Referat bestyrelsesmøde d. 2/ kl Seebladsgade 1, 5000 Odense C. Lokale A3.24. Deltagere: Afbud:

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde d. 2/ kl Seebladsgade 1, 5000 Odense C. Lokale A3.24 Deltagere: Peter Zinck Lone Engberg Jonas Casper Dalsgaard Hansen Martin Rasmussen Anders Klinge Peter John Andersen Jens Ejner Christensen Ida Ellingsgaard Lars Hedal Poul Erik Madsen Jens Mejer Pedersen Ole Hjort Willatzen Asger Rabølle Nielsen Karsten Vind (under punkt 4. og 5.) Sara Maria Christensen (referent) Afbud: Søren Jan (havde afleveret en fuldmagt til Peter Zinck) Dan Johansen (havde, til Peter Zinck, afleveret en fuldmagt til at stemme ja til pkt 4) Britt Lindegaard Peter Zinck indledte mødet med at kvittere de to studenterrepræsentanter for deres indsats i bestyrelsen. Han orienterede desuden bestyrelsen om, at der i efteråret afholdes valg til bestyrelsen blandt de studerende, og man forventer at de studerende vil have valgt to nye repræsentanter til næstkommende møde. 1 Godkendelse af referat fra seneste møde og underskrift (bilag) Der var enighed om yderligere behandling af bestyrelsens selvevaluering afventer beslutning om fusion. Referatet blev godkendt uden yderligere bemærkninger. 2 Indstilling vedr. Strategisk rammekontrakt mellem EAL og UVM (bilag) Peter orienterede kort om baggrunden for udformningen af rammekontrakterne. Herefter fik Jens Mejer ordet, som kunne fortælle at ministeriet har introduceret et nyt styrings- og dialogkoncept, der skal erstatte den eksisterende udviklingskontrakt: Den strategiske rammekontrakt (jf. Bilag). Ambitionen med det nye koncept er det skal styrke grundlaget for bestyrelsernes strategiske ledelse af uddannelsesinstitutionerne og dialogen med ministeriet samt mindske behovet for detailregulering. Rammekontrakterne skal som udviklingskontrakterne - danne basis for en løbende dialog om og opfølgning på fremdrift og resultater i relation til den enkelte institutions strategiske udfordringer. For ministeriet er det væsentligt, at den strategiske rammekontrakt og institutionens overordnede strategi er afstemt.

2 Som noget nyt, har ministeriet varslet at en del af akademiets bevilling kan bundet op på målene rammekontrakten. Ministeriet beder om indspil fra institutionerne til et første forhandlingsmøde om kontraktens udformning. Det er direktionens indstilling, at følgende mål er væsentlige for akademiet og bør indgå i dialogen: - Fremragende uddannelse - med fokus på forhold som bedre gennemførelse, høj studieintensitet og praksisnær forskning og udvikling med involvering af studerende - Uddannelsernes relevans med fokus på dimittendernes beskæftigelsesgrad og aftagernes tilfredshed med dimittendernes kompetencer - Effektivisering med fokus på ressourceeffektivitet i læringsaktiviteter, administration og service - Digitalisering med fokus på dimittendernes kompetencer og ressourceeffektivitet Afslutningsvist bemærkede Peter, at man fortsat skal være ambitiøse, men også realistiske når vi fastsætter målene og at det er helt centralt med styringsmæssig enkelthed og at der fokus på at de centrale mål, skal leve i akademiet. Det blev aftalt, at et udkast sendes til bestyrelsen for yderligere bemærkninger for at få bestyrelsens input. Bestyrelsen godkendte, at formanden gennemfører dialogen med UFM med henblik på at få etableret den strategiske rammekontrakt for EA Lillebælt. Bestyrelsen får up front udsendt udkast til indmelding til UFM til evt kommentering. 3 Kvalitets- og udviklingsrapport 2017 (bilag) Asger Rabølle orienterede om at Erhvervsakademiet Lillebælt i forbindelse med den igangværende institutionsakkreditering har haft besøg af Akkrediteringsinstitutionen, som har interviewet både bestyrelse, direktion, studerende, chefer, undervisere og uddannelsesudvalg. Mødet er, efter vores vurdering, gået godt. (se evt nyhed om besøget på Akkrediteringsinstitutionens hjemmeside) Asger resumerede bestyrelsens rolle ift EA Lillebælts kvalitetssystem. Bestyrelsen skal vurdere om den formulerede Kvalitetsstrategi og politik ( Sa dan gør vi ) er den rette for at skabe grundlaget for løbende udvikling af kvaliteten. Endvidere skal bestyrelsen vurdere om den foreliggende kvalitetsrapport viser en tilfredsstillende status og om de indstillede overordnede ma l i tilfredsstillende omfang og grad forholder sig til de udfordringer i kvaliteten som rapporten afspejler. Det er direktionens vurdering, at EAL har et veludviklet kvalitetssystem, hvor ledere og medarbejdere på alle niveauer tager ansvar for kvaliteten og at kvalitet er en del af den daglige praksis. Desuden er det vurderingen, at vi har et afprøvet og velfungerende kvalitetssystem, hvilket er en betingelse for positiv akkreditering. Kvalitetssystemet vil dog fortsat være under udvikling, hvilket også er hensigten med et kvalitetssystem. Asger gav en opsummering af Erhvervsakademiet Lillebælts kvalitetsstrategi og politik, Sa dan gør vi samt Kvalitets- og udviklingsrapport for Erhvervsakademiet Lillebælt. September 2017, herunder målopfyldelsen ift bestyrelsens mål for 2016/2017 samt om bestyrelsens opgave ift. fastlæggelse af mål for 2017/18. De overordnede udfordringer man vil arbejde på at løse i 2017/2018 er: Større studenterinddragelse Digitalisering af kvalitetsredskaber Kompetenceudviklingsstrategi Tæt på erhvervet og praksis (virksomhedsprojekter, praktik mv.) Bedre sammenhæng i videngrundlagsudvikling Fastholdelsesarbejdet (mindre frafald) 2

3 Tværgående funktion med fokus på eksterne aktører (a-kasser, jobcentre, arbejdmarkedsråd osv) Bestyrelsen indledte drøftelsen med spørgsmål til kvalitetsrapporten, herefter mål og til slut kvalitetspolitikken. Bestyrelsen ønskede en præcisering af, hvordan man følger op på mål og handlinger. Asger orienterede om at dette sker dels på Kvalitets- og udviklingskonference med medarbejderne i foråret og dernæst på møder med direktører og chefer i efteråret. Det blev aftalt, at der gives midtvejsstatus til bestyrelsens orientering ift. data på gule og røde smileys, som fremgår af kvalitet og udviklingsrapporten i den udstrækning det er muligt at måle midtvejs. Bestyrelsen godkendte herefter Erhvervsakademiet Lillebælts kvalitetsstrategi og politik, Sa dan gør vi samt Kvalitets- og udviklingsrapport for Erhvervsakademiet Lillebælt. September 2017 med tilhørende ma l. 4 Beslutningsgrundlag vedr. fusion med UCL (bilag) LUKKET PUNKT frem til den 11/ På møder i marts og april 2017 bemyndigede bestyrelserne for EAL og UCL ledelsen af de to institutioner til i samarbejde at udarbejde et beslutningsgrundlag, der skal fremlægges for bestyrelserne med henblik på en beslutning om, hvorvidt der er grundlag for fusion mellem de to institutioner. Desuden tiltrådte bestyrelserne, at der blev nedsat en styregruppe bestående af formandskaber og rektorer for UCL og EAL, som fik ansvaret for at tilvejebringe beslutningsgrundlaget. Til at bistå processen med udarbejdelse heraf blev der i forlængelse af bestyrelsesmøderne nedsat hhv. en rektoratsgruppe bestående af de to rektorater og et fusionssekretariat med deltagelse fra begge institutioner. På baggrund af seminarer med de to bestyrelser og mellem ledere og samarbejdsudvalg på de to institutioner samt øvrige indkomne input fra medarbejdere og studerende, samt fra dialoger med interessenter, er der udarbejdet et beslutningsgrundlag, så bestyrelserne kan træffe en beslutning om, hvorvidt man ønsker en fusion mellem EAL og UCL. Der lægges op til en såkaldt uegentlig fusion mellem EAL og UCL. Modsat en egentlig fusion, hvor de fusionerende institutioner nedlægges for at danne en ny og tredje institution, betyder det, at den ene institution indfusioneres i den anden. Lovgrundlaget forudsætter, at den fortsættende institution er professionshøjskolen. Valget af en uegentlig fusion skyldes hensynet til, at kun herved kan begge institutioner gennemføre akkrediteringsprocessen uden forsinkelse. Beslutningsgrundlaget (bilag punkt 4.) er bygget op således, at det adresserer nogle af de fokuspunkter, der er afdækket i dialogen med bl.a. bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere. Dokumentet fokuserer på potentialerne i en fusion, ligesom rammerne for den eventuelt fremtidige organisation er beskrevet. Beslutningsgrundlaget For at kvalificere indholdet i beslutningsgrundlaget og få input til især afdækning af potentialerne samt opmærksomhedspunkterne i en fusion afholdtes både et fælles bestyrelsesseminar og et fælles HSU/SU- og ledelsesseminar i juni, samt et møde for HSU/SU-medlemmer i august. Med baggrund i drøftelserne på seminarerne blev der nedsat fem arbejdsgrupper med deltagelse af ledere fra begge institutioner til at beskrive de udvalgte potentialeområder, der vurderes at være strategisk mest betydende for en fremtidig organisation: Uddannelser Læring Digitalisering Forskning og udvikling 3

4 Efter- og videreuddannelse Der har desuden været afholdt møder med aktive studerende fra begge institutioner mhp. at få foretaget en første afdækning af de muligheder og opmærksomhedspunkter, de kunne se ved en fusion. På bestyrelsesmøderne i marts og april blev der desuden lagt vægt på, at der skulle kommunikeres åbent om fusionsprocessen. Dette har resulteret i etableringen af et fælles fusionssite (fusionsnyt.dk) samt afholdelsen af en række informationsmøder for medarbejdere på begge institutioner, herunder specifikke møder for stabsmedarbejderne. Der har desuden løbende været dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet mhp. at få afklaret bl.a. regelgrundlaget for fusionen, håndtering af de igangværende institutionsakkrediteringsprocesser og udformningen af rammekontrakter. Med udgangspunkt i den forventede fremtidige udvikling, uddannelsespolitiske tendenser samt gennemgåede potentialer, der knytter sig til udviklingen indenfor områderne læring, uddannelser, forskning og innovation, digitalisering og efter- og videreuddannelse m.v., vil en fusion kunne bidrage til: At dyrke organisationernes fælles erhvervs- og professionsbaserede DNA og skabe afsæt for at styrke profilen og det tværgående samarbejde mellem professionerne. At sikre fælles udvikling af kerneydelsen fremragende uddannelser for dermed bedst muligt at kunne udvikle uddannelsernes kvalitet og relevans for aftagerne. At skabe en solid platform for forskning, innovation og vækst i vores dækningsområde. At anvende og udvikle potentialet i teknologi og digitalisering som grundlag og motor for fremtidssikring generelt af uddannelserne og for udvikling af nye uddannelses- og leveranceformer samt effektiv ledelse og drift. At understøtte de generelle uddannelsespolitiske mål og samtidig styrke vækst og velfærd generelt. En fusion vil således være til gavn for aftagere, nuværende og kommende studerende samt den kommende institutions mange medarbejdere. På baggrund af de identificerede potentialer og den foreslåede organisering af en ny institution er det vurderingen, at en fusion er det bedste svar på fremtidens behov, jf. beslutningsgrundlaget. Peter gav en orientering om processen fra bestyrelsesseminaret i juni med styregruppemøder, møder med medarbejdere, studerende og samarbejdsudvalg, samt en række møder med eksterne interessenter. Styregruppen har haft en række møder og løbende drøftet oplæg til beslutningsgrundlag, der nu ligger til bestyrelsens drøftelse og beslutning. Peter fremhævede endvidere, at man var nået frem til en forståelse i ministeriet om, at der var behov for at etablere en bestyrelse med 17 medlemmer i en opstartsfase (op til 3,5 år). Endvidere at det undervejs var besluttet i styregruppen, at i forbindelse med en fusion, var det hensigtsmæssigt at EAL hjemtager de opgaver, der i dag er outsourcet (økonomi, personale, og IT). I det fremsendte materiale er det foreslået at navnet på den nye institution er Erhvervskademiet og Professionshøjskolen Lillebælt Peter understregede, at der af hensyn til fx domænenavne kan overvejes en justering heraf, og at fundamentet var, at de 3 ord indgik i navnet. I forhold til processen, gav Peter udtryk for, at der har været et tillidsfuldt og positivt samarbejde om at få udformet beslutningsgrundlaget, hvilket Lone og Poul Erik tilsluttede sig. Konsulenten Karsten Vind bemærkede ligeledes, at ift. medarbejderperspektivet er oplevelsen, at der har været fokus på indhold og samarbejde frem for forskellighed i kulturer. Efter opridsningen af de centrale elementer i oplæg til fusion, forlod Poul Erik mødet for at der ikke kunne rejses kritik af hans habilitet under punktet. 4

5 Under bestyrelsens drøftelse af det fremlagte beslutningsgrundlag blev det fremhævet, at en fusion var et udtryk for rettidig omhu udfra den vurdering at ingen af institutionerne er nødlidende, men at man foregriber en forventet konsolidering på institutionsområdet. Det blev endvidere fremhævet, at der var beskrevet gode synergier og muligheder for vækst og udvikling af nye uddannelser i en fusioneret institutuion. Dog blev det også nævnt af flere, at en effektivseringsgevinst bør trækkes tydeligere frem, ligesom det er vigtigt at fastholde den fusionerede institutions fokus på forskellige aftagersegmenter. Formanden opsummerede drøftelserne med at bestyrelsen først skulle stemme om fusionen som fremlagt i dagsorden og bilag til denne. Bestyrelsen tilsluttede sig, at hvis fusionen blev vedtaget, så skulle styregruppen søge at finde en løsning, hvor der blev indskrevet, at der i bestyrelsen skulle være hhv en medarbejderrepræsentant og studenterrepræsentant fra hhv EAL og UCL. Endvidere noterede formanden sig, at enkeltmedlemmer havde ønsket, at styregruppen igen overvejede, det foreslåede navn, konstitueringen af formandsskabet i bestyrelsen samt antallet af bestyrelsesmedlemmer. Herefter stemte bestyrelsen ved håndsoprækning om fusionen. Bestyrelsen stemte ja til det foreliggende forslag med 10 stemmer (2 ved fuldmagt). 1 stemte imod, 1 var inhabil og 1 har ikke stemt. Det betyder at: Bestyrelsen godkendte fusion mellem EAL og UCL, som beskrevet i bilag til dagsorden. Bestyrelsen godkendte dermed også, at der med baggrund heri tages initiativ til at udarbejde en sammenlægningsredegørelse, der efter endelig godkendelse i bestyrelserne i foråret 2018 fremsendes efterfølgende som grundlag for Uddannelsesministerens godkendelse af den nye institution, med tilbagevirkende kraft fra Bestyrelsen godkendte forslaget til en overordnet organisering, herunder bestyrelsessammensætning, ledelse af bestyrelse, navn og besættelse af poster i direktionen, udviklingen af campusstrategier for hver af de fire campusbyer Vejle, Odense, Jelling og Svendborg samt hjemtagningen af EAL s outsourcerede administrative opgaver (IT, personale, og økonomi). 5 Udmøntning af beslutning om fusion (bilag) LUKKET PUNKT frem til den 11/ Jens orienterede om den fortsatte proces, såfremt UCL også stemmer ja til fusionen. I den løbende dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet er en række rammevilkår for en eventuel fusion blevet afklaret. I bilag punkt 5. er de forhold, der kan have indflydelse på fusionsprocessen, søgt beskrevet. Processen med udmøntning af principbeslutning om fusion af UCL og EAL vil således blive planlagt ud fra den forudsætning, at de uafklarede forhold, der fremgår af bilag punkt 5, falder positivt ud. Sammenlægningsredegørelsen forventes forelagt bestyrelserne til godkendelse på bestyrelsesmøder i marts/april I umiddelbar forlængelse heraf indsendes fusionsanmodning indeholdende åbningsbalance og sammenlægningsredegørelse til Uddannelses- og Forskningsministeriet. Uddannelses- og forskningsministeren forventes på denne baggrund at kunne godkende fusionen i umiddelbar forlængelse her (formodentlig inden for en måneds tid). Herefter godkendte bestyrelsen følgende: at den allerede nedsatte styregruppe fortsætter, frem til ministergodkendelse af den ny institution foreligger at der søges om dispensation for hhv. udvidelse af beskikkelsesperioden for de eksisterende bestyrelser samt for antal bestyrelsesmedlemmer i den ny bestyrelse at bemyndige rektor for EAL og rektor for UCL til at udpege vicedirektører og stabschefer til den kommende institution 5

6 at bemyndige styregruppen og direktionen for den kommende institution til at planlægge arbejdet frem mod den endelige ministergodkendelse af den ny institution, idet der dog skal ske løbende orientering om fremdriften i fusionsprocessen til de to institutioners bestyrelser som fortsat ansvarlig for de to institutioner frem til godkendelse og konstituering af ny institution de i beslutningsgrundlaget udstukne rammer for arbejdet med de strategiske og politiske forhold, herunder vision og værdier, økonomi og dialog med aftagere. Bestyrelsen godkendte indstillingen på alle punkter med den tilføjelse, at man skal se på, hvordan man kobler bestyrelserne tættere det videre arbejde. 6 Kapacitetsbegrænsning i optag 2018 (bilag) Der er udarbejdet en analyse af beskæftigelsessituationen for akademiets dimittender. Der er udfordringer på en del af vores uddannelser ift. høj ledighed blandt dimittender. En del af disse udfordringer kan tilskrives den kraftige vækst i vores uddannelser, en vækst som bl.a. kan henføres til en række nye uddannelser, som ikke endnu har gjort sig tilstrækkelig kendte på arbejdsmarkedet. Der er således behov for at justere optaget på en række uddannelser, heraf nogle, der forventes udtaget til dimensionering, som ministeriet udmelder senere på efteråret. Der er i vores indstilling til kapacitetsbegrænsning taget udgangspunkt i tal fra Danmarks Statistik, men der indgår også aktuelle prognoser for udviklingen i erhverv og brancher. Bestyrelsen besluttede at give mandat til, at direktionen dimensionerer/kapacitetsbegrænser uddannelsesudbuddet konkret i overensstemmelse med perspektiverne for beskæftigelse, kapacitet og bæredygtighed. 7 Perioderegnskab pr. 31 august 2017 med forecast (bilag) Ole gav en kort orientering om regnskabet for 2. tertial 2017 for Erhvervsakademiet Lillebælt, som viser et overskud på 25,8 mio. kr., hvilket er overordentligt fornuftigt. Først og fremmest har fastholdelses- og gennemførelsesindsatsen det seneste år båret frugt. Det er således lykkedes os pr. 31. august at opnå 100 flere taxameterudløsende STÅ end budgetteret. En del af disse vedrører efteruddannelsesområdet, og er periodeforskydninger i aktiviteten, men for hele 2017 er forventningen en stigning i taxameterudløsende STÅ på 64 STÅ. Samtidig denne aktivitetsstigning er sket med anvendelsen af færre ressourcer såvel på antallet af medarbejdere som omkostninger til en række poster, især campus-driften i Odense, rejser og konferencer samt at det ikke har været nødvendigt at bruge de økonomiske buffere, der var hensat i budgettet til imødegåelse af uforudsigelige budgetsvigt. Peter tilføjede at det ikke er et mål i sig selv for EAL, at generere overskud, men at skabe gode uddannelser. Bestyrelsen tog 2. tertials regnskab til efterretning. 8 Opfølgning på MTU 2017 (bilag) I marts 2017 gennemførte EAL medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU). Med udgangspunkt i MTU-resultaterne og den overordnede tolkning heraf blev der iværksat en opfølgningsplan, som blev forelagt bestyrelsen i juni I vedhæftede opsamling, som behandles på SU-møde den 26/9 2017, gøres status på både lokale og centrale initiativer. Jens orienterede om, at SU har givet udtryk for at der er tilfredshed med den opfølgning der har fundet sted. Der var desuden opbakning i SU til udviklingen af et mere fremadskuende evalueringskoncept. Peter bemærkede at man også har fulgt op i formandsskabet, da det er helt centralt for at skabe gode uddannelser at man også har tilfredse medarbejdere. Der var enighed om at fremadrettet er MTU kun et bestyrelsesanliggende, såfremt der er særlige udfordringer. Bestyrelsen tog orienteringen om opfølgning på MTU til efterretning. 6

7 9 Ændring af ansættelsesvilkår for rektor og prorektor i EAL Med henblik på at understøtte en fastholdelse af den overordnede ledelse i EAL, indstiller formandskabet til bestyrelsens beslutning at indgå åremålskontrakter med rektor og prorektor. Det vil betyde en lønmæssig fremgang for rektor/prorektor og bringe dem på niveau med kolleger på andre akademier, ligesom det vil indsnævre lønforskellen mellem rektoratet på EAL og på UCL. Ministeriet har oplyst at denne overgang kan ske umiddelbart og uden opslag af stillinger. Punktet blev drøftet i bestyrelsen uden tilstedeværelse af Jens, Asger og Ole. Bestyrelsen besluttede at bemyndige formandskabet til at indgå åremålskontrakter med rektor/prorektor. 10 Meddelelser fra formand og rektor 10.1 formand: Peter orienterede om at man hos Danske Erhvervsakademier følger meget nøje med i beslutningen omkring fusionen. Desuden er det indtrykket, at man som følge af fusionsprocessen mellem EAL/UCL, styrker samarbejdet i sektoren til fordel for uddannelserne rektor: - Aktiviteter siden sidst (bilag). Jens delte to publikationer ud, henholdsvis Fremtiden uddannelser i virkeligheden 2.0 samt EALs kunstkatalog - Orientering om godkendte studieordninger siden sidst: Pba. i Digital konceptudvikling Pba. i Softwareudvikling Pba. i International handel og markedsføring. Automationsteknolog Logistikøkonom Byggekoordinator Serviceøkonom Markedsføringsøkonom Multimedesigner 11 Bestyrelsesmøder i 2018 Bestyrelsesmøde den 11/4 kl Bestyrelsesmøde den 21/6 kl Bestyrelsesseminar den 23. og 24/10 kl Bestyrelsesmøde den 19/12 kl (inkl. middag) Sara indkalder møderne, når referatet er godkendt. Hvis man har problemer med en konkret dato, bedes man omgående afvise mødeindkaldelsen, så vi får et overblik over, om der skal findes nye datoer. 12 Eventuelt Der sendes en mail ud til bestyrelsen, når der er truffet beslutning i UCL s bestyrelse, om man vil fusionere eller ej. 7