Vejledning: Fritvalg

Vejledning: Fritvalg

Fritvalgs Lønkonto I Visma Løn (Tidligere MultiLøn Erhverv) har du mulighed for at håndtere opsparing og afregning af 'Fritvalgs Lønkonto'. Ordningen er som udgangspunkt aftalt parterne imellem via en overenskomst. Det betyder, at 'Fritvalgs Lønkontoen' i visse overenskomster erstatter den eksisterende søgnehelligdags-betaling. Procentsatsen der opspares kan derfor variere for den enkelte virksomhed. 1. Oprettelse af Fritvalgs Lønkonto Gruppe af medarbejdere Er det en gruppe af medarbejdere, der er omfattet af Fritvalgs Lønkonto, skal der på aktuelle stillingkategorier oprettes: Stillingskategorilønart 4400 - Fritvalgskonto opsparing 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. I højremenuen vælger du Lønoplysning 3. Opret stillingskategorilønart 4400 4. Klik på Enkelte medarbejdere Skal Fritvalgs Lønkonto gælde for udvalgte medarbejdere, oprettes på medarbejderen: Fast lønart 4405 = Fritvalgskonto opsparing 1. Vælg Medarbejder og Faste lønoplysninger 2. Klik på 3. Udfyld 4. Klik på 2. Fritvalgs Lønkonto oprettelse af satser Ved hver lønkørsel beregner systemet en procentdel af medarbejderens ferieberettigede løn. Procenten beregnes med de værdier, der er angivet i følgende resultattabeller: Resultattabel: 4401 Fritvalgskonto firma pct. Side 2 af 14

Anvendes til firmaandel jvf. overenskomst Resultattabel: 4402 Fritvalgskonto pct. (SH) Anvendes til afløsning af SH-procent Resultattabel: 4403 Fritvalgskonto feriefridage % Anvendes til procentsats på fravalgte feriefridage. Antal dage angives på personlig sats 9910. Resultattabel: 4404 Fritvalgskonto Sats pr. time (GA s funktionæroverenskomst) Anvendes til opsparing af 20 øre pr. præsteret arbejdstime eller anden sats. Personlig sats: 9911 Egen pct. Fritvalgskonto Ekstra egen fritvalgsprocent som tillægges Fritvalgs Lønkontoopsparingen. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Angiv resultattabel 3. Klik på 4. Klik på 5. Udfyld 6. Klik på 7. I Højremenuen vælger du Resultattrin 8. Klik på 9. Udfyld 10. Klik på 3. Fritvalgs Lønkonto opsparing tillægges pensionsgrundlag Opsparingen til Fritvalgs Lønkontoen skal i nogle overenskomster tillægges pensionsgrundlaget. Det gøres ved at oprette nedenstående resultattabeller og bestille en ændring af pensionsgrundlaget via supporten. 4490 Fritvalgskonto pct. Pension Anvendes til at angive, hvilket pensionsgrundlag opsparingen fra resultattabel 4401 skal tillægges. Værdi for pensionsgrundlag er: Pensionsgrundlag A = 1,00 Pensionsgrundlag B = 2,00 Pensionsgrundlag C = 3,00 Pensionsgrundlag D = 4,00 Pensionsgrundlag E = 5,00 Pensionsgrundlag F = 6,00 Side 3 af 14

4491 Fritvalgskonto (SH) pct. Pension Anvendes til at angive, hvilket pensionsgrundlag opsparingen fra resultattabel 4402 skal tillægges. Værdi for pensionsgrundlag er: Pensionsgrundlag A = 1,00 Pensionsgrundlag B = 2,00 Pensionsgrundlag C = 3,00 Pensionsgrundlag D = 4,00 Pensionsgrundlag E = 5,00 Pensionsgrundlag F = 6,00 4492 Fritvalgskonto (SH) pct. Pension Anvendes til at angive, hvilket pensionsgrundlag opsparingen fra resultattabel 4403 skal tillægges. Værdi for pensionsgrundlag er: Pensionsgrundlag A = 1,00 Pensionsgrundlag B = 2,00 Pensionsgrundlag C = 3,00 Pensionsgrundlag D = 4,00 Pensionsgrundlag E = 5,00 Pensionsgrundlag F = 6,00 Eksempel Medarbejderen har lønart 6000 som pensionslønart. I henhold til lønartskatalog er pensionsgrundlaget B, hvilket betyder, at værdien i resultattabel '4490' skal være 2,00. Fritvalgskonto Sats pr. time Pension Skal opsparingen af f.eks. 20 øre pr. præsteret arbejdstime eller anden sats, være pensionsgivende, skal du tage kontakte til en konsulent hos Bluegarden, som kan hjælpe med opsætningen. 4. Fritvalgs Lønkonto opsparing af fravalgte feriefridag Har medarbejderne mulighed for hvert år at fravælge et antal feriefridage, som i stedet konverteres til opsparing på Fritvalgs Lønkontoen. Gøres dette ved at registrere antal fravalgte feriefridage på medarbejderen, som personlig sats: 9910 Feriefri dg. Fritvalgskonto - aktiverer resultattabelnr. 4403. Side 4 af 14

5. Fritvalgs Lønkonto opsparing overføres til AM-pension Har medarbejderen mulighed for hvert år at vælge at bruge en del af sin Fritvalgs Lønkonto til Arbejdsmarkedspension (såfremt medarbejderen i forvejen er omfattet af arbejdsmarkedspension). Kan dette ske som et fast eller variabelt beløb, eller som en fast procent. 5990 Fritvalgskonto-AM-pension beløb Anvendes til at angive et fast beløb, der skal tillægges medarbejderens pensionsopsparing. 6009 Fritvalgskonto-AM-pension % Anvendes til at angive en fast procentsats, til beregning af pension, udover medarbejderens obligatoriske procentdel. 5991 Fritvalgskonto-AM-pension beløb Anvendes til at angive et variabelt beløb, der skal lægges til medarbejderens pensionsopsparing. Overførsel af beløb og ekstra AM-pensionsberegning (lønart 5990, 5991 og 6009) nedskriver medarbejderens saldo på Fritvalgs Lønkonto. 6. Fritvalgs Lønkonto opsparing overføres til pension/pension PI Har medarbejderen mulighed for hvert år at vælge at bruge en del af sin Fritvalgs Lønkonto til pension. Kan dette foretages som en fast procent. 6470 Fritvalgskonto-ordinær pension Anvendes til at angive en fast procentsats, til beregning af pension, ud over medarbejderens obligatoriske procentdel. 6471 Fritvalgskonto-pension Lønarten er variabel og tømmer saldoen inklusive periodens opsparing og overfører til en ordinær pensionsordning, som angives på lønarten. 6475 Fritvalgskonto pension PI Anvendes til at angive en fast procentsats, til beregning af pension, ud over medarbejderens obligatoriske procentdel. 6476 Fritvalgskonto-pension PI Side 5 af 14

Lønarten er variabel og tømmer saldoen incl. periodens opsparing og overfører til den pensionsordning som angives på lønarten. Overførsel af beløb og ekstra pensionsberegning (lønart 6470 og 6475) nedskriver medarbejderens saldo på Fritvalgs Lønkonto. 7. Fritvalgs Lønkonto Valgfrit grundlag Der er mulighed for, i samarbejde med en konsulent fra Bluegarden, at få opsat et grundlag til fritvalgskontoen, som IKKE er den ferieberettigede løn, der er standardberegningen i Visma Løn (Tidligere MultiLøn Erhverv). Resultattabel FRITGR Fritvalgsgrundlag, oprettes med 1 for de løngrupper, hvor beregningen skal være af det Valgfrie grundlag. Er værdien = 0 eller blank vil det være den ferieberettigede løn der bruges som grundlag. 8. Fritvalgs Lønkonto AM-pension over 12% Medarbejderen kan også vælge at hensætte eventuel arbejdsmarkedspension over 12 % til opsparing. Opret en fast lønart 4420 Pension % til fritvalgskonto Eksempel Medarbejder har 14 % i arbejdsmarkedspension og ønsker at hensætte alt over 12 % til sin Fritvalgs Lønkonto. På pensionslønarten angives 12 % og de resterende 2 % oprettes på lønart 4420. 9. Fritvalgs Lønkonto - Udbetaling Ved fratrædelse af medarbejderen skal evt. restsaldo udbetales. Medarbejderen kan vælge at få beløbet udbetalt via lønnen, eller til ferieafregning via Feriekort/FerieKonto. Stillingskategori lønart 4438 Fritvalgskonto udbetaling ved fratrædelse (automatisk) Beskatter og udbetaler automatisk restsaldo via lønnen, når medarbejderen fratræder. Beløbet er IKKE feriepengeberettiget eller pensionsberettiget. Stillingskategori lønart 4437 Fritvalgskonto udbetaling ved fratrædelse (automatisk) Beskatter og udbetaler automatisk restsaldo via lønnen, når medarbejderen fratræder. Beløbet er IKKE feriepengeberettiget, kan gøres pensionsberettiget, ved at kontakte Bluegarden. Side 6 af 14

Variabel lønart 4036 Fritvalgskonto udbetaling ved fratrædelse Beskatter og udbetaler restsaldo via lønnen. Beløbet er feriepengeberettiget. Ved fratrædelse skal lønarten stoppes ultimo lønperioden før fratrædelse, hvorefter lønart 4036 bruges i fratrædelsesperioden. Fast lønart 4436 Fritvalgskonto udbetaling (løbende udbetaling ej fratrædelse) Beskatter og udbetaler restsaldo via lønnen. Beløbet er feriepengeberettiget. Variabel lønart 4440 Fritvalgskonto udbetaling Beskatter og udbetaler restsaldo via lønnen. Variabel lønart 4441 Fritvalgskonto- ferieafregning Beskatter og udbetaler restsaldo via Feriekort/FerieKonto. Bruges til medarbejdere med løn under ferie (stillingskategorilønart = 4017/4019). Variabel lønart 4442 Fritvalgskonto- ferieafregning Beskatter og udbetaler restsaldo via Feriekort/FerieKonto. Bruges til medarbejdere med løbende beskatning af feriepenge (stillingskategorilønart = 4009/4010). Der er, ved brug af ovennævnte lønarter, saldokontrol. Såfremt der fra Fritvalgs lønkontoens saldo overføres til pension, vil udbetalingen på ovennævnte lønarter kun gennemføres, såfremt der er dækning for beløbet. Er der ikke dækning for beløbet, vil det for meget udbetalte beløb tilbageføres. Ved ferie, søgnehelligdage eller overenskomstmæssige fridage kan medarbejderen vælge at få en del af sin Fritvalgs Lønkonto udbetalt. Udbetaling foretages på en af nedenstående lønarter: Variabel lønart 4484 Fritvalgskonto udbetaling med beløb, uden saldokontrol Variabel lønart 4485 Fritvalgskonto udbetaling med beløb, med saldokontrol Variabel lønart 6510 Fritvalgskonto udbetaling med sats i resultattabel beskatter og udbetaler antal timer x sats fra resultattabel. Variabel lønart 6511 Fritvalgskonto udbetaling med sats i resultattabel beskatter og udbetaler antal timer x sats fra resultattabel. Variabel lønart 6515 Fritvalgskonto udbetaling med sats fra timeløn Lønarten giver mulighed for at udbetale et antal timer til en timeløn fra timelønssatserne: 1090-1099,1100,1101,1105,1106,1107,1110,1114-1119, 1121, 1210,1215 Bemærk at diverse tillæg IKKE medgår i timesatsen/beregningen. Timelønnen hentes fra aktuel lønkørsel ved at finde gennemsnit af ovennævnte lønarter. Fast Lønart 6540 Fritvalgskonto udbetaling Side 7 af 14

Lønarten er fast, beskatter og udbetaler løbende opsparing fra Fritvalgs Lønkontoen. Fast Lønart 4470 fritvalgskonto udbetaling % Lønarten er fast, beskatter og udbetaler løbende en fast procent fra Fritvalgs Lønkontoen 10. Udbetaling af fritvalgskonto ferieberettigede løn året før Følgende lønarter kan med fordel benyttes til medarbejdere som har ferie med løn og skal have Fritvalgs Lønkontoen udbetalt en gang årligt. Såfremt alle medarbejdere i en stillingskategori skal have udbetalt Fritvalgs Lønkonto i et beløb beregnet på baggrund af den ferieberettigede løn for kalenderåret før kan følgende anvendes Stillingskategorilønart 4111 Fritvalg - kontant Lønarten aktiveres ved ikrafttrædelseskode T på kørselsselektionen og beregner beløbet til udbetaling af den ferieberettigede løn for kalenderåret før. Satsen hentes fra resultattabel 4401 Såfremt udvalgte medarbejdere skal have udbetalt fritvalgs lønkonto i et beløb beregnet på baggrund af den ferieberettigede løn for kalenderåret før kan følgende variable lønart anvendes Variabel Lønart 4112 Fritvalg - kontant Lønarten er variabel og beregner beløbet til udbetaling af den ferieberettigede løn for kalenderåret før. Satsen hentes fra resultattabel 4401 Variavel Lønart 4113 Fritvalg - kontant Lønarten er variabel og har beløb i input. 11. Fritvalgs Lønkonto Regulering af saldi Mangler der at blive tillagt saldo på en medarbejder, findes der forskellige variable lønarter til dette formål. De beregnede beløb tillægges direkte Fritvalgs Lønkontoen. Variabel 4410 Feriefri til fritvalgskonto Til timelønnede medarbejdere: bruges med timer i input, som så ganges med den sats, lønart 1100 anvender. Det er muligt at nedskrive den saldo, der eventuelt er på feriefri, ved i feltet: Feriefridage nedskriv at angive antal dage Feriefritimer nedskriv at angive antal timer Side 8 af 14

Feriefrisaldo beløb nedskriv at angive beløb Eksempel: Medarbejder har 9 måneders anciennitet i virksomheden og skal have opskrevet sin Fritvalgs Lønkonto. Der angives 10 timer, hvor timelønnen er 100 kr. I nævnte tilfælde vil opsparingen blive opskrevet med 10 x 100 kr. = kr. 1.000,-. Hvis de 10 timer og kr. 1.000,- samtidig skal nedskrive den eksisterende Feriefrisaldo, angives '10' i feltet 'Feriefritimer nedskriv' og '1.000,-' i feltet 'Feriefrisaldo beløb nedskriv'. Variabel 4412 Feriefri til fritvalgskonto Det er samtidig muligt at nedskrive den saldo, der evt. er på feriefri, ved at angive:bruges med input i timer x sats. Feriefridage nedskriv at angive antal dage Feriefritimer nedskriv at angive antal timer Feriefrisaldo beløb nedskriv at angive beløb Eksempel: Medarbejder har 9 måneders anciennitet i virksomheden og skal have opskrevet sin Fritvalgs Lønkonto med 5 timer á 200 kr. i timen. I nævnte tilfælde vil opsparingen blive opskrevet med 5 x 200 kr. = kr. 1.000,-. Hvis de 5 timer og kr. 1.000,- samtidig skal nedskrive den eksisterende Feriefrisaldo, angives '10' i feltet 'Feriefritimer nedskriv' og '1000' i feltet 'Feriefrisaldo beløb nedskriv'. Varibael 4415 Fritvalgskonto opsparing bruges med beløb i input. Opsparingen opskrives med det beløb der angives på lønarten. Variabel 4425 SH-saldo til fritvalgskonto bruges til at flytte saldo fra tidligere SH-opsparing til Fritvalgs Lønkonto. Husk at der på stillingskategorien skal sættes slutdato på lønart 4500 SH opsparing. Variabel 4390 Fritvalgskonto ændringer lønarten er negativ og brugers til at reducere Fritvalgs Lønkonto med timer * sats, ved f.eks. ferie, orlov, sygdom eller lign. 12. Visning af saldi på rapport Opsparingen pr. medarbejder vises på rapporten Medarbejder til gode (år til dato), samt i bunden af lønsedlen. Saldo på Fritvalgs Lønkonto kan ikke blive negativ på medarbejder, ved udbetaling af beløb. Dog er der den undtagelse, at hvis medarbejder har valgt at benytte sig af AM-pensionsberegning (lønart 5990, 5991 og 6009), så kan saldo blive negativ eller ved udbetaling på lønart 4484. Side 9 af 14

Eksempel 1: Medarbejder har kr. 1.000,- i saldo, og får udbetalt kr. 5.000,- via lønart 4485. På lønseddel vil der blive udbetalt kr. 5.000,-, men trukket kr. 4.000,- tilbage, således at kr. 1.000,- vil blive udbetalt. Saldo vil herefter være kr. 0,-. Eksempel 2: Medarbejder har kr. 1.000,- i saldo, og får udbetalt kr. 1.000,- via lønart 4485. Derudover har medarbejder AM-pensionslønart 5991 med kr. 200,-. På lønseddel vil der blive udbetalt kr. 1.000,-og samtidig beregnet kr. 200,- i AM-pension. Saldo vil herefter være negativ med kr. 200,-. 13. Fritvalg lokal For virksomheder der har en procentsats, som er højere end den generelle sats, håndteres opsparing, løbende beskatning og afregning af 'Fritvalg lokal' i en separat opsparing, som kører sideløbende med den almindelige Fritvalgs Lønkonto. Saldi ses i saldofelt i bunden af lønseddel (dvs. findes ikke på en rapport) og vises kun på lønseddeltype 12. 14. Oprettelse af Fritvalg lokal For de grupper af medarbejdere, der er omfattet af Fritvalg lokal, skal der på den pågældende stillingskategori tilknyttes Stillingskategorilønart 4582 Fritvalg lokal opsparing Skal Fritvalg lokal gælde for udvalgte medarbejdere, og ikke hele stillingskategorien, anvendes på de pågældende medarbejdere Fast Lønart 4581 Fritvalg lokal opsparing For de grupper af medarbejdere, der er omfattet af Fritvalg lokal, og hvor opsparingen skal beskattes og hensættes løbende, skal der på den pågældende stillingskategori tilknyttes Stillingskategorilønart 4584 Fritvalg lokal til beskatning Side 10 af 14

15. Fritvalg lokal oprettelse af satser Ved hver lønkørsel beregner systemet en procentdel af medarbejderens ferieberettigede løn. Procenten beregnes med de værdier, der er angivet i følgende resultattabeller: Resultattabel: 4406 Fritvalg lokalaft. firma pct. bruges til ekstra firmaandel 16. Fritvalgs Lønkonto opsparing tillægges pensionsgrundlaget Opsparingen til Fritvalg lokal kan tillægges pensionsgrundlaget. Det gøres ved at oprette følgende resultattabel, som er den samme, som bruges til Fritvalgs Lønkonto: 4490 Fritvalgskonto pct. Pension bruges til at angive, hvilket pensionsgrundlag opsparingen fra resultattabel 4401 skal tillægges. Værdi for pensionsgrundlag er: Pensionsgrundlag A = 1,00 Pensionsgrundlag B = 2,00 Pensionsgrundlag C = 3,00 Pensionsgrundlag D = 4,00 Pensionsgrundlag E = 5,00 Pensionsgrundlag F = 6,00 Eksempel: Medarbejder har lønart 6000 som pensionslønart. I henhold til lønartskatalog er pensionsgrundlaget B, hvilket betyder, at værdien i resultattabel '4490' skal være 2,00. 17. Fritvalgs lokal opsparing overføres til AMpension Medarbejderen kan vælge at bruge en del af sin Fritvalg lokal opsparing til Arbejdsmarkeds-pension (såfremt medarbejderen i forvejen er omfattet af arbejdsmarkedspension). Det kan ske som et fast eller variabelt beløb, eller som en fast procent 6029 Fritvalg lokal-am-pension % bruges til at angive en fast procentsats, til beregning af pension, udover medarbejderens obligatoriske procentdel. Side 11 af 14

18. Fritvalg lokal udbetaling Medarbejderen kan vælge at få beløbet udbetalt via lønnen. Variabel lønart 4585 Fritvalg lokal udbetaling beskatter og udbetaler det beløb, som angives i input Fast lønart 4587 - Fritvalg lokal udbetaling Tømmer saldoen Stillingskategori lønart 4588 - Fritvalg lokal udbetaling Tømmer saldoen På kørselsselektionen for den pågældende kørsel, skal Ikrafttrædelseskode L være oprettet. Er god at bruge, hvis man f.eks. skal have udbetalt saldo et par gange om året. Stillingskategori lønart 4589 - Fritvalg lokal udbetaling Tømmer saldoen Er god at bruge, hvis man skal have tømt saldoen i hver lønkørsel Medarbejderen, med opsparing der beskattes og hensættes løbende, kan vælge at få nettobeløbet udbetalt via lønnen. Variabel lønart 9185 - Fritvalg lokal udbetaling NET. Udbetaler det nettobeløb, som angives i input Fast lønat 9187 - Fritvalg lokal udbetaling NET. Tømmer nettosaldoen Stillingskategori lønart 9188 - Fritvalg lokal udbetaling NET. Tømmer nettosaldoen På kørselsselektionen for den pågældende kørsel, skal Ikrafttrædelseskode L være oprettet. Er god at bruge, hvis man f.eks. skal have udbetalt saldo et par gange om året. Stillingskategori lønart 9189 - Fritvalg lokal udbetaling NET. Side 12 af 14

Tømmer saldoen Er god at bruge, hvis man skal have tømt nettosaldoen i hver lønkørsel 19. Fritvalg lokal regulering af saldi Mangler der at blive tillagt saldoen på en medarbejder, kan beløbet lægges ind på følgende lønart. 4580 Fritvalg lokal +/- bruges med beløb i input. Opsparingen opskrives med det beløb der angives på lønarten. 20. Diverse opsætninger Opsætning af resultattabel: 1. Vælg Opsætning, Resultattabel 2. Angiv resultattabellen, klik på 3. Klik på 4. Udfyld felterne 5. Klik på. 6. I højremenuen vælges Resultattrin 7. Dobbeltklik på løngruppen 8. Indtast procentsats for aflønningsformen 9. Klik på. Oprettelse af Faste Lønoplysninger 1. Vælg Medarbejder, Faste lønoplysninger 2. Klik på 3. Angiv 4. Angiv 5. Klik på Oprettelse af Stillingskategorilønarter 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv Stillingskategori 3. Klik på 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på 6. Angiv 7. Angiv 8. Klik på Side 13 af 14

Oprettelse af Personlige satser Vælg Medarbejder, Ansættelsesforhold 1. I højremenuen vælges Personlig satser 2. Klik på 3. Opret 9910 i feltet 4. Angiv og 5. Klik på Oprettelse af variable lønoplysninger 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 2. Klik på 3. Angiv 4. Angiv 5. Angiv 6. Klik på Opsætning af bogføring Husk opsætning af bogføring i din kontoplan Side 14 af 14