Referat Bestyrelsesmøde mandag den 27. marts 2017, kl. 17.00 Ahlefeldvej 1 - Gråsten Side 1 af 9
Indholdsfortegnelse Godkendelse af referat...2 Bestyrelsesanliggender...2 Økonomi pr. dags dato...6 Medlemsanliggender Lukket punkt...6 Love og cirkulærer...6 Beboeranliggender...7 Afdelingsanliggender...7 Personaleforhold LUKKET PUNKT...8 Eventuelt...8 Næste møde...8 Medlemmer: Lejf Hedegaard, Kjeld Nielsen, Kjeld T. Christensen, Niels Christiansen og Jonna Petersen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref,) Jonna Petersen 1 Godkendelse af referat 1.1 Bestyrelsesmøde den 27. februar 2017 Godkendt og underskrevet. 2 Bestyrelsesanliggender 2.1 Plan for bestyrelsens arbejde * Serviceniveau * Anvendelsesmuligheder for nuværende administrationsbygning. I overvejelserne for ombygning af administrationsbygning, kunne man bytte om?, udleje stueplan og administration på 1. sal.(bbm) Side 2 af 9
2.2 Evaluering af ekstraordinær generalforsamling Der har været afholdt ekstraordinær generalforsamling den 7. marts 2017, kl. 19.00 på Marina Fiskenæs. Til efterretning. Der var generel tilfredshed med mødedeltagelsen samt det altovervejende flertal for bestyrelsens forslag, om at indgå i SALUS Boligadministration Amba. 2.3 Ordinær generalforsamling 2017 Dato for den ordinære generalforsamling er fastsat til den 11. maj 2017 - Ahlmannsparken i Gråsten. Udkast til dagsorden - se bilag. Forplejning til mødet? Kaffe, the, boller med ost og pålæg eller kaffe, the franskbrød med pålæg. Hvor mange pr. person? Til drøftelse og beslutning. Under indkomne forslag skal medtages: Fælles opnotering Forplejning som vi plejer: Kaffe, te, bolle med ost og pålæg 2.4 Vedtægtsændringer - LH Formandens oplæg blev godkendt. Der indkaldes til et særskilt møde primo juni, for behandling af vedtægter (1. og 2. behandling samme dag.)(gp aftal dato med Lejf) Side 3 af 9
2.5 Fugtproblem Ahlefeldvej 1 - Administrationsbygning Mekanisk udsugning i kælder er etableret. Øvrige tiltag har afventet den ekstraordinære generalforsamling den 7. marts 2017. Der tages stilling til fugtproblemet, når vi har fået en løsning på "lokale" problemet. 2.6 Byggesager i GAB Oversigt over byggesager - Se bilag Til orientering. 2.7 Bestyrelseshonorar LUKKET PUNKT 2.8 Levering af TV-signal På det seneste hovedbestyrelsesmøde blev det besluttet at opsigelsesperioden på det nye kontraktoplæg fra Stofa var for lang, og at den max. måtte være 3 år. Dette har nu været forhandlet med Stofa, og de var ikke villige til at gå længere ned i opsigelsesperiode end 36+12 mdr. med de priser og de tilbød i første omgang. Der er nu følgende muligheder for de 3 afdelinger: 1) At acceptere de 4 års opsigelse, med priser som oprindelig fremlagt. 2) At vælge 3 års opsigelse med lidt højere internetpriser. 3) at blive på den nuværende aftale de 2 år den fortsat løber, med noget højere internetpriser Der vedlægges mail fra Stofa, samt 2 nye tilbud Valg af en af de 3 løsninger. Alternativ 1 blev valgt (30/30 Mbit/s til kr. 179).(BBM) Side 4 af 9
2.9 Styringsdialogmøde Sønderborg Kommune Der har været afholdt styringsdialogmøde den 16. marts 2017. Lejf Hedegaard deltog sammen med Jimmy. Til orientering. Referat fra mødet udsendes sammen med dette referat.(gp) 2.10 Byggesagsvederlag - LH Vederlaget bruges til nedbringelse af omkostninger på sagen.(gp / PO / Kuben) 2.11 Erhvervslejemål Slotsgade 16 Lejekontrakt med Folkekirkens Nødhjælp - se bilag. Med nuværende udlejningssituation for erhvervslejemål i Gråsten, blev det besluttet at nuværende vilkår forbliver uændret. Eventuel negativ udvikling på afdelingens økonomi, dækkes via dispositionsfonden. 2.12 Medlemsskab i SALUS Boligadministration Permanent administrationsaftale. Bestyrelsen godkendte at indgå som 3 stk. 4 litra 2 medlem. Side 5 af 9
- Medlemsindskud kr. 600.000 - formanden indgår i SALUS bestyrelse - GAB får 6 repræsentanter i SALUS repræsentantskab 3 Økonomi pr. dags dato Balance 1.1.16-31.12.16 - Se bilag. Balance år til dato -Se bilag. : Ingen 4 Medlemsanliggender Lukket punkt 5 Love og cirkulærer 5.1 BL-informerer Se link - https://bl.dk/bl-informerer/ 5.2 Nyt fra Landsbyggefonden Se link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/ Side 6 af 9
6 Beboeranliggender Intet under dette punkt. Intet at referere. 7 Afdelingsanliggender 7.1 Afdeling 7 Forurenet jord Der er afholdt møde med Sønderborg Kommune. Nyt udspil fra kommunen afventes - gentagelse. Til orientering. Intet nyt. 7.2 Afdeling 17 og 20 Kvistrenovering Projektet kører planmæssigt. Intet. Der har været afholdt licitation, hvor der vil være plads til at isolerere yderligere end planlagt. 7.3 Afdeling 42 Kloakering Reklamation og afhjælpning af mangler pågår via ekstern rådgiver. Intet. Side 7 af 9
8 Personaleforhold LUKKET PUNKT 8.1 Samarbejdsudvalg - SALUS Der har været afholdt møde den 8. marts 2017. Referat - se bilag. 9 Eventuelt Fjernvarmen: GAB indstiller Leif Petersen, afd. 34, Lejf Hedegaard stiller med fuldmagterne. Gas-fyr service, lovpligtig min. hvert andet år. Problem med adgang for servicemanden. 10 Næste møde MØDEDATOER 2017: Tirsdag den 25. april 2017, kl. 17.00 - Revisormøde. Tirsdag den 23. maj 2017, kl. 17.00 - Konstituerende møde Tirsdag den 20. juni 2017, kl. 17.00 Ordinær generalforsamling 11. maj 2017 - Ahlmannsparken i Gråsten. Fælleskurser i SALUS: Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 14. september 2017 - Folkehjem, Aabenraa... BBM og VR. Introduktion for nyvalgte Afholdes fremover hvert andet år. Næste gang oktober 2018 - Hotel Tønder Hus, Tønder... BBM, TARN og JP. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Ahlefeldvej 1 Gråsten. Gråsten 27. marts 2017 Side 8 af 9
Lejf Hedegaard formand Kjeld Nielsen næstformand Kjeld T. Christensen Niels Christiansen Jonna Petersen Side 9 af 9