Brugervejledning Version 2.2 xlplanner brugervejledning i
Indhold Om xlplanner 3 Fordele... 3 Planlægning i hovedtrin... 5 Ændringslog... 7 Installation... 8 Brugergrænseflade 9 Basale funktioner og indstillinger... 10 Vis... 12 Felter... 14 Kalender... 15 Rapportering... 17 Kalenderbånd... 22 Højrekliksmenu... 23 Appendiks 29 Feltbeskrivelser standard visninger... 29 Feltbeskrivelser Øvrige... 34 Earned Value definitioner... 36 Eksempler på Earned Value fremdriftsrapportering... 37 ii xlplanner brugervejledning
Om xlplanner xlplanner er et tilføjelsesprogram til Microsoft Excel. xlplanner tilføjer funktionalitet der gør basal opgaveog projektplanlægning enkel at håndtere i Microsoft Excel. Denne vejledning giver en introduktion til xlplanner samt en gennemgang af programmets funktionalitet. Fordele Spar tid xlplanner reducerer tidsforbruget til administrative opgaver i relation til opgave- og projektstyring. Det er enkelt at oprette projekter og tilknytte opgaver og ressourcer. Giver et hurtigt overblik over ressourceallokeringen med de medfølgende fleksible rapporter. Opfølgning på faktisk ressourceforbrug og fremdrift foretages enkelt direkte i planen, eller via funktioner til dannelse af timesedler og efterfølgende automatisk opfølgning og opdatering af planen. Automatisk dannelse af omfattende Earned Value baseret rapportering til eksempelvis ledelse eller styregruppe. Spar penge xlplanner er billigt. xlplanner er mellem 10 og 15 gange billigere end de traditionelle projektstyringsværktøjer som Microsoft Project. Hermed er det økonomisk overkommeligt at gøre standardiseret opgave- og projektstyring tilgængeligt for flere medarbejdere, og det kan have væsentlig økonomisk betydning. Spar uddannelse xlplanner er et tilføjelsesprogram til Microsoft Excel. Dermed baserer xlplanner sig på en platform der er kendt af de fleste. Der er gjort meget ud af at gøre betjeningen af xlplanner intuitiv og enkel, og der medfølger en omfattende hjælp og brugervejledning, der altid er tilgængelig via programmets værktøjslinje. Det giver en kort læringskurve, og man er hurtigt i gang. xlplanner brugervejledning Om xlplanner 3
Øg medarbejdernes awareness i forhold til opgave- og projektstyring En anden gevinst ved at stille et opgave- og projektstyringsværktøj til rådighed for medarbejdere er, at det øger opmærksomheden og kendskabet til fordelene ved at anvende et standardiseret og struktureret redskab til håndtering af opgaver og projekter. Det kan have stor betydning for: Overblik over plan og ressourcer Indsigt i den samlede økonomi i forbindelse med projekter og opgaver. Et nuanceret billede af projekter og opgavers reelle fremdrift. Ved at øge medarbejderes awareness og kompetencer i forhold til projekt- og opgavestyring, forbedres virksomhedens samlede muligheder for at træffe de rigtige beslutninger. Giv ledelsen et værktøj til at prioritere og styre projekter og opgaver Med xlplanner får ledelsen et redskab til at vurdere projekter og opgaver ud fra et standardiseret og struktureret grundlag. Hermed bliver det lettere at sammenholde nøgletal og foretage de nødvendige prioriteringer. Ledelsen får ligeledes en standardiseret og nuanceret rapportering på projekter og opgavers effektivitet og fremdrift, via den indbyggede Earned Value rapportering. Hermed har ledelsen et veldokumenteret grundlag at vurdere fremdriften for det enkelte projekt og på tværs af den samlede projektportefølje. 4 xlplanner brugervejledning
Planlægning i hovedtrin Trin 1: Baseline opgave/ projekt Brug xlplanner's omfattende Work-Breakdown-Struktur (58 felter), der giver mulighed for detaljeret specifikation af den enkelte opgave. Anvend den indbyggede 3-punkts estimering af opgaver, til at give et mere kvalificeret bud på dine opgavers varighed og usikkerhed. Grupper opgaverne i projekter og faser og få overblik med de automatiske totaler. Foretag enkel allokering af ressourcer via drop-down lister. xlplanner tager højde for helligdage og personlige fraværsdage. Etabler simple afhængigheder mellem opgaver (slut start, start start, slut slut, start slut). Trin 2: Få overblik over planen Når planen er oprettet, fås der enkelt overblik over opgavernes tidsmæssige udstrækning i den indbyggede evighedskalender. Med et enkelt klik skiftes mellem 4 forskellige kalendervisninger: 7 dages uge 5 dages uge Ugekalender Måneds- og kvartalskalender Trin 3: Følg op på planen Når opgaverne er i gang, skal der følges op på planen og fremdriften. Det gøres ved, pr. opgave, at registrere: Forbrugt tid og Færdiggørelsesgrad Opgave- eller projektleder kan selv indsamle og registrere denne information. Det er en overkommelig opgave ved mindre opgaver og projekter. Men er der tale om større opgaver, kan denne proces være meget tidskrævende. Derfor har xlplanner indbygget funktionalitet til at understøtte denne proces. Med xlplanner kan man: Danne timesedler til de medarbejdere der har opgaver på projektet. Foretage opfølgning på om timesedlerne er afsluttede. Konsolidere timesedlerne til en samlet liste pr. projekt Opdatere projektplanen med informationerne fra timesedlerne vedr. forbrugt tid og færdiggørelsesgrad. xlplanner brugervejledning Om xlplanner 5
Trin 4: Rapporter til ledelsen Når opgaverne er opdaterede er det tid til fremdriftsrapportering på projektet. Det kan gøres på 2 måder i xlplanner: En hurtig og simpel status kan fås i xlplanners Work-Breakdown-Struktur. Her anvendes standardvisningerne: Fremdriftsrapportering Earned Value og Omkostninger En avanceret og komplet Earned Value rapportering, understøttet af diagrammer og nøgletal, fås helt enkelt ved at vælge Opdater rapporter i xlplanner's værktøjslinje. Her får man: Earned Value Analysis Performance Index Variance Analysis Esimate at Completion Project KPI Milestone Report 6 xlplanner brugervejledning
Ændringslog Version Frigivelsesdato Kommentar 2.2 01-08-2014 Der er indført et Taskboard, der giver mulighed for at udskrive tasks pr. statuskode inklusive en række nøgleoplysninger. 2.1 01-01-2014 Forbedret grafisk visning af Estimate At Completion (EAC). Mulighed for farvekoder til opgaver indført. Basale indstillinger af xlplanner er samlet i én formular. Genvejstaster er indført for basale opgaver i programmet. 2.0 01-10-2013 Version til Microsoft Excel 2007, Microsoft Excel 2010 og Microsoft Excel 2013 med egen fane på båndet (ribbon) til den basale funktionalitet. Microsoft Excel 2003 og tidligere versioner er ikke understøttet. 1.0 01-09-2011 Version til Microsoft Excel 2003. xlplanner brugervejledning Om xlplanner 7
Installation xlplanner programmet består af følgende elementer: Fil xlplanner.xlam xlplanner_timesheet.xltx xlplanner brugervejledning.pdf Type Excel tilføjelsesprogram (Add-in) Skabelon til timesedler Brugervejledning Anbefalet installation 1. Opret mappen C:\Programmer\xlPlanner (anbefalet placering) 2. Kopier de 3 filer til mappen C:\Programmer\xlPlanner 3. Åbn Excel 4. Vælg Excel indstillinger -->Tilføjelsesprogrammer --> Udfør via Office knappen 5. Peg på xlplanner.xlam filen via Gennemse og afslut med OK xlplanner kan installeres hvor det ønskes i filsystemet. Skal der udveksles filer mellem flere brugere er det vigtigt, at programmet er installeret i samme mappe på de enkelte pc'er. Er det ikke tilfældet, vil det give problemer med programmets referencer (links, kæder). Aktivering af makroer xlplanner betjener sig af makroer. Derfor skal du tillade afvikling af makroer. Det gør du således: Microsoft Excel 2007 Office-knap--> Excel-indstillinger-->Sikkerhedscenter-->Indstillinger for sikkerhedscenter-->indstillinger for makro. Vælg: Aktiver alle makroer, tryk OK. Microsoft Excel 2010 og Microsoft Excel 2013 Filer--> Excel-indstillinger-->Sikkerhedscenter-->Indstillinger for sikkerhedscenter-->indstillinger for makro. Vælg: Aktiver alle makroer, tryk OK. 8 xlplanner brugervejledning
Brugergrænseflade Arbejdsområdet indeholder de elementer og kommandoer der gør det muligt at: oprette og redigere planer beskrive opgaver vha, en omfattende Work-Breakdown-Struktur (felter) gruppere opgaver i projekter og faser styre ressourceallokering oprette og vedligeholde ferie og fraværslister danne og opdatere fremdriftsrapporter bladre og vise forskellige kalendere (uge, måned mm.) Og meget mere... Elementerne i arbejdsområdet er vist i nedenstående figur og beskrevet i de efterfølgende emner. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 9
Basale funktioner og indstillinger Ny plan Danner en ny plan klar til brug. Tip! Anvend en skabelon hvis samme type plan ofte skal anvendes. Gem eksempelvis en god plan som skabelon, og dan en ny plan på basis af denne (se Microsoft Excel hjælp for mere information). Gentegn "Gentegn plan". Brug den, hvis planen ikke ser ud som den burde, eller hvis højrekliksmenuen ikke er tilgængelig. Indstil Definer generelle standard indstillinger for beregning af opgaver i den viste dialogboks. Beregning Indstil om varighed af opgaver skal estimeres i dage eller timer. Indstil om arbejdsdage skal beregnes som kalenderdage eller arbejdsdage. Indstil om programmet skal beregne stratdato eller slutdato. Pt. kan kun slutdato anvendes. Indstil standard arbejdstimer pr. dag. Kan for konkrete opgave ændres i planen i feltet Timer pr. dag. Standard typografi Giver mulighed for at vælge mellem tre forskellige grafiske udtryk af planen. Herudover kan formateringen ændres vha. de anvendte typografier. Typografierne starter med xlp og findes på Excelbåndet --> Startside Typografier. 10 xlplanner brugervejledning
EV Tærskelværdier Indstil tærskelværdier for Earned Value KPI (rød - gul grøn trafiklys) der vises i feltet Earned Value Indikator. Den viste indstilling giver Grøn ved 90%, Gul ved 70% og Rød ved værdier herunder. Sprog Skift mellem de tilgængelige sprogvarianter. Når der ændres sprog tilpasses menuer, dialogbokse og overskrifter til det valgte sprog. Andet Sæt standard opgavestaust til Planlagt. Hvis denne slås fra vil opgavestaus være blank ved ny opgave. Vis pop-up dialogboks ved ny opgave. Marker om der skal vises en dialogboks til navngivning af ny opgave. Slå xlplanner genvejstaster til eller fra. xlplanners genvejstaster er tilgængelige når der er valgt en celle i planområdet. Der er følgende genvejstaster: Funktion Genvejstast Funktion Genvejstast Ny opgave Ctrl + t Gruppér Ctrl + g Ny milepæl Ctrl + m Flyt Ctrl + o Slet indhold Ctrl + c Kalender tilbage Ctrl + L Indsæt række Ctrl + i Kalender frem Ctrl + R Slet række Gruppér Flyt Ctrl + d Ctrl + g Ctrl + o xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 11
Vis Ressource center Åbner/ lukker Ressource center. Ressource center indeholder en række lister som kan udfyldes efter behov. Status Indtast de statuskoder der ønskes for projektet. Statuskoderne vælges i projektplanens tilsvarende felt i Drop-down listen. Som standard indeholder listen værdierne: 1. [blank] 2. Estimeret 3. Planlagt 4. Udsat 5. Aflyst 6. Afsluttet Ressourceprofil og tilhørende omkostning/ time Definér ressourcetypen, ekempelvis intern/ ekstern, designer, udvikler, tester, specialist e.l. Tilknyt timepris hvis der ønskes detaljeret rapportering på omkostningsforbrug. Ressourceejer (op til 15 forskellige) Opret eksempelvis organisatoriske enheder (konsulentvirk-somheder, interne afdelinger/ sektioner). Ressourcenavne fordelt på ressourcejere Navne/ initialer på ressourcer der skal bidrage til opgaver i planen. Fri- og helligdage Tilføj eventuelle virksomhedsspecifikke fridage. Dette gøres ved at specificere navn, måned og dag for den pågældende fridag. xlplanner tager højde for fri- og helligdage ved beregning af en opgaves tidsmæssige udstrækning. Ferie- og fraværsdage pr. ressource Tilføj ferie- og fraværsdage pr. ressource. Indtast navn, svarende til ressourcenavn, og dato pr. ferie- fra- 12 xlplanner brugervejledning
værsdag. xlplanner tager højde for ferie- og fraværsdage ved beregning af en opgaves tidsmæssige udstrækning. Ressource rapport Åbner/ lukker ressource rapport. Rapporten er en pivot tabel der giver en fleksibel oversigt over planens nøgletal. Rapporten kan sammenstilles på et utal af måder. Som udgangspunkt vises en oversigt med fokus på ressourceanvendelsen i timer pr. dag. Det er muligt at danne og gemme flere rapporter baseret på samme datagrundlag. Rapporten dannes på basis af det aktuelle planark. Rapporten dannes og opdateres via "Ressourcerapport" i gruppen "Rapporter". Fremdriftsrapport xlplanners fremdriftsrapportering baserer sig på Earned Value metoden. Rapporten dannes på basis af det aktuelle planark. Rapporten dannes og opdateres via "Fremdriftsrapport" i gruppen "Rapportering". Rapporteringen findes i to udgaver; Progress Report (hours) og Progress Report (cost). Progress Report (hours) er en simpel Earned Value rapport, der udelukkende baserer sig på det timeforbrug der rapporteres i planen. Progress Report (cost) er mere avanceret, idet den baserer sig på timeforbrug og på de faktiske omkostninger pr. ressourceprofil. Det kræver selvfølgelig, at oplysninger om resourceprofiler og priser oprettes i planen. Rapporterne opsamler de nødvendige nøgledata pr. rapporteringsdato og disse gemmes, således at det bliver muligt at få et tidsmæssigt perspektiv på projektets udvikling. Begge rapporter indeholder et identisk sæt af tabeller og tilhørende diagrammer som du kan se eksempler på i appendiks: Eksempler på Earned Value fremdriftsrapportering. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 13
Felter Standardvisninger og felter Giver mulighed for hurtig visning af en række ofte anvendte felter (se "Feltbeskrivelser - standardvisninger"). Ved at klikke på pilen i nederste højre hjørne vises en dialogboks, der giver mulighed for at sammensætte visningen af samtlige felter efter eget ønske. Filter Slå filtervisning til eller fra. Frys ruder Frys og frigør ruder (for fastlåsning af overskrifter i planen) Disposition Slå dispositionsvisning (outline) til og fra. Alle felter Vis dialogboks til valg af felter der skal vises i planen. 14 xlplanner brugervejledning
Kalender Kalendertype Skift mellem 4 forskellige kalendervisninger: 7-dages uge 5-dages uge ugevisning måneds- og kvartalsvisning Udvid/ reducer kalendervisning Vælg om weekends- og helligdage skal markeres med rødt. Tip Antallet af kolonner markeret i kalenderen definerer hvor mange uger der tilføjes/ fjernes i kalendervisningen. Er der eksempelvis markeret 2 kolonner tilføjes der 2 uger til visningen. Kalender navigering Naviger frem eller tilbage i kalenderen Gå til dags dato eller Gå til specifik dato. Tip Antallet af kolonner markeret i kalenderen definerer hvor mange uger der bladres frem eller tilbage. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 15
Status bjælke Vis/ skjul statusbjælke og flyt statusbjælke i kalenderen. Statusbjælken angiver den dato der anvendes som udgangspunkt for rapportering. Eksempelvis for feltet Status KPI og for Earned Value rapportering. Statusbjælken kan flyttes frem, tilbage eller til dags dato. Vis opgaver som Vælg hvordan opgaver skal vises i kalenderen. Vis opgaver som: Standard Viser opgavens udstrækning i kalenderen (BAC). Actual Work/ BAC Viser faktisk arbejde i forhold til BAC i kalenderen. Actual Work/ EAC Viser faktisk arbejde i forhold til EAC i kalenderen. I denne visning kan man grafisk se, hvordan en forsinkelse af én opgave påvirker færdiggørelsesdatoer for de afhængige opgaver. Dependencies Viser opgaver der er afhængige af andre opgaver i kalenderen. 16 xlplanner brugervejledning
Rapportering Ressourcerapport Danner en ressourcerapport (pivottabel) der i standardopsætningen indeholder information om ressourcebelastning pr. medarbejder, opgave, fase eller projekt. Tabellen indeholder en række andre nøgletal der kan vælges til og fra i feltlisten pivottabellen. Rapporten dannes og opdateres blot ved at klikke på ikonet Ressourcerapport. Når rapporten er opdateret, modtages der en kvitteringsmeddelelse med det antal rækker der er overført til rapportens pivottabel. Fremdriftsrapport Fremdriftsrapporteringen baserer sig på opsamling og sammenligning af en række Earned Value nøgletal over tid. Der skal angives en rapporteringsdato ved opdatering. I listen til venstre vises de hidtil anvendte rapporteringsdatoer. OBS! Det er en forudsætning for en korrekt rapportering, at opgaverne der skal rapporteres på, er grupperet som et projekt. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 17
Timesedler Funktion der hjælper projektlederen med at danne, distribuere og følge op på timesedler. Funktionen sørger endvidere for automatisk opdatering af planen med informationen fra de godkendte timesedler. Timesdelerne indeholder information om den enkelte opgave, herunder felter til at rapportere fremdrift i (timeforbrug, færdiggørelsesprocent). Der er tre trin i timeseddelfunktionen: 1. Dan timesedler Anvender en assistent i tre trin til at hjælpe med dannelse af timesedler. I trin 1 markeres det område i planen, der indeholder det projekt der skal dannes timesedler for. Det er vigtigt at de markerede opgaver er oprettet som et projekt (se Grupper). Endvidere defineres rapporteringsperioden med angivelse af periode start og periode slut. I trin 2 vælges de ressourcer der skal have en timeseddel. I trin 3 vælges/ oprettes den mappe hvori timesedlerne skal gemmes. Timesedlerne er navngivet efter standarden: Projektnavn-Ressourcenavn-Startdato-Slutdato. Det gør det nemt for medarbejderne at finde de timesedler der skal registreres på. 2. Konsolider færdige timesedler Konsoliderer færdigmeldte timesedler i en konsolideret Excel projektmappe der hedder Cons.xls For at gennemføre konsolideringen skal man vælge den mappe der indeholder de pågældende timesedler og klikke OK. Man får herefter en meddelelse om hvor mange timesedler der er konsolideret og hvor mange der udestår. 18 xlplanner brugervejledning
3. Opdater plan med timesedler Opdaterer den aktuelle plan og opgaver med information. For at opdatere planen skal man vælge den mappe der indeholder de konsoliderede timesdler og klikke OK. Man får herefter en meddelelse om hvor mange opgaver der er opdateret i planen. Dato for opdatering af den enkelte opgave fremgår af feltet Timesedler opdateret. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 19
Taskboard Opretter et Taskboard i en ny Excel projektmappe indeholdende samtlige opgaver i planen fordelt på statuskoder et ark pr. statuskode. Opgaverne i taskboardet indeholder en række nøgletal fra projektplanen, der beskriver fremdrift, tidsforbrug o.l. Taskboardet letter arbejdet med at forberede et Scrum statusmøde betydeligt. 20 xlplanner brugervejledning
Kamera Kopierer det markerede område til et billede der kan indsættes i en mail eller et dokument. Hjælp Åbner brugervejledningen til programmet. Om xlplanner Viser versionsnummer og licensbetingelser for programmet. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 21
Kalenderbånd Indeholder en evighedskalender inklusive danske fri- og helligdage. 22 xlplanner brugervejledning
Højrekliksmenu Højrekliks-menuen er tilgængelig når du har markeret en eller flere celler i opgave- eller kalenderområdet. Højrekliks-menuen indeholder blandt andet de kommandoer der anvendes til at oprette opgaver, milepæle og afhængigheder mellem disse. Her findes også kommandoer til at slette en opgave, og til at indsætte og slette rækker i opgave- og kalenderområde. Endvidere findes der kommandoer til at flytte, kopiere og indsætte opgaver i opgaveområdet, ligesom der en kommandoer til at gruppere opgaver i en fase, leverance eller et projekt og til at skifte status eller farvekode på opgaven. Endelig er der der en kommando til at flytte en opgave frem eller tilbage i tid i kalenderområdet, samt en kommando til at flytte kalenderen til den markerede opgaves startdato. Ny opgave Opretter en ny opgave på basis af den markerede periode i kalenderområdet, eller på basis af indtastninger af varighed, start- eller slutdato i opgaveområdet. Sådan gør du: I kalenderområdet 1. Marker i kalenderområdet den række og periode hvor der skal oprettes en opgave. 2. Højreklik, og vælg i højrekliksmenuen Ny opgave. I opgaveområdet 1. Indtast varighed, startdato eller slutdato i opgaveområdet. 2. Højreklik, og vælg i højrekliksmenuen Ny opgave. Tip Du opretter flere opgaver samtidigt, ved at holde Ctrl-tasten nede når du markerer flere rækker i kalenderområdet. Du opretter enkelt en grupperet opgave ved at markere et sammenhængende antal rækker (anvendes eksempelvis når flere ressourcer skal allokeres til samme opgave). Du kan anvende funktionen til at tælle antallet af arbejdsdage i en valgt periode. Hvis du står I månedsog kvartalsvisning kan du eksempelvis se hvor mange arbejdsdage der er iperioden juni til december. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 23
OBS! Vær varsom med at kopiere data til opgaveområdet. Hvis det skal gøres, anbefales det at sætte data ind som ikke-formateret tekst. Endvidere skal det sikres at data er i overensstemmelse med det forventede input format - eksempelvis numeriske værdier i feltet Varighed. Ny milepæl Opretter en ny milepæl på basis af den markerede dag i kalenderområdet eller på basis af indtastninger af varighed (1 dag) og start- eller slutdato i opgaveområdet. Sådan gør du: 1. Marker i kalenderområdet den række og dato hvor der skal oprettes en milepæl. 2. Højreklik, og vælg i højrekliksmenuen Ny milepæl. Obs! Milepæle kan ikke oprettes fra måneds- og kvartalskalenderen, da én celle her dækker over en periode på en måned. Afhængigheder Viser/ opretter en afhængighed mellem markeret opgave og op til 5 andre opgaver.. Der kan oprettes følgende afhængigheder: Pt. kan der vælges Slut-til-start og Start-til-start afhængigheder. Sådan gør du: 1. Marker den opgave der skal have afhængigheder til andre opgaver 2. Hold Ctrl-tasten nede og marker mellem 1-5 opgaver som den først markerede opgave skal være afhængig af. 3. Højreklik og vælg afhængighedstype. OBS! Der kan ikke oprettes komplekse afhængigheder, dvs. kombinationer af de viste afhængigheder. 24 xlplanner brugervejledning
Arbejdsdage Viser om arbejdsdage er defineret som hverdage eller alle dage. Herunder er et eksempel med hverdage valgt. Valget kan ændres ved at klikke på den alternative mulighed Status Hurtig måde at ændre en opgaves status på. Standard værdien er Planlagt. Når status ændres, indsættes der ligeledes et datostempel for ændringen i feltet Status dato Sådan gør du: 1. Marker den opgave der skal ændres status på. 2. Højreklik og vælg statuskode i højrekliksmenuen.. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 25
Farvekode Mulighed for at ændre farvekode på en opgave. Der kan vælges op til ni forskellige farvekoder. Standard farven for en opgave er Temafarve 1, som er grå. Farvekoderne er koblet til Excels temafarver. Det indebærer, at farvetemaet, og dermed farvevalgene, kan ændres ved at vælge et andet farvetema i fanebladet Sidelayout Temaer Farver. Sådan gør du: 1. Markér en opgave. 2. Højreklik og vælg Farvekode i menuen. 3. Vælg en af de 9 temafarver. Alternativt kan du ændre farvekode I feltet Farvekode ved at angive en værdi mellem 1 og 9. Tip Du kan skifte farvekode på flere opgaver samtidigt. Marker det område hvor opgavernes farvekode skal ændres, højreklik og vælg temafarve. Er opgaverne ikke i et sammenhængende område holder du Ctrltasten nede når der vælges et nyt område. Farvekoder kan kobles til eksempelvis en opgaves status eller en ressourcetype. Kobling til status gøres ved eksempelvis at fylde formlen =VÆRDI(VENSTRE(BC8;1)) i kolonnen farvekode. Gannt staven vil herefter skifte farve i forhold til status. Slet indhold Sletter en opgave eller en milepæl. Inden sletningen gennemføres får du en advarsel om dette. OBS! Bemærk at sletningen ikke efterfølgende kan fortrydes (undo). Indsæt række Indsætter en eller flere rækker over den aktive række. Har du eksempelvis markeret 3 rækker indsættes 3 rækker over den aktive række. Slet række Sletter en eller flere markerede rækker. Inden sletningen gennemføres får du en advarsel om dette. 26 xlplanner brugervejledning
OBS! Bemærk at sletningen ikke efterfølgende kan fortrydes (undo). Vælg række(r) Markerer hele rækken i arket. Brug denne funktion når opgaver skal kopieres eller flyttes i planen (Træk og slip). Grupper Grupperer det valgte område som: Projekt (niveau 1) Fase (niveau 2) Grupperet opgave (niveau 3) Sådan gør du: 1. Markér en gruppe af sammenhængende opgaver. 2. Højreklik og vælg Grupper 3. Angiv i dialogboksen hvordan der skal grupperes. Tip Anvend grupperet opgave (niveau 3) hvis flere ressourcer skal arbejde på samme opgave. Se hvilke opgaver der er grupperede, ved at at slå Excels dispositionsvisning til, eller ved at vise feltet "Type". Her kan det ses om grupperingen er niveau 1, 2 eller 3, og hvor mange rækker der tilhører grupperingen. xlplanner brugervejledning Brugergrænseflade 27
Flyt Klik og gør dialogboksen Flyt opgaver tilgængelig. Så kan opgaver flyttes frem eller tilbage i tid i kalenderområdet. Sådan gør du: 1. Marker en eller flere opgaver i opgaveområdet. 2. Højreklik, og vælg Flyt opgave. 3. Anvend piletasterne til at flytte opgaven frem eller tilbage i kalenderen. Tip Markeres en en enkelt kolonne (celle) flyttes opgaven 1 enhed i kalenderen. Markeres 5 kolonner (celler), flyttes opgaven 5 enheder i kalenderen. Gå til startdato Flyt kalendervisningen til den markedere opgaves startdato. 28 xlplanner brugervejledning
Appendiks Feltbeskrivelser standard visninger Visning Felt navn Beskrivelse Standard Opgave navn Varighed, timer (BAC) Varighed, dage (BAC) Opgavens budgetterede varighed i timer (Budget At Completion). Numerisk felt. Opgavens budgetterede varighed i dage (Budget At Completion). Numerisk felt. Datoer Start dato Opgavens planlagte startdato. Slut dato (BAC) Opgavens planlagte slutdato. xlplanner brugervejledning Appendiks 29
Visning Felt navn Beskrivelse Estimer 3 punkts etimering Optimistisk Sandsynlig Pessimistisk Angiv et optimistisk/ sandsynligt og pessimistisk estimat på opgavens varighed i timer. For det sandsynlige estimat anvendes som udgangspunkt værdien fra feltet Varighed, timer. Forventet Beregner den forventede varighed på basis af 3- punktsværdierne. Beregnes efter formlen: (Optimistisk + 4(Sandsynlig) + pessimistisk) / 6 Standard afvigelse 68 % nedre grænse 68 % øvre grænse 95 % nedre grænse 95 % øvre grænse 99 % nedre grænse 99 % øvre grænse Beregner sandsynligheden for at opgaven/ opgaverne kan gennemføres med den forventede varighed. For en enkelt opgave beregnes standardafvigelsen efter formlen: (Pessimistisk - Optimistisk) / 6 For en gruppe af opgaver (projekt, fase e.l.) beregnes standardafvigelsen efter formlen: KVROD(SUMPRODUKT(STDAFV(Opgave))) En standardafvigelse repræsenterer 68 % sandsynlighed for færdiggørrelse. To standardafvigelser repræsenterer 95 % sandsynlighed og tre standardafvigelser repræsenterer 99 % sandsynlighed. Beregnede felter der viser øvre og nedre grænser for forskellige sandsynlighedsniveauer. Ved anvendelse af disse kan man eksempelvis rapportere, at opgaven, med 95 % sandsynlighed vil være afsluttet mellem 12 og 16 timer. Variansen er baseret på den aktuelle estimeringsusikkerhed. Usikkerheden kan minimeres når der er mere præcis viden om opgavens karakter. 30 xlplanner brugervejledning
Visning Felt navn Beskrivelse Afhængigheder Afhængighedstype Feltet viser hvilken afhængighed der er defineret for opgaven. Feltet kan indeholde en af følgende værdier: 1 Slut-til-start 2 Start-til-start 3 Slut-til-slut 4 Start-til-slut 6* Ingen *) Værdien tildeles en styrende opgave. Har ingen betydning ud over, at det giver mulighed for en grafisk markering af sammenkædede opgaver. Afhængig af Feltet viser hvilke Excel rækkenumre en given opgave har afhængigheder til. xlplanner giver mulighed for, at en opgave har afhængigheder til 5 andre opgaver. Mellemliggende tid Feltet definerer det gap (lag) i dage der er mellem 2 sammenkædede opgaver. Ressourcer Ressource profil Viser den ressource profil (kravstiller, udvikler, konsulent etc.) der er valgt fra feltets dropdown liste. Fremdrift Ressource ejer Ressource navn Faktisk arbejde, timer (AC) Færdiggørelsesgrad (%) Resterende arbejde (timer) Estimat, timer (EAC) Estimat slut dato, (EAC) Viser den ressource ejer (organsiatorisk, ekstern etc.) der er valgt fra feltets dropdown liste. Viser den ressource (opgaveansvarlige) der er valgt fra feltets dropdown liste. Total for faktisk udført antal timer. Opdateres manuelt før hver rapportering. Procent der angiver færdiggørelsesgrad for opgaven. Opdateres manuelt før hver rapportering. Beregnet estimat for det resterende antal timer. Beregnet estimat for samlede antal timer. Beregnet estimat for ny slut dato. xlplanner brugervejledning Appendiks 31
Visning Felt navn Beskrivelse Status Status Status feltet giver mulighed for at angive en status for opgaven/ aktiviteten via en drop-down liste. Standard værdierne er: 1. (Blank) 2. Estimeret 3. Planlagt 4. Udsat 5. Aflyst 6. Afsluttet Værdierne kan erstattes eller suppleres med andre efter eget valg. Dette sker i Ressource center. Status dato Giver mulighed for at indtaste en dato eksempelvis ved skift af status. E.V. Earned Value Status KPI Earned Value (timer) Earned Value (cost) Earned Value Indikator En simpel grøn-gul-rød status KPI for opgaven i den aktuelle række. GRØN Faktisk arbejde svarer til planlagt arbejde i forhold til statusdato. GUL Faktisk arbejde svarer ikke til planlagt arbejde i forhold til statusdato. RØD Opgave har overskredet planlagt slut dato. Beregnet felt. Beregnes efter formlen: Varighed (timer) x Færdiggørelsesgrad(%) Beregnet felt. Beregnes efter formlen: Earned Value (timer) x Omkostninger(Ressourceprofil) Grøn-Gul-Rød KPI. Beregnet felt. Beregnes efter formlen: Earned Value (timer) / Faktisk arbejde (timer). Default tærskelværdier er: > 95 %; > 79 % <= 79 % Tærskelværdierne kan justeres i Indstil Earned Value tærskelværdier. 32 xlplanner brugervejledning
Visning Felt navn Beskrivelse Omk. Omkostninger Planlagt omkostning (BAC) Faktisk omkostning (AC) Estimeret omkostning (EAC) Diff. omkostning (EAC - BAC) Diff. omkostning % (EAC - BAC) Beregnet felt der viser den planlagte omkostning (varighed x ressourcerprofil omkostning). Beregnet felt. der omregner forbrugt tid til kroner (forbrugt tid x ressourceomkostning (baseret på ressource profil)). Beregnet estimeret omkostning ved opgavens afslutning (Estimat, timer x ressourceomkostning (baseret på ressource profil)). Difference i kroner mellem nyt estimat for færdiggørelse og oprindeligt estimat for færdiggørelse. Difference i procent mellem nyt estimat for færdiggørelse og oprindeligt estimat for færdiggørelse. xlplanner brugervejledning Appendiks 33
Feltbeskrivelser Øvrige Felt navn ID Type Beskrivelse Fortløbende nummer til at identificere rækker i xlplanner. Nummeret er analogt til rækkenumre i Excel. Feltet opdateres automatisk ved indsæt og slet af række. Feltet beskriver hvilken type rækken har: 1 = Projekt (sum) 2 = Fase (sum) 3 = Grupperet opgave (sum) T = Aktivitet/ opgave. M = Milepæl For typerne 1, 2 og 3 giver feltet også en angivelse af hvor mange rækker grupperingen omfatter (eks.: 3 2). Opgave nummer Timer per dag Automatisk unik id-nummerering af opgaven. Angiver det antal timer den valgte ressource kan anvende på aktiviteten/ opgaven pr. dag. Standard værdien er 6 timer pr. dag. Standardværdien kan ændres i Skift beregningsindstillinger. Færdiggørelsesgrad, sandsynlighed (%) Faktisk færdiggørelsesgrad (%) Ekstra 1 Ekstra 5 CM Angivelse af sandsynlighed for den estimerede færdiggørelsesgrad. Standard værdi er 100 %. Beregnet felt med formlen: Færrdiggørelsesgrad x Færdiggørelsesgrad, sandsynlighed Felter til valgfri ekstra information om opgaven. Kode der angiver hvilken beregningsmåde der anvendes til beregning af start- og slutdato. Følgende koder anvendes: Arbejdsdage inkl. fridage Arbejdsdage ekskl. fridage Beregn slutdato 1 3 Beregn startdato 2 4 Faktisk arbejde, timer (dato) Fremdrift (dato) Timesedler opdateret Farvekode Dato for hvornår planen er opdateret med fremdriftsinformation fra timesedler. Farvekode mellem 1 og 9 der definerer Gantt stavenes farve. Farverne er koblet til Excels temafarver, så de 34 xlplanner brugervejledning
Felt navn Beskrivelse skifter ved ændring af temafarve xlplanner brugervejledning Appendiks 35
Earned Value definitioner Begreb Fork. Beskrivelse Formel/ værdi Budget at Completion BAC Total baseline omkostning for hele projektet. Total planlagte timer x omkostninger (kr/ timer) Actual Cost AC Faktisk omkostning indtil rapporteringsdato. Optælling Earned Value EV Værdi af det leverede arbejde indtil rapporteringsdato, uden hensyntagen til faktiske omk. Planned Value PV Værdi af det planlagte arbejde indtil rapporteringsdato. Cost Variance CV Mål for omkostningsoverskridelse. Forskellen mellem værdien af det leverede arbejde indtil rapporteringsdato og den faktiske omkostning indtil rapporteringsdato. BAC * Færdiggørelsesgrad (%) Optælling EV AC Cost Performance Index CPI Indeks for omkostningseffektivitet. Et CPI på 1.00 indebærer, at omkostningerne indtil rapporteringsdato er de samme som budgetteret. EV / AC Schedule Variance SV Mål for plan afvigelse. Forskellen mellem værdien af det leverede arbejde indtil rapporteringsdato og værdien af det planlagte arbejde. EV PV Schedule Performance Index SPI Planens effektivitetsgrad. Et SPI på 1.0 indebærer at projektet er præcis på planen. EV / PV Estimate to Completion ETC Den estimerede meromkostning til færdiggørelse. EAC AC Estimate at Completion EAC Forventede totale omkostninger baseret på den aktuelle omkostningseffektivitet. BAC / CPI Variance at Completion VAC Den estimererede meromkostning ved projektets afslutning. BAC EAC Project KPI Gennemsnit af CPI og SPI. (CPI+SPI) / 2 Project KPI farvekode Grøn Projektet følger planen Project KPI >= 1 Gul Projektet er lidt efter plan/ budget Project KPI >= 0,85 Rød - Projektet er nødlidende Project KPI >= 0,65 Sort - Stop eller reorganiser projektet Project KPI < 0,65 36 xlplanner brugervejledning
Eksempler på Earned Value fremdriftsrapportering Earned Value Analysis (All days) Planned Value (PV) optælles for samtlige planlagte projektdage. Earned Value (EV) og Actual Cost (AC) optælles forr apporteringsdatoer. xlplanner brugervejledning Appendiks 37
Earned Value Analysis (Reporting days only) Planned Value (PV), Earned Value (EV) og Actual Cost (AC) optælles for rapporteringsdatoer 38 xlplanner brugervejledning
Performance Index xlplanner brugervejledning Appendiks 39
Variance Analysis 40 xlplanner brugervejledning
Estimate at Completion Project KPI xlplanner brugervejledning Appendiks 41
Milestones 42 xlplanner brugervejledning