Guide til samtaler med erhvervsuddannelseselever ansat i Københavns Kommune

Guide til samtaler med erhvervsuddannelseselever ansat i Københavns Kommune

2 Indholdsfortegnelse Hvorfor denne guide?... 3 Samarbejde... 3 Partshøring ved udeblivelse... 4 Elevsamtale... 4 Anbefalinger før samtalen... 5 Under samtalen... 5 Efter samtalen... 5 Tjenstlig samtale... 5 Før samtalen... 6 Under samtalen... 6 Efter samtalen... 7 Partshøring... 7 Før samtalen... 7 Selve partshøringen... 7 Under/efter samtalen... 8 Prøvetid EUD lovgivningen... 8 Flytning af elever... 9 Forlængelse af uddannelsen... 9 Fravær... 9 Langtidsfravær... 9 Ansøgt opsigelse... 9 Elever der har brug for ekstern hjælp... 10

3 Hvorfor denne guide? Formålet med guiden er, at give dig, som medansvarlig for uddannelsen af EUD elever i din forvaltning, en samlet oversigt over de forskellige former for samtaler, der kan eller det anbefales at man benytter under den enkelte elevs uddannelses-forløb. Dokumentation for disse samtaler skal foreligge inden der kan afholdes en partshøring, se side 9. Det er ikke beskrevet, hvem der skal stå for samtalerne. Det afgøres på praktikstedet. Samarbejde Vi er mange involverede i den enkelte elevs uddannelsesforløb. Kun når alle deler deres viden med kolleger og andre samarbejdspartnere kan hver enkelt elevs uddannelsesforløb tilrettelægges optimalt. Det vil blandt andet sige, at alle dokumenter oploades på EduAdm eller sendes til GRUK. Er der tvivl om fremgangsmåden for samtaler eller andre spørgsmål kan de anbefales af kontakte HR-GRUK. Tvivlsspørgsmål vedrørende skoleuddannelsen rettes til elevens skole.

4 Partshøring ved udeblivelse En partshøring er i henhold til de forvaltningsretlige regler en ret man har som ansat til at fremkomme med sine synspunkter inden beslutning om afskedigelse træffes. I det følgende skelner vi mellem udeblivelse og fravær. Udeblivelse er, når en elev ikke møder som aftalt på praktikstedet, uden at give besked til praktikstedet. Fravær er, når en elev giver praktikstedet besked herom. Fravær kan være aftalt på forhånd, eksempelvis elever der skal i retten eller til speciallæge. Hvis en elev ikke møder på praktikstedet man ikke kan få telefonisk kontakt til pågældende elev, skal HR-GRUK have besked om dette senest på anden dagen for udeblivelsen. Herefter vil HR-GRUK partshøre eleven om eventuel ophævelse af uddannelseskontrakten. Hvis praktikstedet derimod får kontakt til eleven, skal praktikstedet vurdere, hvorvidt elevens forklaring er acceptabel eller ikke. Hvis forklaringen ikke er acceptabel, skal HR- GRUK have besked om dette senest på anden dagen for udeblivelsen. Herefter vil HR-GRUK partshøre eleven om eventuel ophævelse af uddannelseskontrakten. Partshøringen sendes til eleven via EduAdm samt pr. mail til uddannelsesansvarlige på praktikstedet samt SOPU, København. Efter partshøringsfristens udløb bliver ovenstående ligeledes orienteret om udfaldet. Eleven skal så vidt muligt passe sin uddannelse i høringsfristen. Elevsamtale Hvis en elev ikke lever op til kravene i forhold til at opnå de erhvervsfaglige kompetencer indenfor elevens uddannelse anbefales det at praktikstedet indkalder eleven til en samtale. Disse samtaler er især vigtige i starten af elevens uddannelse. Her kan man med fordel anvende prøvetidsværktøjet. Formålet med denne samtale er blandt andet at afklare, om eleven er motiveret for at uddanne sig, og hvorledes eleven på sigt kan gennemføre uddannelsen. Under samtalen skal eleven have tydeliggjort hvilke mål, hun/han ikke lever op til i forhold til rollen som ansat/elev. Det kan f.eks. være, at eleven har meget fravær, eller ikke møder til tiden. Det kan også være, at eleven ikke arbejder motiveret og engageret.

5 Anbefalinger før samtalen Praktikstedet sender et indkaldelsesbrev til eleven med angivelse af tid, sted og årsag til indkaldelsen. I brevet skal der også stå, at hun/han kan tage en bisidder med. Brevet sendes via EduAdm. Det tilstræbes, at der går mindst en uge, heraf fem hverdage, fra ønsket om samtale, til samtalen afholdes. Hvis eleven er under 18 år, skal praktikstedet underrette forældre/værge og elevens ungdomsvejleder i»center for vejledning«om samtalens afholdelse 1. Under samtalen Udgangspunktet for samtalen er den enkelte elevs potentiale, ressourcer, uddannelsesbogen, logbog, de skriftlige evaluerede læringsaftaler og eventuelt tidligere samtaler. Det er vigtigt at skabe dialog og forståelse også i de situationer, hvor der er forskellige opfattelser af, om der er et problem. Samtidig skal det være klart, hvad praktikstedet forventer af eleven og hvorfor, samt hvordan eleven tilbydes støtte. Samtalen skal munde ud i en skriftlig handlingsplan. Denne skal hjælpe eleven og (evt. vejleder) til at ændre de forhold, der er årsag til samtalen. Der skrives referat af samtalen, og der aftales en dato for evaluering af aftalen, denne indskrives i referatet. Efter samtalen Materialet oploades på EduAdm. Hvis man skønner det relevant kan HR-GRUK adviseres. Tjenstlig samtale I denne type samtale skal man påpege de utilfredsstillende/uacceptable forhold overfor eleven. Man skal også anvende samtalen til at afdække årsagen til problemet samt om der findes gode grunde til at forholdende er utilfredsstillende. Derudover kan der her gives en skriftlig advarsel. 1»Center for Vejledning«Korsgade 30, 2200 Kbh. N. Find elevens ungdomsvejleder vha. elevens cpr.nr. på www.uu.kk.dk

6 Hvis en elev ikke overholder de aftaler, der er indgået under elevsamtalen, kan praktikstedet indkalde til en tjenstlig samtale. Formålet med samtalen er: at undersøge muligheden for fortsat dialog om elevens manglende fremskridt at høre elevens version af den aktuelle problemstilling at fortælle om konsekvensen hvis forholdene ikke bliver bragt i orden I forbindelse med den tjenstlige samtale kan praktikstedet som ved andre samtaler søge vejledning hos HR GRUK. Før samtalen Praktikstedet sender en indkaldelse til eleven via EduAdm. I brevet skal tid, sted, årsag til indkaldelsen, og at eleven kan tage en bisidder med, fremgå. Derudover skal det fremgå, at eleven skal medbringe uddannelsesplan, logbog og eventuelt skriftlige aftaler for at understøtte argumentationen. Eleven skal endvidere informeres om, at HR GRUK efterfølgende kan blive involveret. Det tilstræbes, at der går mindst en uge, heraf 5 hverdage, fra ønsket om den tjenstlige samtale til afholdelsen af denne. Hvis eleven er under 18 år, skal praktikstedet underrette forældre/ værge og elevens ungdomsvejleder i»center for vejledning«om samtalens afholdelse 2. Under samtalen Alle deltagende parter udtaler sig på baggrund af fremlagt dokumentation (uddannelsesbog, logbog, skriftlige læringsaftaler, fraværslister osv.) Praktikstedet vurderer den samlede sag, inden der konkluderes. Bisidder kan deltage i samtalen, hvis eleven ønsker dette. Der skrives referat af samtalen, og der aftales en dato for evaluering af aftalen, denne indskrives i referatet. Eleven informeres om mulige konsekvenser. Ændrer eleven ikke forholdene, eventuelt beskrevet i en skriftlig advarsel, kan det få ansættelsesmæssige konsekvenser. Her skal HR GRUK involveres. 2»Center for Vejledning«Korsgade 30, 2200 Kbh. N. Find elevens ungdomsvejleder vha. elevens cpr.nr. på www.uu.kk.dk

7 Efter samtalen Referatet og en evt. skriftlig advarsel skal oploades i EduAdm. Det er vigtigt, at denne dokumentation sendes til både Social- og Sundhedsskolen, København SOPU. Partshøring En partshøring vil kun kunne finde sted når HR GRUK vurderer, at der foreligger fyldestgørende dokumentation i form af mindst en elevsamtale og en tjenstlig samtale. Det skal her tydeligt fremgå at eleven ikke har ændret på de konkrete forhold. Formålet med en partshøring er: at høre elevens version af den eller de konkrete problemstillinger som danner baggrund for partshøringen, inden det vurderes, om elevens uddannelse skal afbrydes, eller om den på acceptabel vis kan fortsætte. at tilpasse uddannelsesforløbet og ansættelseskontrakten som følge af, at eleven ikke kan/har bestået en praktik-periode eller en prøve/eksamen, eller at overveje opsigelse som følge af to ikke beståede eksaminer/standpunktsbedømmelser. Før samtalen På baggrund af eksisterende dokumentation og kontakt med praktikstedet sender HR GRUK en partshøring til eleven. Indkaldelsen skal indeholde årsagen til partshøringen og konsekvenser, herunder overvejelse om opsigelse/forlængelse af uddannelseskontrakten eller en skriftlig advarsel. Hvis partshøringen er mundtlig bliver eleven oplyst om muligheden for at tage en bisidder med. Derudover skal det fremgå af indkaldelsen, at eleven skal medbringe uddannelsesplan, logbog og skriftlige læringsaftaler. Det tilstræbes, at der går en uge heraf 5 hverdage fra ønsket om partshøring til denne af holdes. Hvis eleven er under 18 år, underretter HR GRUK forældre/værge og»center for vejledning«om samtalens afholdelse. Selve partshøringen Som udgangspunkt er en partshøring skriftlig. Eleven kan dog vælge at kommentere partshøring telefonisk. Eleven kan også bede om et personligt møde. Disse afholdes af GRUK i Sjællandsgade. HR GRUK fremlægger den aktuelle problemstilling, som er årsag til partshøringen. Parterne høres i sagen.

8 HR GRUK foretager, på baggrund af sagsfremstillingen, en vurdering af problemstillingen, og formulerer efterfølgende en konklusion. Under/efter samtalen HR-konsulenten formulerer referat og konklusion. Konklusionen kan ikke altid formuleres undervejs i samtalen. Der kan være behov for tid til at vurdere eventuelle nye fakta, som kan dukke op i løbet af samtalen. Den endelige konklusion formuleres, når sagen er tilstrækkeligt belyst. Når referat og konklusion er klar, underskriver deltagerne partshøringen. Eleven skriver under på at have været til stede, og på at have gennemlæst referat og konklusion, ikke nødvendigvis på at være enig i konklusionen. Den uddannelsesansvarlige kan efterspørge konklusionen, som i så fald vil blive formidlet af HRkonsulenten. Prøvetid EUD lovgivningen 60. En uddannelsesaftale kan ikke opsiges af aftalens parter. Stk 2. De første 3 måneder af praktiktiden betragtes dog som en prøvetid, hvori enhver af parterne kan opsige aftalen uden angivelse af grund og uden varsel. Skoleophold medregnes ikke i prøvetiden. Som udgangspunkt kan en elevs uddannelsesaftale altså ikke opsiges, men ingen regel uden undtagelse: de første tre måne der i praktikken betragtes som en gensidig prøvetid hvor både eleven og Københavns Kommune, kan opsige uddannelsesaftalen. En Kommune kan ikke opsige uden varsel og grund. Som arbejdsgiver og ansvarlige for uddannelse af elever har både Grunduddannelse København og lokalområderne dog en forpligtelse til at tage fat i overensstemmelser eller andre forhold der er utilfredsstillende eller uacceptable. Før en uddannelses-aftale kan opsiges, skal der ved partshøringen altså foreligge dokumentation for mindst en elevsamtale og en tjenstlig samtale. Det vil sige, at Grunduddannelse København ikke opsiger elever uden angivelse af grund.

9 Flytning af elever I visse tilfælde kan der være forhold der bevirker at en elev og praktikstedet ikke samarbejder optimalt. Praktikstedet kan i konfliktfyldte samarbejdsrelationer kontakte uddannelsesleder / elevkoordinator og eventuelt HR GRUK med henblik på flytning af eleven til et andet praktiksted. Forlængelse af uddannelsen Elevens uddannelse kan forlænges, hvis eleven har været fraværende fra praktikstedet: i mere end 10% på grund af sygdom er fraværende på grund af supplerende skoleundervisning har orlov i forbindelse med graviditet, barsel, adoption eller har nedsat arbejdstid eller arbejdsfrihed på grund af særlige forhold ikke har bestået slutmålene for praktikken Fravær Uddannelsesteamet anbefal at eleven indkaldes til samtale efter 3. fraværsperiode. Hvis eleven trods handleplaner og andre aftaler stadig har fravær anbefales det at afholde endnu en samtale. Her anbefales det at samtalen forgår på ledelsesniveau. Ved yderlige fravær kontaktes HR GRUK vedrørende det videre forløb. Langtidsfravær Hvis GRUK ikke får den automatiske besked om en elevs langtidsfravær via hjemmesiden, skal HR GRUK have besked når eleven har haft 10 sammenhæng-ende fraværsdage. GRUK sørger for at indkalde eleven til samtale inden de lov-mæssige 4 uger fra første fraværsdag. Ved denne samtale medbringer eleven en varighedserklæring. På baggrund af dette møde planlægges det videre forløb. Praktikstedet og skole vil løbende blive orienteret. Ansøgt opsigelse Nogle elever ønsker at opsige deres uddannelseskontrakt. Da eleverne er ansat må eleverne nødvendigvis gøre dette skriftligt. Det er vigtigt her, at pointere at eleverne udfylder og underskriver opsigelsen af egen fri vilje.

10 Elever der har brug for ekstern hjælp Nogle elever kan i perioder have stor glæde af hjælp, vejledning og støtte til at gennemføre sin uddannelse. Her kan GRUK anbefale at eleven vejledes til at henvende sig til elevens skole. I mange tilfælde kan elevens skole tilbyde eksempelvis samtaler med fastholdelseskonsulenter, mentorordninger, læsevejledning og psykologisk rådgivning. Du kan endvidere henvise eleven til SYFO. Her kan der også være hjælp at hente. Det er en leder der skal henvise til SYFO: http://www.amk.kk.dk/default.asp?page=tekst.asp&id=210&em=tidlig+indsats+%2f+syfo&sekti on=om_os