på et logisk sted. Fanen Indsæt indeholder fx forskellige kommandoer til oprettelse af forskellige elementer. Hver fane indeholder kommandoer, der er grupperet i grupper, som fx Tabeller, Illustrationer og Diagrammer. 14

15 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Hvorfor har Microsoft så ændret brugergrænsefladen så drastisk? De har foretaget en research af, hvordan folk bruger kommandoerne i Office, og i stedet for at gemme over tusind kommandoer rundt omkring i menuer, undermenuer og underundermenuer, har de så opfundet båndet, som giver en nem og visuel adgang til programmets funktioner. For at gøre det nemmere for dig at bruge båndet, vil jeg kort gøre rede for den grundlæggende struktur. Båndet er inddelt i kommandofaner, eller blot faner, der mere eller mindre minder om de gamle menuer, men som nu blot viser de kommandoer og knapper, der hører til den pågældende fane. Et bånd indeholder typisk flere grupper, der bruges til at gruppere sammenhængende kommandoer, og så de egentlige kommandoer, der kan være knapper, bokse eller rullelister m.v. De mest benyttede kommandoer som fx Sæt ind har de største knapper. Kontekstafhængige kommandoer vises til højre for standardkommandofanerne. Båndet skifter automatisk indhold alt efter, hvad du arbejder med i Excel. Båndet kan også indeholde kontekstafhængige kommandofaner, som vises til højre for standardkommandofanerne, når du arbejder med forskellige elementer i programmet. En lille pil nederst i en gruppe betyder, at du kan udvide gruppen (hvis du holder musemarkøren over den lille pil uden at klikke på museknappen, vil du se en kort forklaring til, hvad den pågældende knap gør). 15

16 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Nogle grupper indeholder nederst i højre hjørne en lille pil, som kaldes knappen Vis dialog (eller Dialogstarter). Ved at klikke på den lille pil kan du udvide gruppen til en dialogboks eller lignende, hvor du kan se flere elementer og indstillinger. Båndets udseende bestemmes af opløsningen og størrelsen på din skærm, så hvis du anvender en lav opløsning som fx 800 x 600 pixels, vil du ofte kun se gruppenavnet og en lille nedadrettet pil under gruppenavnet, og du vil ikke kunne se de enkelte kommandoer i gruppen. Hvis du klikker på den lille pil, vil du få vist en oversigt over kommandoerne i gruppen. Eksempel på forholdsvis lav opløsning. Eksempel på høj opløsning. Skjul og vis båndet Hvis du har brug for mere plads til arbejdsområdet, kan du skjule båndet, så du kun kan se linjen med kommandofanerne. Dobbeltklik på den aktive fane for at lukke båndet (eller klik på knappen Minimer båndet øverst til højre i programvinduet). Knappen Minimer båndet. Dobbeltklik på den aktive fane for at åbne det igen (eller klik på knappen Udvid båndet øverst til højre i programvinduet). 16

17 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Hvis du har skjult båndet, vil det blive vist midlertidigt, når du vælger en fane og skjult igen, når du vælger en kommando på en fane. TIP Du kan også skjule og vise båndet ved at trykke Ctrl+F1. Backstage-visning Som tidligere nævnt omfatter Microsoft Office 2010 fanen Filer, der erstatter Office-knappen i Office 2007, og menuen Filer i Office 2003 og tidligere versioner af Office-pakken. Fanen Filer indeholder dels de samme grundlæggende kommandoer som både Office-knappen og menuen Filer gjorde, hvor du kan åbne, gemme og udskrive dokumenter, men også mange andre ting. Dette sker i visningen Microsoft Office Backstage (eller blot Backstage-visning), hvor mange af indstillingerne foregår direkte i menuen (visningen). Kommandoen Udskrivning i Backstage-visning. Fanen Filer giver også adgang til forskellige programindstillinger, idet du i menuen også finder kommandoen Indstillinger (svarer til Funktioner Indstillinger i tidlige versioner af Office og knappen Excel-indstillinger i Office 2007). TIP Hvis du vil forlade Backstage-visningen igen uden at vælge en af de viste kommandoer, kan du gøre det ved enten at trykke på Esc eller klikke på fanen Filer eller en af de øvrige faner. 17

18 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Miniværktøjslinjen Den nye miniværktøjslinje giver dig hurtig adgang til de mest almindelige formateringskommandoer, uden at du behøver at flytte musen helt op i båndet, og vises automatisk, når du markerer tekst til formatering eller højreklikker i en celle. Du bruger miniværktøjslinjen således: 1 Marker teksten, og peg derefter på markeringen ved hjælp af musen, eller højreklik i en celle. 2 Herved vises miniværktøjslinjen i en nedtonet udgave (og cellens genvejsmenu, hvis du har højreklikket). 3 Peg på værktøjslinjen, hvorefter den bliver aktiv, så du kan klikke på de forskellige knapper. Værktøjslinjen Hurtig adgang Oven over båndet finder du værktøjslinjen Hurtig adgang, der indeholder de kommandoer du bruger oftest. Du kan selv bestemme, hvilke kommandoer værktøjslinjen Hurtig adgang skal indeholde, hvilket gøres på følgende måde: 1 Højreklik på den kommando i båndet, som du vil føje til værktøjslinjen Hurtig adgang. 2 Vælg kommandoen Føj til værktøjslinjen Hurtig adgang i genvejsmenuen. Du kan nu se en kopi af kommandoen til højre i værktøjslinjen. Værktøjslinjen Hurtig adgang. 18

19 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Du kan også bruge knappen Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang, som du finder umiddelbart til højre for selve værktøjslinjen, hvor du dels direkte kan vælge, hvilke kommandoer du vil have vist i din værktøjslinje, dels kan vælge kommandoen Flere kommandoer. NOTE Hvis du vil fjerne en kommando fra værktøjslinjen Hurtig adgang igen, kan du enten højreklikke på kommandoen i værktøjslinjen og vælge kommandoen Fjern fra værktøjslinjen Hurtig adgang, eller først klikke på kommandoen i højre side af dialogboksen Redigeringsindstillinger og derefter klikke på knappen Fjern, hvorefter du lukker dialogboksen igen. Genvejstaster Hvor du før i tiden kunne finde mange af programmets genvejstaster ud for de enkelte menupunkter, får du nu vist genvejstasterne som små ikoner. Microsoft har forsøgt at beholde de samme genvejstaster som tidligere, men der er dog alligevel nogle ændringer. Du kan få vist genvejstasterne ved først at holde Alt nede og derefter trykke på de viste bogstaver. Hvis du vælger en fane, vil du se genvejstasterne for de enkelte kommandoer på den fane. Her har jeg trykket på Alt-tasten, hvorefter jeg kan se genvejstasterne for kommandoerne i værktøjslinjen Hurtig adgang samt de otte standardfaner Filer, Startside, Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis. NOTE Du kan finde en oversigt over genvejstaster i tillæg A, Genvejstaster. Under båndet finder du så selve programmet, der består af formellinjen med boksen Navn til venstre i denne, statuslinjen nederst i programmet og så en eller flere projektmapper midt i det hele. Boksen Navn Boksen Navn, også kaldet navneboksen, viser navnet på den aktive celle i den aktuelle projektmappe. Når du klikker på pilen, vil navneboksen vise en liste over alle navngivne celler og områder i den aktuelle projektmappe. Du kan også hurtigt oprette navne ved at anvende navneboksen. 19

20 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Navneboksen. Som noget nyt kan du nu ændre bredden af navneboksen, hvilket er en fordel, hvis du bruger nogle lange navne i dine regneark. Dette gøres ved trække med musen i det runde kontrolhåndtag, som du ser umiddelbart til højre for navneboksen. Statuslinje I programvinduets nederste del ses en statuslinje, hvor du kan læse forskellige meddelelser, beregninger, ændre forstørrelse m.v. Projektmappens opbygning I Excel kaldes den normale dokumenttype en projektmappe, som vises i et selvstændigt vindue. Projektmappen svarer til et dokument i et tekstbehandlingsprogram og placeres i Excels arbejdsområde. Titellinjen Til at starte med arbejder du nok med de enkelte projektmapper i fuld visning, hvor du så ikke kan se projektmappen som et selvstændigt vindue. Når dette er tilfældet, vil du se projektmappens navn øverst i programmets titellinje. Hvis du har vist projektmappen som et selvstændigt vindue, vil navnet på den aktuelle projektmappe samt nogle kontrolknapper, som anvendes til at ændre vinduets størrelse og placering, blive vist i titellinjen. 20

21 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Et eksempel på en aktiv projektmappe med navnet Mappe1 vist i titellinjen, hvor du nederst til venstre i vinduet ses forskellige faneknapper, arkfaner og en fanedelingsboks. Bagved ser du en inaktiv projektmappe uden nogen som helst kontrolknapper. Knappen Vælg alle Ved at klikke på knappen Vælg alle, der er placeret over rækkebenævnelserne og til venstre for kolonnebenævnelserne, kan du vælge samtlige celler i det aktive regneark. TIP Du kan også markere alle cellerne i regnearket ved at trykke på Ctrl+A. Hvis regnearket indeholder data, og den aktive celle er over eller til højre for disse data, markeres det aktuelle område, når du trykker på Ctrl+A, men hvis du så trykker endnu en gang på Ctrl+A vil Excel markere hele regnearket. Tryk på Ctrl+* for kun at markere det aktuelle område (et rektangulært område omgivet af tomme celler). Markering af den aktive celle Den bevægelige sorte ramme viser den aktive celle, og kaldes også for cellemarkøren. Kolonneoverskrifter Kolonnerne er navngivet fra A til XFD én for hver af de kolonner, der nu er i regnearket. Efter kolonne Z starter navngivningen med to bogstaver, så den næste kolonne hedder AA, som efterfølges af AB, AC osv. Efter kolonne AZ kommer så BA, BC og så fremdeles, indtil vi når til kolonnen, som benævnes ZZ. Efter ZZ kommer så 21

22 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG AAA, AAB, AAC og så fremdeles indtil kolonne XFD. Du kan vælge en hel kolonne ved at klikke på kolonneoverskriften. Rækkeoverskrifter Rækkerne er nummereret fra 1 til en for hver række i regnearket. Du kan vælge en hel række ved at klikke på rækkeoverskriften. Celler Den mindste bestanddel i et regneark kaldes en celle. Du refererer til en bestemt celle ved hjælp af først kolonne- og dernæst rækkeoverskriften, hvorved den første celle i regnearket hedder A1 og den sidste hedder XFD NOTE Hvis du regner størrelsen på regnearket ud, så har du altså nu mere end 17 milliarder celler pr. regneark. Navigationsknapper og arkfaner Disse knapper anvendes til at blade mellem de arkfaner, der er i den aktuelle projektmappe. Klik på en pil i den ønskede retning for at rulle mellem arkfanerne. Klik på en fane for at markere et ark. Hvis du vil rulle flere faner ad gangen, skal du holde Shift nede, mens du klikker på en af de midterste rullepile. Højreklik på en af navigationsknapperne for at få vist en menu med arkene i projektmappen. Navigationsknapperne og arkfanerne. Hver arkfane repræsenterer et ark i projektmappen. En projektmappe kan indeholde et uendeligt antal ark, hvis navne vises på arkfanerne. Hvis du klikker på en arkfane, aktiveres det pågældende ark. Til højre for fanen Ark3 i ovenstående illustration ses den nye genvej, Indsæt regneark, som bruges til at indsætte ekstra regneark i din projektmappe. Disse faner kan selvfølgelig omdøbes, så navnet på arkfanen fortæller, hvad der gemmer sig på det enkelte regneark, ligesom du kan ændre arkfanens farve. Her er fanerne blevet omdøbt, der er tilføjet en ekstra fane, der også er blevet farvet rød (hvilket måske kan være lidt svært at se i denne kursusbog). 22

23 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Vandret og lodret rullepanel Det vandrette og det lodrette rullepanel giver dig mulighed for at rulle skærmbilledet vandret og lodret. Den lille boks til venstre for det vandrette rullepanel kan flyttes. Hvis du vil have vist flere arkfaner eller en større del af det vandrette rullepanel, skal du trække fanedelingsboksen mod venstre eller højre. Dobbeltklik på boksen for at vende tilbage til standardvisning. Til højre for det vandrette rullepanel og oven over det lodrette rullepanel finder du en lignende lille boks, som kan bruges til at opdele regnearket i flere vinduer. Et lille eksempel I resten af dette kapitel vil jeg give et kort eksempel på, hvordan du let og hurtigt kan opbygge et nemt lille regneark. Eksemplet er ment som en introduktion for nye brugere, hvorfor du ikke skal blive forskrækket, hvis du ikke forstår alle de ting, der sker det vil jeg råde bod på i resten af materialet. Her ses det færdige resultat. Eksemplet går ud på, at du er blevet bedt om at forberede en rapport på en enkelt side, der skal vise firmaets salg af hjul fordelt på forskellige produkttyper pr. måned. Du skal i dette eksempel prøve at: Indtaste et datasæt (salgstallene) i et regneark. 23

24 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Oprette og kopiere en formel (for at få salget lagt sammen). Formatere vores data, så de er præsentable. Oprette et diagram på baggrund af salgstallene. Gemme projektmappen. Udskrive data og diagram (din rapport). Dette afsnit er meget detaljeret skrevet, så du er i stand til at reproducere ovenstående regneark. Hvis du allerede har nogen erfaring med regneark, vil du nok finde det lidt for detaljeret. Vær ikke bekymret, da resten af materialet ikke er skrevet i samme detaljeringsgrad. Klar til start Lad os begynde det første trin med at starte Excel og maksimere programmet, så det fylder hele skærmen. Derefter maksimerer vi også vores første projektmappe, der automatisk får navnet Mappe1. 1 Start Excel, hvis du ikke allerede har gjort det. Du vil derefter se, at programmet automatisk starter med en tom projektmappe, der hedder Mappe1. 2 Hvis ikke Excel fylder hele skærmen, skal du klikke på knappen Maksimer øverst til højre i programmets titellinje. 3 Maksimer derefter din projektmappe ved at klikke på knappen Maksimer øverst til højre i projektmappens titellinje, hvis den ikke allerede er maksimeret. Tilpasning af kolonnebredde Det næste, vi skal have gjort, er at tilpasse bredden af de tre første kolonner, hvilket kan gøres på en af følgende måder: Højreklik på kolonnebenævnelsen for at markere kolonnen, vælg kommandoen Kolonnebredde i genvejsmenuen, indtast kolonnebredden og klik på OK. Placer musemarkøren på den lodrette streg til højre for den kolonne du vil ændre, tryk ned på musen, og træk musemarkøren mod venstre indtil kolonnebredden er som ønsket. Marker kolonnen, og klik så på kommandoknappen Formater i gruppen Celler under Startside, vælg kommandoen Kolonnebredde i menuen, indtast kolonnebredden og klik på OK. TIP Hvis du markerer flere kolonner før du udfører en af ovenstående metoder, vil den nye kolonnebredde gælde for alle de markerede kolonner. 24

25 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Lad os prøve de to første metoder i det følgende: 1 Marker de to første kolonner i regnearket, kolonne A og B, og højreklik i markeringen. 2 Vælg kommandoen Kolonnebredde i genvejsmenuen. Dialogboksen Kolonnebredde. 3 Indtast 2 i dialogboksen Kolonnebredde, da vi ønsker at de to første kolonner har denne bredde, og klik på OK. Ændring af kolonnebredden i kolonne C ved hjælp af musen. 4 Placer nu musemarkøren over den lodrette delestreg mellem kolonneoverskriften for kolonne C og D, tryk ned på museknappen og træk musen til højre, indtil kolonnen har en bredde på 12, som vist i illustrationen herover. Indtastning af overskrifter I dette trin skal vi have indtastet vores række- og kolonneoverskrifter i regnearket: 25

26 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG 1 Flyt markeringen til celle B2 ved hjælp af piltasterne eller klik på cellen ved hjælp af musen. Du kan se navnet på den aktive celle i navneboksen i formellinjen. 2 Indtast Salgsanalyse i cellen ved at skrive teksten og trykke på Enter. Afhængigt af din programopsætning vil Excel derefter enten selv flytte cellemarkeringen ned til celle B3 eller blot blive i celle B2. 3 Flyt cellemarkeringen til celle B3, hvis den ikke allerede er aktiv, skriv Dansk Hjulfabrik, og tryk Enter for at afslutte indtastningen. 4 Flyt cellemarkeringen til celle C6, skriv Cykler, og tryk Enter for at afslutte indtastningen. 5 Flyt cellemarkeringen til celle C7, skriv Barnevogne, og tryk Enter for at afslutte indtastningen. 6 Flyt cellemarkeringen til celle C8, skriv Knallerter, og tryk på Enter for at afslutte indtastningen. 7 Flyt cellemarkeringen til celle C9, skriv I alt, og tryk på Enter for at afslutte indtastningen. 8 Flyt cellemarkeringen til celle D5, skriv Jan, og tryk på Enter for at afslutte indtastningen. 9 Herefter kunne vi godt indtaste de 11 næste måneder manuelt, men da du kan få Excel til at gøre dette for dig, vil jeg i stedet vise dette. 10 Flyt cellemarkeringen til celle D5, hvis den ikke allerede er aktiv. Bemærk den lille sorte firkant i nederste højre hjørne af cellemarkeringen. Denne lille sorte firkant kaldes et serie- og fyldhåndtag. Når du flytter musemarkøren hen over fyldhåndtaget, vil du se, at musemarkøren ændrer udseende til et sort kryds. Træk i fyldhåndtaget for at oprette en serie. 26

27 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION 11 Når du har fået ændret musemarkøren til dette sorte kryds, trykker du ned på museknappen og trækker krydset mod højre, indtil du ud over celle D5 har valgt de 11 celler til højre (området D5:O5). Bemærk, at der vises en lille tip med den måned, du er nået til. 12 Slip museknappen, og du vil se, at Excel automatisk har skrevet navnet på de 11 næste måneder. Hvis du klikker på knappen, der kommer frem til højre for fyldhåndtaget, når du slipper museknappen, som vist i den nederste af de to ovenstående illustrationer, bliver du præsenteret for nogle forskellige muligheder, hvor vi her blot accepterer standardindstillingen. Hvis du er tilfreds med den måde, de forskellige ting bliver udført på i Excel, behøver du ikke at klikke på de knapper, eller i-mærker, der dukker op rundt omkring. Indstillinger for Autofyld. Indtastning af data I dette trin vil jeg indtaste vores salgstal for de enkelte måneder pr. forretningsområde som vist herunder. Regnearket efter indtastning af salgstal. 1 Flyt cellemarkeringen til celle D6, skriv 41 og tryk på Enter. 2 Indtast resten af salgstallene, som vist i illustrationen. 27

28 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Indtastning af formler Indtil nu har vi ikke lavet noget, som ikke kunne være gjort i ethvert tekstbehandlingsprogram. I dette trin vil vi derfor indtaste nogle formler, som jo er regnearkets egentlige styrke. Vi vil så anvende formlerne til at beregne resultatet i de enkelte kvartaler. 1 Flyt cellemarkøren til celle D9. 2 Klik på venstre side af kommandoknappen Autosum i gruppen Redigering under Startside. Brug af Autosum. Bemærk, at Excel indsætter formlen =SUM(D6:D8) i celle D9. Denne formel beregner summen af værdierne i området fra D6 til D8, hvilket du lærer meget mere om senere. 3 Tryk på Enter for at acceptere formlen, hvorefter du vil få resultatet af formlen vist i cellen. Du kunne gentage dette for de efterfølgende kvartaler, men hvorfor ikke blot kopiere formlen? TIP I stedet for først at klikke på kommandoknappen Autosum og derefter trykke på Enter, kan du også blot dobbeltklikke på Autosum. Du kan også bruge genvejstasten Ctrl+Alt+= (dvs. du skal trykke på Ctrl+Alt+Shift+0) 4 Flyt cellemarkeringen til celle D9, hvis den ikke allerede er aktiv. 5 Placer musemarkøren over serie- og fyldhåndtaget i cellens nederste højre hjørne. Når den skifter til et sort kryds, trækker du dette 11 celler til højre. Når du derefter slipper museknappen, kopierer Excel din formel til de ønskede celler. NOTE Fyldhåndtaget virker både som et seriehåndtag, som da vi lavede en serie med kvartalsoverskrifterne, og som et fyldhåndtag, som da vi i ovenstående tilfælde kopierede indholdet fra en celle til andre celler. For at overbevise dig selv om, at regnearket er dynamisk, kan du jo lige prøve at ændre et eller to af salgstallene. Lige så snart du ændrer et tal i regnearksmodellen og trykker på Enter, vil Excel foretage en genberegning af alle implicerede celler og vise de nye resultater i regnearket. 28

29 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Regnearket efter indsættelse og kopiering af formler. Formatering af tabellen Tabellen ser måske fin ud i dine øjne, men den kan blive meget pænere. I dette trin vil du prøve at anvende Excels automatiske formateringsfacilitet til at peppe den lidt op. 1 Marker hele tabellen fra celle C5 til O9 ved hjælp af musen. TIP Du kan også bruge genvejstasten Ctrl+* (brug stjernen på det numeriske tastatur). Når du bruger denne genvejstast skal du blot stå et vilkårligt sted i tabellen (en af cellerne i tabellen skal være den aktive celle). 2 Klik på kommandoknappen Formater som tabel i gruppen Typografier under Startside, og vælg fx formatet Tabeltypografi Mellem 2. 29

30 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG 3 Klik på knappen OK for at acceptere det område i regnearket, som du allerede har markeret. Excel ændrede automatisk følgende: Ny baggrundsfarve i nogle af cellerne. Rækkeoverskrifterne blev skrevet med fed. Der blev indsat kanter relevante steder. Der blev vist Autofilter-pile i hver overskrift. Området blev konverteret til en Excel-tabel. Regnearket efter automatisk formatering. Alle disse ting kunne vi selvfølgelig have gjort manuelt, men det havde sandsynligvis taget længere tid. Den automatiske formatering kan spare dig for en masse tidsrøvende arbejde. Konverter til område I tabellens nederste højre hjørne kan du se, at området er en Exceltabel, idet der vises en meget lille trekant. Vi skal ikke umiddelbart bruge Excels nye tabelfunktioner i denne tabel, hvorfor vi vil ophæve tabelfunktionerne og konvertere tabellen til et ganske almindeligt regnearksområde, men bevare formateringen. 1 Sørg for, at mindst en celle i tabellen stadig er markeret. 2 Klik på kommandoknappen Konverter til område i gruppen Funktioner under Design. 3 Klik på knappen Ja for at bekræfte konverteringen. Tabellen er nu konverteret, og vi mangler bare at slette den ekstra overskrift, som Excel har sat ind i celle C5. 4 Klik i celle C5, og tryk på Delete på tastaturet. 30

31 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Formatering af titelteksterne I dette trin skal vi blot have formateret de titeltekster, som vi indsatte i kolonne B. 1 Flyt cellemarkeringen til celle B2. 2 Vælg skriftstørrelse 18 i rullelisten Skriftstørrelse i gruppen Skrifttype under Startside. TIP Du kan også bruge den nye miniværktøjslinje, der vises hvis du højreklikker i cellen. 3 Vælg en passende mørkeblå tekstfarve ved at klikke på højre side af kommandoknappen Skriftfarve i samme gruppe som før (jeg har valgt farven Blå, Markeringsfarve 1, mørkere 25%). 4 Flyt cellemarkeringen til celle B3, vælg skriftstørrelse 14 og denne gang en passende lysere blå (jeg har valgt Blå, Markeringsfarve 1, lysere 40%, som du finder umiddelbart over den blå, du valgte før). Oprettelse af et diagram I dette trin vil vi tilføje et diagram i regnearket på baggrund af vores tabel. Diagrammet indsættes umiddelbart under tabellen. 1 Marker denne gang området C5:O8 når du opretter diagrammer, vil du som oftest ikke tage summeringer med i diagrammet (summen får du jo ved at stable søjlerne). 31

32 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG 2 Klik på kommandoknappen Søjle i gruppen Diagrammer under Indsæt, og vælg diagramtypen Grupperet søjle. Der indsættes nu et integreret diagram i regneark, som du kan flytte rundt på og tilpasse størrelsen af ved hjælp af den ramme, der er omkring diagrammet når det er markeret. Så længe diagrammet er markeret, vil du også se de kontekstafhængige diagramkommandofaner Design, Layout og Formater i båndet under Diagramværktøjer. 32

33 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION 3 Træk nu i diagramrammens øverste venstre hjørne, så det er placeret i øverste venstre hjørne af celle C11. TIP Hvis du holder Alt-tasten nede, mens du trækker, så følger rammen automatisk cellekanterne. 4 Træk i diagramrammens nederste højre hjørne, så det er placeret i nederste højre hjørne af celle O25. Vi skal nu have flyttet diagramforklaringen, der vises til højre for søjlerne. 5 Højreklik på diagramforklaringen, og vælg kommandoen Formater forklaring i genvejsmenuen. 33

34 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG 6 Vælg punktet Bund i afsnittet Indstillinger for forklaring, og klik på knappen Luk. 7 Vælg typografien Format 3 i gruppen Diagramtypografi under Design (du kan kun se denne kommandofane, hvis diagrammet er markeret) for at få farverne i diagrammet til at matche resten af regnearket. Det færdige regneark med integreret diagram. Tilpas arkfanerne Så er vi nu nået til at vi skal have tilpasset arkfanerne i bunden af projektmappen. 1 Højreklik på den første arkfane, og vælg kommandoen Omdøb i genvejsmenuen. 2 Indtast Salgsanalyse, og tryk på Enter. 3 Klik på arkfanen Ark2, hold derefter Shift nede, og klik så på arkfanen Ark3 for at markere begge ark. 4 Højreklik på en af de markerede arkfaner, og vælg kommandoen Slet i genvejsmenuen (hvis du har skrevet noget på de markerede ark, vil Excel bede dig om at bekræfte sletningen). 34

35 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Den omdøbte arkfane. TIP Du kan også omdøbe arkfanen direkte ved at dobbeltklikke på den Gem dine data Indtil nu har vi kun arbejdet i computerens hukommelse. Hvis du slukker computeren, eller strømmen pludselig bliver afbrudt, vil alt dit arbejde være spildt. Det er derfor på tide, at vi får gemt arbejdet i en fil. 1 Klik på knappen Gem i værktøjslinjen Hurtig adgang. 2 Indtast Min første projektmappe i feltet Filnavn, og klik på knappen Gem. Udskriv rapporten Som det sidste skal du udskrive regnearket og diagrammet, hvilket foregår ved hjælp af visningen Microsoft Office Backstage. NOTE Jeg forudsætter her, at din computer er forbundet til en printer og at denne er tændt. 1 Vælg kommandoen Filer Udskrivning for at få udskriften vist i Backstage-visning. I modsætning til tidligere versioner af Office-pakken, hvor du skiftede til Vis udskrift for at se et eksempel på udskriften, ændrer du nu alle udskriftsindstillingerne direkte i Backstagevisningen. 35

36 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Som du kan se, er der ikke plads til hele udskriften på papiret, men vi kan jo vælge at lægge papiret ned. 2 Klik på rullelisten Papirretning under Indstillinger, og vælg Liggende papirretning. 3 Klik evt. på rullelisten Skalering under Indstillinger, og vælg Tilpas ark til én side, hvis du have skaleret dit regneark, så det kun fylder én side. 36

37 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION 4 Klik på knappen Udskriv for at udskrive regnearket til din printer (eller tryk på Esc eller en af kommandofanerne for at lukke Backstage-visningen, og vende tilbage til dit regneark). Gem og luk rapporten Til sidst skal vi have lukket rapporten, så du kan arbejde videre med Excel på egen hånd. 1 Vælg kommandoen Filer Luk. 2 Klik på Gem for at gemme eventuelle ændringer, hvis du bliver spurgt om dette, eller Gem ikke, hvis du ikke vil gemme de seneste ændringer (ændringer foretaget siden du sidst gemte filen). NOTE I Office 2010 kan du i Excel, Word og PowerPoint automatisk gemme ændringer i både nye og gemte filer, og så gendanne disse oplysninger også selv om du kommer til at lukke filen uden at gemme ændringerne. Dette kan du læse mere om i kapitel 11, Spændende funktioner i Excel. 37

38 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Musemarkøren i regnearket Markering Denne musemarkør bruges til at markere en eller flere celler i regnearket. Sørg for at placere musemarkøren inde i cellen, før du trykker på museknappen. Flytning Denne musemarkør bruges til at flytte en eller flere celler i regnearket. Marker først det område, du ønsker at flytte, og placer derefter musemarkøren et vilkårligt sted på rammen (dog ikke på fyldhåndtaget). Kopiering Denne musemarkør bruges til at kopiere en eller flere celler i regnearket. Marker først det område, du ønsker at kopiere, og placer derefter musemarkøren et vilkårligt sted på rammen, samtidig med at du holder Ctrl nede. Opret serier Denne musemarkør bruges til at oprette serier med. Marker først det område, som du ønsker at oprette serie fra, og placer derefter musemarkøren over fyldhånd taget (den lille sorte firkant i nederste højre hjørne). Udfyldning Denne musemarkør bruges til at udfylde celler med. Marker først det område, som du ønsker at udfylde fra, og placer derefter musemarkøren over fyldhåndtaget (den lille sorte firkant i nederste højre hjørne) samtidig med, at du holder Ctrl nede. Grafik Denne musemarkør bruges til at markere områder til for eksempel diagrammer, kort, grafiske objekter og indsatte billeder. Nogle af markørerne skifter automatisk udseende og funktion. Hvis du for eksempel klikker på knappen Formatpensel, vil du se, at markøren får tilføjet en lille pensel. Når du anvender fyldhåndtaget, behøver du i de fleste tilfælde ikke at skelne mellem de to funktioner. Hvis du har markeret en eller flere celler, som Excel ikke kan anvende i forbindelse med serieoprettelse, vil programmet i stedet blot udfylde de relevante celler. Du kan vende funktionen således, at hvis programmet udfylder, hvor du vil have oprettet en serie og vice versa, skal du blot holde Ctrl nede, samtidig med at du trækker i musen. 38

39 2 Navigation

40 KAPITEL 2 NAVIGATION Navigation Jeg vil i dette kapitel fortælle lidt mere om, hvordan du navigerer i Excel. Da du sandsynligvis vil komme til at arbejde en del med Excel, vil det være en stor fordel at lære mange af disse tricks udenad. Vinduer i Excel Filerne i Excel kaldes som nævnt for projektmapper, og kan indeholde et uendeligt antal ark. Det er muligt at have flere projektmapper åbne på samme tid som vist i følgende figur. Excel ses her med fire åbne projektmapper, hvor en af disse er minimeret. Projektmapperne kan placeres på tre forskellige måder: De kan være maksimeret, så de fylder hele arbejdsområdet. (et maksimeret vindue har ikke sin egen titellinje). De kan være minimeret, så de kun vises som en lille titellinje. De kan være normale, så det er muligt at se flere projektmapper samtidig. 40

41 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Hvordan flytter man vinduer? Hvis du ønsker at flytte eller ændre størrelse på dine vinduer, må de ikke være maksimeret. Det er muligt at flytte minimerede vinduer, men det har ingen indflydelse på placeringen, når du efterfølgende ændrer størrelsen til normal. For at flytte et vindue skal du trykke på vinduets titellinje og trække med musen. Bemærk, at det er muligt at flytte vinduet uden for arbejdsområdet, men det kan så være lidt svært at finde det igen. Flyt vinduet ved at trække med musen i titellinjen. For at ændre størrelsen på et vindue skal du placere musemarkøren på kanten af vinduet. Når musemarkøren skifter udseende til en lille dobbeltpil, klikker du på musen og trækker i den ønskede retning. Hvis du ønsker at ændre størrelsen horisontalt og vertikalt samtidigt, skal du blot klikke og trække i et af vinduets hjørner. Tilpas vinduets størrelse ved at trække med musen i kanten af vinduet. Hvis du ønsker at se samtlige synlige vinduer arrangeret i forhold til hinanden, er det muligt at få Excel til dette automatisk. 1 Klik på kommandoknappen Arranger alle i gruppen Vindue under Vis. Dialogboksen Arranger vinduer. 2 Vælg en af de fire muligheder, og klik på knappen OK. 41

42 KAPITEL 2 NAVIGATION Hvordan skifter man mellem vinduer? Selv om man arbejder med flere projektmapper samtidig, er der kun én af disse, der er aktiv. Det er det vindue, der tager imod dine indtastninger og kommandoer. Det aktive vindue vil altid være øverst, og titellinjen vil have en anden farve end de øvrige projektmappers, ligesom det aktive vindue vil være det eneste vindue, der indeholder kontrolknapper (ses til højre i titellinjen). Du kan skifte mellem flere projektmapper på flere forskellige måder: Klik på et andet vindue, hvis dette er synligt. Herved aktiveres projektmappen og vises øverst. Klik på knappen i proceslinjen, da Office 2010 viser de enkelte dokumenter som selvstændige knapper i denne (kan ændres). Tryk på Ctrl+Tab (se nedenstående tabel) for at skifte mellem alle åbne vinduer, indtil det ønskede vindue vises øverst. Klik på knappen Skift vindue i gruppen Vindue under Vis, og vælg det ønskede vindue i oversigten. Hvordan kontrollerer jeg vinduer uden musen? Selv om det er let at anvende musen til at kontrollere de forskellige vinduer med, kan det ofte være endnu lettere at anvende tastaturet ved hjælp af de tastaturgenveje, som du ser i tabellen herunder. Kontrol af vinduer uden mus Tastekombination Ctrl+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+Shift+F6 Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Ctrl+F7 Ctrl+F8 Ctrl+F9 Ctrl+F10 Betydning Lukker vinduet Normaliserer vinduet Aktiverer det næste vindue Aktiverer det forrige vindue Aktiverer det næste vindue Aktiverer det forrige vindue Flytter vinduet ved hjælp af piltasterne Ændrer vinduets størrelse ved hjælp af piltasterne Minimerer vinduet Maksimerer vinduet Når du flytter eller ændrer vinduesstørrelse skal du trykke på Enter, når du er færdig. 42

43 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Navigation i regnearket Når man arbejder meget med regneark, er det en fordel at kunne bevæge sig hurtigt omkring i dem. Ethvert regneark består som tidligere beskrevet af rækker (nummereret fra 1 til ) og kolonner (navngivet A til XFD). Skæringspunktet mellem rækker og kolonner kaldes for en celle, hvor det gælder, at regnearket altid har en aktiv celle. Den aktive celle vises med en bred sort ramme, og dens navn vises i navneboksen, samtidigt med at rækketallet og kolonnebogstavet fremhæves med orange markering. Brug tastaturet Som du nok allerede har opdaget, er det muligt at bruge de normale navigationstaster i regnearket. Pil ned flytter den aktive celle en række ned, Pil til højre flytter den en kolonne til højre og PgDn flytter for eksempel den aktive celle et skærmbillede ned. TIP Hvis du har slået Scroll Lock til, er det muligt at blade gennem regnearket uden at ændre den aktive celle. Dette kan være ganske nyttigt, hvis du ønsker at kontrollere dele af dit regneark og så hurtigt vende tilbage til din oprindelige celle. Du trykker blot på Scroll Lock og anvender derefter navigationstasterne til at blade med. Når du ønsker at vende tilbage til den aktive celle, trykker du på Ctrl+Backspace. Husk at trykke på Scroll Lock igen for at slå den fra. De mest almindelige navigationstaster Tastekombination Piltasterne PgUp/PgDn Alt+PgUp/PgDn Ctrl+PgUp/PgDn Ctrl+Backspace Home Ctrl + Home Ctrl + End Betydning Flytter den aktive celle i pilens retning Flytter cellemarkøren en side op/ned Flytter cellemarkøren en side til højre/venstre Flytter til forrige/næste side i projektmappen Viser den aktive celle Flytter til første celle i rækken Flytter til første celle i regnearket Flytter til sidste celle i regnearket NOTE Hvis du har valgt, at Excel skal arbejde med overgangsnavigationstaster, vil du opleve, at tasterne i ovenstående tabel virker lidt anderledes. Det er generelt bedre at arbejde med Excels navigationstaster, hvilket du kan kontrollere ved at vælge kommandoen Filer Indstillinger, og derefter afsnittet Avanceret. Hvis afkrydsningsfeltet Overgangsnavigationstaster under Kompatibilitet med Lotus er markeret, anvender Excel navigationstasterne fra Lotus (og bør efter min mening fjernes). TIP Hvis du på forhånd ved, at du ønsker at aktivere en bestemt celle, kan dette lettest gøres ved at indtaste cellereferencen i navneboksen til venstre i formellinjen, og trykke på Enter. 43

44 KAPITEL 2 NAVIGATION Genvejsmenuer Ud over båndet indeholder Excel også en lang række såkaldte genvejsmenuer. Du kan få vist en genvejsmenu ved at højreklikke på næsten enhver ting i Excel. En genvejsmenu er kontekstsensitiv, hvilket vil sige, at dens indeholder et udvalg af de oftest anvendte kommandoer i den pågældende situation. Ved at højreklikke i for eksempel en celle kan du få vist en genvejsmenu med de mest almindelige cellekommandoer. I figuren har jeg højreklikket på en celle. Genvejsmenuens indhold er afhængigt af det valgte objekt, så hvis man højreklikker på en kolonneoverskrift, rækkeoverskrift, kommando, diagram m.v., vises forskellige genvejsmenuer. Hvis du højreklikker ved hjælp af musen, vil Excel som regel også vise den nye miniværktøjslinje, som ses i den øverste ramme i ovenstående illustration. TIP Selv om genvejsmenuerne primært er beregnet til brug med musen, er det også muligt at få dem vist ved at trykke på Shift+F10 eller på den særlige genvejsmenutast på nyere tastaturer (sidder som regel lige til venstre for den højre Ctrl-tast). I sådanne tilfælde viser Excel ikke den nye miniværktøjslinje. 44

45 3 Filer, projektmapper og regneark

46 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK Filer, projektmapper og regneark Dette kapitel beskriver, hvordan du åbner, gemmer og lukker projektmapper i Excel. Oprettelse af en ny projektmappe Når du starter Excel, opretter programmet selv en ny (tom) projektmappe, som kaldes Mappe1. Denne projektmappe eksisterer kun i computerens hukommelse, og er endnu ikke gemt på disken. Som standard indeholder projektmappen tre regneark, som er navngivet Ark1, Ark2 og Ark3. Du kan altid oprette nye projektmapper ved enten at: Trykke på Ctrl+N. Vælge kommandoen Filer Nyt. I det første tilfælde vil Excel automatisk blot oprette en ny, tom projektmappe ved at anvende skabelonen Projektmappe til din projektmappe. Hvis du vælger kommandoen Nyt i visningen Microsoft Office Backstage, skal du så klikke på Tom projektmappe og derefter klikke på knappen Opret for at oprette en tom projektmappe. 46

47 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Hvis du vil oprette en ny projektmappe på baggrund af en anden projektmappe, der så anvendes som skabelon til den nye projektmappe, skal du klikke på Ny ud fra eksisterende. Hvis du kigger under Office.com-skabeloner, har du adgang til en række skabeloner på Microsoft Office Online. Disse skabeloner er kategoriseret og du kan i hver kategori se en række forskellige muligheder. Hvis du vil bruge en af disse skabeloner, skal du markere den ønskede skabelon, og derefter på knappen Hent for at hente skabelonen ned på din computer. Åbn eksisterende projektmapper Det er muligt at åbne en eksisterende projektmappe ved at: Trykke på Ctrl+O. Vælge kommandoen Filer Åbn. Vælge kommandoen Filer Seneste, og vælg en af de seneste filer i visningen Microsoft Office Backstage. TIP Du kan fastgøre bestemte filer til oversigten over seneste filer. Klik på knappen Fastgør dette element til listen til højre for filnavnet for at fastgøre dokumentet, og klik på den (nu hedder den Frigør dette dokument fra listen) igen for at frigøre dokumentet. Så længe dokumentet er fastgjort, så forbliver det i listen selv om du åbner utallige andre dokumenter. 47

48 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK Dialogboksen Åbn. Du kan også anvende dialogboksen Åbn til at finde en bestemt fil ved at bruge søgefeltet i øverste højre hjørne. Dialogboksen kan se en smule uoverskuelig ud i begyndelsen, men lad os indledningsvis ignorere de fleste funktioner. TIP Du kan åbne flere filer samtidig ved at holde tasten Ctrl nede, efterhånden som du klikker på de ønskede filer. Når du klikker på knappen Åbn, vil Excel åbne alle de markerede filer. Hvis du højreklikker på en fil, vil du se en genvejsmenu, hvor du blandt andet kan kopiere, udskrive, slette og ændre filens egenskaber. Gem projektmappen Når du arbejder med en ny projektmappe, arbejder du kun i computerens hukommelse. Projektmappen er derfor sårbar over for blandt andet strømafbrydelser og systemnedbrud, hvorfor det er en god ide at gemme dit arbejde med jævne mellemrum. At gemme en fil tager normalt kun et par sekunder, hvorimod det kan tage adskillige timer at genskabe regnearket. Du kan gemme projektmappen ved at: Klikke på knappen Gem i værktøjslinjen Hurtig adgang. Vælge kommandoen Filer Gem. Trykke på Ctrl+S. Hvis din projektmappe har været gemt før, vil Excel gemme filen ved at bruge samme filnavn. Herved overskrives den oprindelige udgave af filen. Hvis du ønsker at gemme filen under et andet navn, gøres dette ved at vælge kommandoen Filer Gem som. 48

49 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Hvis projektmappen ikke har været gemt før, vil Excel automatisk vise dialogboksen Gem som. Her skal du navngive filen og placere den i den ønskede mappe (eller oprette en ny ved at klikke på knappen Opret ny mappe øverst i dialogboksen). Dokumentegenskaber Du kan se eller indtaste forskellige dokumentoplysninger i visningen Microsoft Office Backstage ved at vælge kommandoen Filer Oplysninger. Disse oplysninger kan du så anvende i forbindelse med søgninger og lignende, hvorfor det anbefales, at du bruger et par sekunder på at udfylde relevante felter. Du kan indtaste forskellige dokumentoplysninger direkte i visningen Microsoft Office Backstage (husk at tillade, at disse oplysninger gemmes i filen). Dette kan gøres på flere forskellige måder: Direkte i visningen Microsoft Office Backstage (klik evt. på Vis alle egenskaber nederst til højre i visningen for at se flere standardegenskaber). Vælg kommandoen Egenskaber Vis dokumentpanel øverst til højre i visningen for at få vist et dokumentpanel øverst i projektmappevisningen under båndet, hvor du kan udfylde felterne. Dokumentpanelet lukkes ved at klikke på knappen Luk i højre side af panelet. 49

50 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK Vælg kommandoen Egenskaber Avancerede egenskaber øverst til højre i visningen for at få vist dialogboksen Egenskaber. Her ses dokumentpanelet oven over projektmappen. VIGTIGT For at undgå, at du utilsigtet sender projektmapper med personlige oplysninger til dine kollegaer, kunder og lignende, skal du tillade, at disse oplysninger gemmes i filen ved at klikke på Tillad, at disse oplysninger gemmes i filen i visningen Microsoft Office Backstage (i modsat fald forsvinder oplysningerne, når du lukker filen). Klargør til deling Hvis du vil dele dit dokument med andre, der nødvendigvis ikke skal kunne læse de dokumentegenskaber du har indtastet, kan du nemt fjerne disse igen. 1 Vælg kommandoen Filer Oplysninger. 2 Klik på knappen Kontrollér, om der er problemer i visningen Microsoft Office Backstage, og vælg kommandoen Undersøg dokumentet i undermenuen. Du får nu vist dialogboksen Dokumentinspektion, hvor du kan vælge de områder du ønsker undersøgt. 3 Marker de områder, som du vil undersøge (fx. Dokumentegenskaber og personlige oplysninger, hvis du vil have undersøgt, om projektmappen indeholder dokumentoplysninger m.v.), og klik på knappen Undersøg. 50

51 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION 4 Klik derefter på knappen Fjern alle ud for de områder, som du vil fjernet oplysninger fra. 5 Klik til sidst på knappen Luk for at lukke dialogboksen Dokumentinspektion. 51

52 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK Luk projektmappen Når du er færdig med at arbejde i en bestemt projektmappe, bør du lukke den for at frigøre mere hukommelse til andre opgaver på din computer. Du kan lukke projektmappen ved at: Vælge kommandoen Filer Luk. Klikke på kontrolknapperne i projektmappens titellinje. Trykke på Ctrl+F4. Hvis du har foretaget nogle ændringer, siden du sidst gemte projektmappen, vil Excel spørge, om du ønsker at gemme dem. Regneark og projektmapper Når du opretter en ny projektmappe i Excel, vil projektmappen som tidligere nævnt normalt indeholde tre regneark, hvilket kan ændres til maksimum 255 regneark (Excel kan dog indeholde et ubegrænset antal regneark afhængigt af computerens hukommelse m.m.). Jeg foreslår dog, at du ændrer antallet af ark i en ny projektmappe, så der kun er et regneark til at starte med, hvilket gøres således: 1 Vælg kommandoen Filer Indstillinger. 2 Vælg afsnittet Generelt i venstre side af dialogboksen, hvis det ikke allerede er aktivt 3 Vælg 1 i skalafeltet Medtag dette antal ark under Ved oprettelse af nye projektmapper. Skal der være flere ark i projektmappen, kan du altid tilføje dem efter behov du putter jo heller ikke tre stykker tomt papir ind i et nyt ringbind, hver gang du tager et sådant fra arkivet, vel? 4 Klik på knappen OK. Tænk på en projektmappe som et ringbind og på de enkelte regneark som sider i dit ringbind. Som i et ringbind kan du aktivere bestemte ark, tilføje nye, fjerne nogle, kopiere ark osv. Tilføjelse af nye regneark Du kan tilføje nye regneark ved at: Klikke på knappen Indsæt regneark til højre for det sidste ark i projektmappen. 52

53 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Klikke på højre side af kommandoknappen Indsæt i gruppen Celler under Startside, og vælge kommandoen Indsæt ark. Højreklikke på en arkfane, vælg Indsæt og derefter Regneark på fanen Generelt i dialogboksen Indsæt. Trykke på Shift+F11. Herved indsætter Excel et nyt regneark før det aktive regneark, og det nye regneark bliver herefter det aktive. Aktivering og markering af regneark Excel kan kun have et regneark aktivt ad gangen. Hvis du ønsker at aktivere et andet ark, gøres det ved at klikke på arkfanen i bunden af vinduet. Du kan også skifte mellem de enkelte regneark ved at bruge Ctrl+PgDn eller Ctrl+PgUp på tastaturet (dette kræver, at der er flere regneark i din projektmappe). Projektmappen indeholder desuden nogle navigationsknapper i nederste venstre hjørne, som du kan bruge til at blade mellem de enkelte regnearksfaner uden at du derved aktiverer disse (bruges egentlig kun, når du har flere faner end det antal, som umiddelbart ses i arkfaneoversigten). NOTE Hvis du højreklikker på en af navigationsknapperne, vil du få vist en liste over ark i projektmappen. Du kan hurtigt aktivere et bestemt ark ved at klikke på det i den viste liste. Du kan markere flere regneark samtidig ved at holde Ctrl nede, mens du klikker på de regneark, som du ønsker at markere. De markerede ark vil have en hvid fane, og på det aktive af de markerede ark vil navnet stå med halvfed skrift. I denne projektmappe er de to første ark markeret, og de første ark af de to er det aktive ark. Hvis du vil ophæve markeringen af flere regneark gøres dette på en af følgende måder: Højreklik på regnearksfanen, og vælg kommandoen Opdel grupperede ark. Klik på et af andre ikke markerede regneark i projektmappen. 53

54 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK TIP Klik på en af arkfanerne, og vælg kommandoen Marker alle ark, hvis du vil markerede alle regnearkene i projektmappen. Slet regneark Hvis du ikke længere har brug for et bestemt regneark i projektmappen, kan det naturligvis slettes. Dette gøres ved at: Højreklikke på arkfanen, og vælge kommandoen Slet. Klikke på højre side af kommandoknappen Slet i gruppen Celler under Startside, og vælge kommandoen Slet ark. Du kan slette flere regneark samtidig ved først at markere dem. Dette gøres ved at holde Ctrl nede, mens du klikker på de regneark, som du ønsker at markere. ADVARSEL Bemærk, at slettede regneark ikke kan genskabes ved hjælp af Fortryd. Ændring af regnearkets navn De enkelte regneark i projektmappen navngives automatisk Ark1, Ark2 osv. Det er normalt en god ide at ændre disse navne til noget mere meningsfyldt. Dette gøres ved at: Dobbeltklikke på arkfanen. Højreklikke på arkfanen, og vælge kommandoen Omdøb. I alle tilfælde vil du herefter kunne indtaste det nye navn direkte på arkfanen. Navnet på et ark kan være op til 31 tegn (mellemrum er tilladt), men må ikke indeholde tegnene i den efterfølgende tabel. Ugyldige tegn i arknavne [ ] Firkantede parenteser : Kolon / Skråstreg \ Omvendt skråstreg? Spørgsmålstegn * Asterisk NOTE Husk, at selv om der er plads til 31 tegn i arknavnet, skal der også være plads til at vise dem i projektmappen. Hvis du anvender korte navne, vil du have plads til at vise flere arkfaner samtidig. 54

55 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Ændring af arkfanefarve Du kan ændre arkfanens farve, hvilket gøres på følgende måde: 1 Højreklik på arkfanen, og vælge kommandoen Fanefarve. 2 Vælg kommandoen Fanefarve, og derefter en passende fanefarve i den viste farveoversigt. Flytning af et regneark Hvis du ønsker at ændre rækkefølgen af regneark i projektmappen, gøres dette ved at trykke (klikke og holde nede) på arkfanen, og trække den til den nye placering. Så længe du er i færd med at trække regnearket, vil du se, at musemarkøren har skiftet udseende til en pil med et lille regneark, samt at en lille sort trekant viser den aktuelle placering. 55

56 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK Dialogboksen Flyt eller kopier ark. Du kan også flytte regnearket ved at højreklikke på arkfanen, og vælge kommandoen Flyt eller kopier i genvejsmenuen. Kopiering af et regneark Hvis du ønsker at kopiere et regneark, kan dette gøres på samme måde som ved flytning. Tryk på arkfanen, og træk den til den nye placering samtidig med, at du holder Ctrl nede. Så længe du er i færd med at trække regnearket, vil du se, at musemarkøren har skiftet udseende til en pil med et lille regneark med et lille plus-tegn, samt at en lille sort trekant viser den aktuelle placering. NOTE Husk at slippe museknappen før Ctrl, da du ellers blot vil flytte arket i stedet for at kopiere det. Du kan også kopiere regnearket ved at højreklikke på arkfanen, vælge punktet Flyt eller kopier i genvejsmenuen og så markere afkrydsningsfeltet Opret en kopi. Det nye filformat Microsoft Office 2010 benytter sig af samme ny filformat som Office 2007, der som er baseret på XML, et åbent filformat, som alle kan læse og skrive. NOTE De næste afsnit er mere eller mindre taget fra programmets onlinehjælp, hvor du kan finde flere oplysninger ved at søge efter filformat. Hvilke fordele er der ved Office XML-formater? Office XML-formaterne giver en række fordele - ikke kun for udviklere og de løsninger, de udvikler, men også for enkeltpersoner og organisationer af alle størrelser: 56

57 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Kompakte filer Filer komprimeres automatisk og kan i nogle tilfælde være op til 75 % mindre. Office XML-formater anvender zip-komprimeringsteknologien til at lagre dokumenter. Det giver mulighed for omkostningsbesparelser, da det reducerer kravene til diskplads og den båndbredde, der er nødvendig for at sende filer via , over netværk og på tværs af internettet. Når du åbner en fil, pakkes den automatisk ud. Når du gemmer en fil, pakkes den automatisk igen. Du behøver ikke installere særlige zip-programmer for at åbne og lukke filer i Office 2010-versionen. Forbedret gendannelse af beskadigede filer Filer er opbygget i moduler, som adskiller de forskellige datakomponenter i filerne. Det betyder, at en fil kan åbnes, selvom en komponent i filen (fx et diagram eller en tabel) er beskadiget eller ødelagt. Nemmere identifikation af dokumenter, som indeholder makroer Filer, der gemmes med standardsuffikset "x" (fx.xlsx,.docx og.pptx) kan ikke indeholde VBA-makroer eller ActiveX-objekter og indebærer derfor ikke de sikkerhedsrisici, der ellers er forbundet med disse typer af integreret kode. Kun filer, hvor filtypenavnet slutter med "m" (fx.docm og.xlsm), kan indeholde VBA-makroer og ActiveX-objekter, som er lagret i et særligt afsnit i filen. De forskellige filtypenavne gør det nemt at kende forskel på filer, der indeholder makroer, og filer, der ikke gør, og de gør det nemmere for antivirussoftware at identificere filer, som indeholder potentielt skadelig kode. Itadministratorer kan desuden blokere dokumenter, som indeholder uønskede makroer eller objekter, hvilket gør det mere sikkert at åbne dokumenter. Bedre beskyttelse af og kontrol over personlige oplysninger Det er sikkert at dele dokumenter, fordi personlige oplysninger og forretningsfølsomme oplysninger, fx forfatternavne, kommentarer, registrerede ændringer og filstier, nemt kan identificeres og fjernes ved hjælp af funktionen Dokumentinspektion. Bedre integration og interoperabilitet mellem forretningsdata Når Office XML-formater bruges som interoperabilitetsramme for produkterne i Office 2010-versionen, kan dokumenter, regneark, præsentationer og formularer gemmes i et XML-filformat, som alle gratis kan bruge og licensere. Office understøtter også brugerdefinerede XML-skemaer, som forbedrer de eksisterende Office-dokumenttyper. Det betyder, at kunder nemt kan låse oplysninger op i eksisterende systemer 57

58 KAPITEL 3 FILER, PROJEKTMAPPER OG REGNEARK og behandle dem i de velkendte Office-programmer. Oplysninger, der er oprettet i Office, kan nemt bruges af andre virksomhedsprogrammer. Det eneste, du skal bruge for at åbne og redigere en Office-fil, er et zip-program og en XML-editor. NOTE Nogle gange kan du have brug for at gemme filer i det binære filformat, der blev brugt i tidligere versioner af Office. Det kan fx være, at du arbejder på et dokument sammen med en anden, som har en tidligere version af Office. Derfor kan du i Office 2010-versionen stadig gemme filer i binært format ved at vælge filtypen Excel i dialogboksen Gem som. Hvad er de nye filtypenavne? Som standard gemmes de dokumenter, regneark og præsentationer, du opretter i Office 2010-versionen, i XML-format med de nye filtypenavne, hvor der er føjet et "x" eller et "m" til de filtypenavne, du allerede kender. "x" angiver, at en XML-fil ikke indeholder makroer, og "m" angiver, at en XML-fil indeholder makroer. Når du gemmer et dokument i Excel, får filen nu filtypenavnet.xlsx som standard i stedet for filtypenavnet.xls. Når du gemmer en fil som en skabelon, ser du den samme type ændringer. Det filtypenavn for skabeloner, der blev brugt tidligere, er der stadig, men nu er der føjet et "x" eller et "m" til slutningen. Hvis filen indeholder kode eller makroer, skal du gemme den ved hjælp af det nye XML-filformat med aktiverede makroer, som føjer et "m" for makro til filtypenavnet. I følgende tabel vises alle de standardfiltypenavne, der anvendes i Excel Excel-filtyper XML-filtype Projektmappe Projektmappe med aktiverede makroer Skabelon Skabelon med aktiverede makroer Ikke-XML binær projektmappe Tilføjelsesprogram med aktiverede makroer Filtypenavn.xlsx.xlsm.xltx.xltm.xlsb.xlam Kan forskellige versioner af Office dele de samme filer? Office 2010-versionen giver dig mulighed for at gemme filer i de nye Office XML-formater og i det binære filformat, der blev anvendt i tid- 58

59 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION ligere versioner af Office. Office 2010-versionen indeholder både kompatibilitetskontroller og filkonverteringsprogrammer, som gør det nemmere at dele filer mellem forskellige versioner af Office. Åbne eksisterende filer i Office 2010-versionen Du kan åbne og arbejde i en fil, som er oprettet i en tidligere version af Office, og derefter gemme filen i dens eksisterende filformat. Det kan fx være, at du arbejder på et dokument sammen med en anden, der bruger en tidligere version af Office, og derfor ikke ønsker at introducere funktioner, der kun understøttes af Office 2010-versionen. Office 2010-versionen bruger en kompatibilitetskontrol, som kontrollerer, at du ikke har introduceret en funktion, der ikke understøttes i en tidligere version af Office. Når du gemmer filen, rapporterer kompatibilitetskontrollen disse funktioner til dig og giver dig mulighed for at fjerne dem, inden du gemmer filen. Åbne Office 2010-filer i tidligere versioner Du kan åbne og redigere en Office 2010-version-fil i en tidligere version af Word, Excel eller PowerPoint ved at hente de nødvendige filkonverteringsprogrammer. På computeren med den tidligere version af Office, skal du gå til Download Center og hente Microsoft Officekompatibilitetsprogram til 2010 Office Word, Excel og Power- Point. NOTE Konverteringsprogrammet virker først, når din version af Microsoft Office er opdateret med en af disse service packs, Microsoft Office 2000 Service Pack 3, Microsoft Office XP Service Pack 3 eller Microsoft Office 2003 Service Pack 1. Installer først den relevante service pack til din version af Office, og hent derefter konverteringsprogrammet. 59

60

61 4 Redigering og dataindtasting

62 KAPITEL 4 REDIGERING OG DATAINDTASTNING Redigering og dataindtastning Regneark bruges til at gemme data i samt til at udføre forskellige former for beregning. Jeg vil i dette kapitel fortælle lidt om de forskellige datatyper, du kan indtaste i Excel, samt lidt om, hvordan man indtaster og redigerer oplysninger i regnearket. Datatyper Som du ved, kan en projektmappe indeholde et uendeligt antal regneark, som består af en masse celler. En celle kan indeholde tre forskellige typer data (samt kommentarer): Tekst Værdier Formler NOTE Et Excel-regneark kan også indeholde diagrammer, tegninger, billeder, knapper og mange andre objekter. Disse objekter befinder sig rent faktisk på regnearkets overflade og ikke i selve cellerne. Dette kapitel omhandler kun data, som du indtaster i regnearkets celler. Tekst De fleste regneark indeholder en eller anden form for tekst. Tekst, som begynder med tal, opfattes stadig som tekst. Selv om du for eksempel indtaster 2500 Valby, vil Excel stadig opfatte det som tekst i stedet for en værdi. Regneark med tekst. 62

63 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Værdier Værdier dvs. tal repræsenterer som regel en mængde. Det kan være salgstal, antal medarbejdere, antal varer på et lager, fodboldsresultater m.v. Disse værdier kan så bruges i nogle formler eller danne grundlag for forskellige diagrammer. Værdierne kan også være datoer og tidspunkter, som Excel selvfølgelig også kan foretage beregninger med. Regneark med tekst og værdier. Formler Formler er det, der gør et regneark til et regneark i modsat fald ville du blot være i besiddelse af et underligt tekstbehandlingsprogram, der var utrolig godt til at oprette tabeller i. Excel giver dig mulighed for at indtaste effektive formler, som anvender de indtastede værdier (eller tekster) til at beregne et resultat. Når du indtaster en formel i en celle, vil resultatet blive vist i denne celle. Hvis du ændrer nogle af de implicerede værdier, vil formlen automatisk blive genberegnet og vise det nye resultat. Det færdige regneark med tekst, værdier og formler. 63

64 KAPITEL 4 REDIGERING OG DATAINDTASTNING Indtastning af værdier Indtastning af værdier i en celle er utrolig let. Flyt cellemarkeringen til den pågældende celle (hvilket gør den til den aktive celle), skriv værdien og tryk på Enter. Værdien ses derefter i cellen samt i programmets formellinje. Formellinjen viser indholdet af den aktive celle. Det er selvfølgelig muligt at anvende kommaer og fortegn i forbindelse med indtastningen. NOTE Excel vil til tider ikke vise den indtastede værdi på samme måde, som du indtaster den. Hvis du indtaster et meget stort tal (for eksempel ), vil Excel oftest konvertere dette til videnskabelig notation (1,23+09, hvilket svarer til 1,23 gange 10 9 ). Formellinjen vil dog altid vise den korrekte værdi, hvorimod værdien i cellen som regel formateres, så der er plads i cellen. Hvis du gør kolonnen bredere (hvilket Excel ofte selv vil gøre automatisk), vil du se, at tallet nu igen vises normalt. Indtastning af tekst Indtastning af tekst er lige så let som at indtaste værdier. Skriv teksten i den ønskede celle, og tryk på Enter. En celle kan indeholde op til tegn, så der skulle være nok til de flestes behov. Hvis du skriver en ekstremt lang tekst, kan du udvide formellinjen efter behov. Klik på knappen Udvid formellinje eller tryk på Ctrl+Shift+U for at udvide formellinjen. Hvad sker der, hvis du indtaster en tekst, der er længere end kolonnens aktuelle bredde? Hvis cellerne til højre for cellen er tomme, vil Excel vise teksten ved at lade denne fylde flere celler. Hvis de tilstødende celler ikke er tomme, vil Excel vise så meget af teksten som muligt (teksten står stadig i cellen den er bare ikke vist på skærmen). Hvis du har brug for at vise meget tekst i en celle, kan du ændre kolonnens bredde eller ombryde teksten i cellen, så den fylder flere linjer. 64

65 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Datoer og klokkeslæt Du vil ofte få brug for at indtaste datoer og tidspunkter i dine regneark. Excel vil egentlig opfatte dette som en værdi, der formateres som en dato eller et klokkeslæt. Hvis du arbejder med datoer, bør du vide, at Excel håndterer datoer ved hjælp af et serienummersystem. Den mindste datoværdi Excel umiddelbart kan arbejde med, er 1. januar 1900, som svarer til serienummer 1. Den 2. januar 1900 har serienummer 2 osv., hvilket gør det let at arbejde med datoer i formler. Når man arbejder med klokkeslæt, udvider man blot Excels serienummersystem til også at omfatte decimalværdier. Serienummeret for 1. januar 2010 er , og hvis man så vil henvise til kl. 12:00 (halvvejs gennem dagen) vil serienummeret da være ,5. Datoer og klokkeslæt Tegn Betydning / Dato (for eksempel 1/1/02) - Dato (for eksempel ) : Klokkeslæt (for eksempel 12:05). Klokkeslæt (for eksempel 12.05) NOTE Bemærk, at Excel til Windows og Excel til Mac bruger forskellige datosystemer, idet Excel til Mac bruger den 2. januar 1904 som udgangspunkt (serienummer 1). Du kan i Excel til Windows vælge at benytte 1904-datosystemet, hvis du arbejder med regneark til Mac, da regnearkene datomæssigt ellers vil afvige fire år og en dag. Dette gøres ved at vælge kommandoen Filer Indstillinger, vælge afsnittet Avanceret, markere afkrydsningsfeltet Brug 1904-datosystem under Ved beregning af denne projektmappe og klikke på OK. Ændring eller sletning af værdier og tekster Efter at du har indtastet en værdi eller en tekst i en celle, kan du ændre den på flere forskellige måder: Slette indholdet i cellen. Erstatte indholdet i cellen. Redigere indholdet i cellen. Slette indholdet i cellen For at slette værdien, teksten eller formlen i en celle skal du blot markere cellen og trykke på Delete. For at slette indholdet i flere 65

66 KAPITEL 4 REDIGERING OG DATAINDTASTNING celler markerer du blot alle de ønskede celler og trykker ligeledes på Delete. Cellens format forbliver det samme, så du ikke skal formatere den igen. Du kan også højreklikke i en celle eller i et markeret område, og så vælge kommandoen Ryd indhold i genvejsmenuen. NOTE Du kan også klikke på kommandoknappen Ryd i gruppen Redigering under Startside, og så her vælge mellem kun at rydde formatet i cellen, indholdet i celler, kommentaren i cellen eller alle disse. Erstat indholdet i cellen For at erstatte indholdet i cellen med noget andet skal du blot markere den pågældende celle, og indtaste den nye værdi eller lignende. Dette erstatter det forrige indhold, mens eventuel formatering og kommentarer forbliver som før. Rediger indholdet i cellen Hvis en celle kun indeholder nogle få tegn, er det oftest lettest at overskrive disse ved at indtaste de nye data. Hvis cellen derimod indeholder nogle lange tekststrenge eller avancerede formler, som du ønsker at ændre en lille smule, vil du nok vælge at redigere indholdet i cellen. Når du ønsker at redigere indholdet i en celle, kan det gøres på tre forskellige måder: Dobbeltklik på cellen herved får du mulighed for at ændre indholdet direkte i cellen. Tryk på F2 herved får du mulighed for at ændre indholdet direkte i cellen. Klik med musen i formellinjen herved får du mulighed for at ændre indholdet i formellinjen. TIP Hvis du som jeg og mange andre foretrækker at redigere dine formler i formellinjen fremfor i regnearket, kan du angive det i dialogboksen Excel-indstillinger. Dette gøres ved at vælge kommandoen Filer Indstillinger, vælge afsnittet Avanceret, fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad redigering direkte i celle under Redigeringsindstillinger og klikke på OK. Herved vil både dobbeltklik med musen og et tryk på tasten F2 automatisk placere markøren i formellinjen. Hvis der er tale om en formel, vil Excel farvelægge cellereferencerne og rammerne på de implicerede celler, så du let og hurtigt kan se, om disse er korrekte. Hvis en eller flere af referencerne er forkerte, kan du enten ændre dette i formellinjen eller flytte den farvede ramme ved hjælp af musen. Formatering af værdier Når du indtaster værdier i Excel, er de som oftest ikke formateret. Excel indeholder en række typografier, som skal få disse værdier til at se ensartede ud uden alt for meget arbejde. 66

67 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Automatisk talformatering Excel er smart nok til automatisk at udføre noget af denne formatering. Hvis du for eksempel indtaster 12,5% i en celle, ved Excel godt, at du ønsker at anvende procenttypografi. På samme måde vil Excel ved indtastning af automatisk anvende separatortegntypografi. Formatering ved hjælp af båndet Gruppen Tal på kommandofanen Startside indeholder flere knapper til automatisk talformatering ved hjælp af nogle foruddefinerede typografier. Du skal blot markere de ønskede celler og derefter trykke på en af knapperne, hvorefter cellerne vil vise værdier i henhold til den valgte typografi (bemærk, at kolonnebredden ofte skal udvides, før du kan se det færdige resultat, hvilket Excel dog selv klarer i mange tilfælde). Andre talformater Hvis du ikke kan klare dig med de talformater, som du kan finde i båndet, kan Excel tilbyde et stort antal andre formater. Disse formater vælges ved at markere de ønskede celler og derefter: Klikke på knappen Udvid dialog nederst til højre i gruppen Tal under Startside. Højreklikke i markeringen, og vælge Formater celler i genvejsmenuen. 67

68 KAPITEL 4 REDIGERING OG DATAINDTASTNING Trykke på Ctrl+1. Fanen Tal i dialogboksen Formater celler indeholder 12 forskellige formatkategorier. Når du vælger en kategori i listen til venstre, vil du til højre i dialogboksen få vist en række muligheder inden for det enkelte format. Hvis du for eksempel vælger kategorien Tal, får du tre muligheder: Antallet af decimaler, om der skal anvendes tusindtalsseparator, og hvordan du ønsker at vise negative tal. Talformater Navn Standard Tal Valuta Revision Dato Klokkeslæt Procent Brøk Videnskabelig Tekst Speciel Brugerdefineret Betydning Dette talformat er standardformat. Det viser tal som heltal, decimaltal eller videnskabelig notation alt efter behov. Dette talformat giver dig mulighed for at angive antallet af decimaler, om der skal vises tusindtalsseparator, og hvordan negative tal skal vises (med minus, parentes, med rødt eller en kombination heraf). Dette talformat giver dig mulighed for at angive antallet af decimaler, og hvordan negative tal skal vises (med minus, parentes, med rødt eller en kombination heraf). Dette talformat anvender altid tusindtalsseparator. Dette talformat adskiller sig fra talformatet Valuta ved altid at have venstrejusteret valutabetegnelse. Giver dig mulighed for at vælge mellem 11 datoformater. Giver dig mulighed for at vælge mellem 6 tidsformater. Giver dig mulighed for at angive antallet af decimaler og viser altid et procent-tegn. Giver dig mulighed for at vælge mellem 9 brøkformater. Viser værdier med et E for at angive videnskabelig notation. Hvis du anvender dette format i forbindelse med værdier, vil Excel opfatte værdien som et tal. Dette talformat indeholder koder til fx post- og telefonnumre. Giver dig mulighed for at definere dine egne talformater. Den bedste måde at lære talformaterne på er at eksperimentere dig frem i et regneark. NOTE Hvis en celle viser en række ciffertegn (#########), betyder det blot, at kolonnen ikke er bred nok til at vise værdien ved hjælp af det valgte talformat (hvis du vælger talformatet inden tilpasning af kolonnebredde, vil Excel selv ændre kolonnebredden). Hvis du vælger at bevare en kolonnebredde, der er for smal til at vise alle værdier, kan du blot placere musemarkøren over ciffertegnene, hvorefter Excel vil vise den "skjulte" værdi i en tipboks. 68

69 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Betinget formatering Excel giver også mulighed for at arbejde med betingede formater, som kan ændre på celleformateringen på baggrund af cellens indhold. Det er således muligt at oprette en såkaldt stoplys-oversigt, hvor for eksempel salgstallene for i år er markeret med rød baggrund, hvis de er lavere end sidste år, og med grøn baggrund, hvis tallene i år er højere end eller lig med sidste år. Betinget formatering anvendes ved at klikke på kommandoknappen Betinget formatering i gruppen Typografier under Startside, hvor du kan vælge mellem nogle af de mange nye typografier. Grundlæggende celleformatering I det foregående afsnit diskuterede vi forskellige former for talformatering. I dette afsnit vil jeg kort berøre de grundlæggende muligheder, der er for celleformatering. Jeg vil først gennemgå de muligheder, der findes i båndet. Hvis du ønsker yderligere formateringsmuligheder, findes disse i dialogboksen Formater celler. NOTE Husk, at alle former for formatering kun gælder for den eller de markerede celler. Det er derfor vigtigt, at du markerer de rigtige celler, inden du føjer et format til cellen. Skrifttype og tegnformater Du kan nemt ændre skrifttype og andre tegnformater i gruppen Skrifttype under Startside. Gruppen Skrifttype. Klik på knappen Udvid dialog nederst til højre i gruppen Skrifttype for at vise dialogboksen Formater celler. Justering Når du normalt indtaster tekst i en celle, venstrejusteres denne automatisk i cellen. Hvis du derimod indtaster værdier, vil du se, at disse automatisk højrejusteres i cellen. Du kan nemt ændre denne justering ved at bruge knapperne Juster til venstre, Centreret, Højrejusteret og Flet og centrer i gruppen Justering under Startside. 69

70 KAPITEL 4 REDIGERING OG DATAINDTASTNING Gruppen Justering. Funktionen Flet og centrer anvendes til at kombinere flere celler, så de opfattes som en enkelt celle både i forbindelse med formatering og i forbindelse med formler. 1 Marker de celler, der skal kombineres. 2 Klik på knappen Flet og centrer i gruppen Justering under Startside. Cellerne er nu kombineret, så du kan referere til indholdet ved at referere til den øverste venstre celle. Rammer Det er også muligt at tegne forskellige streger rundt om hele eller dele af markerede celler eller områder ved hjælp af kommandoknappen Kanter i gruppen Skrifttype under Startside. NOTE Excel viser normalt selv nogle streger i regnearket de såkaldte gitterlinjer. Hvis du anvender rammer i dit regneark, kan du fjerne disse gitterlinjer ved at klikke på kommandoknappen Gitterlinjer i gruppen Vis/ skjul under Vis. Dette gør det lettere at se dine egne rammer. Indtastnings- og opsætningstip Lad os afslutte dette kapitel med nogle gode tip til indtastning af data samt til opsætning af Excel. Flyt markering efter Enter eller ej Alt efter hvordan Excel er konfigureret, vil det et tryk på Enter normalt flytte cellemarkøren til en anden celle. Nogle brugere foretrækker dette, mens andre (blandt andet undertegnede) bliver irriterede. Denne indstilling ændres på følgende måde: 1 Vælg kommandoen Filer Indstillinger. 2 Vælg afsnittet Avanceret i venstre side af dialogboksen. 3 Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Efter tryk på Enter flyttes markeringen for at ophæve flytningen. 70

71 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION 4 Klik på knappen OK. Det er her også muligt at vælge, i hvilken retning markeringen skal flytte sig, hvilket gøres i feltet Retning, hvis du vælger at bibeholde markeringen og derved flytningen. Brug piltasterne i stedet for Enter Overalt i dette materiale henviser vi til, at du skal trykke på Enter, når du er færdig med din indtastning. I stedet for Enter kan du vælge at trykke på en af piltasterne, så du nemt kan indtaste overskrifter i en række blot ved at trykke på for eksempel Pil ned eller Højre pil mellem indtastningerne. Det er endda muligt at anvende PgUp og PgDn (hvilket nok ikke er så udbredt). Marker cellerne før indtastning Her er et tip, som de fleste brugere af Excel ikke kender til. Hvis du før din indtastning markerer et indtastningsområde i dit regneark, vil Excel automatisk flytte cellemarkeringen til den næste celle, når du trykker på Enter (også selv om det er slået fra som nævnt tidligere). Det er også muligt at anvende andre kombinationer, jf. efterfølgende tabel. Hvis du skal indtaste mange data i dit regneark, kan du med fordel anvende dette tip, da indtastningshastigheden forøges væsentligt. 71

72 KAPITEL 4 REDIGERING OG DATAINDTASTNING Indtastningsområde Tastekombination Enter Shift+Enter Tab Shift+Tab Betydning Flytter den aktive celle ned og derefter til højre. Flytter den aktive celle op og derefter til venstre. Flytter den aktive celle til højre og derefter ned. Flytter den aktive celle til venstre og derefter op. Brug Ctrl+Enter til ens oplysninger Hvis du skal indtaste de samme data i en masse celler, vil du måske vælge at indtaste disse i en enkelt celle og derefter kopiere den. Du kan også gøre dette ved at markere alle de celler, som skal indeholde samme data, indtaste værdien, teksten eller formlen og så trykke på Ctrl+Enter. Herved indsættes din indtastning i alle de markerede celler. Autofuldførelse Excel indeholder også en facilitet, som Microsoft kalder Autofuldførelse. Den giver dig mulighed for at skrive de første par bogstaver i en celle, og Excel vil derefter automatisk fuldføre indtastningen på baggrund af andre indtastninger i samme kolonne. Første gang du for eksempel indtaster MaxiSoft i en celle, vil Excel huske dette. Når du senere længere nede i samme kolonne begynder at skrive navnet igen, vil Excel genkende det og automatisk skrive resten for dig. Selv hvis du begynder at skrive maxisoft (med små bogstaver), vil Excel rette det til MaxiSoft, så det er konsistent med resten af kolonnen. TIP Du kan også benytte denne facilitet ved at højreklikke på cellen, og vælge punktet Vælg fra rulleliste i genvejsmenuen. Herved viser Excel en liste, hvor du kan vælge mellem de indtastninger, som du har foretaget i denne kolonne. Flere linjer i en celle Hvis du i forbindelse med indtastningen gerne vil have flere linjer i en celle, skal du blot trykke på Alt+Enter. Herved ændrer Excel selv celleformatet, så teksten automatisk ombrydes. Her kan du med fordel udvide formellinjen, som tidligere beskrevet. 72

73 5 Formler

74 KAPITEL 5 FORMLER Formler Et regneark uden formler er meget statisk, men ved at tilføje formler kan man gøre det levende og dynamisk, så man kan foretage beregninger på baggrund af de data, der findes i regnearket. Da vi efterhånden har talt en del om formler, er det vist på tide, at vi fortæller lidt mere om dette begreb. Introduktion til formler For at tilføje en formel i dit regneark indtaster du den blot i en celle. Du kan slette, flytte eller kopiere formler på samme måde som andre former for data. Formlerne beregner en værdi i cellen ved at anvende forskellige operatorer. Formlerne kan arbejde med værdier, tekster, regnearksfunktioner og endda andre formler i forbindelse med beregningerne. Værdier og tekster kan være placeret i andre celler, hvilket gør det meget let at ændre forskellige forudsætninger for beregninger og derved gøre regnearket dynamisk. En formel kan bestå af følgende elementer: Operatorer såsom + (addition) eller * (multiplikation). Cellereferencer (herunder navngivne celler og områder). Værdier. Regnearksfunktioner (som for eksempel SUM). Selv om en celle kan indeholde tegn, kan en formel kun indeholde op til tegn. Når du indtaster en formel i en celle, vil cellen vise resultatet af formlen. Formlen selv kan læses i programmets formellinje. Her er et par eksempler på nogle formler: =150 * 0,05 Multiplicerer (ganger) 150 med 0,05 (denne formel anvender kun de faste værdier, og er ikke særlig brugbar). =A1+A2 Summerer værdierne i cellerne A1 og A2. =Indtægt-Udgift =SUM(A1:A2) Trækker den navngivne celle Udgift fra den navngivne celle Indtægt. Summerer værdierne i området A1:A2. 74

75 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION =A1=C12 Sammenligner celle A1 med celle C12. Hvis de er identiske, vil formlen returnere SAND og i modsat fald FALSK. NOTE Bemærk, at formler i Excel altid starter med et lighedstegn. Regnearksoperatorer Excel indeholder en række regnearksoperatorer, som du kan anvende i dine formler. Følgende tabel indeholder en oversigt over disse. Derudover har Excel et utrolig stort antal indbyggede funktioner, der gør dig i stand til at løse endnu flere opgaver. Regnearksoperatorer Operator Betydning + Addition - Subtraktion * Multiplikation / Division ^ & Potensopløftning Sammenkædning = Logisk sammenligning > Logisk sammenligning < Logisk sammenligning Du kan selvfølgelig anvende lige så mange operatorer, som du ønsker (formler kan blive meget komplekse). Følgende figur viser et simpelt regneark med en enkelt formel i celle C5. Formlen er opbygget på følgende måde: =(C2-C3)*C4 I dette eksempel trækker formlen værdien i celle C3 fra værdien i celle C2, og multiplicerer derefter dette resultat med værdien i celle C4. 75

76 KAPITEL 5 FORMLER Formlen i C5 anvender to operatorer. Operatorprioritet I det tidligere eksempel anvendte vi en parentes for at kontrollere beregningsrækkefølgen. Hvis vi skrev formlen uden parenteser, ville den se således ud: =C2-C3*C4 Hvis du prøver ovenstående, vil du opdage, at Excel derved beregner sig frem til et andet (og forkert) resultat. Dette skyldes et begreb, som kaldes operatorprioritet, hvilket er nogle regler for, hvordan forskellige beregninger skal foretages (og i hvilken rækkefølge). I den følgende tabel kan du se, at potensopløftningsoperatoren har den højeste prioritet (hvilket vil sige, at den beregnes først), og at logiske operatorer har den laveste. Du kan omgå denne prioritet ved at anvende parenteser som i vores oprindelige formel, idet udtryk i parenteser beregnes før de normale operatorer. Operatorprioritet Operator Prioritet ^ 1 * 2 / & 4 = 5 < 5 > 5 76

77 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION NOTE Det er altid en god ide at anvende parenteser generøst i sine formler også selv om det ikke altid er nødvendigt. Dette gør det meget lettere at læse formlerne, når du eller andre skal foretage ændringer i regnearket. Indtastning af formler Som tidligere nævnt skal alle formler i Excel begynde med et lighedstegn, så programmet er klar over, at der er tale om en formel og ikke en tekst. Man kan indtaste formler på to forskellige måder ved manuel indtastning eller ved udpegning. Manuel indtastning af formler Manuel indtastning af en formel går ud på, at indtaste formlen manuelt (hvilket du jo nok havde regnet ud). Du skriver simpelthen blot et lighedstegn efterfulgt af selve beregningen. Efterhånden som du skriver, vil du se formlen både i selve cellen og i formellinjen. Du kan selvfølgelig anvende alle de normale redigeringstaster i forbindelse med indtastning. Indtastning ved udpegning Den anden måde at indtaste en formel på involverer stadig lidt manuelt arbejde, men her kan du udpege de enkelte celler i stedet for at henvise til disse manuelt. Hvis du for eksempel skal indtaste formlen =A1+A2 i celle A3, skal du blot gøre følgende: 1 Start med at indtaste et vilkårligt tal i henholdsvis celle A1 og A2, og flyt cellemarkeringen til celle A3. 2 Indtast et Lighedstegn for at begynde formlen. Bemærk, at Excel viser teksten Indtast i statuslinjen. 3 Tryk på Pil op to gange. Når du gør dette, vil du se, at Excel viser en farvet roterende ramme omkring den udpegede celle, samtidig med at cellereferencen skrives i både den aktive celle (A1) og formellinjen. Bemærk også, at Excel nu skriver Peger i statuslinjen. 4 Tryk på tasten Plus (+) på tastaturet. Den svage ramme forsvinder, og du ser nu igen teksten Indtast i statuslinjen. 5 Tryk nu en enkelt gang på Pil op, hvorved du tilføjer A2 til formlen. 6 Tryk på Enter for at afslutte indtastningen. Du kan også foretage selve udpegningen ved hjælp af musen i stedet for tastaturet, idet du så blot klikker på de ønskede celler efter ind- 77

78 KAPITEL 5 FORMLER tastning af lighedstegnet og eventuelle regneoperatorer. Som du kan se af ovenstående, er indtastning ved udpegning en meget effektiv måde at arbejde på. NOTE Når du opretter formler med reference til andre celler, vil cellen med formlen automatisk få det samme talformat som den første celle, formlen henviser til. Absolutte og relative cellereferencer Det er vigtigt at skelne mellem absolutte og relative cellereferencer. Som udgangspunkt anvender alle formler i Excel relative cellereferencer. Forskellen ses tydeligt ved kopiering af en formel til en anden celle. Relative referencer Efterfølgende figur viser et regneark med en relativ formel i celle E3, idet formlen er opbygget som vist i formelfeltet. Formlen i E3 skal kopieres til E4:E5. Når du kopierer denne formel ned til de to næste celler, sker der faktisk det, at Excel laver to nye formler: Celle E4 Celle E5 =C4*D4 =C5*D5 Med andre ord justerer Excel selv formlerne til at henvise til de celler, som er relative i forhold til den nye formel. Den oprindelige formel indeholdt instruktioner om at multiplicere værdien to celler til højre med værdien en celle til højre. Når du så efterfølgende kopierer denne celle, kopierer du også instruktionerne, hvilket resulterer i de nye formler. Dette er normalt ganske hensigtsmæssigt, da vi som oftest ikke ønsker at kopiere formlerne med en fast henvisning. I sådanne tilfælde ville vi nemlig få vist det samme resultat i alle beregningerne. 78

79 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION NOTE Når du flytter en formel ved hjælp af Klip og Sæt ind, vil Excel beholde de oprindelige cellereferencer. Hvis du bruger fyldhåndtaget,skal du huske at klikke på i-mærket og vælge Fyld uden formatering for at undgå, at kopieringen ødelægger rammeformateringen. Absolutte referencer Der kan være tilfælde, hvor du ønsker, at en cellereference kopieres med en fast reference, hvilket kan ses i efterfølgende figur. Celle F3 indeholder nu en absolut formel. I dette eksempel indeholder celle C7 momsprocenten, og formlen i celle F3 er opbygget på følgende måde: =E3*$C$7 Som du kan se, indeholder formlen nu et dollartegn før kolonnehenvisningen og et dollartegn før rækkehenvisningen. Disse dollartegn gør cellereferencen absolut, hvilket medfører følgende to formler ved samme kopiering som før: Celle F4 Celle F5 =E4*$C$7 =E5*$C$7 I ovenstående tilfælde ændrer Excel de relative cellereferencer efter hensigten, men ikke den absolutte reference til celle C7. Blandede referencer En absolut cellereference indeholder to dollartegn: En i forbindelse med kolonnehenvisningen og en i forbindelse med rækkehenvisningen. Det er også muligt at anvende blandede referencer, hvor kun en af adressehenvisningerne er absolut. 79

80 KAPITEL 5 FORMLER Cellereferencer Reference A1 $A$1 Type Relativ reference Absolut reference $A1 Blandet reference (kolonnen er absolut) A$1 Blandet reference (rækken er absolut) Hvornår vil man anvende blandede referencer? I efterfølgende figur kan du se et eksempel på dette. Formlen i C3 anvender to blandede referencer. Denne formel indeholder to blandede referencer. I referencen $B3 er kolonnehenvisningen absolut, mens rækkehenvisningen er relativ. I referencen C$2 er det kolonnehenvisningen, der er relativ, mens rækkehenvisningen her er absolut. Du kan herefter kopiere denne formel både vandret og lodret i regnearket, og hver celle vil efterfølgende indeholde den korrekte formel. Indtastning af ikke-relative referencer Når du indtaster ikke-relative referencer (absolutte eller blandede), kan dette gøres manuelt ved at indsætte dollartegn passende steder. Du kan også anvende genvejstasten F4. Når du indtaster en cellereference enten manuelt eller ved udpegning kan du trykke på F4 for at skifte mellem de forskellige referencetyper. Hvis du for eksempel indtaster =A1 for at begynde på en formel, vil et tryk på F4 ændre cellereferencen til $A$1. Trykker du på F4 en ekstra gang, ændres formlen til A$1. Trykker du endnu en gang på F4 ændres formlen til $A1 og igen tilbage til A1. Bliv ved med at trykke på F4, indtil Excel viser den ønskede referencetype. 80

81 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Formeltips Jeg vil afrunde dette kapitel med nogle få tips i forbindelse med formler. Indtast aldrig faste værdier Når du opretter formler, kan det være meget fristende at indtaste faste værdier i formlen. Hvis du for eksempel skal beregne moms (25%) af et salg, kunne du være fristet til at skrive en formel som vist her: =A1*0,25 Det vil være en bedre løsning at indtaste momsen i en separat celle og så anvende en cellereference (eller en navngiven konstant). Derved kan du hurtigt ændre alle dine momsberegninger, såfremt hvad vi selvfølgelig ikke håber momsen stiger til 30%. I stedet for at ændre procentsatsen i alle dine beregninger retter du den blot i en enkelt celle og vupti, som en kendt køkkenskribent plejer at sige alle dine beregninger er nu opdateret. Brug formellinjen til beregning Hvis du står og har brug for at udregne en eller anden værdi, kan du anvende Excels formellinje til dette. Indtast for eksempel følgende formel men tryk ikke på Enter: =(145*1,05)/12 Hvis du trykker på Enter, vil Excel indsætte formlen i den aktive celle. Da der blot er tale om en mellemregning, og du egentlig blot ønsker at indtaste resultatet (det vil nemlig aldrig ændre sig), kan du udregne resultatet ved at trykke på F9 efterfulgt af Enter. Excel gemmer nu resultatet (12,6875) i cellen i stedet for formlen. Dette er også tilfældet, såfremt din formel anvender cellereferencer. Konvertering af formler til værdier Hvis du har et område i dit regneark med såkaldte "døde" formler det vil sige formler, der altid giver samme resultat kan det være en fordel at ændre disse formler til værdier. Det kan du gøre på følgende måde: 1 Marker området. 2 Kopier det markerede ved fx at trykke på Ctrl+C. 81

82 KAPITEL 5 FORMLER 3 Klik på pilen i bunden af kommandoknappen Sæt ind i gruppen Udklipsholder under Startside, og vælg enten kommandoen Indsæt værdier i menuen eller kommandoen Indsæt speciel, hvis du vil konvertere området yderligere, hvorefter Excel i sidstnævnte tilfælde viser dialogboksen Indsæt speciel. 4 Marker punktet Værdier, og klik på knappen OK. 5 Tryk på Enter eller Esc for at afslutte kopieringen. Når du har øvet dig lidt i at bruge Excel, kan ovenstående hurtigt også gøres på følgende måde: 1 Kopier det markerede område ved at trykke på Ctrl+C. 2 Tryk på Ctrl+V. 3 Klik på i-mærket Indstillinger for Sæt ind (eller tryk nu på Ctrl), der vises umiddelbart til højre for markeringen, og vælg punktet Værdier og talformatering i oversigten. 82

83 6 Praktisk regnearksopbygning

84 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Praktisk regnearksopbygning I de foregående kapitler har vi skrevet meget om, hvordan du arbejder med Excel. Efter denne gennemgang er det vist på tide at få afprøvet teorien i praksis, hvorfor vi i dette kapitel vil opbygge en mindre regnearksmodel, som vist i nedenstående figur. Det færdige regneark. Ved at indtaste tekst, tal og formler i et tomt regneark er det nu din opgave at opbygge en prisliste for firmaet Hokus Pokus ApS. For at få struktureret regnearksopbygningen er det en fordel at arbejde med regnearket i følgende rækkefølge (de fire F er eller TTFF): Fast tekst Faste tal Formler Formatering Indtastning af fast tekst og faste tal Når man skal opbygge en model, kan det normalt bedst betale sig at starte med den tekst, der skal være i modellen. Det kan for eksempel være overskrifter i de enkelte kolonner, der anvendes som fundament for resten af regnearket. I det følgende vil vi opbygge prislisten trin for trin, hvor vi bl.a. vil beregne avance og salgspris samt formatere regnearket med rammer og farver. 1 Indtast den faste tekst i de viste celler. 84

85 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Første trin i vores modelopbygning. Hvis den tekst, man indtaster, er længere end kolonnen er bred, vil Excel blot lade teksten fortsætte i nabocellerne forudsat at disse naboceller er tomme. Hvis der derimod står noget i en af nabocellerne, bliver teksten afskåret, hvor den næste celle begynder. 2 Herefter indtastes alle de faste tal (og andre oplysninger) som vist herunder. Andet trin i vores modelopbygning. Indsættelse af ekstra kolonner Ved nøje gennemgang af vores skema ser vi, at vi har glemt en kolonne til beregning af moms, hvorfor vi skal have indsat en ekstra kolonne mellem kolonne D og E, som vist på næste side. Det kan gøres på følgende måde: 1 Højreklik på kolonneoverskrift E. 2 Vælg punktet Indsæt i genvejsmenuen. 3 Indtast teksten Moms i celle E3. 85

86 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Ved at højreklikke på kolonneoverskriften vises en genvejsmenu. Hvis du foretrækker at bruge tastaturet, kan det gøres på følgende måde: 1 Placer cellemarkøren i en vilkårlig celle i kolonne E. 2 Tryk derefter på Ctrl+Mellemrumstasten for at markere hele kolonnen. 3 Tryk til sidst på Ctrl++ (Ctrl+Plus) på det ordinære tastatur. Endelig kan du også anvende musen til at flytte indholdet af celle E3 (Salgspris) til F3, så du kan skrive den manglende tekst i kolonne E. Indtastning af formler Nu mangler vi de formler, der skal beregne avancen, momsen og salgsprisen, hvilket gennemgås i det efterfølgende. Avanceberegning Avancen skal udregnes i kolonne D på baggrund af vores indkøbspris i kolonne C, hvor vi til at starte med vil nøjes med en avance på 10%. Dette gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle D4. 2 Indtast formlen =C4*10% (indkøbsprisen gange avancen). 3 Tryk på Enter. NOTE Når du indtaster formler vil du se, at Excel selv foreslår forskellige funktioner (eller navngivne områder) i formellinjen afhængigt af, hvad du skriver. Hvis du fx skriver =C som nævnt ovenfor, viser Excel alle funktioner, der starter med C. Du skal dog blot skrive videre, hvorefter funktionerne forsvinder igen. 86

87 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Momsberegning Momsen skal derefter beregnes i kolonne E. Momsen skal tages af både indkøbsprisen og avance n. De 25% moms skal derfor tages af summen af indkøbsprisen og avancen, hvilket gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle E4. 2 Indtast =(C4+D4)*25%. 3 Tryk på Enter. Husk at medtage parenteserne, da beregningen som følge af operatorprioritet i modsat fald vil give et forkert resultat. Salgsprisberegning Her til sidst skal vi så have beregnet salgsprisen i kolonne F. Dette gøres lettest på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle F4. 2 Dobbeltklik på knappen Autosum i gruppen Redigering under Startside, hvorved Excel automatisk indsætter en SUMfunktion i cellen (du lærer mere om funktioner senere i denne kursushåndbog). Kopiering af celler og blokke Når formlerne er indtastet i de rigtige celler, regner Excel straks resultatet ud og skriver det på skærmen i den celle, hvor formlen blev skrevet. Flyttes cellemarkøren derimod hen til en af de celler, der indeholder en formel, kan man i indtastningslinjen se den formel, der blev indtastet, mens man ser resultatet af formlen i selve regnearket. Da vi nu har lavet de tre formler, som er nødvendige for at beregne værdierne i de tre kolonner, er det vist på tide at gentage denne pro- 87

88 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING ces for alle de andre varer i firmaet Hokus Pokus. Dette giver selvfølgelig en stor mængde indtastningsarbejde og derved store muligheder for fejl. Det er derfor både langt mere sikkert og langt hurtigere at bruge Excels kopieringsmuligheder. Der er som i alle andre Windows-programmer mange måder at kopiere på. I dette tilfælde kan man med fordel anvende Autofyld, som benyttes ved at markere hele området, dvs. D4:F4 og så trække fyldhåndtaget (det lille sorte kors i markeringens nederste højre hjørne) ned til række 8. Excel kopierer nu de tre formler fra cellerne D4, E4 og F4 ned i de tilsvarende celler i række 5-8. Justering af formlerne Excel er godt klar over, at formlen i D4 skulle kopieres til alle de celler i blokken, der stod i kolonne D, og ligeså for formlerne i E4 og F4. Hvis vi flytter cellemarkøren ned i celle D5, kan vi i indtastningsfeltet se, at det er den rigtige formel, der står i cellen. Da vi indtastede formlen i celle D4, skrev vi =C4*10%. I den kopi af formlen, der nu står i celle D5, står der imidlertid =C5*10%. Dette er naturligvis korrekt, fordi vi jo ikke skal have beregnet avancen på tryllestaven én gang mere, men hellere vil have beregnet avancen på den høje hat og de andre varer i listen. Når vi laver sådanne kopieringer af formler, justerer Excel altså selv de cellereferencer, der indgår i formlerne. I vores tilfælde med prislisten var det smart, at Excel selv var i stand til at justere vores formler, men dette er selvfølgelig ikke altid tilfældet. NOTE Læs mere om relative og absolutte cellereferencer i kapitel 5, Formler. 88

89 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Optimering af modellen Da vi skrev formlerne for avancen og momsen, skrev vi direkte i formlen, at avancen skulle være 10% og momssatsen 25%. Vi har tidligere gennemgået nogle formeltips, hvor vi blandt andet nævnte, at det ikke er særligt hensigtsmæssigt at skrive faste værdier i vores formler. Hvis momsen for eksempel stiger til 30%, eller hvis vi bliver nødt til at sætte avanceprocenten op for at klare en lurende konkurs (og hvem vil nøjes med en avance på 10%), må vi skrive alle formlerne om og håbe på, at vi ikke har alt for mange varer i vores liste. Det kunne derfor være smartere at indføje en ny linje lige under kolonneoverskrifterne, hvor vi direkte kan indtaste de gældende avance- og momsprocenter. Vi skal så alligevel skrive vores formler om, fordi formlerne nu skal henvise til de celler, der indeholder den aktuelle avance- og momsprocent men det behøver vi kun denne ene gang. Herefter vil alle priserne automatisk kunne justeres til de nye forudsætninger. Indsættelse af en ekstra række i regnearket Du kan indsætte nye rækker på samme måde, som du indsatte en kolonne til vores momsberegning. Dette gøres på følgende måde : 1 Højreklik på rækkeoverskrift 4. 2 Vælg kommandoen Indsæt i genvejsmenuen. Hvis du i stedet foretrækker at bruge tastaturet, kan det gøres på følgende måde: 1 Placer cellemarkøren i en vilkårlig celle i række 4. 2 Tryk derefter på Shift+Mellemrumstasten for at markere hele rækken. 3 Tryk til sidst på Ctrl++ (Ctrl+Plus) på det ordinære tastatur. TIP Hvis du markerer flere rækker (eller kolonner), indsætter Excel det tilsvarende antal rækker (eller kolonner) i regnearket. Alle formler i de rækker, der flyttes, justeres helt automatisk til de nye cellereferencer, og du skal nu blot indtaste de ønskede procentsatser i celle D4 og E4 (se illustrationen på næste side). 89

90 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Regnearket efter indsættelse af en ekstra række og indtastning af procentsatser. Formler med absolutte cellereferencer Vi skal nu omskrive vores formler, så de henviser til de nye avanceog momsprocenter, vi netop har indtastet i række 4. Ved samme lejlighed kan vi se, hvordanvi kan udnytte indtastning ved udpegning til at lave formler. Lad os starte med at se på, hvordan vi kan indtaste avanceformlen i celle D5. Det gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle D5. 2 Indtast et lighedstegn (=) 3 Flyt cellemarkøren til celle C5. 4 Indtast et gangetegn (*). 5 Flyt cellemarkøren til celle D4. 6 Tryk på F4 (formlen lyder nu =C5*$D$4). 7 Tryk på Enter. I celle E5 skal tilsvarende indtastes den nye formel for momsberegningen. Dette gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle E5. 2 Indtast et lighedstegn og en startparentes. 3 Flyt cellemarkøren til celle C5. 4 Indtast et plustegn. 5 Flyt cellemarkøren til celle D5. 6 Indtast en slutparentes og et gangetegn. 7 Flyt cellemarkøren til celle E4. 8 Tryk på F4 (formlen lyder nu =(C5+D5)*$E$4). 9 Tryk på Enter. 90

91 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Vores formel til beregning af salgspris skal ikke ændres, idet den jo blot beregner summen af værdien i de tre celler til venstre. De to nye formler skal nu kopieres ned i de øvrige celler på helt samme måde som vi gjorde før ved hjælp af Autofyld. De formler, som allerede står i cellerne, slettes automatisk. Fordelen ved disse nye formler er, at du nu kan ændre på avance- og momsprocenterne uden at skulle ændre alle dine formler prøv selv! Her ser du et eksempel på en af de nye formler i regnearket. Formatering Listen virker nu efter hensigten den kan beregne en salgspris på baggrund af indkøbspris og avance, men er ikke særlig præsentabel. Det ville nok pynte en del med en smule formatering det vil sige ensretning af talformaterne, tilpasning af kolonnebredden, farvelægning af dele af regnearket og endelig indramning af de forskellige områder. Skab lidt luft Lad os starte med at indsætte nogle ekstra rækker og kolonner, så vi får lidt luft omkring vores data. Det kan for eksempel gøres på følgende måde: 1 Tryk på Ctrl+Home for at gå til arkets øverste celle. 2 Klik på pilen på kommandoknappen Indsæt i gruppen Celler under Startside, og vælg kommandoen Indsæt arkrækker. 3 Klik på pilen på kommandoknappen Indsæt i samme gruppe, og vælg kommandoen Indsæt arkkolonner. 4 Klik på pilen på kommandoknappen Formater i samme gruppe, og vælg kommandoen Kolonnebredde. 91

92 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING 5 Klik på OK. Dette kan også gøres med musen ved at trække i den lodrette sorte streg mellem kolonneoverskrifterne eller ved at anvende kolonnens genvejsmenu, som du har prøvet tidligere. Ændring af kolonnebredde Nu er det vist på tide at vise hele indholdet af de enkelte kolonner. 1 Marker kolonne B:G. 2 Højreklik i markeringen, vælg kommandoen Kolonnebredde, indtast en kolonnebredde på 10 i dialogboksen og klik på OK. 3 Marker kolonne C. 4 Højreklik i markeringen, vælg kommandoen Kolonnebredde, indtast en kolonnebredde på 15 i dialogboksen og klik på OK. Du kan også her benytte musen, hvilket gøres ved at placere musemarkøren på skillelinjen mellem eksempelvis kolonne B og kolonne C, holde knappen på musen nede og trække skillelinjen henholdsvis til højre eller venstre og så slippe knappen igen. Man kan også lade Excel selv tilpasse bredden af kolonnen ved at udføre Autotilpas. Det gøres lettest ved at dobbeltklikke på skillelinjen, hvorefter kolonnen tilpasses efter det bredeste felt i kolonnen. Flet og centrer Modellens overskrifter træder ikke så tydeligt frem, så det vil vi gøre noget ved i dette afsnit. Lad os centrere selve firmanavnet midt over de anvendte kolonner og centrere kolonneoverskrifterne i de enkelte kolonner. I samme arbejdsgang kan vi også centrere vores procentsatser og bestillingsnumre samt formatere teksten. Lad os starte med firmanavnet på følgende måde: 1 Marker området B2:G2. 2 Klik på kommandoknappen Flet og centrer i gruppen Justering under Startside. 3 Klik på rullelisten Skriftstørrelse, og vælg skriftstørrelse

93 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Du kan også blot klikke på kommandoknappen Forøg skriftstørrelse i samme gruppe, indtil skriften har en passende størrelse. 4 Klik på kommandoknappen Fed (eller tryk på Ctrl+F) for fed skrift. 5 Klik på kommandoknappen Juster midt på vandret (skulle egentlig have heddet lodret) i gruppen Justering. 6 Højreklik på rækkeoverskriften for række 3, vælg kommandoen Rækkehøjde, indtast en rækkehøjde på 36 og klik på OK. Formater som tabel Du skal nu bruge Excels nye Formater som tabel-funktion. Denne funktion føjer en masse funktionalitet til tabeller, ligesom funktionen indeholder mange forskellige formater, der gør det nemt og hurtigt at formatere tabellen. Du skal i dette kapitel kun bruge formateringsmulighederne, og så kommer vi tilbage til tabelfunktionerne senere i denne kursushåndbog. 1 Marker området B4:G10. 2 Klik på kommandoknappen Formater som tabel, og vælg et format i oversigten jeg bruger typografien Tabeltypografi Mellem 10 i dette eksempel. 3 Klik på knappen OK i dialogboksen Formater som tabel for at acceptere tabelområdet (sørg for, at afkrydsningsfeltet Tabellen indeholder overskrifter er markeret for at angive, at den øverste række skal formateres anderledes end de øvrige). 4 Klik derefter på kommandoknappen Konverter til område i gruppen Funktioner under Design (kommandofanen Design vises automatisk, når du har markeret en celle i tabellen). Herved fjernes de funktioner, der er tilknyttet Excel-tabeller (tidligere Excel-lister), og du kan nu nøjes med at bruge formatet fra tabeltypografien. 93

94 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING 5 Klik på knappen Ja, når du bliver bedt om at bekræfte ovenstående. 6 Marker overskrifterne i B4:G5. 7 Klik på knappen Centreret i gruppen Justering under Startside. 8 Klik på kommandoknappen Juster midt på vandret (skulle egentlig have heddet lodret) i gruppen Justering. 9 Højreklik på rækkeoverskriften for række 4, vælg kommandoen Rækkehøjde, indtast en rækkehøjde på 22 og klik på OK. Procentsatserne formateres på følgende måde: 1 Marker området E5:F5. 2 Klik på rullelisten Skriftstørrelse, og vælg skriftstørrelse 8. 3 Klik på knappen Centreret. Tal- og tekstformater Tallene i vores regneark ser ikke for pæne ud. Nogle har ingen decimaler, mens andre har op til tre decimaler. Lad os ensrette dem lidt og anvende nogle af Excels indbyggede talformater. Dette gøres lettest på følgende måde: 1 Marker området D6:G10. 2 Klik på knappen Separatortegn i gruppen Tal. Det er også muligt at anvende andre talformater i dialogboksen Formater celler, som vi tidligere har gennemgået. Ovenstående talformat indeholder en lille smart detalje, idet det automatisk indsætter luft efter tallet. På den måde er du fri for, at dine tal placeres alt for tæt på den næste kolonne. 94

95 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Lad os benytte samme fremgangsmåde med vores varenavne og samtidig prøve at lave vores eget talformat. 1 Marker området C6:C10. 2 Klik på knappen Udvid dialog i gruppen Tal. 3 Vælg kategorien Brugerdefineret, og indtast et mellemrum, og endnu et mellemrum i feltet Type som vist i figuren herover. 4 Klik på knappen OK. Du har netop oprettet et nyt tekstformat, som indsætter et mellemrum før og efter teksten. 1 Marker området B6:G10. 2 Klik på kommandoknappen Centreret. Omfarv titlen Til sidst skal vi have ændret farve og baggrund manuelt på titlen: 1 Marker celle B2 (som jo er flettet af cellerne B2:G2). 2 Klik på pilen på kommandoknappen Udfyldningsfarve, og vælg en farve, der svarer til udfyldningsfarven i B4:G4. 3 Klik på pilen på kommandoknappen Skriftfarve, og vælg en farve, der svarer til skriftfarven i B4:G4. 95

96 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Gitterlinjer De grå streger, som ses i regnearket, kaldes gitterlinjer. Når du nu har brugt lidt tid på at få regnearket til at se pænt ud, og selv har sat en masse streger, vil det som før nævnt være en fordel at fjerne gitterlinjerne. Det gøres ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Gitterlinjer i gruppen Vis/skjul under Vis. Arkfanen Som en sidste afpudsning skal du have givet regnearket et passende navn, ligesom du skal fjerne de to overskydende regneark, som du måske har i din projektmappe. 1 Dobbeltklik på arkfanen med din prisliste, og indtast for eksempel navnet Prisliste. 2 Marker de øvrige ark ved først at klikke på det første af de ark, der skal slettes, hold derefter Ctrl nede, og klik på de resterende ark. 3 Højreklik på et af de markerede ark, og vælg kommandoen Slet i genvejsmenuen. Gem modellen Hvis du ikke allerede har gemt modellen, er det vist på tide: 1 Klik på knappen Gem i værktøjslinjen Hurtig adgang. 2 Giv filen et passende filnavn. 3 Klik på knappen OK. Sidehoved og sidefod Inden du udskriver regnearket skal du her tilføje sidehoved og sidefod ved hjælp af Excels nye Sidelayout-visning. 1 Klik på knappen Sidelayout nederst til højre i programvinduet. Her kan du direkte i regnearket tilføje sidehoved og sidefod. 2 Vælg en passende forstørrelse ved hjælp af Zoom-panelet, så du kan se et helt ark papir på skærmen. 96

97 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION 3 Klik i venstre side af teksten Klik for at tilføje sidehoved øverst på udskriften. Sidehovedet og sidefoden er inddelt i tre områder, nemlig venstre side, centreret og højre side. 4 Indtast teksten Internt udkast, og klik i den højre side af sidehovedet. 5 Klik på kommandoknappen Aktuel dato i gruppen Sidehoved- og sidefodselementer på den kontekstafhængige kommandofane Design, der automatisk vises, når du har markeret sidehovedet eller sidefoden. Her kan du dels vælge mellem nogle foruddefinerede top- og bundtekster. 6 Klik på kommandoknappen Gå til sidefod i gruppen Navigation under Design eller klik selv direkte i sidefoden, og klik i den midterste boks, hvis den ikke allerede er aktiv. 97

98 KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING 7 Skriv teksten Side, tryk en enkelt gang på Mellemrumstasten og klik så på kommandoknappen Sidetal i gruppen Sidehoved- og sidefodselementer under Design. 8 Klik udenfor sidefoden, og derefter på knappen Normal i nederste højre hjørne af programvinduet for at vende tilbage til normal visning. Når du vender tilbage til dit regneark, vil du kunne se nogle stiplede vandrette og lodrette linjer, som viser dig, hvor Excel har indsat automatiske sideskift. Udskriftsområde m.v. Hvis du ønsker selv at angive sideskift m.v., kan det gøres på flere måder. Du kan for eksempel angive et udskriftsområde dvs. definere det område, der medtages i udskriften på følgende måde: 1 Marker det område, der skal udskrives, fx B2:G10. 2 Klik på kommandoknappen Udskriftsområde i gruppen Sideopsætning under Sidelayout, og vælg kommandoen Angiv udskriftsområde. Du kan også bruge visningen Vis Sideskift, og derefter trække i de blå rammer for at definere dit udskriftsområde og i de stiplede linjer for at flytte eventuelle sideskift, som vist i efterfølgende figur. NOTE Du kan også indsætte manuelle sideskift ved at markere den række (klik på rækkeoverskriften), som du vil have skal starte på en ny side, klikke på kommandoknappen Skift, og derefter vælge kommandoen Indsæt sideskift i gruppen Sideopsætning under Sidelayout. 98

99 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Træk i de blå rammer for at definere udskriftsområdet, og i de stiplede linjer for at flytte de automatiske sideskift. 99

100

101 7 Introduktion til funktioner

102 KAPITEL 7 INTRODUKTION TIL FUNKTIONER Introduktion til funktioner Indholdet i dette kapitel er udeladt i denne gratis version, men kan findes i den fulde version af vores Excel 2010 Grundkursus. Kapitlet hander om, hvordan du bruger nogle af Excels indbyggede funktioner til at oprette avancerede formler med. 102

103 8 Introduktion til navngivne celler

104 KAPITEL 8 INTRODUKTION TIL NAVNGIVNE CELLER Introduktion til navngivne celler Indholdet i dette kapitel er udeladt i denne gratis version, men kan findes i den fulde version af vores Excel 2010 Grundkursus. Kapitlet hander om, hvordan du med fordel kan bruge navngivne celler i dine regneark i stedet for cellereferencer. 104

105 9 Diagrammer

106 KAPITEL 9 DIAGRAMMER Diagrammer Indholdet i dette kapitel er udeladt i denne gratis version, men kan findes i den fulde version af vores Excel 2010 Grundkursus. Kapitlet hander om, hvordan du opretter og tilpasser diagrammer i alle mulige former (og så lærer du den hemmelige genvejstast til oprettelse af diagrammer ved blot at trykke på en enkelt tast). 106

107 10 Introduktion til Excel-tabeller

108 KAPITEL 10 INTRODUKTION TIL EXCEL-TABELLER Introduktion til Excel-tabeller Indholdet i dette kapitel er udeladt i denne gratis version, men kan findes i den fulde version af vores Excel 2010 Grundkursus. Kapitlet hander om, hvordan du bruger Excel-tabeller til at holde styr på dine data og filtrere disse efter behov. 108

109 11 Spændende funktioner i Excel

110 KAPITEL 11 SPÆNDENDE FUNKTIONER I EXCEL Spændende funktioner i Excel Indholdet i dette kapitel er udeladt i denne gratis version, men kan findes i den fulde version af vores Excel 2010 Grundkursus. Kapitlet hander om, hvordan du bruger nogle af Excels funktioner til fx revision af dit regneark, datavalidering, målsøgning og hvordan du tilpasser båndet i Microsoft Office

111 A Genvejstaster

112 TILLÆG A GENVEJSTASTER Genvejstaster m.v. Dette tillæg indeholder en oversigt over og forklaring til de mest generelle genvejs- og funktionstaster i Excel Navigation i regnearket Tastekombination Piltasterne Home PgUp Ctrl+PgUp PgDn Ctrl+PgDn Ctrl+Home Ctrl+End Ctrl+piltasterne F5 Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Betydning Flytter den aktive celle i pilens retning Flytter til første celle i rækken Flytter skærmbilledet en side op Flytter til forrige side i projektmappen Flytter skærmbilledet en side ned Flytter til næste side i projektmappen Flytter til første celle i regnearket (A1) Flytter til sidste aktive celle i regnearket Flytter til udkanten af dataområdet. Hvis cellen er tom, flyttes til den første udfyldte celle. Viser dialogboksen Gå til Flytter til næste vindue Flytter til forrige vindue Markering af celler i regnearket Tastekombination Shift+piltasterne Shift+mellemrum Ctrl+mellemrum Betydning Udvider markeringen i pilens retning Vælger hele rækken Vælger hele kolonnen Ctrl+Shift+mellemrum Vælger hele regnearket Shift+Home Ctrl+* F8 Shift+F8 F5 Ctrl+G Ctrl+A Udvider markeringen til begyndelsen af rækken Markerer dataområdet (omgivet af tomme celler) Udvider markeringen ved hjælp af navigationstasterne Udvider markeringen med ekstra områder Viser dialogboksen Gå til Viser dialogboksen Gå til Markerer alt 112

113 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Markerede områder Tastekombination Enter Shift+Enter Tab Shift+Tab Ctrl+punktum (.) Shift+Backspace Betydning Flytter markeringen ned til den næste celle i markeringen Flytter markeringen op til den forrige celle i markeringen Flytter markeringen til højre til den næste celle i markeringen Flytter markeringen til venstre til den forrige celle i markeringen Flytter til det næste hjørne i markeringen Ændrer markeringen til kun at omfatte den aktive celle Redigeringstaster i formellinjen Tastekombination F2 Piltasterne Home End Ctrl+Pil til højre Ctrl+Pil til venstre Del Ctrl+Del Backspace Betydning Redigerer den aktive celle (se note bagest i tillægget) Flytter markøren i den angivne retning Flytter markøren til begyndelsen af linjen Flytter markøren til slutningen af linjen Flytter markøren et ord til højre Flytter markøren et ord til venstre Sletter tegnet til højre for markøren Sletter alle tegn til højre for markøren Sletter tegnet til venstre for markøren Ctrl-genvejstaster Tastekombination CTRL+SKIFT+( CTRL+SKIFT+) CTRL+SKIFT+& CTRL+SKIFT_ CTRL+SKIFT+~ CTRL+SKIFT+$ CTRL+SKIFT+% CTRL+SKIFT+^ CTRL+SKIFT+# Betydning Viser skjulte rækker i markeringen. Vise skjulte kolonner i markeringen. Anvender konturkanten på de markerede celler. Fjerner konturkanten fra de markerede celler. Anvender standardformatet for tal. Anvender valutaformatet med to decimaler. Anvender procentformatet uden decimaler. Anvender eksponentialtalformatet med to decimaler. Anvender datoformatet med dag, måned og år. 113

114 TILLÆG A GENVEJSTASTER CTRL+½ CTRL+SKIFT+! CTRL+SKIFT+* CTRL+SKIFT+: CTRL+SKIFT+" Anvender klokkeslætsformatet med timer og minutter, og AM eller PM. Anvender talformatet med to decimaler, tusindtalsseparator og minustegn (-) for negative værdier. Markerer det aktuelle område, der omgiver den aktive celle (dataområdet omgivet af tomme rækker og tomme kolonner). Markerer hele pivottabelrapporten i en pivottabel. Indtaster det aktuelle klokkeslæt. Kopierer værdien fra cellen oven over den aktive celle til cellen eller formellinjen. CTRL+SKIFT+Plus (+) Viser dialogboksen Sæt ind til indsætning af tomme celler. CTRL+Minus (-) CTRL+; CTRL+` CTRL+' CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 CTRL+6 CTRL+8 CTRL+9 CTRL+0 CTRL+A CTRL+F CTRL+C CTRL+D Viser dialogboksen Slet for at slette de markerede celler. Indtaster den aktuelle dato. Skifter mellem visning af celleværdier og visning af formler i regnearket. Kopierer en formel fra cellen oven over den aktive celle ind i cellen eller formellinjen. Viser dialogboksen Formater celler. Anvender eller fjerner fed skrift. Anvender eller fjerner kursiv. Anvender eller fjerner understregning. Anvender eller fjerner gennemstregning. Skifter mellem at skjule objekter, vise objekter og vise pladsholdere for objekter. Vise eller skjule dispositionssymboler. Skjuler de markerede rækker. Skjuler de markerede kolonner. Markerer hele regnearket. Hvis regnearket indeholder data, markerer CTRL+A det aktuelle område. Hvis der trykkes på CTRL+A anden gang, markeres hele det aktuelle område og dets sumrækker. Hvis der trykkes på CTRL+A tredje gang, markeres hele regnearket. Viser dialogboksen Funktionsargumenter, når indsætningspunktet er til højre for et funktionsnavn i en formel. CTRL+SKIFT+A indsætter argumentnavne og parenteser, når indsætningspunktet er til højre for et funktionsnavn i en formel. Anvender eller fjerner fed skrift. Kopierer markerede celler. Hvis du trykker to gange på CTRL+C vises Udklipsholder. Bruger kommandoen Fyld nedad til at kopiere indholdet og formatet af den øverste celle i et markeret område til de underliggende celler. 114

115 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION CTRL+F CTRL+G CTRL+H CTRL+K CTRL+I CTRL+N CTRL+O Viser dialogboksen Søg og erstat med fanen Søg valgt. SKIFT+F5 viser også denne fane, mens SKIFT+F4 gentager sidste Søg-handling. CTRL+SKIFT+F åbner dialogboksen Formater celler med fanen Skrifttype valgt. Viser dialogboksen Gå til. F5 viser også denne dialogboks. Viser dialogboksen Søg og erstat med fanen Erstat valgt. Anvender eller fjerner kursiv. Viser dialogboksen Indsæt hyperlink for nye hyperlinks eller dialogboksen Rediger hyperlink for markerede eksisterende hyperlinks. Opretter en ny, tom projektmappe Viser dialogboksen Åbn for at åbne eller finde en fil. CTRL+SKIFT+O markerer alle celler, der indeholder kommentarer. CTRL+P CTRL+R CTRL+S CTRL+T CTRL+U CTRL+V CTRL+W CTRL+X CTRL+Y CTRL+Z Viser dialogboksen Udskriv. CTRL+SKIFT+P åbner dialogboksen Formater celler med fanen Skrifttype valgt. Bruger kommandoen Fyld til højre til at kopiere indholdet og formatet af cellen længst til venstre i et markeret område til cellerne til højre. Gemmer den aktive fil med dens aktuelle filnavn, placering og filformat. Viser dialogboksen Opret tabel. Anvender eller fjerner understregning. CTRL+SKIFT+U skifter mellem at vise og skjule formellinjen. Indsætter indholdet af Udklipsholder ved indsætningspunktet og erstatter enhver markering. Det er først tilgængeligt, når du har klippet eller kopieret et objekt, en tekst eller celleindhold. Lukker det valgte projektmappevindue. Kopierer markerede celler. Gentager sidste kommando eller handling, hvis det er muligt. Bruger kommandoen Fortryd til at fortryde sidste kommando eller til at slette det sidste emne, du indtastede. CTRL+SKIFT+Z bruger kommandoen Fortryd eller Annuller Fortryd til at annullere eller gendanne den sidste automatiske korrektion, når i-mærker for autokorrektur vises 115

116 TILLÆG A GENVEJSTASTER Funktionstaster Tastekombination F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 Betydning Viser opgaveruden Microsoft Office Excel Hjælp. CTRL+F1 viser eller skjuler båndet. ALT+F1 opretter et diagram af dataene i det aktuelle område. ALT+SKIFT+F1 indsætter et nyt regneark. Redigerer den aktive celle og placerer indsætningspunktet i slutningen af celleindholdet. Det flytter også indsætningspunktet til formellinjen, når redigering i en celle er deaktiveret. SKIFT+F2 tilføjer eller redigerer en cellekommentar. CTRL+F2 viser vinduet Vis udskrift. Viser dialogboksen Indsæt navn. SKIFT+F3 viser dialogboksen Indsæt funktion. Gentager sidste kommando eller handling, hvis det er muligt. CTRL+F4 lukker det aktive projektmappevindue. Viser dialogboksen Gå til. CTRL+F5 gendanner vinduesstørrelsen af det valgte projektmappevindue. Skifter mellem regnearket, båndet, opgaveruden og zoomkontrolelementerne. I et regneark, der er opdelt (menuen Vis, Administrer dette vindue, Frys ruder, kommandoen Opdel vindue), inkluderer F6 de opdelte ruder, når der skiftes mellem ruder og båndområdet. SKIFT+F6 skifter mellem regnearket, zoomkontrolelementerne, opgaveruden og båndet. CTRL+F6 skifter til næste projektmappevindue, når der er åbnet mere end et projektmappevindue. Viser dialogboksen Stavekontrol for at kontrollere stavning i det aktive regneark eller markerede område. CTRL+F7 udfører kommandoen Flyt i projektmappevinduet, når det ikke er maksimeret. Brug piletasterne til at flytte vinduet, og tryk på ESC, når du er færdig. Slår udvidet tilstand til eller fra. I udvidet tilstand vises Udvidet markering på statuslinjen, og piletasterne udvider markeringen. SKIFT+F8 gør det muligt at føje en separat celle eller et separat område til en markering af celler ved hjælp af piletasterne. CTRL+F8 udfører kommandoen Størrelse (i menuen Kontrolelement til projektmappevinduet), når et projektmappevindue ikke er maksimeret. ALT+F8 viser dialogboksen Makro for at oprette, køre, redigere eller slette en makro. 116

117 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION F9 F10 F11 F12 Beregner alle regneark i alle åbne projektmapper. SKIFT+F9 beregner det aktive regneark. CTRL+ALT+F9 beregner alle regneark i alle åbne projektmapper, uanset om de er ændret siden seneste beregning. CTRL+ALT+SKIFT+F9 kontrollerer afhængige formler igen og genberegner derefter alle celler i alle åbne projektmapper, herunder celler der ikke er markeret til beregning. CTRL+F9 minimerer et projektmappevindue til et ikon. Aktiverer eller deaktiverer tastetip. SKIFT+F10 viser genvejsmenuen for et markeret emne. ALT+SKIFT+ F10 viser menuen eller meddelelsen for et i-mærke. Hvis der findes mere end ét i-mærke, skifter kombinationen til næste i-mærke og viser dets menu eller meddelelse. CTRL+F10 maksimerer eller gendanner det valgte projektmappevindue. Opretter et diagram af dataene i det aktuelle område. SKIFT+F11 indsætter et nyt regneark. ALT+F11 åbner Microsoft Visual Basic Editor, hvori du kan oprette en makro ved hjælp af Visual Basic for Applications (VBA). Viser dialogboksen Gem som. NOTE Ovenstående kan være afhængigt af, hvilket styresystem og hvilken service pack du har installeret. 117

118

119 Stikord

120 STIKORD A B ######### 68 Absolutte referencer 78, 79 Aktiv celle 19, 43 Arkfaner 34 Farve 55 Navne 54 Autofuldførelse 72 Faneknapper 22 Faner 15 Faste værdier 81 Filer 46 Filer, kommandofanen 14 Filformat 56 Tidligere versioner 59 Flette celler 70 Formater som tabel 29, 93 Formatering Formellinjen 81 Udvid 64 Formeltips 81 Formler 63, 74 Funktioner 102 Backstage-visning 17, 35 Betinget formatering 69 C Blandede referencer 79 Boksen Navn 19 Båndet 14 G Gem 35, 37 Genvejsmenuer 44 Genvejstaster 19, 112 Gitterlinjer 96 Grupper, i båndet 15 Celle Aktiv 19, 43 Cellereferencer 78 H Hurtig adgang, værktøjslinjen 18 D Datatyper Datoer 65 Diagrammer Diagramværktøjer 32 Forklaring 33 Oprettelse 31 Dialogstarter 16 I Indsæt regneark, knappen 22 Indsæt værdier 82 Indtastning 11 Indtastningsområde 71 Indtastningstip 70 E F Egenskaber 49 Erstat indholdet i en celle 66 Excel-tabel Formater som tabel 29, 93 Konverter til område 29, 93 Fanedelingsboks 22 J K Justering 69 Kanter 70 Klokkeslæt 65 Kolonner 21 Bredde 24 Kombinere celler

121 MICROSOFT EXCEL 2010 INTRODUKTION Kommandoer 15 Kommandofaner 15 Kontekstafhængige 15 Kommandoknapper 15 Kontekstafhængige kommandofaner 15 Konverter til område 30, 93 Konvertere formler til værdier 81 S Sidefod 96 Sidehoved 96 Sidelayout, visningen 96 Sideskift, vis 98 Skrifttyper 69 Slette indhold i en celle 65 M Microsoft Office Backstage 14, 35 Minimer båndet 16 Miniværktøjslinje 18 Musemarkøren 38 T Talformater 67 Tastaturet 43 Tekst 62, 64 N O P R Navigation 40 Navn, boksen 19 Navngive regneark 54 Office-knappen 14, 46 Fastgør til og frigør fra 47 Operatorprioritet 76 Opsætning 70 Papirretning 36 Programkommandoer 11 Projektmapper 20, 46 Redigere indholdet i en celle 66 Regneark 46, 52, Flytte 55 Kopiere 56 Regnearksoperatorer Relative cellereferencer 78 Rækker 22 U V X Udskriftsområde 98 Udskriv 35, 96 Papirretning 36 Skalering 36 Udskriftsindstillinger 35 Udvid båndet 16 Vinduer 40 Vælg alle, knappen 21 Værdier 63 Værdier, indsæt 82 Værktøjslinjen Hurtig adgang 18 XML

122