Fællesstatslig Budgetløsning Informationsmøde om markedsdialog Præsentation i Moderniseringsstyrelsen Fredag den 30.
FORMÅLET MED INFORMATIONSMØDET 1) Moderniseringsstyrelsen orienterer om projektet. 2) Forberede til markedsdialog, hvor vi gerne vil høre om eksempelvis; Èt system til de mange forskellige behov i staten Konsolidering til koncern og statsligt niveau Funktionelle og tekniske krav Tilrettelæggelsen af vederlagsmodel Udbudsform med forhandling Udviklingsforløb med prototyping Implementering Drift ( SIT versus cloud) Fokus på dialog og muligheder, ikke systemgennemgang Andet vi skal være opmærksomme på 2
DAGSORDENEN I DAG 1. Praktik omkring informationsmødet og markedsdialog 2. Status på Budgetprojektet (baggrund, formål, gevinster, tidsplan, mv.) 3. Rammesætning 4. Udbud og kontrakt 6. Funktionalitet og behov 7. Datamodel og integrationer 8. Implementering 9. Det videre forløb, herunder dagsorden og spørgsmål til markedsdialog 10. Afslutning 3
1. PRAKTIK 4
PROCESSEN FOR DELTAGELSE I MARKEDSDIALOGMØDE Efter informationsmødet lægges præsentationen på hjemmesiden Deadline for tilmelding til markedsdialogmøde er senest tirsdag den 3. november kl. 15. Moderniseringsstyrelsen af- eller bekræfter markedsdialogmøde og tidspunkt med udgangen af torsdag den 5. november. Der stilles ikke krav til konsortiedannelse på nuværende tidspunkt Der afholdes maksimalt 10 markedsdialog møder af 3 timer Moderniseringsstyrelsen fremsender mødetidspunkt til de 10 dialogmøder, der afholdelse i uge 46-49. 5
UDVÆLGELSESKRITERIERNE VED MERE END 10 TILMELDTE ER: Beskrivelsen af den påtænkte løsning, der dækker såvel funktionelle som generelle krav for såvel institution, koncern som hele staten Erfaring med levering af system til håndtering af de beskrevne ydelser for større virksomheder/institutioner (referencer) herunder implementering Erfaring med og kendskab til staten og de styringsmæssige processer og budgettering, giv eksempler Virksomhedens årlige omsætning Kan løsningen driftes hos en anden leverandør? 6
HÅNDTERING AF SPØRGSMÅL Der modtages ikke spørgsmål i dag på informationsmødet Spørgsmål stilles til budgetlosning@modst.dk; senest mandag den 2. november kl. 12. Alle spørgsmål anonymiseres og besvares skriftligt på hjemmesiden, senest med udgangen af uge 45 Moderniseringsstyrelsen vil efter offentligheds- og forvaltningsloven være forpligtet til at give aktindsigt. 7
2 BUDGETPROJEKTET 8
MODERNISERINGSSTYRELSENS CENTRALE DAGSORDENENER I 3 MÅLBILLEDER God økonomistyring God arbejdsgiveradfærd Mål- og resultatstyring Aktivitets- og ressourcestyring Finansiel styring Systemmålbillede 2020 Vision Statens ERP sammenhæng mellem systemer, processer og data Mål A B C Systemunderstøttelse af alle administrative hovedopgaver Bedre styringsgrundlag via samlet rapporterings/analyse-platform Forbedret infrastruktur, håndtering af data, brugere mv. D Stabil drift, vedligehold og koordinerede genudbud af systemerne 9
HVORFOR ET FÆLLESSTATSLIGT BUDGETSYSTEM? Understøtte budgetproces og budgetopfølgning i institutioner Forbedre økonomistyringen Understøtte de øgede krav som følge af grundbudget og udgiftsopfølgning mv. Effektivisere og understøtte workflow og administrative processer Samle data og dokumentation Understøtte koncernernes økonomistyring Skabe gennemsigtighed og synliggøre råderum Understøtte kravene i Budgetlov og udgiftsloft Fælles løsning med stordriftsfordele Billigere i anskaffelse Billigere i drift 10
HVAD FORSTÅR VI VED EN BUDGETLØSNING Et fællesstatsligt budgetsystem kan sammenbinde styringen på tværs af niveauerne i staten ved såvel budgetlægningen som budgetopfølgningen Stat FM og MODST Koncern Departement, Koncernfunktion Virksomhed Topchefer Økonomifunktion Budgetansvarlig Understøtte mangfoldigheden og forskelligheden i de statslige institutioner med forskellige budgettilgange via én løsning Bevillingsstyring Grundbudget Tilskudsfinansiering Udgiftsopfølgning Indtægtsdækket virksomhed Øvrige indtægter Lønbudget Gebyrfinansiering Ressourceallokering Driftsbudget Anlægsbudget Omkostningsfordelinger 11
DET HIDTIDIGE FORLØB POC - gennemførelse af et proof of concept bl.a. m.h.p. at undersøge om et system kan rumme statens meget forskellige behov og håndtere konsolidering mellem de statslige styringsniveauer Markedsundersøgelse af tre større systemleverandører samt den mest udbredte løsning i staten i dag mhp. om der reelt var et marked Brugerinvolveringsrunde med henblik på kortlægning af kundernes behov (ét institutionsspor og ét departemental/koncernspor) Projektinitieringsdokument forelagt IT-Projektrådet sommeren 2015, med vurderingen normal risiko derfor faseskift fra analyse til anskaffelsesfase 12
LIGE NU Hidtil Nu Efterfølgende Ide Analyse Anskaffelse Gennemførsel Realisering Primære produkter Udbudsstrategi Aktstykke Kontrakt (K02-model) Kravspecifikation Øvrige vilkår (bilag 1-15) Udbudsbetingelser Gennemførelse af udbud (forhandling) Aktiviteter Markedsdialog (leverandører) Brugerinddragelse Høring (kravspec.) Forhandling og tilbudsevaluering Klargøring af organisation til udvikling implementering og drift Projektstyring 13
TIDSPLAN Faser 2015 2016 2017 2018 2019 2. kvt3. kvt4. kvt1. kvt2. kvt3. kvt4. kvt1. kvt2. kvt3. kvt4. kvt1. kvt2. kvt3. kvt4. kvt1. kvt2. kvt Hovedfaser Udarbejdelse af PID mv. Risikovurdering Udbudsmateriale, teknisk dialog etc. Anskaffelsesfase Analysefasen Gennemførelsesfase Kontrakt, standstill mv. Udbud og kontraktforhandling Udvikling - system Prækvalifikation Udbud Prototype Udvikling og test Udvikling og test Pilotforløb kun delvist med integrationer Udvikling - integrationer Implementering Planlægning Pilotforløb Generel udrulning Generel udrulning Intern drift- og udviklingsenhed Opstart Udviklingsdeltagelse Udvikling af Lokale udvidelser delelementer Sommerferie Sommerferie Sommerferie Sommerferie 1.Fase 2.Fase Udenfor projekt (3. fase) 14
PROJEKTETS ORGANISERES MED EN RÆKKE BRUGERINDRAGELSES FORA Systemcenterets brugergrupper Referencegruppe (Kontorchefniveau) Styregruppe Styregruppeformand Projektejer Projektleder Faglige arbejdsgrupper Projektgruppen 15
3 RAMMESÆTNING 16
FASTLAGTE RAMMESÆTTENDE BESLUTNINGER Projektets styregruppe har i forløbet frem til nu truffet en række strategiske valg som afgrænser løsningen og definerer centrale forhold omkring den forestående proces frem mod kontraktindgåelse. Én central løsning Det er afgørende, at løsningen er designet som et samlet systemkompleks som muliggør central systemstyring og sikrer at man kan se på tværs af staten. Samspil med øvrige rapporteringssystemer i Modst. portefølje Budgetløsningen skal indeholde begrænset rapporteringsmulighed og visninger målrettet budgetarbejdet, og i øvrigt integrere til eksisterende rapporteringsløsninger. Single sign on Budgetløsningen skal fra start tilkobles Modst. SSO-løsning. Drift og vedligehold Statens-IT skal som udgangspunkt stå for drift af løsningen. Præcis model for omfanget af SIT s driftopgave er ikke besluttet. Vi overvejer cloud-løsning. 17
FLERE VILKÅR FOR LØSNINGEN Krav til sikkerhed Moderniseringsstyrelsens systemer skal overholde ISO 27001 Krav til håndtering af følsomme data Budgetløsningens anvendelsesområde. Løsningen skal i første omgang benyttes af de statslige virksomheder som i dag anvender Navision Stat, dvs. ca. 130 institutioner Selvejende institutioner skal kunne tilslutte sig løsningen. Dvs. potentiel knap 300 yderligere institutioner En brugervenlig løsning Dansk brugergrænseflade Brugerkredsen er meget forskelligartet, både i forhold til behov og kompetence, hvilket løsningen skal afspejle. Der skal være en mulighed for fleksibilitet i systemopsætning, så den tilpasses den enkelte institutions behov. 18
4 UDBUD 19
STRATEGI FOR UDBUD OG KONTRAKT Vores udbudsstrategi lægger op til at: Der gennemføres ét udbud af løsningen omfattende standardprogrammel, systemudvikling og implementeringsbistand Udbuddet sker som udbud efter forhandling jfr. den nye udbudslov Der indgås kontrakt med én leverandør på den samlede leverance Der forventes en kontrakt med en varighed på op til 8 år Systemudviklingen gennemføres som et prototypeforløb jfr. stjernekort ikke agilt udviklingsforløb, men fleksibelt. 20
KONTRAKTMODEL Der ønskes en model som giver mulighed for at rumme både de statsinstitutioner som er forpligtet til at være tilsluttet løsningen, og selvejende 8 år institutioner som kan vælge at benytte løsningen. Ca. 2 år Ca. 2 år Leveranceaftale - Omfatter licenser til de forpligtigede institutioner - Implementering - Udvikling - Support og vedligehold - Mv. Afklaringsfase, udvikling, pilotforløb Generel udrulning til alle forpligtigede institutioner 4 år Tilslutningsvindue Tilslutningsvindue Rammeaftale - Omfatter licenser til selvejesektoren - Tilslutning til leveranceaftalen Tilslutningsvindue for selveje Kontraktunderskrivelse Overtagelse, kontraktstart Kontraktudløb 21
TIDPLAN FOR UDBUDSFORLØBET 22 Aktivitet Frist Formalia Annoncering af udbudsbekendtgørelse Primo maj 2016 Spørgsmål og svar* Frist for anmodninger om prækvalifikation Medio juni 2016 Evaluering af anmodninger om prækvalifikation Udsende besked om hvem der er prækvalificeret og igangsætte udbud Spørgsmål og svar* Modtagelse af 1. tilbud Evaluering 1. runde forhandlingsmøder Spørgsmål og svar* Modtagelse af 2. tilbud Evaluering 2. runde forhandlingsmøder Primo juli 2016 Medio september 2016 Primo november 2016 Spørgsmål og svar* Modtagelse af endeligt tilbud Primo december 2016 Evaluering og valg af leverandør Offentliggørelse Medio januar 2017 Stand still periode Indgåelse af kontrakt Ultimo januar 2017 Min. 6 dage inden frist for anmodning om prækvalifikation 30/37 dage Min. 6 dage inden frist for 1. tilbudsafgivelse 35/40 dage efter besked om prækvalifikation Min. 6 dage inden frist for 2. tilbudsafgivelse Min. 6 dage inden frist for endelig tilbudsafgivelse 10/15 dage
STJERNEKORT 2017 2018 2019 1. kvt 2. kvt 3. kvt 4. kvt 1. kvt 2. kvt 3. kvt 4. kvt 1. kvt 2. kvt 3. kvt LØBENDE OPTION LEVERANCEN YDELSER Etablering af system Etablering af integrationer Implementering i institutioner Support og vedligeholdelse Etablering af yderligere funktionalitet, herunder evt. integrationer Implementering i institutioner Afklaringsfase Udvikling og test Pilot Udvikling og test Generel udrulning Pilot Generel udrulning Kontraktindgåelse U O T O T Traditionelle elementer Prototypebaseret udvikling U Udtrædelsesadgang O Overtagelse T Driftsprøve B Betaling 23
HVAD ER VI INTERESSEREDE I AT HØRE OM Vederlagsmodeller -Hvordan forholder tilbudsgivere sig den påtænkte plan med betaling koblet til samlet overtagelse og implementeringsbølger. -Typiske afregningsmodeller, hvilke elementer er drivere for prisudmåling -Kan der afviges fra standardmodel, og hvem træffer i givet fald beslutning herom Licensmodeller -hvilke rettigheder er tilbudsgivere selv rådende over, og hvilke ejes og administreres i systemleverandørens hovedsæde Drift og vedligeholdelse -betydningen af SIT som driftsleverandør -mulighed for cloud-løsning, fordele og ulemper. 24
5 FUNKTIONALITET - FORRETNINGSBEHOV 25
ORGANISERING AF STATEN Finanslov og tillægsbevillingsloven Hjemmel til at afholde udgifter og indtægter Omkostningsbaserede bevillinger: Driftsbevilling Statsvirksomhed Statsfinansieret selvejende institution Udgiftsbaserede bevillinger: Anlægsbevilling Lovbunden bevilling Reservationsbevilling Anden bevilling Eksterne finansieringskilder: Indtægtsdækket virksomhed Tilskudsfinansiering Gebyrfinansiering Øvrige indtægter 26
BUDGETPROCESSER OG BUDGETTILGANGE Koncern- og institutionsstyring Finanslov og bevillingsstyring Institutioner med dispensation for anvendelse af Navision Stat Budgetprocesser Grundbudget Udgiftsopfølgning Udgiftsbaserede bevillinger: Lovbunden bevilling Anlægsbevilling Anden bevilling Reservationsbevilling Alle institutioner Anvendes af institutioner efter behov Budgetprodukter Lønbudget Driftsbudget Anlægsinvesteringsbudget Indtægtsbudget Omkostningsfordeling Løn Drift Investering Indtægt Budgettilgange Anvendes efter behov Kapacitetsbudget (løn, årsværk timer) Finansbudgettering (Udgifter) Anskaffelses plan (anlæg) indtægtsdækket virksomhed Tilskudsfinansierede aktiviteter Øvrige behov i institutioner Ressourceallokering til aktiviteter Udviklingsprojekter (anlæg) Gebyrfinansierede aktiviteter Øvrige indtægter
FINANSLOV OG BEVILLINGSSTYRING 2014 Finanslov 2015 Finanslov Tillægsbevillinger 2015 2016 Indlæses fra SB og SKS Tillægsbevillings loven Finanslov 2016 Indlæses fra SB og SKS Rammeudmelding Finanslovsforslag Ændringsforslag Finanslov Tillægsbevillinger Afstemning med bevilling Grundbudget 2016 Udgiftsopfølgninger 2015 Udgiftsopfølgning 1 Udgiftsopfølgning 2 Udgiftsopfølgning 3
GRUNDBUDGET FM, MODST Institution Ressortdepartement Trin 1: Ressortdepartement udmelder rammer/råderum Trin 6: Departementet konsoliderer og godkender 1. fase System Grundbudgettet indlæses i SKS Direktion Trin 5: Direktionen godkender Regelsættet for grundbudget: Økonomifunktion Trin 2: Økonomifunktion udmelder interne rammer pba. direktionens prioriteringer Trin 4: Økonomifunktion konsoliderer og udarbejder pba interne interaktioner - det samlede grundbudget Kravsat i cirkulære og udmøntet i vejledninger Budget på hovedkonti fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Budgetforudsætninger skal angives Kvartalsvise nye prognoser Budgetansvarlig Trin 3: Budgetansvarlige udarbejder grundbudget Baseres på mere detaljerede budgetter og forudsætninger i institutionerne Understøttes af tabeller i SKS
UDGIFTSOPFØLGNINGER FM, MODST Institution Ressortdepartement Trin 5: Departementets økonomifunktion konsoliderer og udarbejder udgiftsopfølgning for ministerområdet Trin 6: Departementschefen prioriterer og godkender System Direktion Trin 4: Direktionen prioriterer og godkender 1. fase Udgiftsopfølgningen indlæses i SKS Regelsættet for udgiftsopfølgninger: Kravsat i cirkulære og udmøntet i vejledninger Økonomifunktion Trin 1: Økonomifunktionen initierer udgiftsopfølgningen Trin 3: Økonomifunktion konsoliderer og udarbejder samlet udgiftsopfølgning for institutionen Opfølgning på hovedkonti - fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Afvigelsesforklaringer skal angives både fremadrettet og bagudrettet Afvigelsesforklaringer på typer: regnskabs-, periodisering o.lign. Budgetansvarlig Trin 2: Budgetansvarlige udarbejder bidrag Baseres på mere detaljerede opfølgninger og afvigelsesforklaringer Understøttes af tabeller i SKS
INSTITUTIONERNES DETALJEREDE BUDGETLÆGNING OG OPFØLGNING Budgettering og opfølgning på lokale registreringsrammer: Sted, formål, aktivitet, projekt mv. Lønbudget Driftsbudget Anlægsinvesteringsbudget Indtægtsbudget Omkostningsfordelinger Løn Drift Investering Indtægt Kapacitetsbudget (løn, årsværk timer) Finansbudgettering (Udgifter) Anskaffelses -plan (anlæg) indtægtsdækket virksomhed Tilskudsfinansierede aktiviteter Ressourceallokering (løn, årsværk timer) Udviklingsprojekter (anlæg) Gebyrfinansierede aktiviteter Øvrige indtægter 31
6 DATAMODEL, INTEGRATIONER MV. 32
FINANSLOVSTRUKTUR OG NUMMERSTRUKTUR I STATEN 33
LOKALE DIMENSIONER I INSTITUTIONERNES REGISTRERINGSRAMME Budgetsystemet Institution (eksempel) Delregnskab Finanslovsformål* Budgetansvarsområde Aktivitetsstyring NN1 NN2 Obligatoriske dimensioner Pilene indikerer at der budgetteres på denne. Delregnskab FL-formål Sted Aktivitet Formål Ydelse Projekt 34
SYSTEMER OG DATAFLOWS 35
INTEGRATIONER MELLEM BUDGETSYSTEM OG ØVRIGE SYSTEMER Udkast til generel integrationsmodel Skal sikre at integrationsmodellen følger de gældende principper og regler for dataudveksling mellem Moderniseringsstyrelsens it-systemer Specificerer hvorfra kildedata skal hentes og med hvilken frekvens Specificerer hvilke konkrete data som skal udtrækkes Indeholder estimater over forventede datamængder Push fra kildesystem mod budgetsystem Der lægges op til brug af web service baseret dataudveksling, men den konkrete tekniske implementering er ikke fastsat. Integrationerne bør dog baseres på samme teknologi til sikring af laveste samlede kompleksitet. Dataudveksling med lokale fagsystemer skal kunne håndteres på en generisk måde Integrationer skal kunne administreres og overvåges centralt 36
IT-TEKNISKE FOKUSOMRÅDER Skalering Datamængder hvordan håndteres de forventede datamængder over tid Svartider hvordan sikres tilfredsstillende svartider for brugerne af systemet Batch-kørsler hvordan sikres at batch-kørsler ikke påvirker brugerne negativt, dels ift. svartiden, dels ift. konsistensen af data Datamodel Konsolidering i forhold til den statslige datamodel Systemarkitektur Software og teknologi som løsningen baseres på Leverandøren skal fremlægge et illustreret systemlandskab, hvor løsningens delkomponenter er vist og mappet til fysiske entiteter. Det overordnede dataflow mellem komponenterne inkluderes. 37
7 IMPLEMENTERING 38
OVERORDNEDE TANKER OG PRINCIPPER FOR IMPLEMENTERING Forretningsimplementering Implementeringen tager udgangspunkt i tidligere erfaringer, herunder implementeringsguiden Tusindbenet Implementeringen er forankret i Moderniseringsstyrelsen Tidlig brugerinvolvering i arbejdet Langsom opstart med et par runder pilottest inden generel udrulning Der udarbejdes Masterplan når løsningen tegner sig ( i slutningen af udviklingsfasen) Smidig overgang fra implementering til drift Overgangen skal være driftsstabil 39
HVAD FORVENTER VI INDGÅR I LEVERANCEN Udviklingsfasen Værktøjer, vejledning, tjeklister mv. Konfiguration og integrationer Etablering af driftsorganisation i MODST mm. Forberedelse af udrulning Hardware og software Pilotimplementering Generel udrulning Forventet leverandør involvering Høj Høj Mellem Lav 40
HVAD ER VI INTERESSEREDE I AT HØRE OM Jeres bud på en realistisk optimal implementering Tanker om en successiv implementering af forskellige dele af løsningen Bud på centrale værktøjer og metoder til implementering af Driftsorganisation Systemkonfigurering Generel udrulning Tanker om omfang, ressourcer, kompetencer Jeres væsentlige implementeringserfaringer og opmærksomhedspunkter 41
8 DET VIDERE FORLØB 42
PROCES FOR DIALOGMØDERNE I bedes bekræfte, at I ønsker at deltage i dialogmøde. Deadline er tirsdag den 3. november kl. 15. via tilmeldingsblanketten Moderniseringsstyrelsen udsender bekræftelse til 10 deltagere i markedsdialog med udgangen af torsdag den 5. november. Ved for mange tilmeldte sker udvælgelsen på baggrund af: Beskrivelsen af den påtænkte løsning, der dækker såvel funktionelle som generelle krav for såvel institution, koncern som hele staten Erfaring med levering af system til håndtering af de beskrevne ydelser for større virksomheder/institutioner (referencer) herunder implementering Erfaring med og kendskab til staten og de styringsmæssige processer og budgettering, giv eksempler Virksomhedens årlige omsætning Kan løsningen driftes hos en anden leverandør? 43
DAGSORDEN FOR MARKEDSDIALOG Vi vil bede jer om at disponere jeres oplæg ud fra nedenstående dagsorden. Desuden forventer vi som minimum, at nedenstående punkter indgår, og at I tager udgangspunkt i vores oplæg fra informationsmødet. 1. Kort indledning (ca. 15 min). 2. Forretningsmæssige forhold, herunder Udbudsforløb og form Kontrakt (fx 2 delaftaler, vederlagsmodel, licensmodel systemrettigheder 3. Driftsmodel, hosting og sikkerhed 4. Systemmæssige forhold Hvordan ser jeres samlede løsningsforslag ud? Funktionalitet herunder understøttelse af statens forretningsbehov i fht bevillinger, budgettering og budgetopfølgning samt særlig funktionaliteter som omkostningsfordelinger, konsolidering, håndtering af budgetforudsætninger og afvigelsesforklaringer. 5. It og integrationer herunder Datamodel, systemkonfiguration, platform, performance, udvikling mv. 6. Overvejelser om implementering 7. Opsummering med særlige opmærksomhedspunkter. 44
9 AFSLUTNING 45
AFSLUTNING Tak for interessen og deltagelsen. Husk at genbekræfte ønsket om dialogmøde via tilmeldingsblanket Vi håber på en god og åben dialog, som kan bidrage til et godt og realiserbart udbudsmateriale og samarbejdsforløb 46