IT-projektet Implementering af EU-Landbrugsreform i Danmark Gitte Nørgaard Aidt Chefkonsulent/Teamleder
Landbrugsstyrelsen Styrelse under Miljø- og Fødevareministeriet, med ansvar for ministeriets erhvervs- og miljøpolitik IT 12 lokationer 1200+ interne brugere 3 skibe Mere end 40.000 eksterne kunder Ca. 1200 medarbejdere 1100+ servere Driftsbudget på lige over en milliard kr. 850 brugere i Citrix FL2016 bevilling på knap 10 milliarder kr. 1 petabyte data Mere end 100 tilskudsordninger 130 multifunktionsprintere Ca. 22.000 fysiske kontroller om året Årligt 25.000 henvendelser til 800.000 breve udsendes årligt Service Desk Høj grad af digitalisering og automatisering ISO 27001 certificeret Årlig audit
EU s Landbrugsreformer EU reformerer politikken for landbrugsområdet hvert syvende år EU-reformerne definerer rammerne for tilskud, regulering og kontrol Landbrugsreformens omfang og betydning for kunder og samfund er stor, styrelsen udbetaler ca. 10 mia. årligt i tilskud Udbetaling af EU-midler medfører store krav til revision, krav om iso 27001 certificering og underkendelsesrisiko Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 3
Projektets overordnede formål Rettidig og effektiv implementering af EU s fælles landbrugspolitik for reformperioden 2015-2020. Primære mål for 2015 Åbning af den største ansøgningsrunde skulle kunne søges pr. 01.02.2015 (ca. 40.000 ansøgere) Udbetalingsmål for den største ansøgningsrunde: - 95 % af støtten skulle være udbetalt pr. 01.12.2015 og 97 % pr. 31.12.2015 Løbende åbningsdatoer for projekt- og arealtilskudsordninger, der også skulle kunne søges og sagsbehandles rettidigt Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 4
Projektomfang Budget 156,3 mio. kr. inkl. risikopulje Faktiske udgifter 94,3 mio. Projektet blev gennemført i tæt samarbejde med EU, departementet og erhvervet. 150+ personer var involveret. Opstart af analysefase i 2013 Projektafslutning i 2015 Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 5
Projektets leverancer 15 leverancespor vedr. rettidig it-understøttelse af en række tilskudsordninger Videreudvikling og parameteropsætning i eksisterende rammesystemer - vi undgik et stort anskaffelsesprojekt pga. eksisterende it-platform - vi undgik at kunderne skulle forholde sig til nye regler og ny grænseflade samtidig Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 6
Projektets organisering Projektets faglige styregruppe (*Arealstyregruppen ) Medlemmer: EU direktør Ressource direktør Enhedschef IT En række ledere fra fagområderne [+ fagpersoner med viden om landbrugsområdet] Beslutningsdokumenter vedrørende politiske afklaringer. Projektets IT-Styregruppe Medlemmer: EU direktør Ressource direktør Enhedschef IT En række ledere fra fagområderne [+ fagpersoner med viden om landbrugsområdet og IT] Beslutningsdokumenter vedrørende it-projekterne (IT- projektstyring, PID mv.) Projektets faglige spor Projektleder, fagpersoner Analyseteams (love, regler etc.): Yngre landmænd Aktive landmænd Grundbetaling Afgrødediversificering Permanente græsarealer [+ en række andre teams] Beslutningsdokumenter (forretningsbeskrivelser) vedrørende forretningsmetoder og forventet it-praksis Projektets IT spor IT projektleder, delprojektledere og fagpersoner. IT projektteams F.eks.: Grundbetaling, ansøgningsskema, kontrol etc. Udvikling af ny funktionalitet samt opsætning af skemaer, beregninger og arbejdsgange Med de samme direktionsmedlemmer og flere af de samme enhedschefer i begge styregrupper, blev der sikret sammenhæng mellem den faglige styregruppe og IT styregruppen Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 7
EU-regler ~ 6 mdr. forsinket Udfordringer og vilkår - Forsinkelserne medførte, at vi måtte igangsætte forskellige spor i projektet, selvom der stadig var uklarheder Komplekse regler - Svært at få udmøntet reglerne inden kravspecificering Styrelsen havde flere parallelle it-projekter kørende samtidig Revision, akkrediteringskrav, underkendelsesrisici Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 8
Resultater vi er stolte af Danmark i førertrøjen i EU kun Danmark og Flandern fik alle ansøgninger ind rettidigt på den store ansøgningsrunde i 2015. Øget digitaliseringsgrad på projektstøtteordninger Høj automatiseringsgrad på den største ansøgningsrunde i 2015 ~ 70 % Projektet blev afsluttet til tiden og overholdt budgettet Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 9
Gode erfaringer Velafprøvede rammesystemer og infrastruktur var en forudsætning for at kunne implementere mange komplekse regler hurtigt Faste porteføljestyregrupper for forretningsområder har virket godt Solid direktionsforankring i store It-projekter Tidlig involvering af IT også selvom de politiske afklaringer ikke var afsluttet Godt og tæt samarbejde mellem IT, fagenheder, Departement og erhverv Change board => kvalificeret behandling af ændringsønsker efter lukning af krav Forbedret leverandørsamarbejde ift. kravspecifikationer Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 10
Spørgsmål? Implementering af EU-Landbrugsreformen i Danmark / s. 11