BEST PRACTICE KONTRAKTER OG GOVERNANCE

Transkript

1 BEST PRACTICE KONTRAKTER OG GOVERNANCE Jan Ussing Andersen, Kromann Reumert Sundkrogsgade 5, DK-2100 København Ø CVR. CVR-nr.: nr: DK

2 CONTENT - 2 AGENDA Grundlæggende kontraktsmekanismer Den robuste kontrakt Governance i Kontrakter Fokus på målet Incitamenter hvordan skaber vi mérværdi Kendte og ukendte forbedringsønsker Contract Management Hvor går det galt? PAGE 2

3 DEN ROBUSTE KONTRAKT PAGE 3

4 SIX ESSENTIALS - 4 DEN ROBUSTE KONTRAKT TRE KERNEELEMENTER Scope Økonomi Kvalitet Gennemtænkt scope beskrivelse Ikke udtømmende servicebeskrivelser Leverandørens totalansvar Udtømmende beskrivelse af kundens forpligtelser Ikke udtømmende mangelsdefinition Forpligtelse til samarbejde Udtømmende oplistning af priser Én Prismodel Med mulige undtagelser Transparens ved ændringer Link mellem services og priser Fuld due diligence ingen forbehold eller foudsætninger Fokus på output-baserede servicemål Fokus på de rigtige servicemål understøt objectives Fleksibelt bods/bonus regime Transparens i performance - kvalitetstræet PAGE 4

5 GOVERNANCE FOKUS PÅ MÅLET PAGE 5

6 BEST PRACTICE GOVERNANCE I KONTRAKTEN Best practices i kontrakten Håndtering af top 10 risks varselssystemer Proactive remedies Almindelige beføjelser er utilstrækkelige tvungen eskalation, step-in, krav om brug af specifikke eller flere ressourcer, financielle garantier og pressemeddelelser Fleksibilitet ved ændringer Verden ændrer sig Kunden skal sikre sig at kontrakten kan det sammen Best practices i kontrakten Rapportering Services rapportering skal sikre transparens- gøres proaktivt klar af leverandøren, nu reelt krav om online portaler (og test heraf) Objectives rapportering årlig rapportering, fokus på de store mål PAGE 6

7 BEST PRACTICE GOVERNANCE UNDERSTØTTER INNOVATION Ingen leverandørfokus uden kundes interesse Uengagerede kunder fokuserer kun på daglig drift (rød/grønne KPI) Kunden sætter ikke tid af til udviklingg af forhold Fokus på Objectives Sikr fleksibilitet til innovation Micro-management og over detaljerede krav giver ingen rum til inspiration Objectives rapportering og fokus Output-fokuserede KPI s (You get what you pay for) Contract Governance Forretningens ejerskab over kontraktens P&L. Sæt det rette hold - mix af forretning, contract management og operationelle kompetencer Change management gennemgribende holdnings- og paradigmeskifte er nødvendig for at lykkes Performance baseret styring af leverandøren med økonomiske incitatmenters Fokus på leverandørens opfyldelse (se næste slide) PAGE 7

8 INCITAMENTER HVORDAN SKABER VI MÉRVÆRDI? PAGE 8

9 INCENTIVES - HOVEDBUDSKABER To Typer Forbedringsønsker forskellig tilgang 1. Kendte forbedringsønsker. Eksisterende, velgennemprøvede og sikre mekanismer. Fokuser her - mere smæk for skillingen. Det gøres ofte mindre godt så potentialet her er langt det største. 2. Ikke kendte forbedringsønsker Gain sharings m.v. Fokusér ikke på de eksotiske, mere diffuse, tidskrævende forsøg. Det de-fokuserer og skaber sjældent nogen værdi! Enkelte proven muligheder. Der er dog enkelte ekstra mekanismer der kan bringes i anvendelse fsva. ikke kendte forbedringsønsker, som kan holde leverandørerne på tæerne. I høj grad et spørgsmål om deal structure, men skal fanges gennem kontraktsregulering. PAGE 9

10 AD 1 KENDTE FORBEDRINGSØNSKER Her ligger 90% af værdien Eksekveringskraft generelt ikke god (konkurrenceudsættelsesproces, kontrakt, og efterfølgende administration). FORSLAG: Gør dette godt og rigtigt så bliver det en succes (i stedet for at spendere lang tid på eksotiske modeller). Eksempler på redskaber: Objectives report Åben bog proces Robust besparelsesregime KPI regime Risk regime med proaktive beføjelser Reporting regime Reel due diligence PAGE 10

11 AD 2 - IKKE KENDTE FORBEDRINGSØNSKER EKSOTISKE, MERE DIFFUSE INTICAMENTSFORSØG VEDR. IKKE KENDTE MÅL Kaldes mange forskellige navne og kommer i mange forskellige former. Oftest samlet kaldet Gain sharing. ENKELTE VIRKSOMME TILTAG VEDR. IKKE KENDTE MÅL Committed projects (fx. indenfor teknologi) Committed reductions Det er svært og hvorvidt det lykkes afhænger i højere grad af samarbejdsrelation og governance. Incremental improvements (med reference til benchmark tal, fx. fra Facility Management Association) PAGE 11

12 CONTRACT MANAGEMENT HVOR GÅR DET GALT PAGE 12

13 UDFORDRINGER EFTER SIGNING, HVOR DET TYPISK GÅR GALT LEVERANDØREN PERFORMER IKKE 1.SOM AFTALT På væsentlige områder opfylder leverandøren ikke aftalte krav. Det kan være kritisk for kundens time-to-market og konkurrenceevne og være ødelæggende for samarbejdet MANGEL PÅ ELLER UTILSTRÆKKELIGE 2.RESSOURCER Hvis know-how, kompetencer mv. i kundens egen organisation hviler på få personer og knappe ressourcer, kan man miste føling og forståelse for leverancen og lav acceptkontrol. USAMMENHÆNGENDE GOVERNANCE PÅ 3.TVÆRS På væsentlige områder er leverandør- og kontrakthåndteringen usammenhængende og ikke konsistent på tværs af forskellige fagområder (teknologi, implementering, pris mv.) MANGLENDE FORSTÅELSE FOR 4.KONTRAKTSRELATION Aftalen håndteres som et normalt kunde/leverandørforhold, hvor der købes tid og materialer, og ikke som en turnkey, end-to-end, output baseret partner aftale PAGE 13

14 CONTRACT MANAGEMENT VÆRKTØJER Kontrakten (få den søgbare pdf-version) Contract Handbook og Obligations Overview Udarbejdelse og vedligeholdelse af Issue Liste (intern - ikke i fællessskab med leverandør), som indeholder: Ethvert stort eller lille issue. Tilhørende dokumentation Datoer for relevant korrespondance (og kopier heraf). Årshjul Kalender oversigt over de forskellige action points, fx revisionsrapporter, godkendelser mv. Klar ressource og ansvarsallokering for vendor management organisation. Årligt sundhedscheck Performance billboard stoplys tavle med overordnet rapportering på SLA er / tilfredshed / samarbejdsglæde PAGE 14

15 JAN USSING ANDERSEN PARTNER, ADVOKAT Jan arbejder primært med outsourcing af enhver art, herunder (I)FM Outsourcing samt outsourcing af fx forretningsprocesser og IT. Jan har hjulpet klienter med at outsource alt fra kantiner og simple rengøringsopgaver til komplet outsourcing af alle soft og hard FM ydelser. Jan rådgiver desuden klienter i forbindelse med indkøb og servicering af teknologiske infrastrukturaktiver samt systemanskaffelser. Jan har en pragmatisk tilgang til indkøbsprocessen som sammen med en brancheforståelse og specialisering, herunder erfaring med relevante løsningsmodeller, sikrer bedre resultater i forhandlingerne jus@kromannreumert.com PAGE 15