Administration...2 Organisation...2 Brugere...5 Grupper...11
Administration Organisation Opret ny organisation I organisationsvælgeren vælges det rette niveau hvorpå den nye organisationen skal placeres. Herefter trykkes der på Tilføj ny umiddelbart til højre for organisationsvælgeren. I det nye vindue der herefter dukker op, indskrives navnet på den nye organisation samt EAN nummer og der trykkes på tilføj. Hefter kan øvrige informationer om den nye organisation udfyldes som anført under de relevante punkter afsnitte om organisationer. Organisationsopsætning Som udgangspunkt åbnes administration af den aktuelle organisation, men man kan via organisationsvælgeren administrere en vilkårlig organisation i organisationshierarkiet. Ved at vælge en organisation, kan man administrere organisationsdata, grupper og brugere for den. Vælges en anden organisation end toporganisationen, kan der være informationer, der er nedarvet og derfor ikke kan rettes for organisationen. Dette er beskrevet nærmere i afsnittet om nedarvning. Det er muligt at påføre følgende stamoplysninger for en organisation: Organisationsnavn CVR-nummer EAN-nummer SE-nummer P-nummer DUNS-nummer Stamoplysningerne bruges til at identificere organisationen ifm. indlæsning af kataloger eller afsendelse af ordrer. Kun organisationsnavnet er påkrævet, imens de resterende felter er valgfrie. En organisation er som udgangspunkt aktiv. Dvs. organisationen er i brug og kan benyttes af brugere til f.eks. ordreafsendelse. Hvis en organisation ikke længere skal benyttes, sættes organisationen inaktiv ved at fjerne fluebenet i checkboksen ud for Aktiv. Det er muligt at aktivere organisationen igen ved at sætte fluebenet igen. Ændringen træder i kraft med det samme. Information, man sjældent ændrer - det være sig SE-nummer, P-nummer eller DUNS, samt boksene til nedarvning - er i udgangspunktet foldet sammen, så at administrationsbilledet er så overskueligt som muligt.
Adresser Under stamdata angives ligeledes de adresser, der skal kunne vælges som hhv. leverings- og faktureringsadresser af brugerne. Der er tre typer af adresser i Tricommerce: Leveringsadresser Faktureringsadresser Juridisk adresse Man kan angive en eller flere adresser for en organisation. En adresse oprettes ved at klikke på Tilføj adresse og indtaste adresseinformationer. Når alle felter er udfyldt, gemmes adressen automatisk (click tab-knappen i sidste indtastningsfelt). Adressen kan ændres igen ved at klikke på rediger-ikonet til højre for den givne adresse, eller slettes ved at klikke på x et til højre for adressen. Slettede adresser inaktiveres i praksis, således at adresserne kan fremgå af historikken. Slettede adresser fjernes fra visningen med det samme. For hver adresse er det muligt at angive, om den er hhv. en leverings- og/eller faktureringsadresse. Det er denne markering, der styrer, om en bruger kan vælge den pågældende adresse i levringseller fakturerings-drop down-listen på en ordre. Markeringen angiver ligeledes, om adressen vises i drop down-listerne for Primær leverings- eller faktureringsadresse. Når en adresse vælges i en af disse to drop downs, bliver den pågældende adresse sat som standard for alle ordrer i organisationen. Brugerne har dog mulighed for at vælge en anden adresse på ordren. Den juridiske adresse på organisationen skal oprettes og sættes. Der kan være sammenfald imellem den juridiske adresse og en leverings- eller faktureringsadresse. Nedarvning Det er muligt på en given organisation at angive rettigheder for nedarvning. Det er dels, hvad organisationen skal nedarve fra organisationen, der ligger over i hierarkiet, og dels hvad organisationen tillader, at dens underorganisationer må nedarve. Nedarvning er et stærkt princip, der kan gøre administrationen af store organisationer meget nemmere. Man kan f.eks. indlæse alle kataloger på topniveau og tillade nedarvning til underorganisationer, således at alle kataloger håndteres ét sted og ikke skal indlæses flere steder i organisationen. Nedarvning vil grundlæggende sige, at man får alle informationer for et givent område foræret af en organisation højere oppe i hierarkiet. Nedarvningen knytter sig altid til organisationen lige over eller organisationerne lige under den pågældende organisation i organisationshierarkiet. Disse organisationer kan så igen nedarve fra deres overliggende organisationer, og det er således i princippet muligt, at alle underorganisationer nedarver information fra det absolutte topniveau.
Det er muligt at nedarve følgende: Organisationsinfo - Alle stamdata for en organisation som f.eks. CVR eller EAN-nummer. Nummerserie - Et antal organisationer (eller alle) kan dermed dele den samme nummerserie, så alle ordrer afgivet følger samme unikke nummerserie i hele organisationshierarkiet. Dimensionsmodel - Flere organisationer kan benytte samme dimensionsmodel men eksempelvis kun have adgang til en delmængde af værdierne vha. grupper. Adresser - Flere organisationer kan dele de samme leverings- og faktureringsadresser. Brugere - Organisationer kan dele brugere, således at brugere ikke skal oprettes særskilt for hver enkelt organisation. Grupper - Organisationer kan dele grupper. Roller - Roller nedarves normalt fra top-niveauet, således at alle brugere i hele organisationshierarkiet har mulighed for at få tildelt det samme sæt af roller og rettigheder. Workflows - Der kan opsættes godkendelses-workflows. Disse kan med fordel nedarves fra topniveauet, så vedligeholdelsen bliver nem. Kataloger - Kataloger kan f.eks. indlæses på top-niveauet og nedarves til samtlige underliggende organisationer. Hvis en organisation kun skal have adgang til udvalgte kataloger, oprettes en gruppe indeholdende de valgte kataloger. Favoritlister - Favoritlister kan f.eks. oprettes centralt på et top-niveau i organisationshierarkiet og nedarves til udvalgte eller alle underliggende organisationer. Dette er en måde at sende favoritlister ud til brugerne fra centralt hold. Favoritliste nedarvning kræver også katalognedarvning, da de samme varelinier skal være tilgængelige. Ved hjælp af nedarvning kan man altså styre opsætningen for hele organisationshierarkiet uden at skulle ind på hver enkel organisation og lave en ændring. OBS: da ændringer i nedarvningsregler kan have større konsekvenser for den generelle opsætning og brugeres funktionalitet og rettigheder, vil man når man foretager ændringer i nedarvningsprincipperne blive bedt om at bekræfte at man ønsker at ændre opsætningen, jf. skærmprint nedenfor.
Brugere Opret ny bruger Brugere er oprettet med tilknytning til en organisation og kan nedarves til underliggende organisationer (så man ikke skal oprette samme bruger flere gange i organisationshierarkiet og kan have roller i flere organisationer parallelt). Brugere kan dog også oprettes direkte i en underorganisation, hvorved disse kun vil have adgang til den pågældende organisation (uden nedarvning). Brugere oprettes og vedligeholdes på fanebladet Brugere i administrationen. Alle brugere for en given organisation vises i brugerlisten til venstre. Det er muligt at søge i brugerlisten ved at indtaste et navn og trykke Enter. Når en bruger vælges, vises brugerinformationerne til højre for brugerlisten. Listen indeholder som udgangspunkt alle aktive brugere. Inaktive brugere til tilføjes ved til tilvælge Medtag inaktive brugere under den udvidede søgning i søgefeltet nederst. Nye brugere oprettes ved klik på knappen Ny bruger under brugerlisten nederst til venstre, hvorefter brugerinformationen indtastes.
Brugerid skal være unikt på tværs af kunder. Leverandøren anbefaler, at medarbejderens emailadresse benyttes som brugerid. Adgangskoden indtastes to gange identisk og gemmes, når der klikkes OK. Adgangskoder bør være min. 6-8 karakterer lang og indeholde en blanding af store og små bogstaver samt tal. Man kan vælge, om brugeren skal skifte adgangskode ved næste (første) login, hvilket gøres ved at sætte flueben ud for teksten. Når en bruger er oprettet ved klik på Opret bruger, skal denne tilknyttes en gruppe eller rolle for at styre brugerens rettigheder i Tricommerce. Rediger bruger Når en bruger vælges i brugerlisten til venstre, vises brugerens stamdata - felter markeret med * herunder er obligatoriske: Bruger-id* Fornavn* Efternavn* Telefonnr. E-mail* Sprog Aktiv Loginorganisation Når et felt udfyldes eller ændres, bliver data automatisk gemt, når et nyt felt aktiveres. Bruger-id og adgangskode benyttes, når brugeren skal logge på Tricommerce. Bruger-id skal være unikt i Tricommerce, og kan f.eks. være brugerens email-adresse. Fornavn, efternavn, telefonnr. og e-mail benyttes ifm. ordreafsendelse til leverandøren, hvor brugerens kontaktoplysninger vises som kontaktinfo for rekvirenten/indkøberen på ordren. Sprog angiver applikationssproget for brugeren, hvilket er standard-sproget, der vises for brugeren ifm. login i Tricommerce. Sproget kan ligeledes vælges på login-boksen. Man kan angive ny adgangskode ved klik på Skift password. Adgangskoden skal indtastes ens to gange. Hvis den aktuelle brugers egen adgangskode skal skiftes, skal den nuværende og den nye adgangskode angives.
Hvis brugeren skal tvinges til at skifte adgangskode ved næste login, sættes flueben ved dette. Ændringen gemmes automatisk. Adgangskoden kan ligeledes skiftes på login-siden, hvor man kan anmode om at få tilsendt en email med et link, hvorfra man kan angive en ny adgangskode. Det er i Tricommerce muligt at have flere roller i flere forskellige organisationer. Hvis man har rettigheder i flere organisationer, kan man skifte mellem disse øverst til højre på tandhjuls-ikonet. På brugeren angiver man den standard-organisation, som brugeren altid skal komme til lige efter login. Aktive og inaktive brugere Alle brugere for en given organisation vises i brugerlisten til venstre. Det er muligt at søge i brugerlisten ved at indtaste et navn og trykke Enter. Når en bruger vælges, vises brugerinformationerne til højre for brugerlisten. Listen indeholder som udgangspunkt alle aktive brugere. Inaktive brugere til tilføjes ved til tilvælge Medtag inaktive brugere under den udvidede søgning i søgefeltet nederst.
En bruger gøres inaktiv ved at fjerne flubenet i boxen "aktiv" under brugeroplysninger. Angiv rettigheder for bruger I panelet til højre vises adgangs- og rettighedsstyringen for den valgte bruger. Det er her muligt at angive: Tilknytning til en eller flere grupper En eller flere roller Se de organisationer, hvor den pågældende bruger har adgang/rettigheder Tilknytningen til en eller flere grupper direkte på brugeren svarer til at knytte brugeren til den pågældende grupper under fanebladet grupper. Med tilknytning til en gruppe kan man arve roller, indkøbsgrænse og standard-godkender derfra. Man kan ligeledes få adgang til f.eks. kataloger eller favoritlister, der er delt med gruppen. På fanebladet roller listes de forskellige moduler, der er i Tricommerce-løsningen. Her kan man for hvert modul sætte en eller flere roller for brugeren i den aktuelle organisation. Afhængigt af nedarvningsrettighederne kan brugeren arve samme roller i de underliggende organisationer automatisk. På fanebladet Organisationer vises de organisationer, hvor brugeren har adgang/rettigheder. Rollerne i Tricommerce styrer, hvad den enkelte bruger har adgang til. Hvis man har adgang til flere moduler i løsningen, kan man styre adgangen til dette på samme bruger Angiv stedfortræder Der kan vælges at tilføje en eller flere stredfortrædere for en bruger i løsningen, som dermed får mulighed for at udføre arbejde på vegne af brugeren i forbindelse med f.eks. planlagt ferie eller sygdom. I drop down listen under "Stedfortræder" vælges den eller de stedfortrædere som skal have lov til at udføre arbejde for brugeren.
Når der er bekræftet ved at klikke "Ok", kan der efterfølgende i oversigten ses hvilke(n) stedfortrædere der pt. er aktive for den pågældende bruger. Skift adgangskode for bruger Man kan angive ny adgangskode ved klik på Skift password. Adgangskoden skal indtastes ens to gange. Hvis den aktuelle brugers egen adgangskode skal skiftes, skal den nuværende og den nye adgangskode angives.
Hvis brugeren skal tvinges til at skifte adgangskode ved næste login, sættes flueben ved dette. Ændringen gemmes automatisk. Adgangskoden kan ligeledes skiftes på login-siden, hvor man kan anmode om at få tilsendt en email med et link, hvorfra man kan angive en ny adgangskode. Angiv standardadresser Under punktet "Adresser" kan der angives hhv. den primære leveringsadresse og den primære faktureringsadresse for den pågældende bruger, således at brugeren ikke skal angive denne hver gang i forbindelse med ordreafgivelse.
Grupper Opret gruppe En gruppe består af en række brugere, der har eller skal have et eller flere fællestræk. En gruppe navngives og en eller flere brugere tilknyttes gruppen. En gruppe kan godt bestå af kun én person, men kan ligeledes være alle brugere i en given organisation. Der eksisterer en speciel gruppe til alle organisationer, som automatisk har alle brugerne tilknyttet. Denne hedder Alle i [navn på organisation]. Gå i administrationen og vælg fanebladet Grupper. Her vises en oversigt over alle grupper for den valgte organisation. Grupperne er sorteret alfabetisk. Nye grupper oprettes ved klik på knappen Ny gruppe. Når en gruppe oprettes eller vælges i listen, vises gruppeinformationerne i området til højre. Her kan gruppen navngives, man kan angive en fælles indkøbsgrænse og standard-godkender, samt sætte gruppen aktiv/inaktiv. Når en gruppe er oprettet fremkommer den i alle lister, hvor man deler eller tildeler noget, f.eks. kataloger, ordrer, aktiviteter eller beskeder. Rediger gruppe Under gruppeinformationerne vises en liste over alle aktive brugere i den givne organisation. En bruger tilføjes fra en gruppe ved at sætte flueben ud for brugerens navn. Tilsvarende fjernes brugeren fra gruppen ved at fjerne fluebenet. På fanebladet Organisationer vises de organisationer, hvor gruppen har adgang til.
Aktive og inaktive grupper Når en gruppe oprettes eller vælges i listen, vises gruppeinformationerne i området til højre. Her kan gruppen navngives, man kan angive en fælles indkøbsgrænse og standard-godkender, samt sætte gruppen aktiv/inaktiv. Når en gruppe er oprettet fremkommer den i alle lister, hvor man deler eller tildeler noget, f.eks. kataloger, ordrer, aktiviteter eller beskeder.