Kvik hjælp Revideret 27-07-2006

Kvik hjælp Revideret 27-07-2006

Indledning Med dette hæfte vil vi forsøge at gøre din hverdag med Xdont Aftalebog nemmere. Ideen med hæftet er at give dig et redskab, som du hurtigt kan slå op i, når du skal foretage diverse opgaver, som f.eks. oprette en aftale, sætte en patient på venteliste, tilrette opsætningen osv. Hæftet er IKKE en manual. Manualen til Xdont ligger elektronisk under Hjælp eller ved at trykke F1. Dette hæfte vil derfor ikke forklare brugen af de enkelte felter, hvad de betyder og hvad du evt. skal indtaste i dem, det skal du slå op i hjælpen. Det du kan bruge dette hæfte til, er som en huskeliste over, hvad du skal gøre ifm. forskellige arbejdsgange på klinikken. Hav hæftet liggende ved siden af dig, når du f.eks. skal oprette arbejdstider, behandlingstyper osv. Hvis du opdager, at der mangler en vejledning i en funktion, eller er fejl i en af dem, der allerede er i hæftet, så kontakt Service Centret enten telefoniske eller på mail sundhed@profdoc.dk så vil vi forsøge at rette det så hurtigt som muligt. Med venlig hilsen Profdoc A/S Revideret d. 26-09-2007 Side 2/16

INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT...4 Skærmbilledets opbygning...4 Titellinie...4 Skærmbilledstørrelse...4 Menulinierne...4 Navigering...4 Søgning via søgefelt...5 AFTALER...6 Opret aftale...6 På eksisterende patient...6 På ny patient som ikke er i systemet...6 Opret Hold aftale...6 Opret Gentagelsesaftale...7 Slet en gentagelsesaftale...7 AT ARBEJDER VIA AFTALEBOGEN...8 Regningsindtastning...8 Stamdata...8 Registrer holddeltagelse...8 Udskrive mødekort, udeblivelseskort...9 Mødekort...9 Udeblivelseskort...9 Flytning af aftaler...10 Ved at redigere en aftale...10 Ved højreklik...10 Via minihyttefadet...10 Via hyttefadet...10 Venteliste...11 Flytte en patient til ventelisten...11 Oprette en aftale direkte på ventelisten...11 Hente en aftale ind fra ventelisten...11 Udeblevet, Afbud...11 Redigerede, Slettede...12 OPSÆTNING...13 Systemindstillinger...13 Behandlingstyper...13 Behandler...13 Behandler farve og standard aftale/tid...13 Behandlertekster...14 Behandlergrupper...15 Revideret d. 26-09-2007 Side 3/16

Generelt Skærmbilledets opbygning Følgende benævnelser anvendes i Aftalebog sammenhæng. Når Xdont er startet vises dette ved en Toplinie, som består af 2 områder Titellinie Menulinier Titellinie Her vises den aktiv patient. Den patient der er aktiv i aftalebogen behøver ikke nødvendigvis være den samme som den der er aktiv i Xdont. Yderst til højre finder du de 3 standard Windows symboler. De 3 standard symboler aktiveres, ved at venstreklikke med musen. Første symbol minimerer modulet d.v.s. placerer aftalebogen i proceslinien (den grå linie i bunden af billedet). Andet symbol (firkant) maksimerer skærmbilledet d.v.s. viser skærmbilledet i fuld skærmstørrelse. og hvis du herefter ven- Når skærmbilledet er maksimeret vises symbolet som en dobbeltfirkant streklikker på symbolet, vises billedet i oprindelig størrelse. Tredje symbol lukker aftalebogen. Skærmbilledstørrelse Du kan ændre skærmbilledets størrelse, ved at trække i kanten / hjørnet af rammen på følgende måde. Flyt musen til den kant/hjørne du ønsker, herved skifter musens normale pil til en dobbeltrettet pil, og du kan nu trække rammen og dermed billedet til den størrelse, du ønsker, ved at holde venstre musetast nede samtidig med at du flytter musen. Menulinierne Denne indeholder en række funktioner (menuer), som kan vælges ved at venstreklikke. Desuden vises diverse ikoner. Søgning på bestemt dato Vist behandler Minihyttefad Dato markør peger på Tid markør peger på Status markeringer Navigering Hyttefadet Aktiv patient i aftalebog Aktiv patients primær behandler Rest tid til næste aftale Derudover findes der i bunden af aftalebogen en linie til navigering i aftalebogen. Klinik (bruges kun ved flere klinikker) Ved at klikke på de respektive pile hopper aftalebogen en dag frem eller tilbage, en uge frem eller tilbage osv. Revideret d. 26-09-2007 Side 4/16

Søgning via søgefelt Indtastning Ledetekst 1. Fødselsdato f.eks.04036 Fødselsdato 2. CPR-nr. f.eks. 0403610887 CPR.-nr 3. Hans Ole Janzen Navn 4. Janzen Efternavn 5. H O J Initialer 6. +12622 Regningsnummer 7. -1234 Journalnummer 8. <074840 OCR forfra 9. >12448315 OCR bagfra 10. #Tekst Søgenøgle Fødselsdato: Der kan indtastes valgfrit antal tal, dog minimum 1 ciffer CPR-nr.: Der skal minimum indtastes fødselsdatoen Navn: Der kan indtastes et valgfrit antal tegn af fornavn evt. suppleret med en del af efternavnet Efternavn: Der skal første trykkes på mellemrumstasten før du kan indtaste en del af eller hele efternavnet Initialer: Der skal kun indtastes første bogstav i fornavn (evt. mellemnavn) og efternavn. Der skal dog være mellemrum mellem bogstaverne Regningsnummer: Der skal tastes et plus (+) og derefter regningsnummeret Journalnummer: Der skal tastes et minus (-) og derefter journalnummeret OCR: OCR (Optical Character Recognition) er et metode til optisk at læse tal. Det er bl.a. den type tal, der står nederst på et indbetalingskort. Skriften skal have et bestemt udseende. På indbetalingskort af typen 71 bruges OCR-linien til at identificere betalingen. Xdont benytter de første 6 cifre til at identificere debitoren (patienten) og de næste 8 til at identificere regningen. Det sidste ciffer er et kontrolciffer, som reducerer risikoen for fejlindtastning. OCR forfra: Der skal først indtastes et mindre end tegn (<). Derefter indtastes de første 6 cifre af OCR linien. OCR bagfra: Der skal først indtastes et større end tegn (>). Derefter indtastes cifrene 7-17, idet det allersidste ciffer ikke benyttes (kontrolciffer). Søgenøgle: Der skal først indtastes et #. I patientoplysninger angives en tekst i feltet søgenøgle, som der kan søges efter. Revideret d. 26-09-2007 Side 5/16

Aftaler Opret aftale På eksisterende patient 1. Dobbeltklik på det sted, hvor du vil indsætte aftalen. 2. Indtast cprnr. eller navn i Navne feltet. 3. Tryk - systemet søger nu patienten frem. 4. Vælg evt henvisning (hvis patienten kun har en aktiv henvisning, er denne valgt) 5. Vælg evt. anden behandlingstype 6. Klik OK aftalen er nu oprettet. På ny patient som ikke er i systemet 1. Dobbeltklik på det sted, hvor du vil indsætte aftalen. 2. Indtast navn i navnefeltet 3. Vælg behandlingstype 4. I feltet Type vælges Ny patient 5. Klik OK aftalen er nu oprettet. Opret Hold aftale 1. Dobbeltklik på det sted, hvor du vil indsætte aftalen. 2. Vælg behandlingstype Hold nu åbnes nederst i billedet holdfelter 3. Vælg holdet 4. Klik OK - systemet spørger nu om du vil gemme aftalen og redigere holdet 5. Klik på Ja 6. Systemet åbner nu et billede, hvor du kan markere, hvilke patienter på det pågældende hold, der kommer til denne aftale. Revideret d. 26-09-2007 Side 6/16

7. Klik i feltet Tilknyttet udfor de pågældende patienter 8. Klik på OK, når du er færdig 9. Aftalen er nu oprettet Opret Gentagelsesaftale Du kan oprette en aftale der gentages hver uge eller hver anden uge, hvis det er en patient, der kommer ofte. 1. Dobbeltklik på det sted, hvor du vil indsætte aftalen. 2. Indtast cprnr. eller navn i Navne feltet. 3. Tryk - systemet søger nu patienten frem. 4. Vælg evt henvisning (hvis patienten kun har en aktiv henvisning, er denne valgt) 5. Vælg evt. anden behandlingstype 6. Klik i feltet Type og vælg Gentagelse 7. Udfyld kriterierne for gentagelsen. F.eks. hver torsdag i alle lige uger, det næste år frem. 8. Klik OK og alle aftalerne oprettes. Rediger aftale 1. Dobbeltklik på den pågældende aftale, så åbnes den op, 2. Indtast / ret nu oplysningerne 3. Klik OK Slet aftale 1. Højre klik på aftalen 2. Vælg Slet 3. Svar Ja til at du ønsker at slette aftalen slettes nu Slet en gentagelsesaftale 1. Højre klik på aftalen 2. Vælg Slet 3. Svar Ja til at du ønsker at slette 4. Der kommer nu et billede, hvor du skal vælge om det kun er denne aftale, eller alle fremtidige aftaler, der skal slettes. 5. Klik på enten Denne eller Fremtidige afhængig af hvad du ønsker Revideret d. 26-09-2007 Side 7/16

Status på aftaler Du kan markere aftalen med forskellige symboler afhængig af hvilken status aftalen skal have. Betydning af de forskellige ikoner: - nulstil status - ankommet - meldt afbud - udeblevet - under behandling - færdig behandlet - betaler med dankort - afdrager - aflyst af klinik Ikonerne udeblevet, afbud og aflyst bruges af systemet til f.eks. udeblivelseskort osv. Men de andre ikoner kan du bruge til hvad du vil. F.eks. kan du vælge at bruge ikonet patienten, så du ved patienten er klar til fakturering. 1. Klik på aftalen 2. Klik på status ikonet i menulinien, når du har tastet behandlingerne ind på At arbejder via aftalebogen Når du bruger aftalebogsmodulet på klinikken kan en stor del af dit daglige arbejde foregå herfra. Regningsindtastning Indtastning af behandlinger i regningsbilledet sker på følgende måde (kun hvis det er en patient, der er oprettet i systemet): 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Vis regningsindtastning 3. Indtast ydelser 4. Luk billedet med 5. Klik evt. på, som markering for at du har indtastet behandlinger. 6. Fortsæt med indtastning af behandlinger på næste aftale Stamdata Hvis du skal rette oplysninger på patienten, eller evt. se skyldige regninger, kan du hentes patientens stamdata ved at: 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Vis stamoplysninger 3. Vælg det faneblad du skal bruge, og indtast dine oplysninger 4. Luk billedet med Registrer holddeltagelse Du kan ligeledes registrere holddeltagelse uden at forlade aftalebogen. 1. Højreklik på holdaftalen Revideret d. 26-09-2007 Side 8/16

2. Vælg Registrer fremmøde 3. Klik Ja til at du vil registrere fremmøde 4. Nu åbnes holddeltagerposteringsarket med den rigtige dato, det rigtige hold og de tilknyttede patienter. Der vil kun være vist de patienter, der er tilknyttet netop den aftale. 5. Hvis en eller flere deltagere ikke mødte op, slettes disse nu ved at klikke på, når patienten er markeret. 6. Klik derefter på for at postere linierne. 7. Luk holddeltagerposteringsarket ved at klikke på 8. Du er nu tilbage i aftalebogen og kan fortsætte dine registreringer. Fordelen ved at registrere denne vej er: At du ikke skal sidde og slette en masse patienter fra arket inden postering (det gjorde du nemlig allerede ved din oprettelse af hold aftalen) At du ikke kommer til at registrere samme dato to gange på samme patient (systemet vil nemlig ikke vælge de samme patienter én gang til på samme dato) Betaling Du kan foretage en manuel betaling direkte fra aftalebogen. 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Manuel betaling 3. Vælg evt. regningsnr eller indtast beløb 4. Klik OK Udskrive mødekort, udeblivelseskort Du kan udskrive et mødekort til patienten, så de kan huske deres næste aftaler eller du kan udskrive et udeblivelseskort, som du kan sende til patienten, hvis de er udeblevet fra en aftale. Mødekort 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Print Mødekort der udskrives nu et mødekort med op til 12 aftaler. Udeblivelseskort 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Print Udeblivelseskort (er kun aktiv hvis du har markeret aftalen med ) der udskrives nu et postkort, som du kan sende til patienten) Revideret d. 26-09-2007 Side 9/16

Hyttefadet Hyttefadet bruges til at parkere aftaler, eller til at finde de aftaler man har håndteret igennem dagen. Flytning af aftaler Hvis du skal flytte en aftale, kan du gøre det på 4 måder: Ved at redigere aftalen Ved højreklik Via minihyttefadet Via hyttefadet Ved at redigere en aftale 1. Dobbeltklik på aftalen og ret dato eller tid manuelt ved at taste i felterne. Ved højreklik 1. Højreklik på aftalen og hold musetasten nede 2. Træk aftalen hen til det ønskede sted 3. Slip tasten. 4. Svar Ja til at du ønsker at flytte aftalen. Dette forudsætter at du kan se, det tidspunkt den skal flyttes til i selve billedet. Via minihyttefadet 1. Højreklik på aftalen og holdmusetasten nede 2. Træk aftalen op til minihyttefadet 3. Slip aftalen 4. Slå op på den dag der skal flyttes til (enten ved direkte at taste datoen i datofeltet eller ved at bladre vha. pilene i bunden) 5. Højreklik på minihyttefadet og hold musetasten nede 6. Træk aftalen til det nye tidspunkt 7. Slip tasten Via hyttefadet 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Send til hyttefad 3. Gå til den dag aftalen skal flyttes hen til (enten ved direkte at taste datoen i datofeltet eller ved at bladre vha. pilene i bunden) 4. Klik på - så åbnes hyttefadet 5. Klik på fanen Aftaler 6. Højreklik på den aftale der skal flyttes og hold musetasten nede 7. Træk aftalen til det nye tidspunkt 8. Slip aftalen 9. Luk hyttefadet med Revideret d. 26-09-2007 Side 10/16

Venteliste Hvis en patient aflyser sin tid, men du ikke ved hvornår han/hun så kan komme til, eller hvis du ikke har tid til en patient pt. men vil kontakte ham/hende, når der f.eks. bliver et afbud, kan du bruge ventelisten. Flytte en patient til ventelisten 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Send til venteliste aftalen ligger nu i hyttefadet og venter Oprette en aftale direkte på ventelisten 1. Klik på 2. Klik på fanen Venteliste 3. Klik på Opret ny 4. Indtast navn 5. Vælg behandlingstype 6. Indtast evt. tlf. nummer eller andne kontaktmulighed i feltet Aftaletekst 7. Klik på OK aftalen ligger nu på venteliste til senere brug 8. Luk hyttefadet med Hente en aftale ind fra ventelisten 1. Gå til den aktuelle dato i aftalebogen (enten ved direkte at taste datoen i datofeltet eller ved at bladre vha. pilene i bunden) 2. Klik på 3. Klik på fanen Venteliste 4. Højreklik på aftalen og hold musetasten nede 5. Træk aftalen til det pågældende tidspunkt 6. Slip tasten 7. Svar Ja til at aftale skal slettes fra ventelisten 8. Luk hyttefadet med Udeblevet, Afbud Alle de aftaler som der meldes Udeblevet eller Afbud til via statusikonerne, vil lægge sig i hyttefadet. PÅ den måde kan du altid hurtigt hente dem frem igen til en ny tid. 1. Klik på 2. Klik enten på fanen Udeblevet eller Afbud 3. Højreklik på aftalen og hold musetasten nede 4. Træk aftalen til det nye tidspunkt i aftalebogen 5. Slip tasten 6. Luk hyttefadet med Revideret d. 26-09-2007 Side 11/16

Redigerede, Slettede Hver gang der slettes eller redigeres i en aftale, lægges en kopi i hyttefadet, så den hurtigt kan hentes frem igen. På den måde kan du altid hurtigt finde aftalen igen, hvis det skulle være den forkerte du var kommet til at slette eller redigere. Aftalerne findes frem på samme måde som ved Venteliste eller Udeblevet/Afbud aftalerne. Revideret d. 26-09-2007 Side 12/16

Opsætning Opsætningen af aftalebogen sker forskellige steder i programmet. Systemindstillinger I systemindstillingerne opsættes den generelle opsætning af aftalebogen. Dvs. hvordan den skal se ud, og hvilke indstillinger der default skal være. 1. Klik på Registre 2. Klik på Systemvedligeholdelse 3. Klik på Systemindstillinger 4. Klik på Bruger 5. Klik på Aftaler 6. Tilpas nu de forskellige indstillinger (se F1 for nærmere forklaring af felterne). 7. Klik på OK. Husk at de indstillinger der laves her, kun gælder for denne maskine. Hvis alle maskiner skal have samme opsætning skal du rundt på dem alle sammen og lave det samme. Behandlingstyper Under behandlingstyper oprettes de forskellige behandlinger som du ønsker at kunne bruge på aftalerne. 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandlingstyper 3. Klik på Opret ny 4. Indtast et navn 5. Vælg en farve til aftalen 6. Indtast varighed 7. Sæt evt. hak i Aktiver holdfunktion (kun hvis det er en behandlingstype, som bruges ifm. hold) 8. Klik OK 9. Luk registre ved klik på Behandler Behandler farve og standard aftale/tid På behandleren kan du vælge hvilken farve, behandlingstype og varighed, der aut. skal foreslås, når du bruger denne behandler på en aftale. 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandler 3. Klik på Behandlere 4. Dobbelt klik på den pågældende behandler 5. Vælg farve i feltet Aftale farve 6. Indtast min. i feltet Std. Aftalevarighed 7. Vælg behandlingstype i feltet Standard behtype. 8. Klik OK for at lukke eller fortsæt til indtastning af Arbejdstider Revideret d. 26-09-2007 Side 13/16

Arbejdstider Hvis du indsætter behandlerens arbejdstider, ferier og fridage i behandlerregistret bliver det nemmere at overskue hvornår behandlerne har ledige tider i aftalebogen. 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandler 3. Klik på Behandlere 4. Dobbelt klik på den pågældende behandler 5. Klik på fanen Arbejdstider 6. Klik på Opret ny 7. Udfyld Beskrivelsen, Gældende Fra og Til, Pauser (se F1 for nærmere forklaring). 8. Udfylde Åben fra / til, samt Pauser Fra / til med klokkeslæt (se F1 for nærmere forklaring). 9. Sæt markering i feltet Lukket, hvis behandleren ikke arbejder den pågældende dag. 10. Klik på OK. 11. Klik på OK i behandler billedet. 12. Luk behandlerregistre med Behandlertekster De tekster der står på henholdsvis mødekort 2 og udeblivelseskort, kan du selv sætte på under Behandlerteksterne. 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandler 3. Klik på Behandlertekster 4. Vælg teksttype Mødekort eller Udeblivelseskort 5. Skriv teksten i det store hvide felt. 6. Indsæt evt. flettekoder ved at skrive koden ind som den står skrevet i listen i venstre side. 7. Klik på OK Revideret d. 26-09-2007 Side 14/16

Behandlergrupper Du kan opdele dine behandlere i forskellige grupper, som du derefter kan vælge i aftalebogen. Det kan f.eks. være, hvis du har så mange behandlere, at det er uoverskueligt at have dem alle slået til, eller hvis nogle behandlere arbejder ulige uger og andre lige uger eller lign. 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandler 3. Klik på Behandler gruppe 4. Klik på Opret ny 5. Giv gruppen et navn 6. Klik i feltet Medlem på alle de behandlere, der skal være med i gruppen 7. Klik på OK Gruppen kan nu vælges i behandlerfeltet i aftalebogen. Revideret d. 26-09-2007 Side 15/16

Egne notater: Revideret d. 26-09-2007 Side 16/16