Randers Kommune Laksetorvet 1 8900 Randers C Afgørelse Vi sendte en høring til jer den 19. april 2016 i forlængelse af tilsynsbesøget den 4. april 2016. På besøget hos Ydelseskontoret, Regimentvej 1, 1., tv, 8930 Randers NØ talte vi med daglig leder Sanni Tolstrup, arbejdsmiljørepræsentant Inge Sloth og souschef Sasia Jeppesen. I har nu haft mulighed for at komme med jeres bemærkninger til sagens oplysninger. Hvis I har sendt bemærkninger til os, er de indgået i vores vurdering af sagen, og de fremgår af afsnittet nedenfor om sagens oplysninger. Tilsynscenter Nord Postboks 1228 0900 København C Tlf. 70121288 Fax 70121289 at@at.dk www.at.dk CVR-nr. 21481815 20. maj 2016 Sagsnummer: 20160000535/6 Sagsansvarlig: Lars Holst Hansen CVR-nr.29189668 P-nr.1018456954 Vi har på baggrund af de samlede oplysninger truffet følgende afgørelse: Påbud Virksomheden påbydes at sikre en sikkerhedsmæssig forsvarlig indretning af kontorarbejdspladser, herunder tilstrækkeligt antal flugtveje og nødudgange. Virksomheden skal sikre, at arbejdsstedet, herunder kontorarbejdspladser, indrettes sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt, så risikoen for, at ansatte udsættes for vold forebygges. I skal efterkomme påbuddet senest den 15. september 2016. I skal senest den 22. september 2016 give os besked om, hvordan I har efterkommet påbuddet. I kan enten bruge formularen på vores selvbetjeningsløsning onlineat.dk, eller I kan udfylde blanketten nedenfor og sende den til os. I skal orientere alle arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter, der er berørt af påbuddet. Begrundelse for påbuddet Begrundelsen for påbuddet tager udgangspunkt i en vurdering af, om og hvordan risikoen for vold som er relateret til arbejdet, er til stede, og hvordan virksomheden har forsøgt at forebygge problemerne. Arbejdstilsynet vurderer, at arbejdet med møder med borgere i ydelseskontoret ikke er planlagt, tilrettelagt og udført, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt 1
fuldt forsvarligt. Der er risiko for, at de konstaterede problemer med utilstrækkelig forebyggelse af risikoen for vold, herunder indretning af kontorarbejdspladser, som er relateret til arbejdet, kan have indvirkning på de ansattes fysiske eller psykiske sundhed på kort eller lang sigt. Vi har ved vurderingen lagt vægt på, at risikoen for vold, som er relateret til arbejdet, ikke er forebygget tilstrækkeligt. Det bygger vi på følgende: Ansatte i Ydelsekontoret har jævnligt møder med borgere. Her under møder, der har betydning for borgeres økonomi. Målgruppen af borgere vurderes til at indeholde borgere, der kan være truende og/eller voldelige over for ansatte. Virksomheden udfører ikke arbejdet med møder med borgere sikkerhedsmæssigt forsvarligt, idet indretningen af de fysiske kontorarbejdspladser ikke sikrer et tilstrækkeligt antal flugtveje og nødudgange. Der er eksempler på, at borgere har voldsdomme og borgere i øvrigt kan optræde truende og verbalt forulempende. Indretningen af de eksisterende mindre kontorer indebærer en risiko for de ansatte, idet de ansatte sidder ved vinduet eller bordet er placeret, så borgeren vil sidde tættest på døren. De ansatte har derfor ingen flugtmulighed. Arbejdstilsynet vurderer derfor samlet, at arbejdet med møder med borgere i små kontorer udsætter de ansatte for en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko. Utilstrækkelig forebyggelse af risiko for arbejdsrelateret vold forøger de ansattes risiko for at blive udsat for arbejdsrelateret vold. Udsættelse for vold og trusler kan forøge de ansattes risiko for at udvikle belastningsrelaterede sygdomme som angst, depression og i nogle tilfælde posttraumatisk belastningsreaktion (PTSD). De ansatte risikerer også at få fysiske helbredsskader ved overfald og vold. Sagens oplysninger Arbejdstilsynet har modtaget høringssvar fra virksomheden og de enkelte faktuelle rettelser er indsat med kursiv i det følgende. Høringssvaret giver ikke anledning til at ændre Arbejdstilsynets afgørelse og påbuddet fastholdes. Arbejdstilsynet har besøgt Ydelseskontoret, Regimentvej 1, 1., tv, 8930 Randers NØ i forbindelse med et risikobaseret tilsyn den 04. april 2016. Ved besøget talte vi med daglig leder Sanni Tolstrup, arbejdsmiljørepræsentant Inge Sloth og souschef Sasia Jeppesen. Vi gennemførte desuden en gruppesamtale med fem medarbejdere med henblik på at afdække de psykiske arbejdsmiljø. Desuden fik vi fremvist et af de mindre kontorer, hvor der gennemføres samtaler med borgere. Kontoret blev fremvist af daglig leder Sanni Tolstrup. Samtaler med ledelse og ansatte Arbejdstilsynet har afholdt en gruppesamtale med fem ansatte den 4. april 2016 og eventuelt repræsentanter fra ledelsen. Arbejdstilsynet har afholdt samtale med ledelsen den 4. april 2016 Arbejdstilsynet har observeret arbejdet i afdelingen Ydelseskontoret den 4. april 2016 2
Skriftlige materialer Arbejdstilsynet har i forbindelse med tilsynet gennemset følgende skriftlige materialer fra virksomheden APV Diverse politiker vedr. vold og trivsel på Ydelseskontoret Risiko for og forekomsten af arbejdsrelateret vold Ansatte oplyser: Ydelseskontoret tager sig af opgaver med at udbetale midlertidig forsørgelsesydelser i form af kontanthjælp, revalideringsydelser, sygedagpenge samt enkeltydelser. Ledighedsydelse, fleksløntilskud, ressourceforløbsydelse, uddannelseshjælp, kontantydelse og integrationsydelse. De borgerrelaterede opgaver er dels at vejlede og rådgive borgere omkring ydelser, dels at modtage ansøgninger om forsørgelsesydelser samt tildele, udmåle og forsende ydelser løbende, hvor den nødvendige dokumentation for berettigelse til ydelse er til stede. Det er karakteristisk for de borgere Ydelseskontoret er i kontakt med, at de ikke er på arbejdsmarkedet. En del borgere er uden for arbejdsmarkedet pga. sygdom og en del udenlandske borgere andre er langtidsledige og/eller på kontanthjælp og sygedagpenge. Det oplyses, at visse borgere har en perifær kontakt til arbejdsmarkedet og ikke ønsker at være på arbejdsmarkedet. Det oplyses, at der afholdes møder med borgere, der skal have rådgivning, vejledning og afklaring i forbindelse med ansøgning om ydelser. Det bliver oplyst, at borgere kan være truende i deres adfærd og verbalt forulempende i situationer, hvor borgeren fx skal ophøre med at modtage ydelser eller bliver præsenteret for krav om tilbagebetaling. Det er i situationer, hvor sagsbehandlere har fysiske møder med borgere, at der er risiko for vold og trusler om vold. Risiko for trusler om vold gælder også telefoniske henvendelser. Indretningen af kontorer på små (ca. 9 m2) udgør en sikkerhedsmæssig risiko, idet de ansatte ikke har mulighed for at placere sig i forhold til borgeren, så den ansatte har mulighed for flugtvej. Typisk er de mindre kontorer indrettet således, at de ansatte sidder tæt ved vinduet eller længst væk fra døren. Når der afholdes møde med borgere, vil borgeren ofte sidde tættest på adgangsdøren til lokalet. Derved er den ansatte afskåret fra flugt i tilfælde af konfliktsituationer og/eller fysisk overfald. Arbejdstilsynet konstaterede fx at et kontor, hvor tre ansatte har arbejdsplads, var indrettet med tre skriveborde placeret i midten af lokalet. Ved besøget var alle tre borde optaget af ansatte. En af de ansatte, som har skrivebordet i midten, havde møde med en borger. Borgeren stod for enden af skrivebordet og blokerede derved adgangsvejen til lokalets dør for de to ansatte, der sidder længst væk fra døren. Efterfølgende talte vi med ledelsen, og det blev bekræftet, at de to ansatte med arbejdsplads længst inde i lokalet ikke havde mulighed for flugtveje i konfliktsituationer. Ledelsen oplyser: At man er bekendt med problematikken vedrørende indretningen af de små kontorer og møder med borgere. Man har forelagt problematikken for kommunens ejendomsservice. Det blev oplyst, at der er udfordringer med de manglende flugtveje, idet bygningen, hvor Ydelseskontoret er, er fredet. Derfor må man ikke uden videre ændre på lokalernes udformning. 3
Vedr. problematikken med borgere der fx har en truende adfærd, så har man mulighed for at rekvirere og advisere rådhusbetjente, der så vil rundere på gangene under mødet med borgeren. Ligeledes har man mulighed for at have sin leder med til svære samtaler. Anvendte regler 38 og 77, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010 af lov om arbejdsmiljø med senere ændringer. 4 og 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse med senere ændringer. 16 i lovbekendtgørelse nr. 96 af 13. februar 2001 om faste arbejdssteders indretning med senere ændringer. Vejledning til at efterkomme påbuddet Arbejdstilsynet kan vejlede generelt om metoder til at forebygge problemer med arbejdsrelateret vold. Områder, som kan være centrale med henblik på varige løsninger, er nævnt nedenfor. Det kan være hensigtsmæssigt, at I selv finder frem til konkrete og specifikke løsninger til at forebygge risikoen for vold, og at I inddrager ansatte i dette arbejde. I kan læse mere om at forebygge risikoen for vold i At-vejledningen om vold. I kan klage over påbuddet I kan klage over påbuddet til Arbejdsmiljøklagenævnet. Hvis I ønsker at klage, skal I sende klagen til Arbejdstilsynet. Vi skal modtage klagen inden fire uger efter, at I har modtaget påbuddet. Klage har opsættende virkning. Det betyder, at I ikke behøver at rette jer efter påbuddet, mens klagen bliver behandlet. Hvis vi fastholder påbuddet, sender vi klagen videre til Arbejdsmiljøklagenævnet, som behandler jeres klage. Følg jeres sag digitalt Få overblik over denne sag og eventuelle andre sager med Arbejdstilsynet på onlineat.dk. Her kan I bl.a. se kommende frister, og om Arbejdstilsynet vurderer, at I har efterkommet påbuddet. Ring, hvis I har spørgsmål I er velkomne til at ringe til Arbejdstilsynet på 70 12 12 88, hvis I har spørgsmål til påbuddet. Venlig hilsen Lars Holst Hansen Tilsynsførende 4
.. Tilbagemelding om efterkommelse af påbud Sendes til: Arbejdstilsynet Tilsynscenter Nord Postboks 1228, 0900 København C at@at.dk Tilbagemelding om efterkommelse af påbud om at sikre en sikkerhedsmæssig forsvarlig indretning af de små kontorarbejdspladser, herunder tilstrækkeligt antal flugtveje og nødudgange Afgivet til: Randers Kommune, Laksetorvet 1, 8900 Randers C Afdeling: Ydelseskontoret Regimentvej 1, 1., tv, 8930 Randers NØ P-nr. 1018456954 I skal efterkomme påbuddet senest den 15. september 2016. I skal give Arbejdstilsynet besked om, hvordan dette er sket senest den 22. september 2016. Blanketten skal underskrives af virksomheden og arbejdsmiljørepræsentanten. 1. Beskriv, hvad I har gjort for at løse problemet. 2. Beskriv, hvilken virkning jeres løsning har haft på problemet. Arbejdstilsynet skal på baggrund af jeres beskrivelser kunne vurdere, om I har efterkommet påbuddet. (Vedlæg eventuelt bilag.) Undertegnede bekræfter at være blevet gjort bekendt med ovenstående Dato Underskrift ledelse Dato Underskrift arbejdsmiljørepræsentant Til Arbejdstilsynets interne brug: Vores sag: 20160000535/6 Arbejdsmiljøproblem nr. 561418 Vores ref.: Lars Holst Hansen 1018456954 20160184017 T 5