ENDELIG UDKAST Handlingsplan for gennemførelsen totalentreprisen 1. juli, rev. 2. juli, rev. 28. juli Rebild Kommune Nyt rådhus i Nørager Formål Den efterfølgende handlingsplan vil i den videre proces indgå som et styringsværktøj, samtidig med at handlingsplanen fastlægger/ aktiverer hvem i organisationen, der er ansvarlig for at delydelserne/ aktiviteterne gennemføres. De anførte forkortelser er: BY: Rebild Kommune (Byrådet) : Rebild Kommune (Styregruppe) Byg.: Rebild Kommune (Projektgruppen) Bruger: Rebild Kommune (Byggeudvalg) Bhr: Bygherrerådgiver Bedøm Bedømmelsesudvalget.: Totalentreprenør Deltager i de enkelte udvalg: Projektgruppen: Lars Schou Jakob Kiib Byggeudvalget: Per Schriver Mikale Jensen Bo Lodbjerg Karin Bak (AMR) Rasmus Simonsen Pernille Meling Egebæk Bedømmelsesudvalget: Styregruppen () Byggeudvalget. 1 Rebild Kommune indgår tale med bygherrerådgiver. 2. juli Indledende møde med bygherrerådgiver D K2 Byghe rr er åd givning as Gr a ven 3 800 0 Årh us C Tlf. 86 13 144 7
Side 2 7 2 1. møde i Projektgruppen 29. juli Indledende drøftelser omkring Byg./ kl. 13.00 (uge 31) økonomi og plan for workshop, og det materiale der skal udsendes forinden gennemførelsen de enkelte workshops. 3 Indledende møde med Byggeudvalget forinden 1. møde den 6. 29. juli kl. august 14.00 (uge 31) 4 1. møde med Byggeudvalget via workshops med de 3 områder. Mødelokale Nørager Rådhus Kl. 09.00 10.30 Pleje og Omsorg Kl. 11.00 12.30 Plan Byg og Vedligehold Kl. 13.00 14.30 Natur og Miljø 06.08.14 (uge 32) Generelt præsenterer bygherrerådgiver endeligt udkast til handlingsplan, indhold udbudsdokumenterne Dog er det primære emne på disse workshops at få brugerne til at kommer med deres ide, behov og ønsker til arealbehov, funktionssammenhæng Bygherrerådgiveren udsender dagsorden samt evt. materiale til deltagerne den 31. juli. 5 Udsendelse udbudsbekendtgø- 4. aug. Udsendelse udbudsbe- relse kendtgørelse, som forinden er (uge 32) godkendt projektgruppen. Udbudsbekendtgørelse indrykkes i diverse medier og på kommunes hjemmeside. 6 Igangsætning og udarbejdelse Snarest Milepæl: Der skal udarbejdes en lokal- Byg. lokalplanen. muligt 26. sep. plan for byggeriet. Indholdet i denne skal/bør være så rum- (uge 39) melig at den kan indeholde det byggeri som kommunen ønsker. 1. Milepæl for udkast til lokalplan er den 26. september, ifb. med udsendelsen udbudsmaterialet.
Side 3 7 7 Nedsættelse bedømmelsesudvalg. 5. aug. 8 2. møde i Projektgruppen kl. 09.00 14. aug. 10.00. (uge 33) 2. møde i Byggeudvalget kl. 10.00 12.00. Mødelokale Nørager Rådhus 9 møde 20. aug. 10 Anmodning om prækvalifikation 25. aug. (uge 35) 11 Afholdelse borgermøde i Nørager 12 Gennemgang anmodningsmateriale 13 3. møde i Projektgruppen kl. 09.00 10.00. 3. møde i Byggeudvalget kl. 10.00 12.00. Mødelokale Nørager Rådhus 26. aug. (uge 35) 25. aug. 27. aug. (uge 35) (uge 35) 27. aug. (uge 35) Medlemmerne i bedømmelsesudvalget skal endelig fast- Byg./ lægges, hvilket klares nærmere projektgruppen, således at disse er på plads inden holdelse workshops den 6. august. Godkendelsesprocessen udbudsmaterialet skal nærmere tales, samt gennemgås inputs fra holdt workshops På møde d. 20. August orienteres om processen og om generelle beslutninger. Bedømmelsesudvalgets endelige sammensætning godkendes. Totalentreprenørerne anmoder om at blive prækvalificeret til at deltage i tilbudsgivelsen, på de nærmere fastsatte vilkår i udbudsbekendtgørelsen. Kommunen gennemføre dette borgermøde, hvor bl.a. placeringen det nye administration hus på grunden skal drøftes. Bygherrerådgiveren gransker og bearbejder/vægter de oplysninger og den dokumentation de interesserede totalentreprenører har indleveret. Bygherrerådgiver præsenterer udkast til byggeprogram, samt øvrige dokumenter til udbudsmaterialet. Samt udkast til indstilling for valg PQ. Bhr Plandelingen
Side 4 7 14 Orientering og godkendelse økonomiudvalget () 10. sep. (uge 37) / Styregruppen orienteres om processen. Centrale punkter i udbudsmaterialet fremlægges ved / Styregruppemøde. Byg./ 15 Godkendelse byrådet (BY) 18. sep. (uge 38) 16 Afsluttende og sidste projektgruppemøde, 24. sep. som holdes på Støv- kl. ring Rådhus. 09.00 17 Fremsendelse udbudsmateriale 26. sep. til prækvalificerede totalentreprenører. (uge 39) 18 Udarbejdelse forslag og tilbud 25. sep. 11. nov. (uge 39) (uge 46) 19 Besvarelse spørgsmål fra de 25. sep. 05. nov. konkurrerende totalentreprenører (uge 45) 20 Besigtigelse byggegrunden? - (uge 41) 21 Modtagelse tilbud 11. nov. (uge 46) 22 Gennemgang tilbud 11. nov. 20. nov. (uge 47) 23 Præsentation tilbuddet 25. nov. (uge 48) 24 De modtagne tilbud vurderes bedømmelsesudvalget. 25. nov. (uge 48) 1. dec. (uge 49) Udkast til bedømmelsesmøder: møde 25. nov., kl. 08.00 17.00 Dagsorden skal udsendes 4. september Der holdes møde for en detaljeret gennemgang udbudsmaterialet samt PQ indstilling. Endelig godkendelse udbudsmaterialet Udbudsmaterialet fremsendes til prækvalificerede totalentreprenører. Totalentreprenøren udarbejder tilbud på grundlag de i udbudsmaterialet fastsatte betingelser. Evt. spørgsmål besvares løbende. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt. Tilbudsgiverne får mulighed for at besigtige byggegrunden. Tilbud fra totalentreprenører Kl. 10.00 levering og 10.30 åbning tilbud. Bygherrerådgiver gennemgår de modtagne tilbud. Alle de bydende gives mulighed for at præsentere det udarbejdede konkurrenceforslag. Bedømmelsesudvalget gennemgår de modtagende konkurrenceforslag og udvælger det bedste forslag. Indhold, forbehold, økonomi, tidsplan vurderes. Byg./ Byg./ Bhr Bedøm. Bedøm.
Side 5 7 2. møde 4. dec., kl. 08.00 12.00 På 1. møde vil de tilbudsgivere som har leveret et konditionsmæssigt tilbud præsenterer deres forslag/ tilbud. 25 Indstilling om valg tilbudsgiver 3. dec. (uge 49) 26 Godkendelse endeligt konkurrenceforslag 10. dec. (uge 50) 27 Godkendelse endeligt konkurrenceforslag 18. dec. (uge 51) 28 Indgåelse kontrakt med den Uge 51 Uge 52 vindende totalentreprenør Valget projektet gennemføres på baggrund fastsatte vægtningskriterier i udbudsbetingelserne, der sikrer at der vælges det for bygherren økonomisk mest fordelagtige tilbud. Bedømmelsesudvalget udarbejder dommerbetænkning/ indstilling, der begrunder valg vinderforslag. I forbindelse med det første møde, vil der ligeledes blive en tilbudspræsentation tilbudsgiverne. Bedømmelsesudvalget udarbejder indstilling til valg firma. Indstillingen skal godkendes / Styregruppen samt Byrådet godkender det valgte firma indstiller det valgte firma, på baggrund indstilling fra bedømmelsesudvalget Byrådet godkender det vindende konkurrenceforslag, med udgangspunkt i indstilling fra Bedømmelsesudvalg og På baggrund de indleverede tilbud vil der blive udvalgt den bedste tilbudsgiver, og sluttende forhandlinger med den pågældende vil blive gennemført. Bedøm. BY Byg./
Side 6 7 Konkurrencens vinderprojektskal justeres i forhold til de bemærkninger som er fremkommet under bedømmelsen. Det tilsigtes at kontrakten underskrives inden 1. januar. 29 Projektering/ Skitsering og efter- Uge 2 Uge 10 Omfatter en viderebearbejd- følgende udarbejdelse dispositi- ning det udarbejdede kon- onsforslag og projektforslag. kurrenceprojekt. Lokalplanen skal hele tiden være i overensstemmelse med projektet, både fra Kommunes side, men ikke mindst fra Totalentreprenørens side. 30 Projektgranskning og godkendelse Løbende Løbende Det sikres, at bruger- og interessegrupperne forslag efter hver fase involveres, således det sikres, at udbudsmaterialets intentioner og tekniske krav indarbejdes i projektet. 31 Udarbejdelse endeligt myndigheds- og hovedprojekt Uge 10 Uge 15 Udarbejdes Totalentreprenøren, men bygherren skal løbende inddrages i forbindelse med fastlæggelse endeligt projekt og valg materialer 32 Byggetilladelse eller lignende dokument Uge 15 Uge 19 Indhentes totalentreprenøhedsprojekt. ren på baggrund myndig- Det må forventes at der søges en grave- støbetilladelse, for at overholde tidsplanen 33 Lokalplan forventes vedtaget på Marts Lokalplanen skal være vedtaget byrådsmødet inden den endelige bygge- tilladelse kan udstedes, og dermed også inden 1. spadestik kan gennemføres. 34 1. Spadestik Uge 19 Byggeriet igangsættes Byg./Bhr BY. Byg./ plandelingen
Side 7 7 35 Godkendelse projektmateriale Løbende Løbende TE s hovedprojektmateriale Byg./Bhr skal godkendes bygherren. Der skal fastlægges en procedure for godkendelse det udarbejdede projektmateriale 36 Tilsyn Løbende Løbende Der udføres et overordnet Bhr bygherretilsyn. 37 Mangelgennemgang Mangelregistrering skal udføres minimum 14 dage før levering. Mangelfri levering Bhr Byg. skal være en målsætning. 38 Aflevering Uge 50 Afleveringstidspunktet skal nærmere fastsættes, obs. tilstrækkelig tid til at kunne flytte ind over julen / 2016 / Byg./ Det indarbejdes i udbudsmaterialet at IT delingen kan komme ind i huset før uge 50. 39 Indflytning i det nye hus, samt ud- Uge 50 Uge 52 Byg. flytning det gamle kontorhus. 40 Nedrivning kan påbegyndes Uge 02 Uge 06 Nedrivning eksisterende 2016 2016 bygninger, som skal være indeholdt i totalentreprisen. Seneste deadline kunne være 1. maj 2016 grundet græssåning Dette vurderes nærmer inden udbudsmaterialet udsendes.