Fællesstatsligt budgetsystem Informationsmøde den 28. september 2017 September 2017
PROGRAM Punkt Indhold Oplægsholder 1 Velkomst og program Vicedirektør Maria Hald Damborg 2 Hvorfor et budgetsystem Kontorchef Henrik Pinholt 3 Krav til funktionalitet Chefkonsulent Lone Dyrbye 4 Systempræsentation Leverandør Ellen Steen-Pedersen og Henrik Thygesen 5 Tids- og aktivitetsplan Teamleder Thomas Jensen 6 Forberedelse af forretningen Kontorchef Pia Løvengren Ravn 2 7 Afrunding og spørgsmål
BUDGETLÆGNING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE I DAG Excel-baseret system 33% 43% Excel-baseret system med indlæsning i Navision Stat 26% 35% Intern budgettering Navision Stat Et særskilt budgetsystem 5% 6% 14% 17% Ekstern budgettering Andet 10% 12% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Anm.: N=87 Kilde: Kortlægning af statslige institutioners budgetprocesser 2016. 3
DIGITALISERING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE FREMOVER Vi har Vi får Vi kan Systemporteføljen i dag: Navision Stat SLS RejsUd IndFak M.fl Nye ydelser på vej: Budget-system HR-system SSO TID-system Det betyder: Sammenhængende digitale arbejdsgange Aktuelle og valide data Bedre sammenhæng i systemarkitektur og data Bedre styrings- og beslutningsgrundlag 4
Hvorfor et budgetsystem Henrik Pinholt September 2017
BEDRE ØKONOMISTYRING I INSTITUTIONEN Forbedre styrings- og beslutningsgrundlaget i institutionen Større gennemsigtighed i budgetlægningen Der kan indlæses rammer og bevillinger Større gennemsigtighed i budgetopfølgningen Understøtte udgiftsopfølgning jf. Budgetlov, cirkulære mv. 6
EFFEKTIVISERE BUDGETARBEJDET Effektivisere og digitalisere budgetarbejdet Understøtte og digitalisere workflow i institutionen Understøtte hurtigere processer Forbedre datakvaliteten 7
FÆLLESSTATSLIG LØSNING Etablere én fælles statslig løsning Stordriftsfordele ved fælles etablering, drift mv. Understøtte fællesstatslige regler og processer Understøtte konsolidering Håndtering af integrationer til de fællesstatslige basisystemer 8
KONCERNSTYRING Understøtte koncernarbejdet Udmelding af rammer, bevilling og aktstykker Konsolidering af budgetter og tydeliggøre prioriteringsrum Understøtte og effektivisere udgiftsopfølgningen 9
BRUGERE Alle budgetansvarlige Ledere og godkendere Departement og koncern ansvarlige Økonomifunktion 10
DET NYE BUDGET SYSTEM Det nye budgetsystem er: et kvalitetsprojekt der høstes ikke effektiviseringsgevinster i institutionerne en del af de brugerfinansierede basissystemer på økonomiområdet er integreret til de øvrige fællesstatslige systemer som fx NS, LDV og SKS 11
Krav til funktionalitet Lone Dyrbye September 2017
UNDERSTØTTELSE AF INSTITUTIONERNES BEHOV Fællesstatsligt budgetsystem SAP BPC Opsættes som et fællesstatslig budgetsystem med standard funktionalitet Fællesstatsligt budgetsystem med til- og fravalg af funktionalitet Tilpasses via til- og fravalg af funktionalitet til den enkelte institutions behov Fællesstatsligt budgetsystemet med egne registreringsrammer Tilpasses i forhold til den enkelte institutions registreringsrammer - indlæses fra Navision Stat 13
FUNKTIONALITET I BUDGETSYSTEMET - STANDARD Finanslov og bevillingsstyring Budgetprocesser Koncerner og institutioner Budgetlægning Budgetopfølgning Budgetprodukter Institutioner Driftsbudget Lønbudget Anlægsbudget Indtægtsbudget Omkostningsfordeling 14
TIL- OG FRAVALG AF FUNKTIONALITET I BUDGETSYSTEMET Koncern- og institutionsstyring Budgetprocesser Finanslov og bevillingsstyring Budgetlægning Budgetopfølgning Budgetprodukter Alle institutioner Anvendes af institutioner efter behov Driftsbudget Lønbudget Anlægsbudget Indtægtsbudget Omkostningsfordeling Budgettilgange Drift Budgetposter Løn Investering Indtægt Kapacitetsbudget (løn, årsværk timer) Anskaffelser og investeringer Indtægtsdækket virksomhed Tilskudsfinansierede aktiviteter Omkostningsfordeling Fællesomkostninger Udviklingsprojekter Aktivitetsbudgettering Ressourceallokering til aktiviteter Gebyrfinansierede aktiviteter Øvrige indtægter Øvrige fordelinger 15
Systempræsentation Ellen Steen-Pedersen og Henrik Thygesen September 2017
FÆLLESSTATSLIGT BUDGETSYSTEM KMD 17
VÆRKTØJET + PRÆSENTATION 1. Processtyring i web a) Huskelister for gentagende aktiviteter b) Understøtte en proces, dialog, godkendelse 2. Brugerfladen i excel a) Kendt værktøj med alle excel funktioner b) Extra funktioner 3. Avanceret systemplatform a) Hurtige svartider på rapporter b) Hurtige funktioner såsom allokeringer, pris x mængde, disaggregering og kopiering KMD
Tids- og aktivitetsplan Thomas Jensen September 2017
TIDSPLAN I TRÆSKOLÆNGDER Udbud 2017 2018 2019 2020 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Afklaringsfase Etablering DL 1 DL 2 DL 3 Pilotimplementering DL 1 DL 2 DL 3 Generel implementering Drift Kontrakt- Indgåelse Start på konfiguration Pilotstart i ca. 10 institutioner Start på generel implementering i ca. 120 institutioner Infomøde Infomøde Infomøde 20
HVAD KOMMER HVORNÅR Delleverance 1 Grundlæggende Institution Grundbudget, prognoser og udgiftsopfølgning Løbende budgettering og månedsopfølgning Workflow og rettighedsstyring Standardrapportering Infomøde i maj 2018 21 Delleverance 2 Submoduler Institution Lønbudgetter Anlægsbudgetter Omkostningsfordeling Finanslov og bevillingsstyring Rapporterings- og analysemuligheder Rapportering via LDV Infomøde i september 2018 Delleverance 3 Koncernbudget Koncern Grundbudget, prognoser og udgiftsopfølgning Finanslov og bevillingsstyring Workflow og rettighedsstyring Rapportering på tværs af institutioner og ministerområder Infomøde i december 2018
IMPLEMENTERING Pre-implementeringsaktiviteter Systemimplementering Efter systemimplementering Institutionen kan frit ændre på styringsmodeller, registreringsrammer og andre forberedende aktiviteter Moderniseringsstyrelsen vil med forskellige indsatser understøtte institutionernes klargøring til systemet. Der kan ikke ændres i registreringsrammerne op til og under systemimplementeringen Etablering af projektorganisation Tids- og aktivitetsplan Systemopsætning, data og workflow Uddannelse Institutionen kan igen ændre på styringsmodel, registreringsrammer mv. Moderniseringsstyrelsen vil med forskellige indsatser modne institutionerne brug af systemet. 22 Generisk implementeringsmodel
IMPLEMENTERINGSAKTIVITETER Før implementering Masterplan (hvem overgår hvornår) Orientering efter hver delleverance Vejledningsmateriale Under implementering Orienteringsmøde 3 mdr. før Opstartsmøde Organisering Gap-fit og samarbejdsforløb Opsætning Uddannelse Overgang Efter implementering Overgang til drift Evaluering 23
Hvad kan institutionerne gøre for at være klar? Pia Løvengren Ravn September 2017
SAMMENHÆNGENDE STYRING 25
HVAD ER GOD BUDGET- PRAKSIS? Detaljeret planlægning Styringsdokumenter indeholder klare målsætninger. Mål og opgaver fastlægges tidligt i forløbet. Budgetprocessen er rammen om prioriteringen af aktiviteter med henblik på at nå målene Detaljeret budgettering Budgetter skal baseret på konkrete forventninger til aktiviteter. Budgetter skal være periodiseret hen over året. Der skal budgetteres i forhold til styringsrelevante opgaver/formål Tæt opfølgning Der foretages løbende opfølgninger i forhold til såvel udgifter som aktiviteter. Afvigelsesforklaringer er konkrete og begrundede i forhold til udvikling af aktiviteter. Der sikres en identifikation af råderummet. Opgavevaretagelsen kan vurderes i forhold til klare mål om forventet effekt. Styringsgrundlag Styringsgrundlag og processer skal være klart defineret og beskrevet 26
HVOR ER VI I DAG? Der er en entydig sammenhæng mellem strategi, faglige aktiviteter og ressourcer. 23% Der er delvis sammenhæng mellem strategi, faglige aktiviteter og ressourcer. 52% Der er sammenhæng mellem faglige aktiviteter og ressourcer, men sammenhængen mellem ressourcer og strategi er ikke entydig. 21% Der er ikke en entydig sammenhæng mellem strategi, faglige aktiviteter og ressourcer. 3% Anm.: N=86 Kilde: Kortlægning af statslige institutioners budgetprocesser 2016. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 27
Startes i 2018 Startes i 2017 TJEKLISTE FOR AKTIVITETER I 2017 og 2018 Bevidsthed om styringskompleksitet og styringsbehov Tilpas styringsmodellen, så den understøtter institutionens sammenhængende styringsbehov på alle ledelsesniveauer Sikre at jeres registreringsramme muliggør datadreven ledelse og konsolidering mellem det interne og det eksterne budget Træf beslutning om valg af budgettilgange og budgetprodukter på baggrund af systemets endelige funktionalitet Fastlæg og beskriv (nye) governancestrukturer (rolle, ansvar, disponeringsregler mv.) 28
STYRINGSKOMPLEKSITET OG STYRINGSBEHOV Opgaver/strategiske mål/prioriterede områder Strategiske styringsbehov Driftsmæssige styringsbehov Finansielle styringsbehov Adfærdsmæssige styringsbehov Andre styringsbehov A. Strategisk mål 1 B. Strategisk mål 2 C. Gebyr område 3 D. Projekt X E. Projekt Y F. Administration og ledelse 29
STYRINGSMODEL 30
ÅRSHJUL 31
Dimensioner SAMMENHÆNG PÅ TVÆRS Finanslov Økonomi Fagligt Tid Fagsystem SB Navision ESDH mtime Underkonto Delregnskab Indkøbskategori FL-formål FL-formål FL-formål FL-formål Sted Sted Sted Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Projekt Opgavetype Under aktivitet/projekt Delproces Finanskonto Fri tekst NN 32
DESIGN AF REGISTRERINGSRAMMEN Få registreringsrammen ud at leve Identificer og kortlæg styringsbehovet 4 6 1 5 2 Afdæk hvilke informationer der er nødvendige for at belyse de identificerede styringsbehov tilstrækkeligt. Opsæt registreringsrammerne i de relevante systemer. 5 3 4 Fastlæg styringsdimensioner og dimensionsværdier i den tilpassede registreringsramme Kortlæg nuværende tilgængelige data og sammenhold dette med det kortlagte informationsbehov. 33
DESIGN ANBEFALINGER (1/2) Anvend én (og kun en) dimension pr. styringsbehov. Anvend så få dimensioner og dimensionsværdier som muligt Undgå overlappende dimensioner og dimensionsværdier Dimensionerne skal så vidt muligt indeholde den fulde aktivitet 34
DESIGN ANBEFALINGER (2/2) 35
DIMENSIONER - ØKONOMI Obligatoriske Delregnskab Indkøbskategori FL-Formål Finansieringskilde Indkøbsaftale Generelle fællesomkostninger og kerneopgaver Anbefalede Sted Aktivitet Budgetansvar Faglige opgaver Mulige Ydelse Projekt Strategi og afrapportering Tidsafgrænsede projekter Finanskonto Finanskonto* Art 36
KONKRETE PRE-IMPLEMENTERINGS- AKTIVITETER 2017 2018 Den sammenhængende registreringsramme Det ideelle årshjul Basismodul Viden om valg fordele og ulemper Rådgivning og sparring Alle vil løbende blive inviteret til gå-hjemmøder Alle økonomiansvarlige vil løbende modtage nyhedsmail. Mindre institutioner (ca. < 100 medarbejdere) inviteres til et forløb Mellemstore og store institutioner inviteres til at tage fat på deres kontaktperson Vejledninger, tjeklister og materialepakker 37
9. BRUG JERES KONTAKTPERSON! Mål- og resultatstyring Grundbudgetter og Udgiftsopfølgning Sammenhængende styring Ledelsesinformation Bedre anvendelse af administrative systemer Kontaktperson pr. ministerområde 38
39?
MÅLET ER Budget Bedre styringsgrundlag Bedre budgetter HR Statens ERP Bedre styrings- og beslutningsgrundlag Bedre data, opfølgning og sammenhæng Tid Statens BI Effektive processer Fokus på det væsentlige
AFRUNDING OG SPØRGSMÅL Vi er i gang Vi indkalder når vi har nyt Følg projektet på hjemmesiden I kan kontakte os via: Funktionspostkassen budgetlosning@modst.dk; Kontaktperson i IRØ 41