ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. marts 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 22. februar 2018 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Flemming Larsen Åben del Sag 9142 Godkendelse af referat Sag 9143 Revisionsprotokol Sag 9144 Regnskab for selskabet og dets afdelinger - revisionsberetning Sag 9145 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9146 Udlejningsforhold Sag 9147 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9148 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9149 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9150 Styringsdialog 2018 Sag 9151 Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2018 Sag 9152 Effektiviseringspotentialer Sag 9153 Orientering fra administrationen Sag 9154 Kredsudvalget Sag 9155 Fritidsudvalget Sag 9156 BL orientering Sag 9157 Eventuelt Sag 9158 Næste møde Sag 9159 Øvrige datoer Lukket del Sag 9160 Eventuelle sager til behandling
Åben del 9142 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 18. januar 2018 er udsendt via mail 25. januar 2018. Godkendt. 9143 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne 653 670 er godkendt på bestyrelsesmødet 23. februar 2017. 9144 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning B-sag Regnskabsmaterialet for selskabet og dets afdelinger for perioden 1. oktober 2016 til 30. september 2017 foreligger til underskrift af bestyrelsen på mødet. Kopi af endeligt regnskab for selskabet 2016/17, spørgeskema 2016/17 samt revisionsprotokol for 2016/17 siderne 671 686 vedrørende årsregnskabet udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Statsautoriseret revisor Lars Rasmussen, Revisionsfirma RI, deltager i mødet under punktets behandling, hvor revisionsprotokol bliver gennemgået. Afdelingsregnskaberne behandles i januar og februar 2018 på afdelingsmøderne subsidiært afdelingsbestyrelserne (afhængig af, hvilken ordning de enkelte afdelinger har vedtaget). Endelig behandling af selskabets regnskab sker af Repræsentantskabet på mødet den 12. marts 2018. 2
I henhold til beslutning på Repræsentantskabsmødet i 1997 er endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber henlagt til bestyrelsen. Det indstilles endvidere, at Organisationsbestyrelsen på mødet godkender og underskriver regnskab for 2016/2017 for følgende afdelinger, da disse ikke har en afdelingsbestyrelse: * 06 Hulegårdsparken * 34 Stationsparkens børneinstitution * 40 Buddinge Mølle * 48 Stengården (kun en underskrift medunderskriver) Regnskab for 2016/17 samt revisionsprotokollater og spørgeskema for boligorganisationen/selskabet inkl. regnskab for ovenstående afdelinger blev godkendt og underskrevet. 9145 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 9146 Udlejningsforhold B-sag Med hensyn til behandling på sidste møde i Organisationsbestyrelsen 18. januar 2018 vedrørende fælles aftale om permanent boliganvisning af flygtninge, hvor der var bemærkninger til udfordringer med boliger ved genhusning i renoveringssager samt husleje i deleboliger. Rettelserne blev udsendt med bestyrelsesposten 25. januar 2018, og der er ikke modtaget bemærkninger hertil. Der har været afholdt møde med kommunen og boligorganisationen 5. februar 2018, hvor aftalen blev behandlet. Det var et godt og konstruktivt møde. Bemærkningerne omkring huslejen til deleboliger kunne ikke tilrettes, da det er lovmæssigt bestemt. Nyt udkast til aftale udsendtes med dagsordenen til gennemgang og godkendelse på mødet. 3
På mødet var der en dialog om aftalen og især om rammerne for delebolig, hvor det blev præciseret, at anvendelse af deleboliger i en afdeling først skal godkendes af afdelingsmødet og Organisationsbestyrelsen. Herudover blev det bemærket, at det var godt at muligheden for midlertidig suspendering af aftalen ved byggeskaderenovering var indføjet samt at aftalen ophører efter to år uden varsel. Godkendt med præcisering af at anvendelse af deleboliger i en afdeling først skal godkendes af afdelingsmødet og Organisationsbestyrelsen. 9147 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov E-sag Næsten alle afdelinger havde 1. januar 2018 mulighed for frit valg. På mødet vil der være en status herpå. På sidste møde i Organisationsbestyrelsen 18. januar 2018 var der en dialog om betaling af fuldpakke for den første i den måned man kan vælge. Notat herom udsendtes med dagsordenen. I notatet oplyses det, at der skal betales for den første i den måned man kan vælge, men det var ikke det, der var blevet lovet. På mødet var der en orientering om at YouSee afholder beboerarrangementer i selskabslokalerne i Punkthuset mandag den 12. marts og lørdag den 17. marts 2018. Herudover var der en orientering om antennebudgettet for det kommende budget, hvor der i flere afdelinger er underskud, som afvikles over tre år og som skal betales af alle også dem som har fravalgt. b. Afdeling 7 Pileparken 2 Trappetårne / Elevator Lånoptagelse B-sag Med henvisning til Organisationsbestyrelsens behandling på mødet 24. september 2015. Med baggrund i den historiske beslutningen i beboerdemokratiet omkring trappetårne, og udfordringen for afdelingens økonomi, besluttede Organisationsbestyrelsen at godkende et tilskud fra dispositionsfonden på 3.000.000 kr. 4
Samlet finansiering: Tilskud fra Byggeskadefonden (er bevilget) Tilskud fra ABG dispositionsfond Afdelingens trækningsret Afdelingens henlagte midler Samlet budget 500.000 kr. 3.000.000 kr. 3.100.000 kr. 2.350.000 kr. 8.950.000 kr. Byggesagen omkring nye trappetårne blev således godkendt med et samlet budget på 8.950.000 kr., uden lånoptagelse. Efterfølgende har man udvidet projektet med ny etablering af parkeringspladser og istandsættelse af veje. Udgiften hertil er budgetteret til 3.100.000 kr., som finansieres via lånoptagelse. Det samlede budget udgør herefter 12.050.000 kr. I foråret 2017 blev der afholdt en hovedentreprise licitation på det samlede projekt, hvorefter det samlede budget kom op på 15.600.000 kr., altså en merudgift på 3.550.000 kr. Det nye projekt med elevatortårne og parkeringspladser/veje med et samlet budget på 15.600.000 kr. har således et behov for en lånoptagelse på 6.650.000 kr., hvor lånydelsen på et 20-årigt realkreditlån udgør 433.000 kr. pr. år, svarende til en huslejestigning 7,5% og 70 kr. pr. m². Huslejen udgør i afdelingen 891 kr. pr. m², og efter huslejestigning udgør den 961 kr. pr. m². En lejlighed på 79 m² betaler en husleje på 5.900 kr. pr. mdr. hvilket giver en stigning på 465 kr. pr. mdr. til 6.365 kr. pr. mdr. Dette blev forelagt beboerne på et afdelingsmøde 29. maj 2017, hvor der på mødet var en dialog herom, og det blev vedtaget. Efterfølgende er der blevet arbejdet med at optimere projektet, bl.a. er det blevet udbudt i fagentrepriser. Dette udviser en forventet mulig besparelser på omkring 2,0 mio. kr. Herudover vil der blive foretaget beregninger på om der i stedet for et 20-årigt realkreditlån skal optages et 30-årigt. Der vil også blive set på muligheden for anvendelse af yderligere henlæggelser. Da udbuddet i fagentrepriser har været fordelagtigt, er der ønske om at få opstartet arbejdet hurtigst muligt. Inden dette kan ske skal der foreligge en kommunal godkendelse af lånoptagelsen, og inden vi kan ansøge herom, skal der foreligge en godkendelse fra Organisationsbestyrelsen. Der er indikationer på, at det samlede budget kunne blive lidt lavere, og at låneydelsen også kunne blive lidt lavere, hvilket vil give en lavere huslejestigningen. Dette kunne godt have været forelagt beboerne på et ekstraordinært afdelingsmøde, men med baggrund i ønsket om hurtig opstart, vælger vi, at arbejde videre med det som beboerne allerede har godkendt. Beboerne vil blive orienteret om dette på det kommende afdelingsmøde i april/maj, og når byggeregnskabet foreligger, vil de blive varslet med en lavere huslejestigning. 5
Det indstiller derfor, at Organisationsbestyrelsen godkender en lånoptagelse på 6.650.000 kr. til elevatortårne og parkeringspladser/veje. Godkendt. c. Afdelingen 26 Toftegården Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for afdeling 26 Toftegården med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 29. januar 2018 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. På mødet var der en dialog om afløb / overløb på ekstra toilet og træterrasse. Godkendt under forudsætning af at teksten under ekstra toilet omkring afløb / overløb overholder bygningsreglementet. d. Afdeling 15 Kongshvileparken ansøgning om optagelse lån B-sag På afdelingsmødet den 31. januar 2018 godkendte beboerne optagelse af et 20-årigt kreditforeningslån til renovering af badeværelser i boligtype C ved fraflytning således: Badeværelser 20-årigt realkreditlån på maksimalt 600.000 kr. tillagt omkostninger pr. etape, til finansiering af udskiftning af badeværelser i boligtype c inden for den fastsatte ramme på 120.000 kr. / bad med tillæg af omkostninger. 1. etape, 5 boliger udgør 600.000 kr. 2. etape, 5 boliger, udgør 600.000 kr. Ved maksimal lånoptagelse på 120.000 kr. tillagt omkostninger pr. bolig vil tillægsleje, finansieret over 20 år udgøre ca. 685 kr. pr. måned. Det indstilles, at lånoptagelse på et 20-årigt kreditforeningslån godkendes. Godkendt. 6
9148 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 9149 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 18. januar 2018. Tidsplan i forhold til tilbud / kontrakt: Medio januar 2018 Forhandlingsmøder er afsluttet positivt 21. februar 2018 Licitation endeligt tilbud (var oprindeligt 16. februar 2018) 9. marts 2018 Tildeling af kontrakt 22. marts 2018 Betinget kontrakt 12. oktober 2018 Endelig kontrakt På mødet var der en meget overordnet orientering om licitationsresultatet, hvor den foreløbige udmelding fra rådgiverne var lidt mere positiv, men det er fortsat en udfordring. Rådgiverne har også informeret om, at der arbejdes med tildelingskriterierne omkring udbud. Der afholdes bygherremøde 2. marts 2018, hvor rådgiverne vil fremlægge licitationsresultatet og deres indstilling. 9150 Styringsdialog 2018 E-sag Invitation fra Gladsaxe Kommune til dialogmøde 2018, er udsendt til bestyrelsen 11. januar 2018. Heraf fremgår det for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe: Aflevering af styringsrapport senest 26. april 2018 Afholdelse af møde 30. maj 2018 7
Tidsplanen internt i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe vil derfor være følgende: Regnskabet afsluttet 30. september 2017 Indberetning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase, ultimo februar 2018 Oplysningsskemaerne udsendes til afdelingsbestyrelserne, primo marts 2018 Til behandling på afdelingsbestyrelsesmøderne i marts 2018 Tidsfrist for tilbagemelding fra afdelingsbestyrelserne senest primo april 2018 Til gennemgang på Organisationsbestyrelsens møde den 26. april 2018 Aflevering af styringsrapport til kommunen senest den 26. april 2018 Afholdelse af møde med kommunen den 30. maj 2018 9151 Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2018 E-sag I henhold til tidligere aftale på bestyrelsens møde den 26. oktober 2017, sag nr. 9071, er det aftalt, at der afholdes ekstraordinært møde (formøde) samme dag kl. 17.00 i mødelokalet på administrationens kontor. Efter mødet deltages der i den fælles spisning fra kl. 18.00 til kl. 18.30 på Gladsaxe Stadion inden Repræsentantskabsmødet starter kl. 18.30. Herudover er det blevet aftalt, at tidligere bestyrelsesmedlem Erik Andersen vil være dirigent. Der afholdes dirigentmøde torsdag den 1. marts 2018. Fra Peter Lawrence Brooker og Jan Raltters afdelingsbestyrelsesformænd i Egeparken 1 + 2 er der modtaget følgende forslag: Det foreslås, at der i en forsøgsperiode på 2 år, på afdelingsmødet kan vælges en ekstra person på under 30 år, hvis der ikke er en i forvejen i bestyrelsen på under 30 år. Personen har stemmeret. Administrationen har forelagt BL Danmarks Almene Boliger forslaget, som har oplyst, at forslaget ikke er lovligt. Der har været en dialog med Peter Lawrence Brooker om forslaget. På mødet blev forslaget udleveret sammen med oplysninger fra administrationen og udkast til Organisationsbestyrelsens behandling. Der er ligeledes modtaget forslag fra Tim Lilja Frederiksen Egeparken 1 om anvendelse af praktikanter. Efter en dialog med ham herom, har han valgt at trække forslaget. Emnet vil blive omtalt i den mundtlige beretning på Repræsentantskabsmødet. 8
Til efterretning med tilslutning til Organisationsbestyrelsens indstilling til forslaget samt anbefaling om at forslagsstillerne trækker forslaget. 9152 Effektiviseringspotentialer E-sag På mødet var der en status på effektiviseringsprocessen herunder især om processen omkring indkøb og arbejdsplaner. Der var enighed om, at der skal være en kort og overordnet orientering herom på Repræsentantskabsmødet. Herudover var der et spørgsmål om hvad der sker i administrationen omkring effektivisering. Hertil blev det oplyst, at i effektiviserings-potentiale-undersøgelsen blev administrationen også gennemgået, da den var indeholdt i undersøgelsens initiativkataloget, og af de seks punkter som rådgiverne anbefalede, der skulle arbejdes videre med, var der ikke nogen som omhandlede decideret administrationen. Det var også grundlaget for Organisationsbestyrelsens beslutning om at arbejde videre med arbejdsplaner og indkøb. Herudover er der jo allerede igennem de sidste par år, lavet besparelser i form af at ledige stillinger ikke er blevet genbesat, og at vi løbende arbejder med at effektivisere arbejdsprocesser. Benchmarke som revisor havde gennemgået, viste også at vi ligger 8% under sammenlignelige boligorganisationer. Vi har i øvrigt også et budget for det kommende år, hvor der ikke er nogen stigning i administrationsbidraget. 9153 Orientering fra administrationen O-sag a. Persondataloven Med henvisning til dialog på sidste organisationsbestyrelsesmøde 18. januar 2018 udsendtes notat med dagsordenen om persondataforordningen, som blev gennemgået på mødet og der var en dialog herom herunder afklaring af særskilt arrangement for Organisationsbestyrelsen. 9
Der var en del afklarende spørgsmål og der var enighed om at inddrage BL som konsulent til afklaring heraf. Der var enighed om at afholde et særskilt arrangement, som blev planlagt til afholdelse torsdag den 8. marts 2018 kl. 16.00. Det har dog ikke været muligt, så det flyttes til torsdag den 5. april 2018 kl. 17.00. Der vil være yderligere dialog herom på de kommende Organisationsbestyrelsesmøder. b. Boligbladet Boligbladet februar 2018 udsendtes med dagsordenen. En tilbagemelding omkring bladets indhold mv. ønskes på mødet. Der var en positiv tilbagemelding, dog var der et ønske om at der i de kommende blade var lidt mere ude fra de enkelt afdelinger. 9154 Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 1. februar 2018. Referat herfra udsendes når det foreligger. På udvalgets møde 1. februar 2018 var der bl.a. en dialog om forsiden til budgetmødeindkaldelserne, hvor det blev aftalt, at arbejde med en opfrisket udgave. På mødet blev der fremvist et forslag, og der var enighed om at anvende det i den kommende budget-/afdelingsmøde fase. Næste ordinære møde afholdes 12. april 2018. 10
9155 Fritidsudvalget E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 13. januar 2018. Referat herfra er udsendt via mail 18. januar 2018. Næste ordinære møde afholdes 26. februar 2018. På mødet var der en kort orientering om kandidater til Repræsentantskabsmødet. b. Folkefest 2018 Der afholdes Folkefest lørdag den 10. marts 2018. Invitation hertil er på bagsiden af Boligbladet februar 2018. Invitationen er ligeledes fremsendt til alle varmemestrene til ophængning diverse steder i afdelingerne samt udsendt via sms. På mødet blev der orienteret om at der pt. er 49 tilmeldt. Det kan oplyses, at endelige tilmelding er på 72. 9156 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 3 af 11. januar 2018 vedrørende Udlevering af ind- og fraflytningsrapporter som digitale dokumenter * BL informerer nr. 4 af 5. februar 2018 vedrørende Udkast til AB 18 og ABR 18 sendt i høring 11
BL-politik Udsendt via mail * BL-politik nr. 2 S-SF vil gøre op med parallelsamfund * BL-politik nr. 3 Foreløbig regeringsplan for parallelsamfund er lækket til pressen * BL-politik nr. 4 Politik udspil fra Socialdemokratiet om blandt andet udsatte blogområder * BL-politik nr. 5 BL er kritisk overfor nye regler for ægtefællesammenføring 9157 Eventuelt O-sag På mødet var der en kort dialog om kasseafregninger med pant samt en opfordring til at problemstillingen omkring p-pladser og grønne områder medtaget i den kommende styringsdialog, hvilket der var enighed om. 9158 Næste møde O-sag a. Ekstraordinært bestyrelsesmøde Afholdes mandag den 12. marts 2018 kl. 17.00. b. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 22. marts 2018. 12
9159 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 22. februar 2018 udsendes 15. februar 2018. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 22. februar 2018 udsendes 1. marts 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 8. marts 2018. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 9. marts 2018. 13
Lukket del 9160 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x 15