Referat fra ordinær generalforsamling i A/B Hulgården År 2017, den 29. marts, kl. 18.00, blev der afholdt ordinær generalforsamling i A/B Hulgården i Grøndalscentret, mødelokale 1. Der var følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab samt godkendelse af årsregnskabet. 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. Der er i budgettet indarbejdet en udgift på 1,1 mill.kr. til udskiftning af lejlighedernes hoveddøre. De nye døre vil være brandsikrede og lydisolerede, ligesom der vil blive opsat nye karme og lister. 5. Forslag. A) Bestyrelsen forslår ændring af husorden forslag vedlagt. B) Bestyrelsen stiller forslag om udskiftning af alle vinduer i lejlighederne og opgangene. De nye vinduer vil være energirigtige og frie for vedligeholdelse, og det forventes, at der vil ske en besparelse på varmeregningen hos den enkelte. Udgiften til projektet udgør 5,0 mill.kr. Det er muligt at bruge 1,0 mill.kr. af foreningens nuværende likviditet. Der skal derfor optages et lån på 4,0 mill.kr. Bestyrelsen foreslår, at der optages et lån med fast rente og afdrag over en 30-årig periode. Såfremt forslaget vedtages, bemyndiges bestyrelsen til i samarbejde med administrator at optage lånet og igangsætte projektet. Det vil naturligvis betyde en stigning i boligafgiften på 4 % om måneden samt en stigning for lejerne, jf. lejeloven. Eksempel på stigning for en andelshaver. 53 kvm.: stigning pr. måned ca. 120,00 kr. 64 kvm.: stigning pr. måned ca. 145,00 kr. 78 kvm.: stigning pr. måned ca. 175,00 kr. Ovenstående er med forbehold for kursen på lånet, når dette hjemtages. 6. Valg af bestyrelse og suppleanter. 7. Valg af administrator og revisor 8. Eventuelt. Lyngby Hovedgade 4 2800 Kgs. Lyngby Tlf. 45 26 01 02 Fax 45 26 01 23 www.datea.dk Kontor i Aarhus og Næstved. DATEA AS - et selskab i DADES-koncernen CVR.nr. 25326296
Side 2 af 6 Ad 1 Valg af dirigent Formanden Bogdan Pajkovic bød velkommen til aftenens generalforsamling. Som dirigent blev valgt Tommy Kronborg fra DATEA, og som referent blev valgt Merete Jørgensen fra DATEA Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i henhold til vedtægternes bestemmelser. Der var repræsenteret 58 andelshavere ud af i alt 157, heraf 15 ved fuldmagt. Ad 2 Bestyrelsens beretning Formanden Bogdan Pajkovic fremlagde bestyrelsens beretning og omtalte følgende: Som omtalt på generalforsamlingen i 2016 stillede lejeloven nu krav om, at der skulle foreligge en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Den var blevet udarbejdet i samarbejde med DATE- As teknikere, og den viste, at ejendommen generelt var i en fornuftig stand, men at der var nogle punkter som vinduerne, der skulle udbedres. Bestyrelsen havde gennemgået vedligeholdelsesplanen og valgt i første omgang at tage sig af de punkter, som de mente, var vigtigst. Udhænget over gadedørene var blevet repareret, og der var blevet opsat en speciel måtte, der skulle sikre mod indtrængende vand. Alle lofter var blevet isoleret med 240 mm rockwool, og kældervinduerne var blevet isoleret. Begge dele var sket på baggrund af ejendommens energimærke, og sammen med gavlisoleringen i 2015 og den kommende vinduesudskiftning skulle det gerne give et bedre energimærke, når det nuværende udløb i 2019. Cykelstativerne var blevet overdækket, og de blev flittigt brugt. Så flittigt, at bestyrelsen var ved at planlægge en cykeloprydning, så ubrugte cykler blev fjernet. En del af træerne i gården var blevet fældet, fordi rødderne var begyndt at ødelægge belægningen. Det havde efterladt nogle tomme felter i gården, og forslag til, hvad de tomme felter kunne bruges til, var meget velkomne. Tre lejelejligheder var blevet solgt som andelslejligheder i det sidste år. Der var ikke brugt ejendomsmægler ved de tre salg, og man havde fået maksimalprisen for alle tre lejligheder. Muligheden for opsætning af altaner var blevet undersøgt. Desværre var kommunens regler nu så komplicerede, at det kun var 1-2. sal, der ville kunne få altaner, og de ville blive meget smalle. Bebyggelsesprocenten var forholdsvis høj i forhold til friarealerne, var kommunens begrundelse. Bestyrelsen havde valgt ikke at arbejde videre med et altanprojekt. Vandtrykket i ejendommen var generelt ret lavt, og derfor var der i mange lejligheder problemer med at få tilstrækkelig meget vand ud af hanen, ligesom der ofte skulle afkalkes vandhaner og brusehoveder. Hofor havde oplyst, at trykket ved de to hovedstik var korrekt, og at de ikke kunne øge trykket. Derfor var planen, at foreningen skulle investere i to pumper, som kunne øge trykket rundt i ejendommen, og at man i samme omgang evt. etablerede et blødgøringsanlæg. Tilbuddet på de to pumper lød på ca. 173.000 kr. Bestyrelsen havde i det sidste år brugt en del tid på klager og på beboere, der ikke overholdt husordenen. Der blev derfor kraftigt opfordret til, at man overholdt husordenens regler og i det
Side 3 af 6 hele taget tog hensyn til sine naboer. Der blev mindet om, at man skulle skrue ned for musikken og stoppe vaskemaskinen om aftenen, og at man informerede sine naboer, hvis man planlagde at holde fest. En beboer var desværre kommet til at åbne for lemmen til en af faldstammerne, og det havde medført, at indholdet fra flere toiletter var endt i kælderen. Professionelle rengøringsfolk havde været ude for at gøre rent og desinficere. Der blev efterfølgende stillet spørgsmål til isolering af facaderne. Gavlene var blevet isoleret i 2015, men facaderne ud mod Hulgårdsvej og Borups Allé manglede stadig. Isoleringen var nævnt i vedligeholdelsesplanen, og det skulle ske, når der var luft til det i budgettet. Isolering af facaderne var ikke afhængig af at skulle ske samtidig med udskiftning af vinduerne, fordi isoleringen blev sprøjtet ind gennem små huller i facaden. Beretningen blev taget til efterretning. Ad 3 Forelæggelse af årsregnskab samt godkendelse af årsregnskabet. Dirigenten gennemgik årsregnskabet for året 2015/16, som viste et overskud på kr. 194.933 og en andelskrone på kr. 58,38. Årsregnskabet for året 2015/16 blev godkendt og andelskronen fastsat til kr. 58,38. Ad 4 Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. Dirigenten gennemgik budgettet for året 2016/17, som indeholdt en udgift på kr. 1,1 mio. til udskiftning af lejlighedernes hoveddøre. Bestyrelsen forklarede, at udskiftningen af hoveddøre skulle ske samtidig med udskiftning af vinduerne i andet halvår 2017. Den nøjagtige plan ville blive lagt sammen med Energitømreren.dk, der skulle stå for udskiftningen, og alle ville blive informeret om datoer i god tid inden udskiftningen. Man måtte påregne én dag til udskiftning af hoveddøre og én dag til udskiftning af vinduer i hver lejlighed. De nye hoveddøre var brandsikret, og det betød, at spionhullet forsvandt. Der måtte ikke etableres spionhul i de nye døre, men man var velkommen til at sætte nye typer spioner med kamera op, som ikke krævede, at man skar hul i døren. De nye hoveddøre ville blive forsynet med en rucolås med vrider, så man selv skulle huske at låse døren efter sig. Hvis nogen ønskede en ekstra lås, skulle de henvende sig til bestyrelsen, som så ville drøfte dette og evt. få et samlet tilbud fra låsesmeden. Budgettet for året 2016/17 blev herefter vedtaget. Ad 5 Forslag. Ad 5.A Bestyrelsen stiller forslag om ændring af husorden. Bestyrelsen forklarede, at ændringerne i husordenen dels var en præcisering af reglerne for affald, og dels en tilladelse til at holde to katte i stedet for en kat pr. lejlighed.
Side 4 af 6 Der blev stillet forslag om, at man ændrede reglerne for støj til følgende ordlyd: Der er desværre meget lydt i ejendommen, hvorfor der efter kl. 22.00 på hverdage og kl. 23.00 i weekender og helligdage kun må spilles dæmpet musik/fjernsyn. Husholdningsmaskiner skal ligeledes sklukkes kl. 22.00 på hverdage og kl. 23.00 i weekender og helligdage. Dirigenten satte den nye husorden inkl. ændringsforslaget til afstemning, og ved håndsoprækning blev forslaget enstemmigt vedtaget med 58 stemmer for. Forslag 5.B Bestyrelsen stiller forslag om udskiftning af alle vinduer i lejlighederne og opgangene. Bestyrelsen lagde ud med at fortælle om vinduesudskiftningen, hvor man skiftede fra de gamle plastikvinduer i en meget ringe kvalitet til de nye vinduer, der var 3-lags og i energiklasse A+ (2020). Mod gaden ville vinduerne få en særlig film, der var lydisolerende. De nye vinduer ville være med indbrudssikring, som betød, at forsikringsselskaberne dækkede ved indbrud, selvom et vindue havde stået på klem. Vinduerne ville være med vippefunktion og pudsebeslag. Håndværkerne ville sørge for at tilrette evt. lister langs vinduerne. Vinduesudskiftningen var estimeret til at koste kr. 5 mio., hvoraf kr. 1 mio. ville blive taget af foreningens nuværende likviditet. De øvrige kr. 4 mio. ville blive finansieret ved optagelse af et lån med fast rente og afdrag over en 30-årig periode. Der blev stillet spørgsmål til andelskronen, som umiddelbart ville falde ved optagelsen af et lån på kr. 4 mio. Udskiftningen af vinduerne ville blive indberettet til kommunen som en hel/delvis forbedring af ejendommen, og man håbede derfor på, at vinduesudskiftningen ville påvirke den offentlige ejendomsvurdering i en positiv retning. En række beboere ønskede et andet udseende på vinduerne, så de fik sprosser. Andre havde et ønske om, at man ændrede på åbningen af vinduerne. Efter en længere debat enedes man derfor om, at man på selve generalforsamlingen kun stemte om beløbet på kr. 5 mio. til vinduesudskiftningen, og at alle beboere så efterfølgende fik mulighed for at se to forskellige vinduesmodeller og stemme om, hvilke vinduesmodel der skulle skiftes til. Forslaget om at benytte kr. 5 mio. til udskiftningen af alle vinduer i lejlighederne og opgangene blev sat til afstemning, og ved håndsoprækning stemte 56 for, 1 imod og 1 stemte blankt. Forslaget blev således vedtaget. To vinduesmodeller blev vist frem på kontoret 3. og 4. april 2017 kl. 18-20. De to modeller var som følger: Model 1: Lavenergi 3-lagsvinduer med to lodrette sprosser. Model 2: Lavenergi 3-lagsvinduer med to lodrette sprosser og en vandret sprosse. Resultatet af afstemningen var: 33 stemte for model 1, 11 stemte for model 2, 8 stemte blankt. Model 1 vil blive opsat i andet halvår 2017. Ad 6 Valg af bestyrelse og suppleanter. På valg som bestyrelsesmedlem var NBP. Yilmaz Kogbay stillede op som nyt bestyrelsesmedlem. Ved håndsoprækning stemte 42 for NBP, mens 16 stemte for Yilmaz Kogbay, og NBP blev dermed valgt. Som 1. suppleant blev Yilmaz Kogbay valgt, og som 2. suppleant blev Andreas Vallentin valgt.
Side 5 af 6 Herefter ser bestyrelsen således ud: Bestyrelsesformand Bogdan Pajkovic på valg 2018 Bestyrelsesmedlem NBP på valg 2019 Bestyrelsesmedlem Maja Ølgod Frandsen på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Mathias Sachse Skrubbetrang på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Mohammed Zoraiz Khushdil på valg 2018 Suppleant Yilmaz Kogbay på valg 2018 Suppleant Andreas Vallentin på valg 2018 Ad 7 Valg af administrator og revisor. DATEA AS blev genvalgt som administrator, og BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt som revisor Ad 8 Eventuelt. Under eventuelt blev følgende emner drøftet: Affaldsbeholdere: Kommunen er blevet søgt om opsætning af ekstra beholdere til bl.a. pap, papir og plast, så der er beholdere i begge ender af gården. Cykelpumpe: Bestyrelsen ville gerne indhente et tilbud på en cykelpumpe med kompressor, som kunne stilles op i viceværtens skur ved Hulgårdsvej 146. Man kunne bore et hul, som slangen kunne trækkes igennem, så man kunne nå slangen uden at kunne komme ind til kompressoren. Røgalarmer: Opsætning af røgalarmer var nævnt i vedligeholdelsesplanen og ville ske, når der var luft i budgettet. Vaskeriet: Bestyrelsen var ved at snakke med Saniva omkring tilpasning af vasketiderne, så man kunne nå igennem både vask og tørring indenfor den bookede tid. Der blev desuden opfordret til, at man respekterede andres vasketider. Gården: Opsætning af bordtennisborde eller flytning af nogle af bænkene var blandt forslagene til, hvad man kunne bruge de tomme felter til, nu hvor nogle af træerne var blevet fældet. Deleordninger: Aftalen med Naboskab var blevet opsagt, fordi den ikke fungerede, og den kostede foreningen et gebyr. Der blev opfordret til, at man i stedet oprettede en facebookgruppe til at dele f.eks. værktøj med sine naboer. Haveforeningen: Der er opstart i haveforeningen 22. april, og alle er velkomne til at være med til at plante krydderurter og andet godt i gården. Håndværkerudvalg: Flere andelshavere nævnte muligheden for at etablere et udvalg, der kunne hjælpe med viden, når man havde større projekter, som f.eks. udskiftningen af vinduer og døre. Interesserede bedes henvende sig til bestyrelsen. Dirigenten afsluttede herefter generalforsamling kl. 20.20 og takkede for god ro og orden.
Side 6 af 6 Bestyrelsen: Dirigent: