Vejledning om beregningsmetoder og datagrundlag for ISOLAs fraværsstatistikker Version: Oktober 2014 Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Datagrundlaget for fraværsstatistikken... 3 Fraværshændelser 3 Fraværsårsager 3 Populationsdata 4 Ansættelsesgrader 5 Arbejdsdage 5 Cirkulære, indberetningspligt og undtagelser 6 Moderniseringsstyrelsens korrektioner 6 Opdatering og periodisering af fraværsstatistik... 7 Gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat... 8 Med og uden langtidsfravær 9 Fraværsvarigheder... 9
Indledning Denne vejledning beskriver generelt om ISOLAs fraværsstatistikker, om datagrundlaget og beregningsmetoder, samt særlige opmærksomhedspunkter, når du anvender tallene eller sammenholder dem med tal fra andre kilder. Som led i forståelsen af ISOLAs datagrundlag og metoder er det vigtigt at slå fast, hvad fokus og formål er med ISOLAs statistikker. Tallene i ISOLA er tilpasset for bedst muligt at kunne bruges til den centrale og sammenlignende analyse og ledelsesinformation. Selv om visse af ISOLAs statistikker kan foldes ud til et meget detaljeret niveau, så er de ikke altid ubetinget velegnede til den lokale og personnære rapportering. ISOLAs fokus ligger i højere grad på de overordnede statistikker efter metoder, der muliggør sammenlignelighed på tværs af institutioner i staten, på tværs af personalegrupper og på tværs af perioder. Du vil derfor kunne opleve, at ISOLAs statistikgrundlag i visse tilfælde afviger i forhold til kildesystemerne (lønanvisningssystemer, tidsregistreringssystemer med videre), både med hensyn til specifikke registreringer og med hensyn til metoder eller kategorisering. Dette er således ikke en nødvendigvis udtryk for fejl, hverken i kildesystemet eller ISOLA, men oftest et udtryk for at tallene er behandlet for at opnå de bedst mulige forudsætninger for overordnede analyser og tværgående sammenligning. Visse afvigelser kan dog skyldes fejl, enten i de indberettede fraværesregistreringer eller ISOLAs efterbehandling af data. De fleste afvigelser, som vi observerer, skyldes manglende eller for sent indberettede fraværsregistreringer til statistikken eller til SLS Ferie og Fravær. Hvis der for et virksomhedsområde mangler fraværsregistreringer for en eller flere måneder i kvartalet, når vi opsamler data til fraværsstatistikken, så bliver vi nødt til helt at udelukke disse områder fra statistikken, for at de ikke skal påvirke de samlede fraværstal. Som udgangspunkt er det desværre ikke muligt efterfølgende at omkøre fraværsstatistikkens datagrundlag, selv om disse virksomhedsområder efterfølgende indberetter de manglende registreringer. I anvendelsen af tallene er det også vigtigt at huske, at der altid er en historie bag jeres tal. Den kender I selv, og den bør altid indgå i jeres fortolkning af tallene. For at forstå sygefraværstallene kan det for eksempel være vigtigt at vide: Har der været en særlig arbejdsbelastning i perioden? Har der været arbejdsrelaterede sygemeldinger (fx stress, arbejdsskade, mobning). Er det arbejdsrelaterede sygefravær typisk kort- eller langvarigt? Har I en høj personaleomsætning? Var det de samme problemer, I havde sidste år? Inddrag også gerne resultaterne af jeres trivselsmålinger, ledelsesvurderinger, medarbejderundersøgelser, og hvad I eller har af relevant viden. Side 2
Datagrundlaget for fraværsstatistikken Grundlaget for fraværsstatistikkerne fødes i de lokale tidsregisteringssystemer, hvor den ansatte og HRafdelingerne registrerer fraværshændelser for hver ansat. Afhængigt af området og specifikke aftaler opsamles og indberettes oplysninger om disse fraværshændelser løbende, månedsvist eller kvartalsvist til et centralt system. Dette system vil ofte være SLS Ferie og Fravær, Statens Administration eller direkte til ISOLA-teamet i Moderniseringsstyrelsen. Uanset modtageren af de lokale registreringer, så overmeldes de i sidste ende til Moderniseringsstyrelsen ifølge gældende cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage. Fraværshændelser Registrering af et fraværsforløb for en ansat, hvad enten der er tale om at man er gået et par timer tidligere hjem fra arbejde på grund af sygdom, afholder omsorgsdage eller er sygemeldt over en længere periode, kaldes under ét for fraværshændelser. Selvom der kan være stor forskel på fraværets årsag og registreringspraksis, så er alle fraværshændelser karakteriseret ved: at være knyttet til en person at være registreret med en overordnet fraværsårsag (se nedenfor) at være registreret med en fraværsperiode, enten som en startdato og en slutdato for hændelsen, eller som et antal timer og minutter, såfremt hændelsen ikke tælles i hele arbejdsdage I ISOLA opsamler vi fraværsdata kvartalsvist, og vore statistikker er således baseret på de hændelsesregistreringer, der er foretaget inden for kvartalet, altså f.eks. fra 1. januar til og med 31. marts for såvidt angår 1. kvartal. Fraværsårsager En hændelse er registreret med en årsagskode, der overordnet set siger, om det er fravær på grund af egen sygdom, barns sygdom, barselsorlov, omsorgsdag, afholdelse af særlige feriedage og så videre. Ikke alle fraværsårsager skal indberettes. For eksempel indsamler vi ikke oplysninger om afholdelse af almindelig ferie, afspadsering, seniorordninger med arbejdstidsreduktion eller tjenestefrihed uden løn. I det enkelte tidsregistreringssystemer og fraværssystemer anvendes en lang række fraværsårsagskoder til at præcisere fraværet. Ligesom vi i lønstatistikkernes datagrundlag aggregerer lønarter og lønninger til overordnede fælles lønkategorier, så aggregerer vi også i ISOLA disse mange fraværsårsagskoder til nogle færre overordnede årsager: 01 Egen sygdom (sygefravær) - inkl. graviditetsbetinget sygefravær uden for orlov 02 Arbejdsskade (sygefravær) 03 Barns sygdom (tidl. barns 1. sygedag) 04 Barselsorlov (*) 05 Adoption (*) 06 Særlige feriedage 07 Delvis sygemelding m. nedsat tid (sygefravær) Side 3
08 Delvis sygemelding m. fritagelse for visse opgaver (*) 09 Omsorgsdage (anvendt siden 2010) (*) Barselsorlov, Adoption og Delvis sygemelding m. fritagelse for visse opgaver indgår ikke p.t. i ISOLAs statistikker, da indberetningskvaliteten af registreringerne på disse fraværstyper ikke vurderes at være pålidelige og anvendelige til statistikformål. Mange fraværsstatistikker tager udgangspunkt i et specifikt fokus på sygefravær, og du vil derfor opleve, at de tre fraværsårsager, der vedrører egen sygdom (det vil sige Egen sygdom, Arbejdsskade og Delvis sygemelding med nedsat tid) vil være forudvalgt i de fleste af fraværsstatistikkerne. Populationsdata Fraværsregistreringerne indeholder som nævnt kun en personidentifikation, en periodeangivelse og en fraværsårsagskode. Dette er ikke nok til at kunne producere anvendelige statistikker, da man på dette grundlag dels ikke har stamoplysninger til kategorisering af tallene på for eksempel virksomheder, demografi eller personalegrupper, og dels ikke har oplysninger om personer uden fravær. Derfor modtager vi også såkaldte populationsdata, der for hver ansat angiver en række stamoplysninger, der skal kvalificere statistikken. Det drejer sig om oplysninger som delregnskab, ministerområde, finanslovshovedkonto, frie specifikationer (SLS-segmenter), personalekategori og stillingsbetegnelse. Derudover indeholder populationsdata information om personens anættelseskvote, altså en brøk der angiver den ansattes normerede arbejdstid som en brøk af en normeret fuldtidsstilling på svarende til 1.924 timer om året. Endelig indeholder populationsdata datoer for det pågældende ansættelsesforholds start- og slutdatoer i tilfælde af, at det er en person, der er tilgået eller fratrådt sin stilling i den givne periode. Disse oplysninger ligger dog ikke i fraværsregistreringssystemerne, og vi får dem derfor fra lønsystemerne. Dette sikrer på den ene side, at oplysningerne er sammenlignelige og genkendelige i forhold til ISOLAs øvrige statistikgrundlag, hvilket giver en velkommen kontinuitet i begreber og datafelter. På den anden side må man så også acceptere, at stamdata har oprindelse i et andet system end fraværsdata, og dette kan og vil i nogle tilfælde give udfordringer og afvigelser fra forventede tal. Én udfordring er, at fraværsdata - på samme måde som for eksempel forbrugstal - dækker over en skarpt afgrænset periode, i dette tilfælde et kvartal eller et rullende år, mens populationsdata vil være øjebliksbilleder fra slutningen af perioden. Det vil sige, at en ansat, der for eksempel har ændret personalekategori eller ansættelseskvote i løbet af perioden, kun vil fremgå af statistikken med den status, personen havde i slutningen af perioden. En anden udfordring er, at populationsdata ofte trækkes ca. en måned efter kvartalets afslutning, og ændringer i de ansattes stamoplysninger, der er effektueret i denne måned, vil slå igennem bagud i statistikken. Især ved årsskifte er der typisk en del ændringer, der træder i kraft, og dette kan betyde, at nogle stamoplysninger i statistikken for eksempelvis 4. kvartal afspejler visse virksomhedsstrukturer og/eller personalekategoriseringer, der i virkeligheden vedrører ændringer indført efter periodens udgang. Side 4
Ansættelsesgrader En væsentlig faktor i fraværsstatistikken, såvel som de fleste øvrige statistikker i ISOLA, er at tælle ansatte ud fra et årsværkbegreb, det vil sige brøker af normerede fuldtidsstillinger. I lønstatistikkerne baseres disse oplysninger på de såkaldte bevillingstimer, altså de faktiske arbejdstimer, der udbetales basisløn for. Omend disse lønbaserede bevillingstimer i udgangspunktet er baseret på kun én måneds udbetalinger opregnet til årsniveau, så afspejler de ikke desto mindre en egentlig beskæftigelsesgrad. Selv om populationsdata til fravær har kilde i lønanvisningssystemerne, så er populationsdata udelukkende baseret på stamoplysninger om de ansatte, og ikke deres lønoplysninger. Vi kan således ikke bruge lønstatistikkernes årsværksbegreb. Årsværksbegrebet i lønstatistikken har også en svaghed i forhold til beregening af fraværsstatistik, da man i lønstatistikken ikke tager hensyn til om en ansat er tiltrådt eller fratrådt i løbet af en given periode. Dette har nemlig afgørende betydning for beregning af korrekt gennemsnitligt fravær for en sådan ansat. Så i populationsdata etablerer vi en ny værdi, der i sammenhæng med fraværsstatistikken mere præcist angiver en persons ansættelsesgrad i den pågældende periode. Dette beregnes dels på baggrund af stamoplysningen om ansættelseskvote, der angiver den ansattes timenormering (ikke forbrug) som en brøk af en fuldtidsstilling, og dels ud fra lønregistrets start- og slutdato, som nævnt ovenfor. Ansættelsesgrad = Ansættelseskvote Antal arbejdsdage i kvartalet/året, hvor personen har været ansat Antal arbejdsdage i kvartalet/året i alt Arbejdsdage For at kunne beregne fravær helt præcist, kræver det fuldt kendskab til hvornår og hvor meget hver enkelt ansat arbejder for hver eneste dag. Da vi ikke kender de ansattes arbejdstider og lokalt aftale fordeling af arbejdstimer hen over ugen, er vi nødt til at foretage en nogle grove betragtning om de statsansattes arbejdstid: Alle ansatte arbejder 5 dage om ugen, mandag til fredag Hver enkelt ansattes normerede arbejdstimer er fordelt jævnt ud over hele ugen, det vil sige 7,4 timer pr. dag for fuldtidsansatte Fravær, der falder i weekender, på helligdage, grundlovsdag, juleaftensdag eller nytårsaftensdag, medregnes ikke Man skal være klar over disse forhold, såfremt man analyserer områder, hvor mange ansatte afviger væsentligt fra disse forudsætninger, idet det vil kunne påvirke fraværstallene. Det vil især gøre sig gældende, når man ser på områder med mange vagtfunktioner, visse grupper af militært personel og lignende. Side 5
Cirkulære, indberetningspligt og undtagelser Oplysninger om fravær mv. benyttes til fremstilling af sygefraværsstatistik for staten. Desuden anvendes oplysningerne af Danmarks Statistik til beregning af omkostninger pr. præsteret arbejdstime. Ifølge Lov om Danmarks Statistik (jf. Lovbekendtgørelse nr. 599 af 22. juni 2000), skal der foretages indberetning til Danmarks Statistiks lønstatistik herunder fraværsoplysninger. Finansministeriets departement og Danmarks Statistik indgik i 1994 en separat aftale om indberetning af fraværsoplysninger til lønstatistik på baggrund af oplysninger i lønsystemerne. Aftalen indebærer, at fraværsoplysninger fra løncentralerne indsamles af Moderniseringsstyrelsen. Fraværsoplysningerne valideres efterfølgende i Moderniseringsstyrelsen, der videresender kopi til Danmarks Statistik. Derved undgås, at virksomhederne belastes af at skulle indberette samme data til Danmarks Statistik og Moderniseringsstyrelsen. Efter aftale med Moderniseringsstyrelsen kan særlige personalegrupper, eksempelvis personer, der får udbetalt ydelser uden at have et egentligt ansættelsesforhold, eller hvor ansættelsesforholdene er sådan, at der normalt ikke sker registrering af sygefravær, undtages fra indberetningspligten. Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten, fremgår af cirkulærets bilag. Overordnet set drejer det sig om følgende personalegrupper: Timelønnede Ansatte på efterløn Vederlagslønnede Særligt aflønnede Eksterne lektorater og gæsteundervisere Studenter, studenterundervisere og instruktorer Ministre Værnepligtige Ph.d. studerende Moderniseringsstyrelsens korrektioner Fraværsregistrering er underlagt processer, der er afhængige af mange personers rettidige indtastninger og indberetninger, samt flere it-systemers funktionalitet. Det er derfor uundgåeligt, at der vil forekomme fejl eller mangler i de indberettede oplysninger fra enkelte virksomheder. Disse fejl vil oftest kunne kategoriseres som: Manglende indberetning i en eller flere måneder i kvartalet Dobbeltindberetning af fraværshændelser Ikke-lukkede fraværshændelser Fejl i stamoplysninger i populationsdata Fejl i datafilen eller datastrukturen Mange af disse fejlmuligheder bortset fra den første kan vi i et vist omfang korrigere for i behandlingen af de indberettede data, men hel eller delvist manglende indberetninger kan vi ikke korrigere for. Vi gennemgår derfor alle indberetninger hvert kvartal, og hvis der mangler data for et virksomhedsområde, vil Side 6
vi afhængigt af områdets størrelse vælge enten at udelade området af statistikken eller bede leverandøren om at sende nye data. I ISOLAs statistikker vil du kunne trykke på linket Vis korrektioner i fraværsdata for at se hvilke specifikke udeladelser af områder, der er foretaget i det valgte kvartal eller rullende år. Opdatering og periodisering af fraværsstatistik Fraværsdata samles til statistikker en gang i kvartalet, og i ISOLA kan du vælge, om du vil se fravær registreret i det pågældende kvartal, eller om du ønsker at se det opgjort for et rullende år. Rullende år vil sige 4 sammenhængende kvartaler til og med det aktuelle kvartal. Det giver mulighed for at du fire gange om året kan trække stabile fraværstal, som udligner de sæsonvariationer, der ellers præger statistik for enkeltstående kvartaler. Her tænkes især på det generelt højere fravær i vintermånederne og det lavere fravær i sommerferieperioden, som ved kvartalsopgørelser giver variationer, der "overdøver" det reelle fraværsniveau, og som for eksempel vanskeliggør identifikation af resultater af lokale tiltag for nedbringelse af sygefraværet. Enkeltkvartaler: 1. kvt. 2. kvt. 3. kvt. 4. kvt. 1. kvt. 2. kvt. 3. kvt. 4. kvt. Årsstatistikker: Hele året Hele året Rullende år: 1. kvartal til 4. kvartal 2. kvartal til 1. kvartal 3. kvartal til 2. kvartal 4. kvartal til 3. kvartal 1. kvartal til 4. kvartal Forskelle mellem enkeltkvartaler og kvartalsopdaterede rullende år illustreres måske bedst med en figur fra fra HRmeter: Sygefravær pr. kvartal: Sygefravær pr. rullende år: Den ene figur (til venstre) er opgjort for 5 kvartaler, og er god til at vise hvordan fraværet fordeler sig hen over årets sæsoner. Den anden figur (til højre) er også opdateret kvartalsvist, men opgør fraværet for rullende år, og her ses det tydeligt, at de stærke sæsonvariationer er udlignet, og tilbage er et stabilt niveau, der i højere grad afslører trends i det generelle fraværsniveau. Side 7
I alle ISOLAs fraværsstatistikker har du muligheden for at vise tallene både for rullende år og for enkeltstående kvartaler, men som udgangspunkt anbefaler vi, at man anvender rullende år for et mere stabilt niveau. Såfremt du ønsker en opgørelse af fraværet for et kalenderår, så vælger du nu blot "4. kvartal" og "rullende år". Dette vil give en statistik, der dækker 1. kvartal til og med 4. kvartal. Gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat Det grundlæggende mål for fraværsniveauet i et given virksomhed eller personalegruppe i ISOLAs statistikker er gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat. Dette mål sammenholder de registrerede fraværshændelser i den valgte periode med den samlede population af ansatte i området. Fraværshændelser indberettes enten som hele dage (med en start- og slutdato) eller som timer og minutter (hvis hændelsen er kortere end en arbejdsdag). For ikke at operere med to forskellige tidsbegreber, ønsker vi at at kunne opgøre en fraværshændelses varighed med et samlet begreb, som vi kalder standardfraværsdage. Vi når frem til det begreb ved først at omregne fraværet til timer, ved enten at tage de registrerede timer/minutter, eller ved at tage antallet af hele dage og omregne det til timer vægtet i forhold til den ansattes ansættelseskvote. Ansættelseskvoten er som tidligere nævnt er en brøk, der angiver personens normerede ansættelsesgrad i forhold til en fuldtidsstilling. Så en ansats antal standardfraværsdage beregnes således: Standardfraværsdage = Timer + Minutter/60 + (Antal fraværsdage Ansættelseskvote 7,4) 7,4 Som nævnt tidligere, så medregnes weekender, søgnehelligdage, grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag ikke. Så hvis en person er syg fra og med torsdag til og med mandag, så medregner vi kun de 3 arbejdsdage i fraværshændelsen. En person, der er ansat på deltid, f.eks. 30 timer/ugen, vil have en ansættelseskvote på 30/37 = 0,8108. Hvis denne person går hjem med sygdom tirsdag 3 timer før normeret gå-hjem-tid og er syg hele onsdag og torsdag, og raskmeldes fredag, så vi persons sygefraværshændelse tælle som: (3 timer + 2 dage 0,8108 7,4) / 7,4 = 2,03 standardfraværsdage Når vi i ISOLA, HRmeter eller Statens Benchmarkdatabase opgør gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat, så sammenholder vi summen af standardfraværsdage i området i forhold til summen af ansættelsesgrader, som beskrevet i et tidligere afsnit: Gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat = Sum af standardfraværsdage Sum af ansættelsesgrader Det bemærkes, at kun fraværshændelser, der ligger inden for det valgte kvartal eller rullende år, tælles med. Så hvis en person er blevet syg før kvartalets start og først raskmeldes efter 3 arbejdsdage i det valgte kvartal, da medregnes kun de 3 dage i beregningen af kvartalets fravær, også selvom det er afslutningen på et længere fraværsforløb. Side 8
Med og uden langtidsfravær Som udgangspunkt medregnes alle fraværshændelser i beregningen af det gennemsnitlige fraværsniveau. Men især ved opgørelse af sygefravær er det i mange tilfælde ønskeligt at beregne fraværstallene uden at medregne langtidssygdom, dels fordi blot en enkelt langtidssygemeldt kan påvirke en virksomheds gennemsnit voldsomt, og dels fordi langtidssygdom generelt ikke vil indgå i opfølgning på lokale strategier for nedbringelse af sygefraværet. Derfor er det nu muligt i ISOLA, HRmeter og Statens Benchmarkdatabase at se det gennemsnitlige fravær opgjort både med og uden langtidsfravær. Langtidsfravær defineres som en ubrudt fraværshændelse, der har varet i mere end 30 kalenderdage (inklusive weekender, søgnehelligdage, grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag). Denne definition valgt, da det typisk er efter 30 kalenderdage at der kan søges om dagpengerefusion. Fraværsvarigheder Statistikken om Fraværsvarigheder belyser antallet af fraværshændelser og fordeling af deres længder. Med varighed menes her hvor mange arbejdsdage (ekskl. weekender, søgnehelligdage, grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag), en given fraværshændelse har varet. Bemærk: På grund af tekniske problemer og varierende indberetningspraksis har denne statistik (tidligere kaldet Fraværsperioder) været deaktiveret i ISOLA. Datakvaliteten er forbedret, og vi åbner nu for statistikken igen fra og med 2014. Det skal dog bemærkes, at der stadig kan være problemer med de indberettede hændelsesvarigheder for visse områder, og statistikken skal derfor anvendes med omtanke. I modsætning til opgørelsen af gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat, hvor alt fravær inden for et givent kvartal eller år tælles med, så medregner Fraværsvarigheder kun fraværshændelser, der er afsluttet i kvartalet eller året. Vi er interesserede i varigheden af hændelser uanset om de er påbegyndt før eller i kvartalet/året, og den endelige længde kendes først, når hændelsen er afsluttet. Der beregnes således ikke på fraværsniveau pr. ansat eller standardfraværsdage, men udelukkende på fordelinger af fraværshændelsernes varighed. I ISOLAs statistik fordeles fraværet i følgende varigheder: Under 1 dag (fravær af mindre end 7,4 timers varighed) 1 dag 2-3 dage 4-10 dage 11-30 dage 31-65 dage 66-120 dage 121-260 dage Mere end 260 dage Fordelingen vises enten som en procentvis fordeling af antal hændelser pr. varighed, det faktiske antal hændelser pr. varighed, eller summen af standardfraværsdage pr. varighed. Side 9