Kontrakt Ejendomsadministration Ringsted Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Aftaleparter 3 2. Bilag 3 3. Baggrund, formål og generelle vilkår 3 4. Ejendomme 4 5. Kontraktperiode 4 6. Forhold vedrørende ikrafttræden 4 7. Administrators ydelser 5 8. Samarbejdsorganisation 5 9. Misligholdelse 5 10. Forsikringer 6 11. Misligholdelse 6 11.1 Generelt 6 11.2 Kommunens misligholdelse 6 11.3 Administrators misligholdelse 6 12. Vederlag 7 13. Andre rettigheder og pligter 8 14. Force Majeure 8 15. Tvistløsning 9 16. Underskrifter 9 Side 2
1. Aftaleparter Kommunen: Ringsted Kommune Sct. Bendtsgade 1 4100 Ringsted Administrator: [ ] Hver for sig benævnt som Kommunen og Administrator eller Part og tilsammen Parterne. 2. Bilag Bilag A: Oversigt over ejendomme Bilag B1: Kravspecifikation for ejendomsadministration Bilag C: Tilbudsskema Bilag D: Liste over medarbejdere der muligvis skal overtages Bilag E: Udbudsmateriale 3. Baggrund, formål og generelle vilkår Efter afholdelse af et i EU-Tidende offentliggjort EU-udbud har Parterne indgået denne kontrakt. Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser. Kontraktens formål er at sikre Kommunen en kvantitativ og kvalitativ leverance ud fra de krav, som fremgår af kontrakten med tilhørende bilag. Administrator skal som led heri sikre, at de leverede ydelser svarer til det aftalte, dog mindst under overholdelse af almindelig branchestandard. Side 3
Spørgsmål om indhold og kvalitet af Administrators ydelser skal fortolkes i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom. De nærmere krav til Administrators ydelser er beskrevet i kravspecifikationen fra den gennemførte udbudsproces, der indgår som Bilag B1. Kontraktsproget er dansk. 4. Ejendomme De af kontrakten omfattede ejendomme fremgår af Bilag A. Kontrakten omfatter de til ejendommene hørende lejemål, medmindre Kommunen meddeler, at en ejendom ikke omfatter alle lejemål. Der kan i kontraktens løbetid fra Kommunens side ensidigt ske tilretning af Bilag A, således at ejendomme kan slettes, eller der kan tilføjes nye ejendomme, og der kan tilføjes eller slettes lejemål. 5. Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft den 1. september 2017. Kontrakten udløber uden varsel efter 4 år, dog således at Kommunen har mulighed for med et varsel på 6 måneder inden udløb at forlænge kontraktperioden med 12 måneder. 6. Forhold vedrørende ikrafttræden Administrator skal umiddelbart efter underskrift af kontrakten (dvs. før dens ikrafttræden) udarbejde en skriftlig plan for opstart af kontrakten, hvori er anført forhold af betydning for eventuel overtagelse af opgaver fra anden leverandør. Kommunen skal ved kontraktens ikrafttræden stille alle nødvendige dokumenter vedrørende ejendommenes drift og andre forhold, som er nødvendige for Administrators levering af ydelser i henhold til kontrakten. Kommunen skal sørge for alle nødvendige fuldmagter til Administrator. Administrator skal i en overgangsperiode samarbejde med tidligere leverandør i det omfang det er relevant for Administrators overtagelse af opgaverne. Side 4
Det skal efterstræbes at en eventuel overtagelse af opgaver fra anden leverandør skal ske uden gene for borgerne. 7. Administrators ydelser Administrators ydelser vedrørende ejendomsadministration er beskrevet i Bilag B1. Administrator har det totale ansvar for gennemførelsen af de opgaver og forpligtelser, der fremgår af kontrakten med bilag. Administrator forpligter sig til at opretholde den til gennemførelse af kontrakten fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. Administrator er kun berettiget til at anvende underleverandører i den udstrækning, det er aftalt med Kommunen, og i givet fald hæfter Administrator for underleverandørers ydelser som om ydelsen var udført af Administrator selv. 8. Samarbejdsorganisation Der nedsættes en samarbejdsgruppe med repræsentanter fra Kommunen og Administrator. Gruppen behandler samarbejdets overordnede styring, herunder kontraktlige forhold, strategiske planer og tiltag samt løbende opfølgning på opgavernes udførelse. Gruppen mødes efter behov og kan indkaldes af begge Parter. Administrator udarbejder forud for hvert møde en statusrapport, som beskriver hvorledes kontrakten er efterlevet, herunder eventuelle udeståender. Kommunen udarbejder referat for møderne. 9. Misligholdelse Administrator indestår for, at alle ydelser i henhold til kontrakten opfylder de i kontrakten med tilhørende bilag fastsatte krav, og i øvrigt er udført på en sådan måde og omfang at ydelserne opfylder det bedste indenfor branchen. Administrator er erstatningspligtig over for Kommunen efter dansk rets almindelige regler, dog kan der ikke kræves erstatning for Kommunens driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Side 5
10. Forsikringer Administrator har pligt til under hele kontraktens løbetid at have tegnet gyldig forsikring for professionsansvar med en dækningssum på minimum 2 mio. pr. år. Administrator skal endvidere have tegnet forsikring, der dækker tab opstået som følge af Administrators eller Administrators ansattes misbrug af betroede midler med en dækningssum på minimum 1 mio. pr. år. 11. Misligholdelse 11.1 Generelt Såfremt en Part misligholder kontrakten, påhviler det Parten straks skriftligt at give den anden Part meddelelse herom med oplysning om årsagen til misligholdelsen samt med angivelse af, hvornår årsagen til misligholdelsen kan forventes at ophøre. Det påhviler den misligholdende Part at afværge eller, hvis dette ikke er muligt, at mindske følgerne af misligholdelsen mest muligt. 11.2 Kommunens misligholdelse Dansk rets almindelige regler om betalingsforpligtelse og fordringshavermora er gældende. I tilfælde af Kommunens væsentlige misligholdelse kan Administrator hæve kontrakten. I så fald er Kommunen forpligtet til at yde erstatning til Administrator svarende til vederlag for 3 måneder. 11.3 Administrators misligholdelse Der foreligger en væsentlig mangel, hvis Administrators ydelserne ikke opfylder kravene i kontrakten med bilag, eller hvis ydelserne ikke er leveret i overensstemmelse med gældende regler og branchestandarder på området, samt hvis ydelserne ikke i øvrigt svarer til det, som Kommunen med føje kan forvente. Det udgør desuden væsentlig misligholdelse, hvis Administrator undlader at opfylde krav til forsikring. I tilfælde af væsentlig misligholdelse kan Kommunen hæve kontrakten uden varsel. Side 6
Ved mindre væsentlige misligholdelser kan Kommunen give et passende varsel til Administrators udbedring eller tilsikring af fremtidige ydelser. Hvis denne frist ikke overholdes, kan Kommunen ophæve kontrakten uden yderligere varsel. I tilfælde af ophævelse skal Administrator omgående aflevere samtlige oplysninger og dokumenter, der kan henføres til de af kontrakten omfattede ydelser. Dette skal enten overdrages til Kommunen eller en af Kommunen anvist tredjepart. Hvis Administrator undlader dette, kan Kommunen kræve bod på kr. 100.000 samt yderligere erstatning for det tab, som måtte opstå som følge af Administrators manglende samarbejdsvilje. 12. Vederlag Administrator oppebærer et månedligt vederlag pr. lejemål som fastsat i Bilag C. Alle angivne priser i Bilag C er i danske kroner (DKK). I priserne er inkluderet alle på tidspunktet for indgåelse af kontrakten gældende afgifter bortset fra moms, og priserne dækker alle de med ydelserne forbundne omkostninger, herunder udgifter til forsikringer, administration, uddannelse mv. Der ydes ikke særskilt vederlag for Administrators deltagelse i samarbejdsmøder, da det anses for indeholdt i det faste vederlag. Såfremt der af det offentlige pålægges Administrator moms, nye skatter eller afgifter med relation til levering af ydelser i henhold til kontrakten, reguleres Administrators vederlag i Bilag C til dækning heraf. Det fastsatte vederlag reguleres årligt pr. 1. april i forhold til udviklingen i nettoprisindekset i kalenderåret forud for reguleringen. Administrators vederlag opkræves via huslejen for det enkelte lejemål. Administrators krav i relation til lejeres misligholdelse eller i relation til Kommunens garantistillelse for husvildeboliger opgøres halvårligt pr. 1. januar og 1. juli og fremsendes til Kommunen med betalingsfrist på 30 kalenderdage. I den forbindelse skal gældende regler for elektronisk afregning med offentlige myndigheder overholdes. Side 7
13. Andre rettigheder og pligter Kommunen skal løbende orientere Administrator om forhold af betydning for opfyldelse af kontrakten. Administrator er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed overfor uvedkommende med hensyn til alle forhold om de af kontrakten omfattede ydelser, Kommunens virksomhed og forhold, som Administrator måtte få kendskab til i relation til opfyldelse af kontrakten. Tavshedspligten består også efter kontraktens ophør. Administrator må ikke uden Kommunens forudgående samtykke anvende Kommunen som reference. 14. Force Majeure Hverken Administrator eller Kommunen skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden Part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parterne ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet, som f.eks. generalstrejke, lockout og naturkatastrofer. Forhold hos Administrator, som denne ved et sædvanligt og rimeligt beredskab kunne have undgået, er ikke at betragte som force majeure, herunder f.eks. ved sygdom og intern strejke. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af første punktum, og som Administrator ikke burde have undgået eller overvundet. Force majeure kan højst gøres gældende med det antal dage, som force majeure-situationen varer. Såfremt en force majeure-begivenhed hindrer Administrator i at levere sine ydelser, bortfalder de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende, uden at Administrator har krav på renter. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part uden ugrundet ophold, efter at force majeure er indtrådt. Der skal samtidig gives en orientering om den forventede varighed af force majeure-situationen. Side 8
15. Tvistløsning Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne i forbindelse med nærværende Rammeaftale, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Såfremt der opstår uenighed om opfyldelse af kontrakten, skal uenigheden først søges løst i samarbejdsgruppen. Hvis der ikke findes en løsning, skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer. Såfremt det ovenfor beskrevne ikke har ført til enighed, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved de almindelige domstole. Kontrakten er undergivet dansk ret. Retssag, der måtte opstå som følge af kontrakten, skal altid anlægges ved Kommunens værneting uanset retsplejelovens almindelige værnetingsbestemmelser. 16. Underskrifter Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer. Dato: Dato: For Kommunen For Administrator Side 9