Vejledning i www.tempobooking.dk s butiksadministration. Efter butiks LOGIN vises dagsoversigten: Ved at klikke på ADMIN i øverste menu linje går man ind i butiks administrations delen. Butiksadministrationen indeholder følgende konfigurationsmenuer for butikken: Ferie/fri for ansatte og administration af butikslukning. Ansatte. Behandlinger og behandlingsgrupper. Knyt sammen. Åbne og lukke tider. Pauser. SMS og e-mail påmindelses tider. NOTE: For en nyoprettet butik skal man altid starte med at definere butikkens ansatte samt åbne og lukketider, før man foretager andre opsætninger. Ferie/fri Ferie fri vises for den aktuelle uge: For at definere en ferie/fri dag(e), så klik på Ret? ud for den ansatte eller butikken (ved butikslukninger). Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 1/10
Benyt enten kalenderen (klik på start datoen, dernæst på slutdatoen) eller indtast de ønskede datoer. Tryk Godkend og gem, for at bekræfte indtastningen og tryk Godkend og gem, igen for at tilføje ferie/fri perioden/dagen til kalenderen for den ansatte eller butikken. NOTE: Data bliver kun gemt hvis der er angivet Godkend og gem 2 gange. Ansatte I denne menu indtastes de ansatte. Der oprettes en booking kalender til hver ansat der indtastes. I ansatte oversigten kan man se oplysningerne på de ansatte og det er muligt at foretage rettelser i oplysningerne og/eller slette en ansat. Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 2/10
Ansatte oversigten Redigering af oplysninger på ansatte og/eller sletning af den ansatte. Behandlinger Den mest komplekse menu omhandler opsætningen af butikkens ydelser/services. Det er bedst først at oprette de behandlingsgrupper, som butikken vil arbejde med. Tryk på knappen for Behandlingsgrupper og angiv de grupper, som du har behandlinger til. Det er ikke nødvendigt at udfylde alle grupper, hvis man ikke har mange behandlinger. Modsat kan det være nødvendigt at samle nogle behandlinger i større grupper, for at få plads til alle butikkens behandlinger. Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 3/10
Når alle gruppe navne er tastet ind tryk Gem ændringer. NOTE: Det er kun nødvendigt at definere grupper en gang. Skal en gruppe beskrivelse rettes eller der skal ske andre ændringer i gruppe beskrivelsen, så er det blot at tilføje/ændre beskrivelsen og tryk Gem ændringer for at de træder i kraft. NOTE: Husk altid at gennemgå behandlingslisten efter ændringer i hovedgrupperne, da behandlinger, så kan være knyttet til en forkert gruppe. Tilføj nu hver behandling som butikken tilbyder sine kunder. 1. Skriv først behandlingsnavnet (Max 50 karakterer), 2. Vælg dernæst hovedgruppe, 3. Vælg behandlingsprioritet. (Visse behandlinger skal udføres efter andre behandlinger er udført, og her er det muligt at angive en prioritets værdi fra 1-6. Behandlinger, som skal udføres først har prioritet 1 og behandlinger som udføres til sidst har prioritet 6. Det står frit for, hvordan man vil prioritere behandlingerne i forhold til hinanden. Eksempel: Frisører klipper kunder og tilbyder andre behandlinger, som farvning og permanente mm. Klipningen kan have prioritet 6, da den næsten altid udføres efter de andre behandlinger. Hvis farvning kommer efter permanente, så kan prioritets rækkefølgen være 1 for permanente og 3 for farvning, så er der fortsat plads til at indsætte andre mellembehandlinger i et samlet tilbud til kunden. NOTE: Behandlingerne indlægges ved bestilling i kalenderen efter prioritetsrækkefølgen. 4. Evt. pause efter behandlingen. Eksempel: Ved hår farvning skal farven typisk sidde i håret i 30 min. Det tager ca. 30 min at lægge farven i håret. Samlet behandlingstid 60 min. Angives som 30 min. pause efter behandlingen og 30 min behandling. NOTE: Pauser kan bruges til at udføre behandlinger på andre kunder. NOTE: Hvis der er en pause inde midt i en behandling, skal behandlingen så vidt muligt deles i 2 behandlinger, så pausen kan indsættes efter første del af behandlingen. 5. Behandlingstiden. (Den faktiske behandlingstid eks. pauser efter behandlingen). 6. Online reservation (Ja/Nej). (Kan behandlingen reserveres online) 7. Online visning (Ja/Nej). (Skal behandlingen vises for online kunder) NOTE: De 2 online flag i punkt 6/7 giver tilsammen en komplet styring af behandlingsreservationerne, som følger: Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 4/10
Reservation (ja) + Visning (ja): Kunder kan bestille online. Reservation (ja) + Visning (nej): Behandling ikke tilgængelig. (F.eks. elev på skole, længere tids sygdom, ansat afskediget mm.) Reservation (nej) + Visning (ja): Skal bestilles pr. telefon. Reservation (nej) + Visning (nej): Intern reservation f.eks. fri-1 time, specielle pakker. NOTE: En ny butik, vil som oftest vælge at sætte reservation til (nej) og visningen til (ja), indtil butikken har fået overført alle eksisterende reservationer fra den manuelle kalender til den elektroniske. Når så den manuelle kalender er overført skiftes flaget for reservation til (ja) og butikken kan nu tilbyde online booking. 8. Behandlingens pris. 9. Tryk Næste for at lægge behandlingen ind i systemet. Fortsæt indtil alle behandlinger er lagt ind. Er der sket fejl under vejs, så gør det ikke noget, da det er lettest at rette bagefter. Den kan ofte være lettere at overskue prioriteterne efter at alle behandlinger er lagt ind, så retter man blot dette til efterfølgende. Håndteringen af behandlingerne foregår ved tryk på knappen Behandlingsoversigt. Her kan man rette i behandlingsbeskrivelsen, skifte gruppe, behandlingstiden, ændre prioritet, reservation, visning, pris, sletning mm. Tryk altid Gem ændringer, når der har været foretaget rettelser i oversigten, ellers bliver rettelserne ikke gemt, når man forlader menuen. Knyt sammen Knyt sammen menuen skaber et bindeled mellem de mulige behandlinger og butikkens medarbejdere/ansatte. En behandling skal være knyttet til en ansat for at der kan foretages reservationer på behandlingen. Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 5/10
Knyt sammen menuen, bruges til at skelne mellem de ansattes kompetencer og uddannelse mm. så de kun kan reserveres til behandlinger, som de kan udføre. Knyt sammen menuen, kan også bruges til at gennemføre en arbejdsdeling i butikken, hvor de ansatte specialiserer sig i hvert sit område. Hvis markeringen står til venstre for behandlingen, kan den ansatte ikke udføre behandlingen og hvis markeringen står til højre for behandlingen, så kan behandlingen udføres af den ansatte. Marker de behandlinger som den ansatte skal have eller marker de behandlinger, som skal fjernes fra den ansatte under Slet kolonnen og tryk Gem for at afslutte. Gentag processen for hver ansat i butikken. NOTE: Hver gang man definerer nye behandlinger i butikken, skal disse knyttes til en medarbejder, ellers kan de ikke reserveres. Åbne og lukketider Indtast butikkens åbne og lukketider og tryk Næste. Et Alt Ok pop up angiver at indstillingen er gemt. Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 6/10
Specielle åbnings- og lukketider, kan sættes op i samspil med pause definitionen. Se afsnittet om pauser. Pauser Opsætningen af pauser giver mulighed for hver ansatte i butikken at definere indtil 3 forskellige pause perioder på hver arbejdsdag. En pause periode kan anvendes til arbejdstid (Bestemmes af den ansatte/leder i butikken), men den er altid sikret mod online booking. Dvs. pause tider kan kun bookes ved telefonbestillinger, hvor butikkens ansatte selv vælger at tilsidesætte en evt. pause for at få mere omsætning. Pausetider kan bruges til at administrere mange forskellige former for repeterende tidsbegreber for hver ansatte i butikken: Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 7/10 Fast frokostpause og andre faste pauser. Ugentlige fridage (Gentagende), Fleksibel arbejdstid/overtid, Nedsat arbejdstid (Møde senere/gå tidligere),
Forskudt arbejdstid, Reducere tilgængelige online booking tider. Aktivering Pausen sættes op ved først at vælge den ansatte. Vælg ugedag og angiv årsag til pausen, sæt start og slut tidspunktet. Fortsæt indtil alle pauser for denne ansatte er lagt ind. Tryk på Godkend og Gem for at aktivere. Herefter kan der skiftes til næste ansatte. NOTE: I tilfælde af at pausen bruges til fleksibel arbejdstid, overtid eller forskudt arbejdstid, så skal pausen sættes op for hver medarbejder, også for de som ikke skal arbejde på fleksibel arbejdstid. I nedenstående er der anvist et eksempel på pausetider i kombination med åbningstiden (Fleksibel arbejdstid). I dette eksempel har butikken udvidet åbningstiden med en halv time om fredagen (Fra 17:00 til 17:30) og igen med en time om lørdagen (Fra 12:00 til 13:00), for at give mere fleksibilitet til de ansatte omkring lukketidspunktet. Hver ansatte har så fået indsat en pausetid i den udvidede åbningstid med teksten Kun_ifølge_aftale. Det betyder at den ansatte kan tage en kunde ind tæt på lukketiden og så have Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 8/10
tid nok til at gennemføre behandlingen. I en travl periode, så kan man herved arbejde lidt mere på de dage, hvor åbningstiden er udvidet i tilfælde af, at der er kunder i butikken, ellers har man fri som normalt. Der er i eksemplet også indlagt en fast frokostpause fra 12:00 12:30, undtagen om lørdagen. Derudover har den ansatte i dette tilfælde fri hver onsdag, da der er indlagt en heldagspause. Pausetiden er i butikkens kalender markeret med blå farve, se nedenstående billede (til venstre). Den blå farve indikerer at den ansatte enten har pause eller fri i det pågældende tidsrum. Butikken kan så aftale med den/de ansatte, at der på visse dage arbejdes længere (Butikken holder åben i længere tid evt. kun for bestemte kunder) og her udnyttes pausetiden så til de reservationer, der måtte forekomme. NOTE: Der kan ikke bestilles tid via online booking i en pause, se ovenstående booking billede (til højre), hvor der bestilles en lang behandling på 1t 30min, som kun kan blive reserveret før pausen. Skal man have en behandlingstid, der strækker sig ind over en pause, kan det kun ske ved personlig og/eller telefonisk henvendelse til butikken, hvor personalet kan oprette en reservation, hvis de har åben. Deaktivering Pauserne gentages, hver uge indtil den/de bliver slået fra igen. En pause slås fra ved at sætte start klokkeslettet lig med slut klokkeslettet samt trykke Godkend og Gem. Fleksibel arbejdstid, overtid mm. kan også slås fra ved at ændre åbne/lukketiden tilbage til de oprindelige åbne/lukketider. Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 9/10
SMS og e-mail påmindelses tider I denne menu kan butikken styre tiderne for SMS og e-mail påmindelser. Standardopsætningen er 24 timer før for e-mail påmindelser og 2 timer før for SMS påmindelser. Der sendes som standard kun en påmindelse ud af hver type. Ønskes påmindelsestiden ændret: Slet den gamle værdi og skriv den nye tid og tryk Næste. Så vil den nye påmindelsestid være gældende for alle fremtidige reservationer. Ønskes der flere påmindelser, så kan man også aktivere en påmindelse nr. 2. Det kan for nogle butikker f.eks. være hensigtsmæssigt at sende en påmindelse ud 1-2 dage (24-48 timer) før en reservationsaftale og igen ca. 2-3 timer før reservationsaftalen, hvis det kan forbedre butikkens indtjeningsmuligheder. NOTE: Det er selvfølgelig en forudsætning at kunden har oplyst mobil nr. og/eller e-mail adressen for at kunne modtage påmindelser. NOTE: Hvis en eller begge påmindelsestjenester slås fra, er det ikke ensbetydende med at man derved er fritaget for abonnementet på tjenesten. (E-mail påmindelser er gratis, mens SMS påmindelser er en tilvalgsydelse til butikkens abonnement). Tempobooking Aps, www.tempobooking.dk 10/10