Rehab konference den DS/INF 174 Anbefalinger til offentlige udbud af medicinsk udstyr, herunder hjælpemidler

Transkript

1 Rehab konference den DS/INF 174 Anbefalinger til offentlige udbud af medicinsk udstyr, herunder hjælpemidler v/kirsten Jensen, chefkonsulent, Region Hovedstaden

2 Baggrund Udbudsprocessen: - et samspil mellem ordregiver/brugere og tilbudsgivere/industrien - industrien oplevede en tendens til at ordregivers indkøber alene har fokus på pris og glemmer kvalitet, service og driftsomkostninger - industrien oplevede, at indkøberne glemmer, at der sker en løbende udvikling og stiller krav, som de plejer, dvs. udvikling og innovation belønnes ikke - ordregiver vil gerne have et godt produkt fra en god og stabil leverandør til rette pris. - Dansk Standard blev opfordret til at iværksætte arbejdet med en ny standard, som skulle guide indkøberne i den rigtige retning.

3 Baggrund, forts. - Drøftelser i standardiseringsgruppen, hvor der sad repræsentanter fra producenter og forhandlere, Medicoindustrien, en kommune, 2 hospitaler, DHI (nu Socialstyrelsen) med Dansk Standard som procesleder. - Konsensus om, at udbudsprocessen er gennemreguleret af EU-indkøbsdirektive, bekendtgørelser og omfattende retspraksis og vejledninger på Konkurrencestyrelsens hjemmeside. - Konklusion: God ide at sikre, at indkøberne gøres opmærksomme på de elementer, der skal overvejes i forbindelse med et udbud/indkøb.

4 Anbefalinger - indhold 1. Anvendelsesområde 2. Definitioner 3. Generelt om udbudsprocessen 4. Kravspecifikation 5. Totaløkonomi 6. Generelle krav til tildelingskriterier/vurderingsparametre 7. Kontraktmæssige aspekter Anneks A: retninglinjer for vurdering af indkomne tilbud Anneks B: retningslinjer for fastlæggelse af kontraktmæssige aspekter Anneks C: relevante krav til hjælpemidler Anneks D: relevante retningslinjer for tilbudsgiver

5 Generelt om udbudsprocessen Indkøbere skal være i dialog med markedet forud for udbuddet annonceres både de sædvanlige og de nye leverandører, således at nye tiltag/features indtænkes i kravene og eventuelt som konkurrenceparameter Offentlige udbud breder markedet ud Egnethedsvurdering genovervej de normale krav med jævne mellemrum er det fx reelt nødvendigt med om krav om erfaring med levering til den offentlige sektor det begrænser muligheden for at få nye aktører ind til gavn for konkurrence for ordregiver og generelt Tildeling efter Økonomisk mest fordelagtigt giver mulighed for at tilgodese kvalitet, service, innovative tiltag, m.v. Husk at indregne serviceaftale, væsentlige reservedele, strøm/vandforbrug m.v. i prisen (TCO). Indkøbere skal forholde sig til, hvorvidt og hvordan kravene skal dokumenteres Standarder bør anvendes i det omfang, de eksisterer, til gavn for objektiviteten, og gør det lettere for tilbudsgivere at forholde sig til og dokumentere.

6 Kravspecifikation - Udarbejdelse sker i samarbejde med brugere og efter afdækning af markedet og eget forbrug herunder om vi fortsat skal bruge det, vi plejer at bruge eller er forbrugsmønstret/behovet ændret. I kommuner skal slutbrugeren være repræsenteret under udarbejdelse af kravspefikationen. - Arbejdsgangsanalyse afdækker produktets/udstyrets vandring gennem virksomheden og hvilke brugere, der er i spil, dvs. her afklares, om udstyret fx skal serviceres af intern eller ekstern serviceafdeling, om udstyret skal rengøres, om udstyret bruges af flere forskellige typer brugere, om bortskaffelse giver anledning til særlige krav. - Konstruktionskrav contra funktionskrav Funktionskrav åbner op for producenternes forskellige løsninger. Konstruktionskrav kræver, at man er helt ajour med best practice eller relevante standarder, men samtidig vil det visse steder være nødvendigt at stille konstruktionskrav fx ved anvendelse af en standard for produktområdet, fx sengeheste, for at sikre et givet forhold.

7 Kravspecifikation, forts. Huskeliste over hvad man skal overveje relevansen af: - brugervenlighed - bæredygtighed - engangs/flergangs - funktionalitet - holdbarhed - konstruktion - kvalitet - oppetider/nedetid for udstyr - rengøring, desinfektion - sikkerhed - steril/usteril

8 Kravspecifikation, forts. CE-mærkning for medicinsk udstyr og standarder Alt medicinsk udstyr skal være CE-mærket, kategorien afhænger af kompleksiteten af produktet, simple produkter kræver kun en erklæring fra producenten om, at han har gransket sikkerhedsaspekterne og inddraget dem i sin udvikling/produktion af produktet/udstyret. Brug standarder hvor muligt, se bl.a. er/om-hjaelpemidler/standardisering/liste-overstandarder

9 Kravspecifikation forts. Oplæring/efteruddannelse i brug af produkter Krav til tilbehør, forbrugsartikler o.l. Krav til eftersyn Krav til levering Krav til bæredygtighed og miljøforhold (husk objektiviteten) Links: en.htm Krav til brugervenlighed og arbejdsmiljø vigtigt i dagligdagen Krav til innovation typisk konkurrenceparameter Se krav til hjælpemidler på

10 Totaløkonomi Anlægsomkostninger (i begrænset omfang) Driftsomkostninger (indgår i TCO) Forbrugsartikler Forventet levetid Montage Reservedele Service og eftersyn (længde af garantiperiode) Uddannelse/oplæring Vedligeholdelse

11 Generelle krav til tildelingskriterier/vurderingsparametre Pris Kvalitet og funktionalitet Service og levering Miljøforhold

12 Anneks D relevante retningslinjer for tilbudsgiver Gennemgå materialet check for opdateringer Stil spørgsmål til ordregiver, hvis materiale er uklart eller I ønsker at påvirke kravene/betingelserne jo længere I venter, jo mindre tid er der for ordregiver til at genoverveje kravet Identificer egnethedskrav og evt. mindstekrav hertil Tjek krav til form- og dokumentation Undgå forbehold stor risiko for at blive kasseret Tjek materialet en ekstra gang for afsendelse Sørg for at overholde frister Lær af ordregivers tilbagemelding, hvis I ikke vinder ordren, fx gennem debriefingsmøde med ordregiver.

13 Perspektivering Et godt værktøj for især nye indkøbere - giver et godt overblik over de forhold, som man skal ind omkring og overveje om forholdet er relevant for det pågældende udbud eller ej - når anbefalingen anvendes sikres, at ordregiver har overvejet, hvor meget kvalitet, service, innovation m.v. skal vægte i forhold til pris, og at prisen kan bestå af mange delelementer TCO. - oversigt over mange relevante sites, bl.a. sites med standarder for hjælpemidler. Standarder er generelt gode at henvise til, sikrer objektivitet, og det letter arbejdet for tilbudsgiver ved at kunne dokumentere, at standarden er opfyldt i stedet for at skulle besvare en masse detailkrav

14 Dialog før, under og efter et udbud Før: Klassiske indledende markedsundersøgelse Offentlig dialogmøde tete á tete eller samlet Evt. høringsrunde af udbudsmateriale annonceres Under: Evt. informationsmøde efter offentliggørelse af udbudsmaterialet Spørgsmål/svar-runde Efter: Tildelingsudmelding Debriefingsmøde hvad var godt og hvad kunne være bedre.

15 Spørgsmål??