Study-related course (SE): Professional procedures in team work in a globalized world (PTW) Præsentation af kurset Program Master of Science 1th Semester Læringsstil Lecturer: Lars Peter Jensen/Xiangyun Du Stress Introduktion til personlig portfolio 1 2 Professional procedures in team work in a globalized world (PTW) The PTW course assesment Purpose: To resume students focus on team work, by introducing professional procedures on project management and teambouilding/work in a globalized world. Objectives: During the course the students will develop: Understanding of: Tasks and responsibilities for project managers Knowledge about: The management aspect in their professional career Intercultural competencies Work Shop 2 (8/10) Learning styles and personal preferred learning stile and own strengths and limitations Ability to apply Processes of learning and is capable of the critical reflection Ways to prevent conflicts and stress Professional procedures in project management 3 Written exam based on personal portfolio reflecting personal development within the course content 4 Projekter og Projektarbejdsformen Projektets grundelementer opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse Projektorganisationen ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe Projektleder ledelsesopgaver, valg af Projektmedarbejdere arbejdsfelter, kvalifikationer identifikation, analyse Projekter Den projektorienterede arbejdsform: Supplement til basisorganisationen Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave Projektgruppen opløses når opgaven er færdig 5 6 1
Projekt karakteristika Opgaver der især er velegnede til projektarbejde: Komplicerede: vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik Har udviklingskarakter: nye løsninger, prøve nye veje Kræver tværfaglig indsats Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse: flere afdelinger/specialer Betydeligt omfang: arbejdsindsats, udgifter Store konsekvenser 7 Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler Projektarbejdsformen = Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering + Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer + Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden - medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen - medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser: - overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed 8 Projektets grundelementer (5x5modellen) Behov og formål: hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? Idegrundlag: en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber ved løsningen (projektets produkt) Projektets produkter: kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion og drift (anvendelse) Ramme: tidstermin, ressourceramme, budget Dokumentation af produktet og af projektet: plan og forløb 9 10 Anvendelse og ejerskab: accept og brug af projektets produkt Vilje og drivkraft: støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet Ressourceydelser: levere viden, kunnen og arbejdsindsats Formel godkendelse: beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt, formelle godkendelser Social accept: forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på lokalt plan eller i videre perspektiv 11 Markedsmæssige muligheder og begrænsninger: efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer: dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer Fysisk miljø: plads, lokaler, temperaturforskelle m.v. Regelsæt: normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet 12 2
Viden og kunnen Personer Materiel, udstyr Materialer Penge 13-1 14 Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan: Interessenteledelse Projekt- strukturering og afgrænsning valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces planlægning af projektforløb (faser) hovedaktiviteter og milepæle i hver fase Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: etablering af kompetent projektledelse tilrettelæggelse af interessenters inddragelse skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet - 2 Grundmodel af projektorganisation Udpegning og håndtering af projektets opmærksomhedsområder: som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning som er afgørende for kvalitet og succes som er usikre eller risikable som rummer muligheder som evt bør udnyttes Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer: kvaliteten fremdriften Interessenteledelsvelser Projekt- Omgi- indsatsen engagementet økonomien 15 16 Projektansvarlig chef Den projektansvarlige chef skal bane vejen for projektet. Han varetager følgende opgaver: Projektorganisation - omgivelserne Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål: rammer og prioritet Økonomiske bevillinger: rammebudget og tillægsbevillinger Politiske og principielle beslutninger udover projektledelsens beføjelser Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer 17 18 3
Projektorganisation Beslutningsgruppen Beslutningsgruppen har til opgave: At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet At sikre projektet ressourcer og penge 19 20 Pause Lederteam (flere profiler) 21 22 Adize s 4 lederroller Effektiv ledelse kræver udfyldelse af 4 lederroller Producentrollen (P): skabe resultater kræver viden og handlekraft præstationstrang Administratorrollen (A): opstille retningslinier for arbejdets udførelse udarbejde detailplaner koordinere og organisere kræver systematik, orden og sans for detaljer Adize s lederroller Entrepenørrollen (E) tænke langsigtet, sætte mål og udarbejde strategier øje for muligheder og trusler kræver kreativitet, risikovillighed samt kunne se nye muligheder og trusler Integratorrollen (I) skabe samarbejde og effektive grupper til at løse nye opgaver interesse og sans for mellemmenneskelige relationer indfølingsevne lyst og evne til at få andre til at arbejde sammen 23 24 4
Projektlederens 5 ledelsesopgaver Adize s Producent rolle Adize s Administrator Rolle Adize s Integratorrolle 25 26 Projektlederen Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på: Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter, samt forståelse for opgaven Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på tværs af faglige skel og funktionsområder 27 28 29 30 5
LEDELSE Gør de rigtige ting Ydre effektivitet Vide hvorfor Lede andre Skabe visioner Finde muligheder Give magt Skabe fodslaw Kontakter Samvirke STYRING Gør tingene rigtigt Indre effektivitet Vide hvordan Styre aktiviteterne Sætte mål Løse problemer Have magt Tilpasse ved grænseflader Organisationsstruktur 31 Opgavefordeling Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Lederegenskaber Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikationsevne Tåler stress 32 Projektmedarbejdere Projektmedarbejdere - kvalifikationer Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter: Arbejde med selve projektopgaven skabe løsning/produkt og implementere Deltage i koordinering og styring af arbejdet Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre Samvirke udadtil tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen basisorganisation påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets løsninger aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor projektet 33 Har viden om brugerforhold driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv. Har viden om nye løsninger Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik Har samarbejdskunnen såvel indadtil som udadtil overfor interessenter skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger skal være åbne og objektive over for nye ideer 34 Projektgruppens samlede kvalifikationer Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed: Inspiratoren ser nye ideer og muligheder Spejderen søger og tilfører nye oplysninger Fortaleren gør projektet synligt Entreprenøren skaber aktivitet Koordinatoren holder opgaven på sporet og sikrer helhed Miljøskaberen opretholder en sund arbejdskultur Producenten producerer resultater Projektorganisation - principper 35 36 6
Inddragelse af interessenter Det faglige aspekt: fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning af projektets forskellige opgaver Det pragmatiske aspekt: fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater Det politiske aspekt: fordi interessenten selv ønsker det Det etiske aspekt: fordi vi mener, at det er rigtigt Det formelle aspekt: fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere eller på at godkende Interessentanalyse Interessentanalysen omfatter tre ting: Identifikation af interessenterne Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden Analyse af interessekonflikter og -sammenfald 37 38 Opgave i mixede grupper Lav et forslag (ledelseplan) til hvilke ledelseselementer der bør være i en proffessionelt ledet projektgruppe og hvordan man kan sikre at de udføres. Tag Adizes ledelsesstiltest og diskuter hvordan jeres styrker og svagheder kan bruges i ledelsesplanen. Forbered en præsentation på max. 2 min af de væsentligste pointer fra jeres diskussioner. Præsentationerne starter kl. 11.00 i B2-104 39 7