DIGITALISERINGSKONFERENCE. Myndighedernes ansvar: Juridisk afklaring i systemudviklingsprocesser. Konferencen afholdes i samarbejde med:

Transkript

1 DIGITALISERINGSKONFERENCE Myndighedernes ansvar: Juridisk afklaring i systemudviklingsprocesser Konferencen afholdes i samarbejde med: 1

2 TALERLISTE Lars Frelle-Petersen Direktør, Digitaliseringsstyrelsen Jørgen Steen Sørensen Ombudsmand, Folketingets Ombudsmand Jane Wiis Direktør, Kommunernes Landsforening Lisbeth Justesen Projektleder, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Kristian Hertz Programchef, ICE, Skatteministeriet Lena Andersen Kontorchef, Datatilsynet 2 Ordstyrere på konferencen Sune Fugleholm og Tom Holsøe advokater og partnere hos Kammeradvokaten

3 DIGITALISERING OG MYNDIGHEDERNES ANSVAR Digitalisering åbner op for nye muligheder, forbedringer og effektiviseringer men hvad med det juridiske ansvar? Morten Richardt Senior Development Manager Direkte: I samarbejde med Kammeradvokaten sætter JUC fokus på, hvordan man som offentlig myndighed kan designe digitaliseringsprocesser, som lykkes. Hvis det offentlige Danmark skal imødekomme det meget betydelige pres for effektiviseringer, så er digitalisering et helt nødvendigt redskab. Spørgsmålet er, hvem der beslutter at gå foran. Der er store gevinstmuligheder, og det behøver faktisk ikke at være så farligt, hvis man trækker de rigtige erfaringer og kompetencer ind i forberedelserne. Al erfaring hos Kammeradvokaten viser, at forvaltningsjuraen skal tænkes med ind fra begyndelsen ellers kan det få grimme konsekvenser. Alle indlæg på konferencen den 27. maj tager derfor udgangspunkt i, hvordan man får foretaget den nødvendige juridiske afklaring gennem alle faser af forløbet. Læs mere om de konkrete indlæg på side 7. Konferencen ledes af Kammeradvokaten, der har solid erfaring med mange forskelligeartede digitalieringsprojekter, afklaring af regler og principper og ikke mindst at dosere digitaliseringsgraden til den enkelte proces. Du kan læse mere om Kammeradvokatens overvejelser på side 8-9. Konferencen er møntet på offentlige ledere og andre, som er involveret i offentlig digitalisering. Målet er at skabe et halvårligt forum, hvor der løbende skabes klarhed over myndighedernes ansvar. Tilmeld dig på send en mail til juc@juc.dk eller ring til os på telefon Med venlig hilsen Morten Richardt JUC 3

4 4

5 KORT OM KONFERENCEN Er en vellykket digital sagsbehandling og en mulig gevinstrealisering på dagsordenen i 2015? Deltag på Danmarks nye digitaliseringskonference og få ny viden og inspiration fra centrale aktører inden for området. På konferencen er der fokus på tidlig juridisk afklaring i systemudviklingsprocesser. Undervejs vil kompetente indlægsholdere alle med digitalisering tæt inde på livet, invitere dig ind i et unikt forum og værdifuldt netværk, hvor vi sammen kan skabe grobund for succesfuld digitalisering. Til forskel fra andre konferencer inden for digitalisering zoomer vi ind på den juridiske afklaring i systemudviklingsprocesser fra idé til drift. Udfordringerne er mange herunder den nationale digitaliseringsstrategi og den nye kommuneaftale, som stiller krav til udformningen af digitale løsninger, der kan modernisere sagsbehandlingen og i nogle tilfælde skære op til 1/3 af tidsforbruget. Kan det rent faktisk lykkes, og hvordan gør vi i praksis? Fra flere sider bl.a. Ombudsmanden og Finansministeriet, peges der på, at juridiske kompetencer skal tænkes tidligt ind, men hvordan griber man det an i en systemudviklingsproces, hvor der skal gennemføres udbud, udvikles og implementeres? Ofte ser man, at IT-processer er optakt til at gøre tingene på en anden måde end hidtil, og man kan derfor ikke regne med, at den normale drift (sagsbehandlere i dag) kan tage ansvaret for at sikre overholdelse af juridiske regler. Konferencen koncentreres derfor ikke kun om tværgående love (persondataloven, forvaltningsloven og offentlighedsloven m.v.), men også om de konkrete hjemmelslove. Konferencen er den første i en række, hvor deltagerne mødes hvert ½ år og går i dialog om digitalisering i det offentlige. Sammen sætter vi fokus på kritiske faktorer i systemudviklingsprocesser set i et juridisk lys, så nye systemer kan ende i en vellykket digital sagsbehandling og gevinstrealisering. Formål Konferencen adresserer de udfordringer som offentlige myndigheder står over for ift. at få succes med digitalisering. Sammen identificerer vi de kritiske faktorer og deler best-practise indenfor juridisk afklaring i systemudviklingsprocesser. Målgruppe Offentlige myndigheder, kommuner, staten, regioner, IT-leverandører, softwareudviklere, private virksomheder samt advokater, jurister og andre rådgivere. 5

6 PROGRAM FOR KONFERENCEN 8:30 Ankomst, registrering og morgenmad 9:00 INDLÆG 1 9:15 INDLÆG 2 9:45 INDLÆG 3 10:15 Åbning af konferencen Kammeradvokaten Strategi og lovgivning Lars Frelle-Petersen, direktør, Digitaliseringsstyrelsen Myndighedernes indsats Jørgen Steen Sørensen, ombudsmand, Folketinget Digitalisering i et sammenhængende Danmark Jane Wiis, direktør, Kommunernes Landsforening 10:45 Pause INDLÆG 4 11:00 INDLÆG 5 11:30 INDLÆG 6 12:00 Digitaliseringens dilemmaer Lisbeth Justesen, projektleder, STAR Systemudvikling under stærkt politisk bevågenhed Kristian Hertz, programchef, ICE Databeskyttelse i den digitale forvaltning Lena Andersen, kontorchef, Datatilsynet 12:30 13:00 Opfølgning Kammeradvokaten Frokost og networking Ordstyrere på konferencen er Sune Fugleholm og Tom Holsøe, advokater og partnere hos Kammeradvokaten. 6

7 STRATEGI OG LOVGIVNING MYNDIGHEDERNES INDSATS Lars Frelle-Petersen Jørgen Steen Sørensen KL. 9:15 KL. 9:45 Digitaliseringsstyrelsens direktør, Lars Frelle- Folketingets Ombudsmand, Jørgen Steen Petersen, sætter fokus på visionerne med digital forvaltning samt nuværende og kommende indsatser for mere digitaliseringsklar lovgivning, administration og udnyttelse af grunddata. En del af digitaliseringsstrategien var tæt offentligt digitalt samarbejde via bl.a. fokus på fælles grunddata og digitaliseringsklar lovgivning. I indlægget gør Lars Frelle-Petersen status og giver en oversigt over, hvad man som offentlig myndighed skal forvente fremover samt et indblik ind Sørensen, belyser Ombudsmandens fokus på retssikkerhed i myndighedernes borgervendte IT-systemer og om ombudsmandsinstitutionens løbende indsats overfor myndighederne på området. Jørgen Steen Sørensen giver et indblik i, hvor han ser problemerne og giver råd om, hvad det offentlige kan gøre både konkret i de enkelte projekter og i en samlet indsats for at hjælpe det offentlige sikkert videre ad den digitale vej, som alle er enige om at forfølge. i den kommende strategi. DIGITALISERING I ET SAMMEN- HÆNGENDE DANMARK Jane Wiis KL. 10:15 I sit indlæg vil Jane Wiis dele erfaringerne fra KLs digitaliseringsarbejde og fortælle om visionerne i kommunernes nye strategi. Digitalisering er en stadig større del af udviklingen af de kommunale kerneopgaver. Målsætningen er en helhedsorienteret service til borgere og virksomheder for at realisere mærkbare effektiviseringer. Kommunerne har stor interesse i, at digitalisering går hånd i hånd med forenklet lovgivning også på tværs af ministerområder. KL arbejder i digitale projekter systematisk med at finde ud af, hvor der er basis for at få mere enkle og digitalisérbare regler. Metoden tager udgangspunkt i kommunernes fælles rammearkitektur. DIGITALISERINGENS DILEMMAER Lisbeth Justesen KL. 11:00 I Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutering (STAR) arbejdes der i agile udviklingsprocesser, når der eksempelvis udvikles jobnet.dk. De agile metoder giver den nødvendige fleksibilitet på et område, hvor der er mange lovkrav og stor hastighed i nye der kommer til. Derfor arbejder jurister og IT-konsulenter tæt sammen om at formulere love og bekendtgørelser, samtidig med at det omsættes til krav og kodning af ny IT. I sit indlæg fortæller Lisbeth Justesen, med afsæt i et par konkrete cases, hvordan STAR arbejder og om dilemmaer i forhold til at oversætte kompleks lovgivning til intuitive selvbetjeningsløsninger. SYSTEMUDVIKLING UNDER STÆRK POLITISK BEVÅGENHED Kristian Hertz KL. 11:30 I løbet af 2015 og 2016 skal Implementeringscenter for Ejendomsvurderinger (ICE) bygge et helt nyt ejendomsvurderingssystem, der omfatter nye data- og estimeringsmodeller, nye processer og arbejdsgange og et nyt it-system. Det nye ejendomsvurderingssystem skal være gennemskueligt og effektivt og skal genskabe tilliden hos borgerne. I sit indlæg vil Kristian Hertz fortælle om tilgangen og processen, og om hvordan man gennemfører et stort og komplekst forandringsprojekt og bygger et nyt IT-system under stærk politisk bevågenhed og en ambitiøs tidsplan. DATABESKYTTELSE I DEN DIGITALE FORVALTNING Lena Andersen KL. 12:00 Datatilsynet har kendskab til digitaliseringsprojekter og -processer i statsligt, regionalt og kommunalt regi. I indlægget vil Lena Andersen komme omkring specifikke problemstillinger og udfordringer Datatilsynet typisk konstaterer og dele ud af de mange erfaringer fra helt konkrete projekter og tilsyn. Hun vil sætte fokus på den seneste udvikling ift. beskeder til borgerne via SMS og s, selvbetjeningsløsninger med login til følsomme personoplysninger via internettet samt behovet for beskyttelse af personoplysninger under forsendelse og transmission, herunder hvad vi kan forvente af den nye persondataforordning. 7

8 DIGITAL FORVALTNING - ikke kun et spørgsmål om at sætte strøm til Af Jakob Kamby, advokat og juniorpartner, Kammeradvokaten Den offentlige sektor har i disse år fokus på at digitalisere forvaltningen. Som et led i Den Fælles Offentlige Digitaliseringsstrategi (2011), er der allerede gennemført en række love, som sikrer grundlaget for obligatorisk digital kommunikation mellem borgere og myndigheder. Pr. 1. november 2014 skulle alle borgere som udgangspunkt kunne modtage digital post fra myndighederne med forpligtende virkning. Da grundlaget for den digitale kommunikation nu kan siges at være på plads, er det nærliggende, at myndighedernes fokus herefter skifter til at søge mulighederne for også at digitalisere den bagvedliggende opgaveløsning i form af bl.a. administrativ sagsbehandling og afgørelse. På den ene side kan digital forvaltning utvivlsomt hvor den er vellykket give en hurtigere behandling af rutineprægede sager med færre investerede ressourcer og dermed frigørelse af ressourcer til de vanskelige sager. På lidt længere sigt vil større og større områder af forvaltningen i vidt omfang kunne understøttes digitalt eller endda være fuldautomatisk. På den anden side har Ombudsmanden i et brev af 28. maj 2014 til Finansministe riet og Justitsministeriet fremhævet, at det var Ombudsmandens indtryk, at der kunne være et mere generelt problem med at få tænkt forvaltningsretten ind i offentlige IT-løsninger. I forbindelse med Ombudsmandens udtalelse i sagen om 8 det såkaldte EFI-system den 29. august 2014, fremgår en række mere almene retningslinjer for, hvad Ombudsmanden opfatter som en forsvarlig tilrettelæggelse af arbejdet med at udvikle nye IT-systemer til det offentlige. Det drejer sig bl.a. om, at 1) man fra starten skaber sig et overblik over de sagstyper og processer, som det nye IT-system skal omfatte, at 2) man gør sig klart, hvilke formelle og materielle regler, der gælder for behandlingen af de pågældende sager, at 3) man er meget omhyggelig med at tage stilling til, hvordan det nye IT-system konkret skal udformes for at kunne overholde disse regler i de forskellige forløb, som sagerne kan tænkes at ville gennemgå, og at 4) den relevante juridiske ekspertise er til rådighed i alle væsentlige faser af forløbet f.eks. ved udarbejdelse af kravspecifikation og design samt ved gennemførelse af tests m.v. Af udtalelsen og den ledsagende nyhed fremgår det, at Ombudsmandens kontrol med IT-systemers overholdelse af de forvaltningsretlige regler må ske gennem konkrete enkeltsager. Når den digitale forvaltning skal designes må der i forhold til sagsbehandlingsreglerne tages udgangspunkt i den enkle regel, at de digitale sagsbehandlingssystemer samlet set skal være indrettet på en måde, der fuldt ud sikrer, at alle hjemmelskrav og alle de forvaltningsretlige regler og principper overholdes, når IT-systemet enten selv eller i samspil med en sagsbehandler udøver forvaltningsvirksom-

9 hed herunder træffer afgørelser over for borgerne. Det kan imidlertid næsten altid lade sig gøre, og det er oftest et spørgsmål om at omstille manuelle arbejdsprocesser til digitale processer og foretage en analyse af, hvordan systemet kan overholde reglerne. Det må f.eks. afklares, hvordan systemet sørger for målrettet vejledning til brugerne, hvordan der sikres partsrepræsentation og partshøring, samt hvilken kommunikation med borgerne, der skal journaliseres. Hertil kommer persondatalovens krav om hjemmel, underretning, indsigt og sikkerhedskrav. Ud over sagsbehandlingsreglerne vil hjemmelsgrundlaget have stor betydning for digitaliseringsprocenten; dvs. om systemet i sidste ende kan træffe afgørelse uden manuel involvering. Digital forvaltning er derfor ikke en entydig størrelse. Både potentialet i form af ressourcemæssige gevinster, digitaliseringsgraden og de retlige udfordringer afhænger bl.a. af, hvilket område digitaliseringen iværksættes på, hvilket lovgrundlag, der er for forvaltningen på området, hvilke objektive data myndigheden allerede har til rådighed, og hvor stort et incitament borgerne har til at medvirke aktivt ved sagens behandling. Disse parametre er samtidig centrale for, hvordan de forvaltningsretlige regler og principper skal tænkes ind i løsningen. En af de væsentligste udfordringer ved digital forvaltning er f.eks. sagsoplysningen, og derfor er det enklere at stile mod forvaltningsområder, hvor der enten foreligger en lang række objektive data, som afgørelser kan basere sig på, eller hvor borgeren som i ansøgningssager har et betydeligt incitament til at medvirke (selvbetjeningsløsninger). Det vil også ofte være relevant at vælge et område, hvor der findes større grupper af standardiserede sager, som enten behandles på et relativt objektivt retsgrundlag, eller som behandles efter en fast praksis, uden at der sker justeringer i retsgrundlaget alt for ofte. Selv om det måske ikke er muligt at opnå den fulde automatisering af alle sager på et givent område, vil det således ofte være muligt at pege på kategorier af sager inden for det gældende område, som kan behandles fuldt ud digitalt. For sager, der ikke kan digitaliseres fuldt ud, vil der ofte kunne opbygges løsninger, hvor systemet behandler sagen i betydeligt omfang, men hvor sagsbehandleren enten skal monitorere systemets behandling (f.eks. gennemgå og supplere et automatisk genereret udkast til afgørelse) eller skal bidrage på afgørende punkter i processen (f.eks. ved gennemgang af et konkret partshøringssvar e.l.). Den bedste digitalisering starter derfor med en grundig kortlægning af de manuelle arbejdsgange på det givne område og med en analyse af, hvordan omstillingen til en digitalt understøttet proces sker bedst. Denne analyse må afsøge alle områdets forskellige retlige udfaldsrum og kan ikke basere sig på normale typetilfælde, når de juridiske veje gennem systemet skal tegnes op. På baggrund af en sådan analyse, kan den rigtige digitale vej for de enkelte sagstyper udledes, og det rette samspil mellem system, sagsbehandlerne og - ikke mindst - med borgerne fastlægges. Det gælder om at lære af de gode eksempler. Netop dette sætter Kammeradvokaten fokus på med Digitaliseringskonferencen den 27. maj

10 QUICK FACTS TIDSPUNKT: STED: LEKTIONER: PRIS: TILMELDING: 27. maj 2015, kl JUC, Bredgade 34, 1260 København K 4 formiddagslektioner a 45 min Kr Tilmeld dig på juc@juc.dk eller ring til os på OBLIGATORISK EFTERUDDANNELSE Konferencen er godkendt til at opfylde kravet om obligatorisk efteruddannelse for advokater. 10

11 ANDRE ARRANGEMENTER Her kan du se et udvalg af de nye kurser og konferencer. Få det fulde overblik på APRIL SEPTEMBER SEPTEMBER SEPTEMBER SEPTEMBER NOVEMBER 2015 FORÅRET 2016 BRUG AF KONSULENTER, FREELANCERE OG SELVSTÆNDIGE - Få styr på de kontrakttyper og persongrupper, der typisk giver anledning til problemer IT-UDBUD - Sådan gennemføres offentlige it indkøb SOCIALE KLAUSULER I PRAKSIS - Samlet overblik over de retlige rammer for brugen af sociale klausuler samt erfaringer PERSONDATALOVEN OG FREMTIDENS PERSONDATARET - For offentlige myndigheder PRAKTISK FORVALTNINGSRET - Sagsbehandlingsregler og erfaringer med den nye offentlighedslov UDBUDSKONFERENCE - Udbudsloven - sådan blev den! DIGITALISERINGSKONFERENCE #2 11

12 Magasinpost SMP ID nr Tilmeld dig allerede nu! UDBUDSKONFERENCE UDBUDSLOVEN - Sådan blev den 26. november 2015 På denne fjerde udbudskonference i træk har du en enestående mulighed for at komme bag den nye udbudslov. Loven vil bl.a. medføre, at der bliver større fleksibilitet for ordregiverne ved gennemførelse af offentlige indkøb. Det er derfor nødvendigt at være godt inde i de nye regler for at kunne navigere i de ændrede muligheder og begrænsninger. På konferencen vil du blive guidet af de førende eksperter i Danmark: Michael Ellehauge Landsdommer og formand for Klagenævnet for udbud Tina Braad Partner, Bech-Bruun Kirsten Thorup Landsdommer og næstformand for Klagenævnet for udbud Steen Treumer Professor, Københavns Universitet Claus Berg Advokat og partner, Bech-Bruun Morten Kroon Advokat og partner, Kammeradvokaten Peter Jørgensen Advokat og partner, Bird & Bird Læs mere på 12 BREDGADE KØBENHAVN K T: JUC@JUC.DK