Referat Emne: Møde i HovedMED (HovedMEDindflydelsesudvalget) Sted: D1 Dato: 21. august kl. 13.00 15.00 Deltagere: Hugo Pedersen, kommunaldirektør, formand Ida Andrea Stoltze Rasmussen, TR for DJØF, næstformand Marianne Lindholdt, FTR for DLF Hanne Nordfalk, FTR for DSR Marlene Dalskov, FTR for BUPL Ena Brandt Clausen, FTR for FOA (SOSUområdet) Ida Skiater-Knudsen, Suppleant for Ulla Høgh, TR for SL Anette Pollas, TR for FOA (pædagogmedhjælperne) Henrik Pedersen, arbejdsmiljørepræsentant Lone Skovsbøll, arbejdsmiljørepræsentant Kenneth Kristensen, direktør Mette Jensen, direktør Klaus Poulsen, centerchef (arbejdsleder i BOV) Gert Ahrentecht Jensen, personalechef Kristine Ansted Schmidt, Løn og Personale Mette Camilla Ebdrup, Løn og Personale Fraværende Palle Jensen, TR for 3F Jan Koren Stoltz, FTR for HK Dato: 19.09.2014 Side 1/1313 Acadre 14/1363 Center for Økonomi og Personale Ådalsparkvej 2 2970 Hørsholm Tlf. 4849 1150 lop-post @horsholm.dk www.horsholm.dk Kontaktperson Mette Camilla Ebdrup Personalekonsulent Direkte tlf. 48 49 14 99 Referat af møde i HovedMED den 21. august 2014 kl. 13.00 15.00 i D1 Hugo Pedersen startede med at byde velkommen, hvorefter der var en kort præsentationsrunde af de forskellige medlemmer af HovedMED.
1. Godkendelse af referat fra mødet den 15. maj 2014 Ena Brandt Clausen havde en bemærkning til referatets punkt 2.4. Ena Brandt Clausen oplyste, at de faglige organisationer ikke kun skal have en kopi af hver ansættelse i løntilskud, men at de også skal godkende ansættelsen. Gert Ahrentecht Jensen oplyste, at det er korrekt, at medarbejderrepræsentanten skal godkende ansættelsen. Denne kan dog ikke modsætte sig at underskrive blanketten, hvis forholdstalskravene er opfyldte (d.v.s. maksimalt 1 person pr. 10 ansatte). Side 2/1313 Marlene Dalskov er i refereret under punkt 1 vedr. partshøring citeret for at henvise til forvaltningslovens 19. Det indlæg, Marlene Dalskovs ønskede ført til referat, er: Medarbejdersiden er uenige i, at afskedigelser/beslutninger kan køre sideløbende med information og drøftelser i MED-systemet. Information og drøftelse i MED-systemet skal gå forud for beslutningen jf. MEDaftalens 10 stk. 2. Referatet blev godkendt med de nævnte bemærkninger. 2. Orientering 2.1. Præsentation af den nye kommunaldirektør Hugo Pedersen gav en kort præsentation af sig selv. Hugo har tidligere været ansat som kommunaldirektør i Hørsholm Kommune i årene fra 1994-2002. Derudover har han været ansat i om afdelingsleder i KL. Været kommunaldirektør i Høje Taastrup Kommune og Gribskov Kommune, og har senest været ansat som chefkonsulent i KL. Hugo bor i Hørsholm, og har sin omgang her. Han har tidligere haft meget at gøre med MEDsystemet, og vil gøre sit for, at det ikke taber flyvehøjde i Hørsholm Kommune. Han går ind for, at der skal være en uformel omgangstone til møderne, og så oplyste han, at man altid kan ringe og skrive til ham, hvis der er noget, man vil tale om. Hugos ambition med MED-systemet er, at vi skal være medskabende, og at MED-systemet skal med på et tidligt tidspunkt. 2.2. Lokal løndannelse Gert Ahrentecht Jensen oplyste, at de fleste ansatte har krav på at få deres løn vurderet en gang årligt. Dette fremgår af overenskomster og aftaler. Direktionen har tidligere besluttet, at der
fortsat er lokal løndannelse i Hørsholm Kommune. Det er den enkelte leders ansvar at udnytte de muligheder der er. Da der hverken i overenskomster eller budgetterne er afsat midler særskilt til lokal løndannelse, har kommunen en udfordring. De faglige organisationer har tidligere i HovedMED udtrykt ønske om en samlet proces for hele kommunen. Gert Ahrentecht Jensen orienterede, om den proces som Chefforum har besluttet i 2014: - HovedMED informeres om processen d. 21. august 2014 - Løn og Personale informerer de faglige organisationer om processen inden 15. september 2014 - Ledergruppen i de enkelte centre drøfter inden 15. september 2014 lokal løndannelse i det enkelte center - Det enkelte center sender evt. forslag til lokal løndannelse til de faglige organisationer inden 15. september 2014 - De faglige organisationer / TR sender senest d. 15. oktober 2014 evt. forslag til LOP - Ledergruppen/den enkelte leder tager efter 15. oktober stilling til de indsendte forslag. Side 3/1313 Ida Andres Stoltze Rasmussen svarede, at medarbejdersiden synes, at det er rigtig godt, at der er udarbejdet en proces. Hun orienterede om, at medarbejdersiden ønsker, at det skrives ind i processen, at der hurtigst muligt efter d. 15. september 2014 bliver aftalt tidspunkter for forhandling med de aftaleberettigede organisationer. I forhold til midler til rådighed for forhandling, så henviste Ida til aftalen om at tilbageløbsmidler skal bruges på løn. Det betyder, at der er lønmidler at forhandle om, selv om man ikke kan være sikker på, at der vil være midler i alle enheder hvert år. Hugo Pedersen orienterede om, at der sagtens i HovedMED på et senere tidspunkt kunne være en drøftelse omkring afsættelsen af midler til lokal løndannelse. Han oplyste, at lokale lønmidler bliver taget af lønbudgettet, og at en større del af lønfastsættelsen godt kan gøres mere fleksibel. Marianne Lindholdt kommenterede blandt andet på ovenstående, at fx lærerne hellere ville have generelle lønstigninger end flere midler til lokal løndannelse. 2.3. Effektivisering status og videre proces Hugo Pedersen orienterede om at processen om effektivisering har haft to lag. Det første lag har omhandlet Valcon,
som har udarbejdet et idekatalog til effektiviseringer i Hørsholm Kommune. Det andet lag drejer sig om, at Hørsholm Kommune hele tiden har fokus på et løbende grundlag for effektiviseringer, og hvordan Hørsholm Kommune kan bruge deres midler anderledes eller klogere. Hugo Pedersen orienterede om, at Valcon har valgt at fokusere på 22 punkter fra deres idekatalog, og opfordret Hørsholm Kommune til at arbejde videre med disse. På kommunalbestyrelsens budgetkonference skal politikerne bl.a. drøfte hvilke af idéerne fra idékataloget, der skal analyseres nærmere. Side 4/1313 Kenneth Kristensen orienterede om hele processen omkring Valcon. Processen har tre faser: 1. Idefasen: Det er den fase som netop er afsluttet, som er mundet ud i idekataloget fra Valcon. En stor del af medarbejderne har kunnet komme med input og bidrage til denne proces. Politikerne skal nu beslutte, hvilke ideer der skal arbejdes videre med på budgetkonferencen. 2. Undersøgelsesfasen: De ideer som politikerne har udvalgt skal her undersøges nærmere. 3. Beslutningsfasen: I denne fase skal der på baggrund af resultaterne fra undersøgelsesfasen besluttes hvilke ideer, der skal udmøntes. Kenneth Kristensen understregede at budskabet på nuværende tidspunkt må være at tage det roligt. Der er en masse undersøgelsesfaser, som skal iværksættes. Hugo Pedersen understregede, at der kun er tale om et idekatalog, og at alle de ideer som politikerne vælger ud, skal analyseres og undersøges nærmere før der bliver taget en beslutning om, hvilke ideer som skal udmøntes som effektiviseringer. Hugo Pedersen lovede også fuld inddragelse i denne proces. Hugo Pedersen orienterede i samme moment om den nye indtægtsprognose fra KL. Indtægtsprognosen viser at der over de næste 4 år, vil være en mindre indtægt på 100 mio. kr. fordelt på de fire år. Effektiviseringssporet skal bidrage med at opnå de 25 mio. kr. om året, og med at få en sund økonomi, men effektiviseringstiltagene kan skabe balance til
budget 2015. Der vil derfor også være ting, der skal spares på. Rent ud sagt så skal toppen af udgifterne barberes af, så driften kan bevares. Ida Andrea Stoltze Rasmssen orienterede om medarbejdersidens bemærkninger på ovenstående. Medarbejdersiden synes, at det er vigtigt at se på effektiviseringerne for at fremtidssikre kommunen mod økonomisk underskud, store besparelsesrunder mm. Og medarbejdersiden vil meget gerne indgå konstruktivt i processen. Side 5/1313 Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at idékataloget efter medarbejderrepræsentanternes mening kan fungere som indspark til denne proces, selv om vi godt kunne have ønsket os mere nytænkning. Ida gjorde dog samtidig opmærksom på, at idékataloget efter medarbejderrepræsentanternes opfattelse ikke kan ligge til grund for beslutninger. Det er kun et idekatalog, og det er vigtigt for medarbejdersiden, at der bliver analyseret grundigt på forslagene med inddragelse af medarbejdere og ledere før der endelige træffes beslutninger. Medarbejdersiden ser, som det også er forudsat i processen; at Valcons bidrag er et indspark til videre analyse. De mener ikke, at de estimater o.l., der indgår i kataloget, har en kvalitet, så det kan anvendes som beslutningsgrundlag. F.eks. er nødvendige investeringer ikke medtages og en del estimater er baseret på uigennemskuelige eller relativt ensidige tal. F.eks. skrives der i idekataloget, at en gennemsnitsmedarbejder i Hørsholm tjener ca. 1.100 kr. mere om måneden end i Rudersdal. Der er ikke taget højde for, at vi er færre medarbejdere i forhold til antallet af borgere. ØIM s nøgletal viser, at personaleforbrug pr. 1000 borgere er 80,1 i Rudersdal og 62,6 i Hørsholm. Dvs. at vores lederes prioritering af deres totalramme på færre men lidt dyrere medarbejdere samlet set sagtens kan være den billigste og mest effektive måde at levere den ønskede service til borgerne Medarbejdersiden ønsker et særligt fokus på at afholde den fastlagt proces i forhold til de forslag, Valcon skriver, at kommunen kan implementere fra 2015. Medarbejdersiden mener at flere af disse forslag også kræver en grundig analyse, før de sættes i værk. F.eks. lønniveau og centerstruktur. Medarbejdersiden mener derfor også, at
det vil være for tidligt at træffe beslutning om disse i dette års budgetproces. Medarbejdersiden oplyste også, at detaljeringsgraden i Valcons idékatalog har medført en del støj i forhold til de medarbejdergrupper, der kan se sig direkte nævnt i materialet. Medarbejdersiden kunne have ønsket sig et bedre beredskab i forhold til kommunikationen, når materialet fik den form som det fik. Medarbejderrepræsentanterne mener også, at der vil være behov for en særlig indsats i den videre proces i forhold til de medarbejdergrupper, der ser sig nævnt i materialet. Både for at holde fokus på, at der kun er tale om idéer, der skal behandles videre, og at det kræver en særlig ledelsesog kommunikationsindsats, hvis de områder vælges til nærmere analyse. Side 6/1313 Marianne Lindholdt nævnte også særskilt, at hun synes, at det er dybt uheldigt og ikke acceptabelt, at Rungsted Skole er nævnt ved navn. Medierne har været i røret med det samme, og alle medarbejderne på Rungsted Skole går og er nervøse. Marianne Lindholdt kunne godt tænke sig at have været forberedt på dette. Hugo Pedersen oplyste, at det selvfølgelig er uheldigt, og at han gerne ville hjælpe med at berolige medarbejderne. 2.4. Orientering om proces for budget 2015 Hugo Pedersen fortalte kort om forventninger i forhold til de lavere indtægter, og forklarede kort om den videre proces. Ida Andrea Stoltze Rasmussen oplyste, at medarbejdersiden selvfølgelig synes, at det er vigtigt med balance i budgettet, men at det samtidig er vigtigt ikke at sætte kommunens økonomi alt for stramt og træde for meget på bremsen. Serviceniveauet skal rammes. Hugo Pedersen var enig i, at det er vigtigt at serviceniveauet rammes. Ida Andrea Stoltze Rasmussen pointerede også, at medarbejdersiden gerne vil se administrationsbudgetvejlednin-
gen, da høringsmaterialet til budgettet er et meget stort materiale, og kan være svært at finde rundt i. Samtidig orienterede hun om, at vi mangler en procesretningslinje for arbejdet med budget i MED-systemet og at medarbejdersiden ønsker, at vi udarbejder en sådan. Det er efterfølgende undersøgt om budgetvurderingen kunne udleveres. Det var ledelsens vurdering, at det ikke kunne lade sig gøre i år. Ledelsen gav imidlertid tilsagn om at vurdere sagen igen til næste år med henblik på at udlevere også dette dokument. Side 7/1313 2.5. Antal medarbejdere i særlige jobs Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at Hørsholm Kommune i juli 2014 havde 60 ansatte i ekstraordinære job. Ida Andres Stoltze Rasmussen oplyste, at medarbejdersiden til næste gang godt kunne tænke sig en oversigt som viser udviklingen og ikke kun øjebliksbilledet i forhold til antallet af ekstraordinære job. Gert Ahrentecht Jensen oplyste, at det vil Løn og Personale selvfølgelig gerne imødekomme. 2.5.1. Aktivt medborgerskab Kenneth Kristensen gjorde opmærksom på, at intensionen med aktivt medborgerskab selvfølgelig ikke er, at de skal erstatte kommunale job på almindelige vilkår. Fagudvalgene kigger på aktivt medborgerskab. MED-systemet skal kigge på spilleregler ift. aktivt medborgerskab, og der skal laves en arbejdsgruppe, hvor Kenneth er tovholder. Ida Andrea Stoltze Rasmussen oplyste at, Marianne Lindholdt og Ena Brandt Clausen gerne vil deltage i arbejdsgruppen.
2.6. Sygefravær Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at sygefraværet er jævnt stigende. Ida Andrea Stoltze Rasmussen kommenterede, at sygefraværet stadig ligger lavt, at der lige nu er en masse initiativer i gang, og at vi nok ikke har set effekten af disse endnu. Medarbejdersiden ville gerne gøre opmærksom på, at det ikke kun skal være en diskussion af, hvordan vi nedbringer sygefraværet, og at medarbejdersiden er bekymrede for om ensidigt fokus på at nedbringe sygefraværet, når det i forvejen er lavt, kan føre til, at man ukritisk fyrer de langtidssygemeldte for at få sygefraværet ned også i de tilfælde, hvor den bedste løsning for hele arbejdspladsen er at fastholde dem. Der skal først og fremmest være fokus på arbejdsmiljøet. Side 8/1313 Gert Ahrentecht Jensen oplyste også, at arbejdsmiljøet skal med ind over, og at Kristine Ansted Schmidt nu er sat på opgaven med arbejdsmiljø. Hugo Pedersen oplyste, at ovenstående bemærkninger bliver taget til efterretning, og at der bliver arbejdet videre med dem. Sygdom kan være en tilfældighed men man skal holde øje med om det bliver en tendens. Vi skal holde lederne i hånden og være opmærksomme på, hvad de har brug for. Mette Herbert orienterede også om, at det på chefforum er aftalt, at den måde der også bliver arbejdet videre med sygefravær på, er ved at støve de retningslinjer af som allerede ligger, og sørge for at de bliver brugt. 2.7. Afskaffe frugtordning Lilse Svanholm Nielsen oplyste at lige som de andre centre, har Center for Udvikling og Digitalisering også skulle melde ind med råderumsforslag til budget 2015-2018. Råderumsforslagene skulle gå på en service, som kommunen har haft, og som den ikke skulle have længere. Center for Udvikling og Digitalisering kunne blandt andet byde ind med følgende forslag: 1. frugtordningen,
2. Logbuy (Man har fundet ud af, at logbuy ikke er særlig brugt) 3. Bruttolønsordninger (Det er en stor udgift i forhold til hvor mange som benytter sig af denne) I forbindelse med disse råderumsindmeldinger til budgettet 2015-2018 er Center for udvikling og digitalisering blevet overhalet af deres egen proces. IT-systemerne er begyndt at køre meget langsommere og ikke særlig stabilt. Der er derfor brug for at købe processorere og kraft for at opretholde en stabil drift. Side 9/1313 Derfor har man trukket råderumsforslaget vedr. frugtordningen tilbage, og vil i stedet afskaffe frugtordningen nu, og bruge de ressourcer denne giver på stabil drift af it-systemerne. Ida Andrea Stoltze Rasmussen oplyste, at medarbejdersiden selvfølgelig oplever dette som en forringelse. Set fra medarbejderperspektivet er det afskaffelse af et af de få personalegoder, vi har, og hvis ordningerne i stedet skal finansieres decentralt, så vil det svare til en reduktion af enhedernes økonomiske ramme. Medarbejderrepræsentanterne gjorde også opmærksomme på at afskaffelsen af personalegoderne berører alle medarbejdere, mens generne ved ustabil it-drift berører nogle grupper af medarbejdere mere end andre. Endvidere opfatter medarbejdersiden heller ikke den form for itinvestering som en engangsudgift, men en driftsudgift at få stabile it-systemer. Lilse Svanholm Nielsen gav Ida Andrea Stoltze Rasmussen ret i, at det ikke er en engangsudgift, men det skal ses som en investering med kort varsel for at opretholde en stabil drift. Der er behov for et niveauskifte. Marianne Lindholdt oplyste, at medarbejdersiden selvfølgelig er kede af, at frugtordningen forsvinder. Kenneth Kristensen oplyste, at vi ikke kan leve med at itdriften er ustabil, og at det ikke kan vente et år. Kenneth Kristensen oplyste også, at dette ikke betyder, at det ikke decentralt må være en prioritering at have frugtordning.
Kristine Ansted Schmidt gjorde opmærksom på, at kommunen skal huske, at det sender et nyt signal ift. at vi gerne vil fremstå som en sund kommune. Vi skal også være opmærksomme på arbejdsmiljøet i denne forbindelse. 3. Arbejdsmiljø/APV 3.1. Arbejdsskader 1. halvår 2014 Kristine Ansted Schmidt orienterede om, at der 1. halvår 2014 er anmeldt 36 arbejdsskader men kun registreret arbejdsskader på 4 medarbejdere. Alle arbejdsskader registreres men mange af arbejdsskaderne bliver ikke til sygdom. Side 10/1313 Ida Andrea Stoltze Rasmussen oplyste om, at medarbejdersiden gerne vil orienterede om udviklingen samt se variationen mellem arbejdsstederne næste gang. 3.2. AT besøg 2013 Kristine Ansted Schmidt oplyste, at der i 1. halvår af 2014 ikke har været nogen besøg. I 2013 var der et besøg i BOV. Der havde været fire påbud men de er rettet op nu. Alt har grønne smiley lige nu i Hørsholm Kommune. Hugo Pedersen foreslog, at Hørsholm Kommune er offensive omkring dette, og eventuelt skriver en artikel omkring arbejdsmiljøet. 4. Beslutning 4.1. Brug af AKUT-midler Lone Skovsbøl og Kristine Ansted Schmidt informerede omkring et kursus i arbejdsglæde for akut-midlerne. De arbejder lige nu på et arrangement i trommen, og der er to foredragsholdere i spil. Det skal være foredragsholdere, som kan tale til alle grupper, og som kan komme med konkrete arbejdsredskaber. Det forventes, at kursuset bliver en gang i november 2014.
Hugo Pedersen oplyste, at han gerne vil komme og sige noget til arrangementet. 4.2. Forberedelse til lederevaluering David Schjelde præsenterede baggrunden for udsættelse af lederevalueringen til næste år. Dette er for at forbedre undersøgelsen, da konceptet for lederevaluering ikke er opdateret i overensstemmelse med det fundament for god ledelse, som organisationen arbejder ud fra og som lederne undervises i på Diplom i Ledelse. Det foreslås, at lederevaluering, APV og Trivselsundersøgelse slås sammen, så der kører en stor undersøgelse hvert andet år i stedet for en undersøgelse årligt. I forhold til processen foreslås det, at medarbejderrepræsentanterne inddrages i udformningen af grundlaget for såvel APV som Trivsel og ledervurdering, således at undersøgelserne opleves som relevante for alle medarbejdergrupper. Side 11/1313 Ida Andrea Stoltze Rasmussen oplyste, at hovedpointen fra medarbejdersiden var kvalitet frem for kvantitet. De ville meget gerne være med til en bred involvering. De synes, at det er en god ide at udskyde lederevalueringen og slå processen sammen med APV- og trivselsundersøgelsen. Medarbejdersiden havde følgende kommentarer/ønsker til den videre proces: Vi tænker, at det giver god mening at forene de kræfter i UDI og ØPE, der arbejdermed evalueringerne, og at sørge for at de rette kompetencer sættes ind på opgaven. Det er vigtigt at tage en drøftelse af og blive skarpere på hvad undersøgelserne skal bruges til, og det er vigtigt for os at det sker med bred inddragelse. I denne forbindelse tænker vi også, at det er vigtigt at få tydeliggjort, hvad det er for nogle roller medarbejdere og ledere ønskes at spille i processen Vi ønsker grundlaget bliver drøftet og tydeliggjort forud for undersøgelsen, så vi alle ved, hvad vi mener med god ledelse i Hørsholm Kommune o.l. forud for processen. Vi mener, at det er meget vigtigt at sætte ressourcer ind på at understøtte processen, så der er større støtte til enhederne i gennemførelse af processen. F.eks. i form af redskaber og koncepter enhederne kan anvende og også egentlig processtøtte de steder, hvor dialogen er vanskelig. Det er dialogen omkring re-
sultatet af målingen, der er det vigtigste og derfor er det vigtigt at understøtte disse processer. Vi ønsker, at der produceres tværgående analyser af data, bl.a. med det formål at f.eks. MED-udvalgene og ledelsen får et grundlag for at se på tværs af organisationen og vurdere om der er behov for særlige indsatser på enkelte områder eller for enkelte enheder. 4.3. Valg af bestyrelsesmedlem til Feriefonden Hørfred Gert Ahrentecht Jensen opfordrede medarbejdersiden til at finde en egnet kandidat. Gert kan kontaktes, hvis der er brug for mere info omkring arbejdet i det. Side 12/1313 Ida Andrea Stoltze Rasmussen oplyste, at de vil snakke om hvem der vil være bestyrelsesmedlem, og vende tilbage til Gert med dette. 4.4. Fælles nøgleordning for Feriefonden Hørfred Det blev aftalt, at bestyrelsen for Feriefonden bliver orienteret om, at Hørsholm Kommune også gerne vil udlevere nøgler til medarbejderne. Nøgleudleveringen vil foregå fra LOP. 5. Eventuelt. Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at vi gerne vil foretage en revidering af personalepolitikken. Gert orienterede om, at det var muligt at gøre personalepolitikken mere levende, da den ligger på nettet, så i stedet for at revidere hele personalepolitikken på en gang, er det muligt at tage afsnit af den og revidere enkeltvis. Vi vil gerne involvere medarbejdersiden og gøre det mere grundigt. Der vil komme en invitation ud til et sådan arbejde. Ida Andrea Stoltze Rasmussen havde en forespørgsel til hvordan medarbejdersiden ansøger om ting til fx deres mødelokale. Det blev aftalt, at de kunne aflevere deres konkrete ønsker til Gert Ahrentecht Jensen, som så ville kigge på den. Kristine Ansted Schmidt foreslog, at ønsker til uddannelse o.l. kunne tages fra akutmidlerne. 6. Evaluering af mødet. Det har været et godt møde med plads til drøftelser. Medarbejdersiden har særligt bidt mærke i Hugo s ambition om, at
MED-systemet skal være medskabende, og blive inddraget tidligt. Hugo Pedersen lagde op til at der kunne være en drøftelse af, hvordan møderne skal være fremadrettede. Side 13/1313