Seminar for den almene boligsektor Velkommen til PwC Boxen i Trekantsområdet

Transkript

1 Seminar for den almene boligsektor Velkommen til Boxen i Trekantsområdet Revision. Skat. Rådgivning.

2 Dagens program Præsentation af og dagens program v/benny Lundgaard Tendenser inden for revision og god selskabsledelse v/benny Lundgaard Særlige støtteordninger v/ driftsstøttechef Leif Tøiberg, LBF Beskatning af personalegoder v/lone Bak Underholdning og netværksmiddag 2

3 Dagens program - detaljeret Registrering og kaffe Velkomst og præsentation af dagens program v/benny Lundgaard, partner og markedsleder for den almene boligsektor, Tendenser inden for revision og god selskabsledelse v/benny Lundgaard, partner og markedsleder for den almene boligsektor, Særlige støtteordninger og regnskabsførelsen af disse v/driftsstøttechef Leif Tøiberg, Landsbyggefonden Pause Gennemgang af gældende regler for beskatning af personalegoder v/lone Bak, senior manager og skatteekspert, Pause Underholdning, magi, manipulation og hypnose v/tryllekunstner Henrik Svanekiær 18:15 Netværksmiddag Særskilt tilmelding 3

4 Succes skaber man sammen med andre Så enkelt er s brand-løfte. Du møder engagerede og fagligt kompetente medarbejdere, som interesserer sig for din forretning. 4

5 i tal pr. 30. juni 2013 Du kan møde ca medarbejdere i 16 forskellige byer i Danmark. Ca medarbejdere 161 partnere 268 statsautoriserede revisorer 16 kontorer 5

6 16 kontorer i Danmark Aalborg Skive Holstebro Herning Aarhus Ringkøbing Skjern Trekantområdet Hillerød Esbjerg Odense Holbæk København Slagelse Næstved Sønderborg 6

7 Vi har specialiseret os i din branche 1 Vores medarbejdere er specialiserede inden for brancheområder og selvfølgelig også inden for den almene boligsektor. 2 Derfor kan altid levere en ydelse, der er specifikt målrettet den almene boligsektor. 3 På den måde kan vi som samarbejdspartner bidrage med best practice og benchmarking og tilføre din organisation værdi. 7

8 boligorganisationer i tal er markedsleder og du kan møde ca. 45 boligrevisorer og 5 specialister i Danmark med særligt branchekendskab 30% af de almene boliger under revideres af 140 Almene boligorganisationer 8

9 s brancheteam Benny Lundgaard Statsautoriseret revisor Partner Telefon Tørben Nørskov Jensen Statsautoriseret revisor Director Telefon Allan Trolle Pedersen Statsautoriseret revisor Senior Manager Telefon Benny er leder af s branchegruppe - almene boligorganisationer. Benny har kontoradresse i Holbæk. Han har 25 års erfaring med revision og rådgivning af almene boligorganisationer. Porteføljen omfatter både små, mellemstore og meget store administrationsenheder. Torben har kontoradresse på vort hovedkontor i København. Torben har ca. 15 års erfaring med revision og rådgivning af almene boligorganisationer. Torben servicerer primært større administrationsenheder lokaliseret i og omkring København. Allan servicerer en række almene boligorganisationer i trekantsområdet og sidder på vort kontor ved Vejle. Allan har som alle i vort brancheteam betydeligt branchekendskab..

10 s brancheteam Gitte Lund Statsautoriseret revisor Senior manager Telefon Per Sørensen Statsautoriseret revisor Director Telefon Lars Ankersen Statsautoriseret revisor Director Telefon Gitte er ansvarlig revisor for hovedparten af vore almene boligorganisationskunder på Fyn. Gitte sidder på vort kontor i Odense og har betydelig og mange årigt branchekendskab. Per er knyttet til vort kontor i Holstebro. Per har mere end 25 års erfaring med revision af almene boligorganisationer og har ansvaret for betjeningen af en række små- og mellemstore almene boligorganisationer. Lars servicerer flere almene boligorganisationer med udgangspunkt i vort kontor i Næstved. Lars har ca. 20 års erfaring med revision og rådgivning af almene boligorganisationer.

11 s brancheteam Kristine M. Tørnkvist Manager Telefon Knud Fisker Manager Telefon Carsten Blicher Statsautoriseret revisor Partner Telefon Kristine er en del af vort brancheteam i København. Kristine har betydeligt og mange årigt branchekendskab og arbejder udelukkende med revision og rådgivning af almene boligorganisationer. Knud er en del af vort brancheteam i Holstebro. Knud har mere end 25 års erfaring med revision af almene boligorganisationer og har ansvaret for betjeningen af en række små- og mellemstore almene boligorganisationer. Carsten servicerer almene boligorganisationer med udgangspunkt i vort kontor i Hillerød. Carsten har betydeligt branchekendskab og har forvaltningsrevision som sit speciale. Tilgængelighed Tilstedeværelse Forretningsmæssig og kompetent betjening

12 s brancheteam Henriette Nielsen Manager Telefon Jette Leth Johansen Senior Associate Telefon Thomas Greve Houmølle Manager Telefon Henriette har ansvaret for revsion og rådgivning af en række almene boligorganisationer geografisk placeret i nærheden af vort kontor i Skive. Henriette har et betydeligt branchekendskab og har via sin ekspertise inden for skoleområdet stor erfaring med forvaltningsrevision. Jette har et betydeligt branchekendskab og et indgående kendskab til vores metodikker. Jette er en del af vores kompetente team i Holstebro. Thomas servicerer primært større administrationsenheder med udgangspunkt i vort hovedkontor i København. Thomas har ansvaret for opdatering af vore branchespecifikke revisionsværktøjer. Vi er verdens førende udbyder af revision og rådgivning. Størrelse i sig selv er ikke vigtig, men størrelsen giver os en mulighed for at servicere jer med de bedste specialister inden for en bred vifte af services Vi tilbyder en åben og ærlig dialog med en pragmatisk tilgang til løsning af eventuelle problemstillinger. Vores fokus er at skabe løsninger og ikke problemer

13 s brancheteam Lasse Heggeland Senior associate Telefon Søren Bonde Statsautoriseret revisor Partner Telefon Bjarne Bruun Sørensen Statsautoriseret revisor Partner Telefon Lasse er en del af vort brancheteam i Holbæk. Lasse har betydeligt branchekendskab og arbejder udelukkende med revision og rådgivning af almene boligorganisationer. Søren er ansvarlig for vort brancheteam i Trekantsområdet. Søren har betydelig erfaring med revision og rådgivning af almene boligorganisationer. Bjarne har ansvaret for serviceringen af vore almene boligorganisationer i Sønderjylland. Bjarne har kontoadresse i Sønderborg og har som alle i vort brancheteam betydeligt branchekendskab.

14 s brancheteam - specialister Sandra Erichsen Director sae@pwc.dk Telefon Jesper Parsberg Statsautoriseret revisor Partner jpm@pwc.dk Telefon Lone Bak Senior Manager lnb@pwc.dk Telefon Sandra er momskonsulent i moms- og afgiftsafdelingen i Århus. Sandra har specialiseret sig inden for moms og afgifter vedrørende fast ejendom og er tilknyttet vort brancheteam Jesper har ansvaret for vores IT-revision og IT- rådgivning og har en bred erfaring med mange forskellige IT-systemer. Jesper har ansvaret for IT-revisionerne hos vores kunder inden for den almene boligsektor og har derigennem et godt kendskab til branchen. Lone har rådgivet flere af vore almene boligorganisationer om blandt andet beskatning af personalegoder og har derfor et godt kendskab til strukturen i den almene boligsektor.

15 Skræddersyet viden gennem nyhedsbrevet Dialog Få opdateret viden, tilpasset dig Vær med i vores erhvervspanel Puls på Tilmeld dig vores nyhedsbrev Dialog på 15

16 Lidt nøgletal om den almene boligsektor Der er på landsplan ca. 625 almene boligorganisationer, som administrerer i alt ca boliger. En million mennesker bor i en almen bolig. Den samlede værdi af ejendommen vurderes at udgøre minimum DKK 500 mia. Hvis der til bygningsvedligehold anvendes 2% om året svarende til en levetid på 50 år anvendes der ca. DKK 11 mia. til vedligehold. Der til nybyggeri samt for forbedring- og renoveringssager. Samlet vurderes det, at der anvendes mere end DKK 30 mia. om året. Det vil sige at der i en gennemsnitlig boligorganisation disponeres DKK 48 mio. alene på bygningsvedligehold mv. Såfremt der ved en effektiv styring af disse opgaver kan opnås en gevinst på 5% svarer det til DKK 1,5 mia., hvilket svarer til reduktion i huslejen på ca. DKK om året i gennemsnit.. 16

17 God ledelse af almene boligsektor Den almene boligsektor står overfor mange udfordringer og en række dilemmaer, som stiller øgede krav til ledelse og bestyrelse (og revision). Der stilles krav om fornyelse og udvikling af den almene boligsektor, samtidig med at det stadig forventes, at organisationerne foretager en hensigtsmæssig prioritering af midlerne. Det er daglig ledelse og bestyrelse i den enkelte boligorganisation som i fællesskab har ansvaret for opfyldelse heraf. Lovændringen i 2010 omkring styring af den almene boligsektor har betydet en ændring fra detaljeret regulering til en mere fleksible ramme og aftalestyring mellem boligorganisationer og kommuner. 17

18 God ledelse af almene boligsektor Dilemmaer: beboernes korte og langsigtede interesser stigende krav til tidssvarende boliger. beboernes ønsker overfor lovgivningens rammer og regler boligorganisationernes råderum i forhold til det kommunale tilsyn boligafdelingernes og kommunernes handlemuligheder stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet, fleksibilitet og udvikling. Vigtigt at anerkende, at værdier og sund fornuft er lige så vigtigt et fundament for god ledelse, som regelsættet er det. Tillid og sund skepsis. Revisor kan have en vigtig rolle som formidler af faktuel viden om boligorganisationens kerneforretning til bestyrelsen. 18

19 God ledelse af almene boligsektor Anbefalinger til bestyrelsen omkring samarbejdet med revisor Anmode revisor om at deltage i bestyrelsesmøder, hvor årsregnskab og protokol gennemgås. Ligeledes ved protokoller i årets løb, såfremt der væsentlige bemærkninger Revisors bemærkninger behandles på bestyrelsesmøde og der tages stilling til bemærkningerne. Anmode om at revisors samlede bemærkninger opsummeres i et afsnit. Orientering minimum 1. gang om årligt om den daglige ledelses samarbejde med revisor Fx hvert 3 år tages stilling til samarbejdet med revisionen, herunder revisionsaftalen. 19

20 God ledelse af almene boligsektor Samarbejde mellem boligorganisation og revisor Aftalebrev Indarbejd retningslinier i bestyrelsens forretningsorden Åbenhed og dialog 20

21 Skærpede krav til revision af almene boligorganisationer Stramninger for børsnoterede og statsejede virksomheder tvungen rotation og begrænsning i ydelser til samme kunde. Lempelser for små og mellemstore virksomheder Certificering af revisorer inden for forsikring og bank Når vi taler om fuld revision har kravene til planlægning og gennemførsel af revision været stigende over de seneste år. En tendens som forventes at ville fortsætte. Essentielt er blandt andet branchekendskab. Hvad med den almene boligsektor? 21

22 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Af vejledningen fra 2010 om styring af den almene boligsektor er det anført, at der som et led i implementeringen senere vil blive udsendt nye retningslinier for egenkontrol og forvaltningsrevision. Der foreligger nu et revideret udkast til disse retningslinier. 22

23 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision En styrkelse af egenkontrol/forvaltningsrevision kræver en styrkelse af boligorganisationernes egenkontrol samtidig med at retningslinier for revisors virksomhed styrkes. Behovet for en styrkelse af retninglinier er at samle op på de indvundne erfaringer, samspillet til styringsreformen samt at vurdere om nuværende krav er tilstrækkelige i forhold til nutidens forventninger til et system for egenkontrol.. Målet er øget effektivitet 23

24 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision God virksomhedsdrift i den almene boligsektor skal sikre, at ressourcer, der tilføres sektoren, bruges bedst muligt og at kvaliteten i sektorens ydelser og produkter til stadighed forbedres. Intern indsat for effektivisering og ekstern kontrol gennem forvaltningsrevision. Høj grad af omkostningseffektivitet Mest muligt for pengene 24

25 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision. Revisors ressourcer vil kunne udnyttes bedst i direkte forlængelse af den finansielle revision, dvs. sparsommelighed og produktivitet. Revisor varetager en stærkere rolle mht. at sikre produktivitetsudvikling i sektoren. 25

26 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Revisor skal primært fokusere på vurdering af sparsommelighed, produktivitet og god grundlæggende økonomistyring. Boligorganisationen må i det væsentlige sikre prioritering af arbejdet med effektivisering og kvalitetsudvikling. Revisor vil kun skulle overvåge arbejdet med effektivisering på et overordnet plan og kun skulle gennemføre nærmere undersøgelser af effektivitet og effektivisering, hvis der er særlig grund hertil. 26

27 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Boligorganisationens forpligtelser sammenfattes i følgende to punkter: 1. Etablering af god grundlæggende økonomistyring 2. Fremme af effektivitet og kvalitet. Ad 1.) Nøgleord: Finansiel styring, kapacitetsstyring, aktivitetsstyring, ledelsesinformation. Planlægning og risikostyring. Ad 2.) Revisor skal primært fokusere på vurdering af sparsommelighed, produktivitet og god grundlæggende økonomistyring. Boligorganisationen skal anvende en model for effektivitetsstyring omfattende principper, faser og konkrete værktøjer. Principper: Forankring, relevans, evaluering og korrektion samt dokumentation. 27

28 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Det vil være naturligt, hvis revisors undersøgelser af produktivitet tager udgangspunkt i produktionsnøgletal, herunder nøgletal i styringsrapporten. Revisor skal som led i forvaltningsrevisionen revidere samtlige nøgletal vedrørende produktivitet i styringsrapporten samt bekræfte (reviewbetragtning) de forklaringer, boligorganisationen anfører om de pågældende niveauer og eventuelle afvigelser fra referenceværdier. 28

29 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Foreslås at der stilles skærpede krav til udformning og indhold af revisionsprotokollen. Revisor skal i protokollatet afgive en udtalelse om den gennemførte forvaltningsrevision, som grundigt, klart og detaljeret gør rede for, hvad revisor har foretaget sig og fundet ud af i forbindelse med forvaltningsrevision. indeholde særskilt præsentation af henholdsvis observationer og konklusioner Et konstruktivt bidrag til udpegning af konkrete indsatsområder uden nødvendigvis at anvise konkrete løsninger Bygge på bagudrettede undersøgelser, og bidrager derved til at forbedre beslutningsgrundlaget. 29

30 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Revisor skal sikre, at information fuldt ud kan forstås og anvendes af den reviderede og kommunen og må om nødvendigt supplere med en mundtlig forelæggelse for bestyrelsen mv. Det foreslås, at kommunen skal tilse, at revisors afrapportering med hensyn til forvaltningsrevision er fyldestgørende. Er det ikke tilfældet, returneres protokollatet til boligorganisationens bestyrelse med anmodning om forklaring og fornyet indsendelse. Driftsbekendtgørelsens 114 indhente supplerende oplysninger fra revisor. Det foreslås, at kommunen skal påtale, såfremt revisionsprotokollen ikke giver tilstrækkelig dokumentation for gennemført forvaltningsrevision. 30

31 Retningslinier for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet med udgangspunkt i forvaltningsrevision Det foreslås, at der skabes mulighed for, at der kan foretages en central kvalitetskontrol af revisors rapportering, herunder på basis af stikprøver. Det kan overvejes at placere kvalitetskontrollen i Landsbyggefondens regi forlængelse af fondens eksisterende opgaver med regnskabsanalyse. Såfremt revisors afrapportering med hensyn til forvaltningsrevision ikke er fyldestgørende, kan forholdt indbringes for den tilsynsførende kommune. 31

32 God ledelse af almene boligsektor Husmetaforen Lean er fem principper oprindeligt udviklet af Toyota, hvorved de opnåede betydelige effektiviseringsgevinster i deres produktion. Principperne er blevet videreudviklet dem, så de bedre passer på administrationer. De bruger bygningen af et hus som metafor for, hvordan man skal implementere lean. Det handler om at skabe et fundament, før man bygger ovenpå. De fem principper bliver i den sammenhæng til: trin. 32

33 God ledelse af almene boligsektor Trin 1: Organiser opgaverne For det første er det vigtigt, at man organiserer opgaverne. Det har man ikke haft tradition for i administrationer. Resultatet af den tradition har været svingende kvalitet og et unødvendigt ressourceforbrug. Et eksempel er en beboer som har en forespørgsel til administrationen og bliver flyttet fra medarbejder til medarbejder. Trin 2: Overtag styringen For det andet skal man styre og ikke lade sig styre. I administrationer har der ikke været tradition for aktiv planlægning med henblik på produktivitet. Her skal ledelsen ind og tage styringsansvar. To vigtige redskaber er en kapacitets- og bemandingsplan. 33

34 God ledelse af almene boligsektor Trin 3: Skab synlighed For det tredje skal man skabe synlighed omkring arbejdsprocesser, mål og resultater. Dermed gøres medarbejderen til en proaktiv medspiller, der af sig selv korrigerer kursen hen imod de konkrete mål for organisationen Trin 4: Stol på standarder For det fjerde skal man etablere standarder for, hvordan en given proces skal udføres. Standarder udformes som forretningsgange, instruktioner, illustrationer, skabeloner, checklister, vejledninger og lignende. 34

35 God ledelse af almene boligsektor Trin 5: Tydeliggør ansvaret For det femte skal ansvar tydeliggøres. Mange administrative virksomheder lider under, at medarbejdere involveres alt for lidt og derfor ikke forpligter sig. Det er her ledelsens ansvar at coache. For at tydeliggøre ansvar og opnå bedre medarbejderforpligtelse, er det en god ide at etablere en række teams i organisationen med en teamleder for hvert team (5-15 medarbejdere i hvert team). Trin 6: Skab flow Vi er nu igennem beskrivelsen af husets fundament. For det sjette bliver det derfor vigtigt at skabe flow. At skabe flow handler om at få virksomhedens processer til i endnu højere grad at forløbe smidigt. Vigtigt at undgå ventetider og flaskehalse. 35

36 God ledelse af almene boligsektor Trin 7: Forebyg fejl For det syvende må man bruge energi på at forebygge fejl. Langt størstedelen af de fejl, der opstår, skyldes ofte dårlige processer, manglende standarder og en uklar afgrænsning af ansvar imellem afdelinger Trin 8: Løbende forbedringer (Kaizen) For det ottende er det vigtigt at tænke i løbende forbedringer hvad japanerne kalder kaizen. Den største udfordring er ikke så meget at opnå gode resultater, men snarere at fastholde og forbedre de gode resultater Trin 9: Maksimér kundeværdi (beboerens) Det sidste punkt i leanhuset er taget. Efter at grunden er lagt og murerne sat, skal man afslutte med at tænke over, hvordan man maksimerer kundeværdi værdi for beboer/lejer 36

37 Lidt af hvert Afdragsfrie lån forbedringsarbejder. Er det lovligt? Lov om almene boliger 37b Frivillig momsregistrering af vaskeridrift Rentesikring manglende opkrævning. Ændring af sideaktivitetsbekendtgørelsen vedvarende energi Tab ved fraflytninger. Dispositionsfonden Bekendtgørelse om drift af almene boliger 64 Henlæggelser kan ikke anvendes til andre formål end dem, de er henlagt til, med mindre formålet er bortfaldet. Økonomisk uafhængighed 37

38 Spørgsmål Denne publikation er udarbejdet alene som en generel orientering om forhold, som måtte være af interesse, og gør det ikke ud for professionel rådgivning. Du bør ikke disponere på baggrund af de oplysninger, der er indeholdt i denne publikation, uden at indhente specifik professionel rådgivning. Vi afgiver ingen erklæringer eller garantier (udtrykkeligt eller underforstået) hvad angår nøjagtigheden og fuldstændigheden af de oplysninger, der findes i publikationen, og, i det omfang loven tillader, accepterer eller påtager PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, dets aktionærer, medarbejdere og repræsentanter sig ikke nogen forpligtelse, ansvar eller agtpågivenhedspligt for eventuelle konsekvenser, som følger af, at du eller andre handler eller undlader at handle i tillid til de oplysninger, der findes i publikationen, eller for eventuelle beslutninger truffet på baggrund af publikationen PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Alle rettigheder forbeholdes. I dette dokument refererer til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, som er et medlemsfirma af PricewaterhouseCoopers International Limited, hvor hver enkelt virksomhed er en særskilt juridisk enhed.