Udbudsbetingelser. Skovbakkeskolen som OPS - Udbud af teknisk bestillerrådgivning. Aarhus Marts Sagsnr tb/tb/kkp Dok.nr

Transkript

1 Aarhus Marts 2014 Sagsnr tb/tb/kkp Udbudsbetingelser Skovbakkeskolen som OPS - Udbud af teknisk bestillerrådgivning København Langelinie Allé København Ø Danmark Aarhus Frue Kirkeplads Aarhus C Danmark Shanghai, rep. kontor 83 Loushanguan Road Suite 2635, 26/F Shanghai, Kina T F E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr

2 2/15 1. Indledning 1.1 Odder Kommune inviterer herved alle interesserede virksomheder til at afgive tilbud på levering af teknisk bestillerrådgivning i forbindelse med Odder Kommunes forestående udbud og opførelse af Skovbakkeskolen som OPS (OPP med offentlig finansiering). Udbuddet er annonceret på og Odder Kommunes hjemmeside Det er Odder Kommunes forventning, at den tekniske bestillerrådgivning kan udføres for et samlet honorar på ca. kr. 1,2-1,4 mio. ekskl. moms, og udbuddet foretages derfor i overensstemmelse med reglerne om annoncering i tilbudslovens kapitel II. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Der er fastlagt mindstekrav vedrørende tilbudsgivernes økonomiske og faglige kompetencer, som tilbudsgiverne skal opfylde for at komme i betragtning til opgaven, jf. punkt 5 nedenfor. 2. Generelle forhold 2.1 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Odder Kommune Rådhusgade Odder Kontaktperson Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftlig via til: Bech Bruun Advokatfirma Torben Brøgger Frue Kirkeplads Aarhus C tb@bech-bruun.com

3 3/15 Henvendelser bedes mærket: "Teknisk bestillerrådgiver - udbud af Skovbakkeskolen som OPS". 2.3 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Annoncering indrykket på og Udbudsbetingelser Appendiks 1: Ydelsesbeskrivelse Appendiks 2: Udkast til aftale om teknisk rådgivning og bistand Udbudsmaterialet er tilgængeligt på Odder Kommunes hjemmeside Tilbudsgivere kan herudover få adgang til det samlede udbudsmateriale ved henvendelse til kontaktpersonen angivet i punkt 2.2 ovenfor. 2.4 Tidsplan for udbud Udbudsproceduren kan forventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 14. marts 2014 Udsendelse af udbudsmateriale 31. marts 2014 Frist for indlevering af tilbud 3. april 2014 Forventet orientering om tildeling af kontrakt 14. april 2014 Kontraktindgåelse 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via til Torben Brøgger, Bech-Bruun Advokatfirma, på tb@bechbruun.com. Henvendelser bedes mærket: "Teknisk bestillerrådgiver - udbud af Skovbakkeskolen som OPS". Mundtlige henvendelser vil af hensyn til Odder Kommunes forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist.

4 4/15 Alle spørgsmål og svar vil blive sendt til samtlige kendte tilbudsgivere i anonymiseret form og blive uploadet på Odder Kommunes hjemmeside: Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte rådgivningsopgave skal stilles senest den 24. marts Henvendelser, som modtages efter den 24. marts 2014, kan således ikke garanteres besvaret. 2.6 Rettelsesblade I tilfælde af, at Odder Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive sendt til samtlige kendte tilbudsgivere og blive uploadet på Odder Kommunes hjemmeside: Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 25. marts Beskrivelse af opgaven 3.1 Skovbakkeskolen som OPS Skovbakkeskolen er den ældste skole i Odder by. Skolen blev bygget i 1956 og har siden været gennem flere om- og tilbygninger. Der blev bygget en ny aula/hal i 2002 og senest blev en ny indskolingsfløj taget i brug i Mange af skolens lokaler og faciliteter bærer præg af tidens tand, og skolen er på mange måder utidssvarende. Odder Kommune har truffet beslutning om at udbyde opførelsen af en ny skole til erstatning for Skovbakkeskolen som et OPS-projekt (dog således, at der potentielt er mulighed for genanvendelse af de nyeste af de eksisterende bygningsdele).

5 5/15 Beslutningen er truffet ud fra en vurdering af, at levetidsøkonomien og kommunens sikkerhed vil være bedre end det, der kan opnås ved at renovere de eksisterende bygninger. Det har også været et tungtvejende hensyn, at kommunens sikkerhed for anlægsøkonomi og ikke mindst driftsøkonomien er størst ved et OPS-udbud. OPS-projektet udbydes som én samlet opgave omfattende design, projektering, anlæg/opførelse af Skovbakkeskolen i projekterings- og anlægsfasen og efterfølgende vedligehold og bygningsdrift samt levering af visse serviceydelser i forbindelse hermed i en driftsfase på forventeligt 25 år. Skolen skal opføres i tilknytning til eller ved siden af den eksisterende Skovbakkeskole (Tværgade 12, 8300 Odder), der samtidig skal kunne benyttes uden væsentlige gener frem til ibrugtagning af den nye skole. Udbuddet skal formentlig indeholde mulighed for, at OPS-leverandøren kan tilbyde renovering og genanvendelse af dele af den eksisterende bygningsmasse som en del af den samlede løsning, hvis OPS-leverandøren vurderer, at det vil være den bedste løsning. OPS-leverandøren skal som en del af opgaven sikre, at der etableres de nødvendige midlertidige faciliteter for gennemførelse af undervisning og/eller drift af SFO, mens opførelse/etablering af den nye skole pågår. Det forventes, at den nye skole skal indeholde plads til ca. 650 elever og tilhørende personale. Det forventede nettoareal for den nye skole er foreløbigt estimeret til ca m2. Det er herudover forventningen, at OPS-udbuddet i tilknytning til den nye skole vil omfatte en daginstitution. Det forventes, at OPS-projektet vil blive udbudt efter udbudsdirektivets regler om konkurrencepræget dialog. Den konkurrenceprægede dialog indeholder i princippet tre adskilte faser: 1. I første fase foretages en prækvalifikation med henblik på at udvælge egnede tilbudsgivere, som opfordres til at afgive tilbud. 2. I anden fase gennemføres en dialog med de udvalgte tilbudsgivere med henblik på at fastlægge, hvilke løsninger, både tekniske, finansielle og juridiske,

6 6/15 de prækvalificerede virksomheder kan - og er villige til - at levere, herunder på hvilke vilkår virksomhederne er villige til at levere en løsning, der bedst muligt opfylder Odder Kommunes ønsker og krav. 3. I tredje fase afgiver de udvalgte tilbudsgivere tilbud på baggrund af dialogfasen. Herefter evalueres tilbuddene og den foretrukne tilbudsgiver udpeges. Odder Kommune forventer at afholde to heldags dialogmøder med hver af de udvalgte tilbudsgivere i dialogfasen. 3.2 Bestillerrådgiver Projektet skal gennemføres i et tæt samarbejde mellem Odder Kommune (bestiller) og bestillerrådgiver, som i den forbindelse optræder som én samlet rådgiverenhed: Bestiller (kommunen) - Politisk niveau - Styregruppe - Projektniveau Bestillerrådgiver Juridisk rådgiver Finansiel rådgiver Teknisk rådgiver Den vindende tilbudsgiver skal således som teknisk bestillerrådgiver indgå i det samlede bestillerrådgivningsteam i et tæt samarbejde med Odder Kommunes juridiske og finansielle bestillerrådgiver. Som juridisk bestillerrådgiver har Odder Kommune tilknyttet: Bech-Bruun Advokatfirma v/ partner Torben Brøgger Frue Kirkeplads Aarhus C

7 7/15 Som finansiel bestillerrådgiver som underrådgiver til Bech-Bruun Advokatfirma har Odder Kommune tilknyttet: Ernst & Young v/ partner Klaus Ahm Gyngemose Parkvej Søborg 3.3 Forventet tidsplan Odder Kommune forventer, at OPS-udbuddet kan gennemføres efter følgende overordnede tidsplan: 2014 Hovedtidsplan/måned Feb. Mar. Apr. Maj Juni Juli Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. Fase 1 - Afklaring/forberedelse Fase 2 - Prækvalifikation Fase 3 Dialogmateriale Fase 4 - Dialogfase Fase 5 Tilbudsfase Fase 6 - Evaluering/kontrahering 3.4 Teknisk bestillerrådgivning - ydelser Den udbudte opgave om levering af teknisk bestillerrådgivning omfatter løbende rådgivning i forbindelse med OPS-udbuddets gennemførelse samt rådgivning i projekterings- og anlægsfasen: Fase 1: Afklaring/forberedelse Fase 2: Igangsætning/prækvalifikation Fase 3: Udarbejdelse af dialogmateriale Fase 4: Dialogfase Fase 5: Tilbudsfase Fase 6: Evaluering/kontrahering Fase 7: Teknisk bestillerrådgivning i projekterings- og anlægsfase Det forventes, at den kommende tekniske bestillerrådgiver er en erfaren OPP- /OPS-rådgiver, som i samarbejde med de øvrige rådgivere kan levere en "A-Z"- rådgivning, som omfatter alle de tiltag og oplæg til beslutninger og dokumenter, som er nødvendige for at kunne indgå en OPS-kontrakt omfattende projektering og etablering af ny skole samt efterfølgende bygningsdrift og vedligeholdelse samt levering af visse serviceydelser i tilknytning hertil, herunder renhold og rengøring.

8 8/15 Ydelserne i projektets enkelte faser er nærmere beskrevet i Appendiks 1 - Ydelsesbeskrivelse. Ydelserne skal, medmindre andet udtrykkeligt fremgår, leveres i overensstemmelse med FRI, DANSKE ARK og Bygherreforeningens Ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning, kapitel Udarbejdelse af tilbud 4.1 Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 4.2 Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder fra afleveringsdagen. Odder Kommune anser ikke en aftale for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før den udbudte kontrakt er underskrevet ubetinget af alle parter. 4.3 Udformning af tilbuddet Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang og kvalitet. Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed for vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen) skal tilbuddet afleveres i en mappe og følge nedennævnte disposition: Identifikation af tilbudsgiver mv. (fane 1) Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, telefonnummer, , samt kontaktperson. Oplysning om eventuelle underrådgivere og samarbejdspartnere med tilsvarende angivelse af navn, adresse, telefonnummer, , samt kontaktpersoner. Til-

9 9/15 budsgiver skal i givet fald dokumentere, at den pågældende underleverandør eller samarbejdspartner stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, eksempelvis ved, at der vedlægges en erklæring herom. Hvis ansøgningen indleveres af et konsortium, skal ansøgningen indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til én deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer af konsortiet ved sin underskrift Forbehold og forudsætninger (fane 2) Forbehold over for udbudsmaterialet samt Odder Kommunes krav skal angives særskilt under overskriften "Forbehold". Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at Odder Kommune vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder over for Odder kommunes udkast til aftale om teknisk bestillerrådgivning. Odder Kommune er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor pkt. 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Tilbudsgiver skal desuden under overskriften "Forudsætninger" angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare Tilbudsgivers kompetencer og erfaring samt projektorganisation og bemanding (fane 3) Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en beskrivelse af de særlige kompetencer og erfaringer, som tilbudsgiver er i besiddelse af, og som har relevans for løsningen af denne opgave. Tilbuddet kan f.eks. indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers erfaring og referencer med levering af teknisk bestillerrådgivning i forbindelse med OPP- eller OPSudbud, tilbudsgivers kompetencer og erfaring vedrørende udarbejdelse af funkti-

10 10/15 onsbaserede krav og tilbudsgivers kompetencer og erfaring vedrørende skolebyggeri. Tilbudsgiver skal vedlægge CV'er for de nøglemedarbejdere, der allokeres til opgaveløsningen. CV'et kan indeholde: Navn og alder Uddannelse Relevante efter/videreuddannelser Tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner Relevante arbejdsfunktioner og udførte opgaver i nuværende ansættelse Eventuelle ledelsesopgaver Erfaring inden for den udbudte opgave og nyttiggørelse heraf Tilbudsgiver anmodes om at fremhæve de oplysninger i CV'erne, der understøtter løsningen af den udbudte opgave, herunder erfaring i forbindelse med udbud af OPS- eller OPP-projekter. Tilbudsgiver skal vedlægge et organisationsdiagram for projektorganisationen med beskrivelser af ansvar og rollefordelinger Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (fane 4) Tilbuddet skal indeholde en overordnet beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver med udgangspunkt i Odder Kommunes opgavebeskrivelse og ydelsesbeskrivelse samt udkast til aftale om teknisk rådgivning og bistand foreslår opgaven løst. Beskrivelsen bør indeholde en overordnet redegørelse for tilbudsgivers forslag til tilgang til rådgivningsopgaven i de enkelte faser, herunder samarbejdet med Odder Kommune og de øvrige rådgivere. Endelig bør tilbudsgiver overordnet beskrive, hvordan tilbudsgiver påtænker at gennemføre brugerinddragelsen i forbindelse med udarbejdelse af dialogmaterialet (de funktionsbaserede krav) samt efterfølgende opfølgning herpå.

11 11/ Honorar/tilbudspris (Fane 5) Tilbudsgiver skal særskilt oplyse én fast timepris (blended-rate), der er gældende for de medarbejdere, der forventes at løse opgaven, samt oplyse det forventede timeforbrug for hver enkelt fase. Tilbudsgiver skal herudover oplyse en maksimumpris for opgavens samlede udførelse. Maksimumprisen skal omfatte samtlige ydelser, der skal udføres under de enkelte faser, herunder også omkostninger forbundet med løbende rådgivning under hele projektets forløb Økonomisk kapacitet (fane 6) Tilbudsgiver skal vedlægge oplysning om økonomiske nøgletal for de seneste tre regnskabsår omfattende omsætning, resultat efter skat, balance, egenkapital og solvensgrad. Hvis tilbudsgivers seneste regnskabsår er udløbet mere end 6 måneder før tilbudsfristens udløb, skal tilbuddet yderligere vedlægges en erklæring om, i hvilket omfang der siden seneste regnskabsår er indtrådt væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation Tro og love-erklæring (fane 7) Tilbuddet skal vedlægges en tro og love-erklæring vedrørende ubetalt gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af Tilbudsvederlag - tilbudsgiverens omkostninger Der ydes ikke tilbudsvederlag i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen. Tilbudsgiverens omkostninger i den forbindelse er således Odder Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Odder Kommune. 4.5 Fortrolighed og ejendomsret Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til al-

12 12/15 le oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Odder Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt, jf. ovenfor punkt Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning uden Odder Kommunes forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. 5. Mindstekrav til tilbudsgivers egnethed 5.1 Kompetencer og erfaring Det er et mindstekrav for at komme i betragtning som egnet til at udføre den udbudte opgave om udførelse af tekniske bestillerrådgivning, at tilbudsgiver kan dokumentere: 1. Erfaring som teknisk bestillerrådgiver i forbindelse med et udbud af et OPPeller OPS-projekt, herunder erfaring med udarbejdelse af funktionsbaserede krav. 2. Erfaring med bygherrerådgivning/teknisk rådgivning i forbindelse med opførelse af skolebyggeri. 5.2 Økonomisk kapacitet Det er et mindstekrav i forhold til tilbudsgivers økonomiske kapacitet, at tilbudsgiver: 1. Har en egenkapital på min. kr. 10 mio. 2. I gennem de seneste 3 regnskabsår har haft en årlig omsætning på min. kr. 25 mio.

13 13/15 6. Aflevering af tilbud 6.1 Aflevering Tilbud skal være indleveret senest: Mandag, den 31. marts 2014, kl Tilbud modtaget efter dette tidspunkt tages ikke i betragtning. Tilbuddet skal fremsendes pr. eller afleveres som anbefalet post eller ved personlig aflevering mod kvittering til: Bech Bruun Advokatfirma Torben Brøgger Frue Kirkeplads Aarhus C tb@bech-bruun.com Tilbuddet skal afleveres i en digital PDF-udgave på CD-rom eller USB-stik, eller fremsendes elektronisk i en vedhæftet som én samlet pdf-fil. Tilbuddet bedes mærket: "Tilbud - Teknisk bestillerrådgiver udbud af Skovbakkeskolen som OPS". Hver rådgiver er kun berettiget til at afgive ét tilbud. 7. Tilbudsevaluering 7.1 Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten tildeles til den tilbudsgiver der har afgivet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" på grundlag af følgende underkriterier: Underkriterium Vægtning Honorar/tilbudspris 35 % Kompetence og erfaring samt projektorganisation og bemanding 40 % Løsningsbeskrivelse 25 %

14 14/ Honorar/tilbudspris Vurderingen af "Honorar/tilbudspris" foretages på grundlag af følgende to delkriterier, der vægtes lige: 1. Den tilbudte timepris (blended-rate). 2. Den tilbudte maksimumpris for opgavens udførelse Kompetence og erfaring samt projektorganisation og bemanding Ved vurderingen af "Kompetence og erfaring samt projektorganisation og bemanding" vil Odder Kommune lægge vægt på kvaliteten af tilbudsgivers kompetencer og erfaring i forhold til den udbudte opgave Der vil ligeledes blive foretaget en vurdering af, hvordan de enkelte nøglemedarbejderes erfaring og kompetencer udnyttes og nyttiggøres i forbindelse med udførelsen af den konkrete opgave, og hvordan den tilbudte projektorganisations erfaringer og kompetencer komplementerer hinanden og sikrer en effektiv opgaveløsning på et passende niveau under hensyn til opgavens omfang og kompleksitet. Der vil særligt blive lagt vægt på, at de medarbejdere, der tilknyttes, har relevante erfaringer, herunder erfaring i forbindelse med udbud af OPS- eller OPPprojekter. Ved evalueringen vil der desuden blive lagt vægt på, at organisationens kommunikationsveje er enkle og logiske Løsningsbeskrivelse Ved vurderingen af "Løsningsbeskrivelse" vil Odder kommune foretage en samlet vurdering af tilbudsgivers beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil løse den udbudte opgave. Odder Kommune vil herunder lægge vægt på, i hvilket omfang: Tilbudsgiveren demonstrerer faglig indsigt i opgaven og indsigt i, hvordan opgaven tilrettelægges bedst muligt. Tilbudsgiveren viser forståelse for den beskrevne udbudsproces, herunder opmærksomhedspunkter og relevante delopgaver i de enkelte faser af udbudsprocessen samt i projekterings- og anlægsfasen.

15 15/15 Tilbudsgiveren giver forslag til en fornuftig og hensigtsmæssig brugerproces, der i videst mulig omfang sikrer forankring af projektet hos brugerne og Odder Kommune. 7.2 Forhandlinger Odder Kommune forbeholder sig ret til at optage forhandlinger med tilbudsgiverne. Hvis Odder Kommune beslutter sig for at optage forhandlinger med tilbudsgiverne, vil tilbudsgiverne forud for forhandlingernes indledning blive oplyst om den nærmere procedure for forhandlingerne. 7.3 Orientering Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om evalueringen af de modtagne tilbud og udfaldet af udbudsforretningen. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før aftalen om teknisk rådgivning og bistand er underskrevet ubetinget af begge parter.