ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. maj 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 26. april 2018 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Jesper Loose Smith Henning Juul Hovmand Åben del Sag 9182 Godkendelse af referat Sag 9183 Revisionsprotokol Sag 9184 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9185 Udlejningsforhold Sag 9186 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9187 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9188 Styringsdialog 2018 Sag 9189 Det årlige møde med Byrådet Sag 9190 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9191 Effektiviseringspotentialer Sag 9192 Direktionens lønforhold Sag 9193 Orientering fra administrationen Sag 9194 Kredsudvalget Sag 9195 Fritidsudvalget Sag 9196 BL orientering Sag 9197 Eventuelt Sag 9198 Næste møde Sag 9199 Øvrige datoer Lukket del Sag 9200 Eventuelle sager til behandling
Åben del 9182 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 22. marts 2018 er udsendt via mail 3. april 2018 Godkendt. 9183 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne 671 686 er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar 2018. 9184 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 9185 Udlejningsforhold E-sag På mødet blev der givet en kort orientering om status på udlejningsaftalen om flygtninge. 2
9186 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov E-sag Torveparkens antenneanlæg er ved at blive udskiftet af YouSee. YouSee er udfordret af underentreprenør, hvorfor der er god fremdrift men ikke en endelig plan for færdiggørelsen. Hyrdeparkens antenneanlæg er under afklaring, og en løsning for kabeltrækket er ved at falde på plads. Skoleparken 1 har modtaget tilbud for den fremtidige antenneløsning for et YouSee-ejet anlæg. Dette tilbud er økonomisk sammenligneligt med øvrige antenneanlæg i ABG blot er der anvendt mere optimale løsninger, idet man kun begrænset er bundet op på eksisterende bygninger. Den fremtidige løsning for Skoleparken 1 forventes bragt op på afdelingsmødet den 22. maj 2018. Øvrige boligafdelinger er færdigmeldt, dog mangler enkelte boliger, hvor man på trods af varslinger ikke har fået adgang. Disse boliger færdiggøres i samarbejde mellem ABG og YouSee. b. Afdeling 36 Kildeparken 2 optagelse af lån til udskiftning af tag B-sag Under forudsætning af at beboerne på deres afdelings-/budgetmøde 8. maj 2018 godkender udskiftning af tag grundet helt nedslidte tagplader ansøges der hermed om optagelse af et 20-årigt kreditforeningslån på 1 mio.kr. som følger: Entreprisesum 2.436.625 kr. Uforudsete udgifter 12% 292.395 kr. 2.729.020 kr. Låneomkostninger 4% 109.161 kr. 2.838.181 kr. Bidrag til byggefondsdækning 1% 28.382 kr. Udgift i alt 2.866.563 kr. Arbejdet foreslås finansieres således: Afdelingens henlæggelser Trækningsret 20-årigt kreditforeningslån 1.641.563 kr. 225.000 kr. 1.000.000 kr. Den samlede huslejestigning ved et 20-årigt kreditforeningslån på 1. mio.kr. vil medføre en huslejestigning på 3,82%, hvilket svarer til at en lejlighed på 76 m 2 med nuværende husleje på 4.763 kr. vil stige med 182 kr. til i alt 4.945 kr. Godkendt. 3
c. Afdeling 20 Mølleparken 2 Husorden B-sag Husorden for afdeling 20 Mølleparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 6. februar 2018 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt. 9187 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 9188 Styringsdialog 2018 B-sag Som tidligere oplyst afholdes der Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune onsdag den 30. maj 2018 kl. 13.00 15.00. Afdelingsbestyrelserne er igen i år blevet inddraget jf. udsendte brev af 12. marts 2018. Der blev på mødet givet en status på tilbagemeldinger fra afdelingsbestyrelserne. Styringsrapport er blevet ændret i forbindelse med effektiviseringslovgivningen. ABG s styringsrapport der udsendtes med dagsordenen til brug for gennemgang på mødet. Som det fremgår, er punkterne af mere overordnet og strategisk karakter, og det er derfor vigtigt, at Organisationsbestyrelsen kan stå inde herfor. På bestyrelsesmødet skal Organisationsbestyrelsen fremkomme med punkter til Styringsdialogmødet. Administrationens forslag til punkter fremgår af Styringsrapportens pkt. 1, 6, og 7. På mødet var der en tilkendegivelse af, at administrationens forslag var dækkende. Boligstyrelsen har udsendt informationspjece om effektivitetstal, som udsendtes med dagsordenen til orientering og gennemgang på mødet. Godkendt. 4
9189 Det årlige møde med Byrådet 7. maj 2018 E-sag Information vedrørende det årlige møde med Byrådet er modtaget 4. april 2018 og udsendt via mail 9. april 2018 til Organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne med opfordring til fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Fremsendelse af eventuelle spørgsmål til drøftelse var senest onsdag den 18. april 2018. Der er ikke modtaget nogen forslag. Dog er vi med i en fælles henvendelse fra flere boligorganisationer i Gladsaxe Kommune, som afklarede det på BL s 9. kreds weekendkonference se udsendte brev af 10. april 2018. Orientering herom på mødet. Invitation og program med temabeskrivelse er udsendt 20. april 2018, hvor deadline for tilmelding er 30. april 2018. Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle spørgsmål blev afklaret på mødet. 9190 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 12. marts 2018, hvor der blev informeret om annullering af licitation og nyt udbud med en forskydning på 3 4 måneder. Tidsplanen er fortsat i forhold til tilbud / kontrakt: Start april til start maj 2018 Prækvalifikation 12. juni 2018 Licitation endeligt tilbud 29. juni 2018 Tildeling af kontrakt 12. juli 2018 Betinget kontrakt 4. februar 2019 Endelig kontrakt På mødet var der en yderligere orientering om status på sagen. 9191 Effektiviseringspotentialer E-sag Planen for gennemførelse af effektiviseringen, som fremlagt på repræsentantskabsmødet 2018, følges. 5
For indkøb vil mærker, priser og beskrivelse af håndtering fremadrettet blive centraliseret. Det vil medføre optimale priser på optimale produkter og samtidig optimal mulighed for selv at udføre service. Centraliseringen sker ved flere udbud og rammeaftaler samt indkøbsaftaler. Selve indkøbet foretages decentralt. For arbejdsplaner henvises til referat fra arbejdsgruppens møde den 12. april 2018 (bilag udsendt med dagsordenen). Ved medarbejderseminaret den 18. april 2018 var der gruppearbejde om arbejdsplanerne, og arbejdsgruppen fik gode medarbejderinput til det videre arbejde. Der er nedsat en gruppe med medarbejdere og driftschefen, der skal afklare det fremtidige arbejdstøj for ejendomsfunktionærerne og dets funktion. Der er tanker om en release omkring selskabets 75 års fødselsdag. På mødet var der en dialog om det økonomiske i effektiviseringsområdet og de tiltag, som har bevirket, at 2/3 af afdelingerne ikke har fået huslejestigninger 1. oktober 2017, og om dette overholdes. Dette er der mulighed for at få et overblik over i budgetkontrollerne. Til efterretning med beslutning om at oversigt over budgetkontrol pr. 31. marts 2018 medtages på mødet i maj måned. 9192 Direktionens lønforhold B-sag Organisationsbestyrelsen behandlede Lønudvalgets indstilling. Protokollat dateret 26. april 2018 vedrørende direktionens lønforhold godkendtes og blev underskrevet. 9193 Orientering fra administrationen O-sag a. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet Referat fra møde i Virksomhedsnævnet mandag den 9. april 2018 udsendtes med dagsordenen til orientering. 6
b. Medarbejderseminar 18. april 2018 Der er afholdt medarbejderseminar onsdag den 18. april 2018. Dagsordenen, hvor programmet for dagen var effektiviseringspotentialer, udsendtes med dagsordenen til orientering. På mødet var der en yderligere orientering om forløbet. 9194 Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 12. april 2018. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste ordinære møde afholdes 13. september 2018. På mødet orienterede Lars Ulrik Hansen om, at han udtræder af Kredsudvalget af personlige årsager. b. BL 9. kreds valgmøde 4. april 2018 BL 9. kreds valgmøde er afholdt 4. april 2018, hvor Majbrit Jørming, Ryno Scheil og Jesper Loose Smith blev valgt. På mødet var der en nærmere orientering herom. 9195 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt 26. februar 2018. Referat herfra udsendes når det foreligger. 7
Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale. b. Evaluering af Folkefest E-sag På mødet blev regnskab og herunder tilskud fremlagt, og der var en dialog herom herunder også det ikke så store deltagerantal. På den baggrund indstiller Fritidsudvalget, at der holdes en pause med Folkefesten til næste år, hvorefter det tages op til overvejelse igen. Til efterretning med opbakning til udvalgets indstilling om en pause til næste år. 9196 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 10 af den 19. marts 2018 vedrørende Ensretning af regnskabsperiode til kalenderårsindberetning for varmevirksomheder. * BL informerer nr. 11 af den 22. marts 2018 vedrørende Persondata opdatering status * BL informerer nr. 12 af den 26. marts 2018 vedrørende Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL * BL informerer nr. 13 af den 26. marts 2018 vedrørende Moms på administration BL-politik Udsendt via mail * BL-politik nr. 10 Pres på politikerne i forhold til finansiering af parallelsamfundsudspillet * BL-politik nr. 11 Parallelsamfundspakken: Bombe i sangskjuler afsløret * BL-politik nr. 12 Høring om den almene boligsektor på Christiansborg 8
9197 Eventuelt O-sag Orientering om persondata / hjemmeside adgang bliver fremover via NemID, og der tilknyttes en samtykkeerklæring. Forslag fra Mirsad Creneta om årets medarbejder / beboerdemokrat, som der på mødet var en kort dialog om. Forespørgsel om overlap af medarbejdere ved afholdelse af lang ferie uden for hovedferierne. Forespørgsel om telefonsystemet i administrationen man kan ikke se, hvem der har ringet. Det indskærpes, at hvis det er vigtigt, så skal der lægges en besked. 9198 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 24. maj 2018. 9199 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 26. april 2018 udsendes 19. april 2018. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 26. april 2018 udsendes 3. maj 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 9. maj 2018. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 11. maj 2018. 9
Lukket del 9200 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 10
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x 11