Kvik hjælp Revideret

Transkript

1 Kvik hjælp Revideret

2 Indledning Med dette hæfte vil vi forsøge at gøre din hverdag med Xdont nemmere. Ideen med hæftet er at give dig et redskab, som du hurtigt kan slå op i, når du skal foretage diverse opgaver, som f.eks. oprette en patient, lave en sygesikringsafregning, batchfakturere osv. Hæftet er IKKE en manual. Manualen til Xdont ligger elektronisk under Hjælp eller ved at trykke F1. Dette hæfte vil derfor ikke forklare brugen af de enkelte felter, hvad de betyder og hvad du evt. skal indtaste i dem, det skal du slå op i hjælpen. Det du kan bruge dette hæfte til, er som en huskeliste over, hvad du skal gøre ifm. forskellige arbejdsgange på klinikken. Hav hæftet liggende ved siden af dig, når du f.eks. laver din månedsafslutning, skal oprette nye brevskabeloner osv. Under Tips til Xdont bagerst i hæftet kan du finde tips og ideer til nogle af de ting, som er vigtige at huske. Hvis du opdager, at der mangler en vejledning i en funktion, eller er fejl i en af dem, der allerede er i hæftet, så kontakt Service Centret enten telefoniske eller på mail [email protected] så vil vi forsøge at rette det så hurtigt som muligt. Med venlig hilsen Profdoc A/S Revideret d Side 2/50

3 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT...6 Skærmbillede opbygning...6 Genvejstaster...7 Tastbeskrivelse...7 Hjælp...8 Søgning via søgefelt...10 Udvidet søgning...11 PATIENT...12 Opret ny patient...12 Med sygesikringskort...12 Manuelt...12 Deaktivere/aktivere en patient...13 SØG LÆGE...13 HENVISNING...14 Opret henvisning...14 Speciale Speciale Speciale Andre (bruges til dem uden henvisning)...15 Elektroniske henvisninger...15 Afslutte en henvisning...16 Slette en henvisning...16 Epikrise...17 Redigere Epikrise...17 Slette en epikrise...17 Redegørelser...18 Redigere redegørelsen...18 Slette en redegørelse...18 SIMPEL JOURNAL...19 Opret bemærkning...19 Redigere bemærkning...19 Slette en bemærkning...19 RELATIONER...21 Opret relation...21 SBS KOMMUNIKATION...22 Acceptere henvisninger/korrespondance...22 Besvar korrespondance...22 Afvis henvisning / korrespondance...22 Sende en uopfordret korrespondance...22 REGNING...23 Opret regning...23 Indtastning af ydelser...23 Slette indtastede linier...23 FAKTURERING...24 Udskriv regning manuelt...24 Batchfakturere...25 BETALINGER...26 Oversigt...26 A conto betaling...26 Revideret d Side 3/50

4 Simpel betaling via regningsoversigten...26 Manuel betaling...27 Udbetale tilgodehavende...27 Økonomitransaktioner...28 Udbetale tilgodehavende / afskrive regning...28 FIK betaling...28 Kreditering af regninger...28 HOLD...30 Hold register...30 Registrering af holddeltagelse...30 Slette deltagere fra arket...31 FUNKTIONER...32 Udskrifter...32 Rykkerkørsel...32 SBS overførsel...32 Slette overførsler...32 Intern afregning...33 Personaleafregning...33 Sygesikringsafregning...33 Brevflet...34 Opret skabelon...35 FINANS...36 Posteringer...36 Årsafslutning...37 Efterposteringer...37 OPSÆTNING AF MOMS...38 Foretage en Momsafregning...39 BEHANDLERE...40 Oprette en ny behandler...40 Kopiere regnskab...40 Kopiere behandler...40 Tilret behandleroplysninger...40 Finansoplysninger...40 Firmaoplysninger...41 Opkrævningsoplysninger...41 Personaleafregning...41 Arbejdstider...41 Afslut oprettelsen...41 REGISTRE...42 Lokationer...42 Opdater lægeregister...42 Opret lokation manuelt...42 Opret læge...43 Redigere læge...43 Opret debitor...43 Redigere debitor...44 Opret henviser...44 Opret betalingsbetingelser...44 Redigere betalingsbetingelse...44 Opret diagnose...45 Opret diagnose gruppe...45 Redigere diagnose / gruppe...45 Opret ydelse...46 Opret kombi ydelse...46 Revideret d Side 4/50

5 Redigere ydelse...46 TIPS TIL XDONT...46 Ny behandler - hvad skal jeg huske?...47 Månedsafslutning...47 Elektronisk underskrift...48 Undgå intern afregning...48 Opdateringer o.l PROGRAMOPDATERING...49 Revideret d Side 5/50

6 Generelt Skærmbillede opbygning Følgende benævnelser anvendes i Xdont sammenhæng. Når Xdont er startet vises dette ved en Toplinie, som består af 2 områder Titellinie Menulinie Titellinie Her vises program navn og hvis der er en aktiv klient, vises navnet i vinduets titellinie. Yderst til højre finder du de 3 standard Windows symboler. De 3 standard symboler aktiveres, ved at venstreklikke med musen. Første symbol minimerer programmet d.v.s. placerer programmet i proceslinien (den grå linie i bunden af billedet). Andet symbol (firkant) maksimerer skærmbilledet d.v.s. viser skærmbilledet i fuld skærmstørrelse. og hvis du herefter ven- Når skærmbilledet er maksimeret vises symbolet som en dobbeltfirkant streklikker på symbolet, vises billedet i oprindelig størrelse. Tredje symbol lukker programmet. Når du har åbnet et vindue (f.eks. patientoplysninger, regningsindtastning m.v.) vises de 3 standard symboler ligeledes. Menulinien Denne indeholder en række funktioner (menuer), som kan vælges ved at venstreklikke eller ved at trykke ALT og derefter på det understregede bogstav. F.eks. Filer, Vis, Registre, Funktioner, Vindue, Hjælp. Desuden vises ikoner og en evt. tekst. Disse er genveje til funktioner i programmet. Skærmbilledstørrelse Du kan ændre skærmbilledets størrelse, ved at trække i kanten / hjørnet af rammen på følgende måde. Flyt musen til den kant/hjørne du ønsker, herved skifter musens normale pil til en dobbeltrettet pil, og du kan nu trække rammen og dermed billedet til den størrelse, du ønsker, ved at holde venstre musetast nede samtidig med at du flytter musen. Flere åbne vinduer samtidig Som i andre Windows programmer kan du have flere vinduer (programmer / funktioner) åbne samtidig (det aktive vindue er markeret med en blå toplinie). Du kan skifte imellem de forskellige vinduer ved at: Trykke på +. Herved vises de aktive vinduer du trykker + indtil du er på det ønskede vindue. Når du slipper tasterne vises vinduet. Luk aktivt vindue Du kan lukke et aktivt vindue ved at trykke +. Revideret d Side 6/50

7 Genvejstaster Xdont indeholder en lang række genvejstaster, som kan benyttes efter behov. Hjælp Rediger feltindhold Dagsseddel + Hyttefad + Kalder patientens kontoudtog, når patient er valgt + Indlæs sygesikringskort (opret søg patient) + Finans posteringsark + Regningsindtastning + Opret aftale + Luk aktivt vindue / Afslut Xdont + Skift mellem aktive vinduer + Aftalebog d.d. + Aftaleoversigt + Skift mellem faneblade (når markør er i toppen) + + Opret patient (uden sygesikringskort) + + Søg patient + + Aftalebog Skærmkopi Tastbeskrivelse Da Xdont er et Windows program, anvendes Windows standardtaster disse beskrives efterfølgende. Tabulatortast Du skal anvende tabulatortasten (TAB) til at "hoppe" mellem felter: Tabulatortasten (tasten til venstre for Q-tasten) hopper til næste felt. SHIFT + TAB bruges modsat, d.v.s. der hoppes til forrige felt. ALT Ord hvor et bogstav er understreget, kan udover venstreklik også aktiveres ved at trykke på + tasten. Hvis du skal vælge fra menulinien, skal du først trykke på og derefter på det aktuelle bogstav, menupunktet åbnes og du skal nu trykke på det bogstav du ønsker. CTRL 1. Tryk 2. Tryk på det understregede bogstav i Funktioner (n) 3. Tryk på det understregede bogstav i Finans (f) Hvis du skal vælge fra menulinien skal du først trykke på og derefter på det aktuelle bogstav, menupunktet åbnes og du skal nu trykke på det bogstav du ønsker. 1. Tryk 2. Tryk på det understregede bogstav i Postering (p) "Rullegardin" (drop down) Udfor en del felter i Xdont, er der placeret en knap med en trekantet pil. Rullegardinet aktiveres ved at venstreklikke på den trekantede pil eller ved at venstreklikke i feltet, rullegardinet lukkes ved at venstreklikke på den trekantede pil. Når rullegardinet er aktiveret, vises valgmulighederne. Revideret d Side 7/50

8 Hjælp Der er to måder at aktivere hjælpen. 1. Du kan trykke til det felt, markøren befinder sig i, og dermed få hjælp til det aktuelle felt. 2. Du kan også venstreklikke på Hjælp i menulinien og få hele den elektroniske manual Ovenstående vindue vises ved at klikke hjælp, indhold og index. Hjælpen opdeles i tre dele: Indhold, indeks og Søg. Indhold - viser hjælpen opbygget i en bog struktur, hvor en lukket bog (+) markerer, at der er gemte sider til denne. Når du venstreklikker på (+) åbnes bogen og underpunkterne vises, samtidig skifter (+) til ( - ) Hvis du venstreklikker på (-) lukkes bogen og underpunkterne skjules. samtidig skifter (-) til ( + ) Du kan også dobbeltklikke på en lukket / åben bog. Indeks - viser i alfabetisk orden de nøgleord, der kan benyttes: Dobbeltklik på det ord du ønsker og hjælpen vises eller indtast et nøgleord og tryk. Søg - giver dig mulighed for at søge på et specifikt ord. Indtast ordet og tryk eller venstreklik på Vis Emner. Ikonlinie i hjælpen Skjul Tilbage Startside Udskriv Indstillinger PDS hjemmeside Skjul vælges denne, fjernes den del af hjælpen der viser Indhold, Indeks og Søg. Ikonen skifter nu til Vis og vælges denne, vises indhold, Indeks og Søg igen. Tilbage kan benyttes, når du er inde i hjælpeteksten og har arbejder dig ind via de understregede ord. D.v.s. at du stepper baglæns et trin ad gangen. Startside returnerer til hjælpens startbillede. Udskriv giver dig mulighed for at udskrive hjælpeteksten. Vælger du udskriv fra indholdsfortegnelsen, kan du udskrive det markerede emne eller emnet med tilhørende underemner. Indstillinger indeholder samme punkter som ikonlinien + Stop, Opdater og Internet indstillinger. Stop - stopper indlæsning af valgt hjælpeside. Revideret d Side 8/50

9 Opdater - opdaterer valgt hjælpeside. Internet indstillinger giver dig adgang til din Internetopkobling. PDS hjemmeside kalder op til Profdoc software A/S hjemmeside, via din Internet opkobling. Link ( spring til anden hjælp ) Når du har valgt hjælp, vil du se at en del ord er understreget og markeret med anden farve f.eks. behandlere, firma. Ved at venstreklikke på et understreget ord, vil du automatisk hoppe til den del af hjælpen som beskriver dette. Metoden er altså den samme, som når man hopper fra en side til en anden på internettet. For at returnere, skal du klikke på ikonen Tilbage. Revideret d Side 9/50

10 Søgning via søgefelt Indtastning Ledetekst 1. Fødselsdato f.eks Fødselsdato 2. CPR-nr. f.eks CPR.-nr 3. Hans Ole Janzen Navn 4. Janzen Efternavn 5. H O J Initialer Regningsnummer Journalnummer 8. < OCR forfra 9. > OCR bagfra 10. #Tekst Søgenøgle Fødselsdato: Der kan indtastes valgfrit antal tal, dog minimum 1 ciffer CPR-nr.: Der skal minimum indtastes fødselsdatoen Navn: Der kan indtastes et valgfrit antal tegn af fornavn evt. suppleret med en del af efternavnet Efternavn: Der skal første trykkes på mellemrumstasten før du kan indtaste en del af eller hele efternavnet Initialer: Der skal kun indtastes første bogstav i fornavn (evt. mellemnavn) og efternavn. Der skal dog være mellemrum mellem bogstaverne Regningsnummer: Der skal tastes et plus (+) og derefter regningsnummeret Journalnummer: Der skal tastes et minus (-) og derefter journalnummeret OCR: OCR (Optical Character Recognition) er et metode til optisk at læse tal. Det er bl.a. den type tal, der står nederst på et indbetalingskort. Skriften skal have et bestemt udseende. På indbetalingskort af typen 71 bruges OCR-linien til at identificere betalingen. Xdont benytter de første 6 cifre til at identificere debitoren (patienten) og de næste 8 til at identificere regningen. Det sidste ciffer er et kontrolciffer, som reducerer risikoen for fejlindtastning. OCR forfra: Der skal først indtastes et mindre end tegn (<). Derefter indtastes de første 6 cifre af OCR linien. OCR bagfra: Der skal først indtastes et større end tegn (>). Derefter indtastes cifrene 7-17, idet det allersidste ciffer ikke benyttes (kontrolciffer). Søgenøgle: Der skal først indtastes et #. I patientoplysninger angives en tekst i feltet søgenøgle, som der kan søges efter. Revideret d Side 10/50

11 Udvidet søgning Hvis du har brug for at søge en gruppe af patienter frem, gøres det under Udvidet søgning. 1. Klik på for at åbne den udvidede søgning. 2. Vælg dine kriterier for søgning. F.eks. persongruppe, behandler, læge eller lign. 3. Sæt hak i Vis også inaktive, hvis deaktiverede patienter skal vises 4. Sæt hak i feltet Top 50, hvis kun de første 50 resultater skal vises. 5. Klik på knappen 6. Herefter vil resultatet vises nederst i billede. Herfra kan du så gøre flere ting: Dobbeltklikke på patienten for at åbne patientbilledet Flette og udskrive med et brev - Deaktivere eller aktiver alle - Udskrive en liste - Sætte alle i samme persongruppe - 7. Klik på når du er færdig Revideret d Side 11/50

12 Patient Opret ny patient Med sygesikringskort Du kan oprette en ny patient med sygesikringskort. 1. Tryk + 2. Kør kortet igennem kortlæseren Hvis lægen ikke er i systemet, vil den spørge om den skal oprette lægen. Det svares der Ja til. Derefter kommer lægeoprettelsen frem. 1. Udfyld Navn, Adresse, Postnummer, By 2. Sæt hak i Tilmeldt Edi, hvis lægen er med i Edifact ordningen 3. Klik OK Patienten er nu oprettet. Manuelt Tryk + + Husk at alle gule felter er kravs felter, der skal udfyldes! 1. Vælg nationalitet hvis det ikke er DK 2. Indtast cpr. nummer eller fødselsdato + løbenummer (du bestemmer selv hvad det skal være) hvis det er andet end DK nationalitet 3. Indtast navn 4. Indtast adresse 5. Indtast postnummer, så slår systemet selv byen op. Tryk Enter. 6. Indtast kommunenavn, så slår systemet selv kommunenummeret op. Tryk Enter. 7. Indtast egen læges ydernummer eller navn og tryk F5 (se Søg Læge). Hvis lægen ikke findes, skal du trykke på Opret læge). 8. Vælg primær behandler 9. Indtast telefonnumre 10. Indtast mail adresse 11. Vælg sygesikringsgruppe 12. Vælg danmark gruppe 13. Tryk OK og oprette lægen (se Revideret d Side 12/50

13 Deaktivere/aktivere en patient Når du opretter patienten er han /hun aut. aktiv i systemet. Hvis patienten ikke længere kommer på klinikken, kan du deaktivere patienten. Det er ikke muligt at slette en patient i Xdont! Via patientbilledet: 1. Søg patienten frem i søgefeltet 2. Klik på patientoplysninger 3. Fjern hakket i Aktiv. Via Udvidet søgning: 1. Klik på for at komme ind i Udvidet søgning 2. Indtast navn eller cpr-nr. 3. Klik på knappen Søg. Derefter kommer patienten frem nederst i billedet. 4. Marker linien og klik på pilen ved. 5. Vælg deaktiver alle. Hvis du skal aktivere en patient er proceduren den samme som under Via Udvidet søgning dog vælges i punkt 5 Aktivér i stedet for.. Søg Læge Når du skal søge en læge kan det ske ved indtastning af Ydernr., Navn, Tlf.nr. eller By. Indtastning Ledetekst Yderummer 2. Hans Ole Janzen Tast hele navnet 3. H Fornavn 4. *zen En del af navnet 5. % Telefonnummer 6. #Bynavn Søgenøgle Ydernummer Indtast hele ydernummeret Navn Der kan indtastes et valgfrit antal tegn af fornavn evt. suppleret med en del af efternavnet. Efternavn Der skal første trykkes på mellemrumstasten før du kan indtaste en del af eller hele efternavnet. Fri tekst Tryk først * derefter en del af navnet. Telefonnummer Tryk først % derefter telefonnummeret. Bynavn Der skal først indtastes et #. Derefter skrives bynavnet. Revideret d Side 13/50

14 Henvisning Opret henvisning Du opretter en henvisning manuelt ved at åbne patientbilledet Speciale Tryk på Opret ny 2. Vælg speciale Indtast en tekst (denne tekst bruges på regningsbilledet og personaleafregningen). 4. Systemet vil selv have foreslået Egen læge som Henvisende læge men hvis en anden ønskes kan du taste ydernummer eller navn og trykke. Hvis det er en læge der ikke er i systemet kan du oprette lægen ved at trykke på (se Opret læge) 5. Indtast evt. ordinerede antal behandlinger 6. Indtast henvisningsdato enten ved at taste datoen ind i feltet eller ved at klikke på knappen og vælge datoen i oversigten. 7. Indtast evt. udløbsdato og gå ind på Henvisningsfanen. 8. Hvis der skal en anden debitor på, kan du søge debitoren frem ved at indtaste navnet og trykke. Hvis det er en debitor, der ikke er i systemet, skal du trykke på debitor) og oprette debitoren (se Opret 9. Indtast den procentsats som debitoren skal betale. ( f.eks. 85 % hvis det er kommunen) 10. Vælg evt. en diagnose (du kan kun vælge mellem dem du har oprettet i diagnoseregistret (se Opret diagnose)) 11. Skriv evt. en bemærkning (denne vil blive skrevet på journalkortet) 12. Vælg behandlingsform 13. Vælg behandlingssted (dette bruges ifm. personaleafregning og indrapporteres til amtet). 14. Hvis du vil udskrive henvisningen klikker du på Udskriv. 15. Klik OK Speciale Tryk på Opret ny 2. Vælg speciale Indtast en tekst (denne tekst bruges på regningsbilledet og personaleafregningen). 4. Systemet vil selv have foreslået Egen læge som Henvisende læge men hvis en anden ønskes kan du taste ydernummer eller navn og trykke. Hvis det er en læge der ikke er i systemet kan du oprette lægen ved at trykke på (se Opret læge) 5. Vælg hoved og undergruppe ved at klikke på 6. Vælg limitering ved at klikke på. 7. Indtast ordinerede behandlinger. Ved limitering 12 mdr. henvisning sættes det til 20 Revideret d Side 14/50

15 8. Indtast henvisningsdato enten ved at taste datoen ind i feltet eller ved at klikke på knappen. Vælg datoen i oversigten. 9. Indtast evt. udløbsdato 10. Vælg evt. en diagnose (du kan kun vælge mellem dem du har oprettet i diagnoseregistret (se Opret diagnose)) 11. Skriv evt. en bemærkning (denne vil blive skrevet på journalkortet) 12. Vælg behandlingsform 13. Vælg behandlingssted (dette bruges ifm. personaleafregning og indrapporteres til amtet) 14. Hvis du vil udskrive henvisningen klikker du på Udskriv. 15. Klik OK Speciale Andre (bruges til dem uden henvisning) 1. Tryk på Opret ny 2. Vælg speciale Andre 3. Indtast en tekst (denne tekst bruges på regningsbilledet og personaleafregningen). 4. Indtast evt. ordinerede antal behandlinger 5. Indtast henvisningsdato enten ved at taste datoen ind i feltet eller ved at klikke på knappen oversigten. 6. Indtast evt. udløbsdato. Vælg datoen i 7. Hvis der skal en anden debitor på, kan du søge debitoren frem ved at indtaste navnet og trykke. Hvis det er en debitor, der ikke er i systemet, skal du trykke på og oprette debitoren (se Opret debitor) 8. Indtast den procentsats som debitoren skal betale. ( f.eks. 85 % hvis det er kommunen) 9. Vælg evt. en diagnose (du kan kun vælge mellem dem du har oprettet i diagnoseregistret (se Opret diagnose)) 10. Skriv evt. en bemærkning (denne vil blive skrevet på journalkortet) 11. Vælg behandlingsform 12. Vælg behandlingssted (dette bruges ifm. personaleafregning og indrapporteres til amtet) 13. Hvis du vil udskrive henvisningen, klikker du på Udskriv. 14. Klik OK Elektroniske henvisninger Hvis lægen har sendt en elektronisk henvisning, skal du ind under SBS korrespondance for at hente den ind. Du skal så kun udfylde henvisningsdato og evt. limitering. (Se under SBS Korrespondance) Revideret d Side 15/50

16 Afslutte en henvisning Du kan afslutte henvisningen ifm. udskrivning af en regning 1. Klik Behandlingsforløb 2. Klik på Afslut behandling Eller via Henvisningsfanen 1. Klik på og på fanen Henvisning 2. Marker henvisningen 3. Klik på Afslut Slette en henvisning Du kan kun slette en henvisning, hvis der ikke har været indtastet behandlinger. 1. Marker henvisningen 2. Tryk på Slet Revideret d Side 16/50

17 Epikrise For at oprette og udskrive en epikrise, skal du åbne patientoplysningerne ved at klikke på Henvisningsfanen. 1. Marker den henvisning du vil lave en epikrise på og ind under 2. Klik på 3. Herefter udfyldes felterne med de relevante oplysninger. 4. Klik derefter på Udskriv 5. Nu skal du vælge om der skal skrives ud til Henvisende eller Egen læge eller Begge. 6. Hvis lægerne er med i EDIFACT ordningen, vil der stå Medcom ellers vil der stå Rapport. 7. Hvis du ønsker at skrive Epikrisen ud på papir selvom lægen er med i EDIFACT ordningen, kan du klikke på og vælge Rapport. 8. Klik på OK for at udskrive 9. Klik på OK for at gemme Epikrisen Redigere Epikrise 1. Marker den epikrise du skal rette 2. Dobbelt klik på epikrisen eller klik på detaljer 3. Herefter åbner epikrisen op og du har nu mulighed for at redigere den. Slette en epikrise Hvis du vil fjerne epikrisen, sker det ved at markere den pågældende epikrise og derefter klikke på Slet. Revideret d Side 17/50

18 Redegørelser Hvis der er tale om en speciale 62 patient, vil du komme ud for at skulle skrive redegørelser ud. 1. Marker den henvisning du skal lave en redegørelse for. (Du kan kun vælge redegørelse, hvis det er en speciale 62 henvisning, du har markeret.) 2. Udfyld redegørelsen 3. Klik på Udskriv og vælg om du vil udskrive en Statusredegørelse eller en Undtagelsesredegørelse. 4. Klik på OK for at gemme redegørelsen Redigere redegørelsen 1. Marker den redegørelse du skal rette 2. Dobbelt klik på redegørelse eller klik på detaljer 3. Herefter åbner redegørelsen op og du har nu mulighed for at redigere den. Slette en redegørelse Hvis du vil fjerne redegørelsen, skal du markere den og derefter klikke på Slet. Revideret d Side 18/50

19 Simpel Journal Opret bemærkning Hvis du ønsker at indtaste dine egne bemærkninger om hvordan det går med patienten og den behandling, du giver patienten sker det under Simpel Journal. 1. Åbn patientbilledet ved at klikke på 2. Vælg fanen Simpel Journal 3. Klik på for at oprette en bemærkning 4. Indtast din tekst. Du kan formatere din tekst, som hvis du skrev den i Word. Bla. kan du sætte farver på, ændre størrelse o.l. 5. Klik på OK for at acceptere din indtastning. Herefter vil du kunne se teksten i Simpel Journal. Redigere bemærkning 1. Klik på for at redigere en bemærkning 2. Vælg hvilken bemærkning der skal redigeres 3. Klik OK 4. Herefter åbnes bemærkningsbilledet op, og du kan nu rette teksten. Slette en bemærkning 1. Klik på for at redigere en bemærkning Revideret d Side 19/50

20 2. Vælg hvilken bemærkning der skal slettes 3. Klik OK 4. Herefter spørger systemet om du er sikker, det svarer du Ja til. Revideret d Side 20/50

21 Relationer Opret relation Du kan oprette en relation mellem en patient og f.eks. en sagsbehandler eller et forsikringsselskab. 1. Åbn patientbilledet ved at klikke på 2. Klik på fanen Relationer 3. Klik på Opret ny. Herefter får du mulighed for at oprette relationen. 4. Vælg type f.eks. Sagsbehandler 5. Klik på Opret 6. Indtast Navn 7. Indtast Adresse 8. Indtast postnummer, så slår systemet selv byen op 9. Indtast telefonnumre 10. Indtast evt. mail adresse og hjemmeside 11. Klik OK Revideret d Side 21/50

22 SBS kommunikation Under funktioner, SBS kommunikation kommer al elektronisk korrespondance til klinikken ind. Det er også herfra, du kan sende svar på en henvisning eller korrespondance. 1. Klik på (hvis der ligger noget vil symbolet se sådan ud ) 2. Her kan du klikke på for at hente forsendelser. (Du kan også i systemindstillingerne sætte den op til aut. at hente forsendelser se hjælpen i programmet.) Acceptere henvisninger/korrespondance 1. Klik på fanen Henvisninger eller Korrespondance for at se hvad der er hentet ind. 2. Højre klik på den ønskede patient og vælg Accepter henvisning/ korrespondance 3. Hvis patienten og/eller lægen ikke er i systemet, vil de aut. blive oprettet. 4. Du skal nu selv udfylde henvisningsdato og hvis det er en speciale 62, limiteringen. 5. Klik OK Besvar korrespondance 1. Klik på fanen Henvisninger eller Korrespondance for at hente oplysningerne ind 2. Højre klik på den ønskede patient og vælg Besvar henvisning/korrespondance 3. Skriv besvarelsen 4. Klik Send Afvis henvisning / korrespondance Hvis klinikken ikke ønsker at modtage henvisning eller korrespondance er fremgangsmåden den samme som ved Besvarelse. 1. Klik på fanen Henvisninger eller Korrespondance for at hente oplysningerne ind 2. Højre klik på den ønskede patient og vælg Besvar henvisning/korrespondance 3. Skriv besvarelsen 4. Klik Send Sende en uopfordret korrespondance 1. Højre klik på lokationslisten i højre side 2. Vælg Ny korrespondance 3. Indtast navn eller cpr nummer i feltet Ang. Patient og tryk 4. Skriv besvarelsen 5. Klik Send Revideret d Side 22/50

23 Regning Opret regning For at skrive regninger ud skal patienten være oprettet i systemet. Der skal desuden være oprettet en henvisning (se Opret patient og Opret henvisning). 1. Klik på for at åbne regningsindtastningen 2. Hvis advarsel om flere åbne henvisninger er slået til i systemindstillingerne og patienten har flere åbne henvisninger, vil du få et billede frem, hvor du skal vælge hvilken henvisning, du vil taste ind på. 3. Klik OK når du har markeret linien. 4. Herefter åbnes regningsbilledet og du kan nu taste dine ydelser ind. Indtastning af ydelser 1. Indtast evt. datoen hvis ydelsen er givet på en anden dato end d.d. 2. Indtast ydelsen ved at taste nummer, kode eller navn på ydelsen i tekstfeltet. Du kan også vælge at sætte ydelserne ind ved at dobbelt klikke på ydelsen i kolonnen i højre side. Du kan nu vælge at forlade billedet uden at skrive ud, tage imod en a conto betaling eller fakturere regningen. Slette indtastede linier 1. Marker linien og tryk på eller tryk på Regningslinier, Slet alle. Revideret d Side 23/50

24 Fakturering Man kan enten fakturere sin regning manuelt på hver enkelt patient eller vælge at batchfakturere alle regninger på én gang. Udskriv regning manuelt 1. Gå ind under regningsindtastning ved at klikke på 2. Klik på for at skrive regningen ud. 3. Vælg om regningen betales kontant / med dankort eller om patienten skal have et indbetalingskort med hjem. 4. Hvis klinikken bruger elektronisk underskrift, kan regningen ikke skrives ud, hvis kortet ikke har været kørt igennem kortlæseren. Det skal så ske nu eller der skal sætte en markering i Glemt bevis. 5. Hvis patienten har indbetalt a conto betalinger løbende skal der være hak i Medtag gl. Saldo. 6. Klik på OK og regningen vil blive skrevet ud. Revideret d Side 24/50

25 Batchfakturere Hvis klinikken ikke ønsker at skrive regningerne ud løbende, kan du vælge at skrive dem alle ud på en gang under Funktioner, Batchfakturering. 1. Vælg om der skal faktureres for alle eller for en bestemt behandler 2. Vælg hvilket speciale der skal afregnes for. Hvis du tager et speciale ad gangen, kan du spare nogle regningsudskrifter. F.eks. kan du tage speciale 62 med 0 i Antal eksemplarer, da denne patientgruppe ikke har brug for en regningskopi, og sygesikringen heller ikke skal bruge den. (Dette kan du dog kun gøre, hvis du bruger Elektronisk underskrift!) 3. Indtast frem til hvilken dato, der skal afregnes husk dette bliver udskriftsdatoen og dermed den dato, der afgør hvilken måned regningen kommer med i sygesikringsafregningen. (Skriver du f.eks , kommer alle regninger lavet i februar først med til sygesikringen sidst i marts!) 4. Vælg antal kopier af regningen 5. Klik OK derefter kommer der et billede frem med alle de patienter, der skal skrives regning ud for. 6. Klik på Vælg alle hvis alle regninger skal skrives ud eller vælg hver patient for sig. 7. Klik på Udfør fakturering derefter skrives alle regningerne ud. 8. Til sidst kommer der et billede, hvor du kan se hvilke regninger, der er skrevet ud klik på Luk. Revideret d Side 25/50

26 Betalinger Der er flere muligheder for at foretage betalinger i systemet: Oversigt A conto betaling Kontant eller dankort Regningsbilledet Ingen specifik regning men kun til primær behandler Simpel betaling (via regningsoversigt) Kontant eller dankort Specifik regning Kun til én behandler og for én bestemt regning ad gangen Manuel betaling Kontant eller dankort Specifik regning Kun til en behandler ad gangen men gerne for flere patienter på én gang. Økonomitransaktioner Kontant, Giro eller Bank Specifik regning Til flere behandlere på én gang på flere patienter/regninger. FIK indbetaling Bank Flere regninger Til flere behandlere på én gang og flere regninger/patienter. A conto betaling Hvis patienten løbende betaler for de behandlinger han/hun får, så kan disse betalinger tastes ind via Regningsbilledet. 1. Klik på 2. Klik på - der vil aut. være foreslået det aktuelle beløb. Du kan dog ændre det ved at klikke i feltet Beløb i alt og skrive det patienten vil betale. 3. Hvis patienten betaler med dankort, skal du sætte et hak i feltet Dankort. 4. Klik OK 5. Hvis du har valgt dankort, vil du dog først blive bedt om at indlæse kortet. 6. Herefter kommer der et billede frem, hvor du kan vælge hvor meget der skal hæves. 7. Klik OK og betalingen registreres. Simpel betaling via regningsoversigten Hvis patienten kommer med en regning og vil betale denne, kan det ske via regningsoversigten under patientoplysningerne. 1. Søg patienten frem 2. Klik på og derefter på fanen Regningsoversigt 3. Højre klik på den regning, der skal indbetales 4. Vælg Betal regning 5. Klik OK Revideret d Side 26/50

27 6. Hvis patienten betaler med dankort, skal du sætte et hak i feltet Dankort. 7. Klik OK 8. Hvis du har valgt dankort, vil du dog først blive bedt om at indlæse kortet. 9. Herefter kommer der et billede frem, hvor du kan vælge hvor meget, der skal hæves. 10. Klik OK og betalingen registreres. Manuel betaling Hvis patienten har flere regninger fra samme behandler, som han/hun ønsker at betale kontant på én gang, kan dette ske fra Manuel betaling. 1. Søg patienten frem 2. Klik på Funktioner 3. Klik på Manuel betaling 4. Vælg regningsnummer i kolonnen Nr. 5. Tryk Pil ned 6. Indtast navn eller cpr.-nr. i Navne feltet og tryk 7. Vælg evt. næste regning 8. Klik OK 9. Svar Ja til at du vil postere Udbetale tilgodehavende Hvis du skal udbetale kontanter er fremgangsmåden den samme dog skal du i feltet Type klikke på vælge Udbetaling. og Revideret d Side 27/50

28 Økonomitransaktioner Når klinikken får et kontoudtog fra banken skal betalingerne registres under Økonomitransaktioner. Her kan du registrere flere betalinger fra forskellige patienter og til forskellige behandlere på én gang. 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Økonomitransaktioner 3. Indtast patientens navn, cpr.-nr. eller OCR nummer i navne feltet og tryk 4. Vælg regningsnummer i feltet Nr. 5. Vælg i kontotype om det skal være Bank eller Giro 6. Tryk Pil ned for at indtaste næste patient og / eller regning osv. 7. Klik Udbetale tilgodehavende / afskrive regning Hvis du skal udbetale en forkert dankort indbetaling eller afskrive en regning er fremgangsmåden den samme dog skal du i feltet Type klikke på og vælge Udbetaling/Afskrivning. FIK betaling I stedet for selv at skulle indtaste betalinger ud fra et kontoudtog fra banken, kan du vælge at hente en indbetalingsfil ind i systemet. (Dette forudsætter dog at du har et bank program) 1. Klik på Funktioner 2. Klik på FIK indbetaling 3. Vælg stien for hvor indbetalingsfilen blev lagt, da du hentede den hjem i dit bank program. 4. Klik OK derefter vil Xdont indlæse filen Der kommer et billede op hvor du kan følge indlæsningen. Hvis du vil skrive en kvitteringsliste ud, skal du klikke på, inden du lukker billedet. Kreditering af regninger Hvis der er lavet en fejl på en regning, så denne skal tilbageføres, skal der laves en kreditnota. Man kan ikke slette regninger. Via Funktioner: 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Kreditnota 3. Søg patienten frem ved at taste navn eller cpr.-nr. i feltet Person og tryk 4. Vælg regningsnummer i feltet Faktura 5. Klik på OK Revideret d Side 28/50

29 6. Hvis regningen er lavet i sidste måned, vil systemet spørge om den skal tilbageføres. Dette skal der svares Ja til. 7. Derefter spørger systemet om regningen skal modregnes negativt ved næste afregning. Dette skal der svares Ja til hvis der tidligere er modtaget penge fra amtet på denne regning. Der skal svares Nej hvis der ikke tidligere er modtaget penge. 8. Til sidst kommer kreditnotaen op på skærmen hvor du skal klikke OK. Via Regningsoversigt 1. Søg patienten frem i Søgefeltet i toplinien 2. Klik på patientoplysninger 3. Klik på regningsoversigt 4. Højre klik på den regning, der skal krediteres 5. Vælg Kreditnota 6. Hvis regningen er lavet i sidste måned, vil systemet spørge om den skal tilbageføres. Dette skal der svares Ja til. 7. Derefter spørger systemet om regningen skal modregnes negativt ved næste afregning. Dette skal der svares Ja til hvis der tidligere er modtaget penge fra amtet på denne regning. Der skal svares Nej hvis der ikke tidligere er modtaget penge. 8. Til sidst kommer kreditnotaen op på skærmen hvor du skal klikke OK. Revideret d Side 29/50

30 Hold For at bruge hold skal patienten være oprettet i systemet og have en aktiv henvisning. (Dvs. en åben henvisning, der ikke er udløbet) Hold register Først skal standard holdet oprettes i holdregistret. 1. Klik på Registre 2. Klik på Hold 3. Klik på Opret ny 4. Indtast en kode for holdet 5. Indtast et holdnavn så det er let at genkende 6. Indtast evt. max antal deltagere 7. Indtast behandler 8. Hvis dette hold ikke har træning i amts lokaler eller bassintræning, kan du lade de foreslåede ydelser stå evt. kan du rette ydelserne for blandet hold, hvis klinikken har en fri ydelse de hellere vil bruge. Ellers retter du ydelserne ind iht. regler for træning de andre steder. 9. Indtast cpr-nr eller navn i Navne feltet og tryk 10. Vælg hvilken henvisning der skal bruges på patienten, hvis denne har flere åbne henvisninger. 11. Tryk Pil ned for at tilføje næste deltager 12. Klik OK når holdet er oprettet. Registrering af holddeltagelse Når patienterne har været til træning, skal ydelserne registreres. Dette gøres under Funktioner, Hold-deltager-posteringsark. 1. Indtast dato for træningen 2. Indtast holdnummer 3. Systemet vil så spørge om alle deltager på holdet skal tilføjes arket dette svarer du Ja til. Revideret d Side 30/50

31 4. Herefter indsættes alle holdedeltagerne. 5. Hvis var en gæstedeltager på holdet den angivne dato, taster du patientens navn i navnefeltet og trykker. Systemet vil så sige at patienten ikke er tilmeldt noget hold. 6. Klik OK 7. Derefter vælger du holdkode. Så spørger systemet om det er en gæstedeltager. 8. Klik OK 9. Klik derefter på for at postere linierne. Slette deltagere fra arket 1. Hvis en eller flere af deltagerne ikke dukkede op på den givne dato, kan du slette dem fra arket ved at markere linien og trykke. 2. Hvis hele hold indtastningen er forkert kan du slette alle linierne ved at klikke på. Revideret d Side 31/50

32 Funktioner Udskrifter Alle liste udskrifter er samlet under Funktioner, Udskrifter. Her finder du bl.a. indbetalingslister, gemte behandlinger, finans lister, saldolister osv. Princippet i udskrivning af listerne er dog de samme uanset, hvilken udskrift du vælger. 1. Klik på knappen for at opsætte kriterierne for udskriften 2. Indtast dine valg 3. Klik på OK 4. Klik på hvis udskriften skal vises på skærmen 5. Klik på hvis udskriften skal skrives ud på printeren Rykkerkørsel Under Funktioner finder du Rykkerkørsel. Opsætningen for rykkerkørsel finder du under Systemindstillingerne. 1. Start med at vælge Alle eller en enkelt behandler 2. Klik OK 3. Derefter findes alle patienter der skal rykkes. Herefter kan du klikke på Vælg alle eller vælge hvilke enkelte patienter der skal rykkes. 4. Klik på Udfør rykning og der skrives rykkere ud. 5. Hvis du vil have en rykkerjournal klikkes Ja til dette. SBS overførsel Når du bruger dankort, danmark eller Edifact afregning skal du sørge for at overføre disse til Profdoc mindst en gang om dagen. 1. Klik på Funktioner 2. Klik på SBS overførsel 3. Klik på Overfør til SBS Slette overførsler Hvis der af en eller anden grund er en postering, du ønsker at slette, kan det ske under SBS overførsel. 1. Marker linien der skal slettes 2. Klik på Slet Revideret d Side 32/50

33 Intern afregning Hvis klinikken har flere regnskaber eller behandlerne har hver sin mellemregningskonto, så laver systemet aut. intern afregning hver gang, der er mere end én behandler på regningen eller i de tilfælde hvor betalingen ikke går til regningsejeren. 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Intern afregning 3. Vælg behandler og debitor (oftest er det nemmest bare at vælge ALLE i begge felter) 4. Vælg afregningsdato 5. Fjern markeringen i Foreløbig, hvis det er den endelige afregning. (Bør laves én gang om måneden). 6. Klik på OK 7. Derefter kommer afregningen op på skærmen. Hvis den skal skrives ud, klikkes på Personaleafregning Opsætningen af personaleafregningen sker inde under behandlerregistret. For at foretage en personaleafregning, skal du klikke på Funktioner, Personaleafregning. 1. Vælg hvilken behandler du vil afregne for 2. Indtast skæringsdatoen 3. Hvis det er en endelig afregning, der skal laves, skal markeringen i Foreløbig fjernes. (Der bør laves en endelig afregning mindst en gang om måneden). 4. Klik OK 5. Klik på for at udskrive afregningen. Sygesikringsafregning Når sygesikringsafregningen skal laves, skal alle regninger være skrevet ud i den måned, der er afregnes for inden sygesikringsafregningen foretages! 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Sygesikringsafregning 3. Marker hvilken måned der skal afregnes for. 4. Vælg om afregningen skal være for alle behandlere eller for en af gangen. 5. Klik OK 6. Hvis klinikken afregner på diskette, vil systemet nu bede om en diskette. Derefter skal du vælge, hvilket drev afregningen skal lægges på. (Ofte drev A\:). Der skal bruges en diskette til hvert speciale. 7. Hvis klinikken afregner via EDIFACT vil systemet komme med en besked om, at filen er lagt til overførsel (der kommer en melding pr. ydernummer pr. speciale). Herefter skal filen overføres via SBS overførsel. Revideret d Side 33/50

34 Brevflet Du kan via Xdont lave en brevfletning med et brev oprettet i Word. Brevfletningen sker enten via Patient oplysningerne eller den udvidede patient søgning. 1. Søg patienten frem 2. Klik på og vælg Henvisning 3. Marker den henvisning, som brevet vedrører. 4. Klik på pilen ved dette ikon og vælg det brev, der skal flettes med. 5. Herefter vil Word åbne dokumentet med de relevante oplysninger flettet ind i brevet. 6. Foretag evt. rettelser eller tilføjelser i dokumentet (de gemmes kun i dette specifikke brev) 7. Klik på for at lukke dokumentet og svar Ja til at gemme med det lange navn, om Xdont foreslår. 8. Herefter er dokumentet gemt under patientens henvisning. Revideret d Side 34/50

35 Opret skabelon Vi har lagt nogle skabeloner ind som eksempler, men du kan selv oprette yderligere skabeloner. Der skelnes mellem brevskabeloner, der laves til enkelt personer og brevskabeloner der laves til sammenfletning med en gruppe af personer. 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Standardbreve 3. Klik på Skabeloner 4. Herefter åbnes Xdont skabelon billede. 5. Vælg enten Fysioterapeut_breve eller Udvidet søgning_v4300 som datakilde 6. Klik på Opret ny herefter åbnes Word 7. Sørg for at Word og Skabeloner ligger ved siden af hinanden, så du kan indsætte flette felter. 8. Klik på de felter du vil have med i brevet og skriv teksten i Word dokumentet. 9. Når du er færdig med oprettelsen af skabelonen, klikker du på for at lukke dokumentet og svarer Ja til at gemme med det lange navn, om Xdont foreslår. 10. Klik OK i Skabelon billedet. Skabelonen er nu klar til at blive brugt. Revideret d Side 35/50

36 Finans Under finans finder du posteringsark, regnskaber, årsafslutning o.l. Posteringer Alle de posteringer der laves af Xdont lægges enten i det aut. ark eller posteres direkte på kontoen. Dette afhænger af hvad der er valgt i systemindstillingerne. Du skal dog selv lave dine daglige posteringer. 1. Tryk + for at komme ind i posteringsarket. 2. Hvis du skal postere de aut. posteringer, skal du i Ark vælge Automatisk. 3. Hvis du skal foretage dine daglige posteringer, skal du ind i det daglige ark. 4. Herefter kan du indtaste dine posteringer (det kan du dog ikke i det aut. ark!) 5. Hvis klinikken har flere regnskaber, skal du i Filter vælge det regnskab du vil postere i. 6. Tast posteringsdato 7. Vælg konto som der skal posteres på 8. Vælg den konto der skal posteres fra 9. Indtast en sigende tekst 10. Indtast evt. bilagsnummer, hvis systemet ikke er sat op til selv at tælle videre 11. Indtast beløbet i Debet eller Kredit 12. Tryk Enter eller Pil ned for at komme til næste linie. 13. Når du er færdig med at taste dine posteringer ind, kan du skrive arket ud inden du posterer ved at klikke på. 14. Klik derefter på for at bogføre arket. Revideret d Side 36/50

37 Årsafslutning Når regnskabsåret er overstået, kan du lave din årsafslutning. 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Finans 3. Klik på Årsafslutning 4. Klik på Afslut Regnskab 5. Vælg regnskab 6. Klik OK 7. Klik OK til beskeden om at Årskørsel er gennemført. Efterposteringer Når du skal foretage dine efterposteringer sker det på samme måde som dine daglige posteringer. Dog kan du kun postere på den sidste dato i regnskabsåret. Efter posteringen er det vigtigt at din årsafslutning opdateres. 1. Klik Funktioner 2. Klik Finans 3. Klik Årsafslutning 4. Klik Overfør efterposteringer 5. Vælg Regnskab 6. Klik OK 7. Klik OK til beskeden om at Genafslutning gennemført. Revideret d Side 37/50

38 Opsætning af moms Før klinikken kan bruge moms skal der laves en lang række ting, der skal indtastes for at Xdont kan håndtere moms. 1. Under Systemindstillinger, Registre, Systemvedligeholdelse, Systemindstillinger, Fælles, Finans skal der sættes hak i Klinikken benytter moms. (Kontakt Profdoc for at få kode) 2. Under Funktioner, Finans, Regnskaber skal der sættes hak i feltet Momsregisteret på hvert af de regnskaber, det gælder. (Kontakt Profdoc for at få kode) 3. Under Funktioner, Finans, Konti skal der oprettes Momskonti. Opret følgende konti i relevant(e) regnskab(er) under Passiver (statuskonti). Indgående moms Udgående moms Momsafregning 4. Under Funktioner, Finans, Regnskaber skal der oprettes Momsoplysninger. Opret momsoplysninger i de relevante regnskaber. Du kan sagtens køre med flere momssatser. Det kunne f.eks. være Kode Type % Konto Kontonavn U25 Udgående Udgående moms I Indgående Indgående moms Du skal desuden angive hvornår der laves momsafregning. Momsafregningen følger altid kalenderåret uanset regnskabsåret i øvrigt. Halvårlig er altså XX XX. 5. Under Funktioner, Finans, Konti skal der tildeles momskoder på de ønskede konti i relevant(e) regnskab(er). Du har følgende valgmuligheder: Ingen dvs. det er ikke foruddefineret om det er Indgående eller Udgående moms. Dette kan vælges på den enkelte postering i posteringsarket Uden dvs. denne konto har under ingen omstændigheder moms Indgående moms Udgående moms De momskoder du selv har oprettet F.eks. vil Omsætning varer skulle have momskoden Udgående moms, og kontoen for indkøb af varer skal have momskoden Indgående moms. Revideret d Side 38/50

39 6. Under Registre, Behandlere, Behandler, Finansoplysninger skal du nu sikre dig at ønskede produkttyper under regnskabsmæssige konti, peger på momsrelaterede finanskonti. F.eks. skal Omsætning varer pege på et kontonummer med momskode, hvis du har moms på dine varer. 7. Under Registre, Ydelser skal prisen indtastes på en relevant ydelse (oftest varer eller attester) inklusiv moms. 8. Når du skriver regninger ud vil regningen indeholde oplysninger om momsandelen. BEMÆRK! Når klinikken er momsregistreret kan I IKKE skrive regninger ud, hvor der er flere behandlere på, hvis regningen indeholder én eller flere momspligtige ydelser! Ifm. finansposteringer vil regningsbeløbene enten være bogført direkte i finans eller overført til det automatiske posteringsark alt efter, hvad du har valgt i systemindstillinger. Foretage en Momsafregning Under Funktioner, Finans foretages Momsafregningen. Du kan momsafregne regnskaberne enten som: Foreløbig momsopgørelse: Der laves en opgørelse over konti for ind- og udgående moms, som kan udskrives Endelig momsopgørelse: Der laves en opgørelse over konti for ind- og udgående moms, disse konti nulstilles og saldoen overføres til kontoen for momsafregning. Genudskrivning af momsafregning Både Foreløbig og endelig momsafregning kan genudskrives via Udskrifter. Betaling af moms. Når du betaler momsen, er det momsafregningskontoen, der skal bogføres på. Revideret d Side 39/50

40 Behandlere Oprette en ny behandler Når du skal oprette en behandler, er det nemmest, hvis du starter med at kopiere en eksisterende behandler og dennes regnskab. Husk før du opretter behandleren, skal følgende oplysninger være på plads: ydernr, kreditornr., se-nr. (CVR), forretningsnr, terminalnr (hvis behandleren skal kunne tage imod dankort), afregningsprocenter og åbningstider (hvis behandleren skal bruge aftalebog). Kopiere regnskab (skal kun gøres hvis hver behandler bruger deres eget regnskab) 1. Klik på Funktioner 2. Klik på Finans 3. Klik på Kopier regnskab 4. Skriv det nye regnskabsnavn 5. Skriv start dato for regnskabsåret (ikke datoen for hvornår behandleren starter) 6. Vælg hvilket regnskab du vil kopiere (vælg regnskabet for den behandler du senere vil kopiere) 7. Klik OK Kopiere behandler 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandler 3. Klik på Kopier ny behandler 4. Vælg hvilken behandler der skal kopieres fra (vælg en behandler der ligner den nye - hvis det f.eks. er en indlejer/assistent, vælg en anden indlejer/assistent osv.) 5. Indtast den nye behandlers kode 6. Indtast behandlerens navn 7. Indtast hvor mange regninger behandleren skal kunne udskrive (systemet finder selv et ledigt interval) 8. Klik OK Tilret behandleroplysninger Du skal nu tilrette de kopierede oplysninger. 1. Klik på Registre 2. Klik på Behandler 3. Klik på Behandler igen 4. Dobbeltklik på den nye behandler 5. Ret oplysninger som cpr.-nr, navn, adresse og telefonnummer. 6. Ret overordnet behandler til behandleren selv, hvis denne behandler har eget ydernummer. I så fald skal du desuden huske at udfylde ydernummer feltet samt feltet Sygesikringsafregning. ELLER Ret overordnet behandler til den behandler, som behandleren deler ydernummer med. I så fald skal du ikke udfylde ydernummer feltet samt feltet Sygesikringsafregning. Bemærk du skal bruge en kode for at rette overordnet behandler. Denne kode får du ved henvendelse til ServiceCentret. Finansoplysninger Hvis behandleren bruger sit eget regnskab, skal disse oplysninger rettes til. 1. Klik på fanen Finansoplysninger 2. Dobbeltklik på den første indtastede linie under Likvidkonti 3. Vælg Regnskab og klik OK 4. Fortsæt med alle kontiene hele vejen ned. Bemærk under Regnskabsmæssige konti skal du både vælge regnskab og indtaste konti. Revideret d Side 40/50

41 5. Slut af med at tjekke at der samme regnskabs navn på ALLE linierne ellers ødelægger du dine finansposteringer. Firmaoplysninger Hvis behandleren har sit eget SE nummer(cvr nummer) skal der oprettes separate Firmaoplysninger. Ellers kan han bare bruge en af de firmaoplysninger, der allerede er oprettet. 1. Klik på fanen Firmaoplysninger 2. Klik på knappen Vælg firma 3. Klik på Opret ny i det billede der åbnes op. 4. Udfyld alle felterne 5. Klik OK 6. Sørg for at det er det firma, du lige har oprettet, som er markeret, inden du igen klikker OK. Opkrævningsoplysninger Hvis behandleren har sin egen dankort og/eller kreditor aftale, skal der ligeledes oprettes separate Opkrævningsoplysninger. 1. Klik på fanen Opkrævningsoplysninger 2. Klik på knappen Vælg 3. Klik på Opret ny i det billede der åbnes op. 4. Udfyld alle felterne (Bemærk at du skal have en kode fra ServiceCentret for at indtaste forretnings- og terminalnummer samt danmark oplysninger - disse felter kan udfyldes senere, hvis aftalerne endnu ikke er på plads.) 5. Klik OK 6. Sørg for at det er den opkrævningsoplysning du lige har oprettet, som er markeret inden du igen klikker OK Personaleafregning Hvis det er en indlejer/assistent, du har oprettet, skal du tilrette % beregningen, hvis den er anderledes end den behandler, som du kopierede. 1. Klik på fanen Personaleafregning 2. Dobbeltklik på den første linie under afregningsoplysninger 3. Tilret oplysningerne med Procentsatsen 4. Husk hvis der er forskel på ude og klinik afregning, at der skal rettes på begge linier / oprettes to linier. Arbejdstider Hvis du bruger aftalebogen, skal du tilrette behandlerens arbejdstider, hvis den er anderledes end den behandler, som du kopierede. 1. Klik på fanen Arbejdstider 2. Dobbeltklik på den linie, der ligger. 3. Tilret tiderne. Afslut oprettelsen Når de ovenstående punkter er gennemgået, kan du klikke på OK i nederste venstre hjørne. Nu er behandleren oprettet og kan bruges i systemet. Revideret d Side 41/50

42 Registre Lokationer Lokationsregistret indeholder alle de læger, du kan modtage elektronisk korrespondance fra eller sende til. 1. Klik på registre 2. Klik på lokationer Opdater lægeregister 1. Klik på for at opdatere lægeregistret ifm. lokationsnumre (Sætter aut. hak i Tilmeldt EDI på de læger i lægeregistret der er med i ordningen, opretter de læger der er med men som ikke er i lægeregistret) Opret lokation manuelt 1. Klik på Opret ny 2. Indtast ydernummer eller SKS kode 3. Indtast lokationsnummer 4. Indtast navn 5. Indtast adresse 6. Indtast postnummer, så sætter systemet selv byen ind. 7. Indtast telefonnummer 8. Klik OK Revideret d Side 42/50

43 Opret læge 1. Tryk på ikonet udfor lægefeltet i patientbilledet 2. Indtast ydernummer. Du skal kun taste et nummer i EDI ydernummer hvis du har fået det af vide af Profdoc. (Hvis lægen ikke har et ydernummer, kontaktes Profdoc) 3. Indtast navn 4. Indtast adresse 5. Indtast postnummer, så slås bynavn aut. op 6. Indtast evt. telefonnumre og mail adresse. 7. Sæt hak i feltet Tilmeldt EDI hvis lægen er med i Edifact ordningen 8. Klik OK Redigere læge 1. Gå ind under Registre, Læger 2. Dobbeltklik på den du vil rette 3. Indtast oplysninger 4. Klik OK Opret debitor Klik på ikonet Opret ny. i regningsindtastning eller på henvisningen eller gå ind under Registre, Debitor og klik på 1. Indtast EAN nummer 2. Indtast evt. stilling 3. Indtast navn 4. Indtast adresse 5. Indtast postnummer så slår systemet selv bynavn op. 6. Indtast evt. telefonnumre og mail adresse 7. Vælg betalingsbetingelser (se Opret betalingsbetingelser) Revideret d Side 43/50

44 8. Klik OK Redigere debitor 1. Gå ind under Registre, Debitor 2. Dobbeltklik på den du vil rette 3. Indtast oplysninger 4. Klik OK Opret henviser Hvis du ønsker at angive henviser på en henvisning med speciale Andre, men denne henviser ikke findes i systemet, kan du oprette ham/hende ved at klikke på inde på henvisningen. Selve oprettelsen foregår på samme måde som, hvis det var en debitor. Opret betalingsbetingelser Du kan selv vælge hvilke betalingsbetingelser du vil have i systemet. 1. Gå ind under Registre 2. Klik på Betalingsbetingelser 3. Klik på Opret ny 4. Indtast skæringsdato. Du kan vælge ved at klikke på 5. Indtast evt. antal dage 6. Klik OK Redigere betalingsbetingelse 1. Gå ind under Registre, Betalingsbetingelser 2. Dobbeltklik på den du vil rette 3. Indtast oplysninger 4. Klik OK Revideret d Side 44/50

45 Opret diagnose Du kan selv oprette de diagnoser, du ønsker at bruge på henvisningerne. 1. Gå ind under Registre 2. Klik på Diagnose / Henvisningsårsag 3. Klik på Opret 4. Indtast en valgfri kode 5. Indtast selve diagnose teksten 6. Vælg evt. en gruppe (du skal dog have oprettet gruppen først se Opret gruppe) Opret diagnose gruppe 1. Klik på grupper 2. Klik på Opret ny 3. Angiv gruppe navnet 4. Klik OK Redigere diagnose / gruppe 1. Gå ind under Registre, Diagnose / Henvisnings årsag 2. Dobbeltklik på den diagnose eller gruppe, som du vil rette 3. Indtast oplysninger 4. Klik OK Revideret d Side 45/50

46 Opret ydelse Du kan selv oprette dine egne frie ydelser eller varer. Dette sker Ydelsesregistret. 1. Klik på Registre 2. Klik på Ydelser 3. Klik på Opret ny 4. Indtast en beskrivelse 5. Indtast en søgenøgle (en kode for ydelsen som gør den let at huske) 6. Indtast et ydelsesnummer (Du kan sagtens bruge samme ydelsesnr. på flere ydelser men det besværliggør søgningen) 7. Vælg ydelsestype vha. (Du skal her vælge Vare eller Behandling) 8. Indtast evt. vare ejer hvis der er én på klinikken der ejer alle varer. 9. Indtast det hulde honorar for ydelsen 10. Indtast derefter samme beløb i feltet Pat. Andel 11. Hvis du ønsker at datoen for ydelsen skal vises på regningen, skal du sætte hak i feltet Vis dato 12. Hvis du ønsker at prisen skal være den samme hver gang du bruger ydelsen, skal du sætte hak i feltet Lås pris. Hvis du derimod ønsker at kunne variere prisen, skal du IKKE sætte hak i Lås pris. 13. Til sidst skal du huske at sætte hak i Aktiv i de Pris grupper, som skal kunne bruge ydelsen. Hvis det f.eks. kun er en ydelse, der skal bruges af speciale 62 patienter, skal der kun være hak i Aktiv på linierne Grp. 1 Speciale 62 og Grp. 2 Speciale 62. Opret kombi ydelse 1. Hvis du ønsker at oprette dine egne kombinationsydelser, skal du ind under Registre, Ydelser. 2. Klik på Opret kombiydelse 3. Indtast en beskrivelse 4. Indtast en søgenøgle (en kode så du selv kan huske ydelsen senere) 5. Indtast et ydelsesnr. 6. I højre side af billedet vises ydelses oversigten. Her dobbeltklikker du på de ydelser, som du vil have kombinationen skal bestå af. 7. Klik på OK Redigere ydelse 1. Gå ind under Registre, Ydelser 2. Dobbeltklik på den ydelse, som du vil rette 3. Indtast oplysninger 4. Klik OK Tips til Xdont Revideret d Side 46/50

47 Ny behandler - hvad skal jeg huske? Når der kommer en ny behandler på klinikken er det vigtigt, at I tilmelder ham til alle de moduler, I bruger. Dankort Hvis behandleren skal have sin egen dankort aftale (dvs. at hans dankort betalingerne skal gå ind på hans egen konto), skal der laves en separat dankort indløsningsaftale. Dette sker via hjemmesiden Udskriv aftalen, udfyld den og send den til PBS. Eller ring på forretningsservice får hjælp til dette. FIK Behandleren skal i sin bank få oprettet en FIK kreditor konto. Denne skal banken sørge for at få godkendt. Danmark og Edifact Han skal desuden, hvis han har eget ydernummer, tilmeldes danmark og Edifact (hvis dette bruges af klinikken). 1. Gå ind på 2. Klik på Fysioterapeuter 3. Udskriv og udfyld tilmeldingsblanketten og send den til Profdoc. Afgang fra klinikken Tilsvarende er det selvfølgelig vigtigt at I afmelder de behandlere, der ikke længere er på jeres klinik. Alle opsigelser skal sendes skriftligt til Profdoc. Månedsafslutning For at være sikker på at alting bliver afregnet korrekt, har vi lavet en vejledende månedsafslutning. 1. Sørg for at alle ydelser er indtastet 2. Foretag en batchfakturering frem til sidste dag i den måned, der skal afregnes for. (Hvis regningerne ikke batchfaktureres, skal du være opmærksom på, at de bruger maskinens dato som udskriftsdato, så derfor skal regningerne skrives ud i den måned, du afregner for.) 3. Foretag sygesikringsafregning 4. Overføre SBS 5. Foretag intern afregning 6. Foretag personaleafregning Revideret d Side 47/50

48 Elektronisk underskrift Hvis klinikken bruger elektronisk underskrift, er det ikke længere nødvendigt at have regningskopier af alle regningerne. Du kan derfor med fordel vælge at batchfakturere for et speciale ad gangen. Når du afregner for speciale 51 og Andre sætter du antal kopier til 1, men når du afregner speciale 62, sætter du antal kopier til 0. Så betragter systemet 62 regningerne som skrevet ud, men du får ikke noget ud af printeren. Undgå intern afregning Hvis behandlerne har hvert sit regnskab eller hver sin mellemregningskonto, men vil undgå at skulle lave Intern afregning, så er der nogle ting, I skal være opmærksomme på. Sørg for at der altid kun er en behandler på regningen. Hvis patienten går til holdtræning og behandling hos to forskellige behandlere, kan du med fordel oprette samme henvisning to gange og kalde den ene behandling og den anden holdtræning. Lad være med at lave a conto betaling, hvis der er flere skyldige regninger. Sørg altid for at indbetale på regningsnummer. Lad være med at indbetale flere regninger fra forskellige behandlere på én gang under manuel betaling. Opdateringer o.l. Alle opdateringer til programmet sker via vores hjemmeside. Det er også her du henter de nye priser, en ny hjælpefil, et nyt eller ekstra eksemplar af dette hæfte osv. Hold desuden løbende øje med siden, da det er her vi informerer, hvis der er problemer med telefonerne, SBS modem, server eller lign. Revideret d Side 48/50

49 Programopdatering 1. Hent opdateringen på Internettet ved at klikke på Hjælp -> Kontakt til hotline Dermed åbnes internetsiden Servicekald fra Xdont : 2. Vælg Fysioterapeuter Dermed åbnes siden for fysioterapeuter. 3. Højreklik på disketten. Husk også at hente opdateringsbrevet (PDF ikonet), som fortæller hvilke nye ting, der er i programmet. Højreklik/Klik på linket og vælg Gem destination som / Save target as. Klik på skrivebord og på Gem 4. Luk Xdont på alle andre maskiner. Det er vigtigt, at Xdont er lukket på alle andre maskiner, da opdateringen ellers ikke kan starte. Det er ikke nødvendigt at lukke computeren, bare alle er ude af Xdont. 5. Lav en intern sikkerhedskopi Revideret d Side 49/50

50 6. Luk Xdont på denne maskine 7. Dobbeltklik på den fil, som du hentede på Internettet. 8. Hvis du er sikker på, at Xdont er lukket på alle andre maskiner end serveren/hovedmaskinen, skal du klikke på OK. Derefter går opdateringen i gang. 9. Klik på OK når der står at opdateringen er overstået. 10. Nu kan du slette den fil, som du hentede på Internettet igen. Det gør du ved at klikke en gang på den, og derefter trykke på Delete tasten. 11. Start Xdont på den ene maskine 12. Vælg Ja til at beholde dine indstillinger på toplinien med mindre du ønsker at få indlæst standard toplinien. 13. Derefter opdateres dine data. Sikkerheds advarsler I forbindelse med opdateringen kan der komme forskellige sikkerhedsadvarsler fra firewall- og antivirusprogrammer. Du skal som udgangspunkt vælge den mest positive mulighed. Windows Firewall Den indbyggede firewall i Windows XP vil forsøge at blokere for opdateringen, hvis den er aktiv. Klik på Fjern blokering. Derefter kan det være nødvendigt, at starte opdateringen igen. Norton Antivirus Norton Antivirus vil forsøge at stoppe opdateringen, hvis den er aktiv. Vælg Godkend dette script Revideret d Side 50/50