ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. maj 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 28. april 2016 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Flemming Larsen, Majbrit Jørming Åben del Sag 8784 Godkendelse af referat Sag 8785 Revisionsprotokol Sag 8786 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8787 Udlejningsforhold Sag 8788 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8789 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8790 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8791 Styringsdialog 2016 Sag 8792 Direktionens lønforhold Sag 8793 Orientering fra administrationen Sag 8794 Kredsudvalget Sag 8795 Fritidsudvalget Sag 8796 BL orientering Sag 8797 Eventuelt Sag 8798 Næste møde Sag 8799 Øvrige datoer Lukket del Sag 8800 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8784 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 31. marts 2016 er udsendt via mail den 8. april 2016. Godkendt. 8785 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8786 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 8787 Udlejningsforhold Kommunal anvisningsret af boliger til flygtninge E-sag Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg har på deres møde den 19. april 2016 behandlet en sag om boligplacering af flygtninge herunder om forhøjet kommunal anvisningsret (bilag udsendtes med dagsordenen). 2
Anbefalingen / indstillingen fra Økonomiudvalget er bl.a.: at Gladsaxe Kommune går i dialog med boligselskaberne om at indgå frivillige aftaler om en højere anvisningsprocent. En øget anvisningsret til flere almene boliger kan også kan også give bedre muligheder for at finde boliger til andre målgrupper en flygtninge. Den øgede anvisningsret, kombineret med mulighederne for deleboliger, forventes umiddelbart at kunne løse en væsentlig del af problematikken med permanente boliger til flygtninge. at der på længere sigt udarbejdes en strategi for anvisning af permanente boliger til flygtninge. Det kunne være en mulighed at revurdere kriterierne for anvisning af bolig i Gladsaxe Kommune, således at en større andel af flygtningen kan boliganvises inden for de 25 pct. af ledige boliger, som Gladsaxe Kommune har anvisningsret til. Punktet blev begæret i Byrådet til behandling den 11. maj 2016. På mødet var der en dialog herom. Til efterretning med bemærkning om at vi afventer udspil fra kommunen. 8788 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål B-sag a. Afdeling 22 Torveparken ansøgning om optagelse af lån Torveparken har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 28. september 2015 vedtaget at etablere trappe mellem have og altan i stuelejlighederne i de 4 boligblokke finansieret under den kollektive råderet. Omkostningerne til etablering af altantrapper udgør ca. 35.000 kr. pr. lejemål, hvilket med et 15-årigt lån vil give en huslejestigning på 293 kr. pr. md. pr. lejemål eller 51,33 kr. pr. m2 pr. år. Den nuværende husleje for en stuelejelighed udgør 4.951 kr. pr. md. ekskl. forbrug. Godkendt. 3
8789 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8790 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 21. januar 2016 om at arbejde videre med løsningsmodel 4 A Nedrivning til sokkel og genopførelse på eksisterende fundamenter samt øget anvendelse af byggeretten. På Organisationsbestyrelsens møde den 31. marts 2016 blev der orienteret om, Gladsaxe kommunes behandling, samt afholdelse af ekstraordinært afdelingsmøde 18. april 2016. Gladsaxe Kommune Trafik- og Teknikudvalg har på deres møde den 18. april 2016 behandlet sagen (referat udsendtes med dagsordenen), og tiltrådt at der gives en principiel godkendelse til, at der i forbindelse med en eventuel kommende renovering kan ske en teknisk nedrivning og genopførelse af det bevaringsværdige boligbyggeri Skoleparken. Behandlingen af nybyggeri er sket på et internt administrationsmøde i Gladsaxe Kommune medio 2016, hvorfra der har været en positiv tilbagemelding, og hvor også den efterfølgende politiske behandling er blevet behandlet. Der afholdtes ekstraordinært afdelingsmøde den 18. april 2016 (plancher udsendtes med dagsordenen). Det var et rigtig godt møde hvor omkring 60% af lejemålene var repræsenteret og over 90% af dem tilsluttede sig Organisationsbestyrelsens anbefaling. Nærmere orientering på mødet. Herudover udsendtes Gladsaxe Bladets tekst til kommende artikel med dagsordenen. På mødet blev der udleveret endelig artikel fra Gladsaxe Bladet samt nyhedsbrev, som udgjorde referatet fra det ekstraordinære afdelingsmøde den 18. april 2016. Det var et rigtig godt møde. Der var en dialog herom på mødet samt en orientering om det videre forløb. 4
8791 Styringsdialog 2016 B-sag Som tidligere oplyst og jf. udsendte invitation (udsendt den 14. marts 2016) afholdes der Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune mandag den 13. juni 2016 kl. 14.00 16.00. Styringsdialog materialet skal være Gladsaxe Kommune i hænde senest den 12. maj 2016. Afdelingsbestyrelserne er igen i år blevet inddraget jf. udsendte brev af 14. marts 2016. Der blev på mødet givet en status på tilbagemeldinger fra afdelingsbestyrelserne, hvor omkring 15 afdelinger (1/3) har givet tilbagemelding herunder 5 afdelinger med smårettelser til følge. På bestyrelsesmødet skulle Organisationsbestyrelsen fremkomme med punkter til Styringsdialogmødet. Til brug for dette udsendtes med dagsordenen den foreløbige Styringsrapport, hvor de forskellige bemærkninger var angivet og hvor også Organisationsbestyrelsen punkter skulle angives. På mødet var der enighed om følgende punkter ud over Styringsrapporten: Indflytning af flygtninge modtagelse / husorden Anvisning af flygtninge Nybyggeri af almene boliger i kommunen herunder flygtningeboliger Høje Gladsaxe fælles Styringsdialogmøde Indskudslån / renten status på opfølgning Varmetabsberegning Renovation plan for fremtidig kildesortering Letbanen dialog om forløb ved Buddingevej / Gammelmosevej Godkendt. 8792 Direktionens lønforhold B-sag Organisationsbestyrelsen behandlede Lønudvalgets indstilling. Protokollat dateret 28. april 2016 vedrørende direktionens lønforhold godkendtes og blev underskrevet. 5
8793 Orientering fra administrationen a. Medarbejderseminar tirsdag den 12. april 2016 O-sag Der var på mødet en nærmere orientering om seminariets forløb. 8794 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 12. april 2016. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Referat fra mødet den 11. februar 2016 er udsendt via mail den 31. marts 2016. Næste ordinære møde afholdes den 6. juni 2016. 8795 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 4. april 2016. Referat herfra er udsendt via mail den 8. april 2016. Næste møde i udvalget afholdes den 23. maj 2016. 6
b. Ansøgning ABIG-cuppen B-sag ABIG-cuppens billardklub ansøger om et tilskud på 16.000 kr. til afholdelse af den årlige afslutningsfest den 28. maj 2016. Fritidsudvalget har på mødet den 4. april 2016 behandlet ansøgningen, og har besluttet, at overlade afgørelsen om tilskud til Organisationsbestyrelsen, da det ikke er en aktivitet i de enkelte afdelinger. Godkendt med beslutning om at fremtidige ansøgninger fra ABIG-cuppen udelukkende behandles i Organisationsbestyrelsen. 8796 BL orientering E-sag BL-cirkulærer Ikke udsendt * BL informerer nr. 14 af den 29. marts 2016 vedrørende Boligorganisationen skal forebygge arbejdsrelateret vold i fritiden * BL informerer nr. 16 af den 11. april 2016 vedrørende Materiale om persondatapolitik mv. på HR-området * BL informerer nr. 17 af den 15. april 2016 vedrørende Ændring af støttebekendtgørelsen skødekrav for ejerlejligheder og forlængelse af 9-måneders fristen Udsendt den 8. april 2016 via mail * BL informerer nr. 15 af den 7. april 2016 vedrørende Energitilsynet har åbnet ny uafhængig el-prisguide til forbrugerne 1. april 2016 BL-politik Udsendt via mail den 22. marts 2016 * BL-politik nr. 10 Topartsaftalen om flygtningeboliger 7
8797 Eventuelt O-sag På mødet var der en dialog personalepolitikken vedrørende afholdelse af afskedsarrangementer ved fratrædelse. 8798 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 26. maj 2016. Til efterretning med afbud fra Kjell Hansen og Lars Ulrik Hansen. b. Ordinært bestyrelsesmøde den 23. juni 2016 Mødet afholdes kl. 16.00 og denne gang uden spisning grundet Skt. Hans. 8799 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 28. april 2016 udsendes den 21. april 2016. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 28. april 2016 udsendes den 3. maj 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 12. maj 2016. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 13. maj 2016. 8
Lukket del 8800 Eventuelle sager til behandling Ingen sager til behandling. 9
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 10