Til samtlige ejere Dato: Ejendomsadministrator: Direkte tlf.: Vor ref.: 23.03.2018 Anne Månsson 63117880 20-265-101-24 Hverdage 9-12 Vedr.: E/F Gartnergaarden, Odense C På bestyrelsens vegne indkaldes hermed til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Gartnergården, Odense. onsdag, den 11. april 2018 kl. 19.00 der afholdes hos Azets Ejendomsadministration, Sverigesgade 2, 5000 Odense C (bemærk nyt mødested) DAGSORDEN: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Resultatopgørelse og balance med påtegning af revisor. 4. Bestyrelsens forslag til budget for det løbende regnskabsår, herunder diskussion om ændring af fællesudgifterne eller særskilt engangsindbetaling for at øge vedligeholdelsesniveauet. 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmerne. Bestyrelsen har følgende forslag: a. Valg af Azets som administrator og til som tidligere at medvirke ved bestyrelsesmøder, udfærdigelse af referater og servicering i forbindelse med den løbende drift af ejendommen. Dette medfører en meromkostning på 38.118,76 (forslag vedlagt). b. Godkendelse af Ejerforeningens ordensreglement jf. vedtægternes 20 i form af den pr. 8. marts 2018 reviderede udgave af "Ejer- og beboerinformation". c. Debat og afstemning vedr. afregning af vandforbrug og afløb (forslag vedlagt). d. Ændring af vedtægternes 5 således at indkaldelse til generalforsamling også kan ske elektronisk (forslag vedlagt). e. Ændring af vedtægternes 8 således at der på generalforsamlingen også vælges en revisor suppleant (forslag vedlagt). f. Ændring af vedtægternes 13 ved tilføjelse af nyt afsnit der muliggør afholdelse af 1-2 arbejdsdage pr. år for at reducere fællesomkostninger og øge fællesskabet i ejerfor- AZETS EJENDOMSADMINISTRATION ApS Sverigesgade 2 - DK-5000 Tel. +45 70 Odense 27 31 30 C - Tlf.nr. 63117880 ejendomsadministration-dk@azets.com, www.azets.dk - Medlem af Ejendomsforeningen Danmark CVR-nr. 26 67 05 19
eningen (forslag vedlagt). 6. Valg af medlemmer til og suppleanter for bestyrelsen, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. På valg er: Claus Damkilde Rasmussen og Jesper Ræbild, der begge modtager genvalg. 7. Valg af revisor, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. 8. Eventuelt. Som bilag udsendes: Bestyrelsens forslag a-f, bestyrelsens beretning, årsregnskab for år 2017 incl. budget for år 2018 og bestyrelsens vedligeholdelsesplan. Opdateret udgave af ejer- og beboerinformation pr. 8. marts og sammenskrevet udgave af ejerforeningens vedtægter ligger på ejerforeningens hjemmeside www.efgartnergaarden.dk Med venlig hilsen Azets Ejendomsadministration V/J. WENGENROTH CLAUS DYRELUND JOHANSEN
Ejerforening Gartnergården Side 1 af 2 Generalforsamling d. 11. april 2018 Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år: Generalforsamling afholdt i Ejerforeningen Gartnergården d. 24. april 2017. Bestyrelsen har siden generalforsamlingen afholdt 6 møder (7/6, 16/8, 20/9, 4/10, 17/1 og 13/3) Bestyrelsens arbejde har i det forløbne år været koncentreret om udskiftning af vinduerne i opgangene til nye tidssvarende vinduer, overblik over lofts- og kælderrum, løbende vedligeholdelse og gennemførelse af arbejdsdagen d. 23. september. Sidstnævnte var en stor succes med over 25 lejligheder repræsenteret. Vi fik ryddet op på både lofter og i kældre, samt ryddet gårdanlægget. Specielt affaldsskuret var overbegroet og buske er fjernet eller beskåret kraftigt. Dagen sluttede med grill hvor alle deltagerne hyggede sig ovenpå arbejdsindsatsen. Det er bestyrelsen hensigt at gentage arbejdsdagen fremover 1-2 gange om året. Bestyrelsen har til hensigt at gentage arbejdsdagen til efteråret. Bestyrelsen har derudover beskæftiget sig med: Vedligeholdelse af ejendommen Bestyrelsen har indgående diskuteret hvilke vedligeholdelsesopgaver der er mest presserende af hensyn til at bevare ejendommen i bedst mulig stand. Følgende særlige vedligeholdelsesarbejder er gennemført siden sidste generalforsamling: Udskiftning af 3 terrassedøre på Nyborgvej og Gyldenløvesgade Duesikring på Nyborgvej Udbedring af murværk ved Gyldenløvesgade 4 2. tv. og etablering af 4 ekstra nedløbsrør i gården Fjernelse af varmtvandsbeholder med asbestindpakning Udbedring af murværk og råd i kvist ved Schacksgade 2 3. tv. Herudover har bestyrelsen diskuteret følgende dele af ejendommen i forhold til vedligeholdelse: Maling af opgange Gulvbelægning på fortrapper Udskiftning af hoveddøre i opgange inkl. nyt låsesystem Faldstammer badeværelser Nyt tag på affaldsskur Renovering af gården Vinduer i bagopgange Vinduer i kælder Nye vinduer i lejlighederne (tidshorisont ca. 10 år) Bestyrelsen har diskuteret om det relativt store behov for vedligeholdelse skal fremskyndes ved at øge fællesomkostningerne, eller ved særskilte ekstraordinære indbetalinger øremærket til specifikke vedligeholdelsesopgaver. En forøgelse af budgettet med 100.000 vil medføre en forøgelse af fællesomkostningerne med lidt over 2 kr. pr. fordelingspoint, hvilket vil svare til en forøgelse på 100 150 kr. pr. måned for de fleste lejligheder. Bestyrelsen foreslår at fællesudgifterne for det kommende år forbliver uændret, men tager emnet op til diskussion på generalforsamlingen. C:\Users\jej\OneDrive - COWI\Documents\Data\Privat\Gyldenloevesgade\Bestyrelse\Moeder\Generalforsamlng 2018 20180411\Generalforsamling 2018 20180411 Bestyrelsens beretning.docx 21-03-2018/JEJ
Ejerforening Gartnergården Side 2 af 2 Generalforsamling d. 11. april 2018 Trappevask og vinduespolering Bestyrelsen har grundet klager via vores ejendomsadministration indskærpet det aftalte serviceniveau. Det er bestyrelsens indtryk at kvaliteten af det udførte arbejder er tilfredsstillende. Uoverensstemmelse mellem en ejer og lejer Ejerforeningens bestyrelse har været indblandet i en uoverensstemmelse mellem en ejer og vedkommendes lejer. Dette førte blandt andet til udbedring af murværk ved lejligheden og opsættelse af 4 ekstra nedløbsrør i gården. I februar måned blev den pågældende lejer desværre fundet død. Bestyrelsen vil derfor generelt opfordre alle ejere/lejere i ejendommen til at tage vare på hinanden, og bl.a. være opmærksomme på ændringer i andre ejere/lejeres daglige rutiner. Foreningens lofts- og kælderrum, samt P-pladser Bestyrelsen er i gang med at gennemgå alle lofts- og kælderrum, som vil blive forsynet med en tydelig skiltning, så alle kan se hvilke rum der hører til de forskellige lejligheder. Bestyrelsen vedligeholder derudover en liste over de kælder- og P-pladslejemål ejerforeningen har med ejere/lejere, og har fornyet alle lejekontrakter, herunder sikring af indeksregulering af lejen. Affald i gården og effekter på afsatser ved loftsrummene Det er desværre stadig et problem med affald der flyder i gården og effekter der efterlades på afsatserne ved loftsrummene. Bestyrelsen har udarbejdet skiltning og lavet opslag i opgangene, der skal huske ejere/lejere på hvordan man skal forholde sig til affald og de fælles arealer. Bestyrelsen erindrer ejerne om at de påhviler dem at sikre at deres evt. lejere overholder og efterlever husreglerne i ejendommen. Hjemmeside og Facebook Hjemmesiden er opdateret med hjælp fra Flemming Nielsen, ejeren af Gyldenløvesgade 4, 1. th., bl.a. med en opdateret udgave af beboerinformationen. Flemming Nielsen har tillige etableret en Facebookside der står til ejere/lejeres disposition. C:\Users\jej\OneDrive - COWI\Documents\Data\Privat\Gyldenloevesgade\Bestyrelse\Moeder\Generalforsamlng 2018 20180411\Generalforsamling 2018 20180411 Bestyrelsens beretning.docx 21-03-2018/JEJ
Ejerforeningen Gartnergården Side 1 af 1 Vedligeholdelsesarbejder Lb. nr. Tidspunkt Bygningselement Vedligeholdelse Firma Bemærkninger 1 1986 Altaner Udskiftning H. Møller-Jørgensen Ibrugtagningstilladelse af 28. januar 1986 2? Vinduer Udskiftning? 3a 2006? Tag Udskiftning? 3b 2011-13? Tag Udbedring af fejl Håndværkergården A/S 4 2014 Gården Udbedring? Renovering af belægning, tørrestativ, mv. 5a 2014 Faldstammer i køkken Udskiftning Håndværkergården A/S Nyborgvej 35 og 37 samt Gyldenløvesgade 2A 5b 2015 Faldstammer i køkken Udskiftning Håndværkergården A/S Resten af opgangene 6 2015 Bagtrappe Udbedring Håndværkergården A/S 7 2016 Vinduer Maling 8 2017 Vinduer i opgange Udskiftning 9 2017 Terrassedøre gade og gård Udskiftning 10 2017 Terrassedør gård Udskiftning 11 2017 Måler varmtvandsbeholder Montering Malergruppen A/S Boris Christensen LN Tømrer og Snedkermester APS LN Tømrer og Snedkermester APS LN Tømrer og Snedkermester APS Nordisk Klima Gyldenløvesgade 6, Fugtproblemer Tag, mur og gård Lydruder 4-12-8 Nyborgvej 35 3. th., 3-lags for, 2-lags bag Gyldenløvesgade 6, 3. th., Lydruder 4-12-8 12 2017 Duesikring Nyborgvej Montering Nordisk Klima Nyborgvej 4 nedløb, Betalt i 2018 13 2017 14 2017 Ekstra tagnedløb i gården Montering Nordisk Klima Betalt i 2018 udbedring af murværk Asbest vandrør og gl. Demontering Dansk Nedbrydning Gyldenløvesgade 6, kælder, Betalt i 2018 varmtvandsbeholder 2018-2021 Opgange Maling Anslået omkostning 350 ts. kr. 2018-2021 Fortrapper Gulvbelægning Udskiftning Anslået omkostning 315 ts. kr. 2018-2021 Hoveddøre og låsesystem Udskiftning Anslået omkostning 285 ts. kr. 2019 Nyt tag på affaldsskur Udskiftning Anslået omkostning 50 ts. kr. 2020 Flisebelægning og rækværk ved affaldsskur Opsætning og lægning Anslået omkostning 50 ts. kr. 2021 Haveanlæg Renovering Anslået omkostning 75 ts. kr. 2021 Ny belægning i gården Renovering Asfalt eller flisebelægning Anslået omkostning 200 ts. kr. 2021-2022 Vinduer i baggange Udskiftning Anslået omkostning 500 ts. kr. 2021-2022 Bagdøre Udskiftning Anslået omkostning 150 ts. kr. 5-10 år Renovering af baggange Maling Anslået omkostning 500 ts. kr. 7-10 år Faldstammer i bad Udskiftning Anslået omkostning 810 ts. kr. 10-15 år Vinduer Udskiftning Lyd- og energiruder 3-lags Anslået omkostning 5 7 mio. kr. Samlet anslået vedligeholdelsesomkostning: 3,4 mio. kr. ekskl. nye vinduer i lejligheder C:\Users\jej\OneDrive - COWI\Documents\Data\Privat\Gyldenloevesgade\Bestyrelse\Vedligeholdelse\Vedligeholdelsesarbejder 20180321.docx 21-03- 2018/JEJ