Møde: Tid: Bestyrelsen FOB, Kalundborg Tirsdag den 30. august 2018 kl. 16.00, FOB,, Kalundborg Deltagere: Vivi Stæhr, Susanne Christensen, Thomas Andersen, Allan Juul Afbud: Gæst: Referent: Pia Schacht Rådgivende ingeniør Jonna Nielsen Christen Mors Referat af bestyrelsesmøde 30. august 2018 1.0 Godkendelse af referat af mødet den 12. juni 2018 Bestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet 2.0 Sager til beslutning 2.1 Byggeteknisk bistand Der er en række arbejder i afdelingerne, der bør beskrives og herefter udbydes. Det drejer sig blandt andet om udskiftning af tagrender, nedløbsrør, vinduer mv. I den forbindelse har vi indledt et samarbejde med rådgivende ingeniør Jonna Nielsen. Hendes honorar bogføres i de afdelinger, hvor udskiftning af bygningsdele finder sted. På mødet vil hun præsentere foreløbige forslag til udskiftninger i flere afdelinger (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender aftale om teknisk rådgivning og bistand Rådgivende ingeniør Jonna Nielsen orienterede om hendes faglige baggrund og fortalte om de arbejder, hun undersøger og beskriver i FOB. Det drejer sig blandt andet om vinduer, døre, tagrender, nedløbsrør, vand- og varmeinstallationer i Skibbrogården, fælles udbud på tagrender og nedløbsrør i afdelingerne 8, 9 og 14, døre og vinduer i Bærhaven samt en kortlægning af enfamiliehusene i afdeling 16. Bestyrelsen godkendte aftale om teknisk rådgivning og bistand 2.2 Varme- og vandmålere Der er behov for udskiftning af varme- og vandmålere i flere afdelinger. Vi har kontakt med et firma, der samtænker opsætning af udstyr til forbrugsmåling og efterfølgende aflæsning og forbrugsregnskabsudarbejdelse, B.A. Technologies. Ved denne løsning får vi både nye og nøjagtige målere samt mulighed for ved fjernaflæsning at reducere fejlaflæsning. I afdeling 9 vil nye varme- og vandmålere koste 602.570 kr. De samlede henlæggelser er pr. 30.06.2018 på 8,9 mio. kr. (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgift på 602.570 kr., der bogføres på kt. 116 i afdelingens regnskab Bestyrelsen ønskede en række forhold nærmere undersøgt, inden man kunne godkende udskiftning af varme- og vandmålere i afd. 9. Efterfølgende er følgende blevet afklaret: 1. Levetiden for anlægget er 12 år 2. Vandmålerne er udstyret med 12 års batteri (bør udtages til stikprøvekontrol efter 6 år, men efter nylig ændring faktisk først efter 9 år) 3. Varmemålere har batteri til 10 år + 18 måneders back up til udskiftning (de er ikke omfattet af regler om stikprøvekontrol) 4. El-målere (bør udtages til stikprøvekontrol efter 10 år og kan driftforlænges i op til 4 år)
5. Med udgangspunkt i ovenstående giver det bedst totaløkonomisk mening, at foretage en samlet udskiftning efter ca. 12 år. Det er dog blot målerne der skiftes. Udstyret til datahjemtagning vil kunne klare en turnus mere på 12 år 6. Nye regler pr. 1. juli 2018 gør, at målerne først skal stikprøvekontrolleres efter 9 år (ud fra resultatet kan de forlænges 4 eller 9 år). Vi anbefaler en samlet udskiftning efter ca. 12 år. Udgiften til stikprøvekontrol er en information, således at man kan budgetlægge denne udgift efter 9 år 7. Servicearbejde i driftsperioden er en information omkring den samlede udgift til serviceomkostninger (målere, der går i stykker og skal skiftes udenfor garanti). Således kan man budgetlægge omkostningen til service på målere i afdelingen Ved granskning blev det klarlagt, at der vil blive behov for yderligere målere, ligesom elmålere blev inkluderet i tilbuddet. Den endelige udgift bliver således på 824.388 kr., der over 12 år vil medføre en totaløkonomisk besparelse på 893.983 kr. Bestyrelsen godkendte udgift på 824.388 kr., der bogføres på kt. 116 i afdelingens regnskab 2.3 Opnormering i administrationen Der er behov for en midlertidig opnormering i udlejningen som følge af den forøgede arbejdsmængde med genhusning i tilknytning til vore fire støttede helhedsplaner. Det er tanken at øge normeringen med 5,5 time/ugen for september december 2018. Opnormeringen medfører en forøget lønudgift på 25.040 kr., der finansieres over budgettet for de støttede helhedsplaner. I slutningen af perioden vil vi gennemføre en evaluering af, om de ekstra arbejdsopgaver blev løst som forudsat og en vurdering af, om der fortsat vil være behov for opnormering. Det indstilles, at bestyrelsen godkender midlertidig normering med 5,5 time/ugen for perioden september december 2018. Forøget lønudgift på 25.040 kr. finansieres over budgettet for de støttede helhedsplaner Bestyrelsen godkendte midlertidig normering med 5,5 time/ugen for perioden september december 2018. Forøget lønudgift på 25.040 kr. finansieres over budgettet for de støttede helhedsplaner 2.4 Bestyrelsesseminar Der blev afholdt bestyrelsesseminar den 16. juni 2018, hvor bestyrelsen drøftede fremtiden for FOB. Bestyrelsen beskrev boligforeningens styrker og svagheder og kom med forslag til, hvordan vi fokuserer vore styrker, mens vi samtidigt reducerer vore svagheder (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat af bestyrelsesseminaret Bestyrelsen godkendte referat af bestyrelsesseminaret 2.5 Tagboliger FOB indsendte som et led i det samlede materiale om helhedsplanerne den 17. november 2016 skema A-ansøgning om etablering af 14 tagboliger som erstatning for 26 boliger, der nedlægges som konsekvens af etablering af tilgængelighedsboliger. Kommunalbestyrelsen godkendte skema A ansøgningerne for renoveringerne i afd. 8, 9, 14 og 21 på deres møde den 22. februar 2017. Men ansøgningen om tagboliger blev ikke behandlet. I de følgende 11 måneder rykkede vi flere gange for behandling og nåede på anmodning af kommunen at indsende den samme
skema A ansøgning yderligere to gange. Formand Vivi Stæhr og direktør Christen Mors holdt møde herom med økonomichef Bjarne Dybdal og borgmester Martin Damm den 17. januar 2018. Bestyrelsen godkendte på mødet den 24. januar 2018 at bevilge 350.000 kr. til projektering af de nye tagboliger. Boligselskabet Alliken fik 28.06.2017 godkendt projekt med 17 familieboliger på Lundevej på egen (forurenet) grund, hvor kommunalbestyrelsen forinden den 27.06.2012 godkendte nedrivning af boligblok med 30 boliger. Vi har modtaget brev fra Kalundborg Kommune om, at administrationen ikke finder et tilstrækkeligt grundlag for at opstarte en skema A sag om vore 14 tagboliger (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender at FOB tager kontakt til Kalundborg Kommune med ønsket om en politisk behandling af sagen Bestyrelsen godkendte at FOB tager kontakt til Kalundborg Kommune med ønsket om en politisk behandling af sagen 2.6 Sociale renoveringer i den almene sektor FOB er sammen med tre andre boligorganisationer, der også er i gang med støttede helhedsplaner, blevet udvalgt til at samarbejde med Realdania om sociale renoveringer i den almene sektor. Konkret søger vi støtte i Realdania til tre projekter, hvoraf Realdania vælger et, som de vil yde støtte til. De tre projekter er forskønne indgangspartier ved opgangene modernisere vaskekældre/tørrestativer indkøb af inventar/møbler til aktivitetshuset Der er behov for et foreløbigt udlæg på 150.000 kr., som vi forventer Realdania betaler (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender at bevilge 150.000 kr., som vi forventer Realdania efterfølgende betaler Bestyrelsen godkendte at bevilge 150.000 kr., som vi forventer Realdania efterfølgende betaler 2.7 Sammenlægning af afdelingerne 17 og 21 Afdelingerne 17 og 21 kan med fordel lægges sammen. Afdeling 17 har været igennem en støttet renovering og afdeling 21 er i gang med en støttet renovering. Huslejen er den samme pr. m 2. Den fælles afdeling bliver mere økonomisk robust med i alt 55 lejemål og der vil også blive større mulighed for at rekruttere beboere til en afdelingsbestyrelse. FOB kan effektivisere ved ikke længere at udarbejde budget, markvandring og regnskab for to afdelinger, men kan nøjes med at gøre det for en afdeling. Sammenlægning er sat på dagsordenen til det fælles afdelingsmøde torsdag den 6. september. Generalforsamlingen godkendte på mødet den 15. maj 2018 at uddelegere kompetencen til at sammenlægge afdelinger til bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender sammenlægning af afdeling 17 og afdeling 21 under forudsætning af, at beboerne gør det samme Bestyrelsen godkendte sammenlægning af afdeling 17 og afdeling 21 under forudsætning af, at beboerne gør det samme
2.8 Nyvangsparken demenscentret Vi har modtaget en henvendelse fra udviklingskonsulent Karin Moberg, kompetencecentret for demens. Undersøgelser viser at modeller af dyr 1:1, der står opstillet udenfor, så demente borgere kan se dem, har en positiv effekt på deres trivsel. Derfor anmodes FOB om at være med til at finansiere et eller flere dyr. Det foreslås at bogføre udgiften på kt. 116 i de to afdelinger (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgift på 12.500 kr. til model af dyr 1:1, der skal opstilles i det grønne område ved demenscentret Bestyrelsen godkendte at hæve beløbet til 17.000 kr. til model af dyr 1:1, der skal opstilles i det grønne område ved demenscentret 2.9 Konkurrenceudsættelse Hårde hvidevarer Bestyrelsen godkendte på mødet den 24. januar 2018, at direktøren arbejder videre med konkurrenceudsættelse af de ydelser, FOB aftager. Vi har hjemtaget tilbud på hårde hvidevarer fra Svebølle Energi & Service, Bolind, Elgiganten erhverv og Punkt 1. Det viste sig at Punkt 1, Kalundborg var billigst 35% billigere end den dyreste leverandør (Bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender at FOB fortsat benytter Punkt 1, Kalundborg som leverandør af hårde hvidevarer Bestyrelsen godkendte at FOB fortsat benytter Punkt 1, Kalundborg som leverandør af hårde hvidevarer med den tilføjelse, at vi bør bruge Bolind ved den type hårde hvidevarer, hvor de er billigst 3.0 Sager til drøftelse 3.1 Status på helhedsplanerne i afd. 8, 9 og 14 Byggesagen i afdeling 8, 9 og 14 er sendt i udbud. Som udgangspunkt skulle der have været afholdt licitation i maj 2018. Undervejs i processen har FOB fundet ud af, at der er tinglyst hjemfaldsklausuler på flere af vore matrikler. Det indebærer, at Kalundborg Kommune har ret til at tilbagekøbe matriklerne den salgspris, som FOB i sin tid købte jordstykkerne for. Kommunen har bedt BL om at hjælpe til med en løsning for hjemfaldsklausulerne for de boligorganisationer i kommunen, der har disse klausuler. BL har indvilget i at forhandle med boligorganisationerne i Kalundborg Kommune og processen påbegyndes med et møde mellem BL og kommunen primo september. Det er vores forventning, at Kalundborg kommune vil behandle skema B på kommunalbestyrelsesmøde i januar 2019, hvilket betyder at licitationstidspunktet bliver ultimo november. Genhusningsprocessen bliver efter alt at dømme forsinket i minimum seks måneder. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter forsinkelsen af byggesagen Bestyrelsen tog orienteringen om forsinkelsen af byggesagen til efterretning 3.2 100 års jubilæum i 2019 Der blev afholdt indledende møde i jubilæumsudvalget torsdag d. 23. august 2018. Udvalget består af formand Vivi Stæhr, bestyrelsesmedlem Pia Schacht, Nis V. Larsen, Preben Madsen og direktør Christen Mors. Der blev drøftet en række initiativer til at markere jubilæet, som der skal arbejdes videre med. Der er aftalt nyt møde tirsdag den 2. oktober. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter resultatet af mødet
3.3 Afdelingsmøder Der afholdes afdelingsmøder i september: Onsdag d. 05. sep., kl. 14.00 Afdeling 23 Fælleshus, Klosterengen Torsdag d. 06. sep., kl. 19.00 Afdeling 17 og 21 Festsalen Tirsdag d. 11. sep., kl. 19.00 Afdeling 16 Festsalen Torsdag d. 13. sep., kl. 19.00 Afdeling 14 Festsalen Tirsdag d. 25. sep., kl. 19.00 Afdeling 8 Festsalen Onsdag d. 26. sep., kl. 19.00 Afdeling 9 Festsalen På møderne deltager Christen Mors og i afd. 14 deltager tillige Hanne Månsson og i det fælles afdelingsmøde for afd. 17 og 21 deltager også Tina Nissen. Afdelingsbudgetterne resulterer alle i uændret husleje. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter egen deltagelse på afdelingsmøderne Bestyrelsen besluttede, at Vivi deltager i afd. 23 og 9, Allan deltager i afd. 17/21, Thomas deltager i afd. 14, Pia deltager i afd. 8 4.0 Sager til orientering 4.1 Budgetkontrol Budgetkontrol for boligorganisationen er udarbejdet (Bilag vedlægges). Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med budgetkontrollen og besluttede at denne udsendes kvartalsvis 4.2 Personaleorientering Der orienteres om nyt vedrørende personale siden seneste møde. 4.3 Sammenlægning af afd. 22 og 25 Afdeling 22 og 25 sammenlægges pr. 1. januar 2019 til en fælles afdeling 22. Sammenlægningen sker som resultat af, at bestyrelsen godkendte sammenlægning af afdeling 22 og 25 på mødet den 26. april. Generalforsamlingen godkendte på mødet den 15. maj 2018 at uddelegere kompetencen til at sammenlægge afdelinger til bestyrelsen (Bilag vedlægges). 4.4 Bank Jyske Bank har i perioden 1. januar 30. juni 2018 sikret FOB et afkast på 0,21% på forvaltning af vores kapital. FOB skifter til Arbejdernes Landsbank pr. 1. september 2018.
4.5 Nyhedsbrev Der udsendes nyhedsbrev om bankskifte med det nye kontonummer i dagene op til 1. september 2018. Afdelingsbestyrelserne er blevet spurgt, om de vil bidrage med information til deres beboere. Det har afdelingsbestyrelserne i afdeling 8, 14 og 23 benyttet sig af. (Nyhedsbrev for afdeling 8 vedlægges som bilag). 5.0 Eventuelt