HALF DOUBLE PUBLIC 16. MARTS 2018

Transkript

1 16. MARTS 2018 HALF DOUBLE PUBLIC Project Half Double initiativet startede i 2014 med henblik på at øge projekters lave succesrate og forkorte udviklingstiden for nye ydelser. Implement har i samarbejde med virksomheder og forskere skabt en agil projektledelsesmetodologi bestående af principper og metoder, som retter sig mod både projektniveau og ledelsesniveau. I dag præsenterer vi for første gang metodens vinkel i et offentligt perspektiv.

2 Program 8.30 Morgenmad + kaffe mm Velkommen, Introduktion til morgenmødet og hinanden v. Mikkel Lau Key note speech, Uddannelseschef ved Skatteankestyrelsen, Lotte Ravnholt Christensen Key note speech, Project Half Double v. Michael Ehlers Kaffe og netværk Caférunder: dyk ned i temaer i Project Half Double: 1. Anskaffelse og initiering af digitaliseringsprojekter v. Per Ullits & Jesper Pape 2. Aktivt projektejerskab og hurtigere beslutningsprocesser v. Mikkel Lau 3. Gevinstrealisering v. Nikolaj Dyg & Ilona Andersen 4. Agile offentlige projekter v. Sune Edmund 5. Tidligt løsningsdesign v. Helle Falholt Opsamling v. Per Ulltis Let frokost og mulighed for netværk Slut på officielt program 2

3 HVORFOR HALF DOUBLE? Har du nogensinde oplevet Styregruppemøder uden beslutninger? Projekter uden gevinster og med for stort fokus på leverancer? Projektledere, som ikke er i stand til at lede den menneskelige del af et projekt? Manglende fremdrift? 3

4 Uddannelseschef, Lotte Ravnholt Christensen Akademi i Skatteankestyrelsen Fredag den 16. marts 2018

5 Udvikling i årsværk

6 Akademi Sikre en god integration i styrelsen ved at give forståelse for værdier, kultur og samfundsmæssig rolle Fremme den størst mulige produktion hos nye medarbejdere gennem ensartet, effektiv oplæring Skærme den eksisterende drift ved at overtage den grundlæggende oplæring

7 Udfordringer Én styrelse flere lokationer Ny organisation i vækst og med effektiviseringskrav Politisk fokus Nyt syn på faglighed 80 nye medarbejdere pr. 1. september 2017

8 Introdage Fælles introdage i København Danmarks bedste grunduddannelse for juridiske sagsbehandlere Fokus på at de skal føle sig velkomne og være klædt godt på til den første tid i styrelsen. Der er god tid til at netværke, skabe relationer og sætte sig selv i spil Basisforløb Fælles undervisning og praktisk træning Fokus er på at opnå indsigt i Skatteankestyrelsens kontekst og kultur samt på at etablere grundlæggende kompetencer og værktøjer i sagsbehandling, forretningsforståelse og teamkompetencer Sagstræning Fokus er på at udvikle sagsbehandlingskompetencer gennem reel sagsproduktion med tæt, daglig kontakt og sparring fra en mentor/kvalitetssikrer Vekselvirkning af praktisk træning og fælles læringsdage, hvor ny faglighed bygges på og erfaringer med brug af kompetencer i praksis deles og videreudvikles Grunduddannelsen afsluttes med en fejring, hvorefter medarbejderne udsluses i organisationen. Der følges op på deres fortsatte udvikling i enhederne. 2 dage 5½ uge BASISFORLØB INTRODAGE SAGSTRÆNING

9 Akademiet har skabt fremdrift i deltagernes evne til at være sagsbehandlere På en skala fra 0 til 10, hvor klar vil du da føle dig til at være sagsbehandler, hvis din første rigtige arbejdsdag er i morgen? 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Uge 1 Uge 2 Uge 3 København Uge 4 Silkeborg Uge 5 Uge 6

10 Half Double v. Michael Ehlers Led projekter, så effekten fordobles på den halve tid 10

11 LEADERS WHO DON T SPEND AT LEAST 70% OF THEIR TIME ON PROJECTS ARE LIVING IN THE PAST Peter Senge 11

12 30% AF ALLE PROJEKTER KAN KARAKTERISERES SOM SUCCESFULDE Standish Group,

13 Vores mission Projekter på halvdelen af tiden med dobbelt effekt Sammen vil vi udvikle et nyt projektparadigme for at øge konkurrencedygtigheden af dansk videnarbejde 13

14 Metodologi Projekter 3 17 kerneelementer piloter 13,8 mdkk Forskning Mennesker universiteter praktikere 14

15 Half Double metodologien 15

16 Det handler fremfor alt om at have meget stort fokus på tre kerneelementer Mindske fokus på leverancer og øge fokus på effekt. Effekt Mindske fokus på optimering af ressourcer og øge fokus på projektets fremdrift. Fremdrift Lederskab 16 Mindske formalisme og øge fokus på aktiv inddragelse af projektejeren og mindske fokus på administration af systemer samt øge fokus på personledelse.

17 17

18 1 2 3 Brug effektkort til at opnå adfærdsændringer og forretningseffekt. Udform dit projekt med henblik på at opnå effekt hurtigst muligt og med slutbrugerne tæt på løsningen. Sørg for at tage pulsen på nøgleinteressenterne på månedsbasis. Effektkort og effektmåling Løsningsdesign Pulstjek VÆRKTØJER METODE Hvis du vil skabe effekt i dit projekt, kræver det, at du benytter tre metoder Princip: Interessenttilfredshed er det ultimative succeskriterie. 18

19 19

20 20 projecthalfdouble.dk introduktion side

21 aug-14 sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 sep-15 okt-15 nov-15 dec-15 jan-16 feb-16 mar-16 apr-16 may-16 jun-16 jul-16 aug-16 sep-16 okt-16 nov-16 dec-16 jan-17 feb-17 mar-17 Antal medlemmer i Half Double netværket Introside lanceret 21 Total antal medlemmer nye medlemmer Wikispaces PHD.dk LinkedIn Total

22 Løsningsdesign er en frontloading aktivitet IDE FORBEREDELSE OPSTART EKSEKVERING NORMAL INITIERING Hurtig start Fokus på leverancer NY TILGANG Skab indsigt Effekt i centrum Fordelene ved en intens opstart Klare mål Forretningseffekt og adfærdsændringer Løsningsdesign Nøgle interessenter er engagerede 22 OVERLEVERING DRIFT OG GEVINST

23 1 2 3 Udpeg kerneteamet +50%, og sørg for, at medlemmerne er placeret sammen. Formindsk kompleksiteten i tid og rum for at frigøre tid til at løse komplekse problemer. Definér en fast projekttakt for interessenters samarbejde om at gennemføre projektet i intensive forløb. Øg indsigt og engagement ved brug af visuelle værktøjer og planer til støtte for fremdriften. Design projektlokation til understøttelse af intensitet Rytme i nøglehændelser Visuel planlægning og visuelle virkemidler for projektet VÆRKTØJER METODE Hvis du vil skabe fremdrift i dit projekt, kræver det, at du benytter tre metoder +50 % Princip: Høj intensitet og hyppig interaktion for at sikre konstant fremdrift i projektet. 23

24 Sådan ser et projektlokale ud! 24

25 1 2 3 Være en aktiv, entusiastisk og engageret projektejer, der støtter projektet og sikrer interessenternes tilfredshed. Være en samarbejdsorienteret projektleder med den holdning, at medarbejderne kommer i første række, når det drejer sig om at drive projektet fremad. Anvende en reflekterende tankegang, som kan tilpasses sig ja til uorden. Tilgang baseret på aktivt ejerskab Lederskab baseret på samarbejde Reflekterende tankegang, der kan tilpasses VÆRKTØJER METODE Hvis du vil skabe lederskab i dit projekt, kræver det, at du benytter tre metoder Princip: Ledelsen må ikke være bange for usikkerhed og skal få gennemført projektet. 25

26 Det er vigtigt at understrege at det er mig som projektejer der har det ultimative ansvar for projektet og alle ved det! Hvis vi fejler eller møder forhindringer er det mig, der kan peges fingre af. Jeg får normalt meget lange projekt statusrapporter. I Half Double projektet var jeg med så ofte, at projektet altid var præsent. Jeg ser ikke et behov for massiv rapportering, når man er så tæt på projektet. 26

27 Lokal tilpasning af Half Double er nøglen til succes 27

28 Debat: Hvordan kan Half Double tilgangen skabe værdi i dit projekt? 28

29 Half Double-balancepunkt perfekt tilpasning til transformationsprojekter HÅRD Mål klart defineret Fysisk artefakt PRÆDEFINEREDE PROJEKTER Kun kvantitative mål PARAMETER AFKLARING AF MÅL HÅNDGRIBELIGE MÅL SUCCESMÅL BLØD Mål defineret meget uklart Abstrakt koncept Kun kvalitative mål PROJEKTGENNEMTRÆNGELIGHED Meget udsat for eksterne påvirkninger ANTAL LØSNINGSMULIGHEDER Udforskning af mange alternative løsninger Ekspertudøver, ingen interessentdeltagelse DELTAGELSESUDØVERS ROLLE Facilitativ udøver, stor grad af interessentinddragelse Værdsætter teknisk præstation og effektivitet, leder ved overvågning og kontrol INTERESSENTFORVENTNINGER Værdsætter relationer, kultur og mening, leder ved forhandling og diskussion Ikke udsat for eksterne påvirkninger Forbedring af enkelte løsninger TRANSFORMATIONSPROJEKTER Kilde: Atkinson, Crawford & Ward, 2006 Skab en Half Double-mentalitet for at 29initiere Half Double-fremgangsmåden.

30 Pilot projekt resultater 30

31 Projekter med dobbelt effekt på den halve tid Sammen vil vi udvikle et nyt projektparadigme for at øge konkurrencedygtigheden på det danske marked udøvere

32 RESULTATER ER PÅ VEJ Effekten af Half Double tilgangen i pilot projekter bedømt af Aarhus Universitet 32

33 Impact: # of delayed transfer luggage reduced by 20% approx. 1,2 meur saved annually Impact: Reduction of process time and process failures Impact target: The goal was to improve baggage quality (12/1000 to 8/1000) Project type: LEAN Project Optimizing Processes 33

34 In 3 month we focused on 3 impact creating hypothesis out of 10 Loading in Airport X Planner Unloading Transportation to luggage center Luggage center HYPOTHESIS SOLUTION 1 Clear criteria for planner for priority of planes for unloading will optimise the process. Simple criteria for planners developed by planners and transporters 2 Optimisation of communication at critical moments will increase flow. Report if you are 10 minutes from deadline (TAC 10) Reduced time for onloading will optimize the process More lean unloading process. 3 Transport to plane ILLUSTRATION Reduced communication lines Reorganise assignments 34 Loading in CPH

35 Bliv involveret i netværket 35

36 Metodologien er frit projecthalfdouble.dk 36

37 Bliv en del af netværket på projecthalfdouble.dk 37

38 Half Double-balancepunkt perfekt tilpasning til transformationsprojekter HÅRD Mål klart defineret Fysisk artefakt PRÆDEFINEREDE PROJEKTER Kun kvantitative mål PARAMETER AFKLARING AF MÅL HÅNDGRIBELIGE MÅL SUCCESMÅL BLØD Mål defineret meget uklart Abstrakt koncept Kun kvalitative mål PROJEKTGENNEMTRÆNGELIGHED Meget udsat for eksterne påvirkninger ANTAL LØSNINGSMULIGHEDER Udforskning af mange alternative løsninger Ekspertudøver, ingen interessentdeltagelse DELTAGELSESUDØVERS ROLLE Facilitativ udøver, stor grad af interessentinddragelse Værdsætter teknisk præstation og effektivitet, leder ved overvågning og kontrol INTERESSENTFORVENTNINGER Værdsætter relationer, kultur og mening, leder ved forhandling og diskussion Ikke udsat for eksterne påvirkninger Forbedring af enkelte løsninger TRANSFORMATIONSPROJEKTER Kilde: Atkinson, Crawford & Ward, 2006 Skab en Half Double-mentalitet for at 38initiere Half Double-fremgangsmåden.

39 Reflekterende Half Double-værktøj til lokal tilpasning: Er vi rigtig Half Double? HALF DOUBLE-TILGANG DETTE PROJEKT TRADITIONEL TILGANG Tillid og relationer som drivkraft. Kontrakt og kvalitet/tid/omkostninger som drivkraft. Kan tilpasses ændringer, men med fokus på effektskabelse og interessenttilfredshed. Tidlig forudsigelighed i omkostninger og specifikationer. Høj intensitet i projektet og ugentlig fremdrift. Operationelle behov og hierarki før projektet. Intens og fælles session med arbejde i dybden for at håndtere kompleksiteten. Individuelt arbejde, når tiden tillader det. En aktiv og engageret projektejer, der støtter projektet og sikrer interessenternes tilfredshed. Formelle og eksterne styrekomitéer med nøjagtighed og forudsigelighed som primære behov. Samarbejdsorienteret projektleder med fokus på medarbejderne med henblik på at skabe effekt. Projektleder fokuseret på tekniske problemer og systemer til håndtering af projektet. Fleksibilitet i ledelses- og implementeringsmodellen for at give personer indflydelse og påvirke overgangsbeslutninger. Regler og standardiserede bedste fremgangsmåder før det specifikke projekts behov. Støtte fra den øverste ledelse som nøglespiller i ændringen. Ingen grund til at forstyrre den øverste ledelse (arbejde under radaren). HALF DOUBLE NEUTRAL TRADITIONEL Forankr Half Double-praksissen for at bane vejen for nye resultater. 39

40

41 Agile offentlige projekter Half Double er agilt, med et twist! Gevinstrealisering Stædig på gevinsten og fleksibel på leverancen Anskaffelse og initiering af digitaliseringsprojekter - Leverandøren forstår ikke kundens forretningsmæssige behov og den kontekst, løsningen skal bruges i! Tidligt løsningsdesign Grundregler og setup Aktivt projektejerskab - Centrale roller og fokus på ejerskab for proces mv.

42 NETVÆRK OG LET FROKOST

43 Verden er til at forandre.