Administrative procedurer
KOMPETENCEmidt De næste par timer vil bl.a. omhandle: EU-regelsæt Entydig identifikation Udgiftstyper Betalingsdokumentation Transaktionsspor - Konteringsvejledning Attestation - Underskrifter Fremsendelse af materiale Husk EU-socialfondslogo + Regionslogo
EU-regelsæt Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Gældende bekendtgørelse: BEK nr. 781 af 28. juni 2007
Støtteberettigede udgifter Aktiviteten skal sandsynliggøres (kunne dokumenteres og så vidt muligt i form af skriftlig dokumentation) Der skal udvises sparsommelighed (indhent evt. flere tilbud) Alle udgiftsbilag skal attesteres af ansatte med detailkendskab er nødvendige er projektrelevante er afholdt i bevillingsperioden er bevilget Betalingen skal kunne dokumenteres
Entydig identifikation Nederste højre hjørne på alle bilag anføres: K10 Østjysk KompetenceCenter K20 KompetenceCenter Midt K30 KompetenceCenter Compass K40 Kompetencecenter Videre nu MidtVest K50 KompetenceVækst K60 KompetenceCenter Silkeborg
Udgiftstyper Lønudgifter dokumenteres ved: - Underskrevet timeregistreringsskema (medarbejder + foresatte) - Underskrevet lønseddel (medarbejder + foresatte) Aktiviteten dokumenteres ved: - Besøgsrapport (fase 1-besøg) - Uddannelsesplaner/tilbud - Notater - Mødeindkaldelse/referater - Deltagerlister (møder, arrangementer m.v.)
Timeregistreringsskema Projektpartnere, der skal dokumentere medfinansiering: Eget skema kan anvendes (kræver OK fra VHM) Projektpartnere, der ikke skal dokumentere medfinansiering: Timeregistreringsskema www.kompetencemidt.dk
Eksempel - timeregistrering Kursus- og udviklingsafdelingen O P G Ø R E L S E A F T I D S F O R B R U G N A V N: M Å N E D/ Å R Bemærkninger til timeopgørelsen: Projekt 7065 afregnes med UVM FoU takst for 2007 til 345,00 pr. time Undervisning- og projekter AKTIVITET Formål 7065 7065 7065 Aktivitetsbeskrivelse for Videre nu DATO I ALT Projekt Egen 8709 K1-8703 K2-8704 I ALT TAST KUN I SANDFARVEDE FELTER 1 0,00 1 4,00 4,00 Opdatering vedr. VEU-bekendtgørelser i.f.t. udbud 2 0,00 2 10,00 10,00 2 virksomhedsbesøg inkl. afgivelse af tilbud om VEU (Birn og Færch) 3 0,00 3 7,40 7,40 Opdatering om VIDAR og amu-udbud i netværket Videre nu 4 0,00 4 0,00 5 0,00 5 0,00 6 0,00 6 7,40 7,40 Udarbejdelse af uddannelsesplan for x-virksomhed 7 0,00 7 0,00 8 0,00 8 0,00 9 0,00 9 0,00 10 0,00 10 0,00 11 0,00 11 5,00 5,00 Virksomhedsbesøg Scanplast 12 0,00 12 0,00 13 0,00 13 0,00 14 0,00 14 0,00 15 0,00 15 0,00 16 0,00 16 0,00 17 0,00 17 0,00 18 0,00 18 0,00 19 0,00 19 0,00 20 0,00 20 0,00 21 0,00 21 0,00 22 0,00 22 0,00 23 0,00 23 0,00 24 0,00 24 0,00 25 0,00 25 0,00 26 0,00 26 0,00 27 0,00 27 0,00 28 0,00 28 0,00 29 0,00 29 0,00 30 0,00 30 0,00 31 0,00 31 0,00 Dato Dato 0,00 0,00 0,00 0,00 18,80 15,00 0,00 Total 0,00 Projektarbejdstimer total 33,80 Underskrift medarbejder Underskrift leder Videre nu
Lønudgifter (fortsat) Skabelon til lønberegning (Antal timer x faktisk timeløn) anvendes, se www.kompetencemidt.dk Vi anbefaler: At lønberegning foretages lokalt Alternativt: At lønberegning foretages af VHM Øvrig tid skal for indeværende ikke registreres
Persondatalov Alle medarbejdere hos projektpartnere, der registrerer timer på projektet skal underskrive, at man er bekendt med persondataloven Opbevares af Lead-Partner frem til projektafslutning Herefter sendes originaldokumenter til VHM
Kørsel Kørselsregistrering skal indeholde: Hvem (navn på besøgsperson) Hvor (til/fra) samt antal kørte kilometre Hvornår (dato/år) Hvorfor (anledning)? Underskrives af medarbejder samt foresatte
Øvrige udgifter Udgiftsbilag i form af original faktura Følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen: - Leverandøroplysninger - Modtager (fakturaen skal så vidt muligt være stilet til projektet) - Ydelsen specificeres/skal fremgå klart af faktura Udgiftsbilag vedr. forplejning gælder endvidere: - Oplysninger om deltagere (navn/organisation), anledning
Betalingsdokumentation Følgende oplysninger skal vedlægges eller være påført bilag: - CVR-nr. (den partner, der har betalt udgiften) - Bankkontonummer (hvorfra betalingen er sket) - Bilagsnummer + kontonummer i eget bogholderi - Betalingsdato
Transaktionsspor Definition: Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet), ligesom det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet) Konteringsvejledning
Konteringsvejledning Kontonr. i ESF - TAS Udgifter til projektadministration Projektforberedelse 10 Kontonr. i eget økosys Vejledning - tekst Budget - resultatkontrakt Projektledelse (egne konsulenter) 20 Projektledelse i konsortium 342.075 Faglige medarbejdere Administrativt personale (internt) 30 Administrativt personale (eksternt) 30 Administration konsortium 228.050 Andet 40 Udgifter til undervisning Internt undervisningspersonale - konsortierne - Fase 1-3 - Netværksaktiviteter - Ny viden Erfaring nye læringsmetoder 50 Konsortium Konsulenter: uddannelsesbesøg, uddannelseplanlægning 1.842.000 Eksternt undervisningspersonale 55 Uddannelse af personale 60 Andet 65 Andre udgifter Indirekte omkostninger 70 Husleje 80 Annoncering, erfaringsudveksling 90 - Annoncer - TV reklamer - Øvrig markedsføring Evaluering 100 Rejser, kost og logi 110 Udgifter til kørsel, kost og logi 214.000 - Personbefordring, billetter - Hotelophold - Rejsegodtgørelse medarbejdere - Rejsegodtgørelse eksterne konsulenter - Fortæring, intern kantine (ej moms) - Fortæring arrangementer/møde
Underskrifter Udfyldelse af underskriftblad for hver partner, der måtte afholde udgifter i projektet. Underskriftblad kan downloades fra www.kompetencemidt.dk. Sendes samlet fra hver konsortium til VHM.
Fremsendelse af materiale Samlet mappe fra hvert konsortium sendes anbefalet til: Væksthus Midtjylland Åbogade 15, 8200 Århus N Att.: Projektsekretariatet, KOMPETENCEmidt Senest den 10. i efterfølgende måned.
Spørgsmål Spørgsmål vedr. de administrative procedurer kan rettes til: Marie-Louise Vagnby, mlv@vhmidtjylland.dk Charlotte Grønbæk, cg@vhmidtjylland.dk Tlf. 70 22 00 76