Med tillægsmodulet Feriesaldostyring er det muligt at styre optjening og afvikling af medarbejdernes ferie- og feriefridage i TimePlan.

Transkript

1 TIMEPLAN FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING FERIESALDOSTYRING Med tillægsmdulet Feriesaldstyring er det muligt at styre ptjening g afvikling af medarbejdernes ferie- g feriefridage i TimePlan. Ferie- g feriefridage registreres i planlægningsbilledet. Har medarbejderen ikke ptjent tilstrækkelig ferie- g feriefridage, vil brugeren blive gjrt pmærksm herpå, g kan herefter tage stilling til, hvrdan fraværet eventuelt alternativt kan registreres, f.eks. ved valg af afspadsering eller frihed uden løn. Tælleværkerne i planlægningsbilledet giver verblik ver ferie- g feriefridagssalden, ligesm det på medarbejderens stamkrt er muligt at se de enkelte bevægelser fr tilført g afhldt ferie- g feriefridage. Med mdulet psættes alle de ferieregler, sm ønskes fr ferie- g feriefridage, f.eks. mht. antal ferie- g feriefridage m året. Feriereglerne kan tilknyttes til bestemte verenskmster eller blt til en enkelt medarbejder. Ved ansættelse af nye medarbejdere er det muligt at angive den resterende ferie i indeværende ferie år - dvs. ferie, sm medarbejderen har til gde fra tidligere ansættelsesfrhld. Ferie med g uden løn fr det efterfølgende ferie år beregnes autmatisk i henhld til ansættelsesdaten. Det er endvidere muligt at håndtere rangrdensprblematikken. Mdulet Feriesaldstyring tager højde fr 20 %-reglen g beregner autmatisk reguleringen af løn under ferie i frbindelse med ændring af medarbejderens nrmtimer. Mdulet kan gså fr deltidsansatte beregne værdien af ptjente feriefridage efter et dagsgennemsnit ver en peride. Der kan udskrives pgørelser ver afhldte ferie- g feriefridage, ligesm der kan udskrives en liste indehldende en status fr ferie- g feriefridage, sm medarbejderen har til gde på en bestemt dat. Antallet af ferie- g feriefridage kan eksprteres til lønsystemet med tillægsmdulet løneksprt. Feriesald kan gså ajurføres via tillægsmdulet Imprter, hvrfra man har muligt fr at imprtere nye saldi eller at imprtere krrektiner på saldiene. OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Først skal Regelsæt prettes. Regelsæt indehlder valg af verrdnede ferieregler, udbetalingsmåder, mkstningsberegning g ferieafvikling. Efterfølgende skal talværdier fr gældende g eventuelt fremtidige regler psættes. Vælg Administratin > Feriesaldstyring. TimePlan Sftware A/S Side 1 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

2 MANUAL VERSION 7 Fanebladet Ferieregler: Her prettes regler fr ferie. Fanebladet Feriefridagsregler: Her prettes regler fr feriefridage. OPRET REGELSÆT FOR FERIEREGLER Vælg fanebladet Ferieregler > Opret regelsæt. Side 2 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

3 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Navn: Indtast et sigende navn fr feriereglen, f.eks. 5 dages ferieuge med løn, aktuelle plantimer. Ferieregel: Hvrdan udtrykkes salden: 4 dages ferieuge: Ferien sættes til en 4 dages ferieuge. Samtidig kan en medarbejder maksimalt få afskrevet 4 dages ferie pr. uge. Eksempel: 9,25 time pr. dag baseret på fuldtidsnrm 37 timer. Optjening 1,67 dage pr. måned. 5 dages ferieuge: Ferien sættes til en 5 dages ferieuge. Samtidig kan en medarbejder maksimalt få afskrevet 5 dages ferie pr. uge. Eksempel: 7,4 time pr. dag baseret på fuldtidsnrm 37 timer. Optjening 2,08 dage pr. måned. 6 dages ferieuge: Ferien sættes til en 6 dages ferieuge. Samtidig kan en medarbejder maksimalt få afskrevet 6 dages ferie pr. uge. Eksempel: 6,166 time pr. dag baseret på fuldtidsnrm 37 timer. Optjening 2,5 dage pr. måned. Ferie pgjrt i timer: Ferien bliver ikke frmateret til 5 eller 6 dages uge. Ferieknten bliver i stedet fr ført i timer g minutter. Eksempel: 185 timer baseret på 5 ugers ferie g en fuldtidsnrm på 37 timer. Antal dage pr uge: Herfra kan man vælge hvr mange dage der er per uge når der skal beregnes timer per dag ud fra nrmtimerne. Udbetalingsmåde: Her vælges, hvrdan ferien skal udbetales til medarbejderne. TimePlan Sftware A/S Side 3 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

4 MANUAL VERSION 7 Ferie med løn + tillæg: Ferien udbetales sm løn + 1 % i ferietillæg. Ferie uden løn (Ferieknt): Ferien udbetales ikke fra virksmheden, men fra Ferieknt. Ferie uden løn (Egen knt): Ferien udbetales ikke fra virksmheden, men evt. fra Ferieknt, Feriedagpenge eller anden knt. Ferie uden løn (12% regel): Ferie med feriepenge betalt af virksmheden sm 12% af lønnen inkl. verarbejde. Omkstningsmåde: Hvrdan afhldes mkstningerne i frbindelse med ferie: Beregnes løbende: Ferie mkstninger (12.5 %) bliver løbende hensat. Ved afhldelse af ferie bliver de hensatte feriepenge trukket fra i lønmkstningerne, således at dagens mkstninger bliver 0. Ved afhldelse af ferie: Feriemkstninger registreres den dag g på det tidspunkt, der afhldes ferie. Optjeningsmåde: Herfra kan man vælge hvilken ptjeningsmetde der skal anvendes. 5 uger betalt / ikke betalt (Dansk): Her ptjener man efter danske regler g står default når man pretter en ny regel. Handel / Tjenestemand (Svensk): Her ptjener man ferie efter svenske regler. I Sverige afrundes der p til hele dage per måned. Dvs. har man ptjent 2,34 dage rundes dette p til 3 dage. Månedsbasis fuldtid (Finsk): Optjeningsmåde fr fuldtidsansatte efter finske regler. Ferie ptjenes på månedsbasis g der beregnes fr et helt år ad gangen. Fr at ptjene ferie skal man minimum have 14 arbejdsdage per måned, der ptjenes 2 dage per måned hvis man er deltidsansat g 2,5 dage sm fuldtidsansat i hele ptjeningsåret. Der kan kun ptjenes hele dage, halve dage prundes (der summeres fr årets måneder g derefter prundes der). Månedsbasis deltid (Finsk): Her ptjenes ferie på samme måde sm hs de fuldtidsansatte, eneste frskel er at man skal have 35 timer på en måned, i stedet fr 14 dage. Feriedage ptjent per måned ved anciennitet: Fr både Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk) gælder det, at man kan psætte et specifikt antal dage. Disse indstillinger er kun mulige at benytte fr de finske ptjeningsmetder. Antal års anciennitet: Her angives hvr mange års anciennitet medarbejderne skal have før at de kan ptjene mere end det nrmale. Dage ptjent per måned: Her sættes hvr mange dage man kan ptjene per måned, hvis man pfylder anciennitetskravet. Tillad at anvende ferie fra næste ferieår: Benyttes i frbindelse med finske ferieregler, hvr det tillades at bruge dage fra det kmmende ferieår. Fremtidig behldning kan anvendes fra: Daten der her sættes fr anvendelse af ferie i det kmmende ferie år bliver beregnet ud fra det gældende ferie år. Eks. ferieåret 2016/2017 start på ferieåret Side 4 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

5 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Valgt betyder at det gælder fr ferie planlagt mellem den , kan der trækkes fra det kmmende ferieår. Valgt betyder at det gælder fr ferie planlagt mellem den , hvr der kan trækkes fra det kmmende ferieår Afviklingsmåde: Her vælges, hvrdan feriefrbruget skal udregnes: Feriefrbrug udregnes efter planlagt arbejdstid: Udregner ferie i henhld til planlagt arbejdstid (nrmtimer på dagen g prettelse af ferie). Hvis der ikke er planlagt arbejdstimer på dagen, hvr ferie er prettet, så trækkes ferietiden ikke fra medarbejderens feriesald. Kan ikke benyttes til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)ferieregler. Feriefrbrug udregnes efter indlagte feriedage, g plan belægges med medarbejderens nrmtimer: Ved prettelse af ferie pålignes ferien autmatisk en arbejdstid med nrmtimer i henhld til mfanget af ferien. I frbindelse med arbejdstider der går på tværs af døgnet tages der højde fr hvilken dag en arbejdstid tilhører, sm psat på verenskmsten. Det er f.eks. muligt at lægge timer ind fr en halv feriedag. Kan benyttes til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)ferieregler. Feriefrbrug udregnes efter antal registrerede feriedage: Kan kun aktiveres ved Ferie pgjrt i timer. Betyder at indlagt ferie registreres sm brugte dage, selvm der beregnes i timer. Belæg kun med nrmtimer Mandag til fredag: Denne psætning kan kun bruges til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)reglerne Feriefrbrug udregnes efter registrerede feriedage: Udregner ferie i henhld til planlagt ferie (¼, ½, ¾ g 1/1 dag). Der kan maksimalt registreres medarbejderens nrmtimer pr. dag. Kan benyttes til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)ferieregler. På Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk) kan der kun vælges hele dage. Feriefriværdi udregnes efter dagsgennemsnit, psat under klargør løn: Denne mulighed er kun valgbar, når der prettes regelsæt fr feriefri. Beregner gså fr medarbejdere sm har 0 i nrmtimer TimePlan Sftware A/S Side 5 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

6 MANUAL VERSION 7 Opsætninger: Feriefrbrug udregnes efter registrerede feriedage i sammenhængende perider: Udregner ferie efter registrerede feriedage, uden at tjekke på hvilke ugedage der trækkes fr. (OBS: Der trækkes stadig ikke fr helligdage, der er registreret sm lukket). Hvis der f.eks. registreres ferie nsdag, trsdag, fredag, lørdag, søndag, mandag, tirsdag, nsdag vil der på ferieknten blive trukket fr 5 dage. Den sidste nsdag bliver ikke trukket, da den ligger sm dag nr. 8 i den sammenhængende peride. Hvis man skal have nsdagen registreret sm feriedag, skal man fjerne ferien på søndagen. Således vil ferieperiden være pdelt i t, g derved bliver nsdagen trukket sm feriedag. Kan ikke benyttes til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)ferieregler. Svensk Handel: Udregner ferie efter registreret ferie, g der trækkes altid 5 dages ferieuge (dvs. mandag til fredag). Kan ikke benyttes til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)ferieregler. Tjenestemand Sverige: Udregner ferie efter regler gældende fr tjenestemandsansatte i Sverige. Kan ikke benyttes til Månedsbasis fuldtid (Finsk) g Månedsbasis deltid (Finsk)ferieregler. Anvend ekstra ferieuge (6.Ferieuge): Betyder at det er muligt at tildele en 6. ferieuge ud ver det i frvejen ptjente feriedage. Den 6. ferieuge tildeles uafhængigt af ptjenings år g dagene er altid betalt. Optjeningsåret er altid afviklingsåret g beregnes frud. Det vil sige at er man ansat hele ferieåret, får man tildelt den fulde behldning. Er man ansat eller phørt i løbet af ferieåret vil man få tildelt den del af den ekstra ferieuge man er berettiget til i frhld til psætningen. Efter at have prettet regelsættet psætter man derefter hvrdan den 6. ferieuge ptjenes i frhld til medarbejderens ansættelsesfrhld. Dette gøres ved på regelsættet at klikke på Ret psætning ud fr Ekstra ferieuge på feriereglen. Side 6 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

7 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Derefter åbner et vindue hvri man psætter ptjeningsintervallerne fr den 6. ferieuge ved at klikke på knappen Opret, prette de frskellige intervaller g klikke OK. Dat intervallerne angiver hvilken peride man skal være ansat helt eller delvis i, fr at få tildelt det antal dage der er angivet under Antal feriedage. Har man en peride der slutter den sidste dag i februar, skriver man den Der bliver derved taget højde fr skudår, så alle andre år hvr februar kun har 28 dage vil blive tilpasset. Periderne er dynamiske g tilpasser sig det aktuelle ferie år. Dvs. bruger man ferieåret 16/17 vil til være i 2017 mens til vil være i Fr et ferie år der følger kalenderåret vil alle perider have samme årstal. TimePlan Sftware A/S Side 7 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

8 MANUAL VERSION 7 Har en medarbejder flere ansættelses peride inden fr samme ferie år vil der blive tildelt dage i frhld til de frskellige ansættelsesperider. I nte skrives der hvrdan der er ptjent de ekstra dage tilhørende den 6. ferieuge. Derfr er det på medarbejderens stamkrt altid muligt at se hvilken peride der er blevet tildelt i de frskellige ansættelser perider. Betalt ferie bruges først: Hvis denne indstilling er markeret, skal medarbejderen først bruge den betalte ferie, sm er ptjent i nuværende ansættelse. Efterfølgende ferie sm medarbejderen ønsker at hlde, f.eks. betalt selv, betalt af tidligere arbejdsgivere sv. bliver der med denne indstilling ikke styret feriesald fr. Hvis indstillingen ikke er markeret, så benyttes rangrdning til feriesaldstyring ved afhldelse af ferie. Rangrdenen er: 1. Ferie med løn (betalt af nuværende arbejdsgivere) 2. Betalt af andre (betalt af tidligere arbejdsgivere) 3. Betalt selv 4. Betalt af A-kassen Knverter ikke behldning ved skift af ferieregel, nmtimer g lign.: Betyder at der ikke fretages knverteringer når der skiftes regel, nrmtimer eller autmatisk indsættes en behldning. Side 8 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

9 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Tillad negativ feriebehldning: Tillader at medarbejdere på denne regel kan have en negativ feriebehlding. Ansættelse: Denne knap nederst til venstre anvendes til psætning af betalt ferie fr medarbejdere, eksempelvis elever, sm ikke har ptjent ferie frinden ansættelsen. Klik på knappen Ansættelse. Vælg Opret/Ret. Hvis medarbejderen er ansat i en bestemt peride det første år, er det muligt at psætte, hvr mange betalte feriedage, sm medarbejderen tildeles. Eksempel 1: Det har ingen betydning, hvrnår medarbejderen bliver ansat henver året. Medarbejdere, der har en 5 dages ferieuge, tildeles 25 dage i indeværende ferie år (efter årets ferieskæringsdat) g 25 dage fr det efterfølgende ferie år. Eksempel 2: Medarbejderen har ikke ret til betalt ferie i indeværende ferie år, hvis medarbejderen ansættes efter 1. juli, men medarbejderen har ret til 25 dages betalt ferie fr kmmende ferie år, selv m medarbejderen ikke har ptjent ferie hele første år: TimePlan Sftware A/S Side 9 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

10 MANUAL VERSION 7 Bemærk: Efter at regelsættet er taget i brug på medarbejdere eller på verenskmster, er det ikke muligt at rette i venstående afsnit Ferieregel, Udbetalingsmåde, Omkstningsmåde g Afviklingsmåde. OPRET FERIEREGEL Vælg fanebladet Ferieregler g vælg det ønskede regelsæt. Klik eventuelt på knappen til højre fr regelsættets navn fr at se hvedregelsættet. Vælg Funktiner > Opret ferieregel. Herefter vises en klnne, hvr værdierne fr ferie kan indtastes. Indtast data g klik på OK. Side 10 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

11 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Skæringsdat fr ptjenings år (12 mdr.): Indtast en startdat fr ferieptjeningsåret. Daten frtsætter autmatisk i de efterfølgende år, så regelsættet behøver ikke at blive tilrettet fra år til år. Årlig tilskrivningsdat: Indtast en startdat fr ferieafviklingsåret. Daten frtsætter autmatisk i de efterfølgende år, så regelsættet behøver ikke at blive tilrettet fra år til år. Antal af feriedage pr. år: Her indtastes det antal feriedage, sm et fuldt ferie år giver i ptjening. Eksempelvis fr 5 ugers ferie indtastes 25 dage g fr 6 ugers ferie indtastes 30 dage, sv. Ferie pgjrt i timer betragtes sm en 7 dages ferieuge. Er feriereglen sat til Månedsbasis fuldtid (Finsk) eller Månedsbasis deltid (Finsk) skal der stå 0 i dette felt. Dage der ikke trækker på knten: På de frskellige ferieregler kan der psættes hvilke dage der ikke skal trække på salden. Bemærk; specielle helligdage referer til en dat sm ikke skal trække fra på salden, disse dage vil blive betragtet sm ferie, selv m de ikke er tilknyttet en natin helligdag. Hvis en bruger pretter et nyt regelsæt på en ferieregel vil specielle helligdags psætningen altid blive kpieret ver på det nye regelsæt. Er der ændret i psætningen af specielle helligdage, vil det altid være det seneste regelsæt der kpieres ADVARSEL. Retter man i regelsættet fr en eksisterende ferieregel kan have indflydelse på feriesalden. Hvis disse ændringer udføres anbefales at der laves en feriekørsel på feriereglen Via knappen psætning, vælges der hvilke dage der ikke skal trække på ferieknten. TimePlan Sftware A/S Side 11 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

12 MANUAL VERSION 7 Vinduet viser Dat: Viser en specifik dat eller beregnet dat. Helligdag: Viser hvilken helligdag der beregnes fra eller der ikke skal trække fra, visning af helligdage er styret af hvilket regelsæt der er valgt. (Dansk ferieregel = danske helligdage, Finsk ferieregel = finske helligdage) Frskyd med: Her kan vælges ved hvr mange dage dagen skal frskydes med. (+/- 365, inklusiv 0) Måned: Viser måneden Ugenummer: Viser ugenummeret Ugedag: Viser ugedagen. Dagen der ikke skal trække fra kan prettes på tre måder Specifik dat: Tillader at der prettes specifikke dater. Dette er en gangs dater da de indehlder et årstal g ikke kun dag g måned. Eks Denne dat vil kun frekmme engang hvrimd vil frekmme flere gange. Helligdag: Herfra kan der prettes dage der ikke skal trække fra i frbindelse med aktuelle helligdage. Disse er velegnet til fr de helligdage der ikke kan markeres sm helligdag i kalenderen af frskellige grunde, men sm alligevel ikke skal trække fra i ferieregnskabet. Dertil kmmer at det er muligt at frskyde de valgte helligdage med et antal dage, der kan frskydes med +/- 365 dage, frskydning er beregnet til at markere dage sm specielle helligdage i frbindelse med helligdage. Eksempelvis lørdagen før påskesøndag. Vælg Påskesøndag sm helligdag g frskyd med -1 dag. Lørdagen før påskesøndag vises nu sm en speciel helligdag, Daten bliver vist sm beregnet idet den varierer fra år til år. Helligdag viser hvilken Side 12 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

13 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING helligdag der er blevet brugt sm udgangspunkt g frskyd viser hvr mange dage frskydningen er i frhld til den valgte helligdag. Dynamisk dat: Herfra kan der prettes specielle helligdage på frskellige måder, kan prettes på månedsbasis eller ugebasis. Månedsbasis: Den simpleste måde at prette en dynamisk dat, vælge en dag i den valgte måned. Og dagen vil gælde alle de efterfølgende år. Denne dat vil aldrig blive fratrukket feriesalden. Dagen vises således i versigten. Ugebasis: Ugebaserede specielle helligdage kan prettes på tre måder. Hver valgt ugedag med et fast interval. Eksempelvis hver 3. mandag. Disse dater beregnes på grundlag af kalenderåret. I 2016 vil den første specielle helligdag være mandag den 18. januar, den næste vil være den 8. februar sv. Bemærk at I uge g I måned ikke er valgt. Ugedag i bestemt uge: Eksempelvis mandag i uge 27 Bemærk at I måned ikke er valgt. Ugedage i måned: Eksempelvis hver 2 mandag i juni. TimePlan Sftware A/S Side 13 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

14 MANUAL VERSION 7 De tre valgmuligheder vises i versigten på følgende måde. Afviklingsværdier: Feriepenge %: Her kan feriepengeprcent indtastes - f.eks %. Feriepenge tillæg %: Her indtastes feriepengeprcenttillægget - f.eks. 1 %. Antal dage der kan verføres pr. ptjenings år: Hvis medarbejderne skal have mulighed fr at verføre ferie til næste ferie år, indtastes her det antal dage, sm der kan verføres. Maks. akkumuleret dage: Maksimum ferie, sm det er muligt ver flere ferie år at pspare af verført ferie. Feriedifferenceberegning %: Hvis lønmdtagerens arbejdstid på ferietidspunktet afviger mere end f.eks. 20 % i frhld til ptjeningsåret, reguleres lønnen under ferie frhldsmæssigt. Dansk lvgivning: Ferielven vedrørende ændring i arbejdstid ( 23, stk. 3 i lv nr. 396 af 31. maj 2000 med senere ændringer). Hvis der er str frskel mellem den ptjente ferie g den aktuelle ferie, er der lvmæssigt vedtaget, at der kan gøres brug af feriedifferencen. Differencen berører dg ikke ferietillæg, den skal altid udbetales. Ferietillæg udbetales i frhld til ptjent ferie. Beregning af feriedifference i TimePlan. 1. Feriedifference sættes p under ferieregler. 2. Hvis feriedifferencen = 0, beregnes der ikke nget. 3. Hvis nrmtimer fr medarbejderen = 0, beregnes der ikke nget. 4. Hvis lønnen fr medarbejderen = 0, beregnes der ikke nget. Eksempler: En medarbejder afhlder en betalt feriedag på 7,4 timer: Gennemsnit nrmtimer i ptjeningsåret = 37 timer Nrmtimer på feriedagen = 20 timer Difference på timer = = - 17 timer Difference på timer i % = (-17/37) * 100 = - 45,95 % (37 * 45,95 % = 17) Værdien af differencen = 1 + (-45,95/100) = 0,5405 (37 - (37 * 0,5405) = 17) Side 14 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

15 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Feriedifference = (1 (37/20)) * 100 = - 85 % (20 + (20 * 85 %)) = 37 Ny betalt ferie 7,4/0,5405 = 13,70 timer En medarbejder afhlder en betalt feriedag på 7,4 timer: Gennemsnit nrmtimer i ptjeningsåret = 20 timer Nrmtimer på feriedagen = 37 timer Difference på timer = = 17 timer Difference på timer i % = (17/20) * 100 = 85 % (20 * 85 % = 17) Værdien af differencen = /100) = 1,85 (20 - (20 * 1,85) = 17) Feriedifference = (1 (20/37)) * 100 = 45,95 % (37 - (37 * 45,95 %)) = 20 Ny betalt ferie 7,4/1,85 = 4 timer Antal dage der kan udbetales: Indtast dage her, hvis det skal være muligt manuelt at udbetale ferie til medarbejderen fr ferie, sm ikke afhldes. Dat: Viser hvrnår feriereglen er prettet eller ændret. Oprettet af: Viser hvem, der har prettet/sidst ændret feriereglen. Bemærk, at det ikke er nødvendigt at lave nye ferieregler hvert år. Når startdat er valgt, så vil de efterfølgende år have reglen, indtil der er et nyt ferieregelsæt med ny startdat. Hvis der eksempelvis er lavet et regelsæt med en Startdat fr ptjenings år den , g der ikke sker ngen ændringer før år 2010, så er det ikke nødvendigt at lave et nyt regelsæt før år OPRETTELSE AF REGELSÆT FOR FERIEFRIDAGSREGLER Vælg fanebladet Feriefridagsregler > Opret regelsæt. TimePlan Sftware A/S Side 15 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

16 MANUAL VERSION 7 Navn: Indtast et sigende navn fr feriefridagsreglen. Side 16 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

17 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING Omkstningsmåde: Hvrdan afhldes mkstningerne i frbindelse med feriefri: Beregnes løbende: Feriefri mkstninger bliver løbende hensat (1/12 af 5 dage nrmtimer/uge). Ved afhldelse af ferie bliver de hensatte feriefridagspenge trukket fra i lønmkstningerne, således at dagens mkstninger bliver 0. Optjeningsmåde: Ved afhldelse af ferie: Omkstninger fr feriefridage registreres på den dag g på det tidspunkt, der afhldes ferie. Anciennitet: Hvr feriefri ptjenes efter anciennitet. Optjeningen efter anciennitet psættes fra feriefri reglen. Antal feriedage per år: Klik på Ret psætning: Indsæt kriterierne fr at ptjene feriefri efter anciennitet, klik på Ret valgte måned. TimePlan Sftware A/S Side 17 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

18 MANUAL VERSION 7 Skriv det antal dage der skal ptjenes på den valgte måned. Marker i Sæt de efterfølgende måneder til samme værdi såfremt flere efterfølgende måneder skal have samme værdi. Optjenings år: Feriefri dage bliver ptjent i et ptjenings år. Ansættelsesdat: Medarbejderne vil få tildelt det antal timer denne er berettiget til alt efter hvrnår på året vedkmmende er blevet ansat. Ved beregning bliver der taget højde fr skudår. Antallet af feriefri timer beregnes efter følgende frmel. (Nrmtimer per uge / antal dage i ferieåret) * antal dage ansat i ferieåret Fr en Feriefri regel der tildeler behldning efter ansættelsesfrhld kan der psættes hvr mange dage der maksimalt kan udløses på feriefri reglen, på samme måde sm med feriefri regler der tildeler efter et ptjenings år. Eks på ptjening: Feriefri reglen er psat til at løbe fra den g tildeler 1 uges feriefri (5 dage). En medarbejder der er ansat til 37 timer / uge per vil få tildelt fuld feriefri den (37/365) * 365 = 37 timer. En medarbejder der er ansat til 37 timer / uge per vil få tildelt feriefri den (37/365) * 184 = 18,65 svarende til 18:39 timer. Feriefri reglen er psat til at løbe fra den g tildeler 2 uges feriefri (10 dage) En medarbejder der er ansat til 37 timer / uge per vil få tildelt fuld feriefri den (37/5) * 10 = 74 timer. En medarbejder der er ansat til 37 timer / uge per vil få tildelt feriefri den (18:39/5) * 10 svarende til 37:18 timer. Skulle en ansat have flere ansættelses frhld inden fr samme feriefri år, tildeles Side 18 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

19 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING der en behldning ud fra det antal dage man er ansat indenfr de frskellige ansættelsesfrhld. Den ptjente feriefri tildeles på de frskellige ansættelses dater, g på stamkrtet vil der på indsættelsespsten på medarbejderens stamkrt være en nte der angiver periden fr beregningen. Ansættelsesdat (brugerdefineret): Understøtter Finansfrbundets msrgsdage. Feriefri tildeles efter ansættelsesdat. Der indsættes en behldning alt efter hvrnår man er ansat i indeværende år. Der psættes et regelsæt fr hvr mange dage der indsættes baseret på ansættelsesdaten. Når denne ptjeningsmåde er valgt er der t nye psætningsværdier der skal sættes. Minimum antal feriefridage: Angiver et minimum fr hvr mange dage der kan ptjenes i et feriefri år. Kan have heltalsværdier startende på 0. Antal feriefridage per år: Denne indstilling kendes fra feriefri regler der tildeler via anciennitet. Når menuen åbner fremkmmer der dg et andet vindue til angivelse af peride, hvr medarbejderne skal have været ansat før der ptjenes den angivne værdi. TimePlan Sftware A/S Side 19 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

20 MANUAL VERSION 7 Under psætningen af Antal af feriedage får man følgende vindue, hvr i man psætter hvr mange feriefridage man får tildelt per peride. Her angives de perider medarbejderen skal være ansat fr at ptjene det angivne antal dage ved at klikke Opret. Side 20 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

21 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING BEMÆRK at en medarbejder skal være ansat hele den angivne peride før at dagen(e) tildeles! Dette betyder at er en medarbejder ansat den ptjenes der ikke feriefridage fr periden , men kun fr de resterende perider. Her 3 + den dag der er angivet under minimum antal feriefridage. Har medarbejderen flere ansættelsesfrhld inden fr samme feriefri år, tildeles der feriefridage frhldsmæssigt. Dette betyder at der vil være flere indsatpster, svarende til det antal feriefridage medarbejderen har ret til i frhld til ansættelsesperiden, såfremt denne i sine ansættelsesfrhld har ptjent en behldning. Tillad at anvende ferie fra næste ferieår: Anvendes i frbindelse med Finske ferieregler. Tillader at medarbejderne kan anvende ferie fra det kmmende ferieår, hvis de ikke har mere ferie til gde i tidligere eller indeværende ferieår. Afviklingsmåde: Der psættes en dat der skal passeres før det er tilladt at anvende ferie fra det kmmende år. Daten der sættes fr anvendelse af ferie i det kmmende ferie år bliver beregnet ud fra det gældende ferie år. Eks. ferieåret 2016/2017 start på ferieåret Valgt betyder at det gælder fr ferie planlagt mellem den Valgt betyder at det gælder fr ferie planlagt mellem den Feriefrifrbrug udregnes efter planlagt arbejdstid: Udregner feriefri i henhld til planlagt arbejdstid (nrmtimer på dagen g prettelse af ferie). Hvis der ikke er planlagt arbejdstimer på dagen, hvr feriefri er prettet, så trækkes feriefritiden ikke fra medarbejderens feriefri sald. Feriefrifrbrug udregnes efter indlagte ferietimer, g plan belægges med medarbejderens nrmtimer: Ved prettelse af feriefri pålignes ferien autmatisk en arbejdstid med nrmtimer i henhld til mfanget af ferien. Det er f.eks. muligt at lægge timer ind fr en halv feriefridag. TimePlan Sftware A/S Side 21 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

22 MANUAL VERSION 7 Feriefrbrug udregnes efter antal registrerede feriedage: Kan kun aktivers ved prettelse af ferieregler g betyder at indlagt ferie registreres sm brugte dage, selvm der beregnes i timer. Belæg kun med nrmtimer mandag til fredag: Betyder at der kun registreres feriefri mandag til fredag g dagene bliver belagt med nrmtimerne Feriefrifrbrug udregnes efter registrerede feriefridage: Udregner feriefri i henhld til planlagt feriefri (¼, ½, ¾ g 1/1 dag). Der kan maksimalt registreres medarbejderens nrmtimer pr. dag. Feriefriværdi udregnes efter dagsgennemsnit, psat under klargør løn: Denne funktin kan bruges til at beregne feriefri på medarbejdere uden nrmtimer. Feriefri vil blive beregnet efter en gennemsnitlig timeantal/uge ver en bestemt peride uden hensyntagen til, hvad der står af nrmtimer på medarbejderens stamkrt. Dagsgennemsnittet vil blive beregnet X uger tilbage fra søndagen i den uge, sm den nuværende psatte peride stpper i. Beregner gså fr medarbejder sm har 0 timer i Nrmtimer Under Administratin > Glbale Indstillinger > Stamdata > klargør løn skal følgende være psat: Opsætninger Indeværende feriefri bruges først: Denne indstilling betyder at verført feriefri fra tidligere feriefri år anvendes sidst. Dette betyder dermed at verføres der rest feriefri g der i det gamle feriefri år gså er verført feriefri fra året før, verføres disse dage inden der verføres andre dage. I nten fr verførelsen ses hvilke feriefri år dagen(e) kmmer fra. Side 22 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

23 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIESALDOSTYRING I denne frbindelse er det gjrt muligt at medarbejderne selv kan verføre / udbetale ferie /feriefri, såfremt reglerne tillader dette via medarbejderprtalen til hvilken der er kmmet nye indstillingsmuligheder. Gå under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejderknti fr at psætte disse valg. TimePlan Sftware A/S Side 23 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

24 MANUAL VERSION 7 Herfra er det muligt at psætte m der må verføres eller udbetales ferie eller feriefri. Samtidigt kan der angives hvr mange uger inden ferie-/feriefri årets afslutning man kan fretage dette. 0 angiver at medarbejderne kan verføre eller udbetale hele ferieåret. Benytter dat fr ptjenings år (12 mdr.): Markeres der her, betyder det, at det er muligt at sætte ptjeningen af feriefri til at beregne på samme måde sm ferie via et ptjenings år. Knvertér ikke behldning ved skift af ferieregel, nrmtimer g lign.: Når en medarbejder skifter ferieregel, vil der intet skal ske med feriesalden i frbindelse med skiftet. OPRET FERIEFRIDAGSREGEL Vælg det regelsæt, sm skal have tilknyttet en feriefridagsregel, g pret herefter feriefridagsreglen. Vælg Funktiner > Opret ferieregel. Årlig tilskrivningsdat: Indtast en dat fr feriefri skæringsdaten. Daten frtsætter autmatisk i de efterfølgende år, så regelsættet behøver ikke at blive tilrettet fra år til år. Afviklingsværdier: Antal feriefridage pr. år: Klik på Ret psætning fr at indtaste antal feriefridage i relatin til den anciennitet, der er krævet fr at pnå de psatte feriefridage. Side 24 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

25 FERIESALDOSTYRING - RET REGELSÆT Antal dage der kan verføres pr. ptjenings år: Hvis medarbejderne skal have mulighed fr at verføre feriefridage til næste ferie år, indtastes her det antal dage, sm der kan verføres. Antal dage der kan udbetales: Her indtastes det antal feriefridage, medarbejderne skal have mulighed fr at kunne få udbetaling fr, hvis dagene ikke er blevet afhldt. Maks. akkumuleret ferie: Antallet af akkumuleret verførte feriefridage. Dat: Viser hvrnår feriereglen er prettet eller ændret. Oprettet af: Viser hvem der har prettet/sidst ændret feriereglen. RET REGELSÆT Vælg Ret regelsæt. Giver mulighed fr at rette i eksisterende regelsæt. Rettes et regelsæt, g der er tilknyttet en verenskmst på regelsættet, pdateres verenskmsten autmatisk. Fr at medarbejderne skal pdateres, skal der laves en ny kørsel af ferie. SLET REGELSÆT Det er muligt at slette et regelsæt, hvis ikke der er tilknyttet en verenskmst. Vælg Slet regelsæt. Hvis valgte ferienavn er tilknyttet en verenskmst, kan det ikke slettes. Nedenstående dialgbks vises: OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DAGSGENNEMSNIT Feriefri reglen er psat sm nedenstående: TimePlan Sftware A/S Side 25 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

26 MANUAL VERSION 7 Under Administratin > Feriesaldstyring > Feriefridagsregler > Opret regelsæt 0 vælges, at Feriefrbrug udregnes efter registreret feriefridage g at Ferieværdi udregnes efter dagsgennemsnit, psat under klargør løn. Dagsgennemsnittet set i glbal psætning under Administratin > Glbale Indstillinger > Stamdata > Klargør løn: På stamkrtet vises det sm: Side 26 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

27 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DA Der er verensstemmelse med sald på stamkrtet g lønkørsel. Lønperider prettes via Peridetider: TimePlan Sftware A/S Side 27 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

28 MANUAL VERSION 7 Første gang man kmmer ind i billedet er det tmt, der klikkes på Opret fr at prette de ønskede perider. Følgende er psat under Administratin > Glbale Indstillinger > Stamdata > Klargør løn: Hvis ptjening af feriefri fretages 1/5. Beregningen af daggennemsnit starter 6/6, da det er den sidste søndag i den aktuelle af de psatte perider g vil så se 5 uger bagud da det er sat p under Administratin > Glbale Indstillinger > Stamdata > Klargør løn Medarbejderen har 32:18 timer/uge i gennemsnittet i de 5 uger, sm beregnes, uanset hvad der står på stamkrtet af nrmtimer. Det vil da se sådan ud på feriefri knten: Når feriefri, beregnet efter dagsgennemsnit, bruges kan man kun sætte hele dage ind. Side 28 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

29 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DA Feriefridagene frbruges på følgende måde: Hvis der ikke er en arbejdstid, på den dag man indsætter en feriefri dag fås denne meddelelse: Her er f.eks. lagt 5 feriefridage ind med frskellige arbejdstider, Der trækkes en feriefridag, uanset hvr mange timer man har på en dag. Vil da se sådan ud på knten: TimePlan Sftware A/S Side 29 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

30 MANUAL VERSION 7 Sm det ses, kan sald i timer være negativ. Men der bliver kun brugt 1 feriefri dag pr. dag, uanset hvr mange timer, der bliver brugt. Brugt i timer udtrykker, hvr mange plantimer der er brugt den pågældende dag. Lønsystemet regner selv differencen mellem Brugt i timer g Brugt i feriefridage. FERIEAFREGNINGER Ferieberegning fretages, hvis en medarbejder bliver afskediget g har ferie med løn, eller hvis en medarbejder skifter fra en ferieregel med løn til en ferieregel uden løn. Vælg Funktiner > Ferieafregninger, eller knappen Se ferieafregninger Ferieafregningen er gså tilgængelig fra medarbejdernes stamkrt under fanebladet Fravær > Ferie. KORRIGERING AF FERIE FOR OPHØRT MEDARBEJDER Fr phørte medarbejdere pretter TimePlan autmatisk en phørspst. Ophørspsten er prettet af systemet g flytter den resterende behldning af ferie med løn til ferie uden løn. Derfr skal der krrigeres ud fra behldningerne sm de så ud inden phørspsten. Side 30 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

31 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DA Eks der er 35 timers betalt ferie g 0 timer ikke betalt ferie inden afregningen udføres. Knten kan nulstilles ved at krrigere værdierne på psten inden afregning. Er der både betalt g ikke betalt ferie, skal begge krrigeres. Efter krrektin vil phørs psten autmatisk blive tilpasset LOG-SYSTEM FOR REDIGERING AF FERIEFRIDAGSREGLER Vælg Administratin > Feriesaldstyring > Funktiner > Se lg fr at få vist de frskellige rettelser, sm er udført fr de enkelte ferieregler. I venstående billede fremkmmer lg ver ændringer fretaget i ferie eller feriefridagsreglerne. Også rettelser på specielle helligdage lgges. FRAVÆRSTYPER TIL FERIE & FERIEFRI Fraværstyperne, der skal bruges til ferie g feriefridage, skal vælges. Fraværstypen kan ikke være ens til ferieregler g feriefridagsregler. Valget af fraværstyper kan ikke rettes, hvis de først er i brug fr en medarbejder i TimePlan. Hvis knappen Vælg ikke er tilgængelig, er det frdi, den valgte fraværstype er i brug i TimePlan fr en medarbejder. Vælg fanebladet Opsætninger, g vælg ønskede fraværstyper: TimePlan Sftware A/S Side 31 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

32 MANUAL VERSION 7 Til Ferieregler har man mulighed fr at kunne vælge sekundære fraværstyper, skal dg være fraværstyper der står til 100 i medregn g sm ikke fratrækker nett-løntimer. Sekundære fraværstyper til registrering af ferie bruges i frbindelse med fraværsgrupper, hvr man har mulighed fr at ændre en anden fraværstype til ferie. Ved valg af sekundær fraværstype til ferieregler fra knappen Vælg, får man vist alle fraværstyper undtagen Fraværsgrupper Fravær der er brugt til ferie/feriefri Fravær der er fravalgt under glbale indstillinger Under psætninger er det muligt at vælge undtagelser fr ferie med løn. Herfra skal de fraværstyper markeres, sm ikke skal tælle med i ptjeningen til ferie med løn. De fraværstyper der er vist med grå skrift er brugt sm undertyper i fraværsgrupper g man kan gså vælges at der ikke skal beregnes ferie fr disse. Vælges eksempelvis fraværstypen Frihed uden løn, betyder dette, at hvis Frihed uden løn bliver afhldt i ptjeningsåret, bliver denne fraværs peride ikke medregnet sm ferie m. Løn. Eksempel: En medarbejder er ansat i hele ptjeningsåret. Han er på en ferieregel med 25 dage pr. år, men afhlder 1 uge Frihed uden løn i ptjeningsåret. Hvis fraværstypen er markeret, betyder dette, at medarbejderen kun vil ptjene 24,65 dage med løn. OPSÆTNING AF FERIEREGLER I OVERENSKOMSTER På verenskmsterne kan man vælge at sætte ferieregler, der skal gælde sm standard fr de enkelte medarbejdere. Vælg Administratin > Overenskmster > Ønsket verenskmst > fanebladet Ferie. Side 32 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

33 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DA Vælg en ferieregel, der kun kan benyttes på denne verenskmst. Vælg en feriefridagsregel, der kun kan benyttes på denne verenskmst. Marker Gælder tilknyttede medarbejder, hvis ferieregel altid skal gælde medarbejdere, sm er tilknyttet valgte verenskmst. Hvis ikke der markeres her, kan feriereglen psættes på medarbejderens stamkrt. Marker Gælder tilknyttede medarbejder, hvis feriefridagsregel altid skal gælde medarbejdere, sm er tilknyttet valgte verenskmst. Hvis ikke der markeres her, kan feriefridagsreglen psættes på medarbejderens stamkrt. Der er mulighed fr at se feriereglerne ved at klikke på Se ferieregler. FERIEREGELOVERSIGT FOR OVERENSKOMSTER Det er muligt at vise en versigt ver hvilke ferieregler, der er knyttet til hvilke verenskmster. Vælg Administratin > Feriesaldstyring > Funktiner > Overenskmster. TimePlan Sftware A/S Side 33 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

34 MANUAL VERSION 7 MEDARBEJDERE Det er muligt at vise en versigt ver hvilke ferieregler, der er knyttet til hvilke medarbejdere. Vælg Administratin > Feriesaldstyring > Funktiner > Medarbejder. Side 34 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

35 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DA Medarbejdere fra frskellige afdelinger kan vises med panelet i venstre side. Panelet kan skjules med Funktiner > Skjul afdelinger, hvis det ønskes fr en bedre visning af data. Det er muligt at udvælge peride fr visning af medarbejderne. Herudver er det muligt at udskrive versigt ver de ferieregler, sm medarbejderne er tilknyttet. På medarbejderstamkrtet er det muligt at se feriereglen fr den enkelte medarbejder. Vælg Medarbejderliste > medarbejder > fanebladet Stamkrt. TimePlan Sftware A/S Side 35 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

36 MANUAL VERSION 7 Klik på til højre fr feriereglen på medarbejderstamkrtet. Det er her muligt at se reglen uden at rette stamkrtet. Side 36 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

37 FERIESALDOSTYRING - OPSÆTNING AF FERIEFRI TIL AT BEREGNE EFTER DA KØRSEL AF FERIE Tildeling af ferie til medarbejderne er en manuel pgave i TimePlan. Først efter kørsel af ferie får medarbejderne tilskrevet timer på feriesalden. Ferie skal køres. Ved pstart af anvendelsen af mdulet. Fr det kmmende ferie år i tilpas gd tid, så medarbejdere kan planlægge ferie ud i fremtiden. Efter ferieårets skæringsdat, f.eks. 1. maj, hvis det er sat p i prgrammet, at det er muligt at verføre ferie til næste ferie år. Fremgangsmåde: Vælg Administratin > Feriesaldstyring > fanebladet Ferieregler eller Feriefridagsregler > Funktiner > Kørsel. Vælg Regelsæt. Vælg Afviklings år. Vælg ønskede afdeling(er). Herefter vises medarbejdere med det valgte regelsæt. Vælg medarbejder(e), sm skal mfattes af kørslen. Det gøres ved at klikke på markeringsbksen ud fr medarbejderne eller ved at højre klikke på medarbejderen g vælge Medtag valgte medarbejder. Alle medarbejdere vælges ved højre klik g valg af Medtag alle medarbejdere. Klik på Kør. Herefter vises vinduet: TimePlan Sftware A/S Side 37 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

38 MANUAL VERSION 7 I venstående vindue er det muligt at tage stilling til: Sæt manuelt tilførte pster sm ignrerede (ikke lønlåste): Marker her, hvis manuelt tilført ferie på medarbejderens stamkrt skal slettes fr kørslens afviklings år. Sæt nyansat pster sm ignrerede (Ferie uden løn vil blive indsat): Marker her, hvis indtastning af ferie fra tidligere arbejdsfrhld m.m. ved ansættelse skal fjernes, g der skal beregnes ferie uden løn fr denne medarbejder. Slet udbetalte pster (Ikke lønlåste): Marker her, hvis manuelt udbetalte pster skal slettes fr kørslens afviklings år, sm der endnu ikke er kørt løn fr. Slet genansættelse pster: Marker her, hvis værdier fr genansættelse skal slettes. Slet verførte pster: Marker her, hvis verførte pster skal slettes. Alle ændringer, der er fretaget, vil blive skrevet til lg. LØNGRUNDLAG (kræver tillægsmdulet Løneksprt) Opsætning af lønarter fr ferie lønkder: Vælg Administratin > Lønkørsler > fanebladet Kdepsætninger > Overenskmstkder. Side 38 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

39 FERIESALDOSTYRING - LØNGRUNDLAG TimePlan beregner selv, hvad der er afhldt af ferie med løn g uden løn, m.v. Beskrivelse af ferie lønkderne: Ferietimer med løn: Antal timer, sm medarbejdere har afhldt ferie med løn. Sek. ferietimer med løn: Antal timer, sm medarbejdere har afhldt af ferie på sekundær feriefraværstype. Ferietimer med løn > 31-12: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Ferietimer med løn > 30-04: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Ferietimer uden løn: Antal timer, sm medarbejdere har afhldt ferie uden løn. Sek. ferietimer uden løn: Antal timer, sm medarbejdere har afhldt af ferie på sekundær feriefraværstype. Ferietimer uden løn > 31-12: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Ferietimer uden løn > 30-04: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Overf. feriedage brugt: Hvr mange verførte feriedage der er brugt i lønperiden. Overf. ferietimer brugt: Hvr mange verførte ferietimer der er brugt i lønperiden Ferietimer med arb. tid: Antal timer, sm medarbejdere har afhldt ferie, hvri der indgår arbejdstid. TimePlan Sftware A/S Side 39 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

40 MANUAL VERSION 7 Ferietimer udbetalt: Manuelt udbetalte ferie timer. Feriedage med løn: Antal afhldte feriedage med løn i HELE dage. Feriedage med løn > 31-12: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Feriedage med løn > 30-04: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Feriedage uden løn: Antal afhldte feriedage uden løn i HELE dage. Feriedage uden løn > 31-12: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Feriedage uden løn > 30-04: Mulighed fr at splitte ferieåret p ved års skiftet således at man kan se hvilket år ferien er afhldt i. Her fra > Feriesald i dage: Feriesald verføres sm dage. Feriesald i timer: Feriesald verføres i timer. Feriedifference i timer: Antal timer, der vil stå i difference ved skift af nrmtimer fra ptjeningsåret til afviklingsåret. Feriefritimer: Antal timer, sm medarbejdere har afhldt sm feriefritimer. Feriefritimer udbetalt: Manuelt udbetalte feriefritimer. Feriefritimer sald: Feriefri sald verføres i timer. BRUG AF FERIESALDOSTYRING Feriesaldstyring bruges i frbindelse med registrering af ferie g feriefridage på medarbejderne fr at hlde styr på, at feriereglerne bliver verhldt. Herfra er det muligt at hlde styr på, hvr mange feriedage medarbejderen har - fra virksmheden selv g fra eventuelle tidligere arbejdsgivere. OPRETTELSE AF NY MEDARBEJDER Når en ny medarbejder prettes, kan feriereglerne vælges. Vælg Medarbejderliste > Opret. Udfyld stamkrtet g vælg de ønskede ferieregler til medarbejderen, såfremt det er muligt at vælge mellem feriereglerne. Hvis der på verenskmsten er valgt Gælder tilknyttede medarbejder, er det ikke muligt at vælge, hvilke ferieregler en medarbejder er tilknyttet, da de autmatisk får den ferieregel, der er knyttet p på deres verenskmst. Hvis Gælder tilknyttede medarbejder ikke er markeret på verenskmsten fr medarbejderen, så er det muligt at vælge ferieregel til medarbejderen direkte på stamkrtet i højre side: Side 40 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

41 FERIESALDOSTYRING - BRUG AF FERIESALDOSTYRING INDTASTNING AF FERIE FRA TIDLIGERE ARBEJDSFORHOLD Når en ny medarbejder ansættes kan medarbejderens resterende ferie i indeværende ferie år indtastes. Herudver kan det besluttes, hvrdan medarbejderens ferieret er finansieret. TimePlan Sftware A/S Side 41 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

42 MANUAL VERSION 7 Ovenstående mulighed er tilgængelig ved prettelse af en ny medarbejder, hvrpå der er sat et nrmtimetal. INDTASTNING AF FERIE VED GENANSÆTTELSE Når en tidligere medarbejder bliver genansat, fremkmmer samme bks til indskrivning af restferie sm hs nyansatte. Aktuelle værdier indsættes ved genansættelse af en medarbejder. Annulleres denne bks, fremkmmer følgende fejlmeddelelse: Denne besked kan ignreres g restferie kan indlægges manuelt på medarbejderen. OPRETTELSE AF FERIE I planlægningsvinduet kan ferie eller feriefridage indsættes på samme måde sm ved prettelse af fravær, dvs. ved at højre klikke på det ønskede tidspunkt ud fr medarbejderen i planlægningsvinduet g vælge Opret fravær. Såfremt man frsøger at ligge mere ferie ind, end medarbejderen har ptjent, fremkmmer en besked m, at der mangler timer, g man får så mulighed fr at vælge, hvrdan den manglende ferie skal erstattes: Side 42 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

43 FERIESALDOSTYRING - BRUG AF FERIESALDOSTYRING Annuller: Gemmer ikke fraværet, g returnerer til fraværsredigering. Resten ligges ind sm feriefri: Anvendes hvis indlagt ferie skal prettes sm feriefri. Dette punkt vil kun blive vist, hvis feriefri kntens balance ikke vil gå i negativ ved denne handling. Regulere arbejdstimerne ned (de sidste arbejdstimer): Hvis de bagvedliggende arbejdstimer skal reguleres i længden, således at ferie ikke går i negativ. Dette punkt vil kun blive vist, hvis man kører ferie beregnet efter antal arbejdstimer. Vælg fraværstype: Hvis man i venstående eksempel ønsker at ligge den ene dags fravær, der mangler på ferieknten, ind sm f.eks. frihed uden løn eller lign. Vælg funktin: Hvis det manglende fravær skal ligges ind sm f.eks. afspadsering. Det er muligt at regulere arbejdstiden ned, vælge en fraværstype (f.eks. frihed uden løn), vælge resten af timerne sm feriefri, afspadsering, eller vælge en funktin (f.eks. arbejdsfri). Nedenstående advarsel vises, hvis man vælger Annuller fra venstående. Det gælder både ved indsættelse af ferie eller arbejdstid i ferieperiden. Klik OK, hvrefter der vendes tilbage til dialgbksen fr indsættelse af Ferie/Feriefri. Herfra klikkes der gså Annuller. INDSÆT FERIE TIL FERIEBEHOLDNING Det er muligt at indsætte eller fratrække ferie til feriebehldningsknten manuelt. Vælg Medarbejderliste > medarbejder > fanebladet Fravær > fanebladet Ferie. TimePlan Sftware A/S Side 43 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

44 MANUAL VERSION 7 Herfra vises en versigt ver medarbejderens feriesald. Fra bunden af billedet er det muligt at lave følgende aktiviteter i frbindelse med medarbejderens feriedage: Ignrer pst: Denne knap ignrerer den markerede feriepst, så de ikke indgår i ferieberegningen. Følgende pster kan ignreres: Ny ansat pster Udbetalte pster Manuelt tilførte pster Medtag ignrerede pster: Markér denne fr at vise ignrerede pster. Disse bliver vist med grå markering. De bliver dg stadig ikke medtaget i ferieberegningen. Kørsel: Det er muligt at lave en kørsel med tildeling af ferie fr medarbejderen direkte fra stamkrtet. Krrigere: Bruges til manuelt at krrigere i ferie eller feriefri: Side 44 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

45 FERIESALDOSTYRING - BRUG AF FERIESALDOSTYRING Dat: Vælg en dat fr, hvrnår ferie skal tilskrives eller fratrækkes. Det er ikke muligt at vælge en dat, sm er uden fr det valgte afviklings år. Optjenings år: Viser hvilket ptjenings år ferien redigeres fr. Afviklings år: Viser hvilket afviklings år ferien redigeres fr Behldning: Viser medarbejderens aktuelle behldning af ferie. Indtast Antal uger, Antal dage eller Antal timer, sm der skal tilskrives eller fratrækkes medarbejderens feriebehldning. Ferie med løn: Marker her m det er Fratræk, Tilskriv eller Flyt til ferie uden løn, der ønskes fretaget. Ferie uden løn: Marker her m det er Fratræk, Tilskriv eller Flyt til ferie med løn, der ønskes fretaget. Ferieregler: Her er link til at se medarbejderens ferieregler. Det er dg ikke muligt at rette i reglerne herfra. Klik på OK. Herefter vises en dialgbks, sm giver mulighed fr at indtaste en nte m, hvrfr der er tilført eller fratrukket ferie på feriebehldningen: Udbetal: Bruges, såfremt det er tilladt på feriereglen, til at udbetale restferie, der ikke er blevet afhldt. Ret nte: Giver mulighed fr at skrive en nte fr valgte pstering. Se regler: Link til at se feriereglerne fr denne medarbejder. Se udskrift: Viser en rapprt med mulighed fr udskrift af bevægelserne på feriebehldningen. Ferieafregning: Bruges i frbindelse med fratrædelse eller skift fra m. løn til u. løn, hvr medarbejderen har ptjent ferie. TimePlan Sftware A/S Side 45 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

46 MANUAL VERSION 7 Feriedifference: Bruges i frbindelse med at en medarbejder, der har ferie med løn, skifter nrmtimer mellem ptjeningsåret g aftjeningsåret. FERIEOVERSIGT PÅ MEDARBEJDERSTAMKORTET Fra medarbejderstamkrtet, kan man se en versigt ver de enkelte ferie år. Vælg Medarbejderliste > medarbejder > fanebladet Fravær > fanebladet Ferie. Det er bl.a. muligt at se følgende: Ferieåret: Hvilket år salden mhandler. Har en medarbejder skiftet til en ferieregel der har anden skæringsdat i løbet af året vil der blive vist ferieår fr den gamle regel g verlappende ferieår fr den nye regel. År hvr medarbejderen ikke har været ansat mindst 1 dag i ferieåret vil ikke være synligt på stamkrtet. Ferieåret: Start g slutdat på Ferieåret. Optjenings år: Hvilket år ferien er ptjent i. Nrm-timer/uge: Medarbejderens nrmtimer pr. uge. Regelsæt: Navnet på det ferieregelsæt, medarbejderen er ansat efter. Følgende klnner vises på fanebladet: Side 46 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

47 FERIESALDOSTYRING - BRUG AF FERIESALDOSTYRING Dat: Viser hvilken dat, der er sket bevægelser på salden. Behldning: Viser hvad medarbejderen har til gde af ferietimer i ferieåret. Brugt: Viser hvr mange ferietimer, der er brugt i ferieåret. Er en medarbejder phørt, vil der i denne klnne blive vist Afsked af medarbejder: Klnnerne i højre side af vinduet viser medarbejderens ptjente ferietimer (hvis der ikke er markeret i feriereglens psætning: Betalt ferie bruges først): Ferie med løn: Ferie, sm er betalt af nuværende arbejdsgiver. Betalt af andre: Eksempelvis ferie ptjent hs tidligere arbejdsgiver. Betalt selv: Ferie, sm medarbejderen selv betaler. Betalt af a-kasse: F.eks. feriedagpenge. Tilført: Viser hvr meget ferie, der er tilført hvrnår. Status: Planlagt: Ved planlagt ferie. Indsat: Ved en feriekørsel. Manuelt: Hvis manuel tid er tilføjet medarbejderens knt. TimePlan Sftware A/S Side 47 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

48 MANUAL VERSION 7 Udbetalt: Hvis nget af ferien er blevet udbetalt. Det kræver dg, at der på feriereglen er givet lv til udbetaling. Nyansat: Hvis der er indsat tid på en nyansat medarbejder. Overført: Ferie, der er verført fra tidligere år. Tilført: Ferie, der er tilført fra året før. Afregnet: Hvis en medarbejder har fået afregnet sin betalte ferie til feriegir ved at medarbejderen skifter fra Ferie med løn til Ferie uden løn. Genansat: Hvis en medarbejder bliver genansat i ferieperiden. Skift af nrmtimer: Hvis en medarbejder skifter nrmtimer i ferieperiden. Skift af ferieregel: Hvis en medarbejder skifter ferieregel i ferieperiden. Afsked: Vises, når en medarbejder er stppet. Hvis psætningen: Betalt ferie bruges først er sat på regelsættet følgende klnner: - vises Ferie med løn: Ferie, sm er betalt af arbejdsgiveren. Ferie uden løn: Ferie, sm medarbejderen selv betaler, f.eks. finansieret af medarbejderens tidligere arbejdsgiver eller af feriedagpenge. SALDO FOR FERIE I PLANLÆGNING Det er muligt at vise sald fr ferie g feriefridage fr medarbejderne i planlægningsvinduet. Side 48 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

49 FERIESALDOSTYRING - SALDO FOR FERIE I PLANLÆGNING Højre klik på tælleværket i højre side af planlægningsvinduet g vælg Feriesald g Feriefrisald. Herefter vises salden fr resterende ferie g feriefridage på medarbejderne fr det ferie år, sm det aktuelle planlægningsvindue vedrører. Ferie: Vises sm Antallet af uger * Antallet af dage * Antallet af timer. Eller hvis regel er sat til ferie i timer, vil der blive vist Timer * Minutter. Feriefri: Vises i Antal timer. TimePlan Sftware A/S Side 49 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

50 MANUAL VERSION 7 FERIEOMKOSTNINGER (kræver tillægsmdulet Lønbudget) Med tillægsmdulet Lønbudget er det muligt at få vist mkstningerne i frbindelse med medarbejdernes ferie. Vælg Planlægning > Funktiner > Lønbudget > Vis samlede mkstninger. Under fanebladet Specifikatin af løn kr. vises afsnittet Feriemkstninger med infrmatin m feriepenge g ferietillæg fr den ønskede peride. UDSKRIFT TIL FINSKE FERIEREGLER Fra Stamkrt >Fravær > Ferie > Udskriv kan man vælge mellem standard udskrift g feriesald. Side 50 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

51 FERIESALDOSTYRING - UDSKRIFT TIL FINSKE FERIEREGLER Standard udskriften laver et print ver brugt g tilført ferie. TimePlan Sftware A/S Side 51 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

52 MANUAL VERSION 7 Udskriften feriesald giver mulighed fra at vælge ferie år g antal år. Og vil give en udskrift ver hvr mange dage der er ptjent, i hvilke periden ferien er brugt g hvilken sald der er tilbage. MEDARBEJDER FERIEUDSKRIFT Det er muligt at medtage feriedata på medarbejderudskrifter. Vælg Medarbejderliste > Udskriv liste > Opret. Vælg hvilke afdelinger, udskriften skal gælde fr. Står sm standard til alle afdelinger. Skal udskriften gælde fr bestemte afdelinger, fjernes fluebenet ud fr Alle afdelinger. Vælg fanebladet Ferie/Fridage fr at srtere i de ferie-/feriefridage, sm skal med på udskriften. Side 52 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

53 FERIESALDOSTYRING - MEDARBEJDER FERIEUDSKRIFT Feriebehldning pr. dat: Vælg hvilken behldningsdat, der skal laves udtræk på. Ferie ttal behldning: Her kan vælges, hvilken ttal behldning, ferie med g uden løn, sm skal på udskriften. Ferie m. løn behldning: Her kan vælges, hvilken behldning med løn, sm skal på udskriften. Ferie u. løn behldning: Her kan vælges, hvilken behldning uden løn, sm skal på udskriften. Ved venstående tre psætninger kan følgende psættes: Alle behldninger: Ingen kriterier på behldning. Behldning større end: Kun medarbejdere med en behldning større end den psatte behldning medtages på udskriftet. Behldning mindre end: Kun medarbejdere med behldning mindre end den psatte behldning medtages på udskriftet. Alle behldninger mellem: Kun medarbejdere med behldning der pfylder det psatte interval medtages på udskriftet. Vælg fanebladet Faste felter fr at vælge de felter, sm skal med på udskriften: TimePlan Sftware A/S Side 53 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

54 MANUAL VERSION 7 Dbbeltklik på de ønskede ferie felter i venstre side, der skal med på udskriften. Klik Gem sm fr at gemme udskriften g vælg derefter Udskriv. Side 54 af 55 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

55 - MEDARBEJDER FERIEUDSKRIFT TimePlan Sftware A/S Side 55 af 55 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR