ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. december 2017 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 23. november 2017 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Åben del Sag 9082 Godkendelse af referat Sag 9083 Revisionsprotokol Sag 9084 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9085 Udlejningsforhold Sag 9086 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9087 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9088 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9089 Afdelingsmøder januar / februar 2018 Sag 9090 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2016/2017 Sag 9091 Indstilling beboerklagenævn Sag 9092 Selskabets beretning Sag 9093 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Sag 9094 Effektiviseringspotentialer Sag 9095 Orientering fra administrationen Sag 9096 Kredsudvalget Sag 9097 Fritidsudvalget Sag 9098 BL orientering Sag 9099 Eventuelt Sag 9100 Næste møde Sag 9101 Øvrige datoer Lukket del Sag 9102 Eventuelle sager til behandling
Åben del 9082 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 26. oktober 2017 er udsendt via mail 2. november 2017. Godkendt. 9083 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne 653 670 er godkendt på bestyrelsesmødet 23. februar 2017. 9084 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt via mail 27. oktober 2017 * Artikel fra Fagbladet Boligen med Socialdemokratiets ti forslag Flere og billigere almene boliger 9085 Udlejningsforhold E-sag På mødet var der en orientering om, at ministeren trækker forslaget om ændret kommunal anvisning. 2
9086 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov E-sag På mødet var der en generel status på overgangen til YouSee samt dialog om YouSee s orientering på afdelingsbestyrelseskonferencen 28. oktober 2017. Der var flere informationer om, at dialogen med YouSee s kundeservice ikke er optimal, hvilket Henning Juul Hovmand vil følge op på. Henning Juul Hovmand vil også følge op på YouSee arrangement overfor beboerne. b. Afdeling 05 Pileparken 1 ansøgning om optagelse af lån B-sag Pileparken 1 har på et ekstraordinært afdelingsmøde 31. oktober 2017 vedtaget at optage et 20-årigt lån til delvis dækning af omkostningerne til ombygning af varmesystem fra 1-strenget til 2-strenget anlæg med en forventet udgift på 15 mio. kr. Afdelingens henlæggelser skal i henhold til reglerne anvendes til vedligeholdelse. Forbedringsandelen af det nye anlæg skal finansieres ved fremmede midler. Der fremlægges derfor forslag om optagelse af trækningsret og lån hertil. Finansiering Henlæggelser Trækningsret 20-årigt lån Finansiering i alt 6.600.000 kr. 4.400.000 kr. 4.000.000 kr. 15.000.000 kr. Der optages et 20-årigt realkreditlån på 4.000.000 kr. med en samlet årlig ydelse på ca. 260.000 kr. eller 19,50 kr./m2/pr. år. Dette medfører en lejeforhøjelse på 2,07% i forhold til huslejen pr. 1. februar 2018. Lejeforhøjelsen træder i kraft, når arbejdet er afsluttet. Godkendt. 9087 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Orientering om at afdeling 39 Moseparken skema A sag om badeværelsesrenovering er på vej igennem de kommunale udvalg og forventes godkendt på Byrådets møde 20. december 2017. 3
9088 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 26. oktober 2017. Vi afventer spændt tilbud/licitation, som afholdes 28. november 2017. På grund af tidspres hos tilbudsgiverne ønsker rådgiverne at udsætte fristen med 14 dage til 12. december 2017, hvilket administrationen har accepteret. Resultatet kan således blive forelagt på Organisationsbestyrelsens møde den 14. december 2017. Den kommunale behandling af skema A for nybyggeri er behandlet på Økonomiudvalgets møde 7. november 2017 og anbefalet til godkendelse på Byrådets møde 29. november 2017. Med henvisning til tidligere dialog om samarbejdet med Gladsaxe Kommune om lokalplanudarbejdelsen og de udfordringer vi har haft. Rådgiverne har udarbejdet et udkast til notat om evaluering af lokalplanprocessen, som tidligere er udsendt til endelige afklaring. Dette skal også ses i lyset af, at Gladsaxe Kommune på Styringsdialogmøderne opfordrede til at inddrage dem tidligt i processen, hvilket vi ikke synes har været gavnligt i denne sag. På Organisationsbestyrelsens møde 26. oktober 2017 var der en dialog om notatet, som gav et rigtig godt overblik, og som samtidig viser problemstillingerne i den kommunale sagsbehandling. Notatet fremsendes til kommunens administration for deres kommentarer inden det eventuelt fremsendes til kommunalpolitikkerne. Der har været afholdt møde med kommunens administration 15. november 2017. På dette møde havde administrationen forståelse for de problemstillinger, som er beskrevet, og de vil anvende dem til at evaluere deres sagsbehandling. De var også åbne overfor en dialog om optimering af den fremtidige byggesagsbehandling. På mødet blev der udleveret et mødenotat fra mødet med kommunens administration. Genhusning af blok 8 og 10, som skal være på halvanden til to år, og derfor har en karakter af permanent genhusning måske i andre afdelinger. Det bliver mere og mere klart, at for at få en god genhusning er det nødvendigt at få nybyggeriet færdigt hurtigst mulig. Herudover er der flere eksisterende boliger, som lukkes på grund af skimmel. Til efterretning med bemærkning om at kommunens tilbagemelding på lokalplanprocessen tages til efterretning, og beslutning om at orientere byrådspolitikkerne afventer kommunens løbende opfølgning på byggesagsbehandlingen. 9089 Afdelingsmøder januar / februar 2018 E-sag Endelig mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar og februar 2018 blev udleveret på mødet. 4
Respektive afdelinger tilskrives endvidere om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. 9090 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2016/2017 E-sag På mødet blev udkast til foreløbigt urevideret resultatopgørelse for selskabet 2016/2017 udleveret og gennemgået. 9091 Indstilling beboerklagenævn B-sag Gladsaxe Byråd har ved brev af 1. november 2017 udsendt med dagsordenen anmodet de almene boligorganisationer i kommunen om fremsendelse af indstilling til udpegning af et medlem og en stedfortræder til Beboerklagenævnet. Beboerklagenævnets funktionsperiode følger Byrådets valgperiode, det vil sige fra 1. januar 2018 til 31. december 2021 og består af en formand og to andre medlemmer, der udpeges af Byrådet efter indstilling fra henholdsvis de almene boligorganisationer, der har afdelinger i kommunen og de større lejerforeninger i kommunen. Selskabet har for funktionsperioden 1. januar 2014 til 31. december 2017 været repræsenteret i Beboerklagenævnet ved Ryno Scheil, Lyngparken 1. Gladsaxe Kommune anmoder boligselskaberne om en fælles indstilling og med indstilling fra det enkelte boligselskab senest 24. november 2017. Til videre drøftelse på mødet. Ryno Scheil indstilles. 5
9092 Selskabets beretning B-sag Følgende afsnit er planlagt: 1. Forord til beretning 2. Beboerundersøgelsen 3. Boligpolitik Planlov sikre almene boliger Finansiering af almene boliger Effektivisering i den almene boligsektor lovgivning 4. Samarbejdet med Gladsaxe Kommune: Styringsdialog 5. Mission, Vision og Værdier Status på målsætningerne Målsætninger for beboerdemokratiet 6. Renoveringssager og fremtidssikring Skoleparken 1 Helhedsplaner Hvad arbejdes der med Fremtidssikring 7. Administrativ udvikling af serviceydelser Hjemmesiden Beboerens egen side Min side Digitalisering af afdelingsbestyrelsesarbejdet Arbejdet med effektiviseringspotentialer / ingen huslejestigninger 8. Personaleforhold Medarbejderseminar 9. Bestyrelse og udvalg Organisationsbestyrelsen Kredsudvalget udvikling af beboerdemokratiet / Mere viden Fritidsudvalg aktiviteter 10. Selskabets økonomi Godkendt. Eventuelle yderligere emner til beretning 2016/17 meddeles administrationen. 6
9093 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd E-sag Materiale fra mødet med Gladsaxe Byråd den 30. oktober 2017 er modtaget og udsendt via mail 17. november 2017. På mødet var der en dialog om mødets afvikling og spørgsmålene. Til orientering blev det oplyst, at kommunale indskudslån er på kommunens Økonomiudvalgs dagsorden 28. november 2017. 9094 Effektiviseringspotentialer E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 26. oktober 2017. Arbejdet med arbejdsplaner er nu i den fase, hvor der skal foretages tidsregistreringer i afdelingerne. Driftspersonalet har selvfølgelig haft spørgsmål til opgaven, og der har været afholdt opsamlingsmøde. På mødet var der en yderligere orientering samt status. For at optimere processen er der efter aftale med medarbejderne arrangeret besøg hos et andet boligselskab. 9095 Orientering fra administrationen a. Hjemmeside elektroniske afdelingsbestyrelsesmødereferater O-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 28. september og 26. oktober 2017, hvor det blev besluttet, at der vil være en opfølgning på de kommende Organisationsbestyrelsesmøder. Der er afholdt opfølgningskurser onsdag den 11. og torsdag den 12. oktober 2017. På afdelingsbestyrelseskonferencen lørdag den 28. oktober 2017 var der en generel orientering om afdelingsbestyrelsernes muligheder på hjemmesiden. Efter diverse tilrettelser og afholdelse af kurserne er der sket en markant forbedring. 7
På mødet var der en endelig opsamling på dette. 9096 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt 21. september 2017. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes 30. november 2017. b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 28. oktober 2017 E-sag På mødet var der en evaluering/dialog om afviklingen. Den endelige opsamling sker i Kredsudvalget. 9097 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt 23. oktober 2017. Referat herfra er udsendt via mail 2. november 2017. Næste møde afholdes 27. november 2017. Folkefesten afholdes lørdag den 10. marts 2018. 8
b. Julemarked Julemarked er afholdt lørdag den 18. november 2017. På mødet var der en orientering om arrangementets forløb, som havde været meget positiv, hvilket bekræfter tidspunkt og sted for afholdelse af julemarked. 9098 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 36 af den 18. oktober 2017 vedrørende Vejledning om overenskomster BL-politik * BL-politik nr. 14 BL og KL afviser forslag om kommunal anvisning * BL-politik nr. 15 Minister trækker forslag om ændret kommunal anvisning 9099 Eventuelt O-sag Ingen sager til behandling. 9
9100 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 14. december 2017. 9101 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 23. november 2017 udsendes 16. november 2017 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 23. november 2017 udsendes 30. november 2017 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 7. december 2017. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 8. december 2017. 10
Lukket del 9102 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 11
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Indskudslån x 12