TIL BEBOERNE I AFDELING 1

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 1 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2017 Vedligeholdelsesopgaver 2017 Planlagt vedligeholdelse Forslag 1. september 2016

2 Dato 1. september 2016 Afdeling 1 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Hobbyklubben, Jens Baggesensvej 82, kld. onsdag den 14. september 2016 kl. 19:00 Husk: Der er spisning for tilmeldte før mødet kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Ændring af husordenen b. Mere fleksible vasketider c. Lån til lukning af altaner d. Minutafregning - tørretumblere 5. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 1 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2017 hovedlinjer Afdeling 01 Jens Baggesens Vej Hvad er budget 2017? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger med 2,13% i 2017 Din husleje stiger med 2,13% fra 1. januar Eksempler på husleje pr. 1. januar 2017 (budgettet som foreslået) ABoligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rums ungdomsbolig (34 m²) kr kr. 40 kr. 2-rums familiebolig (65 m²) kr kr. 88 kr. 3-rums familiebolig (77 m²) kr kr. 101 kr. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2017 henlægger afdelingen 223 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2015 henlagt 383 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2017 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2017 Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Andre udgifter Ydelser på prioritetslån % Ydelse på forbedringslån % Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital A- og G-indskud % Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Ændring (betyd.) Husleje % Renter Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt % Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 2,13%. Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 28% 1% 2% 2% 11% 8% 28% 20% Du kan få det fulde budget for afdeling 01 Jens Baggesens Vej på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 1 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2017 Afdeling 01 Jens Baggesens Vej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Hegn Reparation og vedligehold af træværk i terræn * Afløbssystem (samlet) Rottebekæmpelse * Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. / vedligehold * Affaldscontainer, -beholder og -stativ Leje af containere * Borde og bænke 5 nye bord-/bænkesæt Legepladsudstyr Rep. / vedligehold af legepladsudstyr * Legepladsudstyr Udskiftning af sand i sandkasser * Buske Vedligehold * Buske Ekstern firma spøjter mod ukrudt * Buske Gartnerhjælp, beskæring mv. * Indvendig dør fællesarealer 30 nye tørrerumsdøre inkl. karm Indvendig dør Inderdøre, rep., vedl. - udskiftning * Udvendig dør Rep. og vedligehold af låse mv. * Udvendig dør Maling af opgangsdøre Gulv fællesarealer Opgange, polish behandling * Loft Beklædning m. glasfilt eller gips * Luger og lemme Rep., vedligehold. og eftersyn af røglemme * Overflader Maling af træværk mv. i flyttelejligheder * Overflader Slibning / lakering, udskift af trægulve * Indvendige vægoverflader fællesarealer Trappeopgange, maling af vægge, lofter og træværk * Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling af vægge og loft i hobbyklubben Tagkonstruktion Tag vedligehold * Trappe Reparation/udskiftning af linoleum * Vindue Vedligeholdelse af vinduer * Vindue Løb. udskift. af Velux-vinduer * Indervægge i fællesarealer Indretning/ombygning af fælleslokale Indervæg Isolering af kolde indervægge * Ydervæg Reparation af murværk * Adgangsanlæg (samlet) Vedligeholdelse af låsebriksystem * Opsamling Rep. / udskiftning inkl. afløb, sanitet * Afløbssystem (samlet) Rep. / udskiftning af kloakbrønde / dæksler * Belysningsanlæg Rep. / vedligehold af afbrydere og kontakter * Belysningsanlæg Udskiftning kælderlamper Kommunikationsanlæg (samlet) Antenneanlæg, rep. / vedligehold * Kommunikationsanlæg (samlet) Porttelefonanlæg, vedligehold og udskiftning * Vandsystem (samlet) Rep. / udskiftning inkl. rør, beholdere, amaturer * Vandsystem (samlet) Elektrolyse vandbehandlingsanlæg * Varmeanlæg (samlet) Reparation * Varmeanlæg (samlet) Rep. / udskiftning af radiatorer * Varmeanlæg (samlet) Rep. / udskifning af termostatventiler * Vaskemaskiner Rep. / vedligehold * Ventilationsanlæg (samlet) Rep. / udskiftning af ventilatorer i bad * Affaldscontainer, -beholder og -stativ Afsat diverse * Hårde hvidevarer Udskiftning af køleskabe i ungdomsdomsboliger * Køkkeninventar Komfurer, rep. / vedligehold * Køkkeninventar Vedligeholdelse * Maskiner og maskinanlæg Rep. / vedligehold af traktor * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 01 Jens Baggesens Vej er vedlagt til orientering.

7 Budget 2017 vedligeholdelsesplan Afdeling 01 Jens Baggesens Vej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Organisationsbestyrelsen i Boligkontoret Århus har givet tilsagn om et tilskud på op til kr. til afdelingen. Bygningsdel Aktivitet Hegn Reparation og vedligehold af træværk i terræn Afløbssystem (samlet) Rottebekæmpelse Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. / vedligehold Vej- og pladsbelysningsanlæg Opgradering af parklamper Affaldscontainer, -beholder og -stat Leje af containere Borde og bænke 5 nye bord-/bænkesæt Legepladsudstyr Rep. / vedligehold af legepladsudstyr Legepladsudstyr Ny legeplads Legepladsudstyr Udskiftning af sand i sandkasser Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaNye postkasser Buske Vedligehold Buske Ekstern firma spøjter mod ukrudt Buske Gartnerhjælp, beskæring mv Altan Renovering af altandæk - maling af brystning ( Altan Forprojekt vedr. lukning af altaner (Flyttet fra Indvendig dør fællesarealer Maling af kælderdøre Indvendig dør fællesarealer 30 nye tørrerumsdøre inkl. karm Indvendig dør Inderdøre, rep., vedl. - udskiftning Udvendig dør Rep. og vedligehold af låse mv Udvendig dør Maling af opgangsdøre Gulv fællesarealer Opgange, polish behandling Gulv fællesarealer Ny gulvbelægning i hobbyklubben Gulv fællesarealer Nyt betongulv med dræn under i beboerlokale UDF Loft Beklædning m. glasfilt eller gips Luger og lemme Rep., vedligehold. og eftersyn af røglemme Overflader Maling af træværk mv. i flyttelejligheder Overflader Slibning / lakering, udskift af trægulve Indvendige vægoverflader fællesar Trappeopgange, maling af vægge, lofter og trævæ Indvendige vægoverflader fællesar Maling af vægge og lofter i værelsesgange, bad og Indvendige vægoverflader fællesar Maling af gæstelejlighed Indvendige vægoverflader fællesar Maling af vægge og loft i hobbyklubben Tagkonstruktion Tag vedligehold Tagkonstruktion Udskiftning af tag Trappe Reparation/udskiftning af linoleum Vindue Vedligeholdelse af vinduer Vindue Løb. udskift. af Velux-vinduer Indervægge i fællesarealer Evt. reduktion af søjle i hobbyklubben UDFØRES I Indervægge i fællesarealer Indretning/ombygning af fælleslokale Indervæg Isolering af kolde indervægge Ydervæg Reparation af murværk Ydervæg Omfugning af facader Adgangsanlæg (samlet) Nyt el-slutblik til gadedøre Adgangsanlæg (samlet) Vedligeholdelse af låsebriksystem Opsamling Rep. / udskiftning inkl. afløb, sanitet Afløbssystem (samlet) Rep. / udskiftning af kloakbrønde / dæksler Afløbssystem (samlet) Renovering af kloakanlæg (Flyttet fra 2015) Belysningsanlæg Rep. / vedligehold af afbrydere og kontakter Belysningsanlæg Udskiftning af lamper over gadedøre Belysningsanlæg Udskiftning kælderlamper Belysningsanlæg Udskiftning af lamper i opgange Elforsyningsanlæg (samlet) Nye røgalarmer Elforsyningsanlæg (samlet) Etablering af jordforbindelse via jordspyd Boligkontoret Århus afdeling 1

8 Elforsyningsanlæg (samlet) Rep. røgalarmer Kommunikationsanlæg (samlet) Antenneanlæg, rep. / vedligehold Kommunikationsanlæg (samlet) Porttelefonanlæg, vedligehold og udskiftning Kommunikationsanlæg (samlet) Tv-info-tavler i hobbyklub og vm kontor Målerarrangement Levering og montering af nye fjernaflæste vandure Vandsystem (samlet) Rep. / udskiftning inkl. rør, beholdere, amaturer Vandsystem (samlet) Udskiftning af stigestrenge Vandsystem (samlet) Elektrolyse vandbehandlingsanlæg Vandsystem (samlet) Elektrolyse vandbehandlingsanlæg Målerarrangement Udskiftning af varmefordelingsmålere i 2 blokke Målerarrangement Udskiftning af varmefordelingsmålere i 3 blokke Målerarrangement Opgradering til WebMonanlæg Varmeanlæg (samlet) Reparation Varmeanlæg (samlet) Rep. / udskiftning af radiatorer Varmeanlæg (samlet) Rep. / udskifning af termostatventiler Varmeanlæg (samlet) Flytning / Udskiftning af radiatorer i blok Varmeanlæg (samlet) Opgradering af varmeautomatik Vaskemaskiner Rep. / vedligehold Vaskemaskiner Udskiftning Vaskemaskiner Betaling- / reservationssystem Vaskemaskiner Udskiftning til kondens/varmpepumpemodel (fælle Vaskemaskiner Udskiftning til kondens/varmpepumpemodel Ventilationsanlæg (samlet) Rep. / udskiftning af ventilatorer i bad Ventilationsanlæg (samlet) Nye emhætter Affaldscontainer, -beholder og -stat Afsat diverse Hårde hvidevarer Udskiftning af køleskabe i ungdomsdomsboliger Køkkeninventar Komfurer, rep. / vedligehold Køkkeninventar Nye køkkener Køkkeninventar Vedligeholdelse Køkkeninventar Udskiftning af komfurer Køkkeninventar Udskiftning af komfurer i ungdomsboliger Køkkeninventar 4 nye køkkener på værelsesgange Maskiner og maskinanlæg Udskiftning af traktor Maskiner og maskinanlæg Ny plæneklipper Maskiner og maskinanlæg Rep. / vedligehold af traktor Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 1

9 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 1 Dato 8/ For at skabe klarhed og undgå misforståelse foreslår vi, at vi sletter følgende formulering i vores husorden: Det tillades ikke besøg af muskel eller kamphunde. Derfor Der har eksisteret en såkaldt observationsliste over hunderacer, som man overvejede skulle tilføjes listen over forbudte racer, når hundeloven skulle revideres. Københavns Universitet og Fødevareministeriet har undersøgt ulykkesstatistikker mv. og fandt ingen grund til at tilføje hundene i lovteksten. Listen findes dermed ikke mere og har egentlig aldrig haft en juridisk betydning. Vi kan derfor heller ikke administrere efter den, men kan kun afvise de hunderacer, der er forbudt i den gældende danske hundelov. Afdelingsbestyrelsen

10 Forslag om mere fleksible vasketider I øjeblikket kan vaskekælderen bookes i enten 4 eller 3-timers intervaller, så selv hvis man blot vil bruge en enkelt maskine i en time, bliver man nødt til at blokere begge maskiner i 3 eller 4 timer. Jeg foreslår at man revurderer bookningssystemet til 2-timer intervaller. Hvis man fortsat ønsker at have rummet i 4 timer ad gangen, kan man blot booke to tider, der ligger op ad hinanden. I øjeblikket lyder booking-tiderne: Og forslaget vil ændre dette til følgende 2-timers intervaller: Der vil således blive 7 vasketider per dag i stedet for de nuværende 4, hvilket vil gøre det mere fleksibelt at vaske, og betyde at folk, der kun vasker 1 eller 2 vaske ad gangen ikke blokerer rummet unødvendigt for alle andre. Tørrerum 1 og 2 vil stadig kunne fungere som 8:00+24 og 12:00+24, men tørrerum 3 vil med dette forslag flyttes til 20: (Jeg er åben for andre fordelinger er tørrerummene, dette var blot for at komme med et konkret udspil så der kan stemmes ja/nej). Mvh. Sofie, JBV 26, 2.tv

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 1 Dato 22/ Vi har på afdelingsmødet i september 2015 vedtaget Forslag til lukning af altaner med skydeglaspartier finansieret via den kollektive råderet. I forslaget fremgik det ikke klart, hvordan finansieringen skulle foregå. Derfor foreslår vi følgende tilføjelse til forslaget: Beboere kan låne af afdelingen til lukning af altaner med skydeglaspartier i forbindelse med råderetten. Finansieringen kan ske enten via afdelingens egne midler eller ved, at afdelingen optager et lån. Afdelingsbestyrelsen

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 1 Dato 22/ Vi foreslår, at vi ændrer afregning for brug af afdelingens tørretumlere fra en fast pris pr. tørring til minutafregning. Afdelingsbestyrelsen