BESTYRELSESMØDE Torsdag den 26.10. 2017 kl. 17:00 Deltager: Søren H. Nielsen (SN) Tommy Larsen (TL) Lisbet Knudsen (LK) Kim Johansen (KJ) Kurt Brodersen (KB) Jan Nielsen (JN) Claus Holmstrøm (CH) Suppleanter: Birgit Andersen Kent Hørning (BA) (KH) Fra ejendomskontoret: Peter Leth-Nielsen (PLN) Afbud: Claus Holmstrøm Til orientering: Kenneth Johansen Janni Spang FG1 Bilag: Traktement: Mørbradgryde
Dagsorden 1. Spørgetid Ingen fremmødte 2. Opfølgning fra sidste møde Intet at bem. og dog P-udvalg? flyttet til punkt 9.3 3. Godkendelse af dagsorden ansøgning fra Banko nøglebrik- punkt 7 nedlæggelse af Klubber (fotoklub Fiskeklub) punkt 8 4. Godkendelse af referat Ok 5. Formanden orienterer: 5.1 udlicitering af rengøring! Vedr. Udlicitering af afdelingens rengøringspersonale. Det er med stor undren at bestyrelsen må konstatere at DAB tilskriver vort rengøringspersonale om virksomhe dsoverdragelse den 19. oktober 2017 det berørte personale modtog orienteringen og overdragelsen mandag d en 23. oktober og en af personalet modtog slet ikke noget brev, i brevene bliver personalet oplyst om de skal o vergå til firmaet Anders Andersen fra den 1. november og man fra DAB`s side mener det er en rimelig frist. Vi h ar fra bestyrelsens side gjort opmærksom på at vi ikke syntes 10 dage er en rimelig frist, det er trods alt et helt nyt firma. Personalet vil herefter blive opsagt af det nye firma og genansat på væsentlig ændrede arbejdsvilkår. Set i lyset af DAB bruger mange resurser på fælles personalepolitik, håber afdelingsbestyrelsen ikke andre ansa tte i DAB bliver udsat for samme behandling. Bestyrelsen har gentagne gange protesteret over forløbet af denne sag.
5.2 nedrivning af købmand! sagen er behandlet i selskabsbestyrelsen, der efter gennemgang af bygningerne har besluttet at det ikke kan betale sig at sætte dem i stand 6. Ejendomskontoret orienterer Udendørslamper til montering under altantårne og i parterrerum. De nye lamper er kommet hjem til afdelingen. Vi har planlagt for at vores elektriker skal gå i gang i løbet af november måned med monteringen. Der er sendt rekvisition afsted på opgaven. Flytning af hjertestartere. Elektrikeren har oplyst, at de sætter skabene op først i næste uge. Man har manglet en boks til strømstyringen, som har været i restordre. Placering af nye sandkasser. Alle sandkasser er placeret, jf. beslutningen på sidste møde. Der er lagt net over sandkasserne. Renovering af badeværelser efter vandskade. Der var aflevering af et nyrenoveret badeværelse onsdag 25. oktober 2017. Badeværelset er renoveret, så vi kan danne et indtryk af, hvordan man evt. kan gøre i fremtidige renoveringer. Badeværelset var rigtig fint og gav god mulighed for at få et indtryk for de der så det. Godt der var en med fra bestyrelsen. Peter Leth-Nissen fremviste eksempel på, hvad det er for vægmaterialer der bruges til renoveringen. Desuden hvordan man bygger fald og afløb ind i pladerne. Bestyrelsen er tilbudt et virksomhedsbesøg i det nye år. Randbeplantning nye planter. Vi er i gang med at sætte nye planter, hvor der skal ske udskiftning. Vi forventer at være færdige med udgangen af uge 44 eller senest uge 45. Etablering af nedgravede affaldsløsninger i boligafdelingen. Borum Byggeservice, som er rådgiver i sagen, har sendt budgettal for etableringen. Den samlede sum ligger indenfor beslutningen på afdelingsmødet, som vi har tolket det. Rådgiveraftalen er sendt til underskrift hos driftschefen i DAB. Når den når frem til Borum Byggeservice begynder de at projektere og sende ud til tilbudsgiverne i sagen. Vi har i dag modtaget den forventede tidsplan for projektet fra rådgiverne. Af den fremgår det, at man forventer opstart af det praktiske arbejde i perioden 15/3 1/5 2018. Inden da er det administrative arbejder og undersøgelser, der foretages. Selve arbejdet med at grave beholdere ned forventer man tager ca. 3½ til 4½ måned. Vinterrenholdelse i boligafdelingen. Der er kommet salt og sand/salt hjem til afdelingens lager. Så er vi klar til vinteren.
Renovering af parkeringspladser i Sennepshaven. Der er indhentet en del delpriser, jf. beslutningen på sidste bestyrelsesmøde. Den samlede pris gør, der er grundlag for at overveje at indhente tilbud på at få lavet en anden belægning end asfalt, der skal løbende vedligeholdes. Så kan tilbuddene vurderes samlet i forhold til levetider og afskrivninger. Asfaltleverandørerne har oplyst, at arbejdet skal afvente foråret af hensyn til arbejdstemperaturerne. Fra ejendomskontorets side anbefales det, at vi undersøger, hvad en alternativ stenbelægning på parkeringspladserne vil koste. Da der er mindre vedligeholdelse og længere levetid på sten, bør det undersøges, om det er økonomisk rentabelt. Q park og ønske om A3 kort over parkeringspladser i LB1-2. vi har sendt kort over boligafdelingen til Q Park. Vi har et ønske om at få tilsendt flere håndværkertilladelser til parkering. Nye punkter til orientering: Omdeling af referat af ekstraordinært afdelingsmøde. Referatet ankom til kontoret 24/10 eftermiddag. Det er omdelt i dag. Boligafdelingens hjemmeside. Vores webhotel har oplyst, at de har lukket for vores hjemmeside. Den var nu så fyldt med spam og virus, at den ikke kunne fungere mere. Beboerne og interesserede kan derfor ikke mere se Lille Birkholm 1-2 hjemmeside. Dermed forsvinder muligheden for at finde oplysninger om afdelingen. Bestyrelsen besluttede på et tidspunkt at ville overgå til DAB`s hjemmeside. Af hensyn til informationen til beboerne, håber vi, at der snart er en afklaring Boligafdelingens julebanko. Vi har sendt mail til afdelingens faste leverandører om, at der snart afholdes bankospil for beboerne. flere har allerede tilkendegivet, de ønsker at give et bidrag til aftenens succes. Styringsdialogmøde med Herlev Kommune. HAB s formand Michael Judge har meddelt, at man har drøftet en mulig trampesti i Sennepshaven v/lysreguleringen bag materielgården over Klausdalsbrovej. Kommunen kunne jf. Michael Judge godt se, det er besynderligt der ikke er en sti på vores side. Kommunen vil se på sagen. Indbrud i beboercafeen. 16. oktober er døren til beboercafeen brækket op. Det er anmeldt til politiet, der har optaget anmeldelse. Vi har desuden set et forsøg på indbrud i Kort og skakklubben. Hvis politiet fanger en gerningsmand har vi krævet erstatning for skaderne. Kort & Skakklubben. Har ønsket loftet renoveret efter en vandskade længere oppe i etagehuset. Da der ikke var synlige skader efter vandskaden i klubben, er ønsket afvist. Men vi har jf. aftale med Søren og Tommy aftalt, de kan søge tilskud i bestyrelsen til indkøb af noget loftmaling.
Der er desuden problemer med en ventilator i et vindue. Overboen syntes den larmer for meget og de er desuden generet af røg fra klubben. Vi har behov for at høre bestyrelsen, hvordan vi skal forholde os i denne sag? Renovering af vandtårnet Gl. Klausdalsbrovej. Grundet voldsom støj fra sandblæsning af vandtårnet sendte vi en klage til Hofor 10. oktober 2017. Dagen efter meddelte Hofor, at deres miljøkonsulent var opmærksom på støjen, som de vil søge at få dæmpet. De meddelte at der ikke skulle arbejdes i efterårsferien uge 42. Herefter skulle der efter planen sandblæses i uge 43 i ca. 5 arbejdsdage. Man ville søge at informere ved at hænge opslag op i opgangene, så beboerne var informeret. Etablering af nye postkasseanlæg i etagehusene. Vi havde inviteret Martin Lindgaard fra Renz til dagens bestyrelsesmøde for at præsentere deres oplæg til en renovering af postkasseanlæggene. Jf. aftale med Søren og Tommy aflyste vi Martin i går. Martin er informeret og afventer, at bestyrelse sætter ham på en anden gang. Markvandring med bestyrelsen. DAB har inviteret til markvandring i afdelingen. Formålet er at drøfte, hvilke arbejder der skal indgå i næste års budget for boligafdelingen. bestyrelsen skal melde en dato ind til DAB, så mødet kan planlægges. Kommunikation med ejendomskontoret for beboere og andre. Der er to telefonlinjer til ejendomskontoret. For at optimere servicen overfor beboerne, vil vi indhente tilbud på etablering af et nyt telefonanlæg. Vi har kontaktet to udbydere. Formålet er at give beboerne en bedre oplevelse, når de forsøger at henvende sig. Vi arbejder desuden med at undersøge, om vi kan etablere mobilepay eller lignende elektronisk betaling for varer og tjenesteydelser fra ejendomskontoret. Budgetkontrol omdelt og gennemgået. Konto 115120 Terræn/tekniske anlæg kr. 278.750,- varmeledning Muskathaven 77-127. Faktura og ekstraarbejder er godkendt konto 116110 Terræn/konstruktion kr. 446.875,- Rekvisition kr. 400.000,- på planlagt asfaltarbejde på parkeringsplads i Sennepshaven 8-38 Konto 116130 terræn/inventar kr. 201.087,50 Rekvisition på planlagt udskiftning af skurtage og carporttage Konto 116260 Bygning klimaskærm døre og vinduer kr. 984.643,75 Rekvisition på planlagt udskiftning af altan- og terrassedøre Konto 116310 Bygning bolig kr. 245.231,07
7. Nøglebrik saltolåse systemet fungerer desværre ikke optimalt uden internetforbindelse, udskiftning er derfor sat i stå. 8. Opsigelse af klubber Opsigelse af foto & fiskeklubben, skal ses i lyset af at der ikke er medlemmer fra afd. 1 2 & 3 og afdelingen selv har brug for lokalerne. 9. Orientering fra udvalg 9.1 Økonomi og ordensudvalg (fu):intet at bem. 9.2 Energiudvalg: Orientering vedr. solcelleprojektet der ligger ca. 20 elnet aftaler til underskrift hos DAB (har ligget 1mdr.) 9.3 Parkeringsudvalg: Hvad sker der her! Jan Nielsen har valgt at trække sig fra udvalget og dermed er Søren & Tommy trådt indt i udvalget! 9.4 Køkkenudvalg: Hvorfor skiftede vi til Svanekøkken! der har været divergerende opfattelser af forløbet, dette blev uddybet af PLN. 9.5 Udeudvalg: Orientering fra udvalgets tur i områderne TL orienterede fra udvalgets rundgang i afd. Gennemgang af P-Pladserne i Sennepshaven 8 38 evt. ny belægning og opretning. 9.6 Aktivitetsudvalg: Ansøgning vedr. julebanko godkendt 9.7 Medie/It- udvalg: forventet opstart her er der blevet aftalt at vi skal mødes 2/11-17 kl.19 med en gennemgang hvad der skal ske? 9.8 Ad- Hoc Udvalg: nyt udvalg: Postkasse udvalg Udvalget består af Tommy Larsen Kent Hørning Lisbeth Knudsen
10.Orientering fra kassereren 11.Eventuelt Lille Birkholm I & II Søren H Nielsen Formand Næste møde: torsdag den 30.11.2017 kl. 18:00