2PJHQYHMVWDVWHUL:RUG I:\VEJLED\MSOFFICE\WORD_GEN.DOC 15. september 1998 Helge Rørdam Olesen, ATMI, DMU +YRUGDQO UHUPDQJHQYHMVWDVWHUQHDWNHQGH" Hvorfor bruge genvejstaster frem for mus? Hvordan lærer man genvejstasterne at kende? Slå Hjælp til WordPerfect-brugere fra! Words hjælpefunktion Word er et Windowsprogram, der indbyder til brug af musen. Jeg har selv med stor begejstring brugt mus til tekstbehandling lige siden 1986, så jeg finder afgjort, at musen er en nyttig indretning. Men: Windows-brugerfladen lokker nemt til at bruge mus i mange sammenhænge, hvor man hellere burde holde sig til tastaturet. Under selve skrivearbejdet går det langt hurtigere at bruge tastaturet end musen (hvis man vel at mærke véd, hvilke taster man skal bruge). Hvis man skal skrive en tekst med fed og kursiv, eller lave sænket skrift og hævet skrift, bør man kunne klare det fra tastaturet. Som bekendt optræder musen også som skadedyr. Arbejdsskader som følge af musebrug er ved at blive almindelige, og også på DMU har nogle medarbejdere allerede haft gener. Der er derfor gode grunde til at lære de mest almindelige genvejstaster at kende, og at tillægge sig en vane med at bruge dem. Jo mere man skriver, desto større er gevinsten ved at kende genvejstasterne. Den nybagte Word-bruger står imidlertid typisk på bar bund, når det gælder genvejstaster. Her kommer dette notat ind; det er skrevet for at hjælpe dig lidt på gled. Kig notatet igennem, og hav det sidenhen ved hånden som reference. Brug også lidt tid på at afprøve de forskellige taster - med støtte fra 'snydesedlerne', som omtales herunder. I øvrigt kan hæftet "Fingrene væk fra min Word 6", der udleveres af edb-sektion, varmt anbefales. Det indeholder en masse tips om effektiv brug af Word. Hvis du har Hjælp til WordPerfect-brugere slået til, kan du slet ikke få genvejstasterne til at opføre sig som beskrevet her. Ved at kigge i statuslinjen (nederste linje) kan du se, om den er slået til, idet knappen WP (eller WPH) da vil have sorte bogstaver. Slå den fra! Det gøres ved at dobbeltklikke på knappen i status-linjen, vælge Indstillinger, og sørge for, at der ikke er kryds i nogen af de to øverste bokse (Hjælp til WordPerfect-brugere, og WordPerfect genvejstaster). Der findes et hav af genvejstaster i Word. Words hjælpefunktion giver hjælp om genvejstaster, idet den indeholder en emneopdelt beskrivelse af dem 1. Det er en udmærket funktion at have til rådighed, men 1 For at få hjælp vedr. genvejstaster skal du vælge Hjælp, Søg efter hjælp om..., Genvejstaster, gå til Brug af genvejstaster i Word, hvor du får en (afsnit 4) oversigt over genvejstaster.
Indhold af dette notat håbløst langsomt at bruge, hvis man lige skal have bekræftet, om det nu er F4 eller F5, man skal trykke på. Derfor suppleres Words hjælpefunktion på DMU af En række snydesedler, beregnet til at sætte i de holdere, der findes på de mange DMU-PCere (afsnit 1). (Man kan selvfølgelig også bruge snydesedlerne uden holder.) Nogle uddybende kommentarer til snydesedlerne (afsnit 2). På snydesedlerne kniber det med pladsen, derfor er det undertiden nødvendigt med lidt yderligere forklaring. Den findes her i notatet. Altså: hvis du ikke forstår teksten på snydesedlerne, eller ikke kan få tasterne til at virke, så kig her. Som afsnit 3 omtales nogle få, særdeles nyttige makroer. Til slut i notatet findes en emneopdelt oversigt over genvejstaster (nogenlunde svarende til Words hjælpetekster). 6Q\GHVHGOHU Der findes følgende snydesedler, som alle ligger i I:\VEJLED\MSOFFICE WORD_F.DOC: Vedr. F-taster (bør printes på farveprinter) WORD_ABC.DOC: 3 strimler, vedr. kombinationer af bogstaver og Ctrl, Skift og Alt. Snydesedlerne er også tilgængelige via menuen DMU Andre tips Det hjælper at tænke på engelsk! Findes der en genvejstast? Et nyttigt trick. RPPHQWDUHUWLOVQ\GHVHGOHUQH Snydesedlerne beskriver de genvejstaster, der ligger i standardopsætningen af Word. Dog er der også (med kursiv) angivet nogle ganske få genvejstaster, som man får adgang til ved at bruge visse DMUskabeloner (detaljer i Afsnit 4 om makroer). De vigtigste genvejs-taster er nogle af F-tasterne, samt kombinationerne af Alt + bogstav (d.v.s. menuerne), og Ctrl+bogstav. I anden række kommer kombinationerne Ctrl+Skift+bogstav. De mindre væsentlige funktioner er lagt på kombinationerne med Alt+Skift+bogstav samt Alt+Ctrl+bogstav. Mange genvejstaster huskes bedst, hvis man kender de engelske gloser for kommandoerne. F.eks. står Ctrl+R for Right justify (højrestil). Ved et lille trick kan man finde ud af, om der er tilknyttet en genvejstast til en funktion, og ellers selv definere en genvejstast: Tastkombinationen Ctrl+Alt+NumPlus (plus på det numeriske tastatur) er en genvej til Tildel handling til genvejstast. Hvis man trykker denne kombination, skifter markøren udseende. Brug musen til at aktivere
Alt + bogstav Ctrl+mellemrum: Viskelæder for skrifttypeformatering Ctrl+Q: Viskelæder for afsnitsformatering Alt+1 laver en overskrift i niveau 1 At markere tekst Tryk to gange på nogle genvejstaster! Græske bogstaver a la αβγ den funktion, du er interesseret i. Nu dukker dialogboksen Tilpas op, og den fortæller dig, hvad genvejstasten til funktionen er, såfremt den er defineret. Du har også muligheden for her at definere en ny genvejstast til funktionen. De vigtigste kommentarer Læg især mærke til følgende: Som noget grundlæggende skal man være klar over, at menuerne Alt + bogstav fra menulinjen kan kaldes frem ved at trykke Alt + et bogstav; f.eks. Alt+F for at få Filer. Man bør også kende Ctrl+mellemrum. Den kan bruges til at afslutte skrifttypeformattering. F.eks. skiftede jeg netop til kursiv med Ctrl+K, inden jeg skrev afslutte skrifttype-formattering. Efter at have skrevet det sidste bogstav trykkede jeg Ctrl+mellemrum, hvorefter skrifttypen igen blev normal. Du kan også bruge Ctrl+mellemrum på en markeret tekst for at få gjort rent bord m.ht. skrifttypeformatering - det fungerer som et viskelæder for skrifttypeformatering. Du kan nulstille formateringen af et afsnit ved at bruge Ctrl+Q. Det betyder, at hvis der er lagt en afsnitsformatering ned over afsnittet, vil den blive fjernet. En afsnitsformatering kan være lagt ned over afsnittet af dig selv eller af Word (det sker f.eks., hvis du laver en punktopstilling eller indrykning). Nogle typografier kan nås med få tastetryk. Det gælder således overskrifterne i forskellige niveauer, der kan oprettes ved at trykke Alt+1 (niveau 1), Alt+2 (niveau 2) osv. Det er mægtig nyttigt at kunne markere tekst fra tastaturet. Hold Skift nede, mens du bruger piltasterne (evt. Ctrl+piltaster hvis du vil bevæge dig i større skridt). Hvis du skal markere rigtig meget af et dokument, er det praktisk at låse startpunktet for markeringen. Det gøres med F8. Bemærk, at du skal bruge Esc for at slippe af med markeringen igen! Man kan markere en firkantet blok ved at bruge Alt+musen Enkelte af genvejstastene virker ikke, hvis man blot trykker på dem een gang - men trykker man en ekstra gang, så virker de! Det gælder f.eks. Ctrl+Skift+B (Skrifttype) og Ctrl+Skift+P (Skriftstørrelse). Dette er på snydesedlen angivet ved at skrive x 2 ud for tasterne. Skrifttypen SYMBOL kan kaldes frem med Ctrl+Skift+Q. Med denne skrifttype fås de græske (matematiske) symboler direkte ved at bruge tastaturets sædvanlige bogstavtaster. Herunder følger alfabetet skrevet med Palatino-skriften samt Symbol-skriften: ABCDEFG HIJKLMN OPQRSTU VWXYZ ΑΒΧ ΕΦΓ ΗΙϑΚΛΜΝ ΟΠΘΡΣΤΥ ςωξψζ abcdefg hijklmn opqrstu vwxyz αβχδεφγ ηιϕκλµν οπθρστυ ϖωξψζ
Skift mellem store bogstaver og små Normal typografi Skift dokument i et snuptag Høj og lav skrift Genvejstasten Skift+F3 skifter en markeret tekst mellem tre tilstande: (1)Alle bogstaver STORE, (2) alle bogstaver små, eller (3) første bogstav Stort. Genvejstasten Ctrl+Skift+A gør noget lignende, men skifter kun mellem TO tilstande: STOR og lille. Ctrl+Skift+N ( Normal ) ændrer typografien i afsnittet til Normal. Hvis man har to eller flere dokumenter åbne samtidig, bruger mange musen til at skifte mellem dem. Det er overmåde upraktisk, og der findes da også en langt lettere metode: genvejen Ctrl+F6. M.h.p. at gøre det endnu lettere - for det er virkelig en nyttig funktion - får brugeren et tilbud om at definere genvejen som F6, når han gennemfører et "service-eftersyn" af sin Word-opsætning med menuvalget DMU Check Din Opsætning af Word. 1\WWLJHPDNURHU I skabelonen DMU1.DOT, der er tilgængelig for alle DMU-brugere, findes nogle makroer, og der er defineret nogle genvejstaster, som aktiverer dem. Samtlige disse ekstra genvejstaster beskrives i "Tips om DMU skabeloner" (som kan fremvises via menuen DMU). Her skal nævnes et par stykker: Bytbogstav: Ombytter to bogstaver. Lagt som Alt+W. SletHeltOrd: Word indeholder funktioner til at slette resten af et ord, og starten af et ord. Der er ikke indbygget nogen funktion til at slette et helt ord, men jeg har lavet en makro til formålet. Den lagt den som Alt+Z. MarginNote: Laver det afsnit den står i, om til en marginnote. Makroen forudsætter. at typografien Marginnote er til stede (hvilket er tilfældet for DMU's rapport-skabelon). Genvej: Alt+M SænketSkrift er en indbygget Word-funktion, der standardmæssigt kan nås med genvejstasten Ctrl + =. Denne genvejstast er lidt besværlig at bruge på et dansk tastatur, fordi lighedstegnet kræver, at Shift-tasten holdes nede. Derfor foretrækker jeg at tildele SænketSkrift genvejstasten Ctrl +. (punktum). Det er ret nemt at huske: Tastkombinationen Ctrl + + (dvs. Ctrl samt plus, der ligger højt på tastaturet) giver løftet skrift, mens Ctrl + punktum (der ligger sænket på tastaturet) giver sænket skrift.
(PQHRSGHOWRYHUVLJWRYHUJHQYHMVWDVWHU Oversigten i dette afsnit inkluderer ikke de taster, der er defineret specielt i DMU. Se Tips om DMU skabeloner for en oversigt over de specielle DMU-definitioner. *HQYHMVWDVWHU)O\WQLQJDIPDUN UVDPWPDUNHULQJDIEORN Skift Ctrl Ctrl+Skift Alt Alt+Skift Enter Linjeskift (uden at der skiftes afsnit) Sideskift Spalteskift Bindestreg Blød bindestreg Hård bindestreg Mellemrum Hårdt mellemrum Æ Marker tegn til højre Flyt ord til højre Marker t. slutn. ord Disp: Sænk afsnit Å Marker tegn til venstre Flyt ord til venstre Marker t. start ord Disp: Hæv afsnit È Marker line ned Flyt afsnit ned Marker t. slutn. afsnit Flyt til næste tekstrude Ç Marker linje op Flyt afsnit op Marker t. start afsnit Flyt til foregående tekstrude End Marker slut linje Flyt til slutn. af dokument Home Marker start linje Flyt til start af dokument PgDn Marker skærm ned Flyt til bund af skærm Marker t slutn. dokument Marker t. start dokument Flyt til sidste celle i række Flyt til første celle i tabel-række Flyt til sidste celle i kolonne PgUp Marker skærm op Flyt til top af skærm Flyt til øverste celle i kolonne Tab Foregående celle i tabelrække Indsæt Tabulatortegn i tabel Skift+F5 flytter markør til tidligere position. F8 efterfulgt af piltaster m.v. kan bruges til at starte eller udvide markering. Afslut med Esc og museklik. Man kan markere en firkantet blok ved at holde Alt-tasten nede, samtidig med at man trækker musen. Disp: Flyt markeret afsnit ned Disp: Flyt markeret afsnit op
*HQYHMVWDVWHU)RUPDWHULQJDIWHJQ QGUHVNULIWW\SHRJVNULIWVW UUHOVH Ændre skrifttype (tryk 2 gange på tastkombinationen!) CTRL+SHIFT+B Ændre skriftstørrelse (tryk 2 gange!) CTRL+SHIFT+P Øge skriftstørrelse CTRL+SHIFT+X Mindske skriftstørrelse CTRL+SHIFT+Y Øge skriftstørrelse med 1 punkt (Ej i DMU: CTRL+8) Mindske skriftstørrelse med 1 punkt CTRL+7 QGUHWHNVWIRUPDWHULQJÃ Skift mellem store og små bogstaver SHIFT+F3 Udelukkende store bogstaver CTRL+SHIFT+A Lav tekst fed CTRL+F Understreg tekst CTRL+U Understreg enkelte ord CTRL+SHIFT+W Dobbelt understregning af ord CTRL+SHIFT+D Formatere tekst som skjult ('Hidden' tekst) CTRL+SHIFT+H Kursivér tekst CTRL+K Lav kapitæler CTRL+SHIFT+I $QYHQGHW\SRJUDILHUÃ Åbne dialogboksen typografi (tryk 2 gange på tastkombinationen!) CTRL+SHIFT+S Fjern afsnitsformatering (f. eks. punkttegn) CTRL+Q Start AutoFormat Anvend typografien Normal Anvend typografien Overskrift 1 Anvend typografien Overskrift 2 Anvend typografien Overskrift 3 Anvend typografien punktopstilling ('List') CTRL+I CTRL+SHIFT+N ALT+1 ALT+2 ALT+3 CTRL+SHIFT+L *HQYHMVWDVWHU6OHWWHWHNVWRJJUDILN Slet et tegn til venstre for markør Slet et ord til venstre for markør Slet et tegn til højre for markør Slet et ord til højre for markør Klip (slet ) markeret tekst Fortryd sidste handling Klip til samling TILBAGE CTRL+TILBAGE DEL CTRL+DEL CTRL+X CTRL+Z CTRL+F3 *HQYHMVWDVWHU RSLHUHRJLQGV WWH Kopier tekst eller grafik CTRL+C Lav sænket tekst (index) CTRL+= Kopier formater CTRL+SHIFT+C Lav hævet tekst (potens) CTRL+plus Flyt tekst eller grafik F2 Fjern formatering, der er dannet v.hj.a. genvejstaster eller menukommandoer (normal tekst) Skift til skrifttype Symbol CTRL+SHIFT+Z CTRL+SHIFT+Q Indsæt tekst eller grafik Indsæt formater *HQYHMVWDVWHU,QGV W CTRL+V CTRL+SHIFT+V 9LVWHJQGHULNNHXGVNULYHVÃ Vis alt (koder) CTRL+* Felt Indholdet af samling CTRL+F9 CTRL+SHIFT+F3 *HQYHMVWDVWHU)RUPDWHULQJDIDIVQLW Autotekst-element Linjeskift XGHQafsnitsskift Sideskift Autotekst forkortelse samt F3 (eller CTRL+ALT+V) SHIFT+ENTER CTRL+ENTER /LQMHDIVWDQGÃ Opret enkelt linjeafstand Opret dobbelt linjeafstand Opret linjeafstand 1,5 Tilføj / fjern blank linje inden teksten CTRL+1 (Ej i DMU: CTRL+2) CTRL+5 (Ej i DMU: CTRL+0 (nul)) Spalteskift Blød bindestreg Hård bindestreg Hårdt mellemrum Copyright symbol Registered varemærke symbol CTRL+SHIFT+ENTER CTRL+BINDESTREG CTRL+SHIFT+BINDESTREG CTRL+SHIFT+MELLEMRUM ALT+CTRL+C ALT+CTRL+R -XVWHULQJRJLQGU\NQLQJDIDIVQLWÃ Centrer afsnit Juster afsnit (lige højremargin) Venstre-stil ('Left-align') afsnit Højrestil (Right-align) afsnit Indryk afsnit Fjern indryknig af afsnit Lav hængende indrykning Mindsk hængende indrykning CTRL+E CTRL+J CTRL+L CTRL+R CTRL+M CTRL+SHIFT+M CTRL+T CTRL+SHIFT+T Varemærke-symbol Ellipsis ( ) *HQYHMVWDVWHU0DUNHULQJ ALT+CTRL+T ALT+CTRL+punktum Se skemaet ovenover om at flytte markør og markere blok. Herudover: Marker hele dokumentet CTRL+A Marker vertikal tekstblok Marker til et bestemt sted CTRL+SHIFT+F8, efterfulgt af piltaster F8+piltaster
8GYLGHPDUNHULQJ Gå til næste dokumentvindue CTRL+F6 F8 sætter Word i 8GYLGWLOVWDQG Udvidtilstand kan forlades med Esc. Gå til foregående dokumentvinduer CTRL+SHIFT+F6 Marker til tegn F8+tegn Flyt dokument-vindue (Ej i DMU: CTRL+F7, arrow keys, ENTER) Udvid markering F8 Mindsk markering SHIFT+F8 6NLIWYLQGXHVVW UUHOVHÃ Maksimer programvindue ALT+F10 *HQYHMVWDVWHU7DEHO Maksimer dokumentvindue Skift størrelse på dokumentvindue CTRL+F10 CTRL+F8 Giv dokumentvindue oprindelig størrelse CTRL+F5 0DUNHUWHNVWRJJUDILNLHQWDEHOÃ En kolonne Hold ALT nede og klik Giv programvindue oprindelig størrelse ALT+F5 En kolonne eller blok) Hele tabellen CTRL+SHIFT+F8 ALT+5 på det numeriske tastatur 0HQXHURJWLOGHOLQJDIJHQYHMVWDVWHUÃ Aktiver menubjælke F10 )O\WQLQJLHQWDEHOÃ Næste celle Foregående celle Første celle i en række Øverste celle i kolonne Sidste celle i en række Nederste celle i en kolonne TAB SHIFT+TAB ALT+HOME ALT+PAGE UP ALT+END ALT+PAGE DOWN Vis genvejsmenu Tilføj kommando til menu Fjern kommado fra menu Tildel handling til genvejstast Fjern handling fra genvejstast SHIFT+F10 CTRL+ALT+SKIFT+ 0 (nul) CTRL+ALT+ MINUSTEGN CTRL+ALT+NumPLUS CTRL+ALT+Num MINUS *HQYHMVWDVWHU RPPDQGRHUIUD PHQXHUQH,QGV WWHDIVQLWRJWDEXODWRUHULHQWDEHOÃ Indsæt tabulator i en celle CTRL+TAB )LOHU Ny(t) CTRL+N *HQYHMVWDVWHU)HOWHU Åbn Luk CTRL+O CTRL+W Gem CTRL+S,QGV WWHIHOWHUÃ Indsæt DATO felt Indsæt SIDE felt ('Page') Indsæt TID felt Indsæt tomt felt ALT+SHIFT+D ALT+SHIFT+P ALT+SHIFT+T CTRL+F9 Gem som Vis udskrift Udskriv Afslut F12 CTRL+F2 CTRL+P ALT+F4 $UEHMGHPHGIHOWHUÃ Opdater sammenkædede oplysninger Opdater markerede felter Frigør feltindhold Slå feltkode til / fra Slå alle feltkoder til / fra Udfør handlingen i feltet, når markøren er placeret i feltet Gå til næste felt Gå til foregående felt Lås felt Lås felt op CTRL+SHIFT+F7 F9 CTRL+SHIFT+F9 SHIFT+F9 ALT+F9 ALT+SHIFT+F9 F11 SHIFT+F11 CTRL+F11 CTRL+SHIFT+F11 *HQYHMVWDVWHU9LQGXHUPHQXHU RJNRPPDQGRHU 5HGLJHU Fortryd Gentag Ryd Klip Kopier Sæt ind Vælg alle Find Erstat Gå til Bogmærke Opdater kæde CTRL+Z CTRL+Y DEL CTRL+X CTRL+C CTRL+V CTRL+A CTRL+B CTRL+H CTRL+G CTRL+SHIFT+F5 CTRL+SHIFT+F7 )O\WWHYLQGXHURJIO\WWHPHOOHPUXGHURJYLQGXHUÃ Gå til næste rude F6 Gå til foregående rude SHIFT+F6 9LV Normal Disposition ('Outline') ALT+CTRL+N ALT+CTRL+O
Sidelayout ( Page layout ) ALT+CTRL+P,QGV W Anmærkning Datofelt Fodnote Slutnote Marker opslagsord Marker tekst til indholdsfortegnelse ALT+CTRL+A ALT+SHIFT+D ALT+CTRL+F ALT+CTRL+E ALT+SHIFT+X ALT+SHIFT+O )RUPDWHU Skrifttype Store og små bogstaver AutoFormat Anvend typografi ('Style') CTRL+D SHIFT+F3 CTRL+I CTRL+SHIFT+S )XQNWLRQHU Stavekontrol Synonymordbog F7 SHIFT+F7 7DEHO Marker tabel ALT+5 på numerisk tastatur 9LQGXH Opdel ALT+CTRL+S +M OS Indhold Kontekst-afhængig hjælp samt Vis format F1 SHIFT+F1