Sammen med vejledningen udgives et inspirationskatalog, der giver eksempler på aftaler og ydelser anvendt i forbindelse med konkrete byggeprojekter.

Transkript

1 FRI, DANSKE ARK OG BYGHERREFORENINGEN UDKAST Bygherrerådgivning 2013 Vejledning Indholdsfortegnelse A. Indledning B. Om brugen af Bygherrerådgivning 2013 C. Om de enkelte ydelsesbeskrivelser D. En projektbeskrivelse som eksempel - en tjekliste E. Om inspirationskataloget F. Litteraturliste A. Indledning Denne vejledning knytter sig til Ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning, 2013 og er udarbejdet som hjælp til bygherrer og bygherrerådgivere i forbindelse med fastlæggelse af samarbejdsform og behovet for bygherrerådgiverens bistand i sammenhæng med klientens egen organisation og ressourcer. Sammen med vejledningen udgives et inspirationskatalog, der giver eksempler på aftaler og ydelser anvendt i forbindelse med konkrete byggeprojekter. Vejledning og inspirationskatalog opdateres 1-2 gange årligt i takt med behovet og kommentarer og eksempler modtages fra brugerne. Bygherrerådgivning 2013 med tilhørende vejledning og inspirationskatalog er udarbejdet i samarbejde mellem FRI, DANSKE ARK og Bygherreforeningen. Vejledning skal ikke indgå som bilag til en aftale. B. Om brugen af Bygherrerådgivning 2013 Organisationerne henstiller til bygherrer og bygherrerådgivere at Ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning 2013 anvendes på alle bygge- og anlægsprojekter hvor bygherrerådgiver er involveret. Bygherrerådgivning 2013 beskriver ydelser i alle projektets faser og i sammenhæng med projektets organisering. I kapitel 1, Indledende rådgivning beskrives ydelser i projektets første faser opdelt i 4 delfaser: 1

2 1 Indledende rådgivning 1.1 Ejendomsstrategi 1.2 Idéoplæg 1.3 Teknisk finansieringsanalyse 1.4 Byggeprogram Ikke alle delfaser vil være relevante for hvert projekt. I forbindelse med de indledende faser besluttes projektets videre organisering og bygherrerådgiverens ydelser i forbindelse med typiske organisationsformer er beskrevet i de efterfølgende kapitler: 2 Bygherrerådgivning ved byggeri i fag-, stor- eller hovedentreprise 3 Bygherrerådgivning ved byggeri i totalentreprise 4 Lejerrådgivning 5 Investorrådgivning 6 Teknisk bestillerrådgivning OPP Klienten skal, ofte sammen med bygherrerådgiveren, vælge hvordan byggeprojektet skal organiseres, og aftale om bygherrerådgivning tager herefter udgangspunkt i valget af én af de 5 hovedformer. Bygge- og anlægsprojekter er meget forskellige, og der er normalt behov for at supplere basisydelserne, beskrevet ovenfor, med en række andre ydelser beskrevet i kapitel: 7 Andre ydelser Kapitlet er opdelt i underpunkter: IKT i byggeri Vision og organisation Økonomi Risikoforhold Forundersøgelser og planlægning Interessenter og brugere Procesrådgivning Bæredygtighed Arbejdsmiljø Tilgængelighed Inventar og udstyr Udbud Andet Aflevering og drift Andre ydelser er karakteriseret ved at de er vanskelige at beskrive entydigt og at behovet for at medtage ydelserne er forskelligt fra projekt til projekt. Oversigten og beskrivelserne giver derfor klient og bygherrerådgiver mulighed for at gennemgå og fastlægge de relevante ydelser på opgaven og supplere en mere konkret afgrænsning af de ydelser, der medtages. Det gælder generelt, at det er vigtigt at finde en naturlig afgrænsning af bygherrerådgiverens ydelser i forhold til den konkrete opgaves karakter og kompleksitet. Både i forhold til klientens ansvar og kompetencer og i forhold til de øvrige aktører, herunder særligt de projekterende rådgivere. En række af de ydelser, der er medtaget i ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning 2013 kan i mange tilfælde naturligt indgå hos de projekterende arkitekter og ingeniører. Det gælder eksempelvis byggeprogram og en række Andre ydelser, der også genfindes i Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning, 2012 eller Anlæg og Planlægning, Ved udbud i totalentreprise typisk på dispositionsforslag og eventuelt på projektforslag, hvor klienten ønsker at sikre en mere entydig defineret opgave, vil bygherrerådgiveren ofte også varetage denne del af 2

3 projekteringen. Enten ved selv at udføre de tekniske ydelser ved egne arkitekter og ingeniører eller inddrage eksterne rådgivere som underrådgivere. Bygherrerådgiveren skal, ligesom alle rådgivere, være opmærksom på sine faglige begrænsninger, og der kan eksempelvis være behov for supplerende økonomisk og markedsmæssig ekspertviden som supplement til den juridiske gennemgang af aftaledokumenter m.v., der varetages af klienten eller dennes juridiske rådgiver. Ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning 2013 er beregnet til at indgå som aftalegrundlag i aftaler om bygherrerådgivning. I rådgivningsaftaler kan man henvise til de afsnit og punkter der er aktuelle i den enkelte opgave. Til støtte for anvendelse af Ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning 2013 er der i nærværende vejledning afsnit D vist en projektbeskrivelse som eksempel på hvordan bygherrerådgiverens ydelser kan beskrives. Aftaler om bygherrerådgivning baseres på ABR 89, sammen med organisationernes paradigme og vejledning om udformning af rådgiveraftaler og ydelsesbeskrivelser. Ved klientens indgåelse af aftaler om byggeentrepriser anvendes AB (Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed) og ABT (Almindelige Betingelser for Totalentreprise) som juridisk aftalegrundlag. C. Om de enkelte ydelsesbeskrivelser Der er ikke bemærkninger til samtlige ydelsesbeskrivelser, men her følger bemærkninger og vejledning til ydelser henvendt til brugerne af ydelsesbeskrivelserne. 0 Bygherrerådgiverens rolle: Klienten og de øvrige parter skal begynde en opgave på et fælles værdigrundlag med arbejdsbeskrivelser og stillings- og prokuraforhold afklaret, således at successive forventningsafstemninger holder og udvikler sig gennem opgavens forløb. Eksempler på typiske bygherrer eller andre klienter / bestillere der anvender bygherrerådgiver kan være: - privat firma der skal bygge og selv ønsker at eje eller leje. - finansiel virksomhed (f.eks. en bank) der selv ønsker at eje eller leje. - privat investor der bygger for udlejning eller salg. - pensionskasse eller forsikringsselskab der bygger for langsigtet investering. - Lejer der ikke selv ønsker at eje. - boligselskab. - kommune. - Staten - Offentligretlige organer Ved enhver bygherretype skal klienten synliggøre og forklare sin nuværende og eventuelle fremtidige organisation for bygherrerådgiveren således at beslutningsprocesser bliver klarlagt og forståelige. 0.1 Valg af samarbejdsform: 3

4 Bygherrerådgiveren skal rådgive klienten om rollefordelinger i forskellige samarbejdsformer for herved at afstemme forventninger, fordele og ulemper gennem hele projektforløbet og herigennem vælge den mest optimale samarbejdsform for det aktuelle projekt. 02. Private og offentlige byggeopgaver: Ved udbud af private byggeopgaver skal bygherrerådgiveren rådgive om fordele og ulemper ved udbudsform samt anvendelse af Tilbudsloven. Ved udbud af offentlige byggeopgaver skal klienten overholde EU s Udbudsdirektiv, tærskelværdier og lokale regelsæt. 0.3 Afgrænsning: Det anbefales at anvende ydelsesfordelingsskema som tjekliste for at sikre, at der bliver taget stilling til alle ydelser, at de bliver fordelt, og der ikke sker overlap. 0.4 Aftale: I aftalen med klienten henvises til Bygherrerådgivning 2013 som aftalegrundlag, hvor der i de enkelte ydelsesbeskrivelser tages aktiv stilling til og præciseres form og omfang. 0.5 Honorering: Honorering for bygherrerådgivning skal fastsættes i aftalen med klienten. Honoraret skal være rimeligt for både klienten og for rådgiveren. Honoraret skal stå i forhold til opgavens forsvarlige gennemførelse og varetagelse af klientens interesser. Typiske honorarformer for bygherrerådgivning: Honorar efter medgået tid indenfor forud aftalte budgetter. Eller fast honorar der kan anvendes, når og hvis opgaven kan beskrives præcist i ydelser, omfang og tid. Klienten skal grundlæggende overveje honorarform i forhold til den enkelte opgave. Honorar efter medgået tid er den mest anvendte honorarform for bygherrerådgivning i den indledende rådgivning. 06 Udlæg Udlæg aftales særskilt. 1 INDLEDENDE RÅDGIVNING: Bygherrerådgivning 2013 er, efter behov og efterspørgsel fra klienter, bygherrer og rådgivere, udvidet med beskrivelse af ejendomsstrategi, teknisk finansieringsanalyse og teknisk bestillerrådgivning OPP. 1.1 EJENDOMSSTRATEGI Afsnittet om ejendomsstrategi er nyt og omfatter ydelser om overordnet ejendomsplanlægning, større projektudviklinger og strategiske forundersøgelser. Beskrivelse: Bygherrerådgiverens ydelser er at rådgive klienten, det være sig en offentlig eller privat ejendomsforvalter, om strategi med eksisterende ejendomme og/eller med nye ejendomme. Rådgivningen kan omhandle boliger men også andre funktioner som f.eks. en kommunes parker, børneinstitutioner eller plejehjem. Al strategisk rådgivning der omhandler teknisk ejendomsforvaltning, finansiering og investering. Hvornår: 4

5 Bygherrerådgivningen foretages typisk i en opgaves indledende fase. Men kan også udføres for eksisterende ejendommes forvaltning, anvendelse og vedligeholdelse. Opgaveindsatsen er typisk en kortere intens periode på nogle måneder. Formål: Behovet for at gennemføre en ejendomsstrategi eller en strategi generelt er at oparbejde et grundlag for beslutning om handlingsplan for en ejendomsportefølje det være sig om eksisterende ejendomme, udvidelser, vedligeholdelse, funktioner, beliggenhed, infrastruktur o. lign. Klientens virksomhedsstrategi skal indeholdes og videreføres i ejendomsstrategien ved at definere og integrere overordnede mål og kvaliteter. Leverancer: Rådgivningens leverancer er undersøgelsesresultater, analyser, herunder risikoanalyse, konklusioner og indstillinger typisk samlet i rapportform. Forudsætninger: Bygherrerådgiveren skal, ud over byggetekniske kvalifikationer, besidde ledelsesmæssige, analytiske, strategiske og økonomiske kompetencer. Der kan herudover være behov for specialkompetencer om økonomi og marked som supplement til gennemgang af aftaledokumenter m.v., der varetages af klienten eller dennes juridiske rådgiver. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i udarbejdelse af ejendomsstrategien. Roller og ansvar: Bygherrerådgiveren leder og driver processen med indsamling af oplysninger om eksisterende forhold, gennemfører undersøgelser af fremtidige muligheder inkl. hos myndigheder, opstiller mål sammen med klienten herunder om bæredygtighed, analyserer risici, opstiller totaløkonomiske modeller for investeringer og idriftsætning (commissioning), tids- og handlingsplaner, udarbejder konklusioner og indstiller den samlede strategi til klienten. Processen skal successivt kommunikeres og vurderes f.eks. i workshops. Bygherrerådgiveren kontrollerer og sikrer processen ved egen kvalitetssikring. Klienten deltager i udviklingsmøder med bygherrerådgiveren. Opmærksomhedspunkter: Bygherrerådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der i store organisationer skal aftales og tilrettelægges præcist og i god tid. 1.2 IDÉOPLÆG Beskrivelse: Bygherrerådgiverens ydelser er at rådgive klienten med strukturering og bearbejdning af en kommende byggeopgaves behov, grundlag og idéer. Hvornår: Idéoplægget udføres når klientens strategi, ønsker og behov er defineret eller i visse tilfælde parallelt hermed. Udarbejdelse af idéoplæg er en proces, der kan vare flere måneder afhængig af omfanget af forundersøgelser, analyser, klientens organisation og beslutninger. Formål: At formulere og bearbejde klientens dokumenterede grundlag for klientens beslutning om en opgaves videre konkretisering i et byggeprogram. Leverancer: 5

6 Rådgivningens leverancer er arkivundersøgelser hos myndigheder, grundens og stedets planforhold, resultater af tekniske forundersøgelser, risikoanalyse, behovsanalyser, redegørelser om tilgængelighed og bæredygtighed, krav til energi, vurdering af tidsplan, forslag til økonomisk budgetramme, vurdering af opgaveorganisation herunder entrepriseform afsluttet med risikovurderinger, konklusioner og indstillinger. Bygherrerådgiveren udarbejder en dokumentliste til klienten beskrivende de ønskelige tegninger, dokumenter og registreringer af eksisterende forhold som idéoplægget har behov for. Klienten og bygherrerådgiveren indhenter materialet. Idéoplægget samles i rapportform bilagt relevante dokumenter og tegninger af eksisterende forhold. Forudsætninger: Opgaven er afhængig af om klienten er engangsbygherre eller professionel bygherre. Bygherrerådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde analytiske, og økonomiske kompetencer. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i udarbejdelse af idéoplægget. Roller og ansvar: Bygherrerådgivningen foretages i et tæt samarbejde med klienten og dennes organisation. Bygherrerådgiveren strukturerer idéoplæggets proces med indsamling af oplysninger om eksisterende forhold, gennemfører undersøgelser af fremtidige muligheder inkl. hos myndigheder, opstiller mål sammen med klienten om bæredygtighed og tilgængelighed, analyserer risici, opstiller totaløkonomiske modeller for investeringer og driftsisætning (commissioning), udarbejder konklusioner, tids- og handlingsplaner og indstiller det færdige idéoplæg (eventuelt med alternativer) til klienten. Som en del af idéoplæggets afslutning indledes et projektforløbs kontinuerlige og strukturerede kvalitetssikringsproces med en dokumenteret granskning. Klienten deltager i idéudviklingsmøder med bygherrerådgiveren. Opmærksomhedspunkter: En mulig lokalplanproces skal undersøges, beskrives og om muligt aftales med myndighederne. Bygherrerådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der specielt i store organisationer skal aftales og tilrettelægges præcist. 1.3 TEKNISK FINANSIERINGSANALYSE Beskrivelse: Bygherrerådgiveren bistår klienten, i det aktuelle projekt, med at undersøge og analysere den mest rentable forretningsidé (business case) med henblik på at træffe forretningsmæssige beslutninger. For offentlige projekter kan undersøgelser og analyser målrettes at opnå de værdibasserede mål. Hvornår: Bygherrerådgivningen foretages typisk i en opgaves indledende fase hvor klienten undersøger forskellige forretningsmodeller, driftsformer og finansieringsformer. Opgaveindsatsen er typisk en kortere intens periode på nogle måneder. Formål: Bygherrerådgiveren bistår klienten i at opstille totaløkonomiske modeller med henblik på at træffe den grundlæggende beslutning om et ja eller et nej. Leverancer: Rådgivningens leverancer er økonomiske analyser af finansiering, forretning og drift samlet i rapportform. Bygherrerådgiveren budgetterer projektets byggeudgifter og driftsudgifter både for bygningsdrift og for forretningsdrift som en del af rapporten. Rapporten skal herudover indeholde projektets finansielle risikovurdering. Bygherrerådgiveren indarbejder tidsmæssige forløb og konsekvenser i rapporten. 6

7 Bygherrerådgiveren budgetterer projektets byggeudgifter og driftsudgifter både for bygningsdrift og for forretningsdrift som en del af rapporten. Projektets muligheder og begrænsninger i forhold til eksisterende planer og en mulig lokalplanproces vurderes som en del af rapporten. Forudsætninger: Bygherrerådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde analytiske, strategiske og økonomiske kompetencer. Der kan herudover være behov for specialkompetencer om økonomi og marked som supplement til gennemgang af aftaledokumenter m.v., der varetages af klienten eller dennes juridiske rådgiver. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i udarbejdelse af finansieringsanalyser. Roller og ansvar: Bygherrerådgiveren leder og driver processen med udarbejdelse og koordinering af analyser, budgetter og rapportering med afsluttende indstilling til klienten. Processen skal successivt kommunikeres og vurderes f.eks. i workshops. Bygherrerådgiveren kontrollerer og sikrer processen ved granskninger af delresultater og afsluttende rapportering. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i den tekniske finansieringsanalyse med levering af idéoplæggets data vedr. anlæg og drift. Klienten deltager i finansieringsanalysemøder med bygherrerådgiveren. Opmærksomhedspunkter: Arbejdsdelingen mellem klient og bygherrerådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer og opgaver bygherrerådgiveren skal bistå med eller varetage. Bygherrerådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der i store organisationer skal aftales og tilrettelægges præcist og i god tid. 1.4 BYGGEPROGRAM Beskrivelse: Bygherrerådgiverens ydelser er, på baggrund af idéoplægget, at rådgive klienten med strukturering, indsamling og bearbejdning af en kommende byggeopgaves grundlag, krav, ønsker og behov. Byggeprogrammet skal have en detaljeringsgrad og et omfang der danner grundlag for de projekterendes udarbejdelse af forslag og projekt. Det skal bl.a. indeholde krav til størrelser, organisation, samarbejde, funktioner, arkitektur, sammenhæng med omgivelser, trafik, konstruktioner, installationer, bæredygtighed, tid (hovedtidsplan) og økonomi (budget). En brugerinddragelse / brugerproces er en integreret del af udarbejdelsen af byggeprogrammet. Hvornår: Byggeprogrammet udføres når klientens idéoplæg er beskrevet og undersøgt. Udarbejdelse af byggeprogram er typisk en koncentreret proces på 2 5 måneder, afhængig af opgavens størrelse, brugerproces, eventuelle ekstra forundersøgelser og klientens organisation og beslutninger. I nogle opgaver og projekter kan klienten vælge at lade byggeprogram og dispositionsforslag udarbejde parallelt. Formål: At bearbejde og beskrive klientens dokumenterede grundlag for igangsættelse af en opgaves videre forløb med beslutning om aftaleorganisation, projektorganisation, valg af rådgivere og projekteringsstart. Byggeprogrammet kan også anvendes som del af grundlag for udbud af rådgiverydelser herunder f.eks. arkitektprogram for udvælgelse af rådgiverydelser. Leverancer: Rådgivningens leverancer er analyserede, undersøgte og dokumenterede oplysninger om størrelser, organisation (diagram), herunder valg af entrepriseform, samarbejde, funktioner, CSR, arkitektur, 7

8 sammenhæng med omgivelser, trafik, konstruktioner, installationer, bæredygtighed, tid (hovedtidsplan), risikoanalyse og økonomi (budget også omfattende poster til diverse og uforudsete udgifter) herunder krav til økonomistyringssystem. Oplysningerne vises skematisk og i rumskemaer. Overordnede og særlige myndighedskrav herunder eventuelle lokalplankrav vises som notat bilagt kommuneplan og lokalplan (En mulig lokalplanproces skal ajourføres og tidsfølgen vurderes). Byggeprogrammet samles i rapportform bilagt relevante dokumenter, forundersøgelser og tegninger af eksisterende forhold. Bygherrerådgiveren rådgiver klienten om dennes pligter i forhold til arbejdsmiljølovgivningen. Parterne kan typisk aftale at bygherrerådgiveren administrerer klientens pligter. Som en del af byggeprogrammets afslutning forsættes den strukturerede kvalitetssikringsproces med en dokumenteret granskning. Forudsætninger: Opgaven er afhængig af om klienten er engangsbygherre eller professionel bygherre. Udarbejdelse af byggeprogram er en bygherrerådgivers kærnekompetence. Bygherrerådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde ledelsesmæssige, analytiske, økonomiske kompetencer. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i udarbejdelse af byggeprogrammet. Roller og ansvar: Bygherrerådgiveren leder og driver processen med udarbejdelse og koordinering af byggeprogrammet. Arbejdet skal successivt suppleres med en aktiv brugerproces og kommunikeres og vurderes i f.eks. workshops og fokusgrupper. Bygherrerådgiveren kontrollerer og sikrer processen ved granskninger af delresultater og afsluttende rapportering. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle med fremskaffelse og levering af byggeprogrammets grundlag og idéoplæg. Klienten deltager i byggeprogrammøder med bygherrerådgiveren samt i eventuelle styregruppemøder. Opmærksomhedspunkter: Arbejdsdelingen mellem klient og bygherrerådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer og opgaver bygherrerådgiveren skal bistå med eller varetage. Bygherrerådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der i store organisationer skal aftales og tilrettelægges præcist og i god tid. Byggeprogrammet skal teknisk beskrive opgavetype, størrelse og karakter sammen med klientens visioner for projektet i en indbyrdes helhed. 2 BYGHERRERÅDGIVNING VED BYGGERI I FAG- STOR, ELLER HOVEDENTREPRISE Beskrivelse: Bygherrerådgiverens ydelser er, på baggrund af et byggeprogram, at rådgive klienten med udarbejdelse af grundlag for valg af arkitekt, landskabsarkitekt, ingeniører og eventuelle specialrådgivere til projektering og udførelse af et forestående projekt. Hvis det er en offentlig klient skal udvælgelsen foretages i overensstemmelse med gældende national og EU-lovgivning. Hvis det er en privat klient kan udvælgelsen af tekniske rådgivere foretages frit efter egne etiske og konkurrencemæssige vilkår. Hvis udvælgelse skal ske gennem konkurrence bistår bygherrerådgiveren med valg af konkurrenceform og gennemførelse af konkurrencen. Konkurrence- og udbudsformen afhænger bl.a. af: - Den aktuelle opgaves karakter og størrelse. - Valg af opgavens organisation. - Klientens krav til hovedtidsplan. - Klientens budget og krav til rådgivernes økonomiske ansvar i opgaven. Eksempler på konkurrenceformer: 8

9 - Offentlig idékonkurrence (typisk kun ved store komplekse offentlige opgaver, hvor der ønskes en bred belysning af opgavens problematik). - Offentlig projektkonkurrence (typisk med arkitekten eller ingeniøren som projekteringsleder eller totalrådgiver). - Indbudt arkitektkonkurrence eller indbudt totalrådgiverkonkurrence, typisk med enten arkitekt eller ingeniør som totalrådgiver efter prækvalifikation, udvælgelse af 3 5 deltagere og vurdering af tilbudte forslag, økonomi, ressourcer, referencer m.m. - Indbudt arkitektkonkurrence eller indbudt totalrådgiverkonkurrence, typisk med enten arkitekt eller ingeniør som totalrådgiver efter prækvalifikation, udvælgelse af 3 5 deltagere og vurdering af tilbudte forslag, økonomi, ressourcer, referencer m.m. Rådgiverudbud: - Valg af totalrådgiver typisk med prækvalifikation, udvælgelse af 3 5 totalrådgivere og vurdering af tilbudte honorar, ressourcer, referencer m.m. Det tilrådes at alle aftaler indgås på baggrund af ABR 89, og at der anvendes Danske Ark og FRI s aftaleparadigmer som disponering af rådgivningsaftaler. Bygherrerådgiveren tilrettelægger og sørger for, at de bydende er ligestillede i konkurrencen Bygherrerådgiveren sikrer at den i byggeprogrammet definerede IKT kommunikation og digitale projektering etableres og gennemføres. I løbet af et fremadskridende faseopdelt projekteringsforløb skal klienten som bygherre foretage mange beslutninger. Bygherrerådgiveren kontrollerer at den aftalte projektering leveres i kvalitet, til tiden og kvalitetssikres indenfor den økonomiske ramme samt forbereder beslutningsgrundlaget og indstiller successivt til klientens beslutninger. Bygherrerådgiveren kontrollerer, at de projekterende og de udførende opfylder de aftalte ydelser i forhold til myndighedskrav. Bygherrerådgiveren påser at eventuelle dispensationer ikke er til skade for klienten, og indhenter klientens godkendelse. Bygherrerådgiveren skal specielt sørge for at klientens budget holdes gennem hele sagsforløbet og kun udvikles i forhold til eventuelle aftaler om indeksering og bestilte projektændringer. Er der aftalt omprojekteringsklausul med de projekterende, skal denne kontrolleres og eventuelt iværksættes. I samråd med de tekniske rådgivere (projekteringslederen) indstiller bygherrerådgiveren til klienten hvilken entrepriseform projektet skal udbydes og udføres i. Bygherrerådgiveren og klienten aftaler udbud, forhandling og aftale med entreprenør(er). Bygherrerådgiverens ydelser i forbindelse med aftaleindgåelse med entreprenør(er) udføres i henhold til Tilbudsloven. Enten forhandling med den lavestbydende når kriteriet af ordren er laveste pris eller forhandling med typisk 3 tilbudsgivere eller færre, hvor kriteriet har været det økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra de vægtede eller prioriterede delkriterier. Forhandlingen afsluttes med indstilling til klienten om indgåelse af entreprisekontrakter(er). I løbet af den fremadskridende byggeproces skal klienten som bygherre foretage mange beslutninger og afgørelser. Bygherrerådgiveren kontrollerer at de aftalte bygge- og anlægsleverancer leveres i kvalitet, til tiden indenfor det økonomiske grundlag og kvalitetssikres samt forbereder beslutningsgrundlaget og indstiller successivt til klientens beslutning og afgørelser. Hvornår: Med udgangspunkt i en byggeopgave på ca. 100 mio. kr. er følgende varigheder vejledende for bygherrerådgiverens ydelser fra byggeprogram til 1-års gennemgang: I forbindelse med afslutning af byggeprogram gennemføres udvælgelse og forhandling med tekniske rådgivere. Varighed ca. 2 4 måneder. Bygherrerådgivning under hele projekteringsforløbet til og med hovedprojekt. Varighed ca måneder afhængig af projektets størrelse og karakter. 9

10 I forbindelse med afslutning af hovedprojekt og udbudsprojekt varetager bygherrerådgiveren klientens bygherrepligter ved aftaleindgåelse med entreprenør(er). Varighed 2 4 måneder. Bygherrerådgivning under byggeproces og projektopfølgning. Varighed ca måneder. Bygherrerådgivning ved gennemførelse af 1-års gennemgang. Varighed 2 4 måneder. Formål: At supplere klientens kompetencer og sikre at klienten modtager de aftalte ydelser til tiden og med den aftalte kvalitet indenfor den aftalte økonomi. Leverancer: Bygherrerådgivningens leverancer er, på vegne af og i samarbejde med klienten, gennemførelse af valg af tekniske rådgivere, aftaleindgåelse med tekniske rådgivere, afholdelse af bygherremøder med deltagelse af projekteringsleder og senere byggeleder, deltagelse i udvalgte projekteringsmøder og byggemøder, kontrol af de tekniske rådgiveres leverancer, kontrol af de udførendes leverancer herunder godkendelser af prøver og udførelser samt styre klientens overordnede økonomiske budget og godkende og anvise betalinger. Ved byggeriets afslutning bistår bygherrerådgiveren klienten med kontrol af det afleverede byggeri i forbindelse med afleveringsforretning. Som en del af projektets og byggeriets afslutninger forsættes den strukturerede kvalitetssikringsproces med dokumenterede granskninger af egne rådgivninger. Forudsætninger: Opgaven er afhængig af om klienten er engangsbygherre eller professionel bygherre. Styring og rådgivning af klientens ydelser i projekterings- og udførelsesforløb er bygherrerådgiverens kærnekompetencer. Bygherrerådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde ledelsesmæssige, analytiske, og økonomiske kompetencer. Klienten skal herudover selv påregne at have en aktiv rolle i projekterings- og udførelsesforløb. Roller og ansvar: Bygherrerådgiveren leder og driver bygherreprocessen. Klienten og bygherrerådgiveren skal i deres indbyrdes aftaler have fordelt klientens ydelser imellem sig således, at det fælles værdigrundlag successivt forsættes og udvikles. Bygherrerådgiverens rolle i den successive faseprojektering følger primært YB 2012 s krav til klientens aktive indsats med ajourføring af byggeprogram, godkendelser, betalinger, eventuelle ændringer og uforudsete forhold. Specielt i forslagsfaserne skal brugerprocessen forsættes, færdiggøres og forankres. Bygherrerådgiveren kontrollerer og sikrer, at den fremadskridende projekteringsproces og udførelsesproces leveres i henhold til aftaler. Bygherrerådgiveren sikrer at bygherrens pligter vedr. Arbejdsmiljøloven overholdes. Bygherrerådgiveren sikrer at klientens pligter med beslutninger, sikkerhedsstillelse, forsikringer og betalinger bliver grundigt forberedt og udført. Bygherrerådgiveren gennemfører sit eget aftalte tilsyn typisk ved stikprøver for at kontrollere leverancer, materialeprøver og udførelse følger entrepriseaftaler. Bygherrerådgiveren administrerer klientens ydelser ved aflevering og 1 års garantigennemgang. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i projekterings- og udførelsesprocesser med beslutninger og afgørelser på baggrund af bygherrerådgiverens indstillinger. Klienten deltager i bygherremøder samt i eventuelle styregruppemøder først i projekteringsfaserne og senere i udførelsesfasen. Bygherrerådgiveren kontrollerer og attesterer fakturaer i forhold til aftaler og udført rådgivning og udførelse. Klienten godkender og betaler på baggrund heraf. Opmærksomhedspunkter: Arbejdsdelingen mellem klient og bygherrerådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer og opgaver bygherrerådgiveren skal bistå med eller varetage. 10

11 Bygherrerådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der i store organisationer skal forberedes og aftales i god tid. Ved byggeriets afslutning modtager og kontrollerer bygherrerådgiveren entreprenørernes kvalitetssikringsdokumentationer og drifts- og vedligeholdelsesmateriale. Materialet skal være digitaliseret og disponeret i henhold til opgavens IKT-specifikation. 3 BYGHERRERÅDGIVNING VED BYGGERI I TOTALENTREPRISE Beskrivelse: Bygherrerådgiverens ydelser er, på baggrund af normalt et byggeprogram eller et dispositionsforslag, at rådgive klienten med udarbejdelse af grundlag for valg af totalentreprenør inkl. projekterende rådgivere til projektering og udførelse af et forestående projekt og byggeri. Bygherrerådgiveren rådgiver om totalentrepriseudbud og regler ved offentlige og ved private projekter herunder EU-udbud. Udbudsgrundlaget for totalentrepriser har udviklet sig til også at være mere gennemarbejdet, således at udbud på dispositionsforslag (og endda projektforslag) ikke er ualmindeligt. Herudover kan der forekomme, i forbindelse med sen ændring af opgaveorganisation, totalentrepriseudbud på et myndighedsprojekt eller endda efter igangværende hovedprojekt. Det er egentlig ikke i totalentrepriseformens oprindelige hensigt og struktur. Ved udbud på forslagsniveau eller andel af projekt udføres disse ydelser af tekniske rådgivere (arkitekter og ingeniører) med aftale direkte med klienten. Hvis det er en offentlig klient, skal udvælgelsen af de bydende foretages i overensstemmelse med gældende national og EU-lovgivning. Hvis det er en privat klient kan udvælgelsen foretages frit efter egne etiske og konkurrencemæssige vilkår. Hvis udvælgelse skal ske gennem projektkonkurrence bistår bygherrerådgiveren med gennemførelse af konkurrencen. Eksempler på konkurrenceformer: - Indbudt totalentreprisekonkurrence om kvalitet og pris. - Totalentreprisekonkurrence efter prækvalifikation hvor der vælges typisk 3 5 deltagere. - Omvendt totalentreprisekonkurrence, hvor der efter en oplyst fast totalentreprisesum konkurreres om det bedste projekt. Ved større prestigebetonede totalentreprisekonkurrencer hvor der vælges totalentreprenør med støtte fra et bedømmelsesudvalg med fagdommer repræsenteret, er bygherrerådgiverens rolle typisk at rådgive og bistå klientens interesser vedr. kvalitet, økonomi, tid. Ved mindre og mellemstore opgaver har bygherrerådgiveren typisk en mere aktiv samlet bedømmelsesfunktion. Bygherrerådgiveren tilrettelægger og sørger for, at de bydende er ligestillede i totalentreprisekonkurrencen. Det tilrådes at totalentrepriseaftaler indgås på baggrund af ABT 93. Bygherrerådgiveren sikrer at den i byggeprogrammet definerede IKT kommunikation og digitale projektering etableres og gennemføres. Bygherrerådgiveren kontrollerer, at den aftalte projektering leveres i kvalitet, til tiden og kvalitetssikres indenfor totalentreprisens økonomiske grundlag samt forbereder beslutningsgrundlaget og indstiller successivt til klientens beslutninger. Bygherrerådgiveren kontrollerer, at totalentreprenøren og dennes projekterende rådgivere opfylder de aftalte ydelser i forhold til myndighedskrav. Bygherrerådgiveren påser at eventuelle dispensationer ikke er til skade for klienten, og indhenter klientens godkendelse. Bygherrerådgiveren varetager klientens ydelser i forbindelse med udbud, forhandling og aftale med totalentreprenør. I løbet en fremadskridende totalentrepriseproces skal klienten som bygherre foretage mange beslutninger og afgørelser. Bygherrerådgiveren kontrollerer, at de aftalte totalentrepriseleverancer leveres i kvalitet, til tiden 11

12 indenfor det økonomiske grundlag og kvalitetssikres samt forbereder beslutningsgrundlaget og indstiller successivt til klientens beslutning og afgørelser. Hvornår: Med udgangspunkt i en byggeopgave på ca. 100 mio. kr. er følgende varigheder vejledende for bygherrerådgiverens ydelser fra byggeprogram til 1-års gennemgang: Efter udarbejdelse af færdigt byggeprogram, dispositionsforslag, projektforslag eller andet udarbejdes udbudsgrundlag for totalentrepriseudbud, og der gennemføres eventuel projektkonkurrence. Varighed ca. 3 5 måneder. Bedømmelse, udvælgelse og forhandling med totalentreprenører Varighed ca. 2 3 måneder. Bygherrerådgivning under hele totalentreprisens projekteringsforløb og udførelse. Varighed ca måneder afhængig af totalentreprisens størrelse og karakter. Bygherrerådgivning ved gennemførelse af 1-års gennemgang. Varighed 2 4 måneder. Formål: At sikre at klienten modtager de aftalte ydelser og leverancer til tiden og med den aftalte kvalitet indenfor den aftalte økonomi. Totalentreprisens risici defineres, følges, minimeres og afværges. Leverancer: Bygherrerådgivningens leverancer er, på vegne af og i samarbejde med klienten, gennemførelse af valg og aftaleindgåelse med totalentreprenør. Efterfølgende som klientens byggeledelse at afholde bygherremøder med deltagelse af totalentreprenør, deltage i udvalgte projekteringsmøder og byggemøder, kontrol af totalentreprenørens tekniske rådgiveres leverancer, kontrol af de udførendes leverancer herunder godkendelser af prøver og udførelser samt styre klientens overordnede økonomiske budget og godkende og anvise betalinger. Ved byggeriets afslutning bistår bygherrerådgiveren klienten med kontrol af det afleverede byggeri i forbindelse med afleveringsforretning. Bygherrerådgiveren udfører en struktureret kvalitetssikringsproces med dokumenterede granskninger af egne rådgivninger. Forudsætninger: Opgaven er afhængig af om klienten er engangsbygherre eller professionel bygherre. Styring og rådgivning af klientens ydelser i totalentrepriser kræver erfaringer fra deltagelse i tidligere gennemførte projekter. Bygherrerådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde ledelsesmæssige, analytiske, og økonomiske kompetencer. Klienten skal herudover selv påregne at have en aktiv rolle i totalentrepriseforløbet. Roller og ansvar: Bygherrerådgiveren leder og driver bygherreprocessen. Klienten og bygherrerådgiveren skal i deres indbyrdes aftaler have fordelt klientens ydelser imellem sig, og at der skal aftales og udvikles et fælles værdigrundlag for totalentreprisens gennemførelse. Specielt i totalentreprisens forslagsfase skal bygherrerådgiveren sikre at brugerprocessen gennemføres og færdiggøres. Bygherrerådgiveren kontrollerer og sikrer at den fremadskridende totalentrepriseproces leverer i henhold til aftaler inkl. om eventuelle ændringer og uforudsete forhold. Bygherrerådgiveren gennemfører eget aftalte tilsyn typisk ved stikprøver for at kontrollere leverancer, materialeprøver og om udførelse følger totalentrepriseaftalen. Bygherrerådgiveren sikrer at bygherrens pligter vedr. Arbejdsmiljøloven overholdes. Bygherrerådgiveren sikrer at klientens pligter med beslutninger, sikkerhedsstillelse, forsikringer og betalinger bliver grundigt forberedt og udført. Bygherrerådgiveren gennemfører sit eget aftalte tilsyn typisk ved stikprøver for at 12

13 kontrollere leverancer, materialeprøver og udførelse følger totalentrepriseaftalen. Bygherrerådgiveren administrerer klientens ydelser ved aflevering og 1-års garantigennemgang. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i totalentrepriseprocessen med beslutninger og afgørelser på baggrund af bygherrerådgiverens indstillinger. Klienten deltager i møder om valg af totalentreprenør sammen med bygherrerådgiveren suppleret med forhandlingsmøder med totalentreprenør. Klienten deltager i bygherremøder med deltagelse af totalentreprenøren samt i styregruppemøder. Bygherrerådgiveren kontrollerer og attesterer fakturaer i forhold til totalentreprisens fremdrift. Klienten godkender og betaler på baggrund heraf. Opmærksomhedspunkter: Ved totalentreprise forstås oprindeligt en entrepriseform, der omfatter den væsentligste del af projekteringen og de fleste øvrige ydelser og leverancer ved byggeriet eller anlægget. Entrepriseformen har de senere år gennemgået en udvikling, hvor der også udføres udbud på mere bearbejdet udbudsgrundlag. Arbejdsdelingen mellem klient og bygherrerådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer og opgaver bygherrerådgiveren skal bistå med eller varetage. Bygherrerådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der i store organisationer skal forberedes og aftales i god tid. Ved byggeriets afslutning modtager og kontrollerer bygherrerådgiveren totalentreprenørens kvalitetssikringsdokumentationer og drifts- og vedligeholdelsesmateriale. Materialet skal være digitaliseret og disponeret i henhold til opgavens IKT-specifikation. 4 LEJERRÅDGIVNING Beskrivelse: Lejerrådgiverens ydelser er at rådgive lejeren (klienten), det være sig en offentlig eller privat lejerforvalter, om strategi og praktiske lejerforhold med eksisterende lejemål og/eller med nye lejemål. Rådgivningen kan omhandle boliger, kontorer, butikker, liberalt erhverv men også andre funktioner som f.eks. børneinstitutioner eller plejehjem. Al relevant rådgivning for selve lejemålet ikke for udlejers bygningsmæssige forhold i øvrigt. Lejerrådgiveren rådgiver lejeren i forbindelse med søgning af lejemål, forhandling af lejeaftale og indretning af lejemål. Al lejerrådgivning der omhandler teknisk lejerforvaltning, finansiering og investering. Lejerrådgiveren udfører lejerens idéoplæg og lejerprogram (byggeprogram). Indretningen af lejemålet kan herefter udføres af udlejer eller lejer. I lejeaftalen aftales husleje og lejemålsvarighed som, sammen med hvem der foretager investering i indretning og overflader, ved forhandling bestemmer huslejen. Om indledende rådgivning henvises til vejledningens kapitel 1 INDLEDENDE RÅDGIVNING tilpasset det aktuelle lejerprojekts karakter, størrelse og organisation. Opgavens IKT-specifikation aftales og gennemføres ved lejemålets indretning mellem lejemålets parter. Hvornår: Lejerrådgivningen foretages typisk i en opgaves indledende fase. Men kan også udføres for eksisterende ejendommes forvaltning, anvendelse og vedligeholdelse. Opgaveindsatsen er typisk en kortere intens periode på nogle måneder. Hvis lejerrådgivningen ved indretning omfatter projekteringsarbejder inkl. opfølgning, byggeledelse og tilsyn vil opgavens varighed være længere og strække sig fra indledende rådgivning, over forhandlingsforløbet og hele indretningsperioden. Formål: 13

14 Behovet for at gennemføre en lejerstrategi eller forhandle en konkret lejeaftale er at udarbejde et grundlag for lejers beslutning om handlingsplan for lejeportefølje eller beslutning om et nyt lejemål. Det være sig i eksisterende ejendomme, udvidelser eller i ny projekter. Fælles er at lejemålsfunktioner, vedligeholdelse, bæredygtighed og driftsudgifter fastlægges i lejers strategi og lejemålets lejeaftale. Leverancer: Lejerrådgiveren sikrer og kontrollerer at opgavens kommunikation herunder IKT fungerer optimalt. Lejerrådgiveren leder og samler lejemålets analyser, undersøgelsesresultater, muligheder, begrænsninger, tidsmæssige aspekter og alternativer i en skriftlig indstilling / redegørelse samlet i rapportform. Lejerrådgiveren vurderer og koordinerer lejemåls indretningsmuligheder og krav til tekniske installationer. Kan eventuelt omfatte indretningsplaner. Lejerrådgiveren udarbejder budget for lejers investering og driftsudgifter i lejemålet. Lejerrådgiverens ydelser ved udlejerprojektering af indretning er at varetage lejers interesser og pligter ved at kontrollere og følge op på, at de aftalte ydelser leveres. Hvis en del af indretningen udføres af lejer /klient varetager lejerrådgiveren typisk selv denne rådgivning. Ved større egen lejer / klient-indretning kan der dog inddrages projekterende rådgivere som beskrevet i kapitel 2. Lejerrådgiveren kontrollerer at fremdriften og kvaliteten af udlejers projektmateriale og udførelse gennemføres successivt i forhold til lejeaftalen. Lejerrådgiveren skal specielt sørge for at lejers / klients budget holdes gennem hele sagsforløbet og kun udvikles i forhold til eventuelle aftaler om bestilte projektændringer. Ved lejerens / klientens egne indretningsarbejder samler lejerrådgiveren indretningssagens økonomiske input fra udførelsens parter og ajourfører økonomien, som typisk månedsvis - rapporteres sammen med orientering om udførelsens fremdrift til lejeren / klienten. Lejerrådgiveren kontrollerer og attesterer indretningens fakturaer til lejerens / klientens betaling. Lejerrådgiveren kvalitetssikrer skriftligt sin fortløbende lejemålsrådgivning, f.eks. ved anvendelse af tjeklister. Ved lejerens / klientens egne indretningsarbejder udfører lejerrådgiveren egne kvalitetssikringsarbejder. Forudsætninger: Lejerrådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde ledelsesmæssige, analytiske, strategiske og økonomiske kompetencer. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i udarbejdelse af lejerstrategien. Roller og ansvar: Lejerrådgiveren leder og driver processen med indsamling af oplysninger, gennemfører undersøgelser, opstiller mål sammen med klienten herunder om bæredygtighed, analyserer risici, opstiller totaløkonomiske modeller, udarbejder tids- og handlingsplaner og indstiller samlet til klienten. Processen skal successivt kommunikeres og vurderes. Lejerrådgiveren kontrollerer og sikrer processen ved egen kvalitetssikring. Lejer / klient forhandler og træffer de nødvendige beslutninger på baggrund af lejerrådgiverens indstilling / redegørelse. Klienten deltager i separate møder med lejerrådgiveren samt deltager i forhandlingsmøder med udlejere. Lejerrådgiver vil typisk pålægge udlejer at ansvaret for at lejers / klientens ønsker til indretning og funktioner kan indeholdes i myndighedskrav. Lejer / klient og lejerrådgiver vil typisk pålægge udlejer at levere lejemålets aftalte indretning. I andre tilfælde kan der aftales at lejer / klient selv forestår hele indretningen eller mere typisk en del af indretningen. Udlejer har ansvaret for indretningens kvalitetssikring. Lejerrådgiver kontrollerer. Kun hvis lejer / klient selv forestår hele eller dele af indretningen skal lejerrådgiver sørge for at kvalitetssikringen for denne del udføres. 14

15 Opmærksomhedspunkter: Arbejdsdelingen mellem klient (lejer) og bygherrerådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer og opgaver bygherrerådgiveren skal bistå med eller varetage. Lejerrådgiveren skal have opmærksomhed på klientens og udlejers beslutningsproces, der i store organisationer, skal aftales og tilrettelægges præcist og i god tid. 5 INVESTORRÅDGIVNING Beskrivelse: Investorrådgiveren rådgiver klienten / investor i forbindelse med køb af ejendom eller ejendomsprojekt om strategisk og praktisk rådgivning, der omhandler teknisk ejendomsinvestering. Vedr. indledende rådgivning henvises til vejledningens kapitel 1 tilpasset det aktuelle investorprojekts karakter, størrelse og organisation. Investorer kan typisk være en pensionskasse, ejendomsselskab, pengeinstitut, realkreditinstitut, forsikringsselskab, projektudvikler, investeringsforening, privatperson men også offentlig bygherre. Investorer kan både være nationale og internationale. En investoropgave hænger oftest sammen med en lejers behov for lejemål. På baggrund heraf forhandles en lejeaftale i en bestemt årrække lejeperiode. Investoropgaven kan foregå i konkurrence med andre investorer om samme investeringsejendom eller konkurrence om samme lejer i forskellige investeringsejendomme. Investorrådgiveren sikrer og kontrollerer at opgavens kommunikation herunder IKT fungerer optimalt. Hvornår: Investorrådgivningen foretages typisk i forlængelse af en teknisk finansieringsanalyse, hvor investor har behov for rådgivning i forbindelse med køb af ejendom eller ejendomsprojekt. Eller i forbindelse med at investor er i konkurrence om ejendomsinvestering. Opgaveindsatsen kan være en kortere intens periode på nogle få måneder, men kan også i konkurrence- og forhandlingssituationer om store investeringer i samarbejde med flere andre investorer, foregå over længere tid. (6 18 måneder). Formål: Formålet med at gennemføre en investorrådgivning er at oparbejde et grundlag for beslutning om konkret ejendomsinvestering eller tilbudsgivning i mulig ejendomsinvestering. Det kan dreje sig om investering i eksisterende ejendomme, i udvidelser eller i nybyggerier. Leverancer: Investorrådgivningens leverancer er ledelse, undersøgelsesresultater, analyser, projektvurderinger, konklusioner og indstillinger typisk samlet i rapportform. Investorrådgiveren vurderer investeringsemnets bygningsforhold, anvendelighed, pris og tid. Investorrådgiveren kontrollerer projektudviklerens referencer og indgåede lejeraftaler, samt om projektudvikleren opfylder de aftalte ydelser og krav i forhold til myndighedskrav under projekteringen. Investorrådgiveren kontrollerer og ajourfører aftaler og økonomi samt informerer om projektudviklerens projekteringsforløb og eventuelle ændringer og krav til investors / klientens godkendelse. 15

16 Investorrådgiveren gennemfører sit eget aftalte tilsyn - typisk ved stikprøver - for at kontrollere leverancer, materialeprøver og udførelse følger lejeaftale. Investorrådgiveren forbereder og varetager investors / klientens interesser i forbindelse med ejendommens overdragelse til lejer. Forudsætninger: Investorrådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde ledelsesmæssige, analytiske, strategiske og økonomiske kompetencer. Klienten skal påregne at have en aktiv rolle i udarbejdelse af investorstrategien.. Roller og ansvar: Investorrådgiveren leder og driver processen med indsamling af oplysninger, gennemfører undersøgelser undersøger muligheder inkl. hos myndigheder, opstiller mål sammen med klienten herunder om bæredygtighed, analyserer risici, opstiller totaløkonomiske modeller for investeringer og driftsisætning (commissioning), udarbejder konklusioner, tids- og handlingsplaner og indstiller den samlede investorstrategi til klienten. Processen skal successivt kommunikeres og vurderes f.eks. i workshops. Investorrådgiveren vurderer, kontrollerer og følger op på projektudviklerens projektmateriale, økonomiske beregninger og driftsmæssige forudsætninger. Investorrådgiveren kontrollerer og følger op på en eventuel tidsplans fremdrift. Investorrådgiveren kontrollerer, at projektudvikleren opfylder de aftalte ydelser og krav i forhold til myndighedskrav under udførelsen. Klienten / investor deltager i udvalgte møder med investorrådgiver om projektvurderinger og aftaleindgåelse. Investorrådgiveren sikrer at investors / klientens pligter vedr. beslutninger, sikkerhed, forsikringer og betalinger bliver grundigt forberedt og udført. Klienten / investor deltager i udvalgte møder med investorrådgiver om udførelsesforhold. Opmærksomhedspunkter: Arbejdsdelingen mellem klient og bygherrerådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer og opgaver bygherrerådgiveren skal bistå med eller varetage. Investorrådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der i store organisationer skal aftales og tilrettelægges præcist og i god tid. 6 TEKNISK BESTILLERRÅDGIVNING OPP Beskrivelse: OPP projekter er typisk offentlige anlægsarbejder og institutioner som f.eks. børneinstitutioner, skoler og plejehjem der udbydes som samlet, projektering, udførelse, drift og finansiering. På baggrund heraf forhandles en OPP aftale i en aftalt årrække OPP periode. OPP står for Offentlig Privat Partnerskabssamarbejde i byggeriet. OPS eller OPP light står for OPP med offentlig finansiering. Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens OPP standardmodel med tilhørende vejledning. Angående finansiering henvises i også til kapitel 5 Investorrådgivning. Vedr. indledende rådgivning henvises til vejledningens pkt. 1.1 Ejendomsstrategi, 1.2 Idéoplæg, 1.3 Teknisk finansieringsanalyse og 1.4 Byggeprogram. Ydelser justeres og ajourføres til et OPP projekt. Som ved et traditionelt byggeprojekt skal bygherrerådgiveren udarbejde en samlet økonomi. I et OPP projekt er det også klientens funktionsdriftsudgifter i hele OPP aftalens forløb, herunder særlige udgifter i periodens 16

17 start og afslutning, der skal budgetteres sammen med en tidsfølgeplan og rateplan for hele OPP projektets varighed. Budgettet skal godkendes af klienten og danner grundlag for OPP udbud. Eksempler på konkurrenceformer: - Indbudt operatørkonkurrence om kvalitet, tid og pris. - Operatørkonkurrence efter prækvalifikation hvor der vælges f. eks. 3 5 deltagere. - Omvendt operatørkonkurrence, hvor der efter udvalgte delpriser konkurreres om det bedste projekt og de bedste ydelser. - Konkurrencepræget dialog hvor OPP projektet udvikles sammen med de bydende. OPP projekter kan både være nationale og internationale. Bestillerrådgiveren sikrer og kontrollerer at opgavens kommunikation herunder IKT defineres, gennemføres og vedligeholdes. Hvornår: Bestillerrådgivningen foretages typisk i forlængelse af indledende rådgivning hvor klienten har behov for rådgivning i forbindelse med udbud, valg og aftale med private partnere til projektering, udførelse, drift og finansiering. (4 8 måneder). Bestillerrådgivning i projekterings- og udførelsesfaser hvor bygherrerådgiveren og klienten har en aktiv rolle i det samlede partnerskabs udvikling og udførelse af OPP projektet. (12 24 måneder). Bestillerrådgivning ved byggeriets aflevering og idriftsætning. (4 8 måneder). Bestillerrådgivning ved 1 års garantigennemgang. (3 5 måneder). Formål: Folketinget har med bred tilslutning valgt at fokusere på offentlige private samarbejder for at styrke samfundets institutioner og de private virksomheder. I byggeriet ønskes bedre drift, lavere omkostninger og ny teknologi. Nærværende afsnit beskriver bygherrerådgiverens rolle i disse processer. Leverancer: Bestillerrådgiverens leverancer er ledelse af projektudvikling, prækvalifikation, udbud, udvælgelse og kontraktindgåelse med OPP operatør med efterfølgende tæt samarbejde med OPP operatøren og dennes rådgivere, udførende og operatører. Bestillerrådgiverens opstilling af krav (bl.a. udfaldskrav og incitamenter) i byggeprogrammet til byggeriets fremtidige drift skal så vidt muligt formuleres som krav til målbare størrelse af f.eks. økonomi, tid og intervaller, mængder, tilfredshedsundersøgelser hos brugere og ansatte osv. Bestillerrådgiveren udfører alle ydelser i forbindelse med en prækvalifikationsproces. Klienten godkender de kvalificerede på baggrund af bygherrerådgiverens indstilling. Bestillerrådgiveren gennemfører alle ydelser i forbindelse med udbud. Bestillerrådgiveren bedømmer selv eller koordinerer bedømmelsen af indkomne tilbud. Bygherrerådgiveren bistår klienten i forhandling med de bydende. Bestillerrådgiveren vurderer OPP projektets bygningsforhold, anvendelighed, pris og tid. Bestillerrådgiveren vurderer, kontrollerer og følger op på OPP operatørens projektmateriale, økonomiske beregninger og funktions- og driftsmæssige forudsætninger. Bestillerrådgiveren kontrollerer at OPP operatøren opfylder de aftalte ydelser og krav i forhold til myndigheder. 17

18 Bestillerrådgiveren kontrollerer og ajourfører aftaler om eventuelle projekt- og operatørændringer til klientens godkendelse. Bestillerrådgiveren kontrollerer, ajourfører og rapporterer OPP operatørens økonomiske fremdrift og likviditetsbudget til klienten rapporteres typisk månedsvis sammen med orientering om udførelsens fremdrift. Bestillerrådgiveren gennemfører sit eget aftalte tilsyn - typisk ved stikprøver - for at kontrollere kvalitet, leverancer, materialeprøver, udførelse og operatørfunktioner. Bestillerrådgiverens normalydelser i en OPP aftale vil typisk vare til og med 1 års garantien. Ved bygherrerådgivning herefter aftales der særskilt. Forudsætninger: Bestillerrådgiveren skal ud over byggetekniske kvalifikationer besidde ledelsesmæssige, analytiske, strategiske og økonomiske kompetencer. Roller og ansvar: Klienten er altid en offentlig partner en kommune, staten eller et offentligt ejet udviklingsselskab. OPP projekters driftsperiode er typisk 20 og 25 år. OPS projekters driftsperiode er typisk år. Det betyder aftaler, der strækker sig ud over ABR 89 s ansvarsperioder for byggeri. OPP og OPS aftaler skal derfor definere forskellige ansvarsforhold for byggeri og for drift. Klienten deltager i ugentlige møder med bestillerrådgiveren om kravspecifikationer til OPP udbud. Klienten skal under hele OPP projektets udvikling, projektering, udførelse og idriftsætning påregne at være aktiv beslutningstager i en samarbejdende proces der kræver successiv stillingtagen. Bygherrerådgiveren koordinerer og indstiller beslutninger til klientens godkendelse. Bestillerrådgiveren vurderer, kontrollerer og følger op på OPP partnernes projektmateriale, økonomiske beregninger og driftsmæssige forudsætninger. Bestillerrådgiveren kontrollerer og følger op på hovedtidsplanens fremdrift. Bestillerrådgiveren kontrollerer, at OPP operatøren opfylder de aftalte ydelser og krav i forhold til myndighedskrav under udførelsen. Bestillerrådgiveren gransker eget arbejde og herunder opfyldelse af stillede kvalitetskrav til OPP partnerne med fokus på kvalitet, drift, økonomi og tid. Klienten deltager i separate møder med bestillerrådgiver om projektudvikling, udbud, aftaleindgåelse, projektering, udførelse og idriftsætning. Bestillerrådgiveren sikrer at klientens pligter vedr. beslutninger, sikkerhed, forsikringer og betalinger bliver grundigt forberedt og udført. Bestillerrådgiveren forbereder og varetager klientens interesser i forbindelse med OPP projektets overdragelse og garantieftersyn. Bestillerrådgiveren kan om nødvendigt ud over juridisk og finansiel bistand suppleres med operatørfunktionel ekspertbistand. Opmærksomhedspunkter: Arbejdsdelingen mellem klient og bestillerrådgiver skal aftales i forbindelse med indgåelse af aftale. Herunder med hvilke kompetencer bestillerrådgiveren skal bistå med eller varetage af opgaver. Bestillerrådgiveren skal have opmærksomhed på klientens beslutningsproces, der er afhængig af politiske godkendelser i fastlagte udvalgsterminer. Der skal derfor planlægges, aftales og tilrettelægges sammen med embedsmændene i forhold de politiske møder. 18

19 I et OPP projekt skal der fokuseres på langsigtede krav til drift og vedligeholdelse af bygninger og tekniske installationer commissioning. I et OPP projekt skal der fokuseres på operatørfunktioner herunder indeklima, medarbejderforhold og bæredygtighed. 7 ANDRE YDELSER Bygherrerådgivning 2013 har i kapitel 7 beskrevet et antal ydelser som andre ydelser. Omfanget og indholdet er en justering og videreudvikling af andre ydelser fra forrige Bygherrerådgivning december 2003 kombineret med sammenfaldende bygherrerådgivningsydelser fra afsnittet andre ydelser i Byggeri og Planlægning Andre ydelser er delvis naturligt integrerede dele af de i kapitel 1 6 beskrevne ydelsesbeskrivelser samt deciderede ekstra ydelser, der alt efter den enkelte opgaves karakter og behov kan medtages efter aftale med klienten. Allerede ved den indledende rådgivning skal bygherrerådgiveren rådgive klienten hvilke andre ydelser opgaven med fordel kan indeholde. I den efterfølgende gennemgang af andre ydelser beskrives hvilke ydelser, der skal med som aktiv stillingtagen til normalydelser og hvilke der er deciderede ekstra ydelser: Hvorfor nogle andre ydelser skal med og andre ikke? IKT i byggeri Krav til IKT i byggeri er afhængig af, om det er en offentlig klient eller en privat klient. For byggerier omfattet af IKT i offentligt eller alment byggeri skal bygherrerådgiveren sikre at relevante krav opfyldes. For private klienter findes der ikke tilsvarende bekendtgørelser, men professionelle private klienter har typisk sine egne IKT-manualer eller anvender de offentliges IKT-bekendtgørelser. Bygherrerådgiveren varetager klientens forpligtelser og strategi for IKT i byggeriet. 7.1 IKT-STRATEGI Beskrivelse: Til ethvert offentligt eller offentligt støttet projekt og byggeri på eller over hhv. 5 mio. kr. (anslået entreprisesum) for statsligt og statsligt støttet byggeri, og på eller over 20 mio. kr. for kommunalt eller kommunalt støttet byggeri, skal der udarbejdes en IKT-strategi. I private projekter og byggerier er der i 2013 ikke krav, men i praksis vælger professionelle private klienter ofte at gennemføre digitalt byggeri som 2D eller 3D-modelbaseret projektering (BIM). IKT-stratgien skal i offentlige projekter, jævnfør bekendtgørelse nr. 118 og 119 om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi i offentligt og alment byggeri, omfatte og stille krav til klientens organisation, de tekniske rådgivere, og de udførende om: IKT-koordinering. Håndtering af digitale byggeobjekter (klassifikation). Digital kommunikation (projektweb mv.). Anvendelse af digitale, objektbaserede bygningsmodeller (BIM) i forbindelse med projektering og udførelse. Digitalt udbud og tilbud, herunder håndtering af datasikkerhed. Digital leverance ved byggeriets aflevering. Digital mangelinformation 19

20 IKT-strategien udarbejdes typisk ved brug af IKT-ydelsesspecifikationer (skabeloner), der fungerer som tillæg til Ydelsesbeskrivelsen på den konkrete byggesag. IKT-strategien skal implementeres i de tekniske rådgiveres Ydelsesbeskrivelser afsnit 2, 3, 4, 5, 6, 7 og 8. Hvornår: IKT-strategien udarbejdes typisk som en del af Byggeprogrammet. Formål: At beskrive og fastlægge en samlet fremgangsmåde for digital gennemførelse af projekt og byggeri, hvori der afklares begreber, definitioner og sammenhænge mellem objekter med fokus på forholdet mellem CAD objekter, 3D modeller, beskrivelser, mængdefortegnelser, tilbudslister og produktion, som kræves anvendt i Det Digitale Byggeri (IKT-bekendtgørelserne). Leverancer: Bygherrerådgiverens ydelse er en samlet koordineret IKT-strategi inkl. krav til ledelse og organisation afleveret i dokumentform. IKT-strategien skal kunne danne baggrund for implementering i projektering, byggeri og drift. Forudsætninger: Bygherrerådgiveren skal ud over kvalifikationer vedr. Det Digitale Byggeri besidde byggetekniske, ledelsesmæssige, analytiske, strategiske og økonomiske kompetencer. Roller og ansvar: Klienten kan typisk være en kommune, staten, et offentligt ejet udviklingsselskab, et almennyttigt støttet selskab eller en privat professionel bygherre. Klienten deltager i separate møder med bygherrerådgiveren om udvikling og kravspecifikationer (IKTydelsesbeskrivelser) til IKT-strategi. Klienten skal påregne at være aktiv beslutningstager i en samarbejdende proces. Bygherrerådgiveren leder udviklingen af IKT-strategien, hvor det enkelte projekts organisation, størrelse, kompleksitet og karakter er medvirkende til fastlæggelse af et lovmæssigt og pragmatisk niveau. Bygherrerådgiveren forbereder og varetager klientens interesser i forbindelse med IKT-strategiens overdragelse til IKT-ledelsen og implementering i projekt og byggeri. Bygherrerådgiveren kan om nødvendigt suppleres med IT ekspertbistand. Opmærksomhedspunkter: I udvikling af en opgaves IKT-strategi skal der fokuseres på at definere rammer, der tilpasses projektets og byggeriets parters IKT-kundskaber og erfaringer, samtidig med at ambitionsniveauet successivt udfordres og løftes. 7.2 DIGITALISERING AF EKSISTERENDE FORHOLD Ved typisk ombygningsopgaver hvor klienten eller myndighederne ikke har digitaliseret tegningsmateriale af eksisterende bygninger og/eller ledninger i terræn kræver digital projektering en opmåling og digitalt grundlag. Digitalisering af eksisterende forhold er en ekstra ydelse for de tekniske rådgivere i forhold til Byggeri og Planlægning YB 2012 kap. 3, og defineres og aftales på baggrund af IKT-strategien. 20