Lav skalérbar lagerstyring fra begyndelsen. Jeppe Vestergaard

Lav skalérbar lagerstyring fra begyndelsen Jeppe Vestergaard

Lav skalérbar lagerstyring fra begyndelsen Første gang man starter en webshop eller i det hele taget bare en handelsvirksomhed er det primære fokus ofte på at finde nogle gode leverandører og efterfølgende på at få solgt dine produkter. For 20 år siden var det enormt tidskrævende og omkostningstungt at finde frem til gode leverandører. Det er ikke tilfældet længere nu kan enhver finde frem til leverandører fra hele verden ved hjælp af sider som Alibaba. Derfor vil du hurtigt opleve, at det er svært at adskille sig fra konkurrenterne på de produkter, du sælger. Det betyder med andre ord at du er nødt til at have en toptrimmet forretning for at kunne tjene penge på en ren købmandsforretning, hvor du køber og efterfølgende videresælger varer med en fortjeneste på.

Indhold KAPITEL 1 Disse typer varenumre findes der 1 KAPITEL 2 Lav en grundlæggende struktur for varenumre 3 KAPITEL 3 Start med et lille lager men gør det nemt for dig selv at vokse 6 KAPITEL 4 Brug lokationer til dine varer 7 KAPITEL 5 Stregkoder reducerer fejlraten 9 KAPITEL 6 Konklusion 11 OM FORFATTEREN Jeppe Vestergaard 12

KAPITEL 1 Disse typer varenumre findes der Det hele starter med dine varenumre. Du vil hurtigt erfare, at varenumre kan være enten grobund for overblik eller for kaos. Lad os tage et kig på de forskellige typer af varenumre, du vil komme til at beskæftige dig med: EAN/GTIN-NUMRE Mange producenter køber såkaldte GTIN -numre til deres produkter. I Danmark kalder vi dén type stregkoder for EAN-13 stregkoder. Det er den stregkode, du finder på alle varer nede i supermarkedet - lige fra mælk og havregryn til legetøj og barberblade. Et produkt har næsten altid en EAN-13 stregkode, hvis der er tale om en vare, der sælges i den almindelige, fysiske handel. Detailbutikkerne stiller stort set altid krav til deres leverandører om, at et produkt skal have en EAN-13 stregkode, før de ønsker at forhandle det. 1

KAPITEL 1 Disse typer varenumre findes der Om du kan forvente, at dine varer har den type stregkode, afhænger i vid udstrækning af, hvad du forventer at sælge. Planlægger du at købe noname-produkter fra Kina, skal du nok ikke regne med det, men køber du derimod almindeligt kendte varer fra store producenter, kan du næsten altid regne med, at de har et EAN-13 varenummer. Som en tilføjelse kan det nævnes, at EAN-13 stregkoder er noget, man køber sig til. I Danmark er det GS1, du skal kontakte, hvis du har behov for at købe stregkoder. Som webshop-ejer vil det imidlertid meget sjældent være tilfældet. PRODUCENTENS EGET VARENUMMER Uanset om en producent har købt og anvender et EAN-13 varenummer til produktet eller ej, vil de ofte også have et internt varenummer, som de bruger til at identificere den med. Når du skal lægge en indkøbsordre ved producenten, vil det typisk også være deres interne varenummer, du skal bestille under og ikke EAN-13 nummeret. SÆRLIGT OMKRING GOOGLE SHOPPING Hvis du forventer at bruge Google Shopping som markedsføringskanal, skal du være opmærksom på, at de fra den 14. februar 2017 introducerede et krav om, at man som webshop-ejer for så vidt muligt skal oplyse dem om et GTIN-nummer i ens produktfeed. GTIN og EAN-13 er det samme. Derfor får du altså behov for at kende nummeret for dine produkter, uanset om du selv kommer til at gøre brug af det i din lagerstyring eller ej. 2

KAPITEL 2 Lav en grundlæggende struktur for varenumre Der findes altså forskellige typer af varenumre for en vare, når du skal købe den. Nu er det tid til at beslutte, hvilket varenummer du vil sælge den under. Her findes der som udgangspunkt to overordnede muligheder: Løsning 1: At benytte producentens varenummer Løsning 2: At tildele egne varenumre til dine produkter Der er nogle åbenlyse fordele ved at anvende producentens varenummer. Den største fordel er, at varenummeret ofte står direkte på varen, og på den måde er der sammenhæng mellem, hvilket varenummer du: Indkøber under Lagerfører under Sælger under. 3

KAPITEL 2 Lav en grundlæggende struktur for varenumre Til gengæld kan det være problematisk, hvis du kan købe identiske produkter fra to forskellige leverandører under to forskellige varenumre. Det problem vil du ikke opleve ved løsning 2, hvor du selv opretter og tildeler et varenummer til hver eneste vare. Ved at gå den vej kan du altså have ét salgsvarenummer, som du kan købe hos flere forskellige leverandører uagtet at de måtte kalde den noget forskelligt. LAV EN STRUKTUR, DU KAN FINDE RUNDT I Begge løsninger kan bruges. Hvilken en, du skal vælge, hænger blandt andet sammen med typen af varer, du forventer at sælge. Undertegnede har god erfaring med en modificeret udgave af løsning 1. Den består i, at hver leverandør har fået tildelt 3 initialer, som sættes foran varenummeret. Lad os tage et praktisk eksempel, hvor der forhandles løbesko fra Nike og Adidas. De vil så have følgende varenumre: Indkøbs-varenummer (det, der står i dit lagerstyringssoftware): Lager-varenummer (det, der står skrevet på selve varen på dit lager): Salgs-varenummer (det varenummer, du sælger under i din webshop): NIK-4587486 4587486 NIK-4587486 NIK-4587302 4587302 NIK-4587302 ADI-994412668 994412668 ADI-994412668 ADI-994412670 994412670 ADI-994412670 Det er altså altid producentens varenumre, der anvendes. Der er blot tilføjet en forkortelse til identificering af leverandøren foran. En af fordelene er, at det gør det nemt at få et overblik over, hvilke leverandører du skal købe varer hjem fra. Du trækker blot en lagerliste over alle varenumre ud fra systemet, og den er så automatisk sorteret efter leverandør. På den måde kan du hurtigt gennemgå hver enkelt leverandør og få bestilt nye varer hjem til lageret. I indledningen nævnte jeg, hvordan jeg efter 18 måneder måtte omstrukturere hele lageret. Jeg havde lavet den fejltagelse blot at bruge producentens eget varenummer hele vejen gennem systemet. For det første havde jeg intet overblik over, hvilke leverandører de enkelte varer kom fra, og for det andet var det svært at få lavet gode statistikker, der kunne bruges til noget. Det helt store problem opstod dog først da to forskellige leverandører af vidt forskellige varer havde identiske varenumre* for en række produkter. Det gav en konflikt, som ikke kunne løses på andre måder end ved at introducere strukturen ovenfor. 4

KAPITEL 2 Lav en grundlæggende struktur for varenumre * Ved alle leverandører blev deres interne varenummer anvendt. For god ordens skyld skal det tilføjes, at der aldrig kan være konflikter i et EAN-13 varenummer, da man netop køber nummerserier fra organisationer, der administrerer dem. LAV EVENTUELT UDVIDELSER TIL SYSTEMET Brugen af leverandør-initialer er blot et simpelt eksempel på, hvordan en struktur kan indarbejdes. Strukturen kan nemt udvides - her er nogle eksempler: Engangsleverandører får en forkortelse med DIV- forrest, så et varenummer fra en engangsleverandør kan f.eks. hedde DIV-NIK-xxxxx Arbejder du med en kombination af egne lagervarer og dropshipping-varer, kan det med fordel tilføjes i varenummeret. Eksempel: En varetype på eget lager hedder NIK-xxxxx En vare fra samme leverandør, men som dropshippes hedder NIK-DSxxxxx. Har du varer, hvor du skal huske at vedlægge brugervejledninger på det rette sprog? Så opret dem i dit lager som NIK-BV-xxxx, hvilket i eksemplet betyder brugervejledning til Nike, produkt xxxx. Derefter tilføjer du dem som et ekstra produkt, der automatisk skal med, når hovedproduktet sælges og på den måde kommer det med på den følgeseddel, du udskriver, før ordren plukkes og pakkes. 5

KAPITEL 3 Start med et lille lager men gør det nemt for dig selv at vokse Som beskrevet i en anden artikel omkring lager er det essentielt, at du giver forretningen tid til at vokse før, du køber stort ind. Ved at bruge en god struktur til dine varenumre kan du også nemt eksportere brugbare salgsrapporter fra din webshop, som gør dig i stand til se, hvad der sælger, og hvad der ikke sælger. Samtidigt sikrer strukturen, at du løbende kan udvide forretningen vel vidende, at du ikke pludseligt skal bruge uforudsete mængder tid på at ændre dine arbejdsrutiner. Som webshop-ejer er skalérbarheden altså vejen frem. Ved at lave et godt fundament frigiver du spildtid, som er langt bedre brugt på at få din forretning til at vokse. 6

KAPITEL 4 Brug lokationer til dine varer Indtil nu har vi kun talt om, hvordan du skal strukturere dine varer i systemet men mindst lige så vigtigt er det at få styr på indretningen på det fysiske lager. En god indretning betyder, at du kan håndtere hver enkelt ordre på kortere tid. Tiden for ordrehåndtering er et afgørende parameter i at drive handel på nettet i dag, fordi desto hurtigere og bedre en ordre kan håndteres, desto billigere er det i arbejdskraft. Mange webshop-ejere starter med et meget lille lager. Derfor er det ikke unormalt, at man blot husker de forskellige varer i hovedet, men efterhånden som lageret vokser, bliver det sværere og sværere at huske alt i hovedet. Derfor er der reelt set kun én brugbar løsning, når du skal oprette dit lager: Gør brug af lokationer og start så tidligt som muligt. 7

KAPITEL 4 Brug lokationer til dine varer HVAD ER LOKATIONER? Uanset om der er tale om et stort eller lille lager, kan lokationer optimere arbejdsrutinerne. En lokation er blot et andet udtryk for, hvor på lageret varen findes. En lokation kan f.eks. fortælle, at en vare findes: I lagerhal 1 I gang nummer 4 På reol nummer 7 På hylde 2 Og at der er 2. varer på hylden regnet fra venstre side. Med den type oplysninger bliver det hurtigere at finde frem til netop den vare, du har solgt. Som helt nystartet webshop-ejer med 10 varenumre, som alle ligger på én reol i kælderen, kan det virke omsonst at tænke i de baner. Til gengæld er det meget lettere at gøre det tidligt i processen, end når du forhåbentligt har vokset dig stor og skal ud at leje de første egentlige lokaler til virksomheden. I dag understøtter langt de fleste lagerstyringsprogrammer muligheden for at tilføje en lokation til et varenummer. Derfor handler det i høj grad blot om, at du får lavet en lokationsstruktur, som giver mening for dig. Det kan f.eks. være: AA-BBB-CCC-DDDD-EEEE Hvor: AA = lokalet (f.eks. lagerrum 1) BBB = gang-nummeret CCC = reol-nummeret DDD = hylde-nummer talt oppe fra, f.eks. fra hylde 1 til 5 på hver reol EEE = Plads-nummer på hylden definer f.eks. at én hylde maksimalt kan indeholde 4 varenumre. Som tidligere nævnt virker det helt ekstremt i starten, og det kan være, at du aldrig vokser dig større, end at alt ligger i lokale 1 men du taber intet ved at indarbejde strukturen fra begyndelsen. 8

KAPITEL 5 Stregkoder reducerer fejlraten Nu har du fået de vigtigste redskaber til at få indrettet dit lager på en hensigtsmæssig måde. Næste skridt er at gøre brug af de samme informationer i processen, hvor du plukker og pakker en ordre. Den lette måde at starte på er at: Udskrive en følgeseddel Gå ned på lageret Finde varerne Krydse af på følgesedlen Pakke varer og følgeseddel Sætte fragtlabel uden på pakken. 9

KAPITEL 5 Stregkoder reducerer fejlraten Den simple proces indeholder desværre mange muligheder for at lave fejl. Den optimale proces på et lager bør i stedet være noget i retning af: Udskrive en følgeseddel Start-scanne en stregkode på følgesedlen, hvorefter plukning påbegyndes i systemet Finde den første vare, scanne stregkoden og lægge den i pakken Finde efterfølgende varer, scanne stregkoden og lægge dem i pakken Slut-scanne en stregkode på følgesedlen Efter slutscan udskrives en pakkelabel automatisk Som afslutning scannes stregkoden på pakkesedlen Nu er ordren afsluttet. På den måde reduceres antallet af fejlkilder til et minimum, og systemet sikrer hele tiden, at det er de korrekte varer og det korrekte antal, der plukkes og pakkes. Den faktiske opbygning af processen bliver dog ikke nærmere beskrevet i denne artikel. 10

KAPITEL 6 Konklusion Hvis du har fulgt rådene i artiklen, er du godt på vej til at få styr på dit lager og endda før forretningen er begyndt at vokse. Som beskrevet kan nogle af arbejdsrutinerne virke overflødige for den lille hobbyvirksomhed. Til gengæld tager det kun kort tid at implementere og følge dem, og den potentielle gevinst, når og hvis forretningen vokser, er så markant, at du bør følge nogle af rådene. Det er imidlertid op til dig selv at finde frem til en struktur, som passer til netop din forretning. Betragt denne artikel som gode råd, men giv plads til, at du kan tilpasse rådene til din måde at arbejde på. Held og lykke med at strukturere din forretning til succes. 11

OM FORFATTEREN Jeppe Vestergaard Ejer, LivetSomSenior ApS LivetSomSenior blev etableret i 2014 og består af to webshops i henholdsvis Danmark og Sverige, hvor der forhandles hjælpemidler til ældre og handicappede. LivetSomSenior sælger både til private, virksomheder og offentlige institutioner, og varerne købes hjem fra hele verden. Jeppe Vestergaard er indehaver og har forud for LivetSomSenior mere end 10 års erfaring med salg af IT-løsninger og lagerhotels-løsninger. www.livetsomsenior.dk 12