For at lykkes med opgaven, at kunne eksponere relevante træningstilbud til borgere, er der identificeret tre afgørende forudsætninger, som skal løses:

Transkript

1 Direktionsmøde den 16. august 2017 Bilag 2.1 Digital foreningsstrategi og udbud af træningstilbud til borgere For at lykkes med opgaven, at kunne eksponere relevante træningstilbud til borgere, er der identificeret tre afgørende forudsætninger, som skal løses: Der skal være en kritisk mængde af tilbud til rådighed Tilbud skal give direkte adgang til relevant information og tilmelding Foreningsledere vil kun registrere træningstilbud i sammenhæng med deres administrative kernesystem til medlemsregistrering En digital foreningsstrategi sigter derfor efter at lave aftaler om dataoverførsel fra de største medlemssystemer, til en central database. Her foreslås DGI s CRM system. Eksponering af træningstilbud kan ske på mange måder: På en kommunal hjemmeside Via patient/borgeportal i regi af projekt Tidlig Opsporing og Forebyggelse DGI.DK DIF Specialforbundssider Diverse APP løsninger Foreningsanalysen viser, at op mod halvdelen af foreninger ikke har et egentligt kernesystem til medlemsregistrering og interviews med de digitale foreningsfyrtårne angiver de to vigtigste milepæle i deres foreningsudvikling: Da vi fik et medlemssystem Da vi kom på de sociale medier Derfor har den digitale foreningsstrategi som mål, at skabe SMART foreninger forstået som foreninger der kan tilgås og administreres via en smartphone. Det vil give mulighed for at eksponere og administrere både almindelige og fleksible træningstilbud bedre til borgere og give medlemsforeningerne bedre muligheder for medlemsvækst og rekruttering af frivillige. Den digitale foreningsstrategi tager afsæt i analysen: Svar fra 500 foreninger giver anledning til bekymring blandt andet: 44% bruger Excel til medlemsregistrering 69% deler ALDRIG dokumenter i skyen 25% har ikke en hjemmeside 40% bruger ikke Facebook

2 På baggrund af foreningernes svar fordeles de 455 foreninger, som har svaret fyldestgørende i nedenstående skema. Den analoge forening Digitalt umoden forening Digitalt mere moden forening Det digitale foreningsfyrtårn IT løsninger Ingen Få løsninger f.eks. Excel hos en formand IT brugere Ingen Afhængig af enkeltperson Arbejdsprocesser Helt manuelle IT støttede delvist manuelle Forskellige usammenhængende web-baserede IT løsninger Flere har adgang. Ikke alle benytter Delvis selvbetjening og IT støttede / automatiserede Sammenhængende web-baserede IT løsninger Alle relevante har adgang og benytter IT løsninger Maksimal selvbetjening og automatisering Foreninger Medlemmer Gennemsnit Svarende til i hele DGI Hvis de 455 foreninger er repræsentative for DGI s medlemsforeninger fordeler disse sig som vist i tabellens nederste linje. Analysen viser, at forskelle i udfordringer og muligheder varierer i forhold til foreningernes størrelse. Efterfølgende beskrives forslag til strategi når det handler om foreningers kernesystemer til medlemsregistrering, økonomi, kommunikation og markedsføring i forhold til målgrupperne: Den lille, analoge forening, med under 50 medlemmer Den mellemstore, digitalt umodne forening. Mellem 50 og 200 medlemmer Den store, digital umodne forening. Over 200 medlemmer Side 2

3 Målgruppe: den lille, analoge forening Denne forening har ingen eller få økonomiske eller person resurser. Udfordringer: de mangler et medlemsregistreringssystem, kontingentindbetaling og en hjemmeside. Strategi: DGI påtager sig public service ansvar overfor de små foreninger. Eksekvering: DGI udvider Foreningsservice og indlejrer det i dgi.dk/foreningsledelse, sammen med login til STAP. Mulighed for at registreres medlemmer, via et link på foreningens side på der udvides med geografisk visning af foreningens aktivitetssteder, hold og tilmelding samt indlejring af Facebook. Der kan tilbydes hjælp til at købe og opsætte domænenavn så hjemmesiden får foreningens navn som web-adresse. Der kan laves samarbejde med Danske Banks enhed der har som mål at gøre Danske Bank til foreningernes foretrukne. MobilePay anbefales til kontingentindbetaling. Danske Bank skal gøre det nemt at skifte kasserer to login med NemID, den afgående og den nye kasserer bør være nok. Endvidere vil mange små foreninger have glæde af at kunne få leveret et revideret regnskab, da de kun har ind- og udbetalinger. Når værktøjerne er udviklet, bør idræts- og foreningskonsulenter kunne give foreninger starthjælp. Alternativt afsøges markedet for gratis / sponsorerede systemer der løser behovene, men det vil næppe, eller kun i ringe grad give adgang til dataoverførsel. Side 3

4 Målgruppe: den mellemstore, digitalt umodne forening Denne forening har begrænsede økonomiske og person resurser, men medlemmer nok til at administration og kommunikation er besværligt. Udfordringer: de har resurser til at tilkøbe et administrationssystem men mangler viden om hvordan det vælges, indføres og driftes. De mellemstore foreninger er ofte én-strengede foreninger / klubber, måske med stærk relation til et DIF specialforbund. Strategi: DGI påtager sig at kvalitetssikre et udvalg af enkle, men gode produkter, der passer til målgruppen. Hvert tredje år, kan udbydere af systemer, som har vist deres duelighed i forhold til markedet (dvs. har kommercielle kunder, der stiller krav og sikrer økonomisk stabilitet) præsentere sine whitepapers og gå gennem en evaluering af DGI IT, som laver en samarbejdsaftale (se uddybning senere). Mulige udbydere er: Webkontingent, VIG foreningsprogram, Clumeo, Foreninglet, Foreningsadministrator, Foreningsbetaling, Memberlink. DGI laver alliancer med specialforbund. Eksempelvis har kano & kajak forbundet fået udviklet et administrationssystem, som er tilpasset de særlige krav om altid at vide, hvem der er på vandet. Alliancen kan indebære at DGI IT hjælper med teknisk evaluering, byg af dataoverførsler og tekniske aspekter i samarbejdet med partneren Eksekvering: DGI udvider staben af IT konsulenter i et omfang der sikrer, at produkter kan evalueres og indgåede samarbejdsaftaler honoreres. Der bygges og beskrives en dataadgang, som leverandører forpligtes til at levere ind til, på en måde, så foreningens accepterer, at træningstilbud distribueres på relevante portaler. Endvidere overføres foreningens stamdata, træningssteder, som geopunkter, bestyrelsesmedlemmer, instruktører og eventuelt medlemmer. Side 4

5 Målgruppe: den store, digitalt umodne forening Denne forening er typisk fler-strenget og har økonomiske og person resurser samt medlemmer nok til at administration og kommunikation er omfattende men mangler kompetencer og rådgivning. Udfordringer: kompleksitet afholder mange foreninger fra at kaste sig ud i det. Forestillingen om at ét system skal kunne løse alle opgaver. Strategi: DGI foretager et sporskifte fra kun at anbefale Conventus. DGI IT påtager sig, på samme måde som til den mellemstore forening, at kvalitetssikre et udvalg af produkter, der passer til målgruppen. Mulige udbydere er: Conventus, Klubmodul, ProSport365, Winkas DGI laver også her alliancer med specialforbund og der kan eventuelt prioriteres en fælles DIF DGI tilgang til udvikling af sammenhænge imellem forening / klub og forbund / landsforening. Eksempelvis har Dansk Golf forbund fået udviklet et avanceret system, som giver megen viden om golfspilleres brug af foreningen. Lignende løsninger kan være relevante at udvikle i samarbejde, hvor DGI IT bidrager med tekniske kompetencer. Eksekvering: I forbindelse med at DGI IT overtager varetagelse af samarbejdet med Conventus via intern ressource, forberedes Conventus på de nye vilkår og der laves en ny 3-årig samarbejdsaftale, som betyder at Conventus får konkurrence. Side 5

6 Samarbejde med innovatører om produkter der løser særlige behov Ud over kernesystemer til foreninger, findes og opstår der konstant firmaer og iværksættere, der tilbyder løsninger på særlige behov. Af økonomiske årsager og af respekt for at foreningslivets udviklingstempo ikke er, eller skal være, det samme som de innovative dele af erhvervslivet fastholdes en second-mover strategi. Det betyder at DGI IT kan evaluere produkter og eventuelt lave samarbejdsaftaler med partnere, der har vist deres værd, ved at oparbejde en kundekreds ud over foreningslivet. Her ses produkter, som løser nogle reelle (afgrænsede) behov for foreningslivet, eksempelvis: NemVagt, til foreninger der laver events med mange frivillige, hvor vagtstyring er en stor opgave. o Kundebasis: Roskilde Festival, Beredskabsstyrelsen Lapio til tidtagning ved løb o Kundebasis: Mange delvist kommercielle løb Plandisc. Formidling af foreningens årsplan. o Kundebasis: Alinea til lærere, kommunale forvaltninger Assembly Voting. Demokratisk medleven digital generalforsamling o Kundebasis: Fagforbund og boligforeninger Eksekvering: Som hidtil, når et produkt kommer til DGI s kendskab - gerne via foreninger, sættes en evalueringsproces i gang. Mulighed for samarbejdsaftale eller placering på en produktliste. Hvis STARTBLOK projektet falder positivt ud, kan dette danne udgangspunkt for en supplerende tilgang. Det første STARTBLOK projekt, som DGI IT er blevet involveret i: Den Gymnastiske Trænerplatform kan tilføre innovation, hvis der prioriteres resurser til det. Samarbejdsaftaler med leverandører: Ud over de krav DGI IT stiller i dag til leverandører, udvides samarbejdsaftalerne med krav om dataoverførsel, samt at leverandør varetager præsentation, introduktion, kurser, starthjælp og forankring i foreningen / deling på mange frivillige, salg af supplerende services samt leverance af data. Klarhed om hvordan model-foreninger indenfor hvert produkt, kan benyttes af DGI og af leverandør. Eksempelvis som branding / superbrugergruppe / indflydelse på udvikling. Side 6

7 Strategi eksekvering: CRM udvides med felter til registrering af foreningens kernesystemer. Det kan overvejes om disse data kan komme ind via CFR med det formål lettere at hjælpe foreningerne til at overføre medlemstal. En indsats for at indsamle informationer om dette (tilkøbt studentermedhjælp, eller landsdelsindsats), for at få det fulde billede af foreningernes digitale status. Resultatmål for hvor mange % af foreningerne, der skal være SMART inden år X. Leverandører af systemer forpligtes til at levere kundedata, der opdaterer DGI's viden om foreningernes digitale status. Kombinationen af mange indsatser skal løfte det digitale niveau. Det anbefales at kompetencer og ansvar i forhold til digital foreningsudvikling fordeles således: DGI IT samlet overblik eksekvering af strategi samarbejdsaftaler kan præsentere flere systemer, pro et contra for foreninger DGI landsdelsmedarbejdere kendskab til eget udviklet kernesystem til den lille forening kendskab til øvrige produkter henvise til leverandører Leverandører leverer præsentationer og kurser online og fysiske Enkelt medarbejdere kan have særligt kendskab til enkeltsystemer, såom Lapio og påtage sig online formidling af disse Foreningsenheden koordinerer, at der samles input fra alle relevante parter til DGI.DK/foreningsledelse og foreningstesten som med gode eksempler på løsninger der virker, bliver central platform for viden Digital foreningsstrategi vil bidrage til vision Interviews med digitale fyrtårnsforeninger viser, at et digitalt løft bevirker: Flere medlemmer i foreninger der har kapacitet (lokaler og instruktører) til det. Kvalitet og indhold i træningstilbuddet er stadig det primære Flere frivillige og lettere at dele opgaver, fordi kommunikation ikke kun går til medlemmerne, men også til medlemmernes familie og venner. Eksempelvis har MTB klubben MudNRace 100 medlemmer og 700 følgere på Facebook. Klubben er 3 år gammel og har været SMART fra starten Foreningens brand i lokalområdet løftes i retning af mere professionel Generationsskifte i ledelse bliver lettere. Andelen af foreningsledere over 60 er stigende og andelen af foreningsledere under 30 er faldende. Letter at udbyde og administrere fleksible træningstilbud. Eksempelvis tilbyder Nørre Nebel Tennisklub et 3-årigt familiemedlemsskab, for familier der ejer et sommerhus i området. Det har forbedret klubbens økonomi Preben Egeskov, foreningskonsulent DGI Sydøstjylland og Conventus kontakt Lars Houbak, afdelingsleder, DGI IT konsulentafdeling Side 7