III ]USTITSM I N ISTERI ET. Folketingets Ombudsmand Garnmeltorv 22. Folketingets Ombudsmands dok.nr. 16/ /JV

Transkript

1 III ç ]USTITSM I N ISTERI ET Folketngets Ombudsmand Garnmeltorv KØbenhavn K 1)ato: 31marts2016 Kontor: Forvaltnngsretskontoet Sagsbeh: Stne Mara Totstrttp Cht stensen Sagsnr.: I)ok.: Folketngets Ombudsmands dok.nr. 16/ /JV 1. Folketngets Ombudsmand har ved brev af 18. januar 2016 tl Justtsm nsteret oplyst, at ombudsmanden på grund af de hdtdge erfarnger ved behandlngen af klager over Justtsmnsterets departements sagsbehand lngstder sager om aktndsgt I. nstans har besluttet at ndlede en generel undersøgelse af spørgsmålet. Ombudsmanden har på den baggrund anmodet Justtsmnsteret om en udtalelse. Ombudsmanden har den forbndelse anmodet om en oversgt over de sager, som mnsteret har afsluttet 2. halvår 201 5, og om at oplyse den samlede sagsbehandlngstd opgjort arbejds for hver sag. Ombudsmanden har endvdere anmodet Justtsmnsteret om en oversgt over mnsterets verserende aktndsgtssager og om at oplyse den aktuelle lggetd opgjort antal arbejds på tdspunktet for mnsterets afg velse af udtalelsen eller på det senest mulge tdspunkt forud for dette. Herudover har ombudsmanden anmodet Justtsmnsteret om at oplyse, om der er fastsat nterne målsætnnger for mnsterets sagsbehandlngstd aktndsgtssager og om gvet fald at redegøre herfor. Ombudsmanden har endelg anmodet Justtsmnsteret om at redegøre for, hvlke tltag der eventuelt er værksat eller planlægges værksat med henblk på at nedbrnge sagsbehandlngstden aktndsgtssager. Slotsholmsgade KØbenhavn K. Telefon Justtsmnsteret skal den anlednng udtale følgende: Te1ex jm@jn.dk

2 2. Der vedlægges en oversgt over de sager, som mnsteret har afsluttet 2. halvår 2015 med angvelse af den samlede sagsbehandlngstd opgjort arbejds for hver sag. Ud over opgørelsen af sagsbehandlngstden for hver enkelt sag har Justtsmnsteret beregnet den gennemsntlge sagsbe handlgstd for de afsluttede sager samt den gennemsntlge sagsbehand lngstd uden de henholdsvs 5, 10 og 25 pct. sager, der har længst sagsbe handlngstd. Justtsmnsteret har endvdere opgjort antallet af sager, der er afsluttet nden for 7 arbejds. Det skal Øvrgt oplyses, at Udlændnge-, Integratons- og Bolgmnsteret sommeren 2015 overtog behandlngen af de aktndsgtssager, som vedrørte udlændngeområdet, og som endnu kke var afsluttet på tdspunktet for ressortomlægnngen. Dsse sager er kke medtaget oversgten, men er oplstet en særsklt oversgt, som vedlægges. Hvs ombudsmanden måtte Ønske det, vl Justtsmnsteret opgøre sagsbehandlngstden for dsse sa ger på tdspunktet for overdragelsen tl Udlændnge-, Integratons- og Bolgmnsteret. Der vedlægges derudover en oversgt over mnsterets verserende aktnd sgtssager pr med angvelse af lggetd på dette tdspunkt. marts 3.1. Behandlngen af Justtsmnsterets aktndsgtssager efter offentlghedsoven håndteres af mnsterets Forvaltnngsretskontor. Kontoret har derudover ansvaret for rådgvnng om forvaltnngsretlge spørgsmål, bl.a. vedrørende offentlghedsloven, forvatnngsloven og lov om retsskkerhed ved forvaltnngens anvendelse af tvangsndgreb og oplysnngsplgter. Forvaltnngsretskontoret blev oprettet sensommeren 2012, og før da blev aktndsgtssageme behandlet af de enkelte fagkontorer. Det bemærkes den forbndelse, at der sensommeren 2015 blev påbegyndt en større orga nsatorsk ændrng mnsteret. Dsse ændrnger har bl.a. bestået opde ung af nogle af mnsterets større kontorer mndre kontorenheder. I den forbndelse blev persondataområdet udsklt fra Forvaltnngsretskontoret tl et nyt kontor Databeskyttelseskontoret Justtsmnsteret modtog 2015 mere end 450 anmodnnger om aktndsgt efter offentlghedsloven. Det bemærkes den forbndelse, at enkelte aktndsgtsanmodnnger kan være håndteret et af mnsterets fagkonto rer. I peroden fra den. januar tl og med den er der oprettet 140 nye sager om aktndsgtsanmodnnger. marts 2

3 Forvaltnngsretskontoret har som nævnt ansvaret for Justtsmnsterets be handlng af aktndsgtsanmodnnger. Behandlngen sker dog et tæt samarbejde med mnsterets fagkontorer, herunder særlgt forbndelse med fremsøgnng af materale omfattet af de enkelte anmodnnger. Forvaltnngsretskontoret har tl brug for samarbejdet med fagkontorerne udarbejdet en beskrvelse af sagsgangen ved behandlng af anmodnnger om aktndsgt og et skema, der skal udfyldes af fagkontorerne. Begge dele fndes på Justtsmnsterets ntranet og er senest opdateret februar Der vedlægges en udskrft af det pågældende materale Justtsmnsteret har en perode kke behandlet en række aktndsgts sager af stort omfang med den fornødne hurtghed. Det er langt fra tlfredsstllende, og det er helt klart, at der skal ske væsentlge forbedrnger på området. Mnsteret har på den baggrund sat en række ntatver værk. Intatverne handler overordnet set om bedre styrngsværktøjer og optrnerng af de enkelte led sagsbehandlngen Det er dag sådan, at Forvaltnngsretskontoret løbende regstrerer alle aktndsgtsanmodnnger med nærmere angvne data en wordfl. Status for de uafsluttede sager på lsten gennemgås en gang om ugen på et kontormøde. Dsse møder er ndført fra slutnngen af Justtsmnsteret arbejder kke herudover på nuværende tdspunkt med egentlge styrngsværktøjer forbndelse med behandlngen af aktndsgts anmodnnger. Da denne prakss kke tlstrækkelg grad gver det fornødne overblk, har Justtsmnsteret gangsat et arbejde med henblk på at tlvejebrnge overskuelg ledelsesnformaton for aktndsgtssagerne Justtsmnsteret. Ledelsesnformatonen skal anvendes bl.a. det daglge arbejde som et redskab tl at gve det fornødne overblk over fremdrften aktndsgtssageme og tl brug for opfølgnngen på afsluttede sager. Ledelsesnformatonen skal hl.a. bdrage tl, at sagsbehandlngstden for aktndsgtssager nedbrn ges. Med ledelsesnformatonen vl det fremadrettet være mulgt at gve overblk over relevante oplysnnger fra Justtsmnsterets sagsbehandlngssy stem (Capta) om mnsterets aktndsgtssager, herunder oplysnnger om processkrdt, hørngsfrster, aktuelle sagsbehandlngstder mv. Det vl så- 3

4 ledes fremadrettet være mulgt langt højere grad at skre fremdrft verse rende aktndsgtssager. Det vl endvdere være mulgt at udarbejde datadrevne beslutnngsoplæg, der kan understøtte en løbende optmerng af processen for håndterng af aktndsgtssager f.eks. hvs der er behov for at omprortere ressourcer med henblk på at hndre lange sagsbehandlngs tder. Arbejdet med styrngsværktøjet er fremskredent relevante datafelter er oprettet Capta, styrngsbehovet er kortagt, og der er udarbejdet et kon cept for ledelsesnformatonen. Det er således forventnngen, at det nye styrngsværktøj vl være klar tl brug løbet af foråret Der vedlægges udkast tl ledelsesnformaton I forhold tl optrnerngen af de enkelte led sagsbehandlngen blver der forsommeren 2016 værksat en lean-gennemgang af aktndsgtspro cessen, for det er klart, at der både forhold tl processen den ndledende fase fagkontorerne og forhold tl sagernes behandlng Forvatnngs retskontoret er behov for væsentlge forbedrnger, navnlg sager af stort omfang. Der er allerede værksat enkeltstående ntatver, bl.a. form af styrket fo kus på at klarlægge det nærmere omfang og karakteren af det materale, der søges aktndsgt, så tdlgt forløbet som mulgt og form af at forbedre Justtsmnsterets journalserngsprakss. Det understøtter bl.a. mu lgheden for en dalog med den aktndsgtssøgende om en eventuel af grænsnng og konkretserng af anmodnngen. Det understøtter også sa gens vdere behandlng Forvaltnngsretskontoret. Det er også ved at blve undersøgt, om det er mulgt at opgradere Capta bl.a. med henblk på at udskrevne akter automatsk påføres aktnurnmer eller dokumentnummer. 5. Justtsmnsteret tlrettelægger behandlngen af mnsterets aktndsgts sager ud fra offentlghedslovens 7 s-frst og øvrge målsætnnger for sagsbehandlngstderne. Justtsmnsteret har kke herudover haft nterne målsætnnger for sagsbe handlngstdeme. 4

5 Det bemærkes dog, at sagernes omfang og komplekstet dag vurderes på baggrund af Forvaltnngsretskontorets ndledende screenng af sagerne og dalog med fagkontorerne, men der føres kke en optegnelse over, om de enkelte sager vurderes at være af llle, mellem eller stort omfang og/eller komplekstet (svarende tl tdsangvelserne offentlghedsloven og be mærknngerne tl lovforslaget på 7, 14 og 40 s sagsbehandlngstd). Når det nye styrngsværktøj er ndført, vl mnsteret fastsætte målsætnn ger for Justtsmnsterets behandlng af aktndsgtssager. Det er umddel bart hensgten, at der vl blve fastsat mål for, 1) hvor stor en procentdel af mnsterets aktndsgtssager, der skal være afgjort nden for 7 arbejds, 2) den gennemsntlge sagsbehandlngstd og 3) den gennemsntlge sagsbehandlngstd for de mest omfangsrge og komplekse sager. Justtsmnsteret bemærker den forbndelse, at det efter mnsterets opfattelse er mest hensgtsmæssgt, at det nye styrngsværktøj er ndført, før der fastsættes nterne målsætnnger for sagsbehandlngstdeme, således at mnsteret har et grundlag for at kategorsere aktndsgtssagerne de før nævnte tre kategorer (llle, mellem, stor). 6. Justtsmnsteret står naturlgvs tl rådghed for ombudsmanden, herun der eventuelt ved et møde, hvs ovenstående gver anlednng tl yderlgere eller opfølgende spørgsmål. Justtsmnsteret vl omkrng udgangen af jun måned 2016 udarbejde en oversgt over sagsbehandlngstden de sager, der fremgår af mnsterets oversgt over verserende sager pr. 3. marts 2016 samt en oversgt over mnsterets aktuelle verserende sager med angvelse af lggetd på dette tdspunkt. Dsse oversgter vl blve sendt tl ombudsmanden. Justtsmnsteret vender lgeledes tlbage over for ombudsmanden, når mnsteret har fastsat nterne målsætnnger for sagsbehandlngstdeme. Med venlg hlsen Stne olstrup Chrstensen L 5

6 Lste over verserende aktndsgtssager pr. 31. marts 2016 med oplysnng om "lggetd" (opgjort J. nr. Ansøger Anmodnng modtaget del 2/ Smon Andersen, Rado24syv Anders Bæksgaard, Poltken Smon Andersen, Rado24syv Anders Brandtoft, Rado24syv Maranne Holdgaard, Aalborg Unverstet "Lggetd" t.o.m. den 31. marts Pa Deleuran Mathas Koch Stræde, Informaton Nkolaj Rytgaard, Jyllands-Posten Susanne Staun Mette Mayl Albæk, DR Henrk Jensen, Berlngske Mette Mayl Albæk, DR Mkkel Westphael Stephensen, DR Nels Vedersø Østergaard, Berlngske

7 Mkkel Westphael Stephensen, DR Søren Kjellberg Ishøy, BT Jesper Lund, IT-poltsk forenng Mchael Hobolt Østerlund, TV 2 Thomas Foght, Rado24syv Susanne Staun Lars Fogt, Metroxpress Mathas Frs Hansen, DR Phlp Ron Skovhus, Informaton Martn Borre Alexander Hecklen, DR Mette Mayl Albæk, DR Ulrk Dahln, Informaton Danel Løndahl Rune Eltard, Kontext Chrstan Panton Steen Jørgensen, Jyllands-Posten

8 John Hansen, Poltken Davd Rebouh, DR Chrstan Panton Jesper Tynell, DR Magnus Boye, Medehuset Ingenøren Georg I. Hansen Kenneth Laugaard Andersen, DR Jakob Skaanng Neubert Vktor Reddersen, Rado24syv Mathas Koch Stræde, Informaton Johan Stahl

9 Lste over sager overgået tl UIBM (jf )

10

11

12

13 Oversgt over sager afsluttet 2. halvår 2015 samt statstk Følgende lste er sorteret efter antal arbejds, hvor den sag med højst antal arbejds er øverst. J. nr. Ansøger Anmodnng modtaget Sag endelgt afsluttet Antal arbejds Bemærknnger Inddelt fre kategorer hhv. 5 %, 10 % og 25 % af sager med højst antal arbejds og resten Bergur Wardum % Smon Andersen, Rado24syv 5% Hans Skovgaard Andersen, DR 5% Jesper Knudsen, DR Charlotte Aagaard, Informaton Jan Laurdtsen, TV Jakob Shek, Poltken Adam Fschermann Anton Gest, Informaton Elsabet Svane, Fyens Stftstdende Smon Bendtsen, Berlngske Smon Andersen, Rado24syv Martn Kaae, Jyllands Posten Benjamn Krasnk, Krstelgt Dagblad Anders Brandtoft, del 1/2 Rado24syv % 5% 5% 5% 5% 5% 10% 10% 10% 10% 10% %

14 Johannes Hau Nørgaard, Informaton Jonatan Placng, TV Emle Kledng Rasmussen, Poltken Advokat Fnn Roger Nelsen Lsbeth Quass, DR Thomas Grue Baruch, Tænketanken Justta Jan Laurdtsen, TV Eva Jung, Berlngske Lne Gertsen, DR Mkael Hertg Anders Bæksgaard, Poltken Mathas Koch Stræde, Informaton Faton Nesm, Ekstra Bladet Knud Damgaard Chrstensen Peter Kofod Kasper Thulstrup, DR Per Mathessen, Informaton Henrk Jensen, Berlngske Tom Lsborg % 10% 10%

15 Kasper Sallander, DR Sebastan Abrahamsen, Informaton Henrk Rasch, Computerworld Nels Nørgaard, Rtzau Nels Hennngsen Morten Larsen, Arbejderen Henrk Melvang Anders Bæksgaard, Poltken Smon Andersen, Rado24syv Franz Trnka del 1/ Nels Borchert Holm, Wngman Meda Morten Brandborg, Bornholms Tdende Thomas Foght, Rado24syv Janus Østergaard, Ekstra Bladet Jacob Grosmann-Huang Hans Redder, Jyllands Posten Nkolaj Rytgaard, Berlngske Louse Stenstrup, Justta Thomas Foght, Rado24syv

16 Matas Koch Stræde, Informaton Eml Ellesøe Dtzel, TV Henrk Melvang Tom Lsborg Andreas Rasmussen Kasper Frandsen, Altnget Hans Und Louse Stenstrup, Justta Leny Malacnsk, Weekendavsen Frederk Waage Thomas Foght, Rado24syv Tnnamara Fabrna Jensen Ulrk Dahln, Informaton Matas Koch Stræde, Informaton Johan Chrstensen, Børsen Kevn Zaar Larsen Mathas Koch Stræde, Informaton Mathas Koch Stræde, Informaton Uffe Jørgensen, BT

17 Krsten Hnk Emma Toft, DR del 2/2 Nola Grace Gaardmand, Jyllands-Posten Rolf Nelsen Mette Mayl Albæk, DR Mathas H. Østerlund, TV 2 Frank Hvlsom, Poltken Sacha Lucassen Lars Telmann, Nordjyske Meder Stefan Hvenegaard Sørensen, DR Mercell Danmark A/S Krstan Vllesen, Informaton Erk Dahlgaard, LPD Mads Havskov, PoPo Bran Wechardt, Rtzau Chrstan Bennke, Informaton Henrk Jensen, Berlngske Nels Nørgaard, Rtzau Ny anmodnng journalseret på samme sag

18 Lars Bjørknæs René Holmgren, URNews24.com Jakob Neubert Ole Grube, Fyns Amts Avs Anne Skjernng, Dagbladet Børsen Mathas Koch Stræde, Informaton Bo H. Svensson Erk Dahlgaard, LPD Nels Northroup, Rtzau Mogens Røder René Holmgren, URNews24.com Henrk Wehe Joensen Henrk Melvang Mogens Nørrebusk Clausen Maya Sophe Gupta Tobas Enné, Prme Tme Kommunkaton Chrstan Panton Mkael Hertg del 2/2 Franz Trnka Ny anmodnng journalseret på samme sag

19 Nkolaj Rytgaard, Jyllands-Posten Cordela Weber, Rado24syv Morten Skærbæk, Poltken Henrk Wehe Joensen Rolf Nelsen Henrk Melvang Mare Glerup, DR Mathas Koch Stræde, Informaton Mogens Røder Krstan Braun Jepsen Morten Larsen, Arbejderen Hans Chr. Spes Chrstan Andersen Erk Nyborg Morten Larsen, Arbejderen del 1/2 Søren Terp Krstophersen og Claus Dahlfelt Rolf Nelsen Charlotte Aagaard, Informaton Chrstan Vangsø Bendtsen

20 Kasper Kldegaard, Berlngske Stefan Hvenegaard Sørensen, DR Morten Skærbæk, Poltken Bjarne Steensbeck Dana Coromnes del 1/2 Mette Dahlgaard, Berlngske Nkta Selvg Bran Wechardt, Rtzau Nkolaj Mehe Sander Henrk Jensen, Berlngske Morten Skærbæk, Poltken del 2/2 Mette Dahlgaard, Berlngske Nels Fastrup, DR Fnn Olsen Trne Baumbach, Det Jurdske Fakultet Tm Johan Chrstensen Mads Bonde, Jyllands Posten Morten Skjolr, Poltken Andreas Ragn, Rado24syv Ny anmodnng journalseret på samme sag

21 Lars Nørgaard Pedersen, Berlngske Arf Sahn og Rzwan Khan Jacob Mkkelsen, DR Frank Hvlsom, Poltken Henrk Wehe Joensen Jesper Bech Pedersen, Mdtjyske Meder Peter Jeppesen, EkstraBladet John Hansen, Poltken Sune Lundby Møller, DR Peter Burhø, Berlngske Søren Henrksen, Berlngske Mogens Røder Nkolaj Arve Hennngsen Ulrk Dahln, Informaton Nkolaj Vllumsen, MF (EL) Jesper Høberg, Fnans Dan Bjerregaard, Rado24syv Hans Skovgaard Andersen, DR Matas Sedeln, Jyllands Posten

22 Chrstan Panton Morten Larsen, Arbejderen Thomas Foght, Rado24syv Thomas Foght, Rado24syv Anne Lea Nørholm Claus Blok Thomsen, Poltken Mathas Sommer, DR Kate Pommer, JydskeVestkysten Nels Kelgast, DR Chrstna Agger, Jyllands-Posten Km Rosenklde, Altnget Eva Jung, Berlngske Trne Mare Ilsøe, DR Mette Stender Pedersen Jan M. Olsen, Assocated Press Anders Lomholt, TV Ole grube, Fyns Amts Avs Thomas Foght, Rado24syv

23 Tællngen af antal arbejds er foretaget således: Er sagen afsluttet samme dag, som anmodnngen er modtaget, regstreres det som 0 arbejds. Er anmodnngen modtaget en weekend og afsluttet første mandag, tælles det som en arbejdsdag Hellg + grundlovsdag, nytårsdag og juleaften tælles kke med. Dage, hvor departementet holder lukket (jf. JM's retnngslnjer for fere mv.), tælles dermod med. Antal samlede sager: Gennemsntlg sagsbehandlngstd Gennemsnt uden længste 5 %: Gennemsnt uden længste 10 %: Gennemsnt uden længste 25 %: 184 sager 37,0 arbejds 26,9 arbejds 19,4 arbejds 10,8 arbejds % af sagerne afsluttet nden for 7 : 37,0 Sagsbehandlngstd arbejds Grupper: Antal arbejds: > Sagsbehandlngstd arbejds 22% 37% 16% > 40

24

25 Statusbllede over gangværende aktndsgter Justtsmnsterets departement, opgjort per den 30. marts 2016 Igangværende aktndsgter < 7 Sagsbehandlngstd arbejds > 40 Rettdge bdrag fra fagkontorer Bdrag efter frst Frstbrev nden for aktuel frst Frstbrev uden for aktuel frst Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Departement alt % % % % Antal af bdrag tl besvarelse fordelt på afdelnger Frstbrevsoverskrdelse Admnstratonsafdelngen % 25 0% Cvlafdelngen % 25 0% Lovafdelngen % 50 0% Polt- og Strafferetsafdelngen % 50 0% 100% 90% 80% 70% Sagsbehandlngstd arbejds Bdrag fordelt på afdelnger Bdrag fra fagkontorer 60% 50% 35% 100% 90% 80% 70% 60% 40% 30% 20% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Departement alt 23% 17% 10% 0% Departement alt Frstbrev uden for aktuel frst < > 40 Admnstratonsafdelngen Cvlafdelngen Bdrag efter frst Rettdge bdrag fra fagkontorer Frstbrev uden for aktuel frst

26 Oversgt over aktndsgtsanmodnnger med frster, der sprnger ndenfor :57 Aktndsgt Kontornavn Sagsnummer Dage tl aktuel frst Admnstratonsafdelngen DR Nyheder [redegørelse, erstatnngsnævnet, sagsbehandlngstd] TV2 [redegørelse, erstatnngsnævnet, sagsbehandlngstd] TV2 [Blag 536, sagsbehandlngstd, Erstatnngsnævnet] Økonomkontoret Lovafdelngen Poltkken [Alpha-Bay; persolge oplysnnger] Databeskyttelseskontoret Berlngske [Alpha-Bay; persolge oplysnnger] Databeskyttelseskontoret Informaton [Alpha-Bay; persolge oplysnnger] Databeskyttelseskontoret Polt- og Strafferetsafdelngen DR Nyheder [brandmænd, angrebet, ndvandrertæt bebyggelse, ntatver] Poltkontoret TV2 News [ophobnng, flygtnnge, hovedstadsområdet, trussel, grænsekontrol] Poltkontoret / Altnget [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, kontrolndsats] Poltkontoret Informaton [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, kontrolndsats] Poltkontoret TV2 Øst [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, kontrolndsats] Poltkontoret TV2 News [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, kontrolndsats] Poltkontoret BT [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, kontrolndsats] Poltkontoret Jens Peter Andersen [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, Poltkontoret kontrolndsats] 156 (Alm. del) REU [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, Poltkontoret kontrolndsats] DR Nyheder [grænsekontrol, poltressourcer, ekstraordnær poltndsats, kontrolndsats] Poltkontoret Vggo Mortensen [tysk polt, øget grænsekontrol, østrgsk-tyske grænse, skærpelse] Poltkontoret Peter Andreasen [tysk polt, øget grænsekontrol, østrgsk-tyske grænse, skærpelse] Poltkontoret TV2 Lorry [kontrol, rødby havn, ulovlg ndrejse, menneskesmuglng, grænsekontrol] Poltkontoret Altnget [tue magnussen, fn-konventon, tvangsforsvndnger, ratfceret, per stg møller, menneskerettghedsværn, tvangsforflytnnger] Straffuldbyrdelseskontoret /

27 Aktndsgt Kontornavn Sagsnummer Dage tl aktuel frst Hans Chrstan Varnæs [krmnaltetskontroller, oversgt, københavns lufthavn] Poltkontoret Herman fra Ctyblen [d-tyver, gernngskode, polsas] Poltkontoret Informaton [sagsforløb, senoranklager, dømte menneskesmuglere, ngen udvsnng] Strafferetskontoret DTU [bedrager, hjemmesder, efterforsknng, ejere, net-svndlere] Poltkontoret Altnget [bedrager, hjemmesder, efterforsknng, ejere, net-svndlere] Poltkontoret Max Motor [overgreb, tyskland, ndvanvdrngsgrupper, sexovergreb] Poltkontoret DR Nyheder [polt, rapport, statstk, voldtægtsområdet, undersøgelsesnumre, Poltkontoret sædelghedssager] Ekstrabladet [polt, rapport, statstk, voldtægtsområdet, undersøgelsesnumre, sædelghedssager] Poltkontoret Hovedtotal

28 Oversgt over de 10 ældste aktndsgtsanmodnnger Sagsnummer Afdelngsnavn Kontornavn Spørgsmål Dage tl aktuel frst Polt- og Strafferetsafdelngen Skkerhedskontoret TV2 News [pas, fødestedsangvelse] Admnstratonsafdelngen Økonomkontoret Fyns Stfttdende [retsbetjenngen, afdelngskontorerne, hovedtng] * Admnstratonsafdelngen Koncernstyrngskontoret Computerworld [CSC, kontrakter, t] Admnstratonsafdelngen Økonomkontoret SJ Meder [éndommersager, afdelngskontorerne, Thsted, Grenaa, Tønder, Haderslev, 2010, 2014] Polt- og Strafferetsafdelngen Poltkontoret Polthestens Venner [rdende polt, polthest, europa] -20 DR Kontant [rådet for socalt udsattes konference, sundheds- og ældremnsteret, Polt- og Strafferetsafdelngen Poltkontoret stofbrugere, strafferetlge sanktoner] Polt- og Strafferetsafdelngen Poltkontoret Troels Hemdal [rdende polt, polthest, europa] Polt- og Strafferetsafdelngen Straffuldbyrdelseskontoret Vggo Skjold-Hansen [dømte, udeblvelse, afsonng, sanktoner, konsekvenser] Polt- og Strafferetsafdelngen Straffuldbyrdelseskontoret TV2 Nordjylland [dømte, udeblvelse, afsonng, sanktoner, konsekvenser] / Polt- og Strafferetsafdelngen Poltkontoret * Er foreløbgt besvaret Camlla Martn [poltets ndsats, ophobnng,hovedstadsområdet, Sverge, dentfkatonspapr, opholdstlladelse, mgranter] -3

29 Oversgt over alle aktndsgter med overskredet frst* :57 Spørgsmål Kontornavn Sagsttel Dage tl aktuel frst Admnstratonsafdelngen Koncernstyrngskontoret Computerworld [CSC, kontrakter, t] Økonomkontoret Dana Benewes [éndommersager, afdelngskontorerne, Thsted, Grenaa, Tønder, Haderslev, 2010, 2014] Økonomkontoret Djøf [retsbetjenngen, afdelngskontorerne, hovedtng] -20 Polt- og Strafferetsafdelngen Skkerhedskontoret Insttut for Demograf [pas, fødestedsangvelse] Poltkontoret Polthestens Venner [rdende polt, polthest, europa] Poltkontoret Kurt Malmö [rdende polt, polthest, europa] Poltkontoret DR Nyheder [rådet for socalt udsattes konference, sundheds- og ældremnsteret, stofbrugere, strafferetlge sanktoner] Straffuldbyrdelseskontoret Fængselsforbundet [dømte, udeblvelse, afsonng, sanktoner, konsekvenser] Straffuldbyrdelseskontoret Informaton [dømte, udeblvelse, afsonng, sanktoner, konsekvenser] / Poltkontoret TV2 News [poltets ndsats, ophobnng,hovedstadsområdet, Sverge, dentfkatonspapr, opholdstlladelse, mgranter] -3

30 Oversgt over afsluttede aktndsgter peroden fra den 1. januar tl den 1. februar 2016 Sagsbehandlngstd arbejds Sagsbehandlngstd arbejds fordelt på sagens omfang Antal afsluttede aktndsgter < > 40 Antal Enkel (typsk 7 ) Gns. td Mddel (typsk 3 uger) Omfangsrg (over 3 uger) Fraktler Fraktler Fraktler Gns. Gns. (bedste tder) Antal (bedste tder) Antal (bedste tder) td td 75% 85% 95% 75% 85% 95% 75% 85% 95% Departmentet alt ,0 4,1 4,6 4, ,0 12,8 13,8 14, ,0 20,1 21,5 22,6 Bdrag fra fagkontorer fordelt på afdelnger Anvendte bestemmelser Admnstratonsafdelngen u/ m/ Cvlafdelngen Lovafdelngen Polt- og Strafferetsafdelngen Sagsbehandlngstd arbejds 23% 15% < % Bdrag fordelt på afdelnger 14 23% % 38% u/ m/ % % Admnstratonsafdelngen Cvlafdelngen > 40 Lovafdelngen Polt- og Strafferetsafdelngen Antal gange anvendelse Paragraffer Fordelng af anvendte bestemmelser

31 Oversgt over afsluttede aktndsgter peroden fra den 1. januar tl den 1. februar 2016 Admnstratonsafdelngen Forsknngskontoret Koncernstyrngskontoret HR-Kontoret Økonomkontoret Cvlafdelngen Formueretskontoret Nordatlantenheden Procesretskontoret Lovafdelngen EU-retskontoret Forvaltnngsretskontoret Databeskyttelseskontoret Lovkvaltetskontoret Statsrets- og Menneskeretskontoret Polt- og Strafferetsafdelngen Forebyggelseskontoret Færdselskontoret Poltkontoret Skkerhedskontoret Strafferetskontoret Straffuldbyrdelseskontoret Fordelng af bdrag fra kontorer < 7 Ekspedtonstd 7-14 > 14 > 40 Antal Nem (typsk 7 ) Sagsbehandlngstd arbejds fordelt på sagens omfang Gennemsntlg sagsbehandlngstd Antal Mddel (typsk 3 uger) Gennemsntlg sagsbehandlngstd Antal Omfangsrg (over 3 uger) Gennemsntlg sagsbehandlngstd Sagsbehandlngstd Admnstratonsafdelngen Sagsbehandlngstd Cvlretsafdelngen Sagsbehandlngstd Lovafdelngen Sagsbehandlngstd Polt- og Strafferetsafdelngen 23% 37% 20% 13% 30% 18% 20% 10% 48% 21% 19% 37% 33% 24% 22% < > 40 < > 40 < > 40 < > 40

32 Gennemsntslg sagsbehandlngstd fordelt på måneder Sagsbehandlngstd Antal afsluttede aktndsgtssager Sagsbehandlngstd (år tl dato) Sagsbehandlngstd Antal aktndsgter Januar Februar Marts Aprl Maj Jun Jul August September Oktober November December

33 Igangværende aktndsgtssager per den 23. februar 2016 Frst udløbet Frst udløber (1-3 ) Frst udløber (4-5 ) Sagsttel Dato: Anmodnn g modtaget Dato: Sendt tl fagkontor(er) Fagkontor(er) Frst: Akter fra fagkontor Dato: Akter fra fagkontor Hørng andre myndgheder Dato: Hørng sendt Frst: Hørngssva r modtaget Dato: Hørngssva r modtaget Aktuel frst (7 + evt. frstbrev) Endelg afgørelse Antal arbejds Poltkken [rdende polt, polthest, europa] Poltkontoret Udenrgsmnsteret Rado 24/7 [brandmænd, angrebet, ndvandrertæt bebyggelse, ntatver] Poltkontoret Økonomkontoret DR [tysk polt, øget grænsekontrol, østrgsk-tyske grænse, skærpelse] DR [kontrol, rødby havn, ulovlg ndrejse, menneskesmuglng, grænsekontrol] TV2 [krmnaltetskontroller, oversgt, københavns lufthavn] Peter Jensen [d-tyver, gernngskode, polsas] Mare Hansen [overgreb, tyskland, ndvanvdrngsgrupper, sexovergreb] TV2 [voldtægtsmænd, dømt, poltenmeldelser] DR [polt, rapport, statstk, voldtægtsområdet, undersøgelsesnumre, sædelghedssager] Informaton [polt på gaden, thsted, mgranter, flygtnnge, poltberedskab] Rado 24/7 [sgtelser, asylansøgere, straffeloven, overgreb, krænkere] TV2 [hærværksepsoder, gravpladser, efterforsknng] Hans Jørgen Hansen [rådet for socalt udsattes konference, sundheds- og ældremnsteret, stofbrugere, strafferetlge sanktoner]

34 A ktndsgtssager I Justtsmnsterets ntranet Sde af2 Ju STITS Aktndsgtssager Z11ljL1Ih.k Låg c I I (j 1 ( I Her kan du se sagsbehandlngsskrdtene aktndsgtssager efter offentlghedsloven Justsmnsteret skal skre, a: de aktndsgtssøgende betjenes på en hurtg og fyldestgørende måde. Det er en opgave for hete huset at skre en effektv sagsbehandlng de enkelte led ved behandengen af aktndsgtssager. Lge fra anmodnngen modtages, tl den endelge afgørelse sendes ud af huset. En effektv sagsbehandlng er kke kun vgtg for den, der søger om aktndsgt, der kan hurtfgere svar. Det er også mnsterets nteresse, da aktndsgzssager er forbundet med et stort ressourceforbrug båce fagkontorer og Forvaltnngsretskontoret. En effektv håndterng af aktndsgtssager bdrager tl at modvrke, at sagerne vdkser ud af proportoner. Skematsk oversgt over behandlngen af aktndsgtssager Beskrvelse af sagsgangen ved behandlng af anmodnnger om aktndsgt. Skema tl brug for behandlngen af aktndsgtsanmodnnger Nn 2( R

35 Aktndsgtssagcr Justtsmnsterets ntranet Sde 2 af 2 Kontakt Har du spørgsmål, kan du kontakte Carsten Madsen, Forvaltnngsretskontoret, , cma@jm.dk eller Stne Tolstrup Chrstensen, , stc@jm.dk. Senest opdateret 09. februar 2016 Ëorvaltn ngsretsko nto ret hftn//m_nfrq/fifirfacrfqqcrr -r, L? 4 -, -, (V, 1,

36 Skematsk oversgt over behandlngen af aktndsgtssager Fase Sagsskrdt og overvejelser Sagsskrdt og overvejelser Forvaltnngsret fagkontor Anmodnng om Fordeler anmodnng tl Kontor- el. souschef orenterer aktndsgt sagsbehandler. samme dag Forvaltnngsret om modtages _, Der oprettes sag Forvaltnngsret. sagsbehandler fagkontor. _, Sender anmodnng tl fagkontor (nkl. + Kontor- el. souschef gver besked om lnk tl punkt på ntranettet). evt. andre relevante fagkontorer. L u_u&r mj Søgnng efter akter Evt. vejlednng af fagkontor om Identfkaton af og overblk over det (afgørende fase) søgnng el. andet. materale, der er søgt aktndsgt. _, Evt. nedsætte task force (dalog med + Sagsbehandler kontakter --: fagkontor og overveje at nddrage af Forvaltnngsret nden for 1-2 IT og Servce). arbejds efter modtagelse.. Evt. dalog med anmoder:., Er hele sagens materale relevant for anmoder? 3 Kan anmoder betjenes på bedre måde? Leverng af akter tl - Udprnte akter (nklusv aktlste) og Forvaltnngsret påføre aktnummer (efter nærmere aftale gerne som pdf). _, Udfylde skema tl brug for behandlng af aktndsgtsanmodnnger.., Markere OBS-punkter sagen. Udkast tl afgørelse Gennemgår akterne og skrver udkast Tlbagemeldng vedr. udkast tl om aktndsgt tl afgørelse. afgørelse nden for 1-2 arbejds. Afgørelse sendes., Sender udkast tl afgørelse tl fagkontor.. Forelægger evt. sagen for afdelngschef, departementschef, mnster. -, Sender evt. endelgt udkast tl afgørelse tl Presse og særlg rådgver med frst for respons nden for 1-2 arbejds.

37 Beskrvelse af sagsgangen ved behandlng af anmodnnger om aktndsgt Sagsskrdt, der vedrører fagkontorerne, er markeret med grønt. 1. Anmodnng om aktndsgt modtages Justtsmnsteret En om aktndsgt servcepostka sse. anmodnng efter offentlghedsloven vderesendes straks tl Forvaltnngsretskontorets Hvs det er et fagkontor, der modtager anmodnngen, gangsætter fagkontoret ndsamlng af de kontaktes souschefen relevante akter, jf. pkt. 3. Er Forvaltnngsretskontoret. der tvvl om forståelsen af samtdg hermed aktndsgtsanmodnngen, Souschefen Souschefen af orenterng Forvaltnngsretskontoret vsterer hurtgst gangsætter med fagkontoret) samt tlkendegver mulgt ndkomne (ved fordelng af sagen og tl II og Servce, hvordan skal Capta. det samme sagsbehandlngen sagen aktndsgtsanmodnnger. oprettes eventuel Kontor- eller fagkontoret. souschefen fagkontoret orenterer samme dag Forvaltnngsret om sagsbehandler 2. Oprettelse af aktndsgtssag (sagsgruppe 0940) IT og Servce overvåger Forvaltnngsretskontorets servcepostkasse. Oprettelse af aktndsgtssager prorteres forud for andre opgaver med sagsoprettelser mv. 3. Indledende overvejelser fagkontoret Identfkaton af og overblk over hukommelsen kontoret ). akter (f.eks. foretage søgnnger på relevante søgeord og Sagsbehandler kontakter Forvaltnngsretskontoret udgangspunkt hurtgst punktet særlge forhold mulgt et møde efter punkt 7. om sagen. I nden for 1-2 arbejds, og store aktndsgtssager nedsættes der afholdes en task som force, jf. Det akter. noteres skemaet tl brug for behandlng af aktndsgtsanmodnnger, hvordan der er søgt efter Evt. dalog med den pågældende, og om aktndsgtssøgende den pågældende kan (f.eks. om alt betjenes bedre det udbedte materale er relevant på anden måde). for den 4. Indsamlng af akter fagkontoret Journalserngsplgtgt materale, der kke er journalseret på sagen, skal journalseres.

38 Sagen gennemgås for evt. journalïserng af åbne dokumenter. Skema tl brug for behandlng af aktïndsgtsanmodnnger færdgudfyldes. Akterne udskrves og påføres aktnummer øverste højre hjørne. Akterne afleveres en aktlste for Forvaltnngsret tl Forvaltnngsretskontoret de pågældende sager afleveres materalet som pdf. udprntet form med angvelse af (hæftet aktnumre. med paprklps) Efter sammen nærmere aftale med med Er der akter. anlednng tl at være særlg opmærksom på vsse akter sagen, markerer fagkontoret dsse II og Servce de afventer fagkontorets eventuelle anmodnng relevante akter, udprntnng heraf og angvelse af om aktnumre. bstand forbndelse med ndsamlng af 5. Frstbrev(e) sagen Hvs kke kan tl den, som der træffes afgørelse har anmodet nden for 7 om aktndsgt. s frsten, sender Forvaltnngsretskontoret et frstbrev Det vurderes den forbndelse, efter anmodnngens modtagelse. om sagen skønnes at kunne afgøres nden for 14 eller 40 arbejds 6. Udkast tl afgørelse Forvaltnngsretskontoret gennemgår akterne og udarbejder udkast tl afgørelse. Udkast tl afgørelse, nklusv de dokumenter, der forelægges fagkontoret med en frst på højst 2 færdgbehandles nden for 7 arbejds). skal arbejds udleveres (dog samme hhv. dag, hvs undtages fra aktndsgt, aktndsgtssagen kan Sagen forelægges efter behov for afdelngschefen Lovafdelngen (og evt. departementschef/mnster). Det overvejes, om og afgørelse træffes der er behov akter udleveres. for forudgående orenterng af særlge rådgvere/pressechef, nden 7. Afgørelse Sagen underskrves af IT og Servce skal Servce sagen. afsendelse souschefen eller kontorchefen Forvaltnngsretskontoret. bstår efter anmodnng afleveres kontrollerer den forbndelse eventuelle manglende sagshenvsnnger og fra tl IT og Servce påfører senest Forvaltnngsretskontoret kl , hvs der med skal ske at sende afsendelse samme sagen. Sager tl dag. II og og afslutter

39 Særlge forhold Store aktndsgtssager. I meget store aktndsgtssager (feks. anmodnng om ndsgt et meget betydelgt antal dokumenter eller følsomme sager) nedsættes der en taskforce bestående af kontorchef/souschef og en fuldmægtg fra Forvaltnngsretskontoret samt tlsvarende kontorchef/souschef og en fuldmægtg fra fagkontoret. Der aftales hurtgst mulgt et møde, hvor sagens vdere behandlng aftales, herunder fagkontorets rolle aftales nærmere. Det skal altd overvejes at nddrage dette møde. IT og Servce tl Anmodnngen vedrører flere fagkontorer. Forvaltnngsretskontoret værksætter hørng af relevante fagkontorer Justtsmnsterets departement. Forvaltnngsretskontoret varetager også øvrge koordnatonsopgaver forbndelse. den. Et fagkontor, der har kendskab tl, at et andet fagkontor tllge kan være omfattet af en anmodnng om aktndsgt, underretter Forvaltnngsretskontoret herom. besddelse af materale Aktndsgt personalemæssge forhold. Hvs der er anmodet om aktndsgt en ansats personalemæssge forhold, orenteres vedkommende straks herom af Forvaltnngsretskontoret. For så vdt angår aktndsgtsanmodnnger mnsterens forhold, sker der hurtgst mulgt orenterng af departementschefen, Mnstersekretaratet, de særlge rådgvere og kommunkatonschefen. Andet. Der føres løbende en lste over ndkomne anmodnnger om aktndsgt. Lsten over den seneste uges anmodnnger udskrves fredag eftermddag tl afdelngschefen Lovafdelngen samt tl de særlge rådgvere, kommunkatonschefen og kontorchefen for mnster- og ledelsessekretaratet. Kontakt Har du spørgsmål, kan du kontakte Carsten Madsen ( , cma@jm.dk) eller Stne Tolstrup Chrstensen (72 26 $8 12, stc@jm.dk), Forvaltnngsretskontoret.

40 Skema tl brug for behandlng af aktndsgtsanmodnnger.nr. på sagen, der begæres aktndsgt : Hvad er foretaget for at søge relevante akter frem ff.eks. anføre anvendte søgeord, kontakt tdl. sbh.)? Er alle journalserngsplgtge dokumenter journalseret på sagen? Nej Ja Er den vedlagte aktlste opdateret og fuldstændg? Nej Ja Er sagen, der begæres aktndsgt, en afgørelsessag? Nej Ja Hvs ja: Er ansøgeren part sagen, der begæres aktndsgt? Nej Ja Har der tdlgere været begæret aktndstgt sagen? Nej Ja, j.nr. Har begærngen tlknytnng tl andre aktndsgtsbegærnger? Nej Ja, j.nr. Skønnes det umddetbart, at der er behov for kontakt tl andre kontorer Justtsmnsteret eller andre mnsterer mv.? Nej Ja Hvlke kontorer/mnsterer mv.: Er der behov for yderlgere et møde mellem fagkontoret og Forvaltnngsretskontoret om sagen? _Nej Ja Er der forhold, Forvaltnngsretskontoret skal være særlg opmærksom på? Nej Ja Hvlke forhold: Skal der tlføjes noget aktndsgtsafgørelsen?2 Nej Ja Hvad: Ønsker fagkontoret at blve orenteret, når aktndsgtssagen afgøres? Nej Ja Kontaktperson fagkontoret: Dato for udfyldelse af dette skema: Bemærknnger øvrgt3: Eventuelle spørgsmål kan rettes tl souschefen Forvaltnngsretskontoret. Feks. omkrng pressehåndterng, såfremt materalet udleveres forbndelse med aktndsgt. 2 Feks. oplysnng om, at lovforslag forventes fremsat oplysnnger om sagen. 3 ndeværende folketngssamlng eller andre supplerende Reks. at (vsse af) sagens akter har været offentlggjort tdlgere. Det bør endvdere anføres, hvs fagkontoret tdlgere har været aktndsgtsbegærngen. dalog med den, som nu begærer aktndsgt, f.eks. forhold tl at få en præcserng af Verson februar 2016