TIL BEBOERNE I AFDELING 53

TIL BEBOERNE I AFDELING 53 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget Skema planlagt vedligeholdelse Indkomne forslag 14. august 2013

Dato 14. august 2013 Afdeling 53 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset på Åvænget, Egå tirsdag den 27. august 2013 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget 2014 5. Indkomne forslag a. Dyr på fællesarealer b. Udtynding buske 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

2014 hovedlinjer Afdeling 53 Julsøvej Hvad er budget 2014? tet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2014. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2014. Huslejen stiger med 1% i 2014 Din husleje stiger med 1% fra 1. januar 2014. Priserne i samfundet i øvrigt forventes at stige med 1,5% til 2014. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (65 m2) 4.267 kr. 4.310 kr. 43 kr. 3-rumsbolig (83 m2) 5.131 kr. 5.182 kr. 51 kr. 4-rumsbolig (109 m2) 6.360 kr. 6.424 kr. 64 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler de kan afvige fra din husleje, også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan tet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Anden kapitalfremskaffelse. Det betyder sædvanligvis, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. I enkelte tilfælde kan der dog være tale om tilskud. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2014 henlægger afdelingen 98 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2012 henlagt 397 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste 20 år. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

2014 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx får en mere energibesparende adfærd (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2012 2013 2014 Ændring Almindelig vedligeholdelse 47.893 77.500 60.000-23% Ejendomsfunktionær og renholdelse 189.438 189.580 197.980 +4% Drift af fællesfaciliteter 16.200 16.200 16.200 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 11.350 16.093 16.186 El og varme 34.188 38.059 40.059 +5% Vandafgift 1.109 1.000 1.000 Renovation m.m. 47.260 50.230 44.006-12% Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 183.250 198.000 220.000 +11% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 0 11.255 11.255 Andre udgifter 0 308 966 +214% Ydelser på prioritetslån 893.452 909.612 914.085 Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital 0 0 2.052 Administrationsbidrag 109.415 112.385 113.492 Ejendomsskatter 73.508 78.507 84.140 +7% Forsikringer 23.703 24.704 25.591 +4% Overført til resultatkonto 71.182 0 0 I alt 1.701.948 1.723.433 1.747.012 +1% Udgifterne bliver dækket af flg. indtægter: Konto Regnskab 2012 2013 2014 Husleje 1.623.492 1.664.079 1.664.079 Renter 59.259 24.000 24.000 Ændring Afvikling af overskud m.v. 16.489 35.354 42.293 +20% Andre indtægter 2.709 0 0 I alt 1.701.949 1.723.433 1.730.372 Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 1%. I budgetåret 2014 fordeler udgifterne sig således: Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 1% 4% 11% 13% 52% 7% 11% Du kan få det fulde budget for afdeling 53 på mkl@bk-aarhus.dk eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk. Boligkontoret Århus afdeling 53 2 af 2

2014 vedligeholdelsesplan Afdeling 53 Julsøvej Vedligeholdelsesplanen beskriver, hvilke arbejder der skal laves i afdelingen i det næste år og et overslag over, hvad der skal laves de følgende 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså 2014. Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelsesarbejder på i alt 4.800.000 kr., fordi er ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges. I årene fra 2014 til 2033 er der planlagt vedligeholdelsesarbejder for 5.137.424 kr. mere, end afdelingen sparer op. Det betyder, at afdelingen må hæve henlæggelserne, hvis der skal være råd til at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024-2033 2014-2033 Belægninger Rep. belægning 15.424 15.424 15.424 15.424 15.424 15.424 15.424 15.424 15.424 15.424 154.236 308.472 Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold af udvendig belysning 6.091 23.000 6.091 6.091 6.091 6.091 23.000 6.091 6.091 6.091 82.548 177.278 Borde og bænke Vedligeholdelse af borde og bænke 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 30.000 60.000 Legepladsudstyr Vedligehold og udskiftning på legeplads 3.500 3.500 8.000 3.500 3.500 8.000 3.500 3.500 8.000 3.500 37.000 85.500 Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep. og vedligehold af garage og skure 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 24.367 48.735 Buske Ren./vedligeholdelse af haveanlæg 3.191 3.191 3.191 3.191 3.191 3.191 3.191 3.191 3.191 3.191 31.913 63.826 Indvendig dør Rep. og vedligehold af indvendige døre og vinduer 3.655 3.655 3.655 3.655 3.655 3.655 3.655 3.655 3.655 3.655 36.545 73.090 Gulv Slib og lakering af gulve 9.093 9.093 9.093 9.093 9.093 9.093 9.093 9.093 9.093 9.093 90.925 181.850 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder 9.746 9.746 9.746 9.746 9.746 9.746 9.746 9.746 9.746 9.746 97.458 194.916 Tagdækning Vedligehold og udskiftning af tagbelægning inkl. stillads 5.000 5.000 5.000 5.000 1.600.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 40.000 1.685.000 Vindue Maling af vinduer - - - - 69.330 - - - - 69.330 138.661 277.322 Vindue Rep. og vedligehold/incl. sålbænke 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 73.090 146.181 Indervæg Rep. fliser og fuger 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 24.367 48.735 Ydervæg Rep. fuger og sokkelpuds 12.183 - - - - 12.183 - - - - 24.365 48.730 Opsamling Rep. og vedligehold faldstammer 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 60.913 121.825 Belysningsanlæg Udskift afbryder/kontakter 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 60.913 121.825 Elforsyningsanlæg (samlet) Etablering af solceller på taget - - - - 1.200.000 - - - - - - 1.200.000 Vandsystem (samlet) Udskift APV unit 54.636 54.636 54.636 54.636 54.636 54.636 54.636 54.636 54.636 54.636 546.364 1.092.727 Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af varme 19.071 19.071 19.071 19.071 19.071 19.071 19.071 19.071 19.071 19.071 190.706 381.413 Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 88.000 198.000 Ventilationsanlæg (samlet) Udskift emhætter - - - - 135.000 - - - - - 135.000 270.000 Køkkeninventar Udskift komfurer - - - - 202.500 - - - - - 202.500 405.000 Køkkeninventar Vedligehold inventar og nye køkkener 7.000 7.000 7.000 7.000 2.025.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 56.000 2.144.000 Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner 9.000 9.000 9.000 9.000 9.000 9.000 50.000 9.000 9.000 9.000 72.000 203.000 Total 195.954 200.680 188.271 183.771 5.403.601 200.454 241.680 183.771 188.271 253.101 2.297.871 9.537.424 Tekst 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024-2033 2014-2033 PLANLAGT VEDLIGEHOLDELSE 195.954 200.680 188.271 183.771 5.403.601 200.454 241.680 183.771 188.271 253.101 2.297.871 9.537.424 ANDEN KAPITAL FREMSKAFFELSE - - - - 4.500.000 - - - - - 300.000 4.800.000 BUDGETTERET HENLÆGGELSE 220.000 220.000 220.000 220.000 220.000 220.000 220.000 220.000 220.000 220.000 2.200.000 4.400.000 AFGANG/TILGANG NETTO 24.047 19.320 31.729 36.229-683.601 19.547-21.680 36.229 31.729-33.101 202.129-337.424 HENLÆGGELSER PRIMO 833.159 857.205 876.525 908.254 944.483 260.882 280.428 258.749 294.978 326.707 293.605 833.159 HENLÆGGELSER ULTIMO 857.205 876.525 908.254 944.483 260.882 280.428 258.749 294.978 326.707 293.605 495.735 495.735 Boligkontoret Århus afdeling 53