KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Osvald Helmuths Vej 4 Postboks 250 2000 Frederiksberg Telefon 73 23 30 00 Telefax 72 29 30 30 www.kpmg.dk Temperaturmåling på beskæftigelsesområdet Faglig gennemgang af forretningsgange, ledelsestilsyn, administration og sagsbehandling. Februar 2013 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er selvstændige og uafhængige medlemmer af.
Indhold 1 Temperaturmåling 2 2 Sammenfatning 4 2.1.1 Efterlevelse af gældende regler og retningslinjer 4 2.1.2 Formaliserede og vedtagne interne forretningsgange 4 2.1.3 Internt ledelsestilsyn og kontrol og ledelsesinformation 4 2.1.4 Faglig og personlig kompetenceudvikling og ressourcemæssig tilpasning 4 3 Konklusion 6 4 Gennemgangens elementer 7 4.1 Lovmedholdelighed, retlig regulering og retningslinjer 7 4.2 Interne forretningsgange og planlægning 8 4.3 Internt tilsyn og kontrol 10 4.4 Faglig udvikling, ressourcer og kompetencer 10 1
1 Temperaturmåling Sølrød Kommune har forud for den løbende revision 2012 ønsket en "temperaturmåling" med henblik på at belyse kvaliteten og resultaterne af driften på beskæftigelsesområdet. I modellen nedenfor har vi illustreret de væsentligste faktorer og driftselementer i beskæftigelsesindsatsen. Lovmedholde lighed/retlig regulering og retningslinjer Faglig udvikling, ressourcer og kompetencer Ministermål Lokalpolitiske beskæftigelsesmål Interne forretningsgange og planlægning Internt tilsyn og kontrol Det er KPMGs opfattelse, at en sikker drift på beskæftigelsesområdet dels forudsætter, at kommunens beskæftigelsesmål tager højde for de ministermål, der er gældende på området dels, at de lokalpolitiske mål er gjort operationelle. Operationelle mål muliggør en målrettet indsats, som kan evalueres og tilpasses løbende, ligesom resultaterne af indsatsen kan afrapporteres dels gennem ledelsestilsyn dels gennem en samlet ledelsesinformation. 2
Sikker drift forudsætter: Efterlevelse af gældende regler og retningslinjer Formaliserede og vedtagne interne forretningsgange og planlægning Internt ledelsestilsyn og kontrol og ledelsesinformation Faglig og personlig kompetenceudvikling og ressourcemæssig tilpasning. Temperaturmålingen er således forankret i en undersøgelse af de fire vigtigste forudsætninger for sikker drift, og der er dels foretaget en gennemgang af kommunens administrative procedurer og forretningsgange. Herudover har vi foretaget en egentlig sagsgennemgang på områderne sygedagpenge, kontanthjælp og revalidering 3
2 Sammenfatning 2.1.1 Efterlevelse af gældende regler og retningslinjer På baggrund af en gennemgang af en række sager er det KPMG's vurdering, at Solrød Kommune i al væsentlighed efterlever lovgivningens minimumsregler og i nogen grand efterlever de forretningsgange og hensigter, der er fastsat i de beskrevne forretningsgange. Det er KPMGs vurdering, at de fundne fejl og mangler er af enkeltstående karakter og ikke er et udtryk for generelle problemstillinger. 2.1.2 Formaliserede og vedtagne interne forretningsgange har udfærdiget en række forretningsgange og administrative procedurer, som beskriver på hvilken måde flere konkrete sagsbehandlingsmæssige skridt skal foretages. De beskrevne forretningsgange ses i al væsentlighed at være opdaterede og ændrede i takt med udviklingen på området. Det er KPMGs opfattelse, at forretningsgangene i højere grad bør beskrive, hvordan det socialfaglige arbejde udføres og udmøntes kvalitativt. Herunder beskrivelser af hvordan en socialfaglig vurdering bør se ud, hvordan progression i arbejdet med borgerne gøres sammenligneligt og muligt at "forstå" for både borgeren og øvrige sagsbehandlere osv. Umiddelbart ses der ikke ledelsesmæssigt at være taget formel stilling til, hvad kvalitet i arbejdet betyder, og hvordan det måles og udmøntes. 2.1.3 Internt ledelsestilsyn og kontrol og ledelsesinformation Beskæftigelsesområdet har ikke i 2012 udfærdiget et fuldstædigt og tværfagligt tilsyn, men alene set på enkelte områder sidst på året. Kommunen er i færd med at etablere en ny forretningsgang for internt tilsyn og kontrol, og forventer at implementere og drifte tilsynet primo 2013. Det er KPMGs vurdering, at i 2012 ikke i tilstrækkelig grad har efterlevet de lovgivningsmæssige krav om tilsyn og kontrol på områderne. Vi har dog med tilfredshed konstateret, at der arbejdes på beskrivelse og implementering af en ny tilsynsmodel. Det er KPMGs forventning, at tilsynet påser, at såvel de administrative som de socialfaglige krav lever op til både de lovgivningsmæssige krav samt den kvalitet ledelsen har fastsat. 2.1.4 Faglig og personlig kompetenceudvikling og ressourcemæssig tilpasning Det fremgår af det materiale KPMG har gennemgået, at kommunen har iværksat en række initiativer med henblik på at styrke de enkelte medarbejderes faglige og personlige kompetencer. Videre fremgår det, at allokering af ressourcer kan blive en af de løsninger, der forventes anvendt. Da ovenstående initiativer endnu ikke er endelig implementeret og iværksat, har KPMG ingen endelige kommentarer hertil. 4
Det skal i den anledning bemærkes, at, på trods af få sager på beskæftigelsesområdet sammenlignet med andre og større kommuner, har samme faglige udfordringer som andre kommuner uanset kommunens størrelse. Det er derfor i planlægningen af den faglige opkvalificering og vedligeholdelse af medarbejdernes kompetencer vigtigt at være opmærksom på, at de mange lovændringer og tilpasninger på området fordrer, at der findes de fornødne ressourcer i organisationen til at implementere, vedligeholde og udvikle det faglige niveau. KPMG har ikke i gennemgangen taget stilling til, hvorvidt de faglige kompetencer er til stede, eller hvorvidt de er tilstrækkelige, men alene drøftet problemstillingen med ledelsen på beskæftigelsesområdet. 5
3 Konklusion På baggrund af dels de forretningsgange og administrative procedurer, dels gennemgangen af en række sager er det KPMGs vurdering, at for så vidt angår områderne sygedagpenge, kontanthjælp og revalidering i al væsentlighed efterlever gældende minimumsregler og retningslinjer. Det er KPMGs anbefaling, at der arbejdes på at målrette de beskrevne forretningsgange, så de i højere grad afspejler den beskæftigelsesplan, kommunen har vedtaget og samtidig afspejler de lovgivningsmæssige krav. Dvs., at beskæftigelsesplanen bliver gjort operationel og mulig at udmønte i konkrete aktiviteter og sagsbehandling. Videre er det KPMGs anbefaling, at kommunen fastholder og udvikler de vedtagne forretningsgange om tilsyn, og at tilsynet afvikles på en sådan måde, at det til enhver tid afspejler status på driften. Herunder, at tilsynet opsamles løbende og anvendes som retningsgivende for driften. 6
4 Gennemgangens elementer 4.1 Lovmedholdelighed, retlig regulering og retningslinjer Hvordan? For at kunne vurdere, hvorvidt har efterlevet gældende regler og retningslinjer på beskæftigelsesområdet, har vi taget udgangspunkt i kommunens beskrevne forretningsgange for implementering af ny lovgivning, og den efterfølgende opfølgning på hvorvidt reglerne efterleves. Ydermere er der foretaget en sagsgennemgang af en række sager på området. Vi har haft særligt fokus på de store områder: Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Rettidighed i tilbud Mentorstøtte og snitflader til 85 i serviceloven Rettidighed i kontaktforløbet Fleksjob/førtidspension Aktivloven Rådighed Sygedagpengeloven Rettidighed (opfølgning) Rettidighed (i indsatsen) Overgang til anden ydelse (revalidering) Regnskabsbekendtgørelsen Journalføring Dokumentation Registrantbogføring af ydelser med statsrefusion 7
Beskæftigelses -indsatsloven (Aktivloven) Sygedagpenge -loven (Pensionslove n) Serviceloven Lovmedholdelighed, retlig regulering og retningslinjer Regnskabsbekendtgørels en Afgørelser og vejledninger 4.2 Interne forretningsgange og planlægning Hvordan? Forudsætningen for at kunne arbejde med lovgivningen ud fra en vedtaget kvalitetsstandard er formaliserede og implementerede forretningsgange som både overordnet og konkret beskriver, hvordan såvel de sagsbehandlingsmæssige skridt på enkeltsager håndteres, men også mere overordnet hvordan snitflader og overleveringer sikres. Vi har i vores gennemgang haft fokus på: Formaliserede forretningsgange / væsentlige sagsbehandlingsmæssige områder: Er de vedtagne forretningsgange opdaterede og ændret i takt med udviklingen på området? Er sagsbehandlerne bekendt med forretningsgangene, og anvendes disse som vejledende i det daglige arbejde? Arbejdes der aktivt med at styrke faglighed og udvikling gennem anvendelse af forretningsgange? 8
Beskrevet kvalitetsstandard for socialfagligt arbejde: Har kommunen vedtaget en standard for kvalitet er i det socialfaglige arbejde? Hvornår er en vurdering god? Hvornår er der arbejdet tilstrækkeligt med en borger, inden der træffes afgørelse osv. Beskrevne snitflader mellem ydelsescenter og jobcenter. Ses jobcenter og ydelsescenter at have beskrevne snitflader og forretningsgange, der forhindrer fejlkonteringer og omposteringer. Formaliserede forretningsga nge. Beskrevne snitflader om overlevering af oplysninger mellem jobcenter og ydelsescenter Interne forretningsgange og planlægning Beskrivelse væsentlige sagsbehandlin gsmæssige områder Beskrevet kvalitetsstand ard for socialfagligt arbejde 9
4.3 Internt tilsyn og kontrol Hvordan? Forudsætningen for at kunne afrapportere resultaterne på driften af beskæftigelsesområdet er dels, at der er skabt målbare resultater som ses på økonomien, dels at de lovgivningsmæssige krav er overholdt, og at hensigten med gældende regler og retningslinjer er efterlevet. Resultaterne på beskæftigelsesområdet skal dels være lovmedholdelige, dels opfylde de mål, der er politisk bestemt. "Du får ikke det, du ønsker, du får det, du måler". Selvom det måske ikke kan opstilles så firkantet, er der en vis sandhed i udsagnet. Netop derfor er det afgørende, at de opstillede målepunkter understøtter organisationens overordnede strategier. Vi vil afdække, hvorvidt der foreligger relevant ledelsesinformation, der muliggør en strategisk styring af organisationen. Vi har i gennemgangen haft fokus på, om kommunen har gennemført et fagligt og økonomisk ledelsestilsyn, og om resultaterne af dette er afrapporteret og de har givet anledning til tilpasninger og eller ændringer af driften. 4.4 Faglig udvikling, ressourcer og kompetencer Hvordan? For at kunne løfte opgaven på beskæftigelsesområdet er det en forudsætning, at de fornødne faglige kompetencer er til stede i organisationen. Det er også en forudsætning, at kompetencerne løbende udvikles og understøttes, så der sikres en optimal anvendelse af hver enkelt medarbejder. Kompetenceudvikling og implementering af nye regler. Anvendelse af IT understøttet sagsbehandling; anvendes systemet hensigtsmæssigt, og bidrager systemet med alle de informationer, der er behov for? Har organisationen de fornødne faglige ressourcepersoner indenfor hvert område? (Er der en faglig ansvarlig inden for hvert område) Vi har i vores gennemgang haft fokus på, om administrationen af området gav indtryk af at være administreret fagligt forsvarligt og med fokus på socialfaglige og beskæftigelsesfremmende resultater. 10
Implementering og undervisning i fagligt materiale /videreuddannelse Medarbejdernes uddannelsesmæssig baggrund /generel opkvalificering Faglig udvikling, ressourcer og kompetencer Faglige og personlige kompetencer hos sagsbehandlerne og udvikling heraf IT understøttelse og udnyttelse. (Behov for supplerende systemer?) 11